Torben Frentz UNI C Web-adgang FirstClass 8 1. Indledning... 2 Forord... 2 Oversigt... 2 Om vejledningen... 3 Login... 3 Det første vindue... 5 Andre vinduer... 7 Logout... 7 Ændring af kodeord, resumé, signatur og øvrige indstillinger... 8 2. E-mail... 10 Generelt... 10 Adressebog... 23 Oprettelse af postmapper... 27 Flytning af breve til postmapper... 27 Fortryd afsendelse... 27 3. Konferencer... 28 Generelt... 28 Tråde og sortering... 29 Historikken for et indlæg... 30 4. Øvrige faciliteter... 31 Udfyld eget resumé... 31 Hvem er online... 31 Fortryd... 31 Mail tilladelser... 32 Søgning... 33 Flytning... 34 5. Chat... 36 Stikordsregister... 37 1
1. Indledning Forord Nærværende vejledning til er udarbejdet med udgangspunkt i en tidligere udgivet publikation: FirstClass version 7 Siden udgivelsen er der fremkommet nye versioner af klienten og serveren med mange udvidede faciliteter og en delvis anderledes brugergrænseflade. Vi har derfor foretaget en revidering af publikationen. Resultatet er nærværende vejledning, der tager udgangspunkt i Web-baseret adgang til. Vejledningen er anvendelig for lærere og elever/kursister inden for enhver skoleform (undervisning af børn, unge og voksne). Der lægges op til brugen af e-mail og konferencer i lærersamarbejde og i elev-/kursistsamarbejde. Ønskes oplysninger om dele af, som denne vejledning ikke kommer ind på, opfordres man til - efter gennemgang af vejledningen hér - selv at prøve sig frem og eksperimentere, bl.a. ved hjælp af s hjælpefunktion. Endvidere kan enhver bruger af skrive spørgsmål til konferencen spm SKOL, ligesom det kan anbefales at følge med i konferencerne Om SKOL og Gode råd SKOL. Der er ligeledes hjælp at hente under Web-adressen http://support.emu.dk. Vi håber, at vejledningen kan være til hjælp for alle brugere. UNI C/ August 2005 Oversigt er en betalingstjeneste (se http://skolekom.emu.dk/) for alle institutioner, som er berettiget til Sektornet-opkobling, og omfatter e-mail og konferencefaciliteter med tilhørende services som fx chat og kalender. Brugerne arbejder med en såkaldt klient eller med en webbrowser. Begge kan kalde op til en server for udveksling af e-mail og konferenceindlæg m.m. Det er endvidere muligt at skrive sammen direkte fra computer til computer (Chat), hvor kommunikationen foregår her og nu, så man kun kan skrive direkte sammen med andre, der har forbindelse med på samme tidspunkt. 2
har adgang til internettet så brugere kan sende og modtage e-mail til og fra fremmede elektroniske postsystemer. Brugere af kan via e-mail sende konferenceindlæg, som andre brugere kan læse og eventuelt kommentere med nye indlæg. En elektronisk konference er altså en slags elektronisk diskussionsforum, hvor alle kan læse med og selv deltage aktivt med nye indlæg. I er der allerede oprettet en lang række konferencer. Nogle er åbne for alle -brugere, medens andre er lukkede konferencer, hvor deltagelse skal godkendes af konferencens ordstyrer. Der er fx mulighed for at deltage i lukkede lærerkonferencer til brug for fjernundervisning. Faglige foreninger kan også benytte konferencesystemet. FirstClass omfatter to servere, den ene til håndtering af internt FC-format og den anden til håndtering af HTML-format samt faciliteter til automatisk konvertering mellem internt FC-format og HTML-format. HTML-formatet benyttes på World Wide Web (WWW). Dette betyder, at serveren kan kontaktes med klienten eller med en webbrowser, fx Microsoft Internet Explorer. Sidstnævnte mulighed omtales i denne vejledning. Adgang via klienten behandles i en selvstændig vejledning og omtales dermed ikke yderligere i nærværende vejledning. Om vejledningen Vejledningen forudsætter forhåndskendskab til med hensyn til begreber og konferencestrukturen, der begge omtales i klient-vejledningen. Login FirstClass omfatter, som tidligere nævnt, to servere, den ene til håndtering af internt FC-format og den anden til håndtering af HTML-format samt faciliteter til automatisk konvertering mellem formaterne. Dette betyder, at serveren kan kontaktes med klienten eller med en webbrowser. I sidstnævnte tilfælde skal benyttes adressen http://www.skolekom.emu.dk. 3
Hjemmeside med login til FirstClass. Herefter klikkes på Weblogin, hvorefter man bliver bedt om at angive bruger-id og adgangskode, hvor anvendelse at store og små bogstaver har betydning. Login-vindue. 4
Det første vindue Når der er logget ind, vises det personlige skrivebord. Det første vindue. Skrivebordet, med overskriften Skrivebord og ikoner, vises sammen med en værktøjslinie, hvor man får vist betydningen af knapperne ved at placere musemarkøren oven på disse. Alle ikoner er øverst til venstre forsynet med et firkantet felt, hvor man kan markere en ikon ved at klikke i feltet. Denne teknik benyttes overalt til markering af objekter, dvs. fx også breve og indlæg. Knapperne har fra venstre mod højre følgende betydning: Log af 5
Katalog Giver mulighed for at søge i kataloget. Hvem er online Inwstant Message. Giver mulighed for at deltage i chat. Indstillinger Giver mulighed for tilretning af indstillinger, herunder bl.a. angivelse af signatur og lås for chat. Det er endvidere muligt at specificere resumé og ændre kodeord. Vis slettede emner/skjul slettede emner Find. Giver mulighed for søgning fra og med det vindue, hvor knappen aktiveres. Ny mappe Ny kontaktdatabase. Send Indhold hjælp Udover værktøjsknapperne er der neden for disse adgang til en række værktøjsikoner med følgende betydning, der ligeledes vises ved at placere musemarkøren oven på disse: Slet Omdøb Marker som læst Egenskaber Historik Tilladelser 6
Tilføj til sklrivebord Vis ulæste emner Andre vinduer Når der åbnes andre vinduer, vil disse ligeledes vises med en overskrift og en værktøjslinie med trykknapper, som er specifikke for vinduet. Logout Logout finder sted ved at klikke på knappen Log af i værktøjslinien. Efter klik på knappen Log af. Herefter kan man blot lukke vinduet. 7
Afbrydelse af forbindelsen kan også finde sted ved inaktivitet i 30 minutter. I modsætning til klienten gives der ingen forudgående advarsel. Ændring af kodeord, resumé, signatur og øvrige indstillinger Ændring af kodeord, resumé, signatur og øvrige indstillinger, fx lås for chat, finder sted ved at klikke på knappen Indstillinger i skrivebordets værktøjslinie. Efter klik på. Herved åbnes et vindue med en værktøjslinie, hvor knapperne fra venstre mod højre har følgende betydning: Log af Skrivebord 8
Postkasse Contacts mappe Et niveau op Resumé Ret kodeord Om denne formular Under værktøjslinien er der adgang til en lang række valgmuligheder, bl.a. angivelse af signatur og lås for chat. 9
2. E-mail Generelt Postkassen åbnes ved at klikke på MailBox. Postkassen. Postkassen åbnes med det indhold, der er aktuelt på åbningstidspunktet. Hvis indholdet af postkassen efterfølgende modificeres, fx ved at der modtages en e- mail, vil modifikationerne ikke nødvendigvis blive vist, medmindre man trykker på knappen Opdater i webbrowserens værktøjslinie. Knapperne i værktøjslinien har fra venstre mod højre følgende betydning: Log af 10
Skrivebord Contacts mappe Et niveau op Vis slettede emner Søg Tilladelser Ny mappe Ny kontaktdatabase Send Indhold hjælp Værktøjsikonerne fra venstre mod højre har følgende betydning: Slet Omdøb Marker som læst Egenskaber Historik Tilladelser Tilføj til skrivebord Vis indgående emner 11
Vis ulæste emner Vis udgående emner Vis usendte emner Et brev i postkassen åbnes ved at klikke i den pågældende linie. Åbnet brev. Herved vises brevet sammen med en værktøjslinie med trykknapper, der fra venstre mod højre har følgende betydning: Log af 12
Skrivebord Postkasse Contacts mappe Et niveau op Slet Ny meddelelse Besvar Videresend Historik Forrige i tråd Næste i tråd Forrige ulæste Næste ulæste Udskriv Om denne formular Hvis man vil læse et andet brev, kan man klikke på tilbageknappen, hvorved man kommer tilbage til postkassen. Man kan også læse det evt. næste ulæste brev ved at klikke på knappen Næste ulæste i værktøjslinien. 13
Værktøjslinien giver adgang til stort set alt, hvad hjertet kan begære med hensyn til behandling af breve, fx besvarelse og videresendelse. Besvarelse af brev. 14
Videresendelse af brev. Uanset om man har åbnet postkassen eller ej, kan man sende et nyt brev ved at vælge Meddelelse i værktøjslinien. 15
Meddelelse i værktøjslinien. 16
Afsendelse af nyt brev. Her har knapperne i værktøjslinien fra venstre mod højre følgende betydning: Log af Skrivebord Postkasse Contacts mappe Et niveau op Slet 17
Om denne formular Indtastning af e-mail-adresser i felterne Til:, Cc: og Bcc: finder sted med validering op mod kataloget, når der trykkes på knappen Tilføj. Hvis der kun er én match i s katalog, indsættes den fuldstændige adresse direkte i feltet. I modsat tilfælde får man fra s katalog forslag til fuldstændige e-mailadresser, som man kan vælge blandt. Valgmuligheder fra s katalog. Herefter kan man udvælge den ønskede adresse, som derved direkte indsættes i feltet. Er man i tvivl om, hvorvidt en modtageradresse er rigtig, kan man undersøge, om der er tilknyttet et resumé til adressen. 18
Dette kan finde sted ved at foretage en søgning i kataloget ved at trykke på knappen Katalog, som er tilgængelig fra skrivebordet. Efter tryk på knappen Katalog. Herefter kan der søges på det fulde navn eller på en del af navnet. 19
Efter søgning på Tor Fre. Det ønskede navn kan efterfølgende markeres (i feltet ude til venstre), hvorefter et evt. resumé vises ved at trykke på resumé ikonen. Det er muligt at vedlægge filer i breve, inden disse afsendes. Dette gøres ved at trykke på knappen Gennemse inden afsendelse af brevet. 20
Ny meddelelse med knappen Gennemse Efter tryk på knappen Gennemse 21
Det er nu muligt at udvælge den ønskede fil, hvor filnavn og stiangivelse overføres til feltet til højre for Bilag: Efter valg af fil. Der skal derefter klikkes på knappen Vedlæg med henblik på at få overført filen til serveren inden afsendelsen. Herefter kan om ønsket vedlægges en anden fil osv. Modtagne breve i postkassen kan også have vedlagte filer, fx: 22
Brev med vedlagt fil. Filen kan herefter overføres til egen pc ved at højreklikke på filnavnet og vælge Gem destination som Hvorledes vedlagte filer fortolkes, når man klikker på filnavnene, afhænger af filnavnenes extension, af installerede programmer under Windows og den pågældende webbrowser med tilhørende fremvisningsprogrammer. Adressebog Adressebogen kan indeholde navne på personer, som man ofte skriver til og med tilhørende alias, der efterfølgende kan bruges i stedet for den fulde e-mail-adresse. Adressebogen er også nyttig, hvis man ofte skriver enslydende breve til samme gruppe af modtagere. I stedet for at skrive hvert enkelt navn i fx Til:-feltet kan man give gruppen et fælles alias i adressebogen. 23
Uanset om man har åbnet postkassen eller ej, kan indsættelse af værdier finde sted ved at vælge Ny personlig adresse i værktøjslinien og klikke på knappen Ny. Ny personlig adresse. Herefter indtastes de relevante oplysninger for den pågældende person såsom fornavn, evt. mellemnavn, efternavn og titel. I feltet Hurtitg navn: kan indtastes et tilfældigt navn, fx initialerne for personen. Der kan også indtastes personens e-mail-adresse afsluttet med Enter i felterne for email og andre oplysninger. Indtastningen af e-mail-adressen finder sted uden direkte validering op mod kataloget. Interne e-mail-adresser medtages dog kun i adressebogen hvis de findes i kataloget, og kun i dette tilfælde. Når alle oplysninger er indtastet, klikkes på knappen Gem. Herved oprettes en ikon med betegnelsen Contacts for adressebogen, hvis denne ikke findes på forhånd. 24
Adressebogen kan åbnes på et senere tidspunkt med henblik på at tilføje og fjerne oplysninger. Åbningen finder sted ved at klikke på ikonen, hvorefter man kan klikke på de enkelte hurtig navne for hver person med henblik på at se de nærmere oplysninger. Åbnet adressebog. Adressebogen kan også indeholde alias, som er tilknyttet flere e-mail-adresser. Dette finder sted ved at vælge Ny personlig postliste i værktøjslinien. 25
Ny personlig postliste. Slet indholdet ud for Navn: og indtast alias, fx GR1. Indtast i feltet ud for Medlemmer: en eller flere e-mai-adresser, som skal tilknyttes det anførte alias, fx Ole Petersen1 Hans Andersen Efter indtastning en e-mail adresse skal trykkes på knappen Tilføj. Når oplysningerne er indtastet klikkes på knappen Gem. Herved opdateres adressebogen med de anførte informationer. Det fremgår ikke direkte af adressebogen, men alias GR1 er tilknyttet begge adresser, Ole Petersen1 og Hans Andersen. 26
Oprettelse af postmapper Det er muligt at oprette en eller flere postmapper, enten i postkassen eller på skrivebordet, hvor man kan placere breve, som ønskes gemt, fx fordelt efter forskellige emner eller afsendere. Hvis man ønsker at placere en postmappe i postkassen, skal denne åbnes. Luk alt andet end skrivebordet, hvis man ønsker at placere postmappen her. Oprettelse af en postmappe finder sted ved at klikke på knappen Ny mappe(wk16) i værktøjslinien. Herved fremkommer et nyt vindue, hvor man bl.a. kan angive det ønskede navn på mappen. Denne oprettes herefter, når der klikkes på knappen OK. Flytning af breve til postmapper Flytning af breve til postmapper finder sted med flyttefunktionen, som omtales senere. Fortryd afsendelse Hvis man fortryder et afsendt brev til en e-mail-adresse inden for (eller et indlæg til en konference), kan man trække brevet tilbage, uanset om modtageren (modtagerne) har læst brevet eller ej. Fortrydelsen kan finde sted ved at åbne brevet og klikke på knappen Fortryd send i værktøjslinien. Derefter vil man efter opdatering af postkassen se et lille hvidt flag ud for brevet i postkassen. Dette betyder, at brevet er usendt og derfor ikke længere optræder i modtagerens (modtagernes) postkasse. Bemærk, at det ikke er muligt at fortryde et afsendt brev sendt til et fremmed postsystem. 27
3. Konferencer Generelt Konferencer, fx konferenceområdet Undervisning, åbnes ved at klikke på det tilhørende hyperlink Undervisning på skrivebordet. Konferenceområdet Undervisning. Her findes bl.a. en række mapper, som er grupperet efter skoleform, fx Folkeskoler, som åbnes ved at klikke på hyperlinket Folkeskoler. 28
Mappen Folkeskoler. Med hensyn til opdatering, værktøjslinier, bladring, søgning, åbning, besvarelse, videresendelse og afsendelse af konferenceindlæg etc. finder dette sted, som tidligere beskrevet i forbindelse med postkassen. Tråde og sortering Ligesom ved brug af klienten præsenteres indlæg ved webbaseret adgang med tråde. Sammenpakning og udpakning af alle tråde kan finde sted i bjælken, hvorved alle tråde sammenpakkes eller udpakkes. Individuel sammenpakning og udpakning kan ligeledes finde sted. Sortering af meddelelser er ligeledes mulig ved at klikke på bl.a. følgende hyperlinks Navn Størrelse Emne Sidst ændret 29
i den indledende linie før præsentationen af indlæggene. Historikken for et indlæg Man får adgang til historikken for et indlæg ved at åbne dette og klikke på knappen Historik i værktøjslinien. 30
4. Øvrige faciliteter Udfyld eget resumé Udfyldning og ændring af eget resumé finder sted ved at klikke på knappen Indstillinger i skrivebordets værktøjslinie. Herved åbnes et vindue med en værktøjslinie, hvor knappen Resume adgang til at udfylde og ændre eget resumé. giver Hvem er online Ved at klikke på knappen Hvem er forbundet i skrivebordets værktøjslinie oplyses, hvem der er forbundet (online) til systemet. Fortryd Hvis man ved en fejltagelse er kommet til at slette en eller flere breve i sin postkasse, kan man åbne denne og klikke på knappen Vis slettede emner i værktøjslinien. Herved vises postkassens oprindelige indhold plus de slettede breve, som er markeret med en skraldespand. 31
Postkasse med slettede breve. Man kan herefter markere en eller flere slettede breve og få disse reetableret ved at klikke på værktøjsikonen Fortryd sletning. Evt. slettede ikke reetablerede breve kan til slut skjules ved at klikke på knappen Skjul slettede emner. Mail tilladelser Efter åbning af postkassen kan lærere på tilpasse indstillinger for denne med hensyn til sletning af breve i forbindelse med antal og alder. Det er også muligt at sætte en øvre grænse for størrelsen af modtaget post og håndtering af tilhørende afvisninger. Lærere kan endvidere anføre e-mail-adresser og definere, hvilke tilladelser/begrænsninger der skal være i forbindelse med modtaget post fra de påældende adresser. 32
Mail tilladelserne tilrettes ved at klikke på knappen Tilladelser i værktøjslinien. Mail tilladelser. Søgning Det er muligt at foretage en søgning fra og med det vindue, hvor man i værktøjslinien klikker på knappen Find. Herved fås følgende valgmuligheder: 33
Søgning fra skrivebord. Flytning Fra skrivebordet og underliggende vinduer kan markeres emner, som ønskes flyttet ved at vælge destination (dvs. hvortil der skal flyttes) og trykke på knappen Flyt. Destination og knappen Flyt. 34
Eksempel på flytning af brev til mappen Eksamen. 35
5. Chat Ligesom ved klienten er der adgang til privat chat og chatforum. Start af en privat chat finder sted ved at klikke på knappen Instant Message værktøjslinien. i Efter klik på Instant Message. Herefter er forløbet stort set som tidligere beskrevet under gennemgangen af klienten. Det samme gør sig gældende for chatforum, hvor man får adgang ved at klikke på den tilhørende ikon. 36
Stikordsregister Formater - FC-format;3 - HTML-format;3 ;2 Web-baseret adgang - adressebog;23 - chat;36 - e-mail;10 - flytning;34 - fortryd afsendelse;27 - historie;30 - indstillinger;8 - kodeord;8 - konferencer;28 - login;3 - logout;7 - mail tilladelser;32 - online;31 - personlig adresse;24 - personlig post liste;25 - postmapper;27 - resumé;8;31 - signatur;8 - skrivebord;5 - sortering;29 - søgning;33 - tråde;29 - vinduer;7 - værktøjslinie;5 37