DAGSORDEN for den 17. december 2011 11.00 1. Velkommen og TJEK-IN ILH 11.10 2. Godkendelse af dagsorden og valg af ordstyrer ILH 11.15 3. Kommentarer til og opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet d. 13.11.11 ILH 11.20 4. Udvælgelse af folk og beslutningsproces derom 12.00 5. Frivillige a) Rekruttering af nye frivillige b) Motivering af tidligere frivillige i SUMH KVJ MM MM RLR 13.00 Frokost 13.45 6. Repræsentantskabsmødet 2011 Pause a) Dagsorden og tidsplan b) Årsberetning c) Forslag til vedtægtsændringer d) Handleplan for næste år e) Budget 2012 MM 15.00 Pause 15.10 7. Formand til nordisk bestyrelse opfølgning på sidste møde ILH 15.15 8. Planlæggelse af kommende bestyrelsesmøder ILH 15.25 9. Orienteringer (bestyrelsesmedlemmerne bedes forberede eventuelle spørgsmål og kommentarer før mødet) MM a) Handicappolitikker på uddannelsesinstitutionerne b) Seksualpolitik på specialskoler c) Kampagne- og projektgrupper d) Opfølgning på handleplan e) Opfølgning på fundraising f) Personalesituationen på sekretariatet 15.45 10. Eventuelt ILH 11. TJEK-UD ILH 16.00 Afslutning og JULEFROKOST!
Referat 1. Velkommen og TJEK-IN Alle tjekkede ind og glæder sig til et godt møde og julefrokost Ulrik kommer senere og Tim har meldt afbud 2. Godkendelse af dagsorden og valg af ordstyrer Isabella er ordstyrer. Dagsorden godkendt vi bytter rundt på punkt 5 & 6. 3. Kommentarer til og opfølgning på referat fra bestyrelsesmødet d. 13.11.11 Referat godkendt 4. Udvælgelse af folk og beslutningsproces derom Der har været ønske om dette punkt fra både sekretariat og bestyrelse: Der er afsat god tid til diskussion af rollefordeling og forventningsafstemning. Hvordan konkluderes der på bestyrelsesmails? Diskussion - Isabella: Ansvaret for at konkludere på bestyrelsesmails ligger hos bestyrelsen. Der skal være en der samler op og konkluderer. Er det den samme der skal gøre det hver gang? - Thomas: Foreslår at vi udpeger en fra bestyrelsen til at påtage sig opgaven. - Rie: Er det sådan at dem der tier samtykker? Der mangler ofte svar fra folk. Enten skal vi være enige om at manglende svar er lig med samtykke. Ellers er det svært at samle op. - Esben: Der er ofte flere niveauer i beslutningerne: Er det relevant at deltage, og hvem deltager. - Miriam: Skal den der samler op ringe til dem der ikke har svaret efter en uge? - Mads: Enig i at der mangler svar ofte. Spørger om der er penge til de forskellige tilbud der kommer, hvorfor det kan være svært at tage stilling til invitationer. - Der blev diskuteret lidt geografi i forhold til økonomi og deltagelse i ting. - Isabella: Det vi skal diskutere er hvordan vi samler op i forhold til afgivne meninger, økonomi osv., og hvordan vi konkluderer. - Rie: Forestiller sig at Miriam vurderer om der er råd til et arrangement inden det sendes rundt i forhold til budgetterne. - Miriam: I får ikke alle de invitationer der kommer. Hun prøver generelt at skrive økonomi ind i mailen der hvor det er relevant. Indtil nu kommenteres det hvis arrangementet udfordrer budgettet. Vil bestyrelsen have det på en anden måde, skal de bare melde det ud.
Bestyrelsen synes det fungerer fint på den måde tingene kører i forhold til Miriams måde at beskrive økonomiske konsekvenser. Der er enighed om at Miriam fortsætter som nu, og der er nu klarhed over hvordan tingene forholder sig i forhold til Miriams overvejelser om budgetterne. Thomas vi gerne være den der samler op og konkluderer en uge efter mailene er udsendt. Det kræver bare at folk melder tilbage på bestyrelsesmailene. Han vil dog gerne ringe rundt hvis der er nogle der ikke har svaret pga. årsager som fx sygdom. Han samler op på alle beslutningens niveauer. Thomas går tilbage og ser på de mails der hænger også, sådan at de ubesluttede beslutninger kan blive afgjort. Der bliver evalueret på hvordan dette går om en måned eller to. Miriam antager at folk selv tilmelder sig til diverse ting, efter Thomas har samlet op. Hvad gør Thomas når der er uenighed?: Det afgøres som hovedregel i forhold til flertal. Derfor bør alle have en holdning til de beslutninger der kommer op. Hvis der skulle være stemmelighed, så må formandens stemme tælle dobbelt for at kunne afgøre sagen. Beslutninger er ikke altid for/ imod. Nogle gange kan der findes en alternativ beslutning, som imødekommer alles interesser og bekymringer. Hvis det er en beslutning, som ikke umiddelbart kan afgøres med for eller imod, så diskuterer Isabella og Thomas sagen som formand og næstformand og afgør hvad der skal ske. Hvordan vælges folk til rejser, møder, etc. Diskussion - Mads: Opsamling på hvilken viden folk ligger inde med og hvad man føler sig stærk i, sådan at der ligger en ide i hvem der udpeges til hvilke poster. Langsigtet plan, hvor man specialiserer folk og det de udvælges til følger en rød tråd. Det bør være en strategi. - Der bør opstilles kriterier og tages beslutninger om hvordan der vurderes på dem. - Enighed om at der skal være åbenhed overfor fleksible kriterier, som er relevante for den specifikke rejse/ ting, som der er på tale. - Mads: Miriams mening bør vægtes grundet hendes erfaringer. - Rie: Inden en rejse til Uganda planlægges, skal udvalget planlægge hvilke kriterier der er nødvendige for den specifikke tur. Efter udvalgets diskussion kan det lægges op til bestyrelsen. - Miriam (på vegne af sekretariatet): Vi vil gerne undgå at sekretariatet er styrende i denne proces, fordi det altid vil være en politisk beslutning hvor man inkluderer nogle og ekskluderer andre. - Dem der skal vælge nogle i forhold til kriterier skal være neutrale/ ikke inhabile i forhold til beslutningen. - Thomas: I forhold til Uganda: Det er vigtigt at dem der kommer afsted kender projektet, men der kan selvfølgelig også komme andre med. - Rie: Det er vigtigt at ugandaudvalget også er åbne overfor at søge relevante deltagere udenfor udvalget. - Esben: Skal alt slås op til alle, eller skal deltagelse udelukkende være for udvalgene - De ting der er blevet diskuteret er alt sammen kriterier der kan stilels op. - Ulandsudvalget sætter kriterierne for Uganda-rejser. - Angående bestyrelsens deltagelse i diverse ting: Der kan ikke diskuteres kriterier for hver gang i bestyrelsesmailene. Hvem skal opstille kriterier? Hvordan opstilles kriterier/ hvem gør det/ hvem samler op? - Mads: Vi kunne lave en styrke-bank, hvor vi kan få overblik over folks motivation og kompetencer. Han mener ikke at det skal lægges over på formandskabet.
- Rie: Det virker lidt uoverskueligt. Vi kan lave standardkriterier for invitationer: Er det noget jeg ved noget om? Kan jeg bidrage med noget i forhold til emnet? - Rasmus: En vidensbank kunne være en måde at sætte rutinerede sammen med urutinerede. Derfor mener han at en styrke-bank ikke må udelukke nye fra at lære, ved at man altid tager de mest rutinerede. - Thomas: Der er også et andet problem: Det er især til politikermøde: Der var ikke ret mange der meldte sig. - Miriam: Der er nogle organisationer, der bruger en ministeriel model, hvor alle i bestyrelsen har et ansvarsområde indenfor sine kompetencer og interesser. Dermed kunne den der var ansvarlig indenfor et vist område være med som fast person, som så kunne hive en uerfaren med hver gang, så alle lærer. - Rasmus: Man kan evt. lade det være med rotationsprincip. - Bestyrelsen samlet: Det er et godt forslag, som vi kunne prøve af i tre måneders tid. Men det skal ikke ekskludere nye, uerfarne fra at lære. Der er også det problem, at alle har udfordringer, som gør at de kan have perioder uden energi/ overskud. Derfor kan det gøre at folk kommer til at føle sig pressede. - Miriam: Det med ansvarsområder kan være en måde for sekretariatet og bestyrelsen at have en fast kontakt, som kan være ansvarlig for uddelegering hvis den ansvarliges person ikke kan. - Ansvarsområderne bør have et fast orienteringspunkt på bestyrelsesmøderne, hvor den ansvarlige aflægger rapport og der åbnes op for eventuelle omfordelinger af ansvarsområder. - Isabella: Hvis nogen føler sig presset i forhold til deres ansvarsområder skal man måske i stedet sætte to ansvarlige på hvert område. Derudover er det vigtigt at folk selv kan sige fra i forhold til sygdom, så ingen brænder ud. - Mads: Er helt pjattet med den ministerielle model og mener at to personer kan sættes på hvert ansvarsområder. Miriam samler op på spørgsmål fra diskussionen: Er man inhabil i forhold til at vælge sig selv (særligt ifht. Uganda)? Kan man vælge sig selv til rejsen: - Thomas: ja og nej. Ulandsudvalget skal bedømme hvem der skal med. Det er dem der kender projektet og hvilke kvaliteter der er nødvendige på den specifikke rejse. - Rie: Det er ulandsudvalget der skal opstille og prioritere kriterier, men synes at det afgørelsen/ udvælgelsen af kandidater ligger hos bestyrelsen. Hvis det er udvalget der bestemmer kan det skabe dårlig stemning. Dem der både er i ulandsudvalget og bestyrelsen må så udenfor døren når beslutningen tages. - Rasmus: Mener ikke at der er et problem i udvalget. Han er enig i at det er udvalget, der i fælelsskab beslutter kriterierne. - Mads: Mads er enig med Rasmus. Der er et problem i at sende beslutningerne ud til nogen der ikke ved noget om det. - Thomas: Enig med Mads og Rasmus. Fremadsigtet kommer der måske nogen i bestyrelsen, der ikke har forstand på Uganda, og som derfor ikke kan tage en informeret beslutning. - Isabella og Rie: Der er nedsat kriterier og bestyrelsen burde nemt kunne vurdere ansøgninger i forhold til de nedskrevne kriterier. Den personlige ansøgning kan holdes direkte op mod kriterierne. - Thomas og Mads kan godt se Isabella og Ries argumenter. - Rasmus og Rie: Hvis der skal afgøres efter kriterier, skal de bruges hver gang. - Rie: Beslutningen skal være gennemsigtig udadtil og for alle ansøgere. Derfor virker det mudret hvis ansøgere sidder med i beslutningsprocessen i bestyrelsen.
Ulandsudvalget opstiller velbeskrevne kriterier som bestyrelsen vil kunne forstå uanset hvor meget Uganda-erfaring de har. Alle ansøgere sender en personlig ansøgning. Bestyrelsen udvælger deltagerne. De bestyrelsesmedlemmer der selv søger rejsen er ikke med i beslutningen. Metakommentar: Hvordan skal der egentlig træffes beslutninger? Skal alle være enige? Eller må nogen godt skære igennem og afslutte diskussionen? Rie vil gerne have en snak om hvordan der skal tages beslutninger på bestyrelsesmøderne, så der ikke opstår evighedsdiskussioner med gentagelse af de samme argumenter. Thomas mener at det skal være ordstyreren. Alle er enige. Skal alt slås op udadtil? Det afgøres fra gang til gang af udvalgene. (bestyrelsen, har lagt denne beslutningskompetence på udvalgene) Skal vi have det faste personer på ansvarsområder eller skal vi finde generelle kriterier? Der skal nedsættes en arbejdsgruppe til næste gang, hvor der skal tages en beslutning. De skal lave et oplæg til hvilke ansvarsområder, der er. Gruppen består af Mads, Isabella, Miriam. 5. Repræsentantskabsmødet 2012 6a) Dagsorden og tidsplan Der skal diskuteres program, tidsplan og dagsorden. Hvad skal der ske om lørdagen? Der er mange muligheder: Fx Udvikling af sumhs politik, Noget organisatorisk, Frivilligmøde, Strategiarbejde, Underholdning, Rekrutteringsstrategi for hvordan vi får flere frivillige, Etc. - Thomas: Synes rekrutteringsstrategi er et spændende og nødvendigt emne. Det er noget som både vi og vores medlemsorganisationer har behov for. - Isabella: Det er et oplagt sted at gøre noget som alle kan få noget ud af, så MO erne får lyst til at komme igen. - Miriam: Man kunne også samtænke projektet engagerede frivillige i en sådan aktivitet. - MO erne synes det er vigtigt hvordan får man arrangementer til at være spændende og tiltrække nye frivillige. - Rasmus: Spastikerforeningen er blevet meget mere bevidst om netværksgrupper. Alle MO erne er optaget af hvordan man nytænker og skaber resultater. Godt med dialog til hvad virker. - Miriam: resumé af Sifs møde: Emner: Hvordan motiveres frivillige? Vi har en masse viden om hvordan man laver et godt arbejde, organiserer sig, tiltrækker forskellige typer og ved hvem man gerne vil tiltrække. Vi kan også bede MO erne om at lave nogle undersøgelser, så vi ved hvad er skal tages udgangspunkt i. - Spørgsmål: hvor mange kan man sende? 2 betalt af os, resten skal de selv betale.
Bestyrelsen synes at det er en super ide med rekrutterings af frivillige. De vil gerne godkende programmet inden det sendes ud. Tidsplanen er ok 6b) Årsberetning Den skal udsendes inden 2. marts, men skal være klar inden bestyrelsesmødet inden. Derfor skal den nok skrives i løbet af januar. Punkterne plejer at være 10-15 linjer. Hvem gør hvad og hvad skal der stå: - Det skal være ensartet og sammenhængende, men måske godt med mange involverede. - Miriam mener at det skal være kortere end det plejer at være. Hvis der er en der skriver det, mener hun at det kunne være hende. Hvis en anden skal have et punkt skal de bruge ressourcer på at se alle referater igennem og danne sig et overblik, sådan at det bliver godt. - For Miriam vil redigering af manges indslag eller skrivning af det hele selv tage lige lang tid. - Skal Miriam skrive det hele, eller skal det deles lidt ud med mulighed for at ringe til Miriam og drøfte ens emne. Skal der nedsættes en arbejdsgruppe? - Isabella, Mads og Miriam kan godt være med i en skrivegruppe. Rie vil gerne læse korrektur, men ikke skrive/ skabe overblik. Thomas kan også godt være med på sidelinjen og give input til et udkast. Der nedsættes en arbejdsgruppe med Mads, Isabella og Miriam som forfattere. Thomas kommenterer indholdet og Rie læser korrektur. Der er enighed om at følge handleplanens punkter. 6c) Forslag til vedtægtsændringer Er der nogen forslag? Ændringsforslag: Thomas vil gerne have ændret aldersgrænsen til 36, da dette er grænsen andre steder. - Medlemsorganisationerne skal også have unge med handicap som deres medlemsgruppe, men det er ikke nærmere specificeret. - Rie: Hvad er hovedtendensen hos medlemsorganisationer? - Mads: Det er ikke værd at bruge ressourcer på at vurdere alle MO ernes aldersgrænser. - Thomas frafalder - Ulrik: Skal vi afspejle MO erne? Dvs. man kan stille op efter de aldersgrænser, som ens gælder i den organisation man kommer fra. - Isabella: Hvad så med em der ikke kommer fra nogen organisation. Derudover fremhæver hun at SUMHs identitet skal være ungdommelig. - Ulrik retter: Vi kan bibeholde grænsen på 35, men hvis deres egen organisation har lavere grænser kan de ikke stille op. - Miriam: Hvis dette skal være et forslag, kan vi nedsætte en arbejdsgruppe, der undersøger hvilke grænser MO erne har, så vi kender situationen inden vi evt. opstiller et forslag om en vedtægtsændring.
Ændringsforslag: Vedtægt vedr. max to repræsenteret pr. medlemsorganisation er tilsyneladende uklart. Derfor skulle det måske ændres. - Esben: Der snakkes i øst og vest hvis man har et reelt ændringsforslag, så skal det forberedes og fremlægges. Rasmus vil gerne kigge på aldersgrænserne hos MO erne samt den eventuelle uklare formulering. Han forbereder et bilag til næste bestyrelsesmøde. Pause 6d) Handleplan for næste år Gruppearbejde med præsentation. Miriam samler op og prøver at formulere det til et samlet dokument. Grupperne diskuterede følgende: - Det har vi nået i 2011: o SPU Uganda: Sparring og vidensdeling o Opstartet netværk på Christiansborg, bedre politikerkontakt, politikerne er positivt stemt o Valgkampskampagne, arbejdet med synlighed op til valget o Youtube film o Opkvalificering af Uganda, uddannelse af ulandsudvalget o Projekt i Uganda o NAYWD o Opsamling af viden gennem HPU o Efterstræbelse af inklusion/ repræsentation af alle unge med handicap o Tilbyder støtte og vejledning til MOerne o Frivillige taler deres egen sag o Alle kan være med o Udveksling på tværs af grænser norden & Uganda o + fundraising - Det skal vi nå i 2012: o Projekt om bosteder o Opkvalificering af frivillige styrke frivillige til at være initiativtagere til at tale deres egen sag o Mere samarbejde med andre organisationer om inklusion i fx politiske org. o Indsamle viden og statistik til politiker kontakt o Nye kampagner o Styrkelse af værktøjer til intern kommunikation o Et skud mere til formandsnetværket o Politikermøder med fokus videre arbejde med politikerkontakt o Udvide skaren af frivillige der deltager i politikermøder (pålidelighed)
o Hjælpe ikke-aktive MOer til at bruge SUMH o Rekruttering af nye frivillige o o 6e) Budget 2012 Regnefejl ifht. Miriams arbejdstid. Projektet er lavet i forhold til 2011. Der er få ændringer: - Der er sat 8000kr af til flytning. Men ingen ved helt hvad det koster. - Der er sat 10.000 kr ind som indtægt, som står til personale uddannelse. Derfor må påregnes et 10.000 kr større overskud i år og 10.000 mindre overskud næste år. Forslag til budget justeringer: - - Budgettet er godkendt. 6. Frivillige 5a) Rekruttering af nye frivillige Dette punkt tages med til repræsentantskabsmødet 2012. 5b) Motivering af tidligere frivillige i SUMH Diskusion: Hvordan får vi folk til at komme tilbage og hvordan udviser vi interesse for den person der er stoppet? - Hvordan takker vi for folks indsats og anerkender deres frivillige arbejde? - Miriam: Indtil nu har bestyrelsen fået anerkendelse/ gave når de stopper. Andre frivillige betragtes ikke som afgåede. - Hvordan defineres et sluttidspunkt for almindelige frivillige hvis de glider ud uden at sige aktivt stop? - Mads: Super ide at anerkende og takke det kan være med til at øge respekten om SUMH. - Isabella: Ligesom vi har mentor ordning for nye bestyrelsesmedlemmer kan vi have en slags udfasningsmentor, som tager hånd om at få fulgt op på frivilliges manglende aktivitet. - Rie: Det skal ikke være for at folk føler sig presset til at komme tilbage, men nærmere for at føle sig husket. - Esben: Som sekretariat er det vigtigt at vi ved hvad der forventes hvis det er noget vi skal gøre. Det skal helst være systematisk. Hvis det skal være personligt, så er det bedst at det kommer fra bestyrelsen. - Rasmus: Der er to ting i dette: 1. Tak for indsatsen har du lyst til at komme tilbage. 2. Branding-værdi i at folk anbefaler SUMH fordi de føler sig godt behandlet og husket for deres indsats. - Miriam: Der er lidt gang i det fra sekretariatet i forhold til nye kampagner. Derfor er det nok mere den personlige kontakt der mangler. Og så er det bare med at tage kontakt hvis man kommer i tanke om nogen der er stoppet. - Esben: Vi har snakket om på sekretariatet, at små sejre skal fejres i højere grad, hvilket kunne være en måde. Det kan vi gøre i grupperne. Det personlige skal komme fra de andre frivillige/ bestyrelsen for at det skal betyde noget for modtageren. - Miriam: Hvad er der brug for, for at bestyrelsen tager den personlige kontakt? Hvilket redskab skal bruges? - Esben: Der skal adskilles mellem de personlige relationer og de ting der sker i SUMH. - Ulrik: Vi skal ikke være forpligtigede til at kontakte folk, men det skal gøres der hvor det er naturligt, og hvor der er en personlig relation.
Bestyrelsen får en liste over frivillige, som de kan gå igennem og finde ud af hvem der mangler. Det er op til den enkelte at tage kontakt der hvor de synes at de svaner nogen/ har behov for at give anerkendelse. Men vi skal som bestyrelse være opmærksomme på emnet løbende. 7. Formand til nordisk bestyrelse opfølgning på sidste møde Mads vil gerne indgå i det nordiske arbejde. Han starter med at overtage Miriams plads fra nytår. Næste møde er et skypemøde den 17. januar. Derudover er der 1-2 weekendmøder i foråret. Det støttes af alle. Miriam kontakter de nordiske partnere og informerer. 8. Planlæggelse af kommende bestyrelsesmøder Weekender er ok for alle. Der skal ligge 3 møder inden den sidste weekend i marts. De næste møder bliver: 15/1: 12-18 med aftensmad kl. 18 evt. til at tage med hjem. 10/2: 14-20 med aftensmad og evt. øl 11/3: 12-18 med aftensmad kl. 18 evt. til at tage med hjem. 9. Orienteringer (bestyrelsesmedlemmerne bedes forberede eventuelle spørgsmål og kommentarer før mødet) 9a) Handicappolitikker på uddannelsesinstitutionerne 9b)Seksualpolitik på specialskoler 9c) Kampagne- og projektgrupper 9d) Opfølgning på handleplan 9e) Opfølgning på fundraising 9f) Personalesituationen på sekretariatet 10. Eventuelt - Miriam har noteret Ulriks dato og sender det ud. - SPUs landsmøde den 17. februar: Rie tager afsted det skal i bestyrelsesmailen hvem der skal med
- Miriam undersøger DBUs landsmøde - Der er en invitation til den 1. februar til rundbordssamtale med SF. Det vil betyde at det åbne kampagnegruppemøde skal rykkes igen til den 2. februar. - Anette Wilhelmsen inviterer og det giver mulighed for at komme med forslag, som hun kan arbejde med. - Thomas: mødet er rykket én gang og bør derfor ikke rykkes igen. - Ulrik: Vi behøver måske ikke at sende nogen når vi nu har mødt hende personligt. Det er i hvert fald nok at sende en repræsentant. - Esben: Det er smart strategisk at møde op, så man ved hvem der ellers er med ved bordet. - Mads: Det er vigtigt at møde op for at fremme pålideligheden overfor politikerne. - Rasmus: Enig i at vi kan sende en person. Vi sender en og beslutter hvem det skal være på bestyrelsesmailen. Det skal være en der er god til den slags møder, som måske deltog i det personlige møde og som ikke har stor interesse i at deltage i det åbne kampagnegruppemøde. Evt Thomas eller/ og Ulrik - Der blev givet praktisk info ifht. resten af dagen - Tænketank for inklusion er nedlagt 11. TJEK-UD Alle tjekkede ud Afslutning og JULEFROKOST!