HEI TENNISAFDELING Referat af generalforsamling d. 5. februar 2009 Den årlige generalforsamling blev afholdt i HEI s lokaler i Skæringhallen med 66 deltagere. Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Formandens beretning 3. Aflæggelse af revideret regnskab 4. Indkomne forslag 5. Valg af bestyrelse, suppleant, revisorer og revisorsuppleant 6. Eventuelt Ad 1) Ole Carstensen blev valgt med akklamation, han konstaterede at indkaldelsen var rettidig og dagsordenen efter vedtægterne. Ad 2) Formanden, Sven Nielsen, indledte med at konstatere, at sæson 2008 havde været travl for den nye bestyrelse med flere aktiviteter på grund af jubilæumsåret end et sædvanligt driftsår. Standerhejsningen 27. april havde mange deltagere. Klubbens hovedsponsor bød i anledning af jubilæet på grillpølser og drikkevarer, og In- Sport var som vanligt repræsenteret med en salgsbod. Mange blev på dagen indmeldt i klubben, og det skulle vise sig at være en god ide, da der i løbet af maj blev lukket for yderligere medlemstilgang. Det var så det fjerde år med fuldt medlemstal. I 2009 satser bestyrelsen på standerhejsning d. 26. april. Det er i weekenderne op til standerhejsningen, at der er behov for hjælp med baneklargøringen; men datoerne vil blive meddelt på hjemmesiden, da vejret som bekendt kan drille. Sponsorgaver: Henover foråret fik vi nye møbler til klubhuset sponseret af City Revision med tilskud fra Tuborgfondet. Derudover gav Tuborgfondet også et beløb til indkøb af tv/dvd afspiller, som tænkes anvendt til instruktionsformål især til vore unge.
Særlige aktiviteter i årets løb: I anledning af de 25 år skulle der fremstilles et jubilæumsskrift. Det viste sig at være en stor opgave sammenholdt med de ressourcer der var; men heldigvis trådte Tom Kjeldsen til med tilretning og layout, så bogtrykkeren kunne have publikationen klar til jubilæumsdagen. Jubilæumsfesten, som blev en fin aften, blev afholdt på Skæring skole d. 14. juni. Tak til jubilæumsudvalget og de mange hænder, som gjorde arrangementet muligt. D. 27. juni blev der afholdt en opvisningskamp på vort anlæg med Kristian Pless, som desuden engageret gav instruktion til klubbens yngre medlemmer. Mange interesserede mødte op sammen med inviterede repræsentanter fra naboklubber. Den årlige Estate Cup med 20 miksede par blev afholdt d. 6. september, men denne gang i en jubilæumsudgave, hvor der under spisningen var live musik med unge jazzmusikere og uddeling af præmier ved Bertel Bang som festlig og glad giver. Som de foregående år var der træning for juniorer og seniorer. Der var to tennisskoler for de yngste i skolernes sommerferie. Både JTU og DGI havde deltagende hold fra HEI tennis, og klubben af 22. juni arrangør af et D.D. stævne med deltagere fra vor del af regionen. Klubmesterskaberne blev afviklet hen over sommeren med finaler 7. september. Juniorerne havde deres klubmesterskaber d. 27. september. Klubbens baner blev lukket ned 18. oktober, dog stadig med to baner åbne indtil 1.november. Da mange tennisspillere fra HEI bruger Skovbakkens hal om vinteren, havde klubben fået lov til at låne hallen to lørdage. Bestyrelsen arrangerede Nattennis efter Fredemodellen d. 22. november. Til arrangementet blev inviteret de personer, som i årets løb havde hjulpet med frivilligt arbejde. Tak til Ruth Vestergaard som påtog sig jobbet med menu mm. Tanker om bane 6: Da den nye bestyrelse trådte til for et år siden, overtog vi nogle ideer og ikke mindst økonomi til alvorligt at påbegynde projekteringen af en ny bane. Der havde længe været talt om en kunststofbane, og den første henvendelse til Århus kommune i foråret gik også på en forespørgsel om, hvilke indvendinger kommunen havde for anlæggelse af en kunststofbane. Samtidig forespurgtes i hovedbestyrelsen i HEI om mulighederne for parkering ved hallen, da vi ville få færre/ingen parkering ved tennisanlægget. Lejemålet med Plantorama for en del af deres lånte areal blev opsagt til 1.1.2009. Tingene var forberedte og kunne gå i gang, dersom vi kunne få tilskud fra Århus kommune (max 50%). Heldigvis fik bestyrelsen hen over sommeren talt sammen og med andre medlemmer. Vi fandt ud af, at klubbens største problem ikke var manglende mulighed for at spille udendørs om vinteren, når vejret var godt; men vi manglede ledige baner som sommeren set i forhold til medlemstallet på 455. Så besluttede bestyrelsen sig for en grusbane. Kai Ambrosius havde imidlertid hørt om en ny slags boblehal til overdækning af eksisterende baner (vil orientere herom under pkt. 6). For ikke på forhånd at afskære os fra fremtidige muligheder for overdækning vedtog
bestyrelsen at anbringe bane 6 sådan at den kan overdækkes med en Multi Dome. Af samme grund. Men også grundet merudgift ved anlæg og drift af lysanlæg på banen, valgte vi ikke at installere lys, men har dog trukket nedgravede kabler. De bibeholdte skråninger passer godt med det eksisterende anlæg, både af hensyn til læ og grønne oaser mellem de enkelte baner. Vi skal ikke signalere et tennisanlæg for elitespillere, men stå ved, at vi er en klub for bredden med tilhørende åndehuller for mindre grupper af spillere, som efter størrelse og behov kan vælge at samles på banerne 1-3, 4-5 eller 6. I løbet af efteråret enedes bestyrelsen om at realisere den flere år gamle drøm om en ny bane. En ansøgning om tilskud blev hurtigt fremrykket og indsendt, da Århus kommune havde flyttet ansøgningsfristen en måned frem i forhold til tidligere år. Vi fik fat i det anlægsfirma, som tidligere havde anlagt bane 4 og 5 (Sport Trading, Stakroge), aftalte en pris for et nøglefærdigt anlæg, med forbehold for forurening af jord og uforudset merarbejde og aftalte levering af bane til forventet standerhejsning 26. april 2009. Vi fik positivt svar fra Århus kommunes anlægsfond inden jul (50% i tilskud). Anlægsansøgning/byggeansøgning blev straks sendt til Århus kommune. Entreprenøren blev antaget til arbejdet med start, når ansøgningen kom retur fra kommunen. Alle formalia var på plads til uge 3, da arbejdet gik i gang. Nu er projektet nået så langt, at selv en periode med længere varende frost ikke kan forhindre en færdiggørelse af bane til aftalt tid. En gang i april vil der blive lagt tennis grus på, og den endelige færdiggørelse sker derefter. Stor er bestyrelsens forundring, da vi 27.01.09 modtager en mail fra Jørgen Blegvad m.fl. der opfordrer bestyrelsen til at (citat): stoppe anlæggelsen af den nye bane 6 indtil generalforsamlingen har talt vi mener det er en klar fejlplacering (citat slut). Placeringen af banen er nævnt i et bestyrelses referat fra 12. juni 2008, som ligger på hjemmesiden. På det tidspunkt fremgik også, at vi regnede med en kunststofbane, som senere blev ændret efter en nøjere vurdering af medlemmerne behov og ønsker til den nu etablerede grusbane. En flytning af bane 6 vil kræve, at vi starter forfra. Det mener bestyrelsen ikke er rimeligt at sætte klubben i gæld for. Vi står derfor fast ved vores beslutning og fortsætter færdiggørelsen efter planen. Sæson 2009: Skal vi have driften af bane 6 til at hvile i sig selv, skal vi have tilgang af yderligere en halv snes medlemmer. Med den interesse for at spille tennis hos os, som har været de sidste år, vil det ikke være det store problem. Og da vi med nuværende medlemstal har driftsoverskud, har bestyrelsen ingen betænkeligheder ved anlæggelsen af den nye bane. Men vil skal være opmærksomme på, hvordan vi bedst kan fastholde vore medlemmer. Det vil vi gerne have medlemmernes hjælp til. Kom med gode ideer til nye/andre aktiviteter, som gør tennisklubben mere spændende at færdes i. Eksempler:
1. Hvordan kan vi udnytte, at vi er medlemmer af HEI s hovedafdeling med de 8 afdelingers forskelligartede tilbud. Kombineret medlemskab? Nogle aftener i løbet af vinteren, hvor hele familien kunne motionere sammen? Eller et klippekort til nogle af afdelingerne? 2. Vil der være interesse for, at tennisafdelingen forsøger at oprette en løbeklub med løbeuddannet tovholder (og frivillige hjælpere hvis der skal være plads til alle niveauer)? 3. Bestyrelsen har nedsat et udvalg som sammen med Frede Østergaard skal se på mulighederne for at tilpasse mandagsmix og herrernes lørdagstennis til en mulig rugekasse for at skabe fornyelse og øget tilgang. Den nye bane giver øgede muligheder for forandringer, samtidig med at vi kan fastholde et koncept, som har vist sit meget pupulært. Banevedligeholdelse: Bestyrelsen har taget ved lære af sidste års mindre gode banevedligeholdelse. Vi har fået overtalt 6 personer til at udgøre et baneteam, således at én person har ansvaret for sin egen bane, men alle arbejder ud fra ens retningslinier, og man dækker hinanden ved ferie, sygdom og andet. Disse baneinspektører: bane 1 Torben Hansen, bane 2 Ole Carstensen, bane 3 Ole Echstrøm, bane 4 Henrik Rasmussen, bane 5 Poul Erik Pedersen, bane 6 Leif Andersen, som tillige beholder sin funktion som teknisk direktør. Disse baneinspektører har været samlet for at enes om overordnede retningslinjer. De er tilmeldt et banepasningskursus i marts, således at udgangspunktet ved baneklargøringen i april bliver mere ens. De vil være på egen bane og agere som arbejdsledere for de forhåbentlig mange frivillige hjælpere, som vi får brug for. Kun baneinspektørerne vil få adgang til tennisgruset. De vil være synlige, en tavle vil blive hængt op ved klubhuset, så alle kan se hver der har ansvaret for hvilken bane, og her vil der kunne skrives korte beskeder. Der vil i nødvendig udstrækning blive indkøbt ring ting til erstatning for ødelagte net, redskaber m.m. Udenomsarealerne: Efter aftale med Plantorama fik klubben foræret rigtig mange røde køresten mod, at vi fik dem fjernet. De skal anvendes mellem banerne 4 og 5 samt lægges mellem klubhuset og banerne 1-3, hvor der skal skabes forbindelse med redskabsskurene. Hen over året vil vi gerne kunne erstatte værksted og Buhls skur med en sammenhængende (træ)bygning, der skal opdeles, så der bliver et værksted, et rum til trænere/instruktører, et rum til tennisgrus og måske et opbevaringssted til bane ting. Vi har sikret os arkitekt hjælp hos Christel Ebsen, når vi engang når til et konkret forslag. Men det afhænger af nok manpower og af vores håndværkere, som stadig har travlt med deres
arbejde. Der må påregnes forstyrrelser uden for banerne hen over sommeren med diverse forbedringsarbejder. Ovenstående blev diskuteret på mødet med baneinspektørerne, som ser ud til at blive et stort aktiv som tovholdere og eksperter på projekterne. Der er taget højde for en beplantning langs bane 6 ind mod Plantorama. Blot skal vi have en endelig afklaring af området først. Der vil selvfølgelig komme vind net om banen. Afrunding: Som nogle ved, drager 25 medlemmer af tennisklubben d. 8.marts til Tunesien for med DGI s hjælp at komme på tennisskole. Det var planlagt som en tur for seniorer, men nogle få arbejdsramte har valgt at følge med. Knud Erik Pedersen og undertegnede pusler lidt sammen med De grå Busser om at arrangere en tur til Prag for at spille tennis og opleve stedets kulturliv og seværdigheder. Tidspunktet er begyndelsen af september, afhængig af plads og pris på hotellet. Nærmere på hjemmesiden senere. I fortsættelse af formandens beretning fortalte Christian Heegaard om forløbet af turneringerne. Klubben har deltaget med 17 hold, 6 i JTU og 11 i DGI turneringer. Klubbens førstehold var kun et point fra oprykning. Ann Hansen fortalte om træningen af juniorer og juniormesterskaberne. Der blev fra forsamlingen rettet spørgsmål til bestyrelsen om placeringen af bane 6. Jørgen Blegvad følte, at kommunikationen fra/til bestyrelsen var dårlig og henviste til det skriftlige forslag fra ham med flere. Per Kærulf spurgte om adgangsvejen til Plantorama ville blive lukket, hvilket ikke er tilfældet med det igangværende projekt for bane 6. Skulle der senere blive tale om overdækning af bane 6, eller skulle trafikken på adgangsvejen virke meget generende, vil det være muligt at opsige lejemålet med Plantorama og få lukket vejen. Dette har bestyrelsen dog ikke planer om for nærværende. Formandens beretning blev herefter godkendt. Den igangværende etablering af bane 6 vil følgelig fortsætte, og det skriftlige forslag fra Jørgen Blegvad m.fl. med henblik på ændret placering bortfalder. Ad 3) Henning Arendt gennemgik det omdelte, reviderede og godkendte regnskab for 2008.. Der er et driftsoverskud på 70257 kr. Aktiver og passiver balancerer på et beløb af 1141367 kr.
Regnskabet blev godkendt uden kommentarer. Ad 4) Der var indkommet et skriftligt forslag fra Aage Andersen med anmodning til generalforsamlingen om ved en skriftlig afstemning at tage stilling til om Jørgen Blegvad fortsat kan anses som værende værdig til at bevare sin status som kontingentfri medlem. Bestyrelsen stillede et ændringsforslag gående ud på, at generalforsamlingen overdrager til bestyrelsen, som tidligere har været inddraget i tvisten mellem Jørgen Blegvad og Aage Andersen, at tage stilling til forslaget fra Aage Andersen. Efter nogen diskussion og opklarende spørgsmål til afstemningstemaet kom bestyrelsens ændringsforslag til skriftlig afstemning. Resultatet blev 47 stemmer for bestyrelsens ændringsforslag, 16 stemmer imod, og 3 stemte blank. Bestyrelsens ændringsforslag blev således vedtaget, og det er således overdraget bestyrelsen at tage stilling til det fra Aage Andersen fremsendte forslag. Ad 5) Tre bestyrelsesmedlemmer er hvert år på valg: Ann Hansen og Tom Kjeldsen, som begge var villige til genvalg, blev valgt. Olaf Myhre ønskede ikke genvalg. I stedet blev Knud Erik Pedersen valgt. Til suppleant foreslås Karen Meyer eller Lras Bækmand (i nævnte rækkefølge) til bestyrelsens afgørelse. Som revisorer vælges Søren Brandt og Frede Østergaard og som revisorsuppleant Finn Larsen. Ad 6) Der fremkom en række forslag fra forsamlingen til bestyrelsens overvejelse: etablering af vold mellem vej til Plantorama og ny bane, flere tiltag i klubben udover tennis for at aktivere og holde på medlemmerne, tilbud om fitness for seniorer, kunstgræs på minibanen, vedligehold af hegnene. Herefter gennemgik Kai Ambrosius i videoprojektion mulighederne i Multi Dome overdækning af udendørs sportsanlæg, herunder især tennis, og i vort konkrete tilfælde f.eks. bane 1-3. De tekniske forhold og økonomien til anlæg og drift blev omtalt. Der er fra DTU og lokale tennisafdelinger stor interesse for projektet. Der lægges årligt et ret stort beløb fra HEI medlemmer i Skovbakken for at spille i hal om vinteren. Såfremt de pågældende medlemmer og medlemmer fra naboklubber ville benytte vort anlæg med Multi Dome, vil basis for driften nok være til stede.
Sluttelig takkede formanden Olaf Myhre for de fire år i bestyrelsen. Og dirigenten takkes for god og håndfast styring af generalforsamlingen. Sven Nielsen Formand Ole Carstensen dirigent Egå, medio februar 2009 www.hei-tennis.dk bestyrelsen@hei-tennis.dk