Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Denne vejledning giver en overordnet introduktion til Digital Post og NemSMS løsningerne Version: 3.2 Udarbejdet: Juli 2015 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 3 1.1. Målgruppe for vejledningen... 4 1.2. Yderligere hjælp... 4 1.2.1. Hjælp til at komme på løsningen som borger... 4 1.2.2. Hjælp til at komme på løsningen som virksomhed... 4 1.2.3. Hjælp til myndigheder og leverandører... 4 1.2.4. Hjælp hos e-boks... 6 2. Introduktion til Digital Post... 8 2.1. Digital Post - en hovedsøjle i digitalisering af den offentlige sektor... 8 2.2. Hvad kan Digital Post bruges til?... 9 2.3. Digital Post på Virk.dk... 10 2.4. Digital Post og e-boks forskelle og ligheder... 10 2.5. Digital Post og NemSMS... 11 2.6. Digital Post Administrationsportalen som værktøj... 15 2.7. Roller og rettigheder... 15 3. Overblik over hele tilslutningsprocessen... 17 3.1. Anmodning om tilslutning af myndighed... 17 3.2. Oprettelse af kontakthierarki... 18 3.3. Tilslutning af afsendersystemer... 18 3.4. Tilslutning af evt. portaler og registre... 18 3.5. Gennemfør test... 18 3.6. Drift... 18 4. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed... 19 5. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki... 21 6. Proces for tilslutning af afsendersystemer... 24 6.1. Systemleverandøren og e-boks tilslutter afsendersystemet... 25 6.2. Myndigheden tilslutter selv afsendersystemet... 26 6.2.2. Tilknytning af materialer og tilmeldingsgruppe... 29 7. Proces for tilslutning af portaler og registre... 31 7.1. Tilslutning af portal... 31 7.2. Tilslutning af register... 32 8. Test af myndighedens tilslutning og opsætning... 34 9. Drift... 36 9.1. Administration, vedligehold og ændring af driftsopsætningen... 36 9.1.1. Brugerstyring og kontakthierarki... 36 9.1.2. Ændring af driftsopsætningen... 36 S i d e 1
9.2. Brug af Administrationsportalen... 37 9.2.1. Registrering af fritagelse... 37 9.2.2. Tildeling af læseadgang... 37 9.2.3. Fremsøgning af sendte meddelelser... 37 9.2.4. Statistik... 38 9.3. Myndighedens kommunikation med Digital Post... 38 S i d e 2
1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning er henvendt til offentlige myndigheder, der vil anvende Digital Post og NemSMS, og derfor har brug for kendskab til, hvilke tilslutninger og opsætninger, der skal foretages, før der kan kommunikeres digitalt med borgere og virksomheder (herefter betegnet slutbrugere ). Dette er 3.2 version af denne vejledning. Første version blev udarbejdet af e-boks, og det er input fra denne vejledning, der udgør størstedelen af denne vejledning. Imidlertid er vejledningen blevet begrebsmæssigt og indholdsmæssigt opdateret, ligesom der henvises til andre vejledninger, hvor det er hensigtsmæssigt. Den seneste opdatering af vejledningen (fra version 3.1 til 3.2) skyldes dels at Digital Post sommeren 2014 har skiftet slutbrugergrænseflade. Et par skærmprint af Digital Post slutbrugergrænsefladen er derfor opdateret, ligesom ny funktionalitet er beskrevet hvor dette var relevant. Dels er opdateringen et led af en større gennemskrivning af alle vejledninger vedr. Digital Post. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Introduktion til Digital Post: Giver en overordnet introduktion til Digital Post og hvordan løsningen er opbygget. Overblik over hele tilslutningsprocessen: Giver et overblik over den samlede proces en myndighed skal igennem, når den oprettes som bruger af Digital Post. I afsnittet introduceres også kortfattet de øvrige afsnit i vejledningen. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed: Beskriver, hvordan myndigheden opretter en kontrakt med e-boks, og får adgang til Digital Post Administrationsportalen. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki: Beskriver, hvordan myndigheden opretter den brugergrænseflade, der skal møde borgere og virksomheder, der ønsker at kontakte myndigheden via Digital Post. Proces for tilslutning af afsendersystemer: Introducerer den proces en myndighed skal igennem for at oprette et afsendersystem. Et afsendersystem er et system, der kan sende dokumenter til Digital Post. Proces for tilslutning af portaler og registre: Beskriver, hvordan Digital Post kan integreres til eksterne portaler og registre. Test af myndighedens tilslutning og opsætning: Beskriver den testprøvning, en myndighed skal igennem for at teste om alt er sat korrekt op i Digital Post Administrationsportalen. Drift: Beskriver de opgaver der er forbundet med brug af Digital Post Administrationsportalen når myndigheden er gået i drift, og de procedurer man bør følge, hvis man laver ændringer i allerede oprettede og kørende systemer. Et afsnit om myndighedens kommunikation med Digital Post er blevet tilføjet i denne version af vejledningen. S i d e 3
1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er udarbejdet til brug for projektledere der skal sikre, at en myndighed bliver tilsluttet Digital Post og NemSMS, eller personer der blot har brug for at danne sig et samlet overblik over Digital Post og NemSMS. 1.2. Yderligere hjælp Digitaliseringsstyrelsen har oprettet en række andre vejledninger, som kan avendes i forbindelse med forskellige opgaver i tilslutningen og vedligeholdelse af Digital Post og NemSMS. 1.2.1. Hjælp til at komme på løsningen som borger Se primært: www.borger.dk/altompost 1.2.2. Hjælp til at komme på løsningen som virksomhed Se primært: www.virk.dk/postkasse 1.2.3. Hjælp til myndigheder og leverandører Hjælpemateriale - rettet mod myndighederne og de leverandører til myndighederne, der skal integrerer deres systemer til Digital Post og NemSMS - kan findes flere steder: 1.2.3.1. Hjælp til Digital Post på borger.dk På borger.dk, under menupunktet for myndigheder, findes en række informationsmaterialer til myndighederne. Af særlig betydning er diverse kampagnematerialer, som myndighederne frit kan anvende i deres kommunikation med borgerne. Siden findes via dette link: https://www.borger.dk/for-myndigheder/sider/digitalpost.aspx?navigationtaxonomyid=74eec323-a22c-4a2c-8bd6-fd51fd9d8ddd 1.2.3.2. FAQ om Digital Post Der er udviklet en FAQ vedr. Digital Post, som findes via dette link: http://postfaq.borger.dk/ 1.2.3.3. Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside På Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside kan man tilmelde sig et Digital Post nyhedsbrev og finde en række informationssider om Digital Post. Disse findes via dette link: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post Her finder man også en række vejledninger, som supplerer informationssiderne i vedligeholdt af Digital Post/NemSMS løsningen. Disse vejledninger er manualer som trin for trin beskriver hvordan man opretter og bruger forskelligt i Digital Post Administrationsporta- S i d e 4
len, tekniske manualer til støtte for systemintegration og mere generel projektleder vejledning i effektiv implementering og brug af Digital Post. Administration af Digital Post: Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen Brugerstyring i Digital Post Opret postkasser i Digital Post Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post Brug af Digital Post Administrationsportalen: Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om læseadgang til tredjemand i Digital Post Brug af Digital Post i kommunikationen med myndigheden: Sådan skriver myndigheder til Digital Post Vejledning til brug af dybe link i Digital Post Kontakthierarkier i Digital Post Tekniske vejledninger: Om Digital Post og NemSMS Om REST-kald Om sikker mail Om masseforsendelser Om portalintegration Om sikkerhed Om OIOREST Begrebsapparat: Begreber i Digital Post Man finder disse vejledninger her: www.digst.dk/digitalpostvejledninger Danske Regioner, KL og Digitaliseringsstyrelsen har oprettet en vejledning til brug for projektledere, der skal håndtere introduktionen af digital postforsendelse i myndighederne. Implementering: Implementeringsvejledning Digitalisering af breve Man finder denne vejledning her: http://www.digst.dk/loesninger-oginfrastruktur/digital-post/kom-godt-i-gang/organisation-og-kommunikation S i d e 5
1.2.3.4. Administrationsportalen Der er løbende mulighed for at få mere hjælp til de specifikke elementer under hvert af disse områder direkte på administrationsportalen ved at klikke på Hjælp ude til højre på portalen. Nedenfor ses et eksempel på en hjælpetekst for Postkasser: Figur 1. 1.2.3.5. Myndighedsnetværket Man har mulighed for at tilmelde sin myndighed til myndighedsnetværket, som løbende holder møder og udveksler erfaringer vedr. især brugen af Digital Post. Man tilmelder sig via: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/nyhedsbrevarrangementer-og-netvaerk/myndighedsnetvaerk 1.2.4. Hjælp hos e-boks e-boks kan yde assistance, når en myndighed skal kobles på Digital Post. Konsulentbistand: Bestillingen af e-boks-konsulentydelser kan foregå via e-mail til salg@e-boks.dk. En bestilling skal indeholde: Myndighedens navn, CVR-nr. og EAN-nr. Navn på kontaktperson hos myndighed Karakteren af den ønskede konsulentydelse Underskrift/signering og dato for myndighedens bestilling S i d e 6
Myndigheden skal bestille konsulentydelse minimum 20 arbejdsdage før starttidspunktet for leverancen af konsulentydelsen. Hvis konsulentydelsen vedrører myndighedens anvendelse af Digital Post og NemSMS efter tilslutning, er bestillingsfristen dog fem arbejdsdage. Den komplette beskrivelse af e-boks-konsulentydelser findes i tilslutningsaftalens bilag 2. Teknisk bistand: e-boks tilbyder teknisk bistand til myndigheder, myndigheders systemleverandører og anden af myndigheden udpeget 3. mand. Denne bistand dækker spørgsmål af teknisk karakter, herunder anvendelse af snitflader. Teknisk bistand faktureres efter medgået tid pr. påbegyndt ¼ time. Bistand kan rekvireres telefonisk eller skriftligt ved hjælp af en kontaktformular på administrationsportalen. Dette er oplyst nærmere nedenfor. Åbningstider og kontaktinformation: Telefoniske henvendelser: Tlf. 38 17 11 88. Bestilling og fakturering: Ved henvendelse til teknisk support skal myndighedens CVR-nr. og EAN-nr. oplyses sammen med henvenders navn og kontaktoplysninger. Henvendelse kan udelukkende ske ved oplysning af CVR-nr. og EAN-nr. på en myndighed, der er berettigede til at anvende Digital Post/NemSMS. Ved henvendelsen oprettes en sag og der sendes en e-mail med sagsoplysninger til den angivne e-mailadresse. Hvis myndigheden allerede er tilsluttet Digital Post/NemSMS, sendes endvidere en kopi af bestillingen til myndighedens administrator, som angivet ved tilslutningen til Digital Post/NemSMS. Teknisk bistand faktureres til det EAN-nr., som myndigheden har angivet ved tilslutningen til Digital Post/NemSMS. Hvis der er tale om en myndighed, som endnu ikke er tilsluttet, faktureres teknisk bistand til det EAN-nr., som angives ved henvendelsen. S i d e 7
2. Introduktion til Digital Post Dette afsnit giver en kort introduktion til Digital Post og NemSMS. I det følgende kaldes Digital Post/NemSMS for nemheds skyld blot Digital Post. Afsnittet består af: En overordnet beskrivelse af løsningen og det begrebsapparat der benyttes. Bemærk at der er udarbejdet et referencedokument Begreber i Digital Post, som man med fordel kan benytte som opslagsværk, hvis man vil undersøge betydningen af enkeltbegreber. Se henvisning i afsnit: 1.2.3. En kort introduktion til brugerstyringen i Digital Post. Henvisning til hvor man kan finde yderligere hjælp. 2.1. Digital Post - en hovedsøjle i digitalisering af den offentlige sektor På få år er Digital Post gået fra at være et spændende men ambitiøst fællesoffentligt projekt til, at være en af hovedsøjlerne i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Frem mod 2015 forventes det, at 80 pct. af alle breve til borgerne, der kan afsendes digitalt fra de offentlige myndigheder også bliver det. Tilsvarende forventes det, at de offentlige myndigheder i 2015 modtager op mod 80 pct. af alle ansøgninger og anmeldelser fra borgerne digitalt. Alle borgere har en digital postkasse, hvor de modtager deres breve fra det offentlige. 1 For at sikre at denne vision bliver virkelighed har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post. Loven blev vedtaget i juni 2012 og trådte i kraft 1. juli 2012. Blandt lovens vigtigste punkter er at digitale meddelelser, sendt til Digital Post, har samme retsfrigivende virkning som papirpost og at: Det blev obligatorisk for juridiske enheder med et CVR nummer (typisk virksomheder) at have en digital postkasse fra 1. november 2013. Det blev obligatorisk for borgere at have en digital postkasse fra 1. november 2014. De fleste myndigheder er allerede langt med at digitalisere brevene, men der kommer selvsagt hele tiden nye myndigheder til. Hvis man skal til at starte implementeringen, har Danske Regioner, KL og Digitaliseringsstyrelsen udarbejdet en vejledning, der kan anvendes af ledere og projektledere for at komme i gang: Implementeringsvejledning: digitalisering af breve Yderligere beskrives en række overvejelser den enkelte myndighed bør gøre sig i forbindelse med Digital Posts rolle i myndighedens kanal- og digitaliseringsstrategi i vejledningen: 1 Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011-15. S i d e 8
Sådan skriver myndigheder til Digital Post Man kan finde en henvisning til hvor disse vejledninger ligger i afsnit: 1.2.3. 2.2. Hvad kan Digital Post bruges til? Et tilbagevende spørgsmål særligt efter vedtagelsen af Lov om Offentlig Digital Post er hvem der kan bruge Digital Post og hvad Digital Post kan bruges til. Figur 1. I figur 1 er det illustreret hvad Digital Post kan anvendes til, og måske nok så vigtigt hvad Digital Post ikke kan anvendes til. Det er vigtigt at understrege, at Digital Post ikke er en infrastruktur som giver borger og virksomheder mulighed for at kommunikere med hinanden. Det forhold at private virksomheder f.eks. banker og forsikringsselskaber kan sende meddelelser til slutbrugeres e- Boks, er et anliggende mellem e-boks og disse slutbrugere. Den eneste grund til at en slutbruger, kan vælge at se sine evt. private brevforsendelser i sin Digital Post brugergrænse, er at man har oprettet en særlig service der muliggør dette. Denne ligger i virkeligheden uden for Digital Post. For en nærmere beskrivelse af forholdet mellem Digital Post og e-boks se afsnit 2.4. Slutbrugere kan benytte Digital Post infrastrukturen til at kontakte myndigheder. Dette sker via den brugergrænseflade kontakthierarki som den enkelte myndighed har oprettet i Digital Post Administrationsportalen og som vises på borger.dk, Virk.dk og evt. på myndighedens egen portal. Endelig kan myndigheder benytte infrastrukturen til at kontakte alle - i princippet dog undtagen andre myndigheder i deres egenskab af myndighed. Det vil sige, at en myndighed kan godt benytte Digital Post, hvis den skriver til en anden myndighed i kraft af modtagermyndighedens egenskab af virksomhed (da myndigheder jo også er virksomheder med et CVR nummer og derfor omfattet af Lov om Offentlig Digital Post se afsnit 2.3) men i princippet ikke i dens egenskab af myndighed. I praksis har det dog vist sig at være en skillelinje, der har været vanskelig at opretholde, da der ikke er noget teknisk til hinde for at en myndighed kontakter en anden myndighed i den egenskab af myndighed via Digital Post. S i d e 9
Hermed har vi også taget hul på en central problemstilling nemlig at myndigheder både skal sætte sig ind i hvordan Digital Post fungerer i sin egenskab af virksomhed (på linje med alle andre private virksomheder) og hvordan Digital Post fungerer i sin egenskab af myndighed. Nærværende vejledning beskæftiger sig udelukkende med myndighedens tilslutning til og brug af Digital Post som myndighed. Henvisning til hvor man kan finde vejledning til de problemstillinger, der særligt knytter sig til myndighedens modtagelse af post som virksomhed og forsendelse af digital post til virksomheder, er beskrevet i næste afsnit. 2.3. Digital Post på Virk.dk En myndighed er også en virksomhed med et CVR nummer, og har derfor efter 1. november 2013 være tilsluttet Digital Post som virksomhed. Denne tilslutning er sket via Virk.dk, og dette gælder også det løbende vedligehold. Akkurat som en privat virksomhed kan myndigheder finde vejledninger på Virk.dk, der beskriver hvordan man oprettes som bruger af Digital Post på Virk.dk, og opsætter sin digitale postløsning. For en henvisning til, hvor man kan finde vejledning på www.virk.dk se: 1.2.2. Ud over den vejledning der kan findes på Virk.dk, har Digitaliseringsstyrelsen udarbejdet en vejledning, som adresserer de særlige problemstillinger en myndighed skal overveje i forbindelse med obligatorisk Digital Post for virksomheder: Vejledning til myndigheder om digital post til virksomheder Man kan finde vejledningen via dette link: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/kom-godt-i-gang 2.4. Digital Post og e-boks forskelle og ligheder Digital Post og e-boks er ikke det samme, men Digital Post leveres af e-boks A/S og er tæt integreret med e-boks. Dette skyldes, at det var e-boks A/S der vandt udbuddet på den fællesoffentlige digitale postløsning (Digital Post). Ved senere udbud kan en anden virksomhed imidlertid overtage e-boks A/S driftsrolle, hvis den måtte vinde udbuddet. Digital Post tilgås (primært se figur 4) via www.borger.dk for borgere og www.virk.dk for virksomheder. e-boks driver sin egen portal www.e-boks.dk hvor slutbrugere kan tilgå Digital Post fra private og offentlige afsendere. På grund af den tætte integration kan man næsten det samme på de to løsninger en integration der kun er blevet større efter introduktionen af den nye slutbrugergrænseflade. Sammenhængen gennemgås her: S i d e 10
Digital Post e-boks Tilmelding til offentlige myndigheder Ja Ja* Tilmelding til private virksomheder Ja (hvis man ønsker det)** Ja Se breve fra offentlige myndigheder Ja Ja Se breve fra private virksomheder Ja (hvis man ønsker det)*** Ja Sende breve til offentlige myndigheder Ja Ja**** Figur 2. *I princippet er det på Digital Post at tilslutningen sker, men for en e-boks slutbruger vil det virke som om man ikke har forladt e-boks brugergrænsefladen. **Med den nye slutbrugergrænsefalde i Digital Post vil man også kunne tilmelde sig private afsendere i Digital Post. Dette forudsætter dog, at man har sagt ja til at se breve fra private afsendere i Digital Post. ***Der er indgået aftale med e-boks om, at også breve fra private afsendere kan vises i Digital Post slutbrugergrænsefalden, hvis den enkelte bruger ønsker det. Denne funktion er ikke en del af det udbud, som e-boks vandt, men kom i stand ved senere forhandling mellem Digitaliseringsstyrelsen og e-boks. ****e-boks A/S har besluttet at implementere den kommunikationsløsning, som blev udviklet under Digital Post-kontrakten, i sin egen slutbrugergrænseflade. Denne funktion er ikke en del af den kontrakt på Digital Post, der er indgået mellem Digitaliseringsstyrelsen og e-boks. 2.5. Digital Post og NemSMS Digital Post og NemSMS er en samlet kommunikationsløsning, hvor slutbrugere kan kommunikere sikkert digitalt med offentlige myndigheder. I forbindelse med vedtagelsen af Lov om Offentlig Digital Post, som gjorde det obligatorisk for virksomheder at have en digital postkasse fra 1. november 2013 og borgerne fra 1. november 2014, har det dog været nødvendigt at skille Digital Post og NemSMS visuelt fra hinanden. Løsningen giver mulighed for, at myndigheden kan integrere deres systemer til Digital Post løsningen og sende post og sms-beskeder til slutbrugerne, så disse modtager sin post ét samlet sted. S i d e 11
Figur 3. Figur 3 giver et samlet overblik over Digital Post. Den slutbrugergrænseflade, som slutbrugere møder, vil være en iframe, der som udgangspunkt vil være udstillet på borger.dk og virk.dk. Myndigheder kan imidlertid vælge at udstille Digital Post på deres egne hjemmesider. Odense Kommune har valg at benytte sig af denne mulighed. Dette er illustreret i figur 4. S i d e 12
Figur 4. Der opereres med to typer forsendelser i Digital Post: 1. Meddelelser: et eksempel på en meddelelse er f.eks. Lønsedler. 2. Servicebeskeder: et eksempel på en servicebesked er f.eks. påmindelse om tid til en undersøgelse. Servicemeddelelser sendes kun på SMS via NemSMS løsningen. Administrationsportalen er det sted, hvor Digital Post administreres: A) Profiloplysninger: Her angiver myndigheden sine generelle stamoplysninger, angiver en primær kontaktperson for e-boks samt uploader logo og beskrivelser af myndigheden, hvilket vil være synligt for slutbrugeren. Heraf de grønne kasser, som er angivet på illustrationen. B) Kontaktmuligheder: Her opretter myndighederne de postkasser og evt. mapper, som myndigheden ønsker at anvende i kommunikationen med slutbrugerne. C) Tilmeldingsmuligheder: Her administreres de systemer, der udsender post til slutbrugerne. Den struktur der skal oprettes efter er følgende. o Afsendersystem (f.eks. KMD Løn), dvs. de systemer, der kan sende post til borgere og virksomheder. Hvor der så knyttes en eller flere Tilmeldingsgrupper (f.eks. Lønsedler til ansatte i kommunen), som er de kategorier af post, som slutbrugeren kan vælge at modtage fra en myndighed. Som det fremgår af illu- S i d e 13
strationen, er tilmeldingsgrupperne synlige for borgere og virksomheder, hvorfor den grønne kasse. Til de enkelte tilmeldingsgrupper kan der så tilknyttes et eller flere Materialer (f.eks. lønspecifikation), som er en indholdstype, der indgår i en tilmeldingsgruppe, og som kan sendes til slutbrugere, der er tilmeldt tilmeldingsgruppen. Et materiale kan være en meddelelse eller en servicebesked. D) Systemintegration: Her kan myndigheden angive en portal, der gør det muligt for slutbrugerne at få adgang til deres sikre boks fra en myndigheds hjemmeside (vha. en iframe) og tilslutte et register, der kan udveksle data om slutbrugerne med Digital Post. E) Øvrige muligheder: Herudover findes der yderligere tre faneblade (sagsbehandling, brugerstyring og statistik) i administrationsportalen, som myndigheden herudover har adgang til i den daglige administration på følgende måde: o Sagsbehandling: Her kan borgere eller virksomheder fritages for Digital Post. Der kan oprettes bilag, som er en standardinformation uden personlige oplysninger, der kan vedlægges en meddelelse. Det er muligt at tilmelde/framelde modtagere til de enkelte tilmeldingsgrupper. Endelig kan der søges efter et dokument, som er sendt til en specifik slutbruger eller efter, hvilke slutbrugere, der har modtaget et bestemt dokument. o Brugerstyring: Her kan administratoren oprette nye myndighedsbrugere af Digital Post Administrationsportalen og tildele dem en rolle, der bestemmer deres rettigheder på administrationsportalen. Dette punkt inkluderer også muligheden for at teste ens løsning vha. test-brug. o Statistik: Her kan myndigheden hente detaljeret statistik om forsendelser, henvendelser og tilmeldinger. Integration til løsningen: Integrationen til løsningen gennemføres vha. de system-tilsystem snitflader, som Digital Post stiller til rådighed. Disse snitflader giver bl.a. mulighed for at: sende meddelelser og servicebeskeder fra afsendersystemer som enkelt- eller masseforsendelser hos myndigheden, som slutbrugeren tilmelder sig, via opsatte tilmeldingsgrupper, hvor der er tilknyttet materialer. hente post sendt til postkasser via enten at videresende til eksisterende sikre e- mailadresser eller direkte via et afhentningssystem (f.eks. et ESDH-system). udstille Digital Post på myndighedens egen hjemmeside (iframe). I afsnit 4 kan man finde henvisning til, hvor man kan finde yderligere information og adgang til snitfladerne. S i d e 14
2.6. Digital Post Administrationsportalen som værktøj Digital Post Administrationsportalen (herefter blot Administrationsportalen) er det værktøj, der anvendes til opsætning af en myndigheds Digital Post baseret på den integration, der foretages af myndighedens systemer til løsningen gennem snitfladerne. Det bør understreges, at Administrationsportalen alene er værktøjet til at tilslutte de myndighedssystemer, der skal integreres med løsningen. Myndigheden forestår i samarbejde med deres systemleverandører den nødvendige integration baseret på system-til-system snitfladerne til løsningen. Forsiden af Administrationsportalen ser således ud for en administrator eller superadministrator: Figur 5. På forsiden af Administrationsportalen findes alle relevante vejledninger om de tekniske snitflader og vejledninger i brug af løsningen. Link til Administrationsportalen er: http://ekstranet.e-boks.dk/ 2.7. Roller og rettigheder Modellen for adgangskontrol til Administrationsportalen er rollebaseret. Den sikrer en nem administration, og at en slutbruger kun tildeles de rettigheder, der er nødvendige for det pågældende arbejdsområde. Modellen består af følgende elementer: Brugere: brugere identificeres entydigt i forbindelse med login via NemLog-in / Virk BRS SSO. S i d e 15
Roller: en bruger tildeles én rolle. Borgere og virksomheder benævnes slutburgere. Privatpersoner har altid rollen Borger. For medarbejdere i en virksomhed fremgår rollen af Virk.dk. For medarbejdere i en myndighed er rollen opsat i Administrationsportalen og benævnet myndighedsbrugere. Rettigheder: hver rolle har tilknyttet én eller flere rettigheder. Hver af disse rettigheder giver adgang til en eller flere operationer for et objekt. Eksempelvis har en myndighedsmedarbejder rettigheden til at tilmelde eller afmelde en borger til at modtage meddelelser fra myndigheden. De roller, der er relevante for myndighederne er beskrevet i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. Ud over disse roller findes en overordnet rolle, som kun kan benyttes af e-boks. e-boks global administrator: er en speciel rolle, da det kun er e-boks ansatte, der kan tildeles denne rolle. Disse har adgang til et særligt administrationsmodul, der er et internt e- Boks værktøj, som giver adgang til følgende funktioner: Rolle e-boks global administrator Figur 6. Rettigheder Tilslutte myndigheder Oprette og nedlægge roller Oprette og nedlægge rettigheder Tildele og fratage rettigheder S i d e 16
3. Overblik over hele tilslutningsprocessen Forud for tilslutning af en myndighed samt oprettelse af postkassestruktur og tilslutning af afsendersystemer, bør myndigheden afklare hvordan Digital Post skal anvendes. Dette arbejde omfatter afklaring af, hvordan slutbrugere skal kunne kontakte myndigheden via løsningen, f.eks. hvor mange postkasser skal oprettes i løsningen, og hvordan skal de struktureres. Myndigheden skal også overveje, hvilke typer af post, der skal gøres tilgængelig for slutbrugerne i løsningen og dermed hvilke afsendersystemer, der skal tilsluttes. Hvis man skal til at starte implementeringen, har Danske Regioner, KL og Digitaliseringsstyrelsen udarbejdet en vejledning, der kan anvendes af ledere og projektledere for at komme i gang: Implementeringsvejledning: digitalisering af breve Yderligere beskrives en række overvejelser den enkelte myndighed bør gøre sig i forbindelse med Digital Posts rolle i myndighedens kanal- og digitaliseringsstrategi vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post Man kan finde en henvisning til hvor disse vejledninger ligger i afsnit: 1.2.3. Processen for at tilslutte en myndighed gennemføres i Administrationsportalen med følgende trin: Figur 7. For hvert trin findes yderligere dokumentation og vejledninger på Administrationsportalen, ligesom det er muligt at tilkøbe konsulent og/eller teknisk bistand hos e-boks. Alternativt er det muligt at anvende egne konsulenter til eksempelvis opsætning af systemer eller integration baseret på snitfladerne i løsningen. Her gives en overordnet beskrivelse af de trin, man skal igennem for at blive tilsluttet Digital Post. 3.1. Anmodning om tilslutning af myndighed Første trin er, at myndigheden anmoder om tilslutning af myndigheden til Digital Post ved at gennemføre en anmodningsproces. Anmodningsprocessen resulterer i, at myndigheden får tilsendt en tilslutningsaftale, som skal returneres i underskrevet stand, hvorefter myn- S i d e 17
dighedens profil aktiveres af e-boks, og administrator får tilsendt en e-mail, og der kan arbejdes videre med opsætning i myndigheden. Se afsnit 4. 3.2. Oprettelse af kontakthierarki Næste trin er at oprette myndighedens kontaktmuligheder - også betegnet kontakthierarki. Det gennemføres ved at oprette sikre e-mailadresser eller afhentningssystemer, som knyttes til postkasserne. Som en del af denne opsætning oprettes emner, felter og nøgleord, der benyttes til at sikre, at borgere og virksomheder skriver de nødvendige oplysninger, så en henvendelse ender det rette sted i myndigheden. Se afsnit 5. 3.3. Tilslutning af afsendersystemer Tredje trin er, at myndighedens afsendersystemer skal tilsluttes. Den letteste og mest sikre måde at tilslutte et afsendersystem på er hvis dette gøres i et samarbejde med systemleverandøren og e-boks A/S. Se afsnit 6. 3.4. Tilslutning af evt. portaler og registre Fjerde trin er evt. at tilslutte A) portaler til integration med iframe med henblik på at udstille løsningen på myndighedens hjemmeside og B) registre, der kan udveksle data om slutbrugerne, kan oprettes på Digital Post Administrationsportalen. Se afsnit 7. 3.5. Gennemfør test Femte trin er at gennemføre en test, som skal verificere, at løsningen fungerer som tilsigtet. Her testes det om den integration, der er foretaget til løsningen med myndighedssystemerne og den opsætning, der er foretaget i Administrationsportalen, fungerer efter hensigten. Se afsnit 8. 3.6. Drift Sidste trin er at overgå til drift efter endt test. Dvs. gøre tilslutninger og opsætninger aktive overfor slutbrugerne. Det er muligt at gennemføre processerne 2-6 igen, såfremt der skal foretages ændringer i tilslutningen eller tilsluttes yderligere systemer. Se afsnit 9. S i d e 18
4. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed Formål med processen: Anmodningen resulterer i, at administratoren får adgang til administrationsportalen og kan begynde at opsætte de nødvendige kontaktmuligheder og systemer, der skal anvendes til kommunikere med borgere og virksomheder. Vejledning i anmodningsprocessen findes her: http://ekstranet.e-boks.dk/, hvor myndigheden også udfylder anmodningen om tilslutning. Anmodningsprocessens forløb: Figur 8. Hvem kan anmode: NemID administratoren er den eneste, der vil kunne få initial adgang til Digital Post Administrationsportalen og basisoprette myndigheden som bruger af Digital Post. 2 NemID administratoren er den eller de personer (normalt placeret i myndighedens ITfunktion), der har bemyndigelse til at udstede medarbejdersignaturer. De trin NemID administratoren skal igennem for at tilslutte myndigheden til Digital Post Administrationsmodulet er beskrevet i vejledningen: Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. Forudsætning for tilslutning: Det skal afklares: hvem der skal være kontaktperson i myndigheden, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til anmodningen. hvem der skal være administrator i Administrationsportalen. stamoplysninger om organisationen, kontaktperson og administrator skal være afklaret. Desuden skal medarbejdersignaturen, der kan identificere administrator være tilgængelig. Hvordan dette gøres er beskrevet i vejledningen: 2 Dette gælder også for adgang til myndighedens digitale postkasse på Virk.dk. S i d e 19
Brugerstyring i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. S i d e 20
5. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki Formål med processen: Når denne proces er gennemført, er myndighedens kontaktmuligheder oprettet i Digital Post, og myndigheden har taget stilling til, om henvendelser skal sendes til et sikkert e-mailsystem eller afhentes vha. et afhentningssystem. Kontaktmulighederne er herefter synlige i adressebogen for slutbrugerne i Digital Post. Den slutbrugergrænseflade, der møder slutbrugerne, er blevet navngivet myndighedens kontakthierarki, fordi Digital Post giver forskellige muligheder for at opbygge mere eller mindre avancerede brugergrænseflader. Når denne proces er gennemført, er det muligt for borgere og virksomheder at rette henvendelse til myndigheden via Digital Post, som illustreret i figur 9. Figur 9. Figur 9 viser Bornholms Regionskommunes kontakthierarki. Kontakthierarkiet består af en række mapper som f.eks. Bolig, byggeri og flytning og postkasser som f.eks. Almene boliger og boligregulering. Ved at klikke på en postkasse får slutbrugeren adgang til at skrive til denne postkasse. Hvem kan oprette: Administratorer eller Superadministratorer. S i d e 21
Forudsætning for oprettelse: Inden man begynder at oprette myndighedens kontakthierarki, bør man have overvejet, hvordan myndigheden bedst muligt styrer slutbrugernes henvendelser. Alt efter myndighedens kompleksitet og slutbrugerkontakt, vil man enten kunne klare sig med et meget enkelt kontakthierarki (f.eks. blot en enkelt postkasse) eller med fordel kunne opbygge mere komplekse hierarkier som det f.eks. er tilfældet med Bornholms Regionskommune. Det skal afklares: Hvilke postkasser skal oprettes (f.eks. Miljø og Teknik eller Borgerservice ), og hvilken struktur skal de have? Skal der oprettes emner, som slutbrugerne kan vælge imellem, når de vil skrive til myndigheden? Kunne f.eks. være et emne med navn Renovation under postkassen Miljø og Teknik. Hvilke felter skal evt. udfyldes af slutbrugerne? Felterne defineres pr. emne men der kan højest være to felter pr emne. Dette kunne eksempelvis være angivelse af boligens størrelse, når der er valgt emnet Boligstøtte under en postkasse, der hedder Borgerservice. Skal der knyttes nøgleord til emnerne, som skal sikre at modtaget post dirigeres til den rette modtager, kunne f.eks. være, at der til emnet Renovation skulle tilknyttes en særligt sagskode som nøgleord, så beskeder kan dirigeres direkte ind i f.eks. et ESDHsystem. Man kan finde yderligere vejledning til opbygning af kontakthierarkier i vejledningen: Kontakthierarkier i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. Når man er afklaret omkring myndighedens kontakthierarki, kan man begynde at oprette postkasser og evt. mapper, emner og indtastningsfelter. Processens forløb: Figur 10. Indtast postkassens navn og beskrivelse: til alle postkasser skal der tilknyttes et navn og en beskrivelse, som borgerne og virksomhederne kan se. S i d e 22
Vælg en mappe den skal tilhøre: hvis myndigheden vælger at sortere postkasserne på mapper, vælges en mappe til den pågældende postkasse. Vælg om der skal gemmes en kopi af posten og sendes en kvittering: myndigheden kan vælge, om der skal gemmes en kopi af den post, der sendes til en given postkasse. Dette anbefales. Se vejledningen Fremsøg sendte og modtagne meddelelser. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. Ligeledes kan myndigheden vælge, om der skal sendes en modtagerkvittering til borgeren eller virksomheden. Opret emner, indtastningsfelter og metadata: hvis man ønsker at benytte emner, og indtastningsfelter oprettes de her. Videresend post til e-mailadresse eller hent afhentningssystem: myndigheden skal afklare om den post, som myndigheden modtager via Digital Post, skal videresendes til en sikker e-mail eller hentes af et afhentningssystem. I praksis har stort set alle myndigheder i første omgang valgt at benytte sikre e-mailadresser som modtagersystem. Man kan læse mere om dette i vejledningen: Opret postkasser i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3 S i d e 23
6. Proces for tilslutning af afsendersystemer Formålet med processen: For at kunne udsende post via Digital Post kræver det, at der er tilsluttet mindst et afsendersystem. Processen for tilslutning af afsendersystem er således: Figur 11. Når denne proces er gennemført, er det muligt at tilmelde slutbrugerne til post fra myndigheden via Digital Post. De tilmeldingsgrupper man er tilmeldt kan ses under fanebladet Tilmeldinger, som illustreret nedenfor med Albertslunds Kommune som eksempel. S i d e 24
Figur 11. Dette afsnit beskriver to måder, et afsendersystem kan tilsluttes: Systemleverandøren og e-boks tilslutter afsendersystemet. Myndigheden tilslutter selv afsendersystemet. 6.1. Systemleverandøren og e-boks tilslutter afsendersystemet Den lettest og mest sikre måde at tilslutte nye afsendersystemer er, at de oprettes i et samarbejde mellem systemleverandøren og e-boks A/S. Dette skyldes, at: der er meget der kan gå galt i opsætningen, og derfor er det nyttigt at det er en ekspert der tilslutter systemet. det giver langt mere ensartethed i opsætningen på tværs af kunder (kunderne kan dog stadig lave visse lokale tilretninger). vedligehold af de certifikater (digitale signaturer), der er nødvendige for at leverandørens servere kan kommunikere med e-boks servere, har vist sig at vanskelig. Udløber et sådant certifikat kan afsendersystemet ikke sende til Digital Post, og det er altså et meget alvorligt problem. Det er derfor nyttigt, at der anvendes ét certifikat som leverandøren har fremskaffet og dette certifikat vedligeholdes af leverandøren og e-boks i tæt samarbejde. S i d e 25
Erfaringer har vist at en del systemleverandører ikke forstår, hvordan nye systemer lettest mulig tilsluttes Digital Post, og man kan derfor komme ud for dårlige og misvisende brugervejledninger. Det anbefales derfor, at man undersøger om man kan få systemleverandøren til at oprette afsendersystemet i samarbejde med e-boks. Procedure for oprettelse via systemleverandør er beskrevet i vejledningen: Opret og vedligehold afsendersystem i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. 6.2. Myndigheden tilslutter selv afsendersystemet Vælger myndigheden selv at tilslutte afsendersystemet gøres dette lettes af superadministratorrollen. Myndigheden skal nu i et i samarbejde med sin systemleverandør gennemføre den nødvendige systemtilpasning forud for tilslutning af afsendersystemet. Figur 12. I figur 12 er det sted i Administrationsportalen hvor afsendersystemer tilsluttes vist. Når tilpasningen er gennemført, tilsluttes afsendersystemet via Administrationsportalen, hvorefter der gennemføres en integrationsprøve i testmiljøet, inden afsendersystemet overgår til driftsmiljøet, hvor der gennemføres tilslutningsprøve forud for udrulning til slutbrugere. En integrationsprøve er en test af, de af myndighedens opstillede, brugerscenarier, og at integrationer til systemer fungerer efter hensigten. S i d e 26
Processerne er detaljeret beskrevet i vejledningen på forsiden af Digital Post Administrationsportalen: Hurtig i gang med Administrationsportalen De forskellige tilslutningsprocesser introduceres i det følgende. Formål med processen: At oprette og tilslutte et afsendersystem med tilmeldingsgrupper, der ikke er kendt i forvejen i Digital Post. De tilmeldingsgrupper, som tilsluttes, er synlig for borgere og virksomheder i dennes slutbrugergrænseflade. Den struktur, som skal oprettes, er følgende: Afsendersystem o Tilmeldingsgruppe Materialer Processens forløb: Figur 13. Hvem kan tilslutte: Systemadministratorer og Superadministratorer. 6.2.1.1. Tilslutning af afsendersystem Formål med processen: At tilslutte det nye afsendersystem. Processens forløb: Figur 14. Hvem kan oprette: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for tilslutning: Følgende oplysninger skal være afklaret: S i d e 27
Navnet på afsendersystemet og leverandøren af systemet Anvendes systemet som organisationens standardsystem (standardsystemet vil ofte være myndighedens system til håndtering af sikker e-mail)? Navnet og e-mailadressen på kontaktpersonen, der står for drift af systemet i din organisation. Det certifikat, der anvendes til at udveksle data mellem din organisation og systemet. Skal uploades ved oprettelse. Hvilket mobilnummer. skal bruges til at afsende SMS? (Dette vil være synligt for slutbrugeren). Hvilken snitflade skal anvendes i integrationen med Digital Post? Disse skal anvendes af e-boks til at opsætte de bagvedliggende systemer korrekt. Der skal tages stilling til om posten sende som enkelt- eller masseforsendelse? Skal anvendes af e-boks til at opsætte de bagvedliggende systemer korrekt. Desuden skal myndigheden tage stilling til følgende: Skal der gemmes en kopi af afsendt post i Digital Post, så der efterfølgende kan søges efter det i Administrationsportalen under fanebladet Sagsbehandling for de brugere, der har rettighed til dette? Dette anbefales. Se vejledningen Fremsøg sendte og modtagne meddelelser. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. Skal tilmeldingslisten, der udveksles være komplet eller en ændringsliste? Tilmeldingslisten indeholder data med de slutbrugere, som er tilmeldt at modtage post fra organisationens tilmeldingsgrupper. Skal der sendes en kvittering fra Digital Post til myndigheden, når posten er leveret, og hvem skal i så fald modtage kvitteringen? Vejledning i processen findes på forsiden af Digital Post Administrationsportalen: Hurtig i gang med Administrationsportalen 6.2.1.2. Oprettelse af materialer Formål med processen: At oprette de materialer, som skal udsendes til slutbrugeres digitale postkasse. Processens forløb: Figur 15. S i d e 28
Hvem kan oprette: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for oprettelse: Følgende oplysninger skal være tilgængelige: navnet på afsendersystemet (-systemer), som genererer materialet samt leverandøren af systemet Vejledning i processen findes på forsiden af Administrationsportalen: Hurtig i gang med Administrationsportalen 6.2.2. Tilknytning af materialer og tilmeldingsgruppe Formål med processen: At oprette de materialer, som skal lande i slutbrugeres digitale postkasse. Processens forløb: Figur 16. Hvem kan oprette: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for oprettelse: Følgende oplysninger skal være tilgængelige: Navnet på materiale (fast tekst sat foran meddelelser hvis dette ønskes). Navnet på tilmeldingsgruppe Vejledning i processen findes på forsiden af Digital Post Administrationsportalen: Hurtig i gang med Administrationsportalen. Når denne proces er gennemført, er det muligt for slutbrugerne at tilmelde sig post fra myndigheden via Digital Post, som illustreret nedenfor i figur 17. Til venstre er der vist en række tilmeldingsgrupper som de ser ud i Digital Post Administrationsportalen og til højre hvordan grupperne ser ud for borgerne. Bemærk! navnet tilmeldingsgrupper kan virke underligt, da det ikke er muligt at tilmelde sig enkelte tilmeldingsgrupper. Rent teknisk virker Digital Post dog stadig ved at slutbru- S i d e 29
geren tilmeldes tilmeldingsgrupper dette sker blot automatisk ved oprettelsen. Navnet stammer fra tidligere hvor slutbrugerne faktisk kunne tilvælge/fravælge enkelte tilmeldingsgrupper. I dag ville et bedre navn være modtagergrupper. Figur 17. Den proces som myndigheden skal igennem, hvis den selv opretter et afsendersystem er beskrevet nærmere i vejledningen: Opret og vedligehold afsendersystem i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. S i d e 30
7. Proces for tilslutning af portaler og registre Under fanebladet systemintegration i Administrationsportalen kan integration med portaler og registre sættes op. Figur 18. Portalintegration omhandler integration af Digital Post som en iframe i andre portaler - fx borger.dk eller virk.dk. Registerintegration omhandler opsætning af systemer hos en myndighed, der skal udveksle data med Digital Post. Formål med processen: At tilslutte en portal, der gør det muligt at integrere Digital Post i en iframe i en anden portal som fx borger.dk, virk.dk eller anden myndigheds hjemmeside. Processens forløb: Ikke fastlagt. Hvem kan tilslutte: Systemadministratorer og Superadministratorer. 7.1. Tilslutning af portal Forudsætning for tilslutning: For at tilslutte en portal skal der tages stilling til følgende: Navn på portal der skal tilsluttes? Navn på leverandør af portalen? Virksomhedscertifikatet, som anvendes til at udveksle data mellem din organisation og portalen? Skal uploades ved tilslutning. Kontaktperson i egen myndighed, der er ansvarlig for drift af portalen, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til tilslutningen. S i d e 31
Man kan læse om hvordan portaler tilsluttes i vejledningen: Om portalintegration Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. Når denne proces er gennemført, er det muligt for slutbrugere at tilgå deres sikre boks via myndighedens hjemmeside, når denne er integreret med de snitflader, løsningen stiller til rådighed. Dette er illustreret i figur 4. 7.2. Tilslutning af register Formål med processen: tilslutte et register i Digital Post, der kan udveksle data om slutbrugerne med Digital Post. Registre er en fællesbetegnelse for interne systemer, f.eks. fagsystemer, sagsbehandlingssystemer m.m., som skal kunne synkronisere slutbrugeroplysninger med Digital Post. Slutbrugeroplysningerne, der kan opdateres er: mobiltelefonnummer, e-mailadresser samt hvilken post, slutbrugeren er tilmeldt til at modtage fra myndigheden. Processens forløb: Figur 19. Hvem kan tilslutte: Systemadministratorer og superadministratorer. Forudsætning for tilslutning: For at tilslutte et register skal der tages stilling til følgende: Navn på register og leverandør, der skal tilsluttes? Interval for opdatering af slutbrugeroplysninger og om opdateringen skal være den fulde liste eller en ændringsliste. Virksomhedscertifikatet, som anvendes til at udveksle data mellem din organisation og registret? Skal uploades ved tilslutning. Kontaktperson i egen organisationer, der er ansvarlig for drift af registret, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til tilslutningen. Man kan læse om hvordan registre tilsluttes i vejledningen: Om REST-Kald S i d e 32
Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2.3. S i d e 33
8. Test af myndighedens tilslutning og opsætning Myndigheden er ansvarlig for at kontrollere den opsætning af Digital Post, som er gennemført. Det gælder myndighedens stamdata, diverse beskrivelser, kontakthierarki og tilmeldingsmuligheder. Myndigheden er også selv ansvarlig for at afprøve, at de integrationer der er udviklet, virker efter hensigten. Kontrol af opsætning og interfaces kan gennemføres i testmiljøet eller i driftsmiljøet. Ved tilslutning af nye egne afsendersystemer anbefales det, at man først gennemfører kontrollen i testmiljøet, dvs. gennemfører en integrationstest, og efterfølgende gennemfører en lignende kontrol i driftsmiljøet: en tilslutningsprøve. For standardsystemer kan kontrollen gennemføres i driftsmiljøet, mens der for egne systemer gennemføres både en integrationsprøve i integrationstestmiljøet og en tilslutningsprøve i driftsmiljøet. Den generelle proces for prøve og test i begge miljøer er beskrevet nedenfor. Ved test i integrationstestmiljøet findes i Administrationsportalen, under fanen Brugeradministration, 10 test-cvr-numre og 10 test-cpr-numre. Myndigheden kontrollerer opsætningen i Digital Post ved at oprette en sikker boks til en eller flere testbrugere. Det er vigtigt at holde styr på, hvordan de enkelte test-brugere er brugt, hvad de er tilmeldt, og hvad de har tilvalgt af privat visning osv. Allerede i udviklingsfasen, hvor myndighedens systemleverandør eller 3. part, som udvikler interfacet mellem Digital Post og afsendersystem, kan systemleverandøren efterspørge testbrugere. Myndigheden opretter i så fald testbrugere på det tidlige tidspunkt og informerer systemleverandøren om de anvendte CVR-numre eller CPR-numre. Myndigheden bør som minimum kontrollere opsætning af: Tilmeldinger: o Om myndigheden o Tilmeldingsmulighederne o Læs om meddelelsen o Under mine tilmeldinger kontrollere at opsætning er korrekt Adressebog o Kontakthierarkiet o Opsætning af skriv besked emner og felter Derudover bør myndigheden kontrollere de realiserede use cases. S i d e 34
Man kan få adgang til de forskellige testmiljøer på nedenstående URL er. BEMÆRK: din myndigheds IP-adresse skal være godkendt af e-boks, før man kan få adgang, og adgangen kan kun ske fra den godkendte IP-adresse. Administrationsportalen: https://demo-ekstranet.e-boks.dk Log på med CVR-nummer 10213231 - husk at sætte fluebenet i LRA Digital Post Borger: https://demo-dkal.e-boks.dk/demo/borger/ Log på med borger CPR-nummer 0710671234 Digital Post Virksomhed: https://demo-dkal.e-boks.dk/logon.aspx?logon=virksomhed&template=virk S i d e 35
9. Drift Myndigheder der har gennemgået alle trin i denne vejledning, er klar til at anvende Digital Post i kommunikationen med slutbrugerne. Når løsningen er i drift, benyttes Administrationsportalen til to formål: Administration, vedligehold og ændring af driftsopsætningen i Administrationsportalen. Brug af Administrationsportalen. 9.1. Administration, vedligehold og ændring af driftsopsætningen 9.1.1. Brugerstyring og kontakthierarki Administrator og Superadministrator vil skulle vedligeholde de brugere der skal have adgang til Administrationsportalen enten som administratorer af løsningen eller brugere. Man kan læse om denne opgave i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Ud over det vil der sikkert være behov for, at foretage ændringer i myndighedens kontakthierarki. Man kan læse om dette i to vejledninger: Opret postkasser i Digital Post Kontakthierarkier i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor disse vejledninger ligger i afsnit 1.2.3. 9.1.2. Ændring af driftsopsætningen En myndighed kan via Administrationsportalen ændre sin driftsopsætning. Der er dog altid nødvendigt at overveje det grundigt, før der ændres direkte i driftsmiljøet og det anbefales, at alle ændringer afprøves i testmiljø inden det løftes i drift. Det er dog muligt, direkte i drift at ændre myndighedens stamdata, logo og beskrivelse, ændre navn på eksisterende tilmeldingsgrupper og postkasser samt oprette nye standard tilmeldingsgrupper. Når der oprettes nye postkasser og nye tilmeldingsgrupper, anbefales det ligeledes, at det testes i testmiljøet, før det sættes i drift. Det bør understreges, at slettes eksisterende tilmeldingsgrupper, der er overført fra myndighedens eksisterende opsætning i e-boks, slettes også alle tilmeldinger til denne gruppe. S i d e 36