Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder

RÅDGIVNING Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder

Indhold Den første medarbejder 3 Lovbestemte arbejdsomkostninger 4 Ferie og feriegodtgørelse 6 Sygdom 8 Refusion af sygedagpenge 9 Løn og refusion under graviditets- og barselsorlov 12 Virksomhedens indberetningspligt 13 Øvrige krav til virksomheden 14 Vil du vide mere? 16 Udgivet af Dansk Erhverv 1. udgave, Gode marts råd 2018 om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 2

Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder Hvis du som ny virksomhedsejer skal ansætte en medarbejder, er der en række forhold, som er vigtige at være opmærksom på. Denne pjece gennemgår de væsentligste forhold om det at være arbejdsgiver, fx om lovbestemte arbejdsomkostninger, ferie og feriegodtgørelse, sygdom, løn og refusion under graviditets- og barselsorlov samt virksomhedens indberetningspligt. Den første medarbejder Når en virksomhed skal ansætte sin første medarbejder, er det vigtigt at være opmærksom på, at: Virksomheden skal registrere sig som arbejdsgiver på virk.dk. Virksomheden skal indeholde, indberette og indbetale AM-bidrag og A-skat af medarbejderens løn til SKAT. Virksomheden skal føre regnskab, så SKAT kan kontrollere, at skatten er opkrævet korrekt. SKAT kan udstede administrative bøder til de virksomheder, der ikke overholder reglerne. Bøderne ligger typisk på 5 10.000 kr., men kan være højere alt afhængig af antallet af medarbejdere i virksomheden. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 3

eindkomst Virksomheden skal hver måned indberette løn- og ansættelsesoplysninger til SKAT. Indberetningen sker via eindkomst. Forskellige muligheder for at indberette til SKAT 1. Virksomheden kan indberette fra sit eget lønprogram. Mange standard lønprogrammer er indrettet til at generere fyldestgørende data til eindkomst. 2. Virksomheden kan indtaste oplysningerne direkte i eindkomst. Der findes forskellige visuelle guides på SKAT s hjemmeside. 3. Virksomheden kan indberette via LetLøn, som er et gratis tilvalg til eindkomst. LetLøn er indført for at lette lønadministrationen. Indberetningen kan ske på to måder: a. Beregningsordningen Ordningen henvender sig til virksomheder, som ikke har eget lønsystem, og som har få ansatte. Ordningen giver mulighed for at beregne løn, AM-bidrag, A-skat m.v. for medarbejderne. b. Indberetningsordningen Ordningen henvender sig til virksomheder, som har eget lønsystem. Relevante oplysninger om medarbejderne indberettes ved at sende en fil fra virksomhedens lønsystem. LetLøn danner selv filen, forudsat at virksomhedens lønprogram er tilpasset LetLøn. Lovbestemte arbejdsomkostninger Virksomheden skal betale en række bidrag og lovpligtige omkostninger til det offentlige. Alle bidrag opkræves kvartalsvis af ATP. Det sker automatisk gennem Digital Post på Virk.dk på baggrund af virksomhedens indberetninger gennem eindkomst. ATP-bidrag (Arbejdsmarkedets Tillægspension) ATP er en lovpligtig pensionsordning for alle medarbejdere, som virksomheden indbetaler til, hvis medarbejderen: Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 4

Er fyldt 16 år, og Arbejder mindst 9 timer om ugen. Bidraget for en fuldtidsansat udgør i alt 284 kr. pr. måned (2018). Virksomheden betaler 2/3 af bidraget og medarbejderen 1/3. Virksomheden trækker medarbejderens andel i lønnen. AUB-bidrag (Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag) Alle virksomheder, der betaler ATP-bidrag for deres medarbejdere, bidrager til AUB-ordningen. Gennem AUB kan de virksomheder, der har elever ansat, søge om tilskud til elevens skoleophold og uddannelse i form af: Lønrefusion under skoleopholdet Tilskud til transport under skoleopholdet Refusion af udgifter ved skoleophold på særlige kostafdelinger Bonus for elever ansat i erhvervsgrunduddannelse (EGU) Tilskud til udstationering af elever. Bidraget til AUB udgør 723,50 kr. pr. kvartal (2018) pr. medarbejder. Elever registreret i AUB samt den 1. og 50. medarbejder i virksomheden er fritaget fra bidrag. Bidraget til AUB indeholder tillige en betaling af et såkaldt VEU-bidrag, som udgør omkring 1/5 af AUB-bidraget. Bidraget dækker det tilfælde, hvor en ufaglært medarbejder, en faglært medarbejder med en kort uddannelse eller en medarbejder med en forældet videregående uddannelse deltager i en erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse. I dette tilfælde kan enten medarbejderen eller virksomheden få dækket sit løntab. Arbejdsskader En virksomhed har pligt til at forsikre sine medarbejdere mod arbejdsskader. Forsikringen dækker det tilfælde, hvor en medarbejder kommer ud for en arbejdsulykke eller får en erhvervssygdom. Forsikring imod arbejdsulykker tegnes hos et privat arbejdsskadeforsikringsselskab, mens forsikring imod erhvervssygdomme sker ved tilmelding til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES). Yderligere information om arbejdsskader samt om bidrag og præmier for forsikringer kan findes i Dansk Erhvervs pjece Gode råd om arbejdsskader. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 5

FIB-bidrag (finansieringsbidrag) Alle virksomheder, der betaler moms eller lønsumsafgift, betaler finansieringsbidrag. Bidraget udgør 144,70 kr. pr. kvartal pr. fuldtidsansat (2018) og dækker en del af statens udgifter til ATP-bidrag for personer, der ikke er i arbejde. Bidraget går bl.a. til: ATP-bidrag ved arbejdsløshed, aktivering samt visse uddannelsesformer ATP-bidrag ved sygdom og barsel Udgifter til Lønmodtagernes Garantifond. Ferie og feriegodtgørelse Alle medarbejdere har ret til 25 dages ferie pr. ferieår. Det svarer til 5 ugers ferie. Medarbejderen optjener ret til betalt ferie i optjeningsåret (kalenderåret). For hver måneds ansættelse optjener medarbejderen 2,08 feriedag. Den optjente ferie afholdes i det efterfølgende ferieår, der løber fra den 1. maj til den 30. april i det efterfølgende kalenderår. Betalt ferie At en medarbejder har optjent ret til betalt ferie betyder, at medarbejderen enten får løn eller feriegodtgørelse under sin ferie. En medarbejder, der er ansat for mindst en måned, og som har ret til løn under sygdom og på søgnehelligdage, optjener ferie med løn. Samtidig har medarbejderen ret til et ferietillæg på 1 pct. af den ferieberettigede løn i optjeningsåret. Medarbejdere, der ikke opfylder disse krav, optjener feriegodtgørelse med 12,5 pct. Feriekonto Medmindre virksomheden er omfattet af en feriekortordning, er det som udgangspunkt FerieKonto, der administrerer medarbejdernes feriegodtgørelse. Det sker ved, at virksomheden enten løbende eller i forbindelse med medarbejderens fratrædelse indbetaler feriegodtgørelse til FerieKonto. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 6

FerieKonto indhenter automatisk oplysninger fra eindkomst om, hvilke medarbejdere virksomheden har indberettet for, herunder antallet af optjente feriedage. Frist for at indbetale til FerieKonto For medarbejdere, der holder ferie med feriegodtgørelse, skal virksomheden løbende indbetale feriegodtgørelse til FerieKonto. Indbetalingen skal ske kvartalsvis senest den 7. i måneden efter et kvartals udløb, henholdsvis 1. februar, 1. maj, 1. august og 1. november. For medarbejdere, der holder ferie med løn, skal virksomheden først indbetale feriegodtgørelse til FerieKonto, når medarbejderen fratræder sin stilling. Betalingen skal ske senest den 7. dag i den 2. måned, efter at medarbejderen er fratrådt. Feriegarantiordning Virksomheder omfattet af en kollektiv overenskomst, der indeholder en feriegarantiordning, kan undgå at indbetale feriegodtgørelse løbende til FerieKonto. Feriegodtgørelsen kan i stedet blive i virksomheden, indtil medarbejderen holder ferie. Virksomheder, der er omfattet af en feriegarantiordning, skal løbende og mindst en gang pr. måned indberette medarbejderens aktuelle feriesaldi til Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister (ACF). Derudover skal virksomheden indberette en saldo for henholdsvis søgnehelligdagsopsparing, særlig opsparing/fritvalgsopsparing og feriefridage, såfremt disse lønelementer er en del af overenskomstgrundlaget. Funktionærer skal ikke oprettes i ACF. Flere af Dansk Erhvervs kollektive overenskomster indeholder en feriegarantiordning. Læs mere om ferie i Dansk Erhvervs pjece Gode råd om ferie. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 7

Sygdom Funktionærer har ret til fuld løn under sygdom. Ikke-funktionærer har kun ret til løn under sygdom, hvis de er omfattet af en kollektiv overenskomst eller en individuel aftale, der giver ret til løn. En medarbejder, der ikke har ret til løn under sygdom, har ret til sygedagpenge fra arbejdsgiveren i en periode på op til 30 dage (arbejdsgiverperioden), hvis medarbejderen har været beskæftiget i virksomheden i 74 timer inden for de seneste 8 uger før første fraværsdag. Efter arbejdsgiverperioden vil pligten til at betale sygedagpenge overgå til kommunen. I enkelte situationer gælder der ikke en arbejdsgiverperiode. Her vil den virksomhed, der betaler medarbejderen løn under sygdom, kunne få refusion fra første fraværsdag, hvis medarbejderen opfylder beskæftigelseskravet over for kommunen. Hvis medarbejderen ikke har krav på løn under sygdom, kan medarbejderen få sygedagpenge fra kommunen under samme betingelser. Der gælder bl.a. ikke en arbejdsgiverperiode, hvis Medarbejderen er graviditetsbetinget syg. Medarbejderen er ansat i fleksjob eller har en 56-aftale. Virksomheden har tegnet en forsikring for mindre private virksomheder, der giver ret til refusion fra anden hele fraværsdag. Hvis beskæftigelseskravet over for arbejdsgiveren ikke er opfyldt. Anmeld sygdommen til kommunen Virksomheden skal anmelde medarbejderens sygdom til kommunen senest 5 uger efter 1. fraværsdag. Hvis fristen overskrides, kan virksomheden først få refusion fra det tidspunkt, hvor sygdommen bliver anmeldt. Anmeldelse skal ske digitalt via NemRefusion. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 8

Virksomheden skal også anmelde sygefraværet til kommunen, når medarbejderen skal have sygedagpenge fra kommunen Fristen er 8 dage fra udløbet af arbejdsgiverperioden, hvis virksomheden har betalt sygedagpenge i arbejdsgiverperioden, og fraværet strækker sig ud over arbejdsgiverperioden. Fristen er 14 dage fra 1. fraværsdag, hvis medarbejderen ikke har krav på betaling fra virksomheden i arbejdsgiverperioden og derfor skal have sygedagpenge fra kommunen fra 1. fraværsdag. Anmeldelse skal her ske, selvom medarbejderen når at blive rask i løbet af de 14 dage. Når virksomheden har anmeldt sygefraværet, modtager medarbejderen automatisk et underretningsbrev fra NemRefusion. Herefter har medarbejderen en frist på 8 dage til at søge om sygedagpenge. Refusion af sygedagpenge Når virksomheden betaler en medarbejder løn under sygdom, har virksomheden under visse betingelser ret til refusion fra kommunen. Som udgangspunkt har virksomheden først krav på refusion efter arbejdsgiverperioden, som er de første 30 sygedage regnet fra 1. hele fraværsdag. Derudover er det som udgangspunkt en betingelse, at medarbejderen på 1. fraværsdag opfylder kommunens beskæftigelseskrav. Dette gælder dog ikke, hvis medarbejderen har en 56 aftale med kommunen, hvis medarbejderen er i fleksjob, eller hvis virksomheden har en forsikring for mindre arbejdsgivere. Kommunens beskæftigelseskrav Medarbejderen skal være i aktuel beskæftigelse, og Medarbejderen skal have været beskæftiget i 240 timer inden for de seneste 6 afsluttede kalendermåneder forud for første fraværsdag, og I mindst 5 af disse måneder skal medarbejderen have været beskæftiget i mindst 40 timer hver måned. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 9

Hvis medarbejderen ikke opfylder betingelserne for at få sygedagpenge fra kommunen, får virksomheden som udgangspunkt ikke refusion. Det gælder også, selvom virksomheden skal betale løn til medarbejderen. Frister for at anmode om refusion Har virksomheden anmeldt sygefraværet rettidigt, kan der ydes refusion op til 3 måneder forud for anmodningen om refusion. Anmodning om refusion sker via NemRefusion. Satser og beregning af refusion af sygedagpenge Virksomheden kan maksimalt få refunderet 116,22 kr. pr. time eller 4.300 kr. pr. uge (2018). Satserne bliver reguleret årligt. Kommunen betaler refusion for det antal timer, som medarbejderen har været fraværende, dog max. 37 timer pr. uge. Beregningen sker på basis af indberetningerne til eindkomst. NemRefusion Alle virksomheder skal bruge NemRefusion, når de anmelder sygefravær, raskmelder eller søger om refusion for en medarbejder. Der er adgang til NemRefusion gennem Virk.dk. Det kræver en digital signatur at indberette gennem NemRefusion. Virksomheden bestiller en digital signatur gennem NemID.nu. Sygdom anses for anmeldt og anmodningen om refusion for indgivet på det tidspunkt, hvor virksomheden har signeret anmeldelsen til NemRefusion. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 10

Hvor lang tid kan virksomheden få sygedagpengerefusion? Når kommunen har betalt sygedagpengerefusion til virksomheden/sygedagpenge til en medarbejder i 22 uger inden for en periode på 9 måneder, skal kommunen vurdere, om medarbejderen fortsat har ret til sygedagpenge. Det sker ved, at kommunen vurderer, om én ud af syv forlængelsesmuligheder er opfyldt. Hvis en af forlængelsesmulighederne er opfyldt, fortsætter virksomheden med at få refusion. Opfylder medarbejderen derimod ikke en af forlængelsesmulighederne, overgår vedkommende til et jobafklaringsforløb med en ydelse, der svarer til kontanthjælp. I dette tilfælde nedsættes virksomhedens refusion tilsvarende. Arbejdsgiverperioden, hvor virksomheden har betalt løn eller sygedagpenge til medarbejderen, tæller ikke med i beregningen af de 22 uger. Forsikring for mindre private virksomheder Mindre private virksomheder kan tegne en forsikring mod økonomisk tab ved en medarbejders sygdom. Forsikringen giver virksomheden ret til refusion fra kommunen allerede fra 2. sygedag og ikke først efter 30 kalenderdage. Det er en betingelse, at virksomhedens lønudgift i det seneste kalenderår ikke overstiger 7.428.750 kr. (2018), og at virksomheden har et aktivt CVR-nummer. En virksomhed kan blive udelukket fra ordningen, hvis lønsummen i et kalenderår overstiger 9.169.200 kr. (2018). I 2018 udgør præmien 0,73 pct. af virksomhedens samlede årlige lønudgift. Præmien er fradragsberettiget. Optagelse sker ved tilmelding hos Statens Administration. Tilmeldingsblanketten fås hos kommunen eller på indberet.virk.dk og sendes efterfølgende til Statens Administration, der vurderer, om betingelserne er opfyldt. Læs mere i Dansk Erhvervs Gode råd om sygedagpenge samt i Vejledning om sygedagpenge og refusion. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 11

Løn og refusion under graviditets- og barselsorlov Der gælder forskellige regler om medarbejderes ret til løn under graviditet og barsel alt afhængig af, om medarbejderen er funktionær, omfattet af en overenskomst, eller har indgået en særlig aftale med virksomheden om løn under graviditet og barsel. Læs mere om medarbejderes ret til løn under graviditet og barsel i Gode råd om barsel. Refusion af lønudgifter Betaler virksomheden løn under graviditet og barsel, kan virksomheden søge refusion for hele eller en del af lønudgiften. Det er en betingelse, at medarbejderen opfylder beskæftigelseskravet overfor kommunen. Læs mere herom i Dansk Erhvervs Vejledning om graviditets-, barsels-, forældre- og adoptionsorlov. Frister for refusion Virksomheden skal som udgangspunkt anmode om refusion på Virk.dk senest 8 uger efter en orlovsperiodes udløb. Overskrides fristen, kan virksomheden miste retten til refusion i den pågældende orlovsperiode. Barselsfonde Det er lovpligtigt at være tilmeldt en barselsfond. Er virksomheden medlem af Dansk Erhverv Arbejdsgiver, er virksomheden omfattet af barselsfonden DA-Barsel. Virksomheden kan dog vælge at lade ikkeoverenskomstdækkede medarbejdere være tilknyttet en anden barselsfond. Er virksomheden ikke medlem af Dansk Erhverv Arbejdsgiver, fx fordi virksomheden har et Full-Service eller et Basismedlemsskab, skal virksomheden indbetale til den offentlige barselsfond, Barsel.dk. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 12

Bidragssatser DA-barsel Bidraget udgør 875 kr. pr. fuldtidsansat medarbejder pr. år indtil udgangen af juni 2018. Herefter stiger bidraget til 925 kr. Virksomheden kan vælge at lade medarbejdere, der ikke er omfattet af en kollektiv overenskomst, være tilmeldt den offentlige barselsfond, Barsel.dk. Barsel.dk Bidraget udgør 950 kr. pr. fuldtidsansat medarbejder pr. år indtil udgangen af juni 2018. Herefter stiger bidraget til 1.000 kr. Virksomhedens indberetningspligt En virksomhed med medarbejdere har pligt til at foretage visse indberetninger. Lønstatistik Alle virksomheder skal som udgangspunkt indberette løn- og personoplysninger til den årlige lønstatistik. Er virksomheden medlem af en arbejdsgiverorganisation, der er medlem af Dansk Arbejdsgiverforening (DA), skal løn- og personoplysninger indberettes til DA. I modsat fald skal virksomheden som udgangspunkt indberette løn- og personoplysninger til Danmarks Statistik. Lønsedlen Alle medarbejdere skal have en lønseddel som kvittering på, at virksomheden har indeholdt am-bidrag og A-skat. Desuden skal medarbejderen have mulighed for at kontrollere, at virksomheden har udbetalt den rigtige løn, herunder eventuelle tillæg. SKAT stiller en række krav til virksomheden om hvilke informationer, der som minimum skal følge en lønudbetaling. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 13

En lønseddel skal som minimum indeholde oplysninger om: Den periode, lønnen opgøres for. Arbejdsgivers navn, adresse og CVR-nr. Lønmodtagers navn, adresse og CPR-nummer (eller internt arbejdsnummer). En specifikation af de enkelte løndele. Mange virksomheder overfører lønsedlen til e-boks, så medarbejderen kan hente oplysningerne der. NemKonto Alle udbetalinger fra det offentlige, fx sygedagpenge og barselsdagpenge, foregår elektronisk gennem virksomhedens såkaldte NemKonto. Det er en helt almindelig bankkonto, som virksomheder har pligt til at oprette til formålet. Virksomheden kan også bruge NemKonto i forbindelse med udbetalinger til bl.a. kunder, medarbejdere og andre. Bemærk, at nogle ældre lønsystemer endnu ikke er i stand til at håndtere NemKonto. Øvrige krav til virksomheden I tilknytning til punkterne ovenfor gælder visse regler om ansættelse og persondata, som virksomheden skal være opmærksom på. Ansættelseskontrakter Alle medarbejdere, der er ansat for mere end en måned, og som arbejder mere end gennemsnitlig 8 timer om ugen, har krav på en ansættelseskontrakt. Det fremgår af lov om ansættelsesbeviser. En ansættelseskontrakt skal indeholde alle væsentlige vilkår om ansættelsen. Loven oplister følgende 10 vilkår, som altid skal stå i ansættelseskontrakten: Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 14

Krav til ansættelseskontrakten 1. Virksomhedens og lønmodtagerens navn og adresse * 2. Arbejdsstedets beliggenhed * 3. Angivelse af titel/stilling evt. beskrivelse af arbejdet * 4. Tiltrædelsesdato * 5. Ved tidsbegrænset ansættelse: Oplysning om forventet varighed 6. Ferierettigheder 7. Opsigelsesvarsler 8. Løn, tillæg, andre løndele samt udbetalingsterminer * 9. Den daglige eller ugentlige arbejdstid * 10. Angivelse af hvilke overenskomster eller aftaler, der regulerer ansættelsesforholdet. * = Oplysningerne skal stå i ét samlet dokument. Øvrige oplysninger kan være beskrevet i tillæg til ansættelseskontrakten. Andre vilkår, som kan være væsentlige: Om medarbejderen har pligt til at udføre overarbejde uden merbetaling Om medarbejderen er omfattet af en kunde- og konkurrenceklausul Om medarbejderen har pligt til at acceptere rejsedage Om medarbejderen har ret til feriefridage Hvornår arbejdet skal placeres. Medarbejderen skal have ansættelseskontrakten senest 1 måned efter ansættelsen. Dansk Erhverv anbefaler, at medarbejderen får kontrakten senest samtidig med tiltrædelsen. På den måde kan virksomheden sikre sig, hvilke vilkår der er aftalt for ansættelsen. Har virksomheden ikke overholdt ansættelsesbevisloven, kan medarbejderen kræve en godtgørelse på op til 20 ugers løn. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 15

Medlemmer af Dansk Erhverv har adgang til en lang række standardansættelseskontrakter, som virksomheden kan tage udgangspunkt i, når virksomheden skal ansætte medarbejdere. Dansk Erhverv kan hjælpe med at tilpasse kontrakten til det konkrete ansættelsesforhold. Læs mere om ansættelseskontakter i Dansk Erhvervs pjece Gode råd om ansættelsesbeviser. Persondata Reglerne for, hvordan en virksomhed skal behandle sine personoplysninger og beskytte data, er under forandring. De nuværende regler i bl.a. persondataloven erstattes af et nyt regelsæt, der gælder fra den 25. maj 2018. De nye regler medfører bl.a. særlige pligter for den enkelte virksomhed i forhold til, hvordan man håndterer personaleoplysninger. For eksempel skal virksomheden som udgangspunkt oplyse en medarbejder eller en jobansøger om de oplysninger, som virksomheden har indsamlet om vedkommende, og hvad formålet med indsamlingen er. Medarbejderen har også ret til indsigt i de oplysninger, som virksomheden behandler om vedkommende. Læs mere om de nuværende og de nye regler i Dansk Erhvervs vejledning om Persondata. Vil du vide mere? For yderligere information kan du som medlem af Dansk Erhverv kontakte hotline på telefon 3374 6400. Gode råd om ansættelse i nystartede virksomheder / Dansk Erhverv 16

DANSK ERHVERV Børsen DK-1217 København K www.danskerhverv.dk info@danskerhverv.dk T. +45 3374 6000 Dansk Erhverv er erhvervsorganisation og arbejdsgiverforening for fremtidens erhvervsliv. Vi repræsenterer et bredt udsnit af virksomheder og brancheforeninger. Vores mission er at fremme konkurrencekraft hos vores medlemmer i en globaliseret økonomi.