Glostrup, den 15. februar 2013 Referat Den 13. februar 2013 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl. 16.45 2860 Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Fravær Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Kim Jensen bestyrelsesmedlem (KJ) Fravær Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) John Ejsing bestyrelsesmedlem (JE) Johnny Ryttersson bestyrelsesmedlem (JR) Kasper Nørballe forvaltningsdirektør Lone Lund-Rasmussen administrerende direktør Teit Svanholm økonomidirektør René Hattens revisor Pkt. 3, 6 og 16 Camilla Elverdal Willis Pkt. 2 Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Orientering om udbud af forsikringen v/camilla Elverdal (bilag A) 3. Årsregnskab 2011/12 for GAA og GAAs afdelinger (bilag 1-9) - Trækningsret (bilag 10) - Dispositionsfond (bilag 11) 4. Regnskab 2011/12 for GAA ApS (bilag 12) 5. Budget for GAA 2013/2014 (bilag 13) 6. Revisionsprotokol (bilag 14) 7. Udlejning af erhvervslejemål 8. Repræsentantskabsmødet tirsdag 19. marts 2013 - Udkast til dagsorden (bilag 15) - Udkast til beretning (bilag 16) - Organisationsbestyrelsens forslag til repræsentantskabsmødet (bilag 17) 1
9. Udlejningsstatistik (bilag 18) 10. Status på E-flyt 11. Orientering fra administrationen (bilag 19) 12. Orientering om fugtskader (bilag 20) 13. Kildevængets Børneinstitution 14. Gennemførelse af en APV for GAA (bilag 21) 15. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse for de ansatte i GAA 16. Byggeregnskaber - Bakkely og Bondehavevej (bilag 22a - 22b) 17. Undersøgelse af fastnetudbydere 18. Mørkhøjvænge LBF-sagen 19. Nyt fra afdelingerne 20. Lukket punkt (bilag 23) 21. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 5. december 2012 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 2. Orientering om udbud af forsikringen v/camilla Elverdal Camilla Elverdal deltager i mødet og forelægger udbudsmateriale. Udbudsmateriale er fremsendt direkte fra Camilla Elverdal. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning og at licitation afholdes således at forsikringsfirma kan vælges inden 1. oktober 2013. 2
Camilla Elverdal gennemgik udbudsmappen. Det blev oplyst, at input om aktuelt løsøre er oplyst af de respektive ejendomsmestre og Dennis Schultz for så vidt angår oplysningerne for Ved Stadion og Mørkhøjvænge. Camilla Elverdal fremsender de aftalte rettelsesblade til udbuddet. Tidsplan: Der er EU-udbud ca. 1. marts 2013, licitation i april med aflevering af tilbud 27. maj 2013. Det blev aftalt, at Lone Lund-Rasmussen og Erik Andersen løbende bliver orienteret om processen. Camilla Elverdal deltager i mødet den 12. juni 2013 hvor licitationsresultat og forsikringsmæglernes anbefaling vil blive drøftet. Det er ikke sikkert at materialet kan udsendes før mødet. Mødenotat fra Camilla Elverdal vedlægges referatet som (bilag A). 3. Årsregnskab 2011/12 for GAA og GAAs afdelinger Regnskaber for GAA og GAAs afdelinger er vedlagt som (bilag 1-9). Afdeling 1 Højebo Regnskabet udviser et overskud på kr. 79.165, svarende til 3,8 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed større renteindtægter end budgetteret. Afdeling 2 Ved Stadion Regnskabet udviser et overskud på kr. 174.322, svarende til 6,2 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed at renteindtægter er kr. 57.000 større end budgettet, at der er tilbageført afskrivning på kr. 59.000 på vinduesudskiftning samt mindre el-udgifter på kr. 42.000 3
Afdeling 3 Bakkely Regnskabet udviser et overskud på kr. 92.502, svarende til 2,2 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til vand og G-indskud end budgetteret. Endvidere er der en nettoindtægt på korrektioner vedrørende tidligere år på kr. 20.000. Afdeling 4 Marielyst Regnskabet udviser et overskud på kr. 549.436, svarende til 1,8 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til renholdelse, almindelig vedligeholdelse og diverse udgifter end budgetteret. Afdeling 5 Kildevænget Regnskabet udviser et overskud på kr. 106.931, svarende til 0,5 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed færre udgifter til renholdelse og diverse udgifter end budgetteret, hvilket modsvares af større udgifter til vaskeri og tab ved fraflytninger samt mindre renteindtægt. Afdeling 6 Mørkhøjvænge Regnskabet udviser et underskud på kr. 225.008, svarende til 6,0 % af de samlede lejeindtægter. Underskuddet skyldes i al væsentlighed større udgifter til almindelig vedligeholdelse og til tab ved fraflytninger end budgetteret. Afdeling 7 Kildevængets børneinstitution Regnskabet udviser et overskud på kr. 44.380, svarende til 4,8 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed mindre udgifter til renholdelse og vedligeholdelse. 4
Afdeling 8 Bondehavevej Regnskabet udviser et overskud på kr. 5.916, svarende til 1,2 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes primært mindre udgifter til diverse end budgetteret og korrektion vedrørende tidligere år (sag dækket af forsikring), hvilket delvist modsvares af større udgift til ejendomsskatter. GAA - Selskabet Regnskabet udviser et overskud på kr. 88.372 mod et budgetteret overskud på kr. 31.000. Det øgede overskud skyldes i al væsentlighed mindre udgifter til møder mv. (kr. 71.000) og til kontorhold (kr. 81.000) samt diverse og ekstraordinære indtægter (kr. 27.000). Renteindtægterne (netto) udgør kr. 84.000 mere end budgetteret. Dette modsvares delvist af ekstraordinære udgifter på kr. 172.000. at regnskabet godkendes af organisationsbestyrelsen med henblik på den endelige godkendelse på repræsentantskabsmødet. Ad Bakkely: På forespørgsel fra Birgit K. Nielsen angående placeringen af overskuddet, kan det oplyses, at dette bruges til at nedlyse realkreditlånet vedrørende badeværelsesrenoveringen. Ad Højebo: Her mangler formandens underskrift. Den bliver indhentet snarest muligt. Det blev aftalt, at gebyret for DV-planer fremover konteres på konto 112 i afdelingsregnskaberne og under konto 512 i selskabets regnskab. Administrationen er ved at undersøge TDCs regninger, fordi der er uklarhed i opkrævningerne om tilknytningen af de forskellige numre. Organisationsbestyrelsen bad om at listen også bliver sendt til alle formænd. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter samtlige regnskaber og underskrev disse med henblik på endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet. 5
at orientering om trækningsretten tages til efterretning (bilag 10) at orientering om dispositionsfonden tages til efterretning (bilag 11) Teit Svanholm gennemgik bilagene vedrørende trækningsretten og dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen tog gennemgangen til efterretning. 4. Regnskab 2011/12 for GAA ApS (bilag 12) Regnskabet udviser et overskud på kr. 4.506, som fremkommer således: Lejeindtægt kr. 134.006 Lejeudgift kr. 101.969 Administration kr. 24.165 Diverse kr. 2.608 Renteudgifter (netto) kr. 758 kr. 129.500 Overskud kr. 4.506 som overføres til egenkapitalen. at organisationsbestyrelsen godkender dette. Der var tilfredshed med, at selskabet nu gav overskud. Organisationsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskaberne. 5. Budget for GAA 2013/2014 (bilag 13) Administrationsbidraget pr. lejemålsenhed er på kr. 3.158 til PAB og kr. 601 i eget bidrag. 6
Budgettet udviser en stigning i administrationsbidrag til PAB på kr. 43 pr. lejemålsenhed, svarende til en forventet stigning i nettoprisindekset på ca. 1,5 %. Endvidere er der en stigning i eget bidrag på kr. 80 svarende til ca. 15 %. Stigningen i eget bidrag skyldes primært, at der under konto 513 er afsat kr. 100.000 til juridisk assistance i forbindelse med en sag om skimmelsvamp. at organisationsbestyrelsen godkender dette. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet med følgende rettelser: Gebyr for DV-planer noteres fremover på konto 512 og 601. Der skal ikke opkræves bidrag til dispositionsfond kr. 316.000, men det blev fastholdt, at der opkræves bidrag til styrkelse af arbejdskapitalen på kr. 100 pr. lejemålsenhed. 6. Revisionsprotokol Revisionsprotokol vedlægges som (bilag 14) at protokollatet tages til efterretning. Revisor gennemgik protokollen. Udeståender med KAB af blevet reduceret til t.kr. 24. Beløbet afskrives i regnskabet. Revisor oplyste, at både forretningsgange og forvaltningsrevision hos administrator var kontrolleret og fundet i orden. Revisor påpegede, at afdelingernes henlæggelser til vedligeholdelse og til tab ved fraflytninger burde styrkes. Kasper Nørballe gjorde opmærksom på, at der er fremsat lovforslag om, at en del af tab ved fraflytninger fremover skal være en dispositionsfondsforpligtelse. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 7
7. Udlejning af erhvervslejemål I bekendtgørelse af lov om almene boliger fra 2008 står det anført, at boligorganisationens dispositionsfond skal dække udgifter til tab som følge af ledige boliger, jfr. 20, stk. 4. Dette er imidlertid blevet ændret efterfølgende, således at tab som følge af lejeledighed skal dækkes af dispositionsfonden, jfr. 20, stk. 2.. LBK 884 af 10. august 2011. at organisationsbestyrelsen beslutter hvilke administrative ændringer dette skal medføre. Organisationsbestyrelsen besluttede: at pålægge afdelingerne at gøre erhvervslokalerne mere attraktive. at alle opsigelser sendes på mail til hele organisationsbestyrelsen. at fjerne afståelsesretten i de fremtidige kontrakter. Eller at det blev sikret, at lejemålene blev istandsat ved fraflytning. Lone Lund-Rasmussen kommer med et oplæg. Organisationsbestyrelsen drøftede hvorvidt man skulle fjerne bestemmelsen om forbuddet mod konkurrerende virksomhed. Dette var der ikke enighed om, fordi det f.eks. kunne give en lejer ret til at ændre brugen af det lejede uden godkendelse fra organisationsbestyrelsen. Lone Lund- Rasmussen vil undersøge dette. 8. Repræsentantskabsmødet tirsdag 19. marts 2013 Udkast til dagsorden vedlægges som (bilag 15) at organisationsbestyrelsen godkender dagsordenen. Organisationsbestyrelsen gennemgik og korrigerede listen over repræsentantskabsmedlemmerne. Herefter blev dagsordenen godkendt. 8
Udkast til beretning vedlægges som (bilag 16) at organisationsbestyrelsen godkender beretningen. Organisationsbestyrelsen gennemgik og godkendte beretningen med enkelte korrektioner. Organisationsbestyrelsen har på mødet den 14. juni 2012 besluttet at stille forslag om, at ejendomsfunktionærer og ansatte i GAA ikke er valgbare til en afdelingsbestyrelse. Forslaget vedlægges som (bilag 17) at organisationsbestyrelsen godkender forslaget. Organisationsbestyrelsen godkendte forslaget til repræsentantskabsmødet. 9. Udlejningsstatistik Fraflytningsstatistik for perioden 1. januar 31. december 2012 vedlægges som (bilag 18). at statistikken tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog udlejningsstatistikken til efterretning. 9
10. Status på E-flyt Data for Kildevænget og Højebo er ved at blive indsamlet og indscannet. Planen er, at Bakkely bliver den næste. Marielyst, Mørkhøjvænget og Ved Stadion venter til driftsorganisationen er på plads. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Administrationen udleverede en handlingsplan for E-flyt. Handlingsplanen styres af Dennis Schultz. Han følger op hver uge. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 11. Orientering fra administrationen Der er modtaget invitation til styringsdialog 2013 med Gladsaxe Kommune den 8. maj 2013 kl. 14.00-15.30 på Gladsaxe Rådhus. (bilag 19) at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om hvem der deltager. Ligeledes skal organisationsbestyrelsen beslutte, hvilke emner man ønsker at drøfte. Det blev oplyst, at styringsdialogskemaerne for den enkelte afdeling blev sendt på mail til formændene med deadline for eventuelle ændringer. Organisationsbestyrelsen besluttede, at Erik Andersen, Birgith Hansen, Birgit K. Nielsen og Johnny Ryttersson deltager i styringsdialogmødet den 8. maj 2013 kl. 14.00-15.30 på Gladsaxe Rådhus. Administrationen meddeler kommunen, at følgende emner ønskes drøftet: - Kildevængets Børneinstitution. - Ombygning af tomme erhvervslejemål til boliger. - Fortætningsbyggeri i Marielyst ældreboliger/ungdomsboliger, herunder anvisningsretten. 10
12. Orientering om fugtskader Sagerne bliver afsluttet løbende. (bilag 20) at orienteringen tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at varmeværkslederen skal rette henvendelse til de beboere, der ikke vender tilbage vedrørende besigtigelse og afhjælpning af skimmel. Henvendelsen skal være skriftlig, således at det kan dokumenteres, at GAA er proaktiv i disse sager. 13. Kildevængets Børneinstitution På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at drøfte en eventuel anden anvendelse af lejemålet på juni mødet 2013. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 14. Gennemførelse af APV for GAA På ejendomsmestermødet i december 2012 var der enighed om at samle alle ejendomsmestre og funktionærer i GAA til et tema møde og diskuterer de fem emner der var udslagsgivende i den afholdte APV. På baggrund af drøftelserne nedsættes der eventuelle arbejdsgrupper og der laves en konkret handlingsplan. Mødet bliver afholdt den 21. januar 2012. Handlingsplan er vedlagt som (bilag 21) at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning 11
Organisationsbestyrelsen tog handlingsplanen til efterretning. 15. Medarbejdertilfredshedsundersøgelse for de ansatte i GAA Introduktion til spørgeskemaerne bliver givet på mødet den 21. januar 2013 Der er svarfrist den 1. februar 2013. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Tilfredshedsundersøgelsen er efterfølgende sendt ud til organisationsbestyrelsen. Erik Andersen bemærkede, at det var noget beskæmmende, at en ejendomsmester ikke havde fundet at de af organisationsbestyrelsen udarbejdede og stillede spørgsmål var relevante. Indsatsen skal lægges på de områder, der ligger under 4. Organisationsbestyrelsen besluttede at drøfte indsatsområderne på en mini GAAdag. 16. Byggeregnskaber - Bakkely og Bondehavevej (bilag 22a - 22b) Afd. 3: Byggeregnskab pr. 15. oktober 2012 udviser en samlet anskaffelsessum på kr. 13.286.730, hvilket er en besparelse på kr. 245.745 i forhold til det budgetterede. Dette kan primært henføres til at renteudgifterne blev væsentligt lavere end forudsat. Landsbyggefonden har udbetalt kr. 3.160.000 fra trækningsretten. Afd. 8: Byggeregnskab pr. 15. november 2012 udviser en samlet anskaffelsessum på kr. 688.315. Der er en mindre overskridelse i forhold til budgettet, som primært skyldes reparationer af diverse huller i mure og væg, som skal lukkes bl.a. af hensyn til brandsikkerhed. Landsbyggefonden har udbetalt kr. 200.000 fra trækningsretten. 12
at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne. Afd. 3 - Bakkely: Birgit K. Nielsen efterlyste nogle oplysninger hun havde forespurgt om på et tidligere tidspunkt. Organisationsbestyrelsen besluttede derfor at vente med at godkende byggeregnskabet til næste møde. Oplysningerne er fremsendt efter organisationsbestyrelsesmødet. Supplerende oplysninger til byggeregnskabet: Der er en besparelse i forhold til det oprindelige budget på ca. kr. 246.000. I det oprindelige budget var det forudsat, at realkreditlånet skulle være et flex-lån. Organisationsbestyrelsen har for mange år siden truffet beslutning om, at der kun må optages fastforrentede lån. Dette betyder en højere ydelse på realkreditlånet. For at sikre, at beboerne ikke kommer til at betale mere end aftalt til badeværelsesrenoveringen er det aftalt, at lånet nedlyses med besparelsen samt et eventuelt driftsoverskud i regnskabet. Derved bliver der nogenlunde overensstemmelse med den faktiske låneydelse og den budgetterede låneydelse. Afd. 8 - Bondehavevej Organisationsbestyrelsen godkendte det foreløbige byggeregnskab. Det blev aftalt at endeligt regnskab fremsendes, når de arbejder der skal dækkes af det afsatte beløb er afsluttet. Organisationsbestyrelsen udtrykte sin kritik af, at administrationen arbejder med 2 forskellige budgetter, et der bliver forelagt organisationsbestyrelsen til godkendelse og et andet, som bliver forelagt revisor. Revisor foreslog, at budgetterne fremover skrives i dagsordensteksten og ikke blot vedlægges som bilag til dagsorden. Det blev aftalt, at administrationen fremover indsætter overslag på låneomkostninger, forsikring og revision i budgetterne. I øvrigt kan det bemærkes, at byggesagen er gennemført til beboernes tilfredshed, især at projektet blev afsluttet inden varmesæsonen. 13
17. Undersøgelse af fastnetudbydere Hver afdelingen har på hver deres måde haft kontakt til forskellige TV-udbydere. Der er derfor taget kontakt til Lars Wilken fra Stofa a/s og Flemming Steen Thomsen fra WAOO og Asbjørn Brygger Poulsen fra YouSee De kommer til et møde hvor vi inviterer alle afdelingsbestyrelser. Hver operatør vil få en time til at holde et oplæg om deres produkt. Når den enkelte er færdig vil de forlade mødet. Når alle tre operatører er færdige kan bestyrelserne evaluere mødet for eventuelle stordriftsfordele mv Der er indkaldt til mødet den 19. februar 2013. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog informationen til efterretning. 18. Mørkhøjvænge LBF-sagen Baggrund Administrationen har på foranledning af afdeling Mørkhøjvænge og efterfølgende beslutning i organisationsbestyrelsen, ansøgt Landsbyggefonden om en renoveringsstøttesag i afdeling Mørkhøjvænge jf. indstilling på organisationsbestyrelsesmødet 5 september 2012, punkt 9. Når der ansøges om en renoveringsstøttesag bliver ansøgningen vurderet på det rent bygningsmæssige (byggeskader) og ud fra den betragtning bliver der givet tilsagn og støttede lån. Hvis afdelingens økonomi stadig ikke kan bære den huslejestigning der kommer ud af en renoveringsstøttesag, kan afdelingen yderligere ansøge om huslejestøtte og særlig driftsstøtte. Hvis fonden beslutter at yde særlig driftsstøtte, udarbejder Landsbyggefonden en samlet plan (kapitaltilførselssag) og kommer med en udmelding inden endeligt tilsagn. 14
Landsbyggefonden kom med deres udmelding og skitse til en kapitaltilførselssag den 18. oktober, hvilket blev indstillet til godkendelse på organisationsbestyrelsesmødet den 5. december 2012, punkt 13. Jf. denne udmelding har GAA ud over den godkendte renoveringsstøttesag, ansøgt om huslejetilskud og særlig driftsstøtte, hvilket gør at der i alt er søgt midler for nedenstående puljer: Renoveringsstøtte Huslejestøtte Driftsstøtte Renoveringsstøtte GAA har den 7. januar 2013 ved afdeling Mørkhøjvænge modtaget tilsagn fra Landsbyggefonden om støtte til lån i medfør af lov om almene boliger m.v. 91 støtte til renovering med videre. Anskaffelsessummen er kr. 23.045.922, der gennemføres andre ustøttede arbejder for kr. 919.000. Det samlede anlægsbudget uden tilskud og brug af henlæggelser er kr. 23.965.276. Den årlige støtte til lån i renoveringssagen fra Landsbyggefonden er på kr. 714.395 pr./år i lånets løbetid (30 år), hvilket betyder at Mørkhøjvænge skal betale en årlig ydelse på lånene på kr. 1.082.905 pr./år, svarende til kr. 238 pr. m 2 pr./år. Huslejestøtte GAA har den 19. december 2012 ved afdeling Mørkhøjvænge modtaget afslag på ansøgning om huslejetilskud fra Landsbyggefonden. Konsekvensen af dette i forbindelse med renoveringsstøttesagen er, at økonomien vil blive støttet via driftsstøtte og kapitaltilførsel, da landsbyggefonden har vurderet at huslejeniveauet maksimalt kan tåle at stige med kr. 20 pr. m 2 pr./år. Driftsstøtte (kapitaltilførselssag) I forbindelse med tilsagn om renoveringsstøtte har vi fået nedenstående kapitaltilførsel godkendt. tilskud fra GAAs dispositionsfond på kr. 200.000 1/5 der er boligorganisationens andel af kapitaltilførelsen på kr. 1.000.000. 15
tilskud fra egen trækningsret på kr. 560.000. (egen saldo udgør 1.291.000) fritagelse for indbetaling af pligtmæssige bidrag (G-indskud) kr. 205.000 pr. år og uamortiserede ydelser til dispositionsfonden kr. 50.000. pr. år. Når disse tilskud og fritagelser er indregnet i afdelingens økonomi, vil der stadig være brug for et tilskud (driftsstøtte) på kr. ca. 900.000 om året. I den forbindelse har Landsbyggefonden udmeldt at boligorganisationens dispositionsfond vil komme i anvendelse og først når der ikke er tilstrækkelige midler, vil der blive ydet driftslån fra fonden. Landsbyggefonden anser i denne sammenhæng, at 50 % af dispositionsfondens disponible beløb, hvilket for GAA udgør kr. 4.160.264, er tilstrækkeligt. Konsekvenser Med en disponibel beholdning i GAAs dispositionsfond på kr. 8.320.528, vil Landsbyggefonden kræve at GAAs dispositionsfond yder støtte til betaling af lån i forbindelse med renoveringssagen i Mørkhøjvænge, ind til at man har brugt de kr. 4.160.264. Her til skal lægges de løbende indbetalinger fra uamortiserede lån i afdelingerne og 50 % af særligt bidrag fra afdelingerne svarende kr. 227 om året pr. lejemålsenhed i alle GAAs afdelinger. Dette vil reelt betyde at dispositionsfonden skal yde tilskud mindst 10 år frem. Muligheder Efter Landsbyggefondens afslag på huslejestøtte og krav til selskabet om medfinansiering, har sagen været drøftet med formanden og Landsbyggefonden for at finde alternative løsningsmodeller. 1. Disponering af beløb til andre afdelinger Tidligere har organisationsbestyrelsen behandlet indstilling fra Kildevænget om tilskud/lån fra dispositionsfonden til forundersøgelser i forbindelse med ønske om en helhedsplan, hvilket der stadig arbejdes på. I afdeling Marielyst er der sat en del renoveringsopgaver i gang og der vil med stor sandsynlighed også være brug for at disponere nogle penge i dispositionsfonden til kommende større arbejder i afdelingen. 16
Det er derfor muligt allerede at foretage en reservation i regnskab 2011/12, hvilket vil betyder, at den disponible del af dispositionsfonden bliver lavere og Landsbyggefonden vil begynde at yde driftslån til Mørkhøjvænge for en del af beløbet allerede fra 2013/14. Administrationen vil anbefale at der reserveres mellem kr. 3 og 3.500.000 til hver af afdelingerne Kildevænget og Marielyst. 2. Egen finansiering af ustøttede arbejder. Landsbyggefonden har med forbehold for ny ansøgning og ny godkendelse, åbnet mulighed for at boligorganisationen kan finansiere den ustøttede del på i alt kr. 8.008.000 og låne de støttede 15.956.000 til 3.66 %, svarende til en ydelse på kr. 576.000 årligt. En mulighed kunne derfor være at finansiere den del af renoveringssagen der er ustøttet ved at: Der ydes trækningsret på kr. 5.300.000 Der ydes lån/tilskud fra dispositionsfonden på kr. 2.000.000 Medfinansiering fra arbejdskapitalen / Henlæggelser kr. 700.000 I alt til kr. 8.000.000 Herefter skal der finansieres en årlig ydelse på kr. 576.000. Nedenstående er et eksempel på hvordan en finansiering kunne se ud. Fritagelse for G-indskud og uamortiserede ydelse Afdelingens uamortiserede forbedringslån 2014/15 Huslejestigning på kr 20 pr. m 2 x 4552 m 2 Løbende støtte fra dispositionsfonden / huslejestigning I alt kr. 250.000 årligt kr. 200.000 årligt kr. 90.000 årligt kr. 36.000 årligt kr. 576.000 årligt Afdelingen har yderligere lån fra den oprindelige finansiering, der uamortiseres i 2018/19 på kr. 60.000, hvor af de kan blive bliver fritaget for 1/3 kr. 20.000. 17
Konklusion 1) Landsbyggefonden vil uanset hvilken afdeling i GAA der søger penge fra landsdispositionsfonden (driftsstøtte), kræve at GAAs dispositionsfond kommer i anvendelse først jf. afsnit om driftsstøtte. Dette betyder, at hvis GAAs egen dispositionsfond ikke kan yde støtte til eventuelle kommende landsbyggefondssager, vil der blive ydet driftsstøtte, hvis afdelingens økonomi ikke kan bære huslejen efter renoveringen. 2) Ved selv at finansiere den ustøttede del af renoveringssagen på kr. 8.008.000, vil der ikke være nogen driftsstøttesag og dermed ingen kapitaltilførsel og tvungen brug af egen dispositionsfond, samt indbetalinger på kr. 227 om året pr. lejemålsenhed i alle GAAs afdelinger. Dette vil dog betyde at der ikke kan ydes tilskud fra dispositionsfonden på mere end de årlige indbetalinger, da de likvide del minumum skal udgøre kr. 4.179 pr. lejemålsenhed. at sagen forelægges organisationsbestyrelsen, med henblik på at drøfte sagen og finde løsningsmuligheder på finansieringen. Erik Andersen orienterede om, at sagen havde været forelagt på tidligere møder, ud fra forudsætning om, at afdelingen kunne opnå huslejestøtte fra Landsdispositionsfonden. I det endelige tilsagn er der givet afslag på huslejestøtte og LBF har stillet krav om, at GAA skal bidrage med halvdelen af organisationens dispositionsfond. Dette krav betyder, at alle afdelinger i GAA skal genoptage indbetalingen til dispositionsfonden med kr. 227 pr. lejemål pr. år. Flertallet i organisationsbestyrelsen fandt, at dette var et urimeligt krav og bemyndigede formanden og administrationen til at udarbejde et alternativt forslag, hvor de ca. kr. 8 millioner af renoveringen finansieres af trækningsret og dispositionsfondsmidler samt afdelingens egne henlæggelser. Det løbende driftstilskud finansieres af LBF, G-indskud og egne uamortiserede ydelser. 18
Modellen vil skulle godkendes af Gladsaxe Kommune og LBF. Endvidere vil der muligvis skulle afholdes nyt beboermøde. Administrationen gjorde opmærksom på, at princippet om ikke at gøre brug af driftsstøtteordningen kan vanskeliggøre gennemførelse af større renoveringsog moderniseringsopgaver med Landsbyggefondens støtte. 19. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Gladsaxe Kommune har godkendt kollektiv råderet for køkkener. PAB/FA09 har rabatordninger med flere køkkenfirmaer bl.a. HTH og Vordingborg Køkkenet. Vi er i gang med at etablere E-flyt i afdelingen. Gladsaxe kommune har godkendt låneoptagelsen til byggesagen. Byggesagen går i udbud nu. Afd. 2, Ved Stadion Ejendomsmester John Jessen er stoppet. Administrationen er derfor i gang med at finde en anden langtidsholdbar løsning. I øjeblikket er der ansat en løs vikar. Afd. 3, Bakkely 8-3-91-10 Dametøj, Bagsværd Hovedgade 133. st. tv. Lejer har fået afslag på at ændre lejemålet til cykelforretning. 8-3-92-24 Vin tobak, Bagsværd Hovedgade 133. st. th. Lejer har ansøgt om at måtte sælge konfekture. 8-3-94-14 Chokoladeæsken, Bagsværd Hovedgade 135. st.th. Ny lejer i samme branche godkendt pr. 1. februar 2013. Opgangene er ved at blive malet. Den første opgang er færdig. Bestyrelseslokalet i kælderen er snart færdigt. Administrationen er ved at planlægge udskiftning af defekte vinduer. Arbejdet med den sidste fejl- og mangelliste fra byggesagen er i gang. I øjeblikket er der kun 2 mangler tilbage. Herefter vil nyopdagede fejl og mangler blive taget på 1- års gennemgangen. 19
Administrationen har aftalt et møde med kommunen omkring indkørslen fra Bagsværd Hovedgade. Afd. 4, Marielyst 8-4-565-38 Kiosk, Gladsaxevej 130. st. 2 Lejer ønsker at afhænde til lejer i samme branche hurtigst muligt. Forhandling med ny lejer. 8-4-568-8 Entreprenør, Gladsaxevej 130. st. 5 Ny aftale om regulering af lejen samt pristalsregulering, dog min. 3%. Lejemålet er opsagt på grund af sygdom. 8-4-570-12 Gladsaxevej 130. st. 7 Der tages en billedserie, som skal lægges på nettet. Yderligere tiltag overvejes. 8-4-9502-2 Grundstykke matr. nr. 24 ah, Buddinge Ny aftale om leje samt pristalsregulering, dog min. 3%. Gladsaxe Kommune har godkendt kollektiv råderet for køkkener. PAB/FA09 har rabatordninger med flere køkkenfirmaer bl.a. HTH og Vordingborg Køkkenet. Gladsaxe Kommune har godkendt låneoptagelse til butikscenter og altaner dog uden udvidelsen. Gladsaxe Kommune forlanger at udvidelsen skal sættes til afstemning blandt alle beboerne, hvilket der vil kræve at der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde. Afd. 5, Kildevænget Administrationen er i gang med at etablere E-flyt i afdelingen. Brunata skal udskifte de gamle målere med nye elektroniske målere. Projektet med udskiftningen starter i uge 7. Afd. 6, Mørkhøjvænge Gladsaxe Kommune har godkendt kollektiv råderet for køkkener. De gamle cykelstativer er ved at blive taget ned og nye bliver opsat. Administrationen er i gang med at gøre nogle tanker om hvordan affaldshåndteringen skal være i fremtiden. Bestyrelsen og administrationen arbejder tæt på dette projekt. Administrationen er i gang med at få indhentet priser på opmaling af alt udvendigt træværk på husgavlene og skurene. 20
John Jessen er stoppet. Administrationen er derfor i gang med at finde en langtidsholdbar løsning. Der er ansat en løs vikar som skal hjælpe Steen. Afd. 7, Kildevængets Børneinstitution Se pkt. 14. Afd. 8, Bondehavevej at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne om afdelingerne til efterretning. 20. Lukket punkt (bilag 23) 21. Eventuelt Repræsentantskabsmødet holdes tirsdag den 19. marts 2013 kl. 19.00 i Marielyst Selskabslokaler. Næste ordinære møde er onsdag den 12. juni 2013 kl. 16.45. Der holdes formøde tirsdag den 4. juni 2013. Der skal afholdes mini GAA-dag, hvor kun organisationsbestyrelsen og de formænd for afdelingsbestyrelserne, der ikke er medlem af organisationsbestyrelsen, deltager. Mødet afholdes lørdag den 8. juni 2013, kl. 10.00. Erik Andersen indkalder til mødet. Punkter på dagsordenen vil være: - Medarbejdertilfredshedsundersøgelser. - DV-planer, herunder beboerdemokratiets rettigheder. - Midtvejsevaluering af administrationen. 21
Vedrørende DV-planer udsender administrationen en forretningsgang, der kan udmøntes i en politik for boligorganisationen. PAB forventer at invitere til et Gå-Hjem møde om DV-planer, eventuelt også om regnskabs- og budgetforståelse. Kasper Nørballe udleverede invitation til Grundvandsforum. 22