Overordnet præsentation I forandringsarbejde anvendes PDSA-cirklen til afprøvning og implementering af konkrete ideer og forandringstiltag på praksis niveau. At gennemføre test i små-skala er en let tilgængelig og overskuelig måde at afprøve forandringstiltag, reflektere over udfaldet og enten justere eller afprøve videre på en større bruger/borgergruppe. Hver test-cyklus bidrager med ny viden og nye informationer om, hvordan forandringstiltaget virker i den konkrete lokale kontekst. PDSA-cirklen er en del af Forbedringsmodellen. Forbedringsmodellen Et godt grundlag for kvalitetsforbedrings- og implementeringsarbejdet er Forbedringsmodellen ( Model for Improvement, Institute for Healthcare Improvement, USA), som ses herunder: Forbedringsmodellen anviser en struktureret tilgang til målrettet udvikling, afprøvning og implementering af forbedringer i konkret praksis. Modellen opererer med fire hovedelementer: Målformulering: Hvad ønsker vi at opnå? Monitorering af forandringer: Hvornår ved vi, at en forandring er en forbedring? Konkrete forandringstiltag: Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe forbedringer? Plan-Do-Study-Act (PDSA-cirklen): Ved hjælp af små-skala-test planlægges, gennemføres og evalueres ideer og forandringstiltag i praksis. PDSA-cirklen Udgangspunktet for PDSA-testen er, at forandringstiltagene skal afprøves/testes i mindre skala via PDSA-cirklen. Ved at arbejde kontinuerligt og intensivt med at afprøve de konkrete forandringstiltag skabes der læring om tiltagenes virkning og effekt i den konkrete kontekst. Region Midtjylland, CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 2009 1
For hver test-cyklus justeres og tilpasses forandringstiltaget til de lokale forhold. På den måde kan eventuelle utilsigtede følgevirkninger begrænses og modstand mod forandring minimeres. Ved at arbejde med PDSA-cirklen som det centrale implementeringsredskab får personalet ejerskab over både den viden, der akkumuleres, og den nye praksis, der trinvist implementeres. Det er fra dette arbejdsprincip, at metoden skaber en buttom-up effekt i organisationsforandringen. I figuren herunder præsenteres stikord til spørgsmål i de forskellige faser under små-skala-test af ideer og forandringer. PDSA-CIRKLEN Start ACT: Handle Hvilke justeringer er nødvendige? Næste PDSA cirkel? PLAN: Planlægge Formål Hypotese Hvem, hvad, hvor, hvornår? Plan for vurdering af test STUDY: Vurdere Analyse af data Sammenligne data med forventninger Sammenfatte erfaringer DO: Afprøve Gennemføre testen Dokumentere testen (også problemer og uforudsete hændelser) Hvad skete der? Center for Kvalitetsudvikling, Region Midt 2009 I praksis kan man med fordel dokumentere testene i sin helhed på et PDSAarbejdspapir. Erfaringen viser, at det kan være svært at huske hvilke ideer og interventioner, der er blevet afprøvet. Dokumentationen kan ligeledes anvendes i formidlingsøjemed til alle i personalegruppen. I takt med at arbejdsredskabet bliver indarbejdet som en rutine i udviklingsarbejdet, vil det ofte være tilstrækkeligt blot at dokumentere selve Plan-delen. Anvendelsesområde Procesplan PDSA-test kan anvendes på alle områder, hvor man er i gang med at implementerer ny viden, ny teknologi, nye processer og nye arbejdsgange. I det hele taget er ved at indføre forbedringer og udvikle kvaliteten af den nuværende praksis. Nye forandringstiltag implementeres med små skridt ved hjælpe af PDSA-metoden. Processen forløber gennem følgende niveauer: Start ved at teste på små-skala niveau det vil sige at afprøve et forandringstiltag på én bruger/borger eller pårørende. Juster og modificer forandringstiltaget på baggrund af Study Ved positiv respons fra testpersonerne, udvides testens omfang til flere brugere/borgere, pårørende og personale. Region Midtjylland, CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 2009 2
Når testen indikerer opnåede kvalitetsforbedringer, udvides testen til stor-skala (alt personale og alle borgere/brugere i en given periode). Når forandringstiltaget er afprøvet i stor-skala, og det ikke er nødvendigt at foretage flere justeringer, er forandringstiltaget klar til en evt. formel godkendelse. Forandringstiltaget nu implementeret og en integreret del af arbejdsgangen. Processen kan illustreres således: Øget kvalitet i praksis DATA Implementering af forandringstiltaget Stor-skala test (alt personale/alle borgere/brugere) Opfølgende test (mere personale/flere borgere/brugere) Små-skala test ( 1 personale/borger/bruger) Ressourcetræk Særlige udfordringer En PDSA-test kan gennemføres fra planlægning til handling på ganske kort tid alt efter hvilket forbedringstiltag der testes på. Ideen er at testene integreres i den daglige opgaveløsning. Det kræver således ikke en masse ekstra personaleressourcer. Det er dog nødvendigt at afsætte tid til at evaluere testene og planlægge opfølgende test. At arbejde efter PDSA-metoden kræver at magten til at lave forandringer uddelegeres til medarbejderne. Det er nødvendig at etablere en lille gruppe til at drive forandringsarbejdet med repræsentanter fra de relevante faggrupper. Det er ligeledes vigtigt at de involverede har tilstrækkelig autoritet blandt kolleger. For at få flow i testarbejdet er det nødvendigt at projektgruppen har guerillaledelse således at alle medlemmer har fuldmagt og generalstjerner, og om nødvendigt kan arbejde på tværs i organisationen. Det kan være svært at opdele forbedringsarbejdet i små dele. Det er derfor vigtigt at fokusere på, hvad man kan nå inden næste uge, frem for hvad der kan gøres Region Midtjylland, CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 2009 3
om et halvt år og så planlægge testearbejdet derefter. Omsætning af viden PDSA-metoden fordrer at de erfaringer testene giver straks omsættes til ny viden ved at tilpasse og justere næste test. Forventet værdiskabelse PDSA-metodikken er en måde at implementerer ny praksis på. Det betyder, at man i processen foretager en implementering af et givet forbedringstiltag og således skaber udvikling. Medarbejdere oplever, at de får større indflydelse på udvikling af det daglige arbejde ved at bruge PDSA-cirklen. Konkrete eksempler på anvendelse Case-eksempel på implementering med små skridt med brug af PDSA-test i forbindelse med den landsdækkende patientsikkerhedskampagne Operation Life Eksempel På Intensiv Afdeling i Næstved har man brugt PDSA-test til at få implementeret nye behandlingsmetoder i praksis. Afdelingen har erfaret, at metoden er meget brugbar i dagligdagen. Forandringstiltagene tilpasses den lokale kontekst via mange små test og afprøvninger i praksis. For hver test evalueres forløbet og forandringstiltaget tilpasses. De mange test betyder også, at mange medarbejdere involveres i forandringsarbejdet og får ejerskab til den nye praksis. På Folkesundhed og Kvalitetsudviklings hjemmeside: www.cfk.rm.dk kan du se en film om afdelingens arbejde med PDSA-test omkring mundpleje af patienter i respirator i forbindelse med implementering af Respiratorpakken i den landsdækkende Kampagne Operation Life. Region Midtjylland, CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 2009 4
Eksempel på en PDSA-test om udarbejdelse af et skema til belysning af frivillige medarbejderes samarbejdspartnere både i og uden for et bestemt socialpsykiatrisk aktivitetstilbud. Et eksempel - Recovery ACT: Handle Samme test skal gennemføres igen af en anden medarbejder. Dette skal sikre at skemaet bliver arbejdsvenligt. Den anden medarbejder ser ikke denne vurdering inden gennemførelsen, da medarbejderen resikerer at blive farvet subjektiv, hvilket giver støj på linien i forhold til nye fund! Nyt PDSA skema udfyldes onsdag 4/6-08 STUDY: Vurdere Den halve time var nok til udfyldning af skema Den frivillige havde dog ikke umiddelbart fået bedre overblik. Har ikke bedre overblik, men det har du vel... det medfører at du har styr på det og kan så forøge mit overblik Knuds overblik var forbedret. Han vurdere at skemaet især gav overblik over hvor kaotisk den frivilliges situation var, og hvor vigtigt det var at skabe mere overblik Selve skemaets form kan forbedres. Vil være lettest, efter Knuds vurdering, hvis man starter med at nedskrive samarbejdspartnere og kontakt på disse i første kolonne En metode skal skabes, som sikrer at skemaet bliver i medarbejderens bevidsthed. Placeringen i mappen er ikke tydelig nok Start PLAN: Planlægge Formål: Afprøvning af nylavet skema Hypotese:Skemaet vil forbedre den frivilliges og medarbejderens overblik ift. samarbejdspartnere, opgaver og ansvar Hvem/hvad/hvornår: Knud Afprøver skemaet med en frivillig onsdag d. 28/5. Kenneth afgør på dagen, hvem der er til stede på caféen og hvem der har energi til at udfylde skemaet. Plan for vurdering: Knud spørger brugeren om skemaet har skabt bedre overblik for den frivillige og redegøre for hvordan han mener skemaet virker i praksis DO: Afprøve Knud fandt onsdag en frivillig, som gerne ville medvirke til udfyldning af skema. Der blev afsat en halv time til udfyldningen De tog udgangspunkt i en aktuel situation der omhandlede undersøgelse af muligheder for flexjob Skemaet blev udfyldt og lagt i den frivilliges mappe Center for Kvalitetsudvikling, Region Midt 2009 Nyttige kilder og henvisninger Det er muligt at læse mere om Forbedringsmodellen på www.cfk.rm.dk. Kontakt Konsulent Helle Høgh, helle.hoegh@stab.rm.dk / 7841 4074 Konsulent Jesper Buchholdt Gjørup, jesper.gjoerup@stab.rm.dk / 7841 4043 CFK - Folkesundhed og Kvalitetsudvikling Region Midtjylland Olof Palmes Allé 15 8200 Aarhus N Tlf. 7841 4010 www.cfk.rm.dk Region Midtjylland, CFK Folkesundhed og Kvalitetsudvikling 2009 5