Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 9. november 2015 kl. 18.00 i fælleslokalet i Møllehaven, Møllegårdsvej, 3370 Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 3 2 Godkendelse af referat... 3 3 Boligorganisationen... 3 3.1 Orientering fra formanden... 3 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 4 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 4 3.4 Bestyrelsesforhold... 4 3.5 Bestyrelseshonorar... 5 3.6 Boligorganisationens årsregnskab... 5 3.7 Revisionsprotokol... 6 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 6 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 7 3.10 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed... 7 3.11 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning... 7 3.12 Boligorganisationens budget... 8 3.13 Personaleforhold Generel orientering... 9 3.14 Domea.dks Landskonference 2016... 10 4 Rabatkort... 10 4.1 Rabatkort... 10 5 Flexibel udlejning... 11 5.1 Flexibel udlejning... 11 6 Visioner for selskabet... 11 6.1 Visioner for selskabet... 11 6.2 Antal medlemmer i org.bestyrelsen... 12 7 Nybyggeri og renovering... 12 7.1 Ombygning af Skovbrynet... 12 7.2 Tømmerpladsvej... 12 7.3 Ændring af praksis vedr. El-stikledninger... 13 7.4 Rammebeløb på gas projekt i 2506-8... 13 8 Boligorganisationens afdelinger... 13 8.1 Årsregnskaber... 14 9 Mødeplanlægning... 14 10 Eventuelt... 15 Deltagere fra bestyrelsen: Ulla Rønnebech, formand Povl Povlsen, næstformand Ulla Lundin, afbud Mona Jensen Ole Stolberg Trine Feldstedt Kaia Bergenhagen Kirsten Madsen Jørgen Rønnebech, suppleant Jens Tusgaard, Halsnæs kom. Merete Kjær, Halsnæs kom., afbud Kim Randrup, Domea.dk
Øvrige deltagere: Kim Brokmann, kundechef Britt Vogt, servicekoordinator
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Tillægspunkt pkt. 7.4, Rammebeløb på gas projekt i 2506-8 Bestyrelsen godkendte dagsordenen incl. tillægspunktet. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. september 2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Ulla Rønnebech har fået tilsendt et lille fint kort, fra Jens Anker med tak for gaven ifbm. tiltrædelsen i Domea.dk s bestyrelse. Der har været afholdt dialogforummøde på kommunen. I Hundested skal der rives nogle blokke ned i området ved Høje Tøpholm. Mange syntes det er mærkeligt da der mangler boliger alle steder. Især til flygtninge er der et stort behov lige nu. Ulla Rønnebech oplyste i den forbindelse, at man ikke kan forstå, at nogle boliger kan stå tomme i op til ½ år uden der er nogle der bliver anvist til boligerne. Kommunen sparer lidt op, da de først får tilsagn om antal flygtninge en mdr. inden indflytning. Det er stadig kun 25% som kommunen kan sætte sig på. Hvis man skal lave deleboliger, vil bestyrelsen anbefale at man tager BL ind over og godkende en evt. aftale. Kommunen afsætter ikke nogen midler til hjælp til at forstå/oversætte en husorden og lign. Det er afdelingerne selv der skal sørge for at fortælle hvordan man skal bo i almene boliger. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 3 af 15
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Kim Randrup fortalte, at han havde været på et strategi-seminar. Der skal ske en masse mht. IT i Domea.dk i fremtiden. Der vil skulle investeres en masse penge på IT-området. Der skal være et formands- og næstformandsmøde i Kolding i slutningen af november hvor Domea.dk s fremtidige strategi skal forelægges. Dette skal så godkendes på et bestyrelsesmøde i starten af december. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Jens Tusgaard kan tilføje, at der kun har været en masse omkring flygtninge. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Ulla Rønnebech Formand Repræsentantskabet 2015 Povl Povlsen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Ole Stolberg Medlem Repræsentantskabet 2015 Mona Jensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Kirsten Madsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Trine Feldstedt Medlem Repræsentantskabet 2016 Kaia Bergenhagen Medlem Repræsentantskabet 2016 Ulla Lundin Medlem Repræsentantskabet 2016 Jørgen Rønnebech Suppleant Repræsentantskabet 2015 Merete Kjær Medlem Halsnæs kommune Jens Tusgaard Medlem Halsnæs kommune Kim Randrup Medlem Domea.dk Med Domea.dk som forretningsfører. Side 4 af 15
Afgangsorden indebærer, at Ulla Rønnebech, Povl Povlsen, Ole Stolberg, Kirsten Madsen og Jørgen Rønnebech er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Ulla Rønnebech, Jørgen Rønnebech og Povl Povlsen ønsker ikke genvalg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Ulla Rønnebech bad Kim Brokmann undersøge på BL s hjemmeside eller lign., om der er en anden måde at afregne honorar på i organisationsbestyrelsen. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte honoraret, som det står ovenfor, hvis der ikke er en anden måde at honorere det på. Hvis der findes forskellige muligheder tages punktet med på næste org.møde, hvor man vedtager hvilken. Kim Brokmann har efter mødet undersøgt det på BL s hjemmeside og hos Domea.dk og har fået forklaret, at ovenstående afregningsmetode er den der skulle være den bedste og den der giver det højeste beløb og derfor normalt vælges af alle. Beløbet er reguleret pr. 31. august 2015 til kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01. juli 2014 til 30. juni 2015 vedlægges som bilag. Side 5 af 15
Regnskabet udviser et underskud på kr. 12.542. (I henhold til materiale sendt til revisor.) Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Kim Brokmann kommenterede bemærkningerne til årsregnskaberne mht. henlæggelser i afdelingerne. Kim Brokmann har bemærkninger til at Domea.dk har kommenteret, at henlæggelserne på tab ved fraflytning i afd. 2506 ikke er høje nok. Sådan som det fremgår af regnskaberne, må det være en skrivefejl, da det iflg. regnskaberne er i afd. 2502, at de risikobehæftede beløb er større end henlæggelserne. Kim Brokmann gennemgik dispositionsfonden og arbejdskapitalen i selskabet. Kim Brokmann var på et tidligere møde blevet spurgt, om man må låne af dispositionsfonden fra en afdeling. Det må man godt og det er op til org.bestyrelsen, at godkende på hvilke vilkår mht. renter og lign. Lån til materiel kan dog kun lånes af arbejdskapitalen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges på repræsentantskabsmødet den 23. november 2015. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. juli 2014 til 30. juni 2015, vedlægges som bilag, når det modtages fra revisor. Administrationen har følgende kommentarer til protokollen: Protokol er ej modtaget, men vil blive gennemgået på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges på repræsentantskabsmødet den 23. november 2015. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 6 af 15
Bestyrelsen godkendte årsberetningen som vil blive suppleret med formandens beretning, som herefter forelægges på repræsentantskabsmødet den 23. november 2015. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Kim Brokmann oplyste, at man på alle afdelingsmøder gennemgik styringsrapporterne. Når sidste afdelingsmøde i selskabet har været afholdt gennemgår driftsleder Jesper Kristensen og kundechef Kim Brokmann samtlige styringsrapporter og kommer med input fra afdelingsmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne ud fra den mundtlige beretning fra kundechef Kim Brokmann. 3.10 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Bestyrelsen besluttede, at der ikke skal søges fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. 3.11 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Side 7 af 15
Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 318,00 pr. lejemålsenhed (2015-niveau). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Bestyrelsen besluttede, at der ikke skal søges fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Bestyrelsen besluttede, at der ikke skal søges fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. 3.12 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. juli 2016 til 30. juni 2017 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Forslag fra driften til budgettet er desværre ikke medtaget i udgifterne i afdelingerne. Der skal derfor tages stilling til ændringerne eller om hvordan ændringerne skal dækkes (dispositionsfond/arbejdskapital). Ændringerne dækker studietur, en boligsocial medarbejder og reklame/markedsføring. Kim Brokmann redegjorde for ovennævnte 3 punkter, som ikke var kommet med i budgetterne for afdelingerne. Der har været snakket om, at der skal sættes penge af til studietur eller konference, da man gerne vil lave noget omkring drøftelse af sammenlægninger af afdelinger mv. Det blev besluttet, at man gerne vil sætte ekstra penge af til et seminar omkring vision, sammenlægninger og evt. fleksibel udlejning. Trine Feldstedt tilkendegav, at hun syntes det var mange penge. Side 8 af 15
Jens Tusgaard kunne oplyste, at han syntes det var et lavt beløb, set i betragtning at det skulle være et seminar med overnatning. Han mente også at det er en nødvendighed med overnatning, for at få det mest optimale ud af et seminar. Kim Randrup kunne oplyse at der har været afholdt et lignende seminar i Rosenvænget og han kunne kun tilslutte sig at overnatning giver et mere intenst møde, fordi snakken og debatten forsætter i forhold til at man kører hjem og holder fyraften. Og man er hurtigt i gang dagen efter og forsætter debatten hvor man slap. Det blev besluttet at seminaret skal være med overnatning. Der har også været snakket om, at der skal være penge til en Boligsocial medarbejder. Både ifbm. udsættelser, flygtninge, helhedsplaner og lign. Men også at sætte noget i gang mht. ældreboligafdelinger. Og den positive omtale i aviser og andre medier. Kim Randrup bakkede op om idéen med en Boligsocial medarbejder og fortalte om Rosenvængets boligsociale medarbejder, som er med til at gøre en forskel, men økonomisk er det svært at bevise at der er en gevinst. Jens Tusgaard spurgte til om man evt. kan søge kommunen om tilskud til at sætte det i gang og få en Boligsocial medarbejder. Ulla Rønnebech og Kim Brokmann fortalte at det ikke vil være muligt iflg. det kommunen havde sagt til dialogforummødet. Det blev besluttet at man ville sætte pengene af til en boligsocial medarbejder, men at man inden for det næste halve år skal have snakket godt igennem inden man beslutter hvad det er man gerne vil og vil bruge en sådan boligsocial medarbejder til. Da der reklameres skal der selvfølgelig også sætte penge af til dette. Man er begyndt at reklamere på fodboldstadion og med biografreklamer og afventer spændt om det har en virkning på ventelisten. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Det blev besluttet at der skulle sættes penge af til seminar/studietur kr. 250.000,-, Boligsocial medarbejder kr. 471.000,- og særlige aktiviteter (markedsføring) kr. 100.000,-. Beløbene skulle dækkes af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte det tilrettede budget, som herefter forelægges på repræsentantskabsmødet den 23. november 2015. 3.13 Personaleforhold Generel orientering Nedlæggelse af forsikringsteam, hvilket har resulteret i afskedigelse af en medarbejder. Omlægning af arbejdsopgaver fra synsteamet til, at de fremover passer telefonen i telefontiden fra kl. 8-12, har betydet yderligere afskedigelse af 2 medarbejdere. I det deres resterende arbejdsopgaver kræver andre kompetencer end dem de havde. Side 9 af 15
Her ud over er der på baggrund af budgetterne i afdelingerne blevet afskediget 1 mand. Pga. fritstilling er der ansat en vikar til foreløbigt 4 mdr. Og når vi har dannet os et overblik, over hvilke kompetencer der skal bruges vil der blive ansat en fast medarbejder. Der er afskediget en medarbejder tilknyttet Halsnæs pga. sygdom. Vedkommende havde 120 sygedage og selv om vedkommende havde fået konstateret kræft, havde vedkommende allerede inden haft tæt på de 120 sygedage. En medarbejder tilknyttet Halsnæs, på 12 timer er blevet bedt om at gå op på 37 timer og dette har vedkommende ikke ønsket og er derfor også blevet opsagt. Der vil blive opslået en ny stilling til Halsnæs. Her ud over er der nu en medarbejder også tilknyttet Halsnæs der er langtidssygemeldt. Alle opsagte medarbejdere er blevet fritstillet. Enkelte har overdraget deres arbejdsopgaver inden fritstillingen. Der har i forbindelse med opsigelserne ikke været nogen smækken med dørene. Selskabet har tilknyttet en ekstern rådgiver til jobsøgning, til brug for de 3 medarbejdere der blev afskediget pga. omlægning. Det er gået stille og roligt, men hele omstruktureringen tager noget tid, inden alle er på plads. Både mht. IT og nye opgaver på nye hænder. Det kræver også, at nogle opgaver finder sin rette plads. Synsteamet varetager telefonvagten fra 1/11-15. I perioder med mange syn varetages funktionen af servicekoordinator og ejendomsmester. Største udfordring pt. er behandling af klagesager og aflevering af forsikringssager. Der bør vises forståelse for, at normal ekspeditionstid ikke kan overholdes helt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.14 Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Rabatkort 4.1 Rabatkort Side 10 af 15
Der skal træffes beslutning om hvorvidt hver lejer skal modtage et rabatkort fra Domea.dk. Det fremgår af mail fra Thomas Holluf, at administrationen til kortet er indeholdt i nuværende administrationshonorar. Kort med eget logo vil koste kr. 0,40 pr. kort pr. år og er ikke dækket af administrationshonoraret. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om der skal udleveres rabatkort og hvorvidt det skal være med eget logo. Bestyrelsen besluttede, at der skal udleveres rabatkort men uden logo. Man kunne måske godt fra Domea.dk have sendt det ud, som et punkt og ikke blot som et elektronisk nyhedsbrev. 5 Flexibel udlejning 5.1 Flexibel udlejning Forslag til flexibel udlejning. Vedlagt er aftalen mellem Frederikssund kommune og Boligselskabet Rosenvænget til inspiration for en evt. aftale. Bilag vedlagt. Der blev snakket og forklaret om hvordan det hænger sammen og hvordan man evt. kan lave det. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om der skal laves en flexibel udlejnings aftale. Bestyrelsen besluttede, at man vil snakke om det på et senere møde. 6 Visioner for selskabet 6.1 Visioner for selskabet I forbindelse med drøftelserne omkring sammenlægninger af afdelinger er der skabt grundlag for en drøftelse af selskabets visioner. Det foreslås at der laves en workshop om både sammenlægning og selskabet visioner. Ulla Rønnebech foreslog, at man skulle komme videre og komme med nogle forslag til hvad selskabet ønsker i fremtiden. Jens Tusgaard foreslog, at man kunne inddele sig i nogle grupper som kunne komme med forskellige visioner. Kundechef Kim Brokmann understregede at det er vigtigt, at medlemmer af org.bestyrelsen varetager selskabets interesser og IKKE de afdelinger som man bor i. Det er særligt vigtigt når der tales visioner. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om der skal arbejdes videre med en workshop. Bestyrelsen besluttede at man skulle arbejde videre med det på næste bestyrelsesmøde, hvor der kan være nye medlemmer. Kan evt. kombineres med seminaret omkring sammenlægninger. Side 11 af 15
6.2 Antal medlemmer i org.bestyrelsen Det skal drøftes inden endelig indkaldelse til repræsentantskabsmødet om man vil bibeholde den nuværende store org.bestyrelse. Det har tidligere været drøftet om der skal være deltagelse af 2 kommunalt udpegede medlemmer. Jens Tusgaard udtalte, at hvis man skulle skære ned i antallet af medlemmer, så ville det være nærliggende at det er de kommunalt udpegede. Jens Tusgaard, mener at det er vigtigere at det er de forskellige afdelinger der er repræsenteret. Kundechef Kim Brokmann påpegede, at man ikke i org.bestyrelsen varetager afdelingernes interesser, men husker at det er selskabets. Kim Brokmann mente at Jens Tusgaard havde bidraget positivt til org.bestyrelsen og syntes ikke at man skulle fravælge alle kommunalt udpegede. Men var enig i, at org.bestyrelsen er for stor, set i lyset af antal lejemål. Flere i bestyrelsen udtrykte, at de ikke mener at begge kommunalt udpegede medlemmer bør udtræde, da det er godt at få viden fra den politiske side. Ulla Rønnebech foreslog at man nedsætter antallet af medlemmer på de kommunalt udpegede fra 2 til 1 medlem og samtidig var forslaget at de andre medlemmer går ned fra 8 til 7 medlemmer. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om der skal ske ændringer i org.bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at indstille til repræsentantskabet at godkende forslaget om vedtægtsændring med henblik på antallet af medlemmer til org.bestyrelsen, således at bestyrelsen fremadrettet vil bestå af 9 medlemmer incl. formanden. Repræsentantskabet vælger 7 medlemmer til bestyrelsen. Her ud over udpeges 1 medlem af Domeas bestyrelsesmedlemmer og 1 kan vælges af Halsnæs kommune. 7 Nybyggeri og renovering 7.1 Ombygning af Skovbrynet Efter interesse fra kommunen og forespørgsel om ombygning af lejemålene, således de evt. kan bruges til delebolig, skal der tages stilling til om selskabet vil bevilje midler til en ekstern rådgiver/arkitekt. Det forventes at koste i omegnen af kr. 10.000,- Det indstilles, at bestyrelsen godkender projektet. Bestyrelsen godkendte projektet. 7.2 Tømmerpladsvej Side 12 af 15
Der orienteres for stadet for Tømmerpladsvej Der er rejsegilde i uge 46. Byggesagen styres af Domea.dk byg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7.3 Ændring af praksis vedr. El-stikledninger Dong har ændret praksis vedr. El-stikledninger. Dong har fremsendt en mulighed for at overtage stikledninger inkl. forpligtigelser eller betale et årligt beløb til denne vedligeholdelse. Dette er tilsendt lejer for at lejer kan træffe beslutning om, de vælger det ene eller andet. For at kunne vælge frit kræver det bygningsejers fuldmagt. Min anbefaling vil være at selskabet vælger ikke at give fuldmagt. Baggrunden for dette er at El furbruger betaler kr. 55,- (indfases over to år) + kr. 25.- (som allerede ligger hos bruger) det vil sige at det koster kr. 80.- årligt, Dong regner med en levetid på ca. 40 år det vil sige en samlet omkostning i perioden på kr. 3200.- jeg mener ikke at ejendommen kan vedligeholde for dette beløb. For hvis bestyrelsen beslutter at give lov til beboer at fravælge skal vedligeholdelsen ligges i DV planen. Bilag er vedlagt af aftale og brev. Punktet har tidligere været drøftet med Lars Gruby om at Dong ikke skal udsende sådan noget direkte til beboerne. Kim Brokmann blev bedt om at tage det med Lars Gruby endnu engang. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til ændringen. Bestyrelsen besluttede at beboerne ikke selv kan vælge, da det kan risikerer at blive dyrt for afdelingerne og selskabet. 7.4 Rammebeløb på gas projekt i 2506-8 Rådgiver har nu været i udbud og desværre holder de priser som var med i overslaget ikke. For at projektet skal kunne gennemføres skal der godkendes yderligere kr. 250.000,-. Der har tidligere været godkendt et rammebeløb på kr. 860.000,-. Dette er stadig uden rådgiverhonorar. Man skal sørge for at få nogle ordentlige priser og oplysninger hjem på projekter i fremtiden. Kundechef Kim Brokmann kan ikke love at priserne vi får hjem på projekter kan holde når man går i udbud og slet ikke når et projekt trækker ud over 12 mdr. Bestyrelsen besluttede at godkende de ekstra kr. 250.000,- samt rådgiverhonorar. 8 Boligorganisationens afdelinger Side 13 af 15
8.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. juli. 2014 til 30. juni 2015 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Overskud Underskud Resultatkontoen Gennemsnitlig m2 leje 25-2 Lathyrushaven 28.310-256.712 832 25-4 Engparken 102.440 87.721 1.071 25-5 Tømmerpladsvej 20.483 103.331 1.443 25-6 Møllehaven 64.888 531.369 1.217 25-8 Elmegården i Melby 26.791 50.934 1.117 25-25 Snerlevej/Rønnevej/Syrenvej 328.694 871.800 844 25-30 Tscherningshave 245.377 1.284.565 1.116 25-31 Skovbrynet 103.955 387.835 1.229 25-32 Havlitvej 54.570 243.215 1.478 25-33 Serviceareal 10.663 80.824 619 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 3 og 4. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingers årsregnskaber. 9 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2015 samt første møde der efter. 23-11-2015 Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 18.00, Vognmandsgade Side 14 af 15
07-12-2015 Bestyrelsesmøde kl. 18.00 Elmegården (Første møde efter repræsentantskabsmødet, med valg til div. poster) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsesmødet den 07-12-2015 bliver i Møllegården i stedet for Elmegården. Kundechef Kim Brokmann foreslog, at servicekoordinator Britt Vogt kommer med et forslag til mødedatoer for det kommende år, på baggrund af koordinering af de mange møder. Bestyrelsen har ikke særlige ønsker ud over at gå uden om torsdage. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10 Eventuelt Kim Randrup opfordrede bestyrelsen til at vedtage, at formandsskabet kunne vedtage mindre beslutninger og godkende brug af mindre beløb fra dispositionsfonden. Ulla Rønnebech fortalte, at hun og Jørgen ikke genopstiller, fordi de har købt hus og flytter fra selskabet. Der blevet givet udtryk fra samtlige medlemmer, at man var kede af at de forlader selskabet, men ønskede dem tillykke med deres nye hus. Ulla Rønnebech fik stor ros og anerkendelse for hendes virke som formand. Formanden takkede for god ro og orden og mødet blev hævet. Referent: Britt Vogt, den 12-11-2015 Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Ulla Rønnebech Side 15 af 15