Kontering af tid i Septimana. 042,234 Regnskab med undervisnings- og arbejdstid, i Septimana, giver mulighed for en meget detaljeret statistik. Statistikken er opdelt pr underviser og pr hold, samt lektionernes formål. Princippet minder meget om bogføringen i en virksomheds driftsregnskab: tiden som den enkelte skemabrik dækker over, konteres på forskellige konti, alt efter brikkens formål. Tiden på brikken kan bestå af undervisningstid for holdet, undervisningstid for læreren, samt anden arbejdstid for læreren. De tre tal er uafhængige, så de behøver altså ikke alle at være udfyldt på brikken. Læreren kan f.eks. have en arbejdsopgave, der ikke er undervisning, og som derfor hverken skal konteres på hold eller som undervisningstid. Sammentællingen (eller konteringen) sker på grundlag af konteringsregler, som den enkelte skole selv definerer. Hver brik er tilknyttet netop en konteringsregel, der svarer til brikkens formål (klasseundervisning, projektarbejde, forberedelse,...), så det er altså muligt at bogføre helt ned på den enkelte lektion. Nu vil det dog i praksis være sådan, at næsten alle brikker skal behandles ens, så der er kun brug for et begrænset antal konteringsregler. Statistikken dannes først når der bedes om det, hvilket betyder at man på ethvert tidspunkt kan give en brik en ny konteringsregel, og derefter danne en ny statistik. Når skemaet lægges, får hver brik automatisk en konteringsregel - skolen bestemmer selv hvilken, der skal være standard kontering, der gælder hvis ikke andet angives. Så selvom det ikke er nødvendigt at have kontoplanen klar inden skemaet lægges, er det dog en fordel at have oprettet regler, svarende til formål, på forhånd reglerne kan så bare være tomme, indtil selve statistikken skal udarbejdes. Hvis en skole ikke ønsker at anvende kontering af tid, bliver den daglige brug af Septimana ikke påvirket af dette, da man bare lader være med at oprette regler. I Septimana kan skolen oprette en standard regel for hold-rettede brikker, samt evt. en anden standard for arbejdsopgaver. Tid konteres ens for alle lærere på brikken. 1 www.i-arkaden.dk
En konteringsregel har denne struktur: Regel nummer NN Konto 1 Konto 2 Konto 3 Procent/ absolut af arbejdstid Regel navn F.eks undervisning Procent/ absolut af lærer UV-tid Procent/ absolut af hold UV-tid Forklaring til strukturen: Hver regel har et nummer, samt et beskrivende navn. Minutterne på brikken konteres på et antal konti, enten som en procentdel af brikkens tid eller som et absolut tal. Et absolut tal kan f.eks. være et fast minuttal, der ikke er afhængig af lektionens længde. Antallet af konti bestemmes udelukkende af hvilke ønsker skolen har til statistikken. Der er altså ingen begrænsning på antallet af konti. Summen af en søjle behøver ikke at være 100 %, da det kan være ønskeligt at medregne tiden på flere konti, af hensyn til statistikker. En lærer kan tildeles arbejdstid, uden tilknytning til et hold, ved oprettelse af en opgave-brik. Der er tilknyttet arbejdstid og lærer-undervisningstid til en sådan brik, men ikke holdundervisningstid. Sammentællinger til statistikken: Statistikken præsenteres indledningsvis som sammentællinger på skærmen, men det primære resultat er et eller flere Word dokumenter, hvor tallene præsenteres i en opstilling som skolen selv definerer. Når statistikken dannes, laver systemet en sammentælling for hver konto. Naturligvis kan man være interesseret i tal pr konto, men ofte er summen af et interval af konti, eller en gruppe, mere sigende i en opgørelse. 2 www.i-arkaden.dk
For at opnå en fleksibel sammentælling og præsentation af tal i tidsregnskabet, skal de enkelte linier i statistikken defineres i form af navngivne kontointervaller og enkelte kontonumre. Dette kaldes for gruppedefinitioner, og bliver gennemgået nedenfor. Princippet kan illustreres ved denne regnskabsskitse: Regnskab for [initialer lærere i team hold klasse] for perioden [fra dato til dato] Arbejdstid Fremmøde Undervisning Opgaverettelse Vejledning Andet Projekter interval,interval,konto interval interval, interval interval interval interval Regnskabet kan udskrives for en enkelt lærer. Det er ligeledes muligt at se hvor meget tid der er tilbudt deltagerne på et hold. Talgrundlaget: De tal der skal tælles sammen kommer fra de enkelte brikker i skemaet/arbejdsplanen, hvor hver brik indeholder information om: Undervisningstid for holdet Undervisningstid for læreren Yderlig arbejdstid for læreren. Disse minutangivelser fordeles på et antal konti, defineret i den konteringsregel der er tilknyttet brikken. Dette betyder at tiden på brikkerne adderes til de enkelte konti uden hensyntagen til hvordan regnskabet efterfølgende skal præsenteres. En af fordelene ved denne måde er at opstillingen af regnskabet kan ændres uden det er nødvendigt at røre ved de enkelte brikker (der kan formodentlig være undtagelser fra dette). Når konteringsreglerne laves, er det vigtigt at få tallene styret ind på de rigtige konti, men det kan altså, til en vis grad, ændres uden at skulle røre ved brikkerne. 3 www.i-arkaden.dk
Eksempel på brug af sammentællinger Oprettelse af gruppedefinitioner. Gruppedefinitioner er angivelse af hvilke konti der skal tælles sammen. Det kan være flere konti og / eller enkelte konti. Vælg menupunktet Tidsregnskab Klik på knappen Rediger, (den er ikke synlig her, da der er trykket på den) Her skrives gruppenavne, og der angives hvilke konti der skal tælles sammen. Konto intervaller skrives med i mellem og enkelte konti skrives med, i mellem. Eks.intervallet fra konto 1001 til konto 1199 samt konto 2005 skrives på følgende måde: 4 www.i-arkaden.dk
1001-1199,2005 Klik nu på knappen Gem Nu vælges periode og lærerinitialer som sammentællingerne skal vises for. Klik nu på Hent tider 5 www.i-arkaden.dk
I fanebladene vælges visningsform. Lærer(Konto) viser antal minutter for hver konto Lærer(Gruppe) viser antal minutter eller timer for hver gruppe, der blev defineret under oprettelsen af Gruppedefinition. Det er under Lærer (gruppe) sammentællingerne kan overføres til word. Inden tallene kan overføres til Word, skal der laves lidt forberedelse, som er beskrevet nedenfor. Ovenfor er der oprettet nogle gruppenavne, med angivelse af hvilke konti der skal tælles sammen under hver gruppe. Disse gruppers sammentællinger skal vises pænt i et Word dokument, og med de tekster skolen ønsker. Dette kaldes et grunddokument (eller en regnskabsskabelon). Der kan oprettes et eller flere grunddokumenter, der så bruges igen og igen ved de forskellige udtræk af sammentællinger. 6 www.i-arkaden.dk
Grunddokumentet er et normalt Word dokument, hvor der er sat plads af til at indsætte talværdierne for ovenstående gruppedefinitioner. Ved at skrive gruppenavnet på følgende måde <gruppenavn>, (gruppe navnet skal omkranses af skarpe parenteser ) erstattes det med gruppens sammentælling, når statistikken bruges til at danne en opgørelse i Word. I ovenstående blev der oprettet to grupper: Undervisning Undervisning 1 til 1 Samt nogle totalgrupper Her er et eksempel på et (simpelt) grunddokument, hvor gruppedefinitioner anvendes: Opgørelse for <initialer> For perioden <tidregndatofra> - <tidregndatotil> Undervisning almindelig <undervisning> Undervisning 1 til 1 ikke almindelig <undervisning 1 til 1> I alt undervisning <ialt underrvisning> Arbejdstid i forbindelse med <eks arb.tid> eksamen Alt i alt undervisning og arbejdstid <Alt i alt> Det der står i <> er gruppenavne, der bliver erstattet med sammentællingerne, når I danner til Word. Det er også i <> at initialer og den valgte periode skal skrives, for at de bliver vist i Word dokumentet. De viste ord initialer, tidregndatofra og tidregndatotil er faste navne i systemet. De øvrige navn undervisning m.v. er navne som skolen selv bestemmer. Det er her vigtigt at skrive navnene på helt samme måde som de er defineret i KontrolCentret. Man behøver ikke at lave det i en tabel som det gjort her, men det at man kan højre stille tallene/gruppenavnene får det til at se pænere ud. 7 www.i-arkaden.dk
Det er rig mulighed for at lave gode præsentation med de almindelige funktioner i Word, så de beskrives ikke her. Når grunddokumentet er færdigt, skal det naturligvis gemmes med et navn, så det er let at find når statistikken skal præsenteres. Da dokumenterne skal bruges igen og igen, er det en fordel at lave dokumentet skrivebeskyttet. Når tallene vises i dokumentet, skal man vælge gem som, når dokumentet med tallene skal gemmes evt. som pdf, eller sendes via en mail. Nedenfor beskrives hvordan statistikkens tal dannes og indsættes i grunddokumentet. 8 www.i-arkaden.dk
Under fanebladet Lærer (gruppe) er knappen Dan Word og valg af tidsformat til Wordvisningen. Vælg format og klik på Dan Word. Du finder grunddokument, og åbner det. 9 www.i-arkaden.dk
Nu åbnes Word og dokumentet vises. Alle tekster i <> er nu erstattet af de værdier (initialer, datoer og tal) de indeholder. Alle andre tekster forbliver uændret: Opgørelse for JDU For perioden 07-11-2005 13-11-2005 Undervisning almindelig 36:40 Undervisning 1 til 1 ikke almindelig 6:45 I alt undervisning 43:25 Arbejdstid i forbindelse med 18:20 eksamen Alt i alt undervisning og arbejdstid 61:45 Det er nu det er godt hvis grunddokumentet er skrivebeskyttet, så man ikke kommer til at klikke på gem. Gør man det bliver det oprindelige med <> koderne erstattet af tekster og tal og så virker det ikke mere. 10 www.i-arkaden.dk