Den Centrale Regnskabsafdeling

Transkript

1 Godkendervejledning i IRIS 4.0 Godkendervejledning 1

2 Enhedens leder har ansvaret for tilmelding og afmelding brugere i Iris. Godkendervejledning 2

3 Godkendervejledning 3

4 Godkendervejledning 4

5 Godkendervejledning 5

6 Sådan ser Startsiden ud, her kan man se enhedens GLN nr. som skal oplyses til leverandører hver gang man handler. Bruger der er logget på til netværket figurerer som godkender. Godkendervejledning 6

7 Èn godkender kan have flere profiler roller. Godkender vælger hvilken profil der skal benyttes. Kollegaers navne figurerer med da de har samme rolle, dette er ensbetydende med at det er frit valg hvad angår valg af rolle med navne. Godkendervejledning 7

8 For at finde de indscannede dokumenter til godkendelse, vælges Dokument/Indbakke. Godkendervejledning 8

9 Indbakke viser de dokumenter til kontering og godkendelse, vælg lup for at se dokument. Håndtering viser hvor langt dokumenter er nået i systemet Nummer er leverandørens/kreditorens nummer i systemet. Bilagsnr. er faktura/kreditnota/pm nummer. IRISid dokumentet tildeles et iris id ved scanningen. Iris id er et entydigt og der kan således ikke være flere forskellige fakturaer med samme Iris id. Bemærk: Antal dokumenter samt samlet beløb i DKK kan ses på nederst på højre siden af skærmen. Godkendervejledning 9

10 Det er MEGET vigtigt, at kontrollere det indscannede dokument stemmer med fakturaoplysninger som det der står på header niveau. Ved at klikke på Billedvisning kan dokumentet zoomes ind. Kontering bestemmes ud fra faktura indhold, og posteringsteksten skal afspejle indholdet af fakturaen. Godkendervejledning 10

11 Godkender har mulighed for at kontere på kontotype Finans, Time/Sag Almen(t/s) og Time/Sag Anlæg(t/s anlæg). Enheder der har t/s og t/s anlæg kan godkende fakturaer med konteringsregler som allerede er sat på t/s. Posteringsteksten skal afspejle indholdet af fakturaen. Konteringsteksten figurerer også på kontoudtoget i xal. Således bliver det lettere for brugere at finde oplysninger i regnskabet efterfølgende. Godkendervejledning 11

12 Ved kontering på T/S Almen får godkender samme muligheder som findes på t/s i xal. Ved kontering på T/S Anlæg skal leverandøren være oprettet på t/s anlæg i xal før godkendelse foretages i Iris. Godkendervejledning 12

13 Split kontering på faktura på flere konteringer eller dimensioner. Dette gør du ved at klikke på split af linje. Det oprindelige linje kan være konteret og gemt før en splitning foretages, dette for at opnå kopiering af tekst eller dimension ved Splitning. Splitning af linjer giver følgende muligheder: - Antal nye linjer udover det oprindelige. - Fordel beløb på nye linjer systemet fordeler lige beløbet på original og nye linjer. - Kopier linje informationer konteringen og teksten kopieres og godkender kan efterfølgende rette. Godkendervejledning 13

14 Fortryder godkender splitningen kan godkender slette splitningen ved at klikke på Slet split linje. Linjen rettes automatisk til det oprindelige kontering og tekst, og beløbet på første linie rettes til det oprindelige. Godkendervejledning 14

15 Blank (hvidt) notatfelt indikerer ingen indhold af information. Rødt notatfelt indikerer indeholdende meddelelse. Notatfelt benyttes for at informere godkendere eller supervisorer omkring dokumentet. Information skal være klart og tydeligt. Derved sikres at den person som efterfølgende skal forestå behandlingen af dokumentet er hjulpet bedst på vej og at dette kan ske hurtigt og effektivt. Godkendervejledning 15

16 Konteringen udføres og faktura godkendes, når alle nødvendige oplysninger er udfyldte, ved trykke på knappen Godkend. Er de angivne værdier forkerte eller mangelfulde, vises en fejltekst: F.eks.: hele den eksterne kontostreng skal ALTID udfyldes, dvs. Aktivitet, Formål, Hovedkonto, Artkonto og stedkode. Godkendervejledning 16

17 2. Godkender tjekker om header oplysninger stemmer med dokumentet og tjekker konteringen. Er listen tom vises oversigtsbilledet. Fakturaer som er 1. og 2. godkendt bliver automatisk sendt til betaling og bogføring i XAL. Betalingen sker ved forfaldsdatoen. Godkendervejledning 17

18 Flow beskriver dokumenternes vej gennem IRIS. Hver enkelt brugers id og og afdeling vil figurere på historikken på dokumentet. Valgmulighederne er: hændelser for dokument, Dokuments flow eller Grafisk flow. Hændelser for dokumentet: Oversigt over aktiviteter på dokumentet. F.eks. Godkendelse/åbnet dokument/opdateret linjer Dokumentets flow: Bruger kan altid se, hvor i flowet et dokument befinder sig. Linje håndtering kan antage følgende værdier: Ankomst For beh. Aktivering Ret For bogf. IRIS modtager dokument IRIS klargør dokument IRIS klargør dokument Dokument rettes af supervisor Dokument forkonteres Distributør Supervisor tilknytter ansvarlig Godkendelse Dokument bliver godkendt Eskalering Dokument sendt til næste ansvarlig, prokura Slut. Bogf Dokument sendes til bogføring i ERP systemet Status kan indeholde følgende værdier: Udført Droppet Handlingen er udført Handling annulleret pga. nyt flow Godkendervejledning 18

19 Aktuelt Det stadie dokument er på nu Kommende Efterfølgende handlinger. Grafisk flow: Det grafiske flow illustrerer med farver, forbindelser og tekstbokse det samme flow, som beskrevet i Dokumentets flow. Farverne angiver om handling er udført, droppet, aktuel eller kommende. I tekstboksen er angivet, hvilken profil, der har været aktør. Grøn = step er udført Orange = step er droppet. Et ny step er indsat Hvid = Det aktuelle step Gul = kommende step Godkendervejledning 18

20 Parkering anvendes, når godkendelse af et dokument må udsættes, f.eks. afventer kreditnota eller reaktion på reklamation eller efterlevering. Bruger kan ændre denne dato indenfor de opsatte kriterier for at aktivere dokumentet. Det parkerede dokumenter havner i Indbakke parkerede. Godkendervejledning 19

21 Godkendervejledning 20

22 Godkendervejledning 21

23 Dokumentet er parkeret og frigives automatisk på den angivne dato for frigivelse. Herefter returneres det til den normale indbakke. Godkender har mulighed for at aktivere dokumentet fra parkering. Dokumentet kan til enhver tid frigives ved at åbn dokument og vælge ikonet Lastbil med rødt/hvidt manuel frigivelse. Ved tryk på dette ikon, sendes dokumentet til indbakke. Umiddelbart efter at man har trykket på ikonet kan se dokumentet i indbakken. Godkendervejledning 22

24 Hvis der er fejl i dokumentet skal du videresende. Følgende fejl kan være i dokumentet: - Det er den forkerte leverandør, som er angivet på fakturaen - Faktura skal sendes til anden godkender - Anden bruger skal informeres om faktura - Faktura er modtaget før og skal slettes. Godkendervejledning 23

25 Her er forklaringer for valg muligheder: Send til anden, returneres ikke: Benyttes, hvis en anden bruger skal overtage funktionen, f.eks. kontering og godkendelse. Send til anden, returner til mig: Benyttes, hvis en anden bruger skal bidrage med information, f.eks. påføre kontering inden egen godkendelse. Send til anden som information: Denne funktion svarer til, at sende en kopi af dokumentet til orientering. Dokumentet fortsætter uden afbrydelse i sit flow. Send til supervisor med årsag: Benyttes, hvis bruger vil omdirigere dokumentet uden at kende rette modtager, eller hvis, der skal redigeres i information, som kun kan ændres af supervisor (kreditorafdelingen). Der kan vælges mellem følgende ansvarlige typer: Bruger: Vælges hvis man kender initialer på modtageren og man ønsker at sende til brugerens primære profil. Profil: Vælges hvis man ønsker at benytte en anden profil end den primære for en bruger. Rolle: Vælges hvis man ønsker at sende et dokument til flere profiler med samme rolle. Afdeling: Vælges hvis man ønsker at sende et dokument til alle profiler i samme afdeling. Godkendervejledning 24

26 Godkendervejledning 25

27 Brugeren kan søge i egne dokumenter via menupunktet Service/Mine dokumenter. Der kan søges på en række informationer afhængig af dokumenttype. Søgningen kan med fordel begrænses med datointervaller eller bruttointervaller. F.eks. kan søgning ske efter faktura nr., Lev. Nr.(Leverandør nr.) eller faktura beløb m.v. Godkendervejledning 26

28 Godkendervejledning 27

29 Brugeren kan finde alle sine egne dokumenter via EjerLok. Afdelingskode vælges for at finde egne domumenter. Afdelingskode er det samme som ens ejerlokations betegnelse. Afdelingskoder kan findes i gln liste på dette link: nter/departement_for_finanser/oekonomi_og_personalestyrelsen/den_centrale_ Regnskabsafdeling/Udgivelser/Afdelingsforkortelser.aspx Godkendervejledning 28

30 Hver enkelt iris godkender eller bruger med en rolle, har læseadgang til XAL Økonomisystem. Ønskes brugernavn og pw til xal fås informationerne hos Konsulentafdelingen. Godkendervejledning 29

31 Godkendervejledning 30

32 Kontoudtog kan udskrives via XAL/Finans/Udskrifter/Kontoudtog. Godkendervejledning 31