1. Spørgsmål og svar Prækvalifikation ERP Spørgsmål 1) Vil i ændre på kravet til et samlet positivt resultat før skat for de seneste 3 afsluttede regnskabsår, under Økonomiske og finansielle krav, da vi antager at der er mange leverandører der kan have problemer med at opfylde dette? Svar på spørgsmål 1) Vi ændrer ikke på kravet til den Økonomiske og finansielle krav i prækvalifikationsmaterialet. Vi gør opmærksom på at det drejer sig om et samlet positivt resultat i de 3 regnskabsår, og at man derfor ikke bliver ekskluderet ved underskud i et eller flere år, så længe at man samlet har et positivt resultat over 3 år. Spørgsmål 2) Under afsnit 2. formalia i afsnit B) Økonomisk & finansiel karakter (side 8) udtrykkes ønske omkring Minimums omsætning, Egenkapital samt de sidste 3 års resultat efter skat. Diskvalificeres en leverandør hvis en eller flere af de forespurgte kriterier ikke er opfyldt? Svar på Spørgsmål 2) Hvis et eller flere af udvælgelseskriterierne under Økonomisk og finansielle karakter i prækvalifikationsmaterialet ikke er opfyldt, vil det medføre at man ikke kommer i betragtning til, at deltage i den endelige udbudsfase. Spørgsmål 3) Prækvalifikationsmaterialet for Indkøb af ERP Løsning er offentliggjort i pdf format. Vil det være muligt at få materialet offentliggjort i wordformat? Ansøger vil dermed kunne anvende de indeholdte bilag i sin ansøgning. Svar på Spørgsmål 3) Ja materialet er nu tilgængelig på hjemmesiden i word - format
Spørgsmål 4) Venligst forklar hvad det forventes at forbeholdslisten skal bruges til i denne prækvalifikations-fase. Er det for eksempel meningen at vi skal kommentere på den foreslåede K02 kontrakt? Svar på spørgsmål 4) Forbeholdslisten er vedlagt, som en mulighed for, at ansøger kan tage forbehold, for vilkår i prækvalifikationsmaterialet, som ansøger finder det nødvendigt, at tage forbehold for. Det bemærkes, at et forbehold fra ansøgers side, med overvejende stor sandsynlighed, vil betyde, at ansøgningen afvises. Spørgsmål 5) I bilag 4 står der at man skal opgive de seneste 3 års omsætning, men i skemaet er angivet årene 2012-2010. Må man ændre dette til 2014-2012? Svar på spørgsmål 5) Bilaget er rettet til og lagt tilgængeligt på vores hjemmeside sammen med spørgsmål og svar. Spørgsmål 6) Jævnfør prækvalifikationsmaterialet side 5 afsnit 2, skal systematikken i materialet følges. Hvor i bilagsstrukturen ønsker ordretager at placere bilagene; Ansvarsforsikring, Regnskaber, Virksomhedsprofil og Nøglepersoner. Må de vedlagte bilag nummereres om? Eller må man i givet fald give de resterende bilag numrene 9-13, og så vedlægge bilag 9 sammen med bilag 2 og 3 til Betingelse for deltagelse. Svar på spørgsmål 6) Bilagene placeres til sidst i materialet, og må gerne nummereres om, så at bilagene passer til Jeres materiale.
Spørgsmål 7) Nederst på side 8 henvises til at ansøger har erfaring og viden jf. punkt A. Venligst præciser hvor i materialet punkt A kan findes. Menes der Bilag 1? Svar på spørgsmål 7) Det er korrekt at der skal henvises til Bilag 1, i stedet for punkt A. Derudover vil det være denne sætning i punkt C.2, der skal tages udgangspunkt i: Som ansøger til prækvalifikation på udbud om ERP-system, vil der blive lagt stor vægt på dokumenterbare erfaringer og resultater med levering og implementering af ERP systemløsninger målrettet lignende typer rådgivningsvirksomheder som Væksthusene. SE BILAG 1. Spørgsmål 8) Hvad menes der med projektafregninger (nævnt på prækvalifikationsmaterialets side 15)? Bliver en del af projekt omkostningerne viderefaktureret til kunder? Svar på spørgsmål 8) Ved projektafregning forstås at Væksthusene får refunderet omkostninger fra en ekstern opdragsgiver på baggrund af et udarbejdet projektregnskab (projektomkostninger minus eventuelle projektindtægter). Spørgsmål 9) Hvad menes der med efterkalkulation? Er det DB analyse, eller revurdering af oprindeligt budget? Svar på spørgsmål 9) Ved efterkalkulation forstås budgetforecast eller revurdering af budget, på baggrund af rullende budgetopfølgning. Spørgsmål 10) Skal der laves fuldt regnskab med resultatopgørelse og fuld balance for projektvirksomheder? Hvis ja, indgår disse regnskaber som del af et samlet koncernregnskab? Svar på spørgsmål 10) Der er behov for fuldt regnskab med resultatopgørelse og fuld balance for hver (projekt)virksomhed. Projektvirksomhederne kan enten være selvstændige enheder, eller indgå i en koncern, hvorfor der vil være behov for at kunne inddrage disse i et koncernregnskab.
Spørgsmål 11) Hvordan tænkes en erfaringslog at se ud? Hvilken funktionalitet tænkes der at være en sådan log? Svar på spørgsmål 11) Erfaringsloggen har til hensigt at opsamle erfaringer fra projektet om hvad, der er gået godt og som derfor skal gøres igen, eller om hvad der er gået dårligt og derfor skal undgås altså best practice opdatering. Krav og ønsker til udseende og funktionalitet vil fremgå af kravespecifikationen i udbudsmaterialet. Spørgsmål 12) Udbetaling af tilskud ((nævnt på prækvalifikationsmaterialets side 15). Er det Væksthusene der udbetaler tilskud til deltagerne eller modtager Væksthusene tilskud som så skal kunne spores i projektøkonomien? Svar på spørgsmål 12) Der kan være tale om både tilskud som Væksthusene modtager fra opdragsgiver, og tilskud som Væksthusene videreformidler til projektpartnere. Tilskud/afregninger skal bogføres på projekt- og partnerniveau og dermed være sporbare i Væksthusenes projektøkonomi. Krav og ønsker vil fremgå af kravspecifikationen til udbudsmaterialet. Spørgsmål 13) Hvad menes der med Reservation af indtægter? Er det beregning af "værdien af igangværende arbejde? Svar på spørgsmål 13) Ja der er tale om fastsættelsen af værdien af igangværende arbejde. Spørgsmål 14) Er alle de nuværende 14 stk. C5 licenser fulde brugere? Svar på spørgsmål 14) Ja der er i det nuværende system 14 fulde brugere.
Spørgsmål 15) Da der er 25 brugere på ERP systemet, kunne det så være interessant med en kombination af fulde og begrænsede brugere? Svar på spørgsmål 15) De 25 brugere som er nævnt i prækvalifikationsmaterialets Bilag 1, henviser til brugere i det nuværende C5 system. I en samlet ERP løsning vil der være betydeligt flere brugere, som kan have forskellige adgangsniveauer i systemet. Derfor kan der, afhængigt af systemets brugerfunktionalitet, være behov for både fulde og begrænsede brugere. Spørgsmål 16) Hvilke systemer understøtter i dag dokumenthåndtering og vidensdeling? Svar på spørgsmål 16) Til fil-deling anvendes netværksdrev i et Microsoft-miljø. Desuden anvendes Dropbox til dokumenter med ikke-følsomme oplysninger. Til intern videndeling anvendes wiki-løsningen Confluence fra Atlassian og til ekstern videndeling og samarbejde benyttes Podio fra Cisco.