Statsforvaltningen Midtjyllands brev af 13. august 2008 til en borger. 13-08- 2008 TILSYNET Vedr. klage over Silkeborg Kommune De har ved brev af 24. juli 2008 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. Statsforvaltningen forstår Deres henvendelse således, at De ikke finder, at Silkeborg Kommune har ydet tilstrækkelig aktindsigt i A s personalemappe. Herunder følger en gennemgang af sagens baggrund, det relevante retsgrundlag samt en udtalelse om statsforvaltningens opfattelse i sagen. STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2008-613/372 SAGSBEHANDLER: KVEMID DIREKTE TELEFON: 7256 8554 TELEFON: 7256 8300 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN- NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Sagens baggrund: I brev af 24. juli 2008 rettede De henvendelse til statsforvaltningen vedrørende aktindsigt i A s personalemappe. Heraf fremgår bl.a. følgende: Jeg klager hermed over Silkeborg Kommunes mangelfuld aktindsigt i A s personalemappe, hvor jeg gør gældende, TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 at Silkeborg Kommune ikke har givet mig aktindsigt i alle mappens dokumenter, som ansøgt i mit brev af den 7. maj 2008, hvilket kommunen har lovhjemmel til ved ekstrahering af oplysninger, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt i hvert enkelt dokument. at Silkeborg Kommune har tilbageholdt oplysninger om, hvilke konkrete dokumenter og antal der er i A s personalemappe i form af en oversigt.
I tilknytning hertil oplysninger om hvilke dokumenter jeg ikke har adgang til og med hvilken begrundelse samt oplysninger om hvilke af personalemappens dokumenter jeg har adgang til og med hvilken begrundelse. Under disse omstændigheder har jeg ingen mulighed for at tage stilling til, hvilke specifikke dokumenter jeg ønsker kopier af, som meddelt i Silkeborg Kommunes brev af den 19. maj 2008. Ved benyttelse af denne fremgangsmåde, er jeg som borger i videre omfang afskåret fra at kontrollere myndigheden, hvilket er i strid med intentionerne i Offentlighedsloven. at Silkeborg Kommune ikke har givet aktindsigt i A s eksamenskarakterer ved eksamensbevis fra Sygeplejeskolen i Silkeborg den 30. april 1989. at Silkeborg Kommune ikke har givet fuld aktindsigt i oplysningerne om A s ændret lønindplacering pr. 30. januar 2004 Der henvises til brev af den 30. januar 2004 fra X til Personaleafdelingen, hvori er anført, A har fra 1. januar (ekstrahering) hvorefter A skal aflønnes efter følgende point: at Silkeborg Kommune ikke har givet fuld aktindsigt i A s lønforhøjelse pr. 11. februar 2004. Der henvises til brev fra Personaleafdelingen til A af den 11. februar 2004, hvori er anført, Lønforhøjelse. Med baggrund i (ekstrahering) pr. 1. januar 2004 forhøjes dit person lige kvalifikationstillæg til i alt 4 trin. at Silkeborg Kommune ikke har givet aktindsigt i oplysningerne om begrundelsen for at tildele A en resultatløn på 30.000 kr. i november 2006. Der henvises til brev af den 28. november 2006 fra X til A, hvori er anført, Det er mig en glæde at oplyse, at du efter forhandling med Dansk Sygeplejeråd er tildelt 30.000 kr. i resultatløn. Begrundelsen er (ekstrahering) at Silkeborg Kommune ikke har givet fuld aktindsigt i A s lønændring pr. 1. april 2008. SIDE 2
Der henvises til Forslag til lønændring pr. 1/04/2008 modtaget i Organisation og Personale den 7. april 2008, hvori er anført, Begrundelse for forslaget om lønændring: (ekstrahering af 4 linier) at Silkeborg Kommune ikke har givet klagevejledning ved afgørelser i denne sag. Som følge heraf er klagefristen suspenderet. Statsforvaltningen har efterfølgende rekvireret samtlige dokumenter i A s personalemappe fra Silkeborg Kommune med henblik på at vurdere sagen. Retsgrundlag: Uddrag af lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer) 1. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. dog 2 og 3. 2. Loven gælder ikke for sager inden for strafferetsplejen. Sager om lovgivning, herunder bevillingslove, er kun omfattet af loven, for så vidt lovforslag er fremsat for Folketinget. Stk. 2. Bortset fra bestemmelsen i 6 gælder loven endvidere ikke for sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste. Det samme gælder for andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. dog stk. 3 og 4, stk. 2. Stk. 3. I sager som nævnt i stk. 2, 2. pkt. gælder loven for oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For så vidt angår ansatte i chefstillinger gælder loven endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af to år efter, at den endelige afgørelse herom er truffet. Stk. 4. Justitsministeren kan bestemme, at loven i sager, der er omfattet af stk. 2, 2. pkt., tillige skal gælde for andre oplysninger end dem, der er nævnt i stk. 3. 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv. SIDE 3
Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i styrelsesloven. Der er tale om aktindsigt i en personalesag. Det følger af offentlighedslovens 2, stk. 2, 2. pkt., at sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste som udgangspunkt ikke er omfattet af offentlighedsloven. Imidlertid følger det af offentlighedslovens 2, stk. 3, 1. pkt., at loven gælder for oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser, uanset bestemmelsen i offentlighedslovens 2, stk. 2, 2. pkt. Offentlighedslovens 2, stk. 3 indebærer således, at visse oplysninger i konkrete personalesager alligevel er omfattet af lovens almindelige regler, herunder bl.a. reglerne om aktindsigt. Offentlighedslovens 2, stk. 3 er udtømmende. Der vil sige, at der alene skal gives aktindsigt i de oplysninger, der er anført i bestemmelsen. Dokumenter i personalesager, der indeholder de i offentlighedslovens 2, stk. 3 nævnte oplysningstyper, vil ofte også indeholde andre personaleoplysninger. Disse andre oplysninger er ikke omfattet af retten til aktindsigt, og det vil derfor være nødvendigt at foretage ekstrahering af de oplysninger, der er omfattet af stk. 3. Som nævnt i bemærkningerne til lovforslaget kan dette ske enten ved at afdække de ikke tilgængelige oplysninger og herefter give aktindsigt i dokumentet som sådant, eller ved at uddrage de oplysninger, der er undergivet aktindsigt, og overføre dem til et selvstændigt dokument. Med stilling og arbejdsopgaver sigtes navnlig til forholdene ved den myndighed, begæringen om aktindsigt fremsættes over for, herunder tidligere opgaver m.v. i myndigheden. I det omfang, der på den almindelige personalesag måtte ligge oplysninger om stillinger og arbejdsopgaver hos tidligere offentlige og private arbejdsgivere samt oplysninger om offentlig bibeskæftigelse, vil disse også være omfattet af loven og derfor som regel være omfattet af adgangen til aktindsigt. Derimod antages det (jf. fx side 101 i bogen Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1998), at eventuelle oplysninger om, hvilke arbejdsopgaver den pågældende skal varetage fremover, og hvilke efteruddannelseskurser m.v. den pågældende på et senere tidspunkt skal gennemgå, ikke skal oplyses i henhold til 2, stk. 3. SIDE 4
Adgangen til aktindsigt i oplysninger om uddannelse omfatter såvel uddannelse forud for ansættelsen som gennemført efteruddannelse. Oplysninger om eksamenskarakterer er som udgangspunkt omfattet af loven, men vil kunne undtages efter offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1 om oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Ikke kun oplysninger om grundløn m.v., men også oplysninger om eventuelt merarbejdsvederlag, kvalifikationsog funktionsløn, særlige tillæg, fratrædelsesgodtgørelse og pension er undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler. Oplysninger om de nærmere omstændigheder i forbindelse med for eksempel tildeling af tillæg eller indgåelse af aftaler om fratrædelsesgodtgørelser antages derimod ikke at skulle oplyses i henhold til 2, stk. 3, jf. side 101 i bogen Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1998. Oplysninger om tjenesterejser, herunder rejseregnskaber, er omfattet af offentlighedslovens almindelige bestemmelser, og dermed også omfattet af reglerne om aktindsigt. Desuden følger det af offentlighedslovens 2, stk. 3, 2. pkt., at for så vidt angår ansatte i chefstillinger gælder loven endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover. Oplysninger om disciplinære reaktioner er i et vist omfang omfattet af loven. Der skal være tale om en disciplinær reaktion af advarsel eller derover, for så vidt angår ansatte i chefstillinger. Begrebet chefstilling omfatter kontorchefgruppen og højere stillinger. Det svarer typisk til ansatte i lønramme 36 og derover. Statsforvaltningen lægger til grund, at A opfylder denne betingelse. Det er kun oplysninger om selve den disciplinære reaktion, der er omfattet. Heri ligger, at det kun er ansættelsesmyndighedens skrivelse med den endelige afgørelse i sagen, der er omfattet. Andre dokumenter og oplysninger i sagen antages ikke at være omfattet, jf. side 102 i bogen Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 1998. Oplysninger om afskedigelse eller andre ledelsesreaktioner m.v., der ikke er begrundet i disciplinære forhold, er ikke omfattet af loven og derfor generelt undtaget fra aktindsigt. Statsforvaltningen har gennemgået samtlige personalesagens dokumenter, herunder de dokumenter, som De ikke har fået adgang til. Statsforvaltningen finder, at Silkeborg Kommune har givet aktindsigt i de oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens 2, stk. 3. De har således fået aktindsigt i det omfang De har krav på. SIDE 5
I Deres brev af 21. juli 2008 anfører De, at Silkeborg Kommune ikke har givet klagevejledning ved afgørelser i denne sag. På sagsområder, hvor der ikke er fastsat klageadgang ved lov eller i henhold til lov med hensyn til sagens realitet, kan kommunalbestyrelsens afgørelse af aktindsigtsspørgsmål ikke påklages til anden myndighed. Statsforvaltningen finder ikke, at der er fastsat nogen klageadgang ved lov eller i henhold til lov. De har således ikke et krav på en klagevejledning, idet kommunalbestyrelsens afgørelse af aktindsigtsspørgsmål ikke kan påklages til anden myndighed. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Silkeborg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Martin Basse Kontorchef /Katrine Vestergaard Stud.jur. SIDE 6