Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01 Vejledning Batchflow
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Introduktion... 2 2 Sådan gør du... 3 2.1 Log på... 3 2.2 Anvendelse af BatchFlow... 4 2.3 Kort gennemgang af de øverste ikoner... 6 2.4 Genvejstaster:... 9 Bilag A Dokumenthistorik... 10 Batchflow 1
1 INTRODUKTION BatchFlow er det elektroniske arkiv- og fakturahåndteringssystem vi anvender på TEC (Teknisk Erhvervsskole Center) og ESN (Erhvervsskolen Nordsjælland). Inden du kan anvende BatchFlow, skal du være lagt op som bruger af systemet, hvor du får en rolle som enten 1. eller 2. godkender. 1. godkenderen kan kun kontere fakturaer, hvor 2. godkenderen godkender fakturaerne. Eniga har kun lagt de konti, formål, ansvarsnumre, arter og projekter op, som du er godkendt til at anvende. Hvis du har brug får adgang til flere/andre skal du kontakte: TEC: budget-controlling@tec.dk ESN: hehj@esnord.dk Eniga IT-service sørger for, at du får adgang til BatchFlow fra din PC. Et normalt flow vil bestå af følgende trin: 1. Bilag kommer ind i BatchFlow enten som en scannet faktura, i OIOXML format eller som en elektronisk faktura. 2. Eniga videresender dokumentet til 1. godkender. 3. 1. godkender kontrollerer at varer/ydelser er modtaget og konterer fakturaen. Efter godkendelse, sendes dokumentet videre til den næste person i flowet, som skal godkende bilaget. 4. Når dokumentet er godkendt af 2. godkender, sendes det til kreditorteamet i Eniga, som påfører den korrekte momskode og kontrollerer kontering, betalingsinformation og betalingsbetingelser, og herefter eksporterer bilaget til økonomisystemet. 5. Dokumentet modtager et bilagsnummer tilbage fra økonomisystemet når det er bogført, og dokument flow anses for værende afsluttet. 6. Bilaget betales på forfaldsdagen. Eniga har højest 3 dage fra modtagelse i BatchFlow til at videresende til 1. godkender. 1. og 2. godkender har tilsammen højest 8 dage til at kontere og godkende bilag i BatchFlow. Eniga har højest 5 dage til at kontrollere og bogføre bilag inden de overføres til økonomisystemet. TEC kræver 30 dages betalingsbetingelser eller mere på fakturaer, for at kunne sikre rettidig betaling. Når man bestiller en vare eller ydelse, skal man oplyse leverandøren om ansvarsnummer og initialer på 1. godkender. Det er en god idé at oplyse sit eget navn som reference på fakturaer. Eniga kan returnere bilag til leverandører, hvis ansvarsnummer og initialer ikke er påført. Batchflow 2
2 SÅDAN GØR DU 2.1 Log på Bruger: Adgangskode: Dine initialer f.eks. thli Ved første logon vil din kode være 111111. Du vil blive bedt om at ændre adgangskode herefter via nedenstående boks. Batchflow 3
2.2 Anvendelse af BatchFlow Kontering (1. godkender) Når du står i Indbakken og skal kontere en faktura/kreditnota, skal du trykke på knappen Kontering (genvej: ctrl+q). Her skal du udfylde Konto, Formål, Ansvar og eventuelt Projekt. Skal fakturaen deles mellem flere konti eller formål, kan du ændre beløbet og lave flere konteringslinier. Når kontering er afsluttet trykker du på piletasten ned og summen i bunden af skærmen skifter fra rød til grøn. Tryk på knappen Godkend. Godkendelse (2. godkender) Når du står i Indbakken og skal godkende en faktura/kreditnota, skal du kontrollere at konteringen er korrekt og derefter godkende. Tryk på knappen Godkend. Videresende Hvis du har modtaget en faktura som ikke er til dig og du ved hvem der skulle have haft den, kan du videresende ved at trykke på knappen Flow (genvej: ctrl+s) og indtaste den korrekte modtager. Inden du videresender skal du skrive en kommentar, så modtageren forstår hvorfor han/hun modtager den og samtidig bliver det tydeligt for alle, hvem der har haft berøring med fakturaen. Afvise Hvis den faktura/kreditnota du har modtaget ikke er til dig, og du ikke ved hvem rette modtager er, kan du afvise den. Tryk på Afvis knappen og en kommentarboks fremkommer. Ved afvisning SKAL du skrive i kommentarboksen, ellers vil fakturaen blive fremsendt til dig igen. Batchflow 4
Notat (genvej: F11) På dit skærmbillede findes en Notat knap yderst til venstre, under fanerne, som anvendes til at tilføje et eller flere notater til et dokument/viser om der notater til fakturaen. For at tilføje et notat til et dokument, skal der venstreklikkes på Notat ikonet, som vist ovenfor til venstre. Et vindue popper frem, hvori notater kan skrives. Venstreklik to gange i notatfeltet, for at skrive din tekst. Når teksten er færdigskrevet, skal du klikke på knappen Close som fremkommer når der skrives tekst i notatfeltet. Klik til sidst på Ok knappen. Herefter ændres Notat ikonet, som vist ovenfor til højre. Fejl eller manglende informationer Er der fra leverandørens side sket en fejl i fakturaen, f.eks. forkert beløb eller antal, kan du sætte hak i Afventer Kreditnota og trykke Gem. Kontakt derefter leverandøren, og bed om at få fremsendt en kreditnota for at korrigere fejlen. Når du har modtaget kreditnota kan du godkende både faktura og kreditnota. Husk at anvende samme kontering på faktura og kreditnota. Bemærk venligst, at det ikke er Eniga s opgave, at henvende sig til leverandører vedr. forkert udfyldte eller mangelfulde fakturaer. Det er lederens ansvar. Udover Indbakken har du 2 andre faner, Arkiv Priv og Afventer Kreditnota. I Arkiv Priv kan du se de fakturaer/kreditnotaer du tidligere har behandlet, som allerede er konteret og godkendt. I fanen Afventer Kreditnota kan du se hvilke fakturaer du afventer kreditnotaer for. Batchflow 5
2.3 Kort gennemgang af de øverste ikoner 2.3.1 Søg: Når der klikkes på Søg knappen, vises nedenstående søgevindue. Heri kan et eller flere hovedfelter fra fanen udfyldes, hvorefter der klikkes på Ok knappen. Derefter vises de dokumenter i fanen som matcher de udfyldte søgekriterier. Jo flere felter der udfyldes ved søgning, jo større mulighed er der for at finde netop det aktuelle dokument du leder efter. Bemærk, at der kan anvendes såkaldte "wildcards" til søgning, både før og efter en tekst. Skal der f.eks. søges efter kreditornavnet Futurelink, kan man skrive *ture*. Derved vises alle dokumenter med et kreditornavn der indeholder ordet ture. Batchflow 6
Derudover kan der i søgefunktionen også laves interval søgning på følgende felter: Datofelter Beløbsfelter Numeriske felter For at lave intervalsøgning på fx Fakturadato, venstreklik da på feltet med musen. Tryk derefter på tasterne CTRL+P på tastaturet, hvorefter nedenstående søgevindue vises. Skriv en fra dato i første felt, en til dato i andet felt og klik på knappen Ok. Nu er intervallet medregnet i søgningen. I stedet for at skrive en dato manuelt, kan en kalenderboks frembringes ved at klikke på knappen til højre for feltet. 2.3.2 Gem: Hvis du ikke er klar til at godkende fakturaen endnu, evt. fordi der lige skal undersøges noget, kan du vælge at trykke på knappen Gem i stedet (genvej: ctrl+g). BatchFlow har nu gemt den kontering du har indtastet, men bilaget ligger stadig i din Indbakke. 2.3.3 Fortryd: Funktionsknappen Fortryd anvendes såfremt der er foretaget tilføjelse/ændringer til hoveddata, som man ønsker at fortryde. Husk at dette kun virker, hvis disse ændringer/tilføjelser ikke er blevet gemt. 2.3.4 Flow = Send til: (genvej: ctrl+s) Bruges hvis fakturaen ikke vedrører dig som ansvarshavende. Fakturaen kan herfra videresendes til den rette ansvarshavende. Du bør skrive en kommentar (genvej: F11), så modtageren forstår hvorfor han/hun modtager den og samtidig bliver det tydeligt for alle, hvem der har haft berøring med fakturaen. 2.3.5 Godkend: Når en bruger modtager et dokument, skal kontering først oprettes (se afsnittet Kontering). Herefter kan dokumentet godkendes af brugeren. Når fakturaen er konteret og godkendt, vil det forsvinde fra brugerens indbakke, og efterfølgende sendes videre til 2. godkender. Hvis fakturaen overstiger de fastsatte beløbsgrænser for godkendelse vil Batchflow 7
de blive videresendt til nærmeste chef/leder. En bruger vil altid kunne finde sine godkendte dokumenter igen, i fanen Arkiv Priv. 2.3.6 Afvis: Hvis brugeren ikke kan godkende fakturaen. Dette kan enten være fordi brugeren ikke genkender fakturaen, at beløbet ikke stemmer overens med det aftalte, eller andre årsager, skal brugeren kunne afvise dokumentet. Når en bruger afviser et dokument, fremkommer en boks, hvori der skal udfyldes en kommentar. Derved kan bogholdere se hvorfor dokumentet er blevet afvist. Når afvisningsnotatet er udfyldt, skal der klikkes på knappen OK, hvorefter dokumentet forsvinder fra brugerens indbakke. 2.3.7 Kontering (genvej: ctrl+q): Når et dokument skal konteres, anvendes Kontering funktionsknappen i Indbakke fanen. Når der klikkes på funktionsknappen Kontering, åbnes konteringsvinduet nederst i BatchFlow. Heri vil alle konteringsmulighederne være tilgængelige. Når alt er udfyldt trykker du på pil ned og Summen i bunden af skærmen skulle gerne blive grøn i stedet for rød. For at komme videre til næste felt kan tasten Tab, Enter eller Piletaster anvendes. Det samme gør sig gældende hvis man skal lave en ny konteringslinje. Så snart der skiftes konteringslinje, gemmes data fra konteringslinjerne. 2.3.8 E-mail: Vil man sende et eller flere dokumenter til en e-mail adresse, kan funktionsknappen Email anvendes. Marker de dokumenter du vil sende via e-mail, og klik på funktionsknappen E-mail. Herefter åbnes din Microsoft Outlook klient, med filerne vedhæftet i e-mailen. Indfør en modtager e-mail adresse og send e-mailen på sædvanlig vis. Batchflow 8
2.3.9 Udskriv: Funktionsknappen Udskriv kan anvendes til at udskrive et eller flere dokumenter. Når et dokument er markeret i oversigten, kan der klikkes på Udskriv funktionsknappen. Nedenstående vindue dukker frem (bemærk at dokumenter af formatet PDF ikke anvender nedenstående vindue, men derimod det almindelige udskriftsvindue). 2.3.10 Vedhæft Fil: Til et hvilket som helst dokument kan der vedhæftes bilag lokalt fra computeren. Når der klikkes på funktionsknappen Vedhæft fil, vil en dialogboks fremkomme hvor der kan vælges en lokal fil på din computer. Efterfølgende vil der på det pågældende dokument, kunne ses at der er vedhæftet bilag til dokumentet. Klik på pilene frem/tilbage for at skifte imellem det originale dokument og vedhæftede bilag. Bemærk at vedhæftede filer ikke kan slettes igen. 2.3.11 Luk: Lukker systemet ned. 2.4 Genvejstaster: Gem dokument Godkend dokument Send dokument som e-mail Start nyt flow / Send Søg Vis kontering Åbn noter på dokument Åbn Revisionsspor Interval søgning i f.eks. dato hovedfelt CTRL+G CTRL+ALT+G CTRL+E CTRL+S CTRL+F CTRL+Q F11 F8 CTR+P Batchflow 9
BILAG A DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse 01.01 05.08.2014 Thomas Liljendal Oprettelse af dokument Batchflow 10
C/O TEC Nordre Fasanvej 27 2000 Frederiksberg Telefon 3817 7000 www.eniga.dk