Rammeaftale om afholdelse af enavigation konference Mellem Søfartsstyrelsen Carl Jacobsens Vej 31 2500 Valby CVR nr. 2983 16 10 Og XXX Herefter kaldet Leverandøren
2/6 1 Præampel... 3 2 Generelt... Fejl! Bogmærke er ikke defineret.3 3 Priser og fakturering... 3 4 Afbestillingsregler... 3 5 Myndighedskrav... 3 6 Force Majeure... 4 7 Misligholdelse... 4 8 Erstatning... 4 9 Arbejdsklausul... 5 10 Tavshedspligt... 5 11 Underleverandører... 5 12 Overdragelse... 5 13 Forsikring... 5 14 Løbetid... 5 15 Fortolkning og tvister... 5 16 Underskrift... 6 Bilag 1 Kravspecifikation Bilag 2 Bestilling af konference Bilag 3 Priser Bilag 4 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 5 Afbestillingsregler
3/6 1 Præampel Søfartsstyrelsen har siden 2011 afholdt den årlige konference e-navigation Underway, der har til formål at samle de internationale interessenter indenfor e-navigation, og drøfte diverse emner inden for dette overordnede tema, fra politiske agendaer til tekniske løsninger. Konferencen har op til 200 deltagere og skal fortsat finde sted i perioden ultimo januar til primo februar. Søfartsstyrelsen har ret men ikke pligt til at udnytte rammeaftalen, og kan således både vælge ikke at afholde konference et år, samt vælge at gennemføre konferencen uden at anvende denne rammeaftale. På samme måde kan der trækkes på en delaftale alene. Bestilling af faktisk konference sker ved udfyldelse af bilag 5. 2 Samarbejdsorganisation Leverandøren stiller en fast kontaktperson til rådighed, der er overordnet ansvarlig for opfyldelse af kravene i bilag 1. Udskiftning af kontaktperson skal så vidt muligt undgås indenfor leveranceaftalens løbetid. Afholdelse af konferencen sker som et samarbejde mellem Søfartsstyrelsen og leverandørerne på hver af de to delaftaler, med leverandøren på delaftale 1 der står for den overordnede koordinering, på baggrund af mandat fra Søfartsstyrelsen. Leverandøren skal som en del af sin samarbejdsforpligtelse deltage i løbende drøftelser i relation til forhold omfattet af rammeaftalen, således at alle forhold, der måtte have betydning, bedst muligt identificeres. Samarbejdsorganisationen skal aktivt og konstruktivt navnlig medvirke til at sikre fælles forståelse af rammeaftalen samt koordination af essentielle aktiviteter/tiltag samt øvrige relevante forhold. 3 Priser og fakturering Priser for ydelser under denne rammeaftale fremgår af bilag 3. Betaling sker på baggrund af fyldestgørende faktura, der fremsendes efter afholdt konference, med betalingsfrist netto 30 dage. Alle priser en angivet i danske kroner, og er inkl. samtlige udgifter alle på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen gældende afgifter bortset fra moms. Ved ændringer af gældende danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf således, at Leverandøren stilles uændret. Vederlaget forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura. Priserne reguleres en gang årligt pr. 1. januar på baggrund af Danmarks Statistiks Netto-prisindeks 11 for restauranter og hoteller. Første regulering sker 1. januar 2019, hvor der reguleres for ændringen i nettoprisindekset i perioden fra den 1. november 2017 til 1. november 2018. 4 Afbestillingsregler Søfartsstyrelsen kan annullere eller nedjustere en konference efter tidsfristerne i bilag 4. 5 Myndighedskrav Leverandøren indestår for, at ydelserne opfylder alle relevante præceptive regler, således som disse foreligger ved indgåelse af aftalen. I det omfang ydelsernes opbygning, sammensætning eller lignende måtte
4/6 stride mod efterfølgende ændringer af relevante præceptive regler, er Leverandøren forpligtet til at tilpasse ydelserne, således at de fortsat opfylder de til enhver tid gældende relevante præceptive regler. 6 Force Majeure Hverken Leverandøren eller Søfartsstyrelsen skal i henhold til denne rammeaftale anses for ansvarlig over for den anden Part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved rammeaftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos Leverandøren, som denne ved et sædvanligt og rimeligt beredskab kan undgå, er ikke at betragte som force majeure, herunder i forhold til interne strejker og sygdom. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af første punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 10 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. 7 Misligholdelse Såfremt der konstateres mangler ved Leverandørens ydelser, er Søfartsstyrelsen berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Søfartsstyrelsen fastsat passende kort frist. Om Søfartsstyrelsens øvrige beføjelser i anledning af Leverandørens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. Følgende forhold anses dog altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Søfartsstyrelsen til straks at ophæve aftalen helt eller delvist, herunder med virkning for fremtiden: Leverandørens overtrædelse af myndighedskrav efter punkt 7 Leverandørens overtrædelse af arbejdsklausuler efter punkt 11 I det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder derfor, at Leverandøren opløses eller tages under konkursbehandling, likvidation, tvangsakkord, betalingsstandsning eller anden insolvensbehandling, ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører, eller andre omstændigheder, der bringer aftalens rette opfyldelse i alvorlig fare. Leverandøren er forpligtet til at erstatte de for Søfartsstyrelsen med misligholdelse og ophævelsen forbundne meromkostninger. Sådanne meromkostninger opfatter bl.a., men er ikke begrænset til erstatning for Søfartsstyrelsens merudgifter ved aftaleindgåelse med anden part, interne omkostninger til overtidsbetaling m.v. foranlediget af misligholdelsen samt eksterne omkostninger til eventuel advokat m.v. Søfartsstyrelsens eventuelle helt eller delvise ophævelse af aftalen medfører, at alle eventuelle registrerede oplysninger skal afleveres til Søfartsstyrelsen. 8 Erstatning 8.1 Leverandørens erstatningspligt Leverandøren er erstatningspligtig over for Søfartsstyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes dog ikke. Leverandørens erstatningspligt under aftalen kan ikke overstige et beløb svarende til det samlede optjente vederlag, jf. punkt 4. Begrænsningen i Leverandørens erstatningsansvar gælder dog ikke ansvar for personskader eller fysiske skader på Søfartsstyrelsens ejendom. Begrænsningen gælder endvidere kun, hvis tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part.
5/6 8.2 Søfartsstyrelsens erstatningspligt Om Søfartsstyrelsens misligholdelse af betalingsforpligtelser og om Søfartsstyrelsens fordringshavermora gælder dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes dog ikke. 9 Arbejdsklausul Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår 10 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt disses personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Søfartsstyrelsen eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne rammeaftale. Leverandøren må ikke uden Søfartsstyrelsens forudgående skriftlige samtykke bruge Søfartsstyrelsen som reference. Dog er Leverandøren berettiget til at medtage Søfartsstyrelsen på en simpel referenceliste. 11 Underleverandører I det omfang Leverandøren anvender underleverandører, er Leverandøren ansvarlig og hæfter for sine underleverandørers og vareleverandørers produkter, ydelser og opfyldelse af kravene i aftalen på samme måde som for sine egne forhold. Underleverandører og vareleverandører kan ikke i medfør af aftalen rejse nogen former for krav over for Søfartsstyrelsen, hverken betalingskrav eller erstatningskrav. Sammenslutningen af tilbudsgivere hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. 12 Overdragelse Søfartsstyrelsen er berettiget til, at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale helt eller delvist til en anden offentlig institution, eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlig drives for offentlige midler. Leverandøren kan ikke uden Søfartsstyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser under rammeaftalen til tredjemand. 13 Forsikring Leverandøren er forpligtet til i hele lejeperioden at holde det lejede forsvarligt forsikret. Udgifterne hertil er inkluderet i den aftalte leje. 14 Løbetid Denne rammeaftale træder i kraft ved underskrift og er gældende 48 måneder frem. Bestilling af ydelser, jf. bilag 2, kan kun afgives såfremt det kan gennemføres indenfor rammeaftalens løbetid. 15 Fortolkning og tvister Bilagene til denne rammeaftale, anses som en integreret del af den samlede aftalekompleks. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem rammeaftalens ordlyd, og ordlyden af et af bilagene, har rammeaftalen imidlertid forrang fremfor bilaget.
6/6 Rammeaftalen er underlagt dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse parterne imellem i forbindelse med rammeaftalen, skal Parterne forsøge at løse tvisten gennem forhandling, inden sagen indberettes for domstolene. 16 Underskrift For Søfartsstyrelsen: Dato: For Leverandøren Dato: