Børne- og Kulturudvalget

of 13 Referat Børne- og Kulturudvalget Ordinært møde Dato Tid Sted NB. 12. januar 2005 16:00 Mødelokale 2 Fraværende Til stede Indholdsfortegnelse 1. Opgørelse dagplejen Åben sag 2. Frit valg-ordningen Åben sag 3. Skolerenovering 2005 Åben sag

of 13 4. Allonge til rengøringskontrakt Åben sag 5. Evaluering af Børne- og Kulturudvalgets overordnede temaer for 2004 Åben sag 6. Dybvad Børnehave - Ørnevej 1 Åben sag 7. Regler for udlejning af Kulturhus/Fællehus/Musikskole samt driftsbudget Åben sag 8. Ansøgning om tilskud til køb af Præstegården i Albæk Åben sag 9. Samarbejdsaftale mellem Socialdistrikt 1 og Børne- og Ungdomspsykiatrisk afdeling 2005-2006 Åben sag 10. Personsag 11. Meddelelser fra formand/forvaltningschef Lukket sag file://p:\sæby\saeby-boernogkultur-2005.01.12.htm

of 13 1. Opgørelse dagplejen Åben sag Opgørelse for dagplejen for 3. januar 2005. Sagsnr: 16.06.04P05 Besl.komp: 2005-15 1. Opgørelse dagplejen 3. januar 2005 BKU 2. Dagplejens belægning 2004 og 2005 BKU 3. Opgørelse daginstitutioner BKU Per Hjortnæs deltog ikke i behandlingen af dette punkt. Til orientering. 2. Frit valg-ordningen Åben sag Børne- og Kulturudvalget skal i forbindelse med Frit valg-ordningen tage stilling til følgende: Sagsnr: 16.05.03P00 Besl.komp: 2005-14 1. Tilskud til udgiften for kost og logi for au pair personer 2. Aldersgrænse for børnepassere Ad. 1: I forbindelse med at benytte en au pair person til pasning af børn under frit valg ordningen, kan det oplyses, at der er bestemte regler, der skal være opfyldt (se vedlagte). En au pair person er således ikke i egentlig beskæftigelse hos værtsfamilien men modtager lommepenge samt kost og logi mod i et vist omfang at yde familien hjælp i den daglige husførelse, herunder børnepasning. Hvis en familie ansætter en au pair person skal vedkommende modtage min. 2.500 kr. i lommepenge om måneden udover kost og logi. Familien kan efter vejledningen modtage tilskud til lommepengene på lige med de øvrige familier, der betaler løn til en ung pige eller privat dagplejer. Det er op til den enkelte kommune, om udgiften til kost og logi også skal medregnes i det beløb, der kan modtages tilskud til. Efter henvendelse til Skatteforvaltningen er det oplyst, at værdien af fri kost og logi for 2005 er kr. 2.475 pr. måned. Det indstilles, at værtsfamilierne får tilskud til den faktiske udgift, som er udgiften til lommepenge og kost og logi. Ad. 2:

of 13 I vejledningen til kommunerne om Frit valg-ordningen er der nogle forhold, som kommunen kan fastsætte retningslinier for, det er bl.a. børnepasserens alder. I Sæby Kommune er der ikke principper for, om børnepasseren skal have en vis alder for at kunne blive ansat. Det indstilles, at aldersgrænsen for børnepassere er 18 år. Da det er et stort ansvar at skulle passe andres børn, og det kræver en vis modenhed at kunne tilrettelægge et sådant arbejde. 1. Vejledning til kommunerne om Frit Valg BKU Per Hjortnæs deltog ikke i behandlingen af dette punkt. en om at værdien af kost og logi (efter skattevæsenets takst) kan indregnes i udregningen af tilskud er godkendt. Der er ingen aldersgrænse. Det er tilsynet, der følger de enkelte "ansatte". 3. Skolerenovering 2005 Åben sag I forbindelse med budget 2005 er der afsat 1 mio. på investeringsoversigten til skolerenovering. Sagsnr: 82.18.00S05 Besl.komp: 2005-24 Udvalget har tidligere besluttet, at midlerne skulle bruges til reparation af tage på skolerne. Der er indkommet følgende ansøgninger til renovering af tage i forbindelse med budget 2005. Stensnæsskolen Dybvad Skole Nyt tag på skolens hovedbygning. Taget har gennem flere år været utæt og ved regnskyl er det nødvendigt at opsætte baljer og spande på loftsrum og på gulvet i førstesalen. Materialer og inventar vandskades og computere tildækkes for ikke at få kortslutninger. Nyt tag på 1962-bygningen og mediatek. Taget er meget utæt, og en nyt understrygning af tegltaget i 2002 har ikke hjulpet på problemet. Lokalerne nedenunder (klasseværelser, naturvidenskabelig afdeling og mediatek) oplever nedsivning af regnvand og smeltevand. Nyt tag over indgangen. 1.500.000 kr. 1.425.000 kr. (2003 priser) 30.000 kr. (2003 priser) 1.425.000 kr. (2003 priser)

of 13 Sæbygaardskolen Volstrup Skole Nyt tag på 1955-bygningen og gymnastiksal Renovering af tagene på cykelskurene Der er tidligere ansøgt om bevilling til nyt tag Endvidere gør forvaltningen opmærksom på, at der ønskes afsat midler til pedelfaciliteter til Torslev Skole, 250.000 kr. se vedlagte projekt. Forvaltningen gør opmærksom på, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet i brev af 22. december 2004 indkalder ansøgninger til renovering af naturvidenskabelige undervisningslokaler i folkeskolerne. Sæby Kommune skal medfinansiere efter krone til krone princippet. Ansøgningsfrist er 31. marts 2005. Svarskrivelse til ministeriet vil blive behandlet på udvalgets møde den 9. februar 2005. Det indstilles, at der tages stilling til, hvilke skoler, der skal tilgodeses i 2005. 1. Ansøgning renovering og ombygning af Torslev Skole fra Croquis af 11. november 2004 2. Indkaldelse af ansøgninger til renovering af naturvidenskabelige undervisningslokaler samt retningslinier til fordeling af midler fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet af 22. december 2004 BKU BKU Vedr. Torslev Skole - der ønskes udarbejdet et forslag, hvor der benyttes elementbyggeri i stedet for træ. Vedr. tage - sagen fortsættes. 4. Allonge til rengøringskontrakt Åben sag I forbindelse med indgåelse af rengøringskontrakt på skoleområdet ville SFO en ved Stensnæsskolen selv stå for rengøring og vinduespolering. SFO en har nu besluttet sig for at lade Rengøringscentralen overtage denne rengøring. Sagsnr: 82.08.00Ø22 Besl.komp: 2003-1217 Der er derfor lavet en allonge til serviceaftale med rengøringscentralen. Det betyder, at Rengøringscentralen får 52.755 kr. pr. år til rengøring og vinduespolering i SFO en på Stensnæsskolen i stedet for Stensnæsskolen. Det indstilles, at allongen godkendes. 1. Allonge til serviceaftale BKU

of 13 Godkendt. 5. Evaluering af Børne- og Kulturudvalgets overordnede temaer for 2004 De overordnede temaer for 2004 var delt op på de enkelte fagområder. Åben sag Sagsnr: 00.01.00P23 Besl.komp: 2005-31 Sundhed Tandplejen Der har været set på eventuel udlicitering, men der er endnu ikke kommuner i Danmark, der har prøvet dette, så erfaringen på området er ikke eksisterende. Forvaltningen har derimod haft en stram styring med tandlægerne og arbejder på, om specialtandlægeområdet kan effektiviseres ved, at Sæby Kommune indgår aftale med én tandlæge om fast pris. Dette er der nu lovhjelm for. Kostpolitik Er udført. Ansættelse af børn og ungelæge Er udført. Kultur Med bygning af Musikskole og Kulturhus har der været fokus på området, men det er et område, som der må forventes mere fokus på i de kommende år. Skoler Specialundervisningen Det serviceeftersyn, der var lagt op til, er ikke sket. Dog ønskede forvaltningen, at der blev afsat midler til central styring af efteruddannelse af lærere. Dette blev ikke imødekommet, men der blev givet en ekstra bevilling til den enkelte skole på ca. 1.000 kr. yderligere til den enkelte lærers efteruddannelse. Skolechefen og skolerne samt PPR arbejder fortsat med emnet. MI/Rummelighed Projektet kører tilfredsstillende, og der har været tilbagemeldinger via virksomhedsplanerne. Dagpasning Styreformer/fleksibel pasningstilbud/struktur dagplejen Der har været nedsat arbejdsgrupper for områderne. Materialet er tilgået udvalget. Arbejdet står på stand by men indgår i den fremtidige struktur for den nye storkommune. MI/KID/Rummelighed

of 13 Dette er afrapporteret via virksomhedsplanerne. Fritid Klubberne Dette arbejde er sat på stand by men indgår i den fremtidige struktur for den kommende storkommune. Børn og Unge Strukturen to områdekontorer Der har været afholdt evaluering om strukturen med alle medarbejdere. Evalueringen var hovedsagelig positiv. Endvidere har udvalget besøgt de enkelte områdekontorer. Forebyggende arbejde Der er udarbejdet ny SSP struktur, hvor der også er sat fokus på Garagen. Det indstilles, at udvalget tager tilbagemeldingen til efterretning, og der tages stilling til, om der skal udarbejdes overordnede temaer til 2005. 1. Forslag til overordnede temaer 2004 BKU Til orientering. 6. Dybvad Børnehave - Ørnevej 1 Åben sag Børnehaven flytter fra Ørnevej 1 den 16. januar 2005. Sagsnr: 82.00.00P20 Besl.komp: 2005-26 Der har været talt om, at bygningen kunne benyttes indenfor Børne- og Kulturudvalgets område. De muligheder, der har været skitseret er 1. Etablering af dagplejehus til legestue Børne- og Kulturudvalget har den 23. juni 2004 behandlet en ansøgning fra dagplejerne i Dybvad om at benytte Ørnevej 1 til dagplejehus. Udvalget kunne ikke imødekomme ansøgningen, da der ikke er ressourcer i dagplejen til udvidelse af legestuernes faciliteter 2. Indretning af ungdomsklub, så denne kunne flyttes fra nuværende lejemål, hvor Sæby Kommune betaler en husleje på 55.955 kr. pr. år. Teknisk Forvaltning har været med på besøg i huset, og bygningsinspektøren har følgende bemærkninger: DYBVAD - Ørnevej 1. Forhold til planloven:

of 13 Området er i kommuneplan udlagt til bolig formål med mulighed for institutioner, mindre butikker til områdets betjening, samt enkelte mindre erhverv, der hverken støjmæssig og lignende er til gene for omgivelserne. Økonomiudvalget bør vurdere, om det er en egnet placering for en ungdomsklub, da evt. naboer kan klage over afgørelsen, da det er et retslig spørgsmål. Forhold til byggeloven: Ejendommen er aldrig godkendt til børneinstitution. En ungdomsklub falder ikke umiddelbart indenfor byggelovens institutionsbestemmelser om indretning, og den midlertidige brug i aftentimerne gør, under forudsætning at der ikke er flere en 20-30 unge mennesker i huset, det ikke til et forsamlingslokale, så huset kan umiddelbart anvendes. Dog skal den ændrede anvendelse anmeldes til bygningsmyndigheden. Det må dog anbefales, at bygningen indrettes med niveaufri adgang, og at den brandmæssigt sikres som en institution, da vi som kommune antagelig har ansvaret for driften eller tilsynet med samme. Det indstilles, at Børne- og Kulturforvaltningen må arbejde videre med at etablere ungdomsklub i Ørnevej 1 og optage forhandling med ungdomsklubbens bestyrelse og ledelse. Der skal endvidere tages kontakt til Folkeoplysningsudvalget vedr. udtalelse i forbindelse med en eventuel flytning af ungdomsklubben. Godkendt, at forvaltningen arbejder videre med sagen. 7. Regler for udlejning af Kulturhus/Fællehus/Musikskole samt driftsbudget I forbindelse med byggeriet af Kulturhus/Fælleshus og Musikskole, er der ikke udarbejdet et driftsbudget samt hvilke regler, der skal gælde for udlejning m.m. Åben sag Sagsnr: 82.16.05P00 Besl.komp: 2005-33 En af forudsætningerne for opførelsen af Kulturhus/Fælleshus var, at der skulle være mødelokaler, så disse kunne tilgodese de lokaler, der i dag findes i Medborgerhuset, Algade 3 samt Sæby Nord. Udlån af Algade 3 er i dag i Socialforvaltningens regi. Det er gratis for den enkelte forening/klub at benytte lokalerne. Der var i 2004 afsat 543.670 kr. til drift af Sæby Nord. Der er disponeret ca. 110.000 kr. af disse til driften af Garagen, som flyttede i nye lokaler i april 2004. Drift I forbindelse med udarbejdelsen af et driftsbudget, er der ting, der endnu ikke er afklaret. Her tænkes på pedelbistand. Skal dette ske i et samarbejde med biblioteket eller kunne servicen delvis købes i Sæby Fritidscenter, som har givet et tilbud på dette (bilag 1).

of 13 Beregnet som årlig udgift ekskl. moms Vand + kloak 600 m3 20.000 kr. Varme 107.000 kr. El 75.000 kwh 110.000 kr. Udenomsarealer? Rengøring 180.000 kr. Pedelbistand 170.000 kr. Lukke/låse 20.000 kr. Mindre vedligeholdelse og reparation 30.000 kr. Samlede udgifter til drift 637.000 kr. Vand Tallene er leveret af NIRAS. De bygger på de officielle energiberegninger, som er beskrevet i kontraktmaterialet. Sæby Kommunale Vandforsyning er i deres overslag nået frem til samme beløbsstørrelse. Varme Tallene er leveret af NIRAS. De bygger på de officielle energiberegninger, som er beskrevet i kontraktmaterialet. Sæby Varmeværk er i deres overslag nået frem til samme beløbsstørrelse. El Tallene er leveret af NIRAS. De bygger på de officielle energiberegninger, som er beskrevet i kontraktmaterialet. Sæby Kommunale Elforsyning er i deres overslag nået frem til samme beløbsstørrelse. Udenomsarealer Udgifter til vedligeholdelse af arealerne udenom Sæby Kulturhus kendes først, når huset er etableret. I samarbejde med Sæby Bibliotek kan der evt. arrangeres en fællesordning om vedligeholdelse af de grønne arealer for derigennem at reducere udgifterne. Rengøring Udgifterne til rengøring er baseret på en 5 dages uge med daglig rengøring af ca. 1.100 etagemeter samt 10 toiletter. I udregningen er det forudsat, at Musikskolen følger skoleåret og dermed har brug for rengøring på 200 skoledage. Hvis denne forudsætning ændres, og Musikskolen har brug for rengøring flere dage om året, så vil udgifterne til rengøring stige. Skal de lokaler Musikskolen bruger rengøres med samme frekvens som resten af huset, så vil det betyde en stigning i udgifterne på ca. 20.000 kr., hvilket bringer de samlede udgifter til rengøring op på ca. 200.000 kr. Pedelbistand Der påregnes pedelbistand til forskellige opgaver stoleopsætning mindre reparationer og vedligeholdelse oprydning Vedligeholdelse af udenomsarealerne kan også indgå i arbejdsopgaverne. Pedelbistanden er beregnet som en pedel/teknisk servicemedarbejder på ¾ tid, svarende til 28 timer. Lukke/låse Det forventes, at udgifterne til dette vil blive ca. det halve af den nuværende udgift til lukning/låsning af Rådhuset ca. 35-40.000 kr. Udgiften kan dog komme til at variere en del afhængig af, hvilket låsesystem man vælger, samt hvor mange rum der skal kontrolleres. Mindre vedligeholdelse og reparation Til mindre vedligeholdelsesopgaver og reparationer i forbindelse med brug

of 13 af bygningen, er der afsat et beløb på 30.000 kr. Regelsæt Børne- og Kulturforvaltningen har set på, hvordan et regelsæt kunne udarbejdes. Der er taget udgangspunkt i, at det er gratis at benytte Kulturhuset/Fælleshuset, således at Sæby Kommunes klubber/foreninger ikke stilles anderledes, end det der er gældende i dag. Hvis der skal afholdes kommercielle arrangementer, er der en udlejningspris. Prisen er den samme som i dag er gældende for Østervrå Kulturhus (bilag 2). Eksempel på regelsæt: 1. Det er gratis at benytte lokalerne i Sæby Kulturhus/Fælleshus. Dette gælder dog ikke den store sal. 2. Lokalerne er fortrinsvis forbeholdt foreninger, klubber og grupper, som er hjemmehørende i Sæby Kommune. 3. Lokalerne må kun benyttes efter indgået aftale med Sæby Kommunes fritidsafdeling. 4. Lokalerne kan lejes ud til kommercielle arrangementer. 5. Lokalerne kan ikke benyttes til private fester. 6. Lokalerne stilles til rådighed uden servicelederens bistand. Nøgle til lokalet afhentes og afleveres efter aftale med servicelederen. 7. Ansvaret for benyttelse af lokaler og anlægget påhviler den, der som har fået lokaler stillet til rådighed. 8. Lokaler og anlæg herunder inventar skal efterlades i samme stand, som de er modtaget. 9. Meddelelser om evt. mangler eller beskadigelser på lokaler og anlæg samt inventar skal straks ved manglens konstatering gives til servicelederen eller en repræsentant for denne. 10. Lokalerne kan ikke benyttes under rengøring, reparationer m.v. 11. Det påhviler lederen af den klub, forening eller gruppe, der har fået stillet lokalet til rådighed, at meddele fritidsafdelingen i hvilket omfang lokalerne benyttes i forhold til det ansøgte, herunder begyndelsestidspunktet og afslutningstidspunktet. Lokalerne skal være ryddet og forladt senest kl. 22.00 medmindre andet er aftalt. Servicelederen skal have besked, såfremt der er aflysninger (bl.a. af hensyn til opvarmning af lokalet). 12. Videreudlejning af kommunale lokaler er ikke tilladt. 13. Ved arrangementer med deltagelse af 50 personer eller mere skal Beredskabscenter Sæby, tlf. 98 46 76 00 kontaktes senest 3 dage før. 14. Bolde må kun i benyttes efter aftale med servicelederen. 15. Af generelle hensyn til brugere er der rygning forbudt i Sæby Kulturhus/Fælleshus 16. Rådighedstilladelsen kan tilbagekaldes, såfremt ovenstående ikke overholdes. Det videre forløb Der indbydes til et møde den 7. marts 2005 for alle interesserede. Dette annonceres i Sæby Folkeblad. Der vil være mulighed fra den 1. april 2005 at reservere lokaler for perioden fra den 1. oktober 2005 til sommerferien 2006. Derefter vil udlån ske som for andre kommunale lokaler. Det indstilles, at driftsbudgettet tages med i forbindelse med budget 2006 driftsbudgettet for 2005 tages med i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 30.09.05 ordensreglerne godkendes. 1. Tilbud på serviceydelser i Musikhuset BKU

of 13 2. Lejepriser fra Østervrå Idræts- og Kulturcenter BKU Godkendt. Dog ændres der i regelsæt, punkt 1. Sætningen "Dette gælder dog ikke den store sal", slettes. Indstilles til godkendelse i Økonomiudvalg og Byråd. 8. Ansøgning om tilskud til køb af Præstegården i Albæk Åben sag Børne- og Kulturudvalget har modtaget ansøgning fra foreningen Rødder og Vinger om tilskud til køb af Præstegården i Albæk. Sagsnr: 82.00.00Ø40 Besl.komp: 2005-29 Forvaltningen kan henvise til, at der ikke på Børne- og Kulturudvalgets området er afsat midler til køb af ejendomme til foreninger m.m. 1. Ansøgning fra Rødder og Vinger af 5. december 2004 BKU Sagen sendes med anbefaling til Økonomiudvalget. Der henvises til tidligere givne tilskud til etablering af foreningslokaler. 9. Samarbejdsaftale mellem Socialdistrikt 1 og Børne- og Ungdomspsykiatrisk afdeling 2005-2006 Nordjyllands Amt fremsender samarbejdsaftale mellem Børne- og Ungdomspsykiatrisk afdeling og kommunerne i Socialdistrikt 1. Åben sag Sagsnr: 16.24.04A06 Besl.komp: 2005-16 Det er aftalt, at de enkelte kommuner i socialdistrikt 1 sørger for den politiske behandling af samarbejdsaftalen. De enkelte kommuner sender meddelelse til Nordjyllands Amt, når samarbejdsaftalen er godkendt. Når alle kommuner har fået samarbejdsaftalen politisk behandlet, vil den blive behandlet i Amtets Social- og Psykiatriudvalg, hvorefter kommunerne skriftligt vil blive orienteret om den politiske beslutning. Det indstilles, at aftalen godkendes. 1. Samarbejdsaftale mellem Socialdistrikt 1 og Børne- BKU

of 13 og Ungdomspsykiatrisk afdeling 2005-2006 Godkendt. Dog ønsker Sæby Kommune at tilkendegive, at kapaciteten ikke er tilstrækkelig til det behov, der er. 10. Personsag Sagsnr: Besl.komp: 11. Meddelelser fra formand/forvaltningschef Lukket sag Sagsnr: Besl.komp:

of 13 Mødet hævet, oplæst kl. Til stede: Underskrifter: