Kapitel 2 - Kravspecifikation Indhold Kapitel 2 - Kravspecifikation... 1 0. Generelle betingelser for delaftale 1 og delaftale 2... 2 1. Særligt for delaftale 1: Serviceeftersyn, akut udkald samt diagnosticering af større reparationsopgaver, som er defineret ved opgaver, som estimeres til at overstige 15.000 kr.... 4 1. Særligt for delaftale 2: Større reparationsopgaver, som er defineret ved opgaver, som estimeres til at overstige 15.000 kr.... 9 Alle nedenstående oplistede krav er at betragte som mindstekrav: Krav klassificeret som mindstekrav SKAL ACCEPTERES, opfyldes af tilbudsgiver og indgår i tilbuddet. Opfyldes mindstekravene ikke, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke komme i betragtning. Side 1 af 9
0. Generelle betingelser for delaftale 1 og delaftale 2 0.1: Skaktgruber skal renholdes, dog ikke for eventuelt indtrængt vand. I tilfælde af vand skal det rapporteres til den stedlige ansvarshavende inden montøren forlader ejendommen 0.2: Servicebog / journal ajourføres ved hvert servicebesøg og ved alle øvrige udkald. Reparationer 0.3: Reparationer skal som udgangspunkt kunne udføres på alle tidspunkter af døgnet, alle ugens dage inklusive søgne- og helligdage hele året rundt. Leverandøren skal derfor kunne tilbyde døgnberedskab alle dage hele året. 0.4: Som udgangspunkt skal reparationer udføres i tidsrummet mandag-torsdag fra kl. 07-16 og fredag fra kl. 07-15. Dette gælder dog ikke ved akut fejlretning. Såfremt leverandøren grundet egne forhold ønsker at udføre reparationer udenfor det angivne tidsrum, skal det ske efter aftale mellem leverandøren og den pågældende kommunale enhed. 0.5: I forbindelse med reparationsarbejde, hvor anlægget ikke idriftsættes samme dag, som reparationen er påbegyndt, skal leverandøren meddele ordregiver, at anlægget er ude af drift samt et tidspunkt for idriftsættelse. 0.6: Leverandøren skal kunne levere de nødvendige reservedele og forbrugsstoffer i forbindelse med alle former for reparationer indenfor 3 arbejdsdage efter godkendelse af kommunens ansvarlige medarbejder. 0.7 Alle reparationer skal godkendes af kommunens ansvarlige medarbejder før igangsættelse. På aftalesedlen noteres kommunens ansvarlige medarbejders navn og initialer. Adgangsforhold 0.8: Adgang opnås efter aftale med det stedlige personale. Side 2 af 9
0.9: Hvis der er behov for montering af nøgleboks, må det kun ske efter nærmere aftale med den stedlige ansvarshavende. I det omfang der findes nøglebokse på de enkelte ejendomme, skal låsecylinder i denne skiftes i det omfang, det ønskes. Ny nøgleboks skal etableres i det omfang, ordregiver ønsker det. 0.10: Inden arbejdets igangsættelse meldes ankomst hos den ansvarlige medarbejder på stedet. Når leverandøren forlader stedet ved f.eks. arbejdets eller dagens afslutning, afleveres udførlig aftaleseddel samt meddelelse til den ansvarlige medarbejder på stedet. Miljø 0.11: Leverandøren skal overholde den til enhver tid gældende miljølovgivning på området. 0.12: Leverandøren skal sørge for bortskaffelse af affald m.v. 0.13: Ordregiver kan på forlangende kræve dokumentation for certificering på, at ansatte er uddannet jf. Bekendtgørelse nr. 629 af 27. juni 2008 Bekendtgørelse om anvendelse og opstilling af elevatorer m.v.. 0.14: Leverandøren skal stille en webløsning til rådighed for ordregiver, så ordregiver kan trække oplysninger om service, tilkald og reparationer. Side 3 af 9
1.1: 1. Særligt for delaftale 1: Serviceeftersyn, akut udkald samt diagnosticering af større reparationsopgaver, som er defineret ved opgaver, som estimeres til at overstige 15.000 kr. Lovpligtigt serviceeftersyn: Ydelsen i nærværende udbud er omfattet af Bekendtgørelse nr. 629 af 27. juni 2008 Bekendtgørelse om anvendelse og opstilling af elevatorer m.v., med efterfølgende ændringer, og leverandøren skal overholde bestemmelserne heri. 1.2: Ved tovbårne elevatorer smøres bæretovene med penetrerende olie. Smøringen skal udføres i det omfang, som er nødvendigt for at vedligeholde den indfedtning, som leverandøren leverer tovene med. 1.3: Leverandøren skal regelmæssigt rense, smøre og justere alle dele hørende til anlægget, så anlægget til en hver tid er i god stand og fungerer. 1.4: Smøremidler til de regelmæssige eftersyn, f.eks. påfyldning til gear og lejer samt hydraulikolie, skal være inkluderet i tilbuddet. 1.5: Ved udskiftning af gearolie, hydraulikolie osv. kan olieforbruget faktureres særskilt. 1.6: Eventuelle fejl og mangler, som konstateres ved eftersyn, skal som led i aftale rapporteres til den stedlige ansvarshavende, inden leverandøren/montøren forlader ejendommen. 1.7: Kontrakten omfatter assistance ved faldprøver m.v. udført af akkrediteret organisationsorgan. jf. bilag 1-6 i bekendtgørelse nr. 629 af 27. juni 2008 Bekendtgørelse om anvendelse og opstilling af elevatorer m.v. 1.8: Leverandøren skal sørge for, at dens personale har uhindret adgang til alle anlæggets tilhørende rum. Døre og lemme skal holdes aflåst, og nøglerne skal befinde sig tilgængelig for leverandørens personale. 1.9: Side 4 af 9
Levering og udskiftning af øvrige ydelser udover dem nævnt i nærværende kravspecifikation er uden for leverandørens faste ydelser. Samtlige tilkald og reparationer er udenfor leverandørens faste ydelser. Servicebog 1.10: Når kontrakten træder i kraft, skal leverandøren placere en servicebog / journal ved hvert anlæg. 1.11: Servicebog / journal skal være indeholdt i tilbuddet for de enkelte anlæg. Disse er udbyders ejendom og må ikke fjernes fra ejendommen. Akkrediteret inspektionsorgan 1.12: Leverandøren planlægger besigtigelse og afprøvning og kontakter det akkrediterede inspektionsorgan for aftale om udførslen i henhold til Bekendtgørelse nr. 629 Anvendelse og opstilling af elevatorer m.v. af 27. juni 2008. 1.13: Leverandøren skal 1 måned efter kontraktens overdragelse meddele ordregiver, hvornår de enkelte elevatorer skal besigtiges og afprøves af et akkrediteret inspektionsorgan inden for en periode på 36 måneder, samt hvilket inspektionsorgan, leverandøren har samarbejde med. 1.14: Ved førstkommende inspektion af hvert anlæg foretaget af et akkrediteret inspektionsorgan, skal leverandøren iværksætte, at der bliver foretaget en vurdering af det pågældende anlæg med henblik på regulering af det årlige antal lovpligtige serviceeftersyn. Resultatet af denne vurdering skal oplyses ordregiver ved elektronisk fremsendelse af inspektionsrapport senest 14 dage efter udfærdigelsen. 1.15: Udgiften til leverandørens medvirken ved et akkrediteret inspektionsorgans faldprøver/besigtigelser skal medregnes og fordeles på kvartalsregningerne. 1.16: Afgifter til akkrediterede inspektionsorganer betales direkte af ordregiver. Disse afgifter må ikke inkludere ekstra gebyrer. Side 5 af 9
Batterier og lyskilder 1.17: Rammeaftalen omfatter udskiftning af batterier i alarmer og styringer i henhold til anvisninger, dog mindst hvert andet år eller efter behov. Batteri skal skiftes i henhold til elevatorernes servicebog/ journaler, og hvis det ikke fremgår af servicebogen/ journalerne skiftes batteriet, når rammeaftalen træder i kraft. Tidspunkt for udskiftning af batterier anføres i elevatorernes servicebog / journaler. Særligt forhold i Hørsholm: Leverandøren skal ikke tage sig af alarmer i Hørsholm Kommune. 1.18: Leverandøren skal levere og udskifte lyskilder i belysningsarmaturer i elevatorstole, i tilsætninger over elevatordøre samt i skakt. 1.19: Intervallet for udskiftning af lyskilder skal være følgende: Lysstofrør/kompaktlysrør 15.000 timer Sparepærer 10.000 timer Ved udskiftning af belysningsarmaturer m.v. skal der fortrinsvist vælges løsninger med LED. Reduktion af belysningsstyrken inden udskiftning af lyskilder i de anførte intervaller må være maksimalt 15 %. 1.20: Der må ikke anvendes glødepærer. 1.21: Ved udskiftning af lyskilder skal armaturets reflektor og skærm rengøres, så lysegenskaber er som for nye armaturer. 1.22: Tidspunkt for udskiftning af lyskilder i belysning skal anføres i elevatorens servicebog / journal. 1.23: Leverandøren skal levere og udskifte lyskilder i elevatorernes signaludstyr. Tilstandsrapport 1.24: Side 6 af 9
Leverandøren skal 1 gang årligt fremsende en tilstandsrapport for hvert enkelt anlæg, hvoraf det fremgår, hvor mange tilkald, der har været i perioden samt hvilke fejl, der er rettet. Sammen med tilstandsrapporten afleveres skema med en vurdering af elevatorerne over en 5-årig periode for at sikre, at der kan skaffes reservedele og at nedslidte dele kan blive skiftet. Skemaet skal indeholde oplysninger om følgende: Styresystem (låse, dørkontakter, sikkerhedsaftastere og aftastere) Drivsystem (hydraulikpumpe, ventil, drivmaskine inkl. tovskive) Bæretove, løftecylindere, hovedstyr inkl. befæstigelser og vendeskiver Sikkerhedskomponenter (buffer, rørbrudventil, fangindretning, hastighedsvagt inkl. tovbrudskontakt) Skaktdørenes tilstand (hængsler, dørblade, karme, trinskinner, dørhængersystem på automatiske døre) Stoldørenes tilstand (børblade, licener, trinskinner, dørmaskine). 1.25: Leverandøren skal registrere antal tilkald og reparationer pr. elevatoranlæg pr. leveringsadresse. Forekommer der 2 tilkald inden for 7 kalenderdage eller 3 tilkald inden for 30 kalenderdage, skal der sendes en rapport til ordregiver. Reaktionstid 1.26: Reaktionstiden ved tilkald i forbindelse med indespærrede personer må maksimalt være 45 minutter. Reaktionstiden ved akut fejlretning må maksimalt være 2 timer. Reaktionstiden i forbindelse med et reparationstilkald må maksimalt være 4 timer. Ved akut tilkald skal reparation ikke flyttes til delaftale 2. Reaktionstiden regnes fra det tidspunkt, hvor leverandøren eller dennes tilknyttede vagt modtager opkaldet, til en montør står ved elevatoranlægget. Overholdelse af de krævede reaktionstider skal på forlangende kunne eftervises med udskrifter fra leverandørens log. Det skal fremgå af loggen, hvem der har tilkaldt leverandøren. Side 7 af 9
1.27: Derudover findes den en række VIP-elevatorer, som kommunen mod en merudgift, kan tilmelde, hvor elevatoren skal være i funktion indenfor 2 timer efter tilkald. VIP-elevatorer er særligt udpege elevatorer, som vurderes til at være knudepunktelevatorer ifht. bygningers funktion. Se de i tilbudslisten *-markerede for kommunernes nuværende antal. Tilmelding/framelding kan ske løbende. Alarmer 1.28: Leverandøren skal omstille de alarmer, der ønskes overført til anden vagtcentral, så alarmerne er fuldt funktionsdygtige pr. 1. oktober 2014 for de elevatorer, hvor kontrakten træder i kraft på dette tidspunkt. Det fremgår af Bilag 001: Tilbudsskema tilbudsliste 1C og 2C, hvilke alarmer det drejer sig om. 1.29: For den kommune, der ønsker alarmabonnement indeholdt i rammeaftalen, skal følgende være opfyldt: Alle elevatorernes tryghedsalarmer skal tilsluttes en døgnbemandet vagtcentral. Vagtcentralen skal være bemandet med oplært personel. Vagtcentralen skal være dansktalende og kunne føre samtale på engelsk. Vagtcentralen skal en gang i døgnet give et baggrundskald som kontrol af alarmforbindelsen til elevatoren. Udkald fra elevatorstolen skal besvares inden for maksimalt 1 minut. Betaling forfalder kvartalsvis bagud. Oprettelse af telefonforbindelse samt betaling af telefonabonnement falder udenfor alarmabonnementet. 1.30: Hvis det i forbindelse med service eller anden udkald konstateres, at reparationsarbejdet vil overstige 15.000 kr., uden at reparationen vurderes akut ud fra en sikkerhedsmæssig betragtning, skal leverandøren udarbejde en udførlig rapport over det arbejde, som skal udføres. Rapporten skal leveres elektronisk. Leverandøren kan afgive et tilbud på arbejdet via delaftale 2. Side 8 af 9
1. Særligt for delaftale 2: Større reparationsopgaver, som er defineret ved opgaver, som estimeres til at overstige 15.000 kr. 2.1: Tilbud kan gives på reparationer, som: Ikke er akutte. Akut er defineret som afgørende for institutionens drift eller ved indespærrede personer. Afgørelsen af om noget er akut, foretages af kommunens ansvarlige på reparationsstedet i samarbejde med leverandøren på delaftale 1. Vurderingen vil blive foretaget ud fra en vurdering om akut afhjælpning ifht. det rent sikkerhedsmæssige. Overstiger 15.000 kr. 2.2: Leverandøren kan selv vælge om et anlæg besigtiges før afgivelse af tilbud. Leverandørens tilbud på miniudbud er altid bindende, og leverandøren skal udføre og færdiggøre reparationsopgaven på det antal timer, som leverandøren har anført i tilbuddet. 2.3: Leverandøren skal give et års garanti for reparationen. Side 9 af 9