Brevskabeloner ved anvendelse af den fællesoffentlige

Brevskabeloner ved anvendelse af den fællesoffentlige fjernprintløsning Denne vejledning er rettet mod projektledere samt administratorer, der har ansvar for tilretning af brevskabeloner.

Indholdsfortegnelse 1. Introduktion... 2 2. Hvor er skabelonerne, og hvordan bruger vi dem?... 3 3. Generelt design... 4 3.1. Skrifttyper, grafik m.v.... 4 3.1.1. Når brevene sendes digitalt...4 3.1.2. Når brevene sendes som fysisk post...5 3.2. Adresseplacering... 5 3.3. Friholdelsesområder for print og tryk... 7 3.4. Materialer... 8 4. Tilgængelighed... 10 4.1. Sådan sikrer du tilgængeligheden af dine digitale breve... 10 4.2. Sådan sikrer du en tilgængelig skabelon... 11 5. Opmærkning af brevskabeloner... 12 5.1. Hvorfor opmærke parametre i brevskabeloner... 12 5.2. Opmærkning af parametre i brevskabeloner... 12 6. Opsamling... 17

1. Introduktion Denne vejledning beskriver en række guidelines til, hvordan brevskabeloner kan opbygges og tilrettes, så de kan anvendes med den fællesoffentlige fjernprintløsning (Strålfors Connect). Vejledningen kan også have relevans for andre løsninger, der anvender tilsvarende metoder, hvor breve dannes på baggrund af skabeloner, og der anvendes opmærkningskoder. Vejledningen er rettet mod leverandører og ansatte, der udarbejder og vedligeholder brevskabeloner samt projektledere, der har behov for at kende til opgaven. Tilretning af brevskabeloner er ikke nødvendigvis en forudsætning for, at et brev baseret på skabelonen kan sendes med fjernprint, men det er en måde, hvorpå anvendelsen kan optimeres. Se også vejledningen om anvendelse af Parametre. Digitalisering af breve vil derudover ofte give en anledning til en generel revurdering af myndighedens skabeloner. Kommunikerer vi, som vi vil, med borgere og virksomheder og er der noget, vi kan forbedre? En forudsætning for at komme i gang er, at brevskabelonerne er tilgængelige i itsystemerne, og at der er overblik over hvilke skabeloner, der skal tages hånd om først. I ved, hvor skabelonerne er, og hvilke I bør se på først. Se også vejledningen om breve, der kan sendes digitalt. Tilretning af skabeloner er ofte en længerevarende proces, som kan ske løbende eller ved et antal mere omfattende revisioner. S i d e 2

2. Hvor er skabelonerne, og hvordan bruger vi dem? Forudsætningen for at skabelonerne kan tilpasses, er at der på den ene eller den anden måde er adgang til dem. Skabeloner kan være kodet specifikt ind i et system og ændringer kan I så fald være svære og dyre. De kan også ligge som normale dokumenter i et system. I så fald kan de fleste med gode it-kundskaber tilpasse skabelonerne, forudsat at de har adgang til systemet. Skabeloner kan også være fælles for flere myndigheder eller grupper af medarbejdere. I så fald vil ændringer foretaget af en repræsentant for én brugergruppe også medføre ændringer for øvrige brugergrupper. I sådanne tilfælde vil der være behov for, at overgangen til nye skabeloner koordineres på tværs af alle brugergrupper. Det kan derfor være en god idé at kortlægge, hvor de enkelte skabeloner hører hjemme, og hvad der skal til for at ændre dem. Se også vejledningen om it-systemer til digitalisering af breve. Tilretning af skabeloner giver selvsagt kun værdi, hvis skabelonerne også anvendes i myndigheden. Det er ikke ualmindeligt, at nye breve startes på baggrund af gamle. Det kan medføre, at der anvendes forældede skabeloner. Det kan derfor være en god idé at overveje, hvordan skabelonerne udrulles til alle. Udrulningen kan eksempelvis ske igennem et fagsystem, hvor skabelonen er indbygget, et ESDH-system, der har et skabeloncenter eller tilsvarende, eller blot et fællesdrev, som tekstbehandlingssystemerne er sat op til at hente skabeloner fra. S i d e 3

3. Generelt design De fleste myndigheder har en designprofil, der er indarbejdet i brevskabelonerne. Når brevene digitaliseres, kan det være relevant at overveje, om der skal ske ændringer i dette design, så det fungerer optimalt, når brevene sendes digitalt og/eller udskrives hos fjernprintleverandøren. Derudover er der et antal specifikke krav, som brevskabelonernes design skal leve op til. 3.1. Skrifttyper, grafik m.v. 3.1.1. Når brevene sendes digitalt Når brevene sendes digitalt, er det relevant at være opmærksom på, hvordan skrifttyper og grafik optræder over for modtageren, både når dokumentet læses på en computerskærm, og når det læses i en udprintet version. Derudover er prisen for forsendelsen til Digital post afhængig af størrelsen på den endelige fil. Der er generelt behov for mindre grafik, når breve læses digitalt. Grafik er også sværere og dyrere at printe ud for modtageren. I fjernprintløsningen er der generelt mulighed for at vælge, hvor meget billeder skal komprimeres. Komprimeringsgraden har betydning for grafikkvaliteten, men også for prisen. Komprimeringsgraden kan derfor være noget, myndigheden ønsker at kontrollere fra centralt hold. I fjernprintløsningen er der teknisk set også mulighed for at vælge, hvilken variant af PDF-formatet der skal anvendes. Imidlertid har varianten PDF/A-1a en obligatorisk offentlig standard. Denne variant sikrer bl.a., at skrifttyper er direkte indlejret i filen, således at modtageren får skrifttypen med i forsendelsen. Der har i tidligere PDFvarianter været mulighed for at spare på filens størrelse ved at vælge skrifttyper, der ofte i forvejen altid fandtes hos modtageren (eks. Times New Roman og Arial) i de PDFlæsere, der anvendes. Denne overvejelse er ikke relevant med PDF/A-1a, da skrifttypen i alle tilfælde følger med. Men det kan stadig være værd at overveje, hvis der anvendes en speciel skrifttype, om skrifttypen fylder mere end andre, og om brug af skrifttypen kan kræve en licens. S i d e 4

3.1.2. Når brevene sendes som fysisk post Når breve sendes som fysisk post, printes de hos fjernprintleverandøren. Her er det ikke afgørende, hvor stor filen er, men hvor mange sider brevet er på, om der anvendes farver, og om der anvendes et- eller to-sidet print. Tabellen nedenfor viser priserne for henholdsvis én simplex-side og to duplex-sider i henholdsvis sort/hvid og farve. Sort/hvid Farve Simplex 0,11 kr. 0,22 kr. Duplex 0,18 kr. 0,38 kr. Prisen for brug af farve er dobbelt så høj, når det er simplex. Der er også noget at spare ved at anvende duplex frem for simplex, men det er særligt relevant, når der kan være flere printsider i kuverten, og portoen kan blive mindre. Det er derfor værd at overveje, om myndighedens breve generelt kan udformes i sort/hvid. 3.2. Adresseplacering Når breve sendes som fysisk post, anvendes kuverter med en adresserude. Det betyder, at alle myndigheders breve sendes med samme kuverter. Den individuelle adresse fremkommer ved, at modtageroplysninger vises i en gennemsigtig adresserude. I fjernprintløsningens fase 2 vil der også være mulighed for at vælge specialbreve, hvor myndighedens egne kuverter anvendes. Adresseruden på fjernprintede breve er større end almindelige adresseruder. Det skyldes, at den både skal kunne rumme modtagerens adresse samt afsenderens adresse og eventuelt dennes logo mv. Selve adressen skal placeres rigtigt, så den er synlig i adresseruden. Det er også nødvendigt at sikre, at der ikke inden for adresseruden eller området omkring adresseruden er oplysninger, der kan ses, hvis arket rykker sig i kuverten. S i d e 5

Figuren nedenfor viser brevets første side med de påtryk, der finder sted i produktionen. De områder hvor der er risiko for, at de vil kunne ses i adresseruden ved forrykning i kuverten, er markeret med gråt: Myndighedens angivelse af modtager- og afsenderadresse skal overholde følgende mål og placering på forsendelsens side 1 (adressebærersiden): Dimensioner Placering Modtager H: 29mm B: 80 mm 21mm fra venstre kant og 39mm fra øvre kant Afsender H: 4mm B: 104mm 21mm fra venstre kant og 35mm fra øvre kant Myndighedslogo H: 19mm B: 19mm 101mm fra venstre kant og 39mm fra øvre kant S i d e 6

I løsningens fase 2 vil det være muligt at få løsningen til selv at placere alle adresseoplysninger. Se også vejledningen om anvendelse af Parametre. Derudover vil der være mulighed for automatisk at få indsat et myndighedslogo, som kan ses i adresseruden. Størrelse og placering heraf fremgår ovenfor. 3.3. Friholdelsesområder for print og tryk Et antal områder skal friholdes fra tekst, logo og andet brevlayout fra myndighedens side. Strålfors skal benytte disse områder til påsætning af koder, der skal anvendes i produktionen. Hvis områderne ikke er friholdt, vil myndighedens indhold heri blive fjernet. For side 1, den adressebærende side, skal følgende felter friholdes for enhver art af brevtekst, logo, farve, skravering og lignende i henhold til nedenstående retningslinjer: Dimensioner Placering Felt til SRM/2D kode Denne kode benyttes til kontrol af kuvertering af korrekt antal sider (SRM = Strålfors Reliable Mail). H: 19mm B:19mm 101mm fra venstre kant og 59mm fra øvre kant. Felt til postal stregkode Denne kode indeholder information fra Post Danmark om adresseændringer og rabatmuligheder. H: 14mm B:80mm 21mm fra venstre kant og 68mm fra øvre kant. Felt til angivelse af forsendelsestype H: 10mm B:4mm 121mm fra venstre kant og 49mm fra øvre kant. Felt til angivelse af myndigheds- og forsendelses-id H: 29mm B:4mm 121mm fra venstre kant og 49mm fra øvre kant. For alle sider i forsendelsen, herunder også side 1 (den adressebærende side), skal følgende områder friholdes: Dimensioner Placering S i d e 7

Område til servicedatalinje Servicedatalinjen benyttes til at identificere hvert enkelt ark i forhold til produktionsfilen, til at angive arkets placering i forhold til øvrige ark i kuverten samt til at angive kuvertens placering i forhold til øvrige kuverter i samme produktion. H: 100mm B:7mm 203mm fra venstre kant og 176mm fra øvre kant. Område til OMR-kode OMR-koden benyttes til angivelse af antallet af ark i kuverten. H:180mm B:17mm 0mm fra venstre kant og 0mm fra øvre kant. Område til Brevdatalinje OMR-koden benyttes til angivelse af antallet af ark i kuverten. H:4mm B:110mm 90mm fra venstre kant og 287mm fra øvre kant. 3.4. Materialer Placeringen fremgår også af bilag A. Når breve sendes som fysisk post med anvendelse af fjernprintløsningens standardbreve og papir, vil borgere og virksomheder modtage forsendelserne i følgende materiale: Blankt hvidt papir, 80 gram. C5 kuvert. H: 162 mm x B: 229 mm; rudestørrelse: H: 70 mm x B: 125 mm; sikkerhedsfoer med fugleøje -mønster; maks. 8 ark pr. kuvert; flapplacering i toppen; placering af rude 35 mm fra øvre kant og 20 mm fra venstre kant. C4 kuvert. H: 324 mm x B: 229 mm; rudestørrelse: H: 70 mm x B: 125 mm; sikkerhedsfoer med fugleøje -mønster; maks. 45 ark pr. kuvert); flapplacering i venstre side; placering af rude 35 mm fra øvre kant og 20 mm fra venstre kant. C4+-prøvepose. H: 356 mm x B: 256 mm; rudestørrelse: H: 70 mm x B: 125 mm; maks. 400 ark pr. Kuvert; flapplacering i toppen; placering af rude 67 mm fra øvre kant og 20 mm fra venstre kant; udvidelsesmulighed 40mm. S i d e 8

Løsningen vælger automatisk, hvilken kuvert der anvendes. Hvis der er 8 sider eller derover i forsendelsen, vil der automatisk blive anvendt en C4-kuvert. Hvis der er over 45 sider i forsendelsen, vil der automatisk blive valgt en C4+-kuvert. Hvis man vil undgå, at arkene foldes, som ved en C5-kuvert, kan man vælge en C4 kuvert. S i d e 9

4. Tilgængelighed Med digitaliseringen af breve opstår der bedre muligheder for at sikre tilgængelighed for handikappede, ikke mindst synshandicappede. Et brev kan indeholde forskellige tekstelementer (adressefelt, titel, brødtekst, sagsreferencer o.lign.), som i en skærmlæser kan optræde i en anden og mindre meningsfuld rækkefølge end i selve brevet, hvis forfatteren af brevet ikke har taget sine forholdsregler og lavet layoutet korrekt. Tabeller, der indeholder information, der kan læses i forskellige retninger, kan også optræde anderledes i en skærmlæser, mens grafiske illustrationer slet ikke kan oplæses. Et brev, der sendes med Digital Post via fjernprintløsningen, vil ofte have samme format som et traditionelt fysisk brev. Det betyder, at det som udgangspunkt ikke er muligt at lave mere avanceret markering af indhold af hensyn til tilgængelighed. En avanceret markering kan f.eks. bestå af alternativ tekst, der beskriver illustrationer. I mange tilfælde er det heller ikke nødvendigt, hvis brevets indhold har en rækkefølge, der giver mening for modtageren, og hvis brevet i øvrigt er selvforklarende, f.eks. ved at illustrationer beskrives i den almindelige tekst. 4.1. Sådan sikrer du tilgængeligheden af dine digitale breve Det afgørende i denne sammenhæng er bl.a., hvordan brevskabelonerne er opsat. Indhold, der er placeret i sidehoved eller -fod eller i egentlige tekstbokse vil typisk ikke blive læst op af en skærmlæser. Væsentligt indhold som f.eks. sagsbehandler, journalnummer o.l. bør derfor placeres i brødteksten. For at en skærmlæser kan læse brevets indhold i den ønskede rækkefølge, bør man være opmærksom på, at tabeller typisk læses fra venstre mod højre, mens spalter læses fra spalte 1 til spalte 2. Et brev indeholder ofte standardbilag af mere generel karakter, der vedhæftes brevet. Det kan være kortere og grafisk opsat informationsmateriale eller længere dokumenter. I forbindelse med udvikling og design af standardbilagene vil der ofte være mulighed for en mere avanceret markering af indhold af hensyn til tilgængelighed. Når et bilag udvikles og designes som en PDF-fil, skal der således angives alternative tekster til grafiske illustrationer, læseretning i tabeller og markering af tabeloverskrifter m.v. Der findes særlige vejledninger vedrørende udarbejdelse af tilgængelige dokumenter på S i d e 1 0

http://www.digst.dk/da/moedet-medborgeren/tilgaengelighed/vaerktoejskassen/vejledning-til-tilgaengeligehjemmesider/drift/vejledning-til-pdffiler 4.2. Sådan sikrer du en tilgængelig skabelon For at sikre den bedst mulige konvertering af dit brev til PDF og den bedst mulige tilgængelighed efterfølgende er det vigtigt, at din brevskabelon følger nogle få anbefalinger: Benyt størst mulige kontrast. Sort skrift på hvid baggrund er lettest at læse for alle. Benyt tilstrækkelig stor skrift. Der anbefales minimum skriftstørrelse12. Brug ikke sidehoved, sidefod eller tekstbokse til indhold, der er væsentligt for modtageren, medmindre indholdet samtidig angives i brødteksten. S i d e 1 1

5. Opmærkning af brevskabeloner Parametre er oplysninger fra en myndighed, der anvendes til at fastlægge, hvordan fjernprintløsningen skal håndtere en forsendelse. Parametre er eksempelvis modtagerens CPR- eller CVR-nummer, og om brevet skal printes i sort/hvid eller farve. Se også vejledningen om anvendelse af Parametre. Dette afsnit handler om, hvordan parametre kan opmærkes i brevskabeloner og herved overføres til fjernprintløsningen. 5.1. Hvorfor opmærke parametre i brevskabeloner Et hvilket som helst it-system, der i dag kan anvendes til at producere et brev i en myndighed, kan også printe. Når der printes, er der kun de informationer til stede, som indgår i det brev, der printes. En simpel måde, hvorpå parameteroplysninger kan overføres fra it-systemet til fjernprintløsningen, er derfor at lade oplysningerne indgå i brevet. På den måde er det også muligt at have oplysninger, der altid gælder for en bestemt brevskabelon. Der kan f.eks. være en brevskabelon, der altid anvendes til breve, der skal frem dagen efter, og derfor skal sendes som A-post. Et alternativ til at placere parameteroplysninger i selve brevet er at placere oplysningerne i en forsendelsestype. Forsendelsestypen kan redigeres centralt i fjernprintløsningen af en superbruger. Det skal blot sikres, at den enkelte brevskabelon kædes sammen med den rigtige forsendelsestype. Se vejledningen om anvendelse af Parametre. Fordelen ved disse to værktøjer er, at du kan kombinere forsendelsesoplysninger, der er statiske og derfor kan knyttes til en forsendelsestype med forsendelsesoplysninger, der er knyttet til den enkelte forsendelse. Hermed behøver man kun opsætte relativt få forsendelsesparametre i selve brevskabelonerne, hvilket burde give færre muligheder for fejl. 5.2. Opmærkning af parametre i brevskabeloner Parametre placeres i en brevskabelon på en ekstra side i brevet. Siden fjernes af fjernprintløsningen, og modtageren vil aldrig opdage, at siden har været der. På siden placeres parametrene ved brug af denne formel : &&??<ParameterNavn>= ParameterVærdi &&??. Formlen kan bruges til at flette variable parameteroplysninger ind i dokumentet samt til at indlægge faste parameteroplysninger. Et eksempel på en variabel oplysning er mod- S i d e 1 2

tagerens CPR- eller CVR-nummer. Det vil ofte kunne findes i det brevdannende system og skal altså flettes ind på den rigtige plads i dokumentet. &&??CVRCPR= ParameterVærdi &&?? Hvordan flettefeltet for ParameterVærdi angives, kan variere fra system til system. Et eksempel kunne være: &&??CVRCPR= [CPRNUMMER] &&?? Hvis der derimod er tale om et fast parameter, skal værdien indsættes direkte. Lad os sige, at titlen i Digital post for breve dannet med en bestemt skabelon skal være Afgørelse vedr. ansøgning om støtte. Da skal følgende indsættes: &&??TITEL= Afgørelse vedr. ansøgning om støtte &&?? Hvis parametrene i stedet skal hentes fra en forsendelsestype, kan der i skabelonen indsættes en henvisning til forsendelsestypens navn/id: &&?? ForsendelsestypeID = Afslagsbrev &&?? I vejledningen om anvendelse af Parametre er det muligt at læse mere om de enkelte parametre, og hvordan de anvendes. I det følgende eksempel illustreres opsætningen af parametre i brevskabelonen. Sagsbehandler Hanne Hansen skal skrive et brev til borger Per Pedersen vedr. Per s barns optagelse i daginstitution. Til dette formål benyttes pladsanvisningssystemet. Hanne Hansen åbner Per Pedersen sag og opretter et brev via systemet. Til dette formål har Hanne (i samarbejde med sin superbruger) oprettet en række brevskabeloner i Word. Disse kan benyttes af pladsanvisningssystemet. Hanne kalder brevskabelonen Plads_i_Daginstitution_Connect og skriver brevet. Brevet er vist i figur 1 på næste side. S i d e 1 3

Figur 1. Som det fremgår af figur 1, består det brev, som Hanne Hansen har oprettet, af 2 sider. En side med selve brevet og en side med opmærkninger. Havde Hanne skrevet et brev på to sider, var siden med opmærkninger blevet side nr. tre etc. Rød boks: Der er skrevet en indledning til opmærkningerne, der tydeligt gør opmærksom på, at, brugeren ikke må slette denne side, og at siden ikke følger med forsendelsen til borgeren. Hvis du skal arbejde med opmærkninger, anbefales det, at du laver noget lignende. Blå boks: I den blå boks vises et tænkt eksempel på en ForsendelsestypeID. Værdien er lagt fast direkte i skabelonen. Med dette menes der, at værdien altid er den samme, når denne brevskabelon kaldes. Modsætningen til en fast værdi er en variabel værdi. En sådan beskrives i afsnittet grøn boks nedenfor. På grund af opmærkningen kan fjernprintløsningen fortolke 1111 som en ForsendelsestypeID. Løsningen kender 1111 som en bestemt forsendelsestype. I stedet for 1111 kunne ForsendelsestypeID også være afslagsbrev, borgerbrev, eller hvad der er sigende for myndigheden. I dette tilfælde er 1111 et brev i sort/hvid_dupleks_b-post, hvilket er defineret i forsendelsestypen. Det vil sige, at en S i d e 1 4

superbruger fra myndigheden i fjernprintløsningens administrationsmodul har defineret, at brevet printes i sort/hvid, brevet printes i dupleks, og brevet sendes som B-post I dette tilfælde er Forsendelsestypen sat op, så brugeren selv kan ændre på de enkelte parametre f.eks. ændre til farveprint men indstillingerne kan godt låses, så kun de indstillinger, der er opsat i forsendelsestypen, kan anvendes. Sender Hanne brevet med disse indstillinger, og sendes det som traditionelt papirbrev, er det altså sådan, Per vil modtage brevet. Sendes brevet derimod som digital post, vil byvåbnet stadig være grønt ved modtagelsen, brevet vil godt kunne printes ud lokalt i simpleks (det afgør Per selv print for print), og B-post har selvsagt ingen betydning, da brevet sendes digitalt. Grøn boks: En af de vigtigste opmærkninger er den, der styrer, hvilket CPR-nummer eller CVR-nummer der er modtager af brevet. Dette skyldes, at breve kun kan sendes digitalt, hvis fjernprintløsningen kender CPR- eller CVR-nummeret på modtageren. Da CPR-nummer og CVR-nummer varierer for hver enkelt forsendelse, kan den ikke opsættes fast i en forsendelsestype. Mange fagsystemer (og alle ESDH-systemer) har mulighed for at flette informationer ind i breve fra systemet, og dette gælder også pladsanvisningssystemet. Det flettefelt, der benyttes her, er et fiktivt flettefelt - CPR_flet. I denne case vil det være Per s CPR-nummer, der er flettet ind. Skulle figur 1 have illustreret en helt korrekt brugssituation, var det derfor ikke CPR_flet, der skulle være vist i opmærkningen, men Per s CPR-nummer. Når vi har valgt at vise flettefeltet, er det for så tydelig som muligt at illustrere, hvordan kombinationen fletteflet og opmærkning virker. Når fjernprintløsningen kaldes, overføres Per s CPR-nummer til rette felt i løsningen og skal altså ikke angives manuelt. S i d e 1 5

Lilla boks: Brevets titel er skrevet fast ind som parameterværdi, men kunne også være en variabel værdi, hvis titlen kunne overføres fra det system, der har genereret brevet. Titlen brev vedr. optagelse i daginstitution benyttes, hvis brevet sendes som digital post og vil være den titel, som Per ser i sin indbakke hvis han altså er tilmeldt digital post. Det er vigtigt at understrege, at man godt kan angive en brevtitel i selve forsendelsestypen. Alt efter hvor mange forsendelsestyper man anvender, vil titlen kunne være mere eller mindre generel. I denne case anvendes en meget generisk (altfavnende) forsendelsestype, og her kunne titlen f.eks. være Brev fra Bredsund Kommune. Havde man benyttet en forsendelsestype, der var skræddersyet til netop forsendelser fra pladsanvisningssystemet, ville titlen godt kunne havde været mere præcis f.eks. brev vedr. optagelse i daginstitution. Angives en titel via opmærkning, vil denne titel overskrive den titel, der er angivet i forsendelsestypen, fordi opmærkede værdier altid trumfer værdier angivet i forsendelsestyper. Som det ses, er mulighederne meget fleksible, hvilket gør automatisering af brevforsendelser lettere. Den fælles offentlige fjernprintsløsning tillader, at den enkelte myndighed selv opsætter forsendelsestyper og angiver, hvem der har adgang til dem. I princippet burde opmærkningen derfor ofte kunne begrænses til et kald af forsendelsestype og overførsel af CPR-nummer eller CVR-nummer. Ønsker man at holde antallet af forsendelsestyper nede, kan man imidlertid (som her) også vælge at overføre titlen på brevet via opmærkning. S i d e 1 6

6. Opsamling Tilretning af skabeloner er ofte en længerevarende proces, som kan ske løbende eller ved et antal mere omfattende revisioner. Inden I går i gang med at opmærke jeres skabeloner, kan I med fordel huske følgende: Tjekliste Det vil være en god idé indledningsvist at kortlægge, hvor jeres skabeloner hører hjemme, og hvad der skal til for at ændre dem. Tjek om I allerede har en designprofil hos myndigheden. Det kan være relevant at overveje, om der skal ske ændringer i dette design, så det fungerer optimalt, når brevene sendes digitalt og/eller udskrives hos fjernprintleverandøren. Det vil være en fordel at være opmærksom på, hvordan skrifttyper og grafik optræder over for modtageren, både når dokumentet læses på en computerskærm, og når det læses i en udprintet version. Overvej også priserne for de enkelte forsendelser. Prisen for forsendelsen til Digital post afhænger af størrelsen på den endelige fil, samt om det. Når breve sendes som fysisk post, bør I vurdere, om der skal anvendes farver, og om der anvendes et- eller to-sidet print. Disse forhold får betydning for prisen pr. forsendelse. Sørg for at jeres skabeloner opfylder de gængse krav til tilgængelighed som nævnt i denne vejledning. S i d e 1 7