J.nr.: 00-01-1-13 Dato: 25.01.2013 Initialer: KIT Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Fredag, den 25. januar 2013 kl. 9.00-12.00 Sted: Mødelokale 4, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen Karsten Uno Petersen Margot Torp Preben Friis-Hauge Øvrige: Jørgen Chr. Jensen Mads Lund Søren Rishøj Jakobsen Erik Lauritzen Jørgen Bruun Konst. direktør Christian Roslev Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup Teamleder Henrik Norup Økonom Jørgen Fischer (afbud) (afbud) (deltog som suppleant for Karsten Uno Petersen) (afbud) Dagsordenspunkter: 04/13 Sager til orientering... 10 05/13 Revision af regulativ for Sydtrafiks Kasse- og Regnskabsvæsen... 11 06/13 Udpegning af bestyrelsesmedlemmer... 12 07/13 Rejsekort udrulningsplan... 13 08/13 Ændring af praksis i forbindelse med grupperejser... 17 LUKKET PUNKT 09/13 Afgørelse af 7. udbud... 19 9
04/13 Sager til orientering J. nr. 00-01-1-13 Dato: 11. januar 2013 Indstilling Til orientering. Sagsresume Status på takstnedsættelser uden for myldretid Status på rutebilstationssagen Mulig flytning /aflysning af februar-mødet (drøftes) Status på udbud af Flextrafik Vedtagelse Orientering blev foretaget. Mødet i februar aflyses, der gives skriftlig orientering om flextrafikudbuddet. Der blev endvidere orienteret om fællesmødet med Fynbus, hvor bl.a. kommissoriet for en analyse af en mulig sammenlægning af administrationerne blev drøftet. Der er kommet ny direktør på Vestbanen: Jens Kristian Ørnskov. Sagen om afsked af HC Bonde er afsluttet. Der har været møde med Tønder kommune om eventuel 0-takst for skoleelever. Sydtrafiks konstituerede direktør, Christian Roslev præsenterede sig, og det blev konstateret hvordan aftalen mht hans bestyrelsespost i Thykjær forholder sig. Der er søgt af puljen til yderområdere: en stor fælles ansøgning om udvikling af Flextrafik, og to mindre vedrørende cykelstativer i Tønder og Sønderborg og ny kollektiv trafik på Fanø. Orientering om hvor administrationen er og hvilke tiltag der er på vej. Powerpoint om dette udsendes til bestyrelsen. I mandags blev Udvalget for Regional udvikling orienteret om nogle rutetilpasninger, som Sydtrafik agter at gennemføre for at kunne udmønte de nødvendige besparelser. Bestyrelsen og kommunerne orienteres herefter. 10
05/13 Revision af regulativ for Sydtrafiks Kasse- og Regnskabsvæsen J. nr. 50-03-3-07 Dato: 9. januar 2013 Indstilling at revision af regulativ for Sydtrafiks Kasse- og Regnskabsvæsen godkendes. Sagsresume Der er foretaget revidering af Sydtrafiks regulativ for Kasse- og Regnskabsvæsen, så det stemmer overens med den nugældende organisation. Derudover ingen indholdsmæssige ændringer, dog enkelte små sprogmæssige tilpasninger. Lovgivningen Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen. Økonomi Intet. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 11
06/13 Udpegning af bestyrelsesmedlemmer J. nr. 00-01-1-13 Dato: 11. januar 2013 Indstilling at konst. direktør Christian Roslev indtræder i bestyrelsen for Rejsekort A/S med afdelingschef Britta Søndergaard som suppleant. at konst. direktør Christian Roslev indtræder i bestyrelsen for Rejseplanen A/S med afdelingschef Christina Vedel-Birch Andersen som suppleant. at konst. direktør Christian Roslev indtræder i bestyrelsen for FlexDanmark med afdelingschef Michael Aagaard som suppleant. Sagsresume Sydtrafik har hidtil været repræsenteret i bestyrelserne ved direktør H.C. Bonde. Som konsekvens af organisationsændringen i Sydtrafik ønskes Sydtrafiks deltagere i bestyrelsen ændret. I henhold til vedtægten for Sydtrafiks 24 punkt 12 træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Herudover foretages der enkelte justeringer i Sydtrafiks repræsentation i andre af den kollektive trafiks samarbejdsfora. Endelig skal det bemærkes, at FlexDanmark ikke er et aktieselskab. Lovgivningen Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. Økonomi Intet. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 12
07/13 Rejsekort udrulningsplan J. nr. 51-02-11-1-09 Dato: 8. januar 2013 Indstilling at udrulningsplanen tages til efterretning (bilag 1). Sagsresume Næste skridt i udrulningen af Rejsekort indledes med bybusserne i Kolding og Vejle i marts og april, efterfulgt af lokale- og regionale ruter i takstområde ØST og VEST i den første halvdel af september. For takstområde SYD venter en større udrulning tidsplanen for denne idriftsættelse er endnu ikke endeligt fastlagt, men vil blive fremlagt på et senere tidspunkt. I udrulningsplanen indgår en udfasning af klippekort og en prioritering af kunderne. Der er også taget højde for de tekniske udfordringer, samt vognmændenes udfordringer og anbefalinger. Konkretisering af udrulningsplan Udrulningsplanen for Rejsekort blev fremlagt i april 2012 (39/12) med fokus på udrulning på Vestbanen, samt prøvedrift i Esbjerg. Der blev også præsenteret et forslag til videre udrulning i 2013 for resten af Sydtrafiks område. Forslaget bygger på en trinvis udrulning med start tidligst i januar 2013 og forventet afslutning senest i efteråret 2014. Forventningen var, at de fleste ruter vil have Rejsekort, skolebusser undtaget, ved udgangen af 2013. Det blev fremhævet, at oplæring af chauffører og kvalitetssikrede topologidata var begrundelsen for en trinvis udrulning. Med erfaringerne fra prøvedriften, forelægges her en tydeliggjort udrulningsplan (bilag 1) for de næste tre trin. Det er især taget højde for følgende problemstillinger rækkefølgen angiver udfordringens tyngde: 1. Kvalitetssikrede topologidata (GIS-data) 2. Fokus på kunderne 3. Opbakning fra vognmænd 4. Afvikling af klippekort 5. Installation og udskiftning af udstyr, samt teknisk support 6. Oplæring af chauffører 7. Implementering af Off-peak rabat 8. Prioritering af ressourcer i Sydtrafik Udrulningsplanen bygger på at få udrullet Rejsekort i de større byer og efterfølgende på de lokaleog regionale ruter. En grundlæggende betingelse for udformningen af udrulningsplanen har været problematikken omkring udfasning af klippekort, samt kvalitetssikring af de topologiske data. Fokus ligger på at få udnyttet ressourcerne i Sydtrafik bedst muligt og på at give kunderne en nem og gennemskuelig overgang til Rejsekort. 13
De topologiske data for takstområde VEST er klargjort og ØST forventes at være klar i løbet af første halvår i 2013. I SYD venter et større arbejde med at få topologidata på plads. Det skal bemærkes at skolebusser får Rejsekort samtidig med øvrige busser. Disse var tidligere planlagt som en separat og afsluttende fase. Imidlertid kører disse busser også i andre vognløb end skoleruter. Af hensyn til vognmændenes planlægning af kørsel, har det derfor været vigtigt af få disse busser med tidligt i udrulningen. Tidsmæssigt overholdes den ramme som blev præsenteret i april 2012. Dog skal det noteres, at udrulning i Fredericia og Varde for tiden er uklar på grund af udbud, men at det forventes at disse byer får Rejsekort i løbet af året. 1. Kvalitetssikrede topologidata (GIS-data) Høj kvalitet på de topologiske data er afgørende for en stabil drift af Rejsekort. Med færre fejlmeldinger får kunderne en bedre service og man kan sikre en pålidelig billettering. Det er først når man prøvekører ruterne at man kan fange eventuelle problemer med topologidataene. Derfor vil realtidssystemet VAB blive brugt til at registrere kørslen på Rejsekortruterne. Disse data kan efterfølgende sammenlignes med topologien. Herved kvalitetsforbedres og effektiviseres processen med kvalitetssikring. 2. Kundefokus og kommunikation Der skal være en klar og entydig udrulningslogik, som er let at kommunikere og forstå for vores passagerer. Der er således fastlagt datoer for indførelse af Rejsekort, samt afvikling af klippekort. Det er vigtigt, at kunderne får en god oplevelse af Rejsekort og den måde, vi håndterer en så stor forandringsproces. 3. Opbakning fra vognmænd På et møde den 9. januar blev vognmændene orienteret om udrulningsplanen og der blev drøftet hvordan de tekniske opgaver skulle løses, samt oplæring af chauffører. Der var opbakning til det fremlagte forslag og vognmændene lagde vægt på at der blev taget højde for: God og rettidig information om afvikling af klippekort og udrulning af Rejsekort Prioriteret teknisk support ved indberetning af forkert GIS-data Chaufførerne skal uddannes kort før de skal bruge Rejsekortsystemet Vognmændene ønskede, en senere udrulning i oktober på lokale- og regionale ruter i ØST og VEST. Begrundelsen var at det er kompliceret at gennemføre uddannelsestiltag i sommerperioden (maj august). Imidlertid er de opsat på en hurtig idriftsættelse af Rejsekort og er ikke afvisende over for en større udrulning i september. 4. Afvikling af klippekort I forbindelse med at Rejsekort bliver indført, skal klippekortet, både pap- og chipkort, afskaffes. Udfasningen omfatter både salg og brug af klippekort. 14
Denne afvikling er nødvendig, idet der er tekniske vanskeligheder med at beholde klippekortudstyret i busser med Rejsekort. Dels bruges der forskellige billetmaskiner og opsætninger til klippemaskinen og dels er der pladsmangel, hvis både det nye og gamle udstyr skal fungere samtidigt. Denne problematik stiller krav til udrulning af Rejsekort og afvikling af klippekortet. Størst udfordring er der med busser på tilbringer- og mellembysruter, medens bybusser stadig kan bruge klippemaskinen efter at Rejsekort er taget i brug. Udfasning af klippekortet kræver højt beredskab i mange måneder for de berørte parter. Der skal blandt andet være et beredskab hos kundecenter og økonomiafdeling til at håndtere kundehenvendelser og refusion af klippekort. Derudover skal der være en tilrettelagt plan for vognmænd og teknisk personale for udskiftning og montering af udstyr. Hertil kommer at det er vigtigt af have fokus på kundegruppen. Det skal undgås, at der skabes forvirring om, hvor de forskellige billettyper er gyldige. Samtidig skal der sørges for, at der er let adgang til billetkøb, som passer den rejsendes behov. Tydelig og håndgribelig kommunikation om hvilke billettyper, der kan købes hvor, er væsentligt. Dette betyder, at udrulningen af Rejsekort i område VEST og ØST afvikles, inden man kan gå i gang med område SYD. På denne måde kan man sikre den mest smidige overgang mellem papklippekort og Rejsekort. Salg af papklippekortet i busserne udfases trinvist frem til september, hvor brugen af dem ophører. I SYD forventes en samlet afvikling på én gang af chipkortene, hvor salg og brug ophører samtidig i hele området, når Rejsekort udrulles. 5. Installation og udskiftning af udstyr Der foreligger flere tekniske opgaver, heriblandt: Montering af Rejsekortudstyr Udskiftning af klippekortmaskiner Teknisk support Montering af Rejsekortudstyr, samt demontering af gamle billetmaskiner, er en tidskrævende proces. En betydelig del af udstyret kan først klargøres, når det skal tages i brug. Derfor vil det tage tid at få færdigmonteret busserne på de tidspunkter, hvor mange busser skal tages i drift, eksempelvis ved udrulning i SYD. Der skal også være et beredskab til afhjælpning af fejlmeldinger fra chauffører, samt hjælp på garageanlæg med det tekniske udstyr. 6. Oplæring af chauffører Erfaringerne fra prøvedriften understreger vigtigheden af, at chaufførerne er veluddannede og trygge ved systemet. Uddannelsen skal ligge tæt på udrulningstidspunktet, så det indlærte kan nå at komme i anvendelse, mens det står i frisk erindring. Dog skal det bemærkes at vognmændene ønsker at chaufførerne skal være fritaget for undervisning i sommerperioden (maj august) pga. afvikling af ferie. 15
Imidlertid forventer vi at kunne gennemføre undervisning i august til den store udrulning i september. Vognmændene er indforstået med dette og der arbejdes på en løsning. 7. Off-peak rabat Off-peak rabatten kan i Sydtrafiks område udelukkende benyttes med Rejsekort. Med en takstnedsættelse på 20 % udenfor myldretid vil det være et godt tilbud. Her vil vi imødekomme kunder i de mest befærdede områder ved at indføre Rejsekort her først, dvs. de større byer i ØST og VEST. 8. Prioritering af ressourcer Der vil være højt beredskab i organisationen under hele udrulningen. For at sikre en succesfuld implementering af de enkelte faser, er en prioritering af ressourcer vigtig og der bliver udarbejdet beredskabsplaner for berørte grupper og afdelinger. Særligt fokusområde er den store udrulningsbølge i SYD. Her kommer arbejde med at færdiggøre GIS-data, inklusive testning, prioriteres. Kundecentret skal kunne behandle henvendelser om Rejsekort og afvikling af klippekort. De står her med en vigtig opgave med tæt kundekontakt, samtidig med at antallet af Rejsekortkunder vokser. Det tekniske personale og kontrollørerne har ligeledes en stor opgave med de tekniske opgaver og skal kunne yde support til chauffører og vognmænd. Der vil også være mange opgaver for økonomiafdelingen vedrørende afregning og refusion af klippekort og ændringer hos kortsalgssteder. Udrulning af Rejsekort vil være et højt prioriteret projekt og det bliver vurderet, i hvilket omfang personalet skal bruges til andre ressourcekrævende aktiviteter. Eksempelvis vil DGI-stævnet i juli trække store ressourcer, som ikke må kollidere ned idriftsættelse af Rejsekort på landruter i ØST og VEST i starten af efteråret. Målopfyldelse i forhold til visionen Det fremsendte forslag fokuserer på anvendelse af Rejsekort, som letter adgangen til køb af billetter. Økonomi Udrulningen ligger inden for rammerne i budgettet. Vedtagelse I bilaget skal tallet for kontraktbusser og reservebusser til Landruter incl. Varde, Øst og Vest rettes til 166 kontraktbusser og 30-35 reservebusser. Indstillingen taget til efterretning. 16
08/13 Ændring af praksis i forbindelse med grupperejser J. nr. 70-14-03-1-13 Dato: 9. januar 2013 Indstilling at den beskrevne ændring i praksis af håndtering af grupperejser tages til efterretning. Sagsresume I Sydtrafik skal større grupper af personer (mindst 8 personer voksne/børn), der rejser sammen foretage en gruppeanmeldelse til en bestemt rute og afgang. Gøres dette 5 dage før afrejsedagen er gruppen omfattet af Rejsegarantien, og gruppen kan dermed være sikker på at komme med bussen (sidde- eller ståplads). Alle Sydtrafiks billettyper inkl. skolekort er gyldig rejsehjemmel i forbindelse med grupperejser. I Aabenraa og Sønderborg Kommuner udstedes gratis skolekort til alle kommunens skoleelever. Disse skolekort er gyldige til et ubegrænset antal rejser i hele kommunen på alle busruter med undtagelse af x-busser og tog. Skolerne i kommuner med gratis skolekort har gradvist fået øjnene op for, at der for dem er en økonomisk gevinst ved at bruge Sydtrafiks busser til grupperejser. Skolen er ikke længere begrænset af, at skulle se på økonomien, da eleverne kører gratis på skolekortene. Oftere og oftere sender skolerne hele årgange af sted på gratis skolekort, og i takt med skolesammenlægninger bliver disse årgange større og større. Grupperejser med antal langt over 100 personer er således ikke længere et særsyn. Disse store grupper medfører, at der skal indsættes dubleringsbusser uden tilsvarende indtægter. Først og fremmest er det positivt, at man på denne måde får udnyttet en langt større del af bussernes kapacitet i de timer, hvor der er en del ledig kapacitet i busserne. Imidlertid har det store omfang betydet behov for indsættelse af dubleringsbusser og en langt større administration, end vanligt. De store grupperejser og mængden af dem giver større administration både hos Sydtrafik og hos vognmanden, da det ofte er et puslespil at få det hele til at gå op med indsættelse af dubleringsbusser. Et eksempel er 1250 elever/lærer fra 6 skoler i Aabenraa kommune til koncert i Sønderjyllandshallen i december 2012, hvor der blev indsat 16 ekstra busser. Mængden af grupperejser belaster specielt vognmanden, da denne skal koordinere de mange grupperejser, tit have kontakt til skolerne og finde dubleringsbusser. Antallet af grupperejser er stort set tredoblet i Aabenraa og Sønderborg Kommuner i den periode, hvor gratis skolekort har eksisteret. Det understøttes af, at der i Sønderborg Kommune er blevet udstedt ca. 10.000 skolekort for skoleåret 2012/13 mod 1.200 skolekort før ordningen med gratis skolekort (2009/10) blev iværksat. 17
Vognmanden får ingen kompensation for det stadig stigende administrationsbehov, der er i forbindelse med grupperejser. Alene hos vognmanden i Sønderborg vurderes arbejdet med grupperejser at svare til beskæftigelse af et ½ årsværk. Med flere kommuner på bedding til at få gratis skolekort er der risiko for at se samme udvikling i antal og størrelse af grupperejser med tilhørende øget administration hos Sydtrafik og vognmanden samt øget omkostning for bestilleren af de lokale og regionale ruter. For at løse udfordringen med dels det voksende antal grupperejser og den voksende størrelse af grupperejser i de kommuner hvor der tilbydes gratis skolekort, foreslås en ændring i praksis af brugen af grupperejser, således at der ikke indsættes dubleringsbusser ved kapacitetsbehov udover det ordinære for grupper der rejser på gratis skolekort. Ved grupperejser større end det, der er plads til i de ordinære busser, må der betales med klippekort eller på rekvisition. Midttrafik har tilsvarende praksis for grupperejser. Løsningen foreslås implementeret i dialog med Sønderborg Kommune. Målopfyldelse i forhold til visionen Intet at bemærke. Lovgivningen Ifølge Lov om Trafikselskaber er det bestyrelsen, der fastlægger takster og billetsystemer, samt regler for brug af disse. Økonomi Ændringen vil betyde, at der vil komme billetindtægter til medfinansiering af eventuelle dubleringsudgifter, og at vognmandens administration mindskes, da gruppestørrelsen og antallet af grupperejser formentlig vil falde. Vedtagelse Indstillingen taget til efterretning. 18
LUKKET MØDE 09/13 Afgørelse af 7. udbud J. nr. 70-06-1-12 Dato: 10. januar 2013 Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Peter Christensen Morten Kristensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Preben Friis-Hauge Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog Mødet sluttede kl. 11.45 19