Møde i Menighedsrådet den 27. januar 2015 kl. 19.00, åbent møde. Fraværende med afbud: Inge Svejgaard Pedersen, Erik Sigh, Karin Løhde deltog fra dagsordenens punkt 6. Rådsformanden indledte med mindeord om tidligere rådsmedlem Bent Vindelin, som er afgået ved døden. Sager til drøftelse / beslutning 1. Aflysning af højmesser i Høsterkøb Kirke i juli måned Det er gennem de senere år konstateret, at kirkegangen ved højmesser i Høsterkøb Kirke i juli måned er yderst spinkel (under 5 kirkegængere), hvorfor det forekommer velbegrundet at undlade at gennemføre højmesser på søndage i juli. Kirkegængere bosiddende i lokalområdet kan tilbydes kirkebil til højmessen i Birkerød Kirke. En sådan aflysning af højmesser skal godkendes ad tjenestevejen, det vil sige af provst og biskop. Aflysningen vil være forbundet med mulighed for besparelser på vikarforbrug samt lettelser i ferieplanlægningen for sognets medarbejdere, der gør tjeneste i Høsterkøb, idet forudsættes, at medarbejdernes hovedferie afvikles i juli måned. Set i perspektiv af de senere års løft af højmesserne i Høsterkøb i form af årstidsgudstjenester og øvrige musikgudstjenester giver det god mening at nyttiggøre eventuelle driftsbesparelser til at fastholde det opnåede løft. Det indstilles, at højmesser i Høsterkøb Kirke aflyses i juli måned Tiltrådt 2. Kollektliste for Birkerød Sogn for 2015 Der foreligger fra præsterne vedlagte forslag til kollektliste for 2015. Indstilles til godkendelse Godkendt
3. Indstilling til menighedsrådet vedrørende altersølvet På mødet i kirkeudvalget for Birkerød Kirke den 9. december 2014 vedtog udvalget at indstille til rådet vedrørende en yderligere bevilling til fortsat renovering, vedligeholdelse og udskiftning af altersølv. Der henvises til kirkeudvalgets indstilling som vedlægges. Opmærksomheden henledes på, at A.P. Møller & hustru Chastine Mc- Kinney Møllers Fond til almene formål netop af menighedsrådet er søgt om støtte til finansiering af udskiftning af særkalkene i sølvplet. Ansøgningen vedlægges til orientering. Opnås fondsstøtte fuldt ud som ansøgt vil det uden videre være muligt at udskifte samtlige særkalke af sølvplet. Opnås mindre fondsstøtte end ansøgt, eller der modtages afslag på ansøgningen om fondsstøtte, kan en bevilling som her ansøgt af kirkeudvalget supplere op eller muliggøre at udskiftningen af særkalke i sølvplet igangsættes, eventuelt i to tempi. Indstilles, at menighedsrådet tiltræder kirkeudvalgets ansøgning om bevilling, således at dispositionen afpasses efter eventuel fondsstøtte Tiltrådt 4. Sognets historie Til brug for en eventuel udarbejdelse af sognets historie og for anden dokumentation er det af yderste vigtighed, at der opretholdes og plejes arkivalier i fornødent omfang. Hvad angår arkivalier vedrørende menighedsrådsvalg og beslutningsprotokoller for menighedsrådsmøder er forholdene i Birkerød Sogn tilfredsstillende. Det bemærkes at lovgivningen vedrørende arkiver umiddelbart skønnes at være overholdt. Derimod sker der ikke systematisk opbevaring af arkivalier vedrørende arrangementer og aktiviteter i sognet. Et grundelement kunne her være etablering af en samling af publikationen Åben Kirke, som udkommer to gange årligt med henblik på dokumentation og eventuel senere
historieskrivning. Men også andre kilder og publikationer kunne det være formålstjenligt at opbevare systematisk. Forretningsudvalget foreslår, at der udpeges et medlem af menighedsrådet til at varetage denne opgave. Indstilles til drøftelse og beslutning Tiltrådt. Else Kjeldgaard udpeget til at varetage opgaven 5. Forretningsorden for menighedsrådet Efter indledningen af funktionsperioden for det nye menighedsråd den 1. søndag i Advent er det naturligt at tage rådets dagsorden op til behandling. Den gældende forretningsorden, som er vedtaget af rådet efter to behandlinger, henholdsvis den 23. april og den 28. maj 2002, vedlægges. Der har på et rådsmøde den 8. juni 2009 været en drøftelse af en tilføjelse vedrørende beslutningsprotokollen ved dørlukning. En sådan tilføjelse ses imidlertid ikke at være endeligt vedtaget i rådet. Den gældende forretningsorden, som derfor er ovennævnte, vedtaget i 2002, følger det forslag til forretningsorden, som Landsforeningen for Menighedsråd i sin tid anbefalede, og som er udarbejdet på grundlag af Kirkeministeriets normalforretningsorden for Menighedsråd, idet frister for anmeldelse af dagsordenpunkter samt for udsendelse af dagsorden med bilag er fastsat efter menighedsrådets afgørelse. Også i dag anbefaler Landsforeningen et forslag til forretningsorden, som ligeledes vedlægges. I forhold til den vedtagne forretningsorden fra 2002 er 7, stk. 3 udgået. Det foreslås drøftet, om der for Birkerød Sogns Menighedsråd er behov for ændringer i forhold hertil, idet bemærkes, at en af et menighedsråd vedtaget forretningsorden ikke må stride mod lovgivningen om menighedsråd. Det foreslås, at de i den gældende forretningsorden anførte frister for anmeldelse af dagsordenpunkter, for udsendelse af dagsorden med bilag, samt for hvornår dagsorden for åbent møde med bilag skal være
tilgængeligt for gennemsyn på kirkekontoret, hvis ikke udsendelse er sket, fastholdes. Det foreslås endvidere indsat i forretningsordenen, at rådets ordinære møder afholdes 4. tirsdag i måneden samt normalt indledes kl. 19.00 og normalt afsluttes senest kl. 22.00. Endvidere foreslås indsat en formulering vedrørende hvordan udsendelse af dagsorden med bilag sker. Endelig foreslås indsat bestemmelse om, at såvel dagsorden samt beslutningsprotokol for sager på åbent møde lægges ud på sognets hjemmeside. De foreslåede ekstra bestemmelser er markeret med rød skrift. Såfremt der er ønske om yderligere ændringer, vil der på grundlag af disse ønsker til behandling på næste rådsmøde blive forelagt et forslag til forretningsorden til 1. behandling. Endelig vedtagelse efter 2. behandling kan herefter ske på rådets møde i marts 2015. Indstilles til drøftelse og beslutning Forelægges til 2. og endelig behandling med aftalte rettelser på rådets næste møde den 24. februar 2015 Sager til orientering 6. Tilrettelæggelse af undervisning for konfirmander og minikonfirmander Gennemførelsen af folkeskolereformen rejser betydelige udfordringer for tilrettelæggelsen af konfirmandundervisningen; udfordringer, som skal håndteres i samarbejde mellem sognets præster og de enkelte folkeskoler. Undervisning af minikonfirmander, som Birkerød Sogn i en årrække har tilrettelagt, tilbudt og gennemført, er nu ved kgl. anordning blevet et obligatorisk tilbud. Imidlertid giver gennemførelsen af folkeskolereformen også her anledning til nogle udfordringer for tilrettelæggelsen af den tilbudte undervisning.
Udfordringerne, hvad angår begge undervisningsformer, har for nylig været drøftet på et præstekonvent i Rudersdal Provsti lige efter årsskiftet. Sognets præster vil nærmere orientere menighedsrådet. Der henvises til artikel fra Præsteforeningens blad, som vedlægges til orientering. Orienteringen indstilles taget til efterretning 7. Orientering om byplanmæssige ændringer Rådsmedlem Christian Mørup Jensen har anmodet om at få lejlighed til i sin egenskab af formand for borgerforeningen for Birkerød, tidligere Vi elsker vores by, at orientere menighedsrådet om påtænkte byplanmæssige ændringer i tilkørsels- og parkeringsforholdene omkring Birkerød Hovedgade. Orienteringen tager udgangspunkt i menighedsrådets interesser i de påtænkte ændringer. Indstilles taget til efterretning Christian Mørup gav en orientering i sin egenskab af medlem af menighedsrådet med den opgave at varetaget rådets forbindelse til forskellige organisationer i Birkerød. Christian Mørup omdelte supplerende bilag, herunder et udkast til en udtalelse fra menighedsrådet til Borgerforeningen Birkerød, hvori rådet tilkendegiver dels at ville indgå konstruktivt i det videre udviklingsarbejde omkring Gamle Præstegårdshave, dels i forbindelse med etablering af den indre P-ring i Birkerød bymidte anmoder om opsætning af et skilt ved indkørslen fra Stationsvej til Hængekøjen med anvisning til Birkerød Kirke. På grundlag af en kort debat konkluderede formanden, at rådet ikke afgiver en udtalelse, som foreslået af Christian Mørup, med den begrundelse at involvering i udviklingsarbejde og debat om
fremtiden for Gamle Præstegårdshave ligger udenfor menighedsrådets opgaver i henhold til lovgivningen, hvorfor menighedsrådet ikke som sådant kan engagere sig i en privat forenings arbejde af den omhandlede art. Menighedsrådets medlemmer kan som privatpersoner engagere sig i Borgerforeningens arbejde med udvikling af præstegårdshaven. Rådet tilkendegav tilfredshed med Christian Mørups orientering og ønsker fortsat at blive holdt orienteret om den videre udvikling. Når der er tilvejebragt en afklaring på politisk hold i kommunen herom, afventer menighedsrådet inddragelse som høringsberettiget. Der vil blive rettet henvendelse til kommunen om opsætning af skilt som foreslået i udtalelsen. 8. Godkendelse af restaureringsprojekt i Birkerød Kirke Myndighedsgodkendelsen er den 19. december 2014 udsendt til orientering for rådets medlemmer, umiddelbart efter den var modtaget i menighedsrådets post. Som det fremgår af godkendelsesdokumenter forventes der snarest taget initiativ til et stormøde med deltagelse af alle involverede instanser. Tilrettelæggelsen af et sådant stormøde samt andre centrale spørgsmål med henblik på de kommende faser af restaureringsprojektet er drøftet med arkitekten. Stormødet er under berammelse, formentlig til medio februar 2015, og det bemærkes, at mødets formål er at nå frem til teknisk afklaring af en række spørgsmål som grundlag for arkitektens detailprojektering med henblik på udbud. Til stormødet inviteres repræsentanter for Nationalmuseet samt repræsentanter for stift og provsti. Medlemmer af menighedsrådet inviteres med observatørstatus. Formanden for kirkeudvalget vil redegøre nærmere for ovenstående.
Indstilles taget til efterretning 9. Udvalgsreferater Der henvises til vedlagte referater af konstituerende møder i - kirkeudvalget for Birkerød Kirke - kirkeudvalget for Høsterkøb Kirke - aktivitetsudvalget som alle indstilles taget til efterretning. Der udestår referater af konstituerende møder i henholdsvis børn- og unge udvalget, diakoniudvalget og musikudvalget. Der blev yderligere omdelt referat af diakoniudvalgets konstituerende møde. 10. Siden sidst Siden seneste rådsmøde den 25. november 2014 har aktivitetsniveauet i kirker og sogn været højt. En omtale af de enkelte arrangementer med henblik på kort evaluering kan eventuelt tage udgangspunkt i følgende opdeling: - Gudstjenester i forbindelse med advent og jul - Andre arrangementer i forbindelse med advent og jul, herunder sognets årlige julemiddag - Gudstjenester og arrangementer i forbindelse med nytår og Hellig Tre Konger - Arrangementer i januar måned, herunder jubilæumsreception for Inger Merete Yde Hansen samt sognets nytårsmatiné Indstilles taget til efterretning
H3K i Høsterkøb Kirke: Kirken fyldt, og stor begejstring Inger Merete Hansen takkede for en smuk og varm jubilæumsreception Sognets julemiddag den 22. december: God, inderlig og rolig stemning, med en stilfærdig deltagerkreds Juleuddelingen har fungeret tilfredsstillende med tilstrækkeligt med midler Mobil Pay indsamling fungerer fint efter konceptet, en ubetinget succes Årstidsgudstjenester i Høsterkøb Kirke: Udgivelse på vej af John Høyby-kompositioner. Årstidsgudstjenester fortsætter i 2015 på grundlag af disse kompositioner Henrik Mottlau har deltaget i arrangement om energioptimering i blandt andet kirker Anders Vestergaard orienterede om Folkekirkens Nødhjælps landsindsamling den 8. marts 2015, hvor der er en ny indsamlingsleder for Birkerød Sogn på vej. Rådets medlemmer vil blive tilskrevet om indsats som indsamlere 11. Tagrenovering af Birkerød Kirkes tag Renoveringsarbejdet på den indvendige del af kirketaget indledes nu. Det erindres, at arbejdet er optaget på provstiudvalgets anlægsbudget for 2015. Kirkeværgen og bygningskyndigt medlem vil orientere nærmere.
Orientering indstilles taget til efterretning 12. Nedsættelse af udvalg vedrørende praksis for udlån/udleje af lokaler i Sognegården Som det vil være bekendt har der været varslet forelagt menighedsrådet et forslag om at nedsætte et udvalg til at gennemlyse praksis vedrørende udlån/udleje af lokaler i Sognegården til forskellige formål med henblik på at nå frem til et mere fyldestgørende regelsæt og en klarere praksis, også hvad angår takstopkrævning. Forretningsudvalget anbefaler, at udvalgsarbejdets igangsættelse afventer sekretariatslederens tilbagekomst efter barselsorlov, hvorfor forslaget om nedsættelse af et udvalg først forelægges menighedsrådet på mødet i august måned. Indstilles taget til efterretning 13. Bygningssyn 2015 Bygningssyn er efter aftale med provsten, som dette år skal deltage, berammet til fredag den 13. marts 2015 kl. 9.00-15.00. Bygningssynet tjener som grundlag for budgettering af vedligeholdelsesindsatsen for 2016, herunder på anlægsbudgettet. I synet af præsteboliger deltager udover bosiddende præst, provsten, provstiets bygningskyndige, rådets bygningskyndige medlem og rådsformanden. Ingen deltagere herudover fra rådet. I synet af kirkerne deltager medlemmer af de respektive kirkeudvalg, kirkeværgen, en repræsentant for præsterne, en kirketjener samt rådsformanden. Herudover eventuelt øvrige rådsmedlemmer efter interesse. I synet af Sognegården samt af sognehuset i Høsterkøb deltager kirketjener(e),
rådets bygningskyndige medlem samt rådsformanden og eventuelt øvrige rådsmedlemmer efter interesse. Der vil senere fremkomme en plan for afvikling af bygningssyn. Der bedes forud for bygningssynet ved kirkeværger, kirketjenere samt bosiddende præster udarbejdet en oplistning af allerede nu kendte mangler og behov Der erindres om, at inventarlister for kirker, sognegård og sognehus samt kontorfaciliteter i præsteboliger skal foreligge ved bygningssynet. Kirkerne bedes i muligt omfang denne fredag friholdt for kirkelige handlinger. Indstilles taget til efterretning. Program for bygningssynet udsendes snarest I øvrigt vedlægges til orientering: 1. Indkaldelse til generalforsamling i Helsingør Stifts Distriktsforening Sydøst 2. Program for Sogneudflugt 2015, den 13. juni kl. 8.30 17.30, tilmelding med samtidig betaling af kr. 200 fra den 4. maj 3. Orientering fra Folkekirkens Skoletjeneste, Kgs. Lyngby-Rudersdal 14. Eventuelt Anna-Grethe Rischel gjorde opmærksom på vejledningsmateriale vedrørende isolering af kirkehvælv. Kirkeværge og bygningskyndig vurderer. Tages eventuelt op i forbindelse med forestående bygningssyn. Kirkeistandsættelsesordning med tilskudsmulighed: Vurderingen er, herunder fra kirkeværger, at ordningen næppe er relevant for Birkerød Sogn med henblik på 2016. Efter et vellykket hjertestarterkursus tirsdag den 27. ds. blev opmærksomheden henledt på næste kursus, torsdag den 29. ds. kl.
13-16. Rådsmedlemmer opfordres til at deltage. Der indkøbes nu tre hjertestartere til opsætning i Birkerød og Høsterkøb kirkers våbenhuse samt i Birkerød Sognegård. Formanden omdelte bilag med nye regler for provstiudvalgenes offentliggørelse af menighedsrådenes regnskaber.