ÅRHUS KOM MUN E. Magistratens 2. Afdeling Ejendomsforvaltningen. H. H. Seedorffs Stræde 3-5. 8100 Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd via Magistraten Den 10. september 2004 J.nr. Ref.: Tlf.nr. Hans Peder Larsen 8940 2407 Lokalemæssige konsekvenser af samling af bygningsinspektoraterne samt omplaceringer på Rådhuset. 1. Resume Indstillingen beskriver de økonomiske konsekvenser af sammenlægningen af Juridisk-Teknisk Kontors bygningsinspektorater, Midt, Nord samt Syd til ét inspektorat. Da sammenlægningen skal ske på Kalkværksvej, indebærer det, at Stadsarkitektens Projektafdeling og Byfornyelsesafdeling skal flytte. Stadsarkitektens Projektafdeling og Byfornyelsesafdeling flyttes til Rådhuset, hvor der bliver ledige lokaler ved Magistratens 2. Afdelings Informatikafdelings flytning til Grøndalsvej 1 og dele af Ejendomsforvaltningens flytning til Hans Hartvig Seedorffs Stræde 3-5. Ved Ejendomsforvaltningens udflytning fra Rådhuset blev der samtidig opnået en indtægt ved forøgelsen af antallet af parkometer p-pladser ved Rådhuset. Det indstilles, at denne merindtægt medgår til dækning af den parkeringsudgift som Ejendomsforvaltningen nu har ved leje af p-pladser i Hans Hartvig Seedorffs Stræde. Ved erhvervelsen af Grøndalsvej 1 (KFK-bygningen) var det forudsat, at en lejeværdi af de lokaler, der ved indflytningen på Grøndalsvej bliver ledige på Rådhuset medgår til finansieringen af KFK-bygningen med årligt 237.000 kr. Af dette beløb anviser Juridisk-Teknisk Kontor 149.000 kr. årligt. Samtidig påregnes gennemført en række omplaceringer på Rådhuset inden for Borgmesterens Afdeling samt Magistratens 2. Afdeling, hvorfor det med Borgmesterens Afdeling er aftalt, at Borgmesterens Afdeling årligt betaler 30.000 kr. Omkostningerne ved omrokeringerne dækkes delvis af salg af Bygholms Allé 2, og det resterende kapitalkrav foreslås forrentet og afdraget over Ejendomsforvaltningens driftsbudget. Driftsøkonomisk er der balance mellem udgifterne til hhv. forrentning og afskrivning af ovennævnte kapitalkrav samt udgiften til
Side 2 leje af nye kontorer i Hans Hartvig Seedorffs Stræde og indtægtsposter i form af besparelser på Ejendomsforvaltningens bygningsdrift ved salget af Bygholms Allé, samt en forudsat lejeindtægt for bygningsinspektorat Nords hidtidige lokaler på Vejlby Centervej. 2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtog i sit møde den 17. december 2003 indstilling om Køb af administrationsbygningen Grøndalsvej 1, 8260 Viby J, således at flere fagkontorer i Magistratens 2. Afdeling flytter hertil. Blandt disse er Informatikafdelingen, der i øjeblikket har til huse på Rådhuset. Som en del af finansieringen af købet blev der i indstillingen indregnet en værdi af de fraflyttede rådhuslokaler på 237.000 kr. årligt. 3. Beskrivelse af indstillingen Juridisk-Teknisk Kontor har truffet beslutning om sammenlægning af de tre eksisterende bygningsinspektorater, Midt, Nord samt Syd til ét inspektorat. De tre inspektorater med i alt 40 medarbejdere disponerer i øjeblikket over i alt 1.350 m 2 erhvervsareal. Såfremt en samling af inspektoraterne skal ske på én af de nuværende adresser, kan der som følge af det samlede pladsbehov kun blive tale om Kalkværksvej. Denne placering minimerer samtidig inspektoraternes omflytning, idet Bygningsinspektorat Midt kan forblive på sin nuværende adresse. Alternativet til denne løsning vil være indgåelse af et nyt lejemål. En samling af bygningsinspektoraterne på Kalkværksvej forudsætter at Stadsarkitektens Projektafdeling og Byfornyelsesafdeling flytter ud. Lokalerne til disse funktioner tilvejebringes på Rådhuset i kraft af bl.a Informatikafdelingens flytning til Grøndalsvej 1 og Ejendomsforvaltningens fraflytning ultimo 2003 af i alt 9 fag fra Rådhuset til nyt lejemål i Hans Hartvig Seedorffs Stræde. Dette vil samtidig betyde, at hele Stadsarkitektens Kontor vil blive samlet på Rådhuset. Samtidig påregnes gennemført en række omplaceringer på Rådhuset inden for Borgmesterens Afdeling (Indkøbskontoret og Personaleafdelingen) samt Magistratens 2. Afdeling (Økonomi & Personalefunktionen samt budtjenesten). Tidsperspektivet i flytningerne er, at Informatikafdelingen forventes flyttet fra Rådhuset medio september, og de nødvendige ombygninger til Borgmesterens Afdeling samt Magistratens 2. Afdeling vil blive gennemført inden 1. november 2004. Ombygningen på Kalkværksvej til bygningsinspektoraterne påbegyndes oktober-november d.å. og forventes afsluttet medio februar 2005. Inspektoraternes samling betyder, at Bygholms Allé 2 sælges og der sker genudlejning af Bygningsinspektorat Nords lokaler på Vejlby Centervej, hvilket kan gennemføres fra 2. halvår 2005. 4. Økonomiske konsekvenser
Side 3 De beskrevne om- og indflytninger medfører udgifter til nyindretning på Rådhuset (i 2004), Kalkværksvej ( i 2004 med 60 % af udgifterne og i 2005 med de resterende 40 % af udgifterne), Hans Hartvig Seedorffs Stræde 3-5 (i 2004) samt Vejlby Centervej 52 (i 2005). Sidstnævnte som følge af Bygningsinspektorat Nords fraflytning. Omkostningerne ved omrokeringerne dækkes delvis af salg af Bygholms Allé 2, der huser Bygningsinspektorat Syd. I overensstemmelse med instruktion nr. 2.03.2001 er magistratsafdelingerne forespurgt, om der er interesse for fortsat at benytte ejendommen til kommunale formål. Magistratens 3. Afdeling har på den baggrund tilkendegivet interesse for at erhverve så meget som muligt af det til ejendommen hørende grundareal, hvorfor bygningen vil blive frastykket med en ca. 800 m2 stor grund. Århus Amt har vist interesse for at købe bygningen, der alternativt vil blive udbudt i offentligt salg. Indstilling om salg vil blive forelagt byrådet til endelig godkendelse. De samlede økonomiske konsekvenser af nærværende indstilling kan opgøres således: Beløb i mio. kr. Kalkværksvej Bygholms Allé - bygning - frastykket areal, nettoprovenu ef ter forudsat op rensning Ombygningsudgift 2004 2005 1,200 0,800 Provenu, ejendomssalg 2005-1,930-1,000 Vejlby Centervej Rådhuset, indretning til nye brugere hhv. div. omflytninger Hans Hartvig Seedorffs Stræde 1,275 0,500 2,975 0,250 1,050-2,930 Kapitalkrav brutto hhv. netto 4,025 1,095 Svarende til årlig forrentning og afskrivning Anvendt realrente Tidshorisont 4,00 % 30 år 0,063
Side 4 Nettokapitalkravet foreslås forrentet og afdraget over Ejendomsforvaltningens driftsbudget fra og med 2005. Driftsøkonomisk er der balance mellem udgifterne til hhv. forrentning og afskrivning af ovennævnte kapitalkrav samt udgiften til leje af nye kontorer i Hans Hartvig Seedorffs Stræde og indtægtsposter i form af besparelser på Ejendomsforvaltningens bygningsdrift ved salget af Bygholms Allé, samt en forudsat lejeindtægt for bygningsinspektorat Nords hidtidige lokaler på Vejlby Centervej. Den i Ejendomsforvaltningens budget indregnede værdi på 237.000 kr. af Informatikafdelingens fraflyttede rådhuslokaler udmøntes således, at 149.000 kr. anvises af Juridisk-Teknisk Kontor, idet sammenlægningen af bygningsinspektoraterne betyder flytning af dele af Stadsarkitektens kontor til Rådhuset, mens det resterende beløb på 30.000 kr. er aftalt betalt af Borgmesterens Afdeling, idet omflytningerne på Rådhuset betyder en nettoudvidelse med 2 kontorfag i Borgmesterens Afdeling. Differencen i fht. de 237.000 kr. dækkes over Ejendomsforvaltningens driftsbudget. Ejendomsforvaltningens flytning fra Rådhuset frigør 6 parkeringspladser, der pr. 1. april er overført til den kommunale parkometertjeneste som offentlige parkometerpladser. Parkometertjenestens merindtægt indstilles overført til Ejendomsforvaltningen til dækning af udgiften ved leje af p-pladser på forvaltningens nye adresse i Hans Hartvig Seedorffs Stræde. De pågældende posters budgetmæssige virkning for 2004 og 2005 kan sammenfattes således: Den i forbindelse med købet af Grøndalsvej 1 forudsatte husleje på Rådhuset: Betaling fra Borgmesterens Afdeling for lokaleudvidelse med 2 fag - 5.000 kr. i 2004 (for 2 mdr.) og 30.000 kr. fra og med 2005. Betaling fra Juridisk-Teknisk Kontor for disponering over resterende areal fra Informatikafdelingens flytning - 25.000 kr. i 2004 (for 2 mdr.) og 149.000 kr. fra og med 2005. Overført indtægt fra parkometertjenesten til Ejendomsforvaltningen - 72.000 kr. i 2004 (for 9 mdr.) og 96.000 kr. fra og med 2005. 5. Konsekvenser i forhold til mål Realisering af indstillingen er i overensstemmelse med Ejendomsforvaltningens mål om at sikre, at de lokalemæssige rammer modsvarer brugernes dokumenterede behov, så der tilvejebringes et nødvendigt antal lokaler på markedsmæssige vilkår ved nybyggeri, opkøb eller leje, samt at sikre at drift, ombygning og vedligeholdelse af administrationsbygninger sker under hensyntagen til brugernes behov og efter økonomiske og miljømæssige kriterier. 6. Beslutningspunkter
Side 5 Magistratens 2. Afdeling indstiller, 1. at Magistratens 2. Afdeling bemyndiges til at gennemføre salget af ejendommen Bygholms Allé 2 under forbehold af byrådets godkendelse af salgspris, idet der for 2005 afsættes rådighedsbeløb under Ejendomsforvaltningen på 1.980.000 kr. i indtægt og 50.000 kr. i udgift for salg af bygning og 1.000.000 kr. for salg af frastykket grundareal. 2. at Ejendomsforvaltningens driftsbudget for 2004 under sektor 2.71, Ejendomsforvaltningen, med rammekorrigerende effekt forhøjes med 2.975.000 kr. og med 1.050.000 kr. i 2005 til gennemførelse af de med indstillingen beskrevne aktiviteter. 3. at der på sektor 2.71, Ejendomsforvaltningen, gives tillægsbevillinger med rammekorrigerende effekt vedrørende afledt drift i overensstemmelse med vedlagte bevillingsskemaer: Mindreudgift på 63.000 kr. fra og med 2005 over en 30-årig periode, der modsvarer forrentning og afskrivning til realrente 4,0 % af det med indstillingen forbundne nettokapitalkrav, og merudgift til drift og vedligeholdelse på 102.000 kr. i 2004 og 275.000 kr. årligt fra 2005. 4. at der gives driftstillægsbevillinger med rammekorrigerende effekt under sektor 2.53, Vej- og Kloakvedligeholdelsen, med merindtægt på 72.000 kr. i 2004 og 96.000 kr. fra 2005, og under sektor 2.91, Juridisk-Teknisk Kontor, med mindreudgift 25.000 kr. i 2004 og 149.000 kr. fra 2005, og under sektor 0.31, Administration, med 5.000 kr. i 2004 og 30.000 kr. fra 2005. 5. at de nødvendige rådighedsbeløb anvises fra sektor 0.98, Renter og Finansiering. Poul B. Skou / Poul Spliid Pedersen
Bilagsfortegnelse: Indstillingens bevillingsmæssige konsekvenser Side 6