DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT(GODKENDT) Forum: Fakultetets Samarbejdsudvalg Møde afholdt: 18. September 2008 kl. 10.00-12.00 Sted: Referent: Fakultetssekretariatets mødelokale, CSS, Øster Farimagsgade 5, 1. sal. lokale 5.146 Birgitte Boas Hein (BIBH) Til stede Fra A-siden: Troels Østergaard (TOES), Axel Larsen (AL), Lars Bille (LBI), Jørgen Delman (JD), Peder Andersen (PA), Erwin Koster Kristensen (EKK), Tine Tjørnhøj-Thomsen (TTT), Tina Franck (TFR) Carsten Strøby Jensen (CSJ). Fra B-siden: Mich Tvede (MT), Jens Ludvigsen (JL), Kirsten Hansen (KH), Karsten Ronit (KR), Lejf Rasmussen (LR), Charlotte Bloch (CB), Pernille Lykke Paulsen (PEPA), Ole Elstrup (OE), Marianne Ager (MA), Maria Dalsgard Fjallstein (MFJ), Tine Gammeltoft (TG). Afbud fra: Corinn Sandhoff Pedersen og Morten Danscher. Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt Ad 2. Godkendelse af referat fra FSU mødet den 14. februar 2008 punkt 5. TOES og KR konstaterede, at punktet var godkendt i henhold til bilag. Ad 3. Meddelelser TOES omtalte fakultetets beretning for 2007, som også blev omdelt til mødedeltagerne. Han takkede de implicerede i udarbejdelsen for et fint resultat. Den vil være tilgængelig på nettet, og institutterne vil have mulighed for at omdele papirversioner til medarbejderne for egen regning. En engelsk version er under udarbejdning. TOES vil gerne modtage input vedrørende indholdet fra udvalgets medlemmer ved et kommende møde og foreslog, at det bliver taget op som et dagsordenspunkt. 25. SEPTEMBER 2008 ØKONOMI- OG PERSONALE ØSTER FARIMAGSGADE 5 1353 KØBENHAVN K TLF 35 32 35 46 DIR 35 32 39 75 FAX 35 32 35 32 cspe@samf.ku.dk www.samf.ku.dk Sag: 016-0006/08-2010 Bedes oplyst ved henv. EAN-nr.: 5798000421516
Fakultetsstrategien, som har været til høring i FSU, er så godt som færdig på dansk. Den skulle ligge klar inden for 14 dage, og en engelsk version er på vej. Strategien blev dog ikke omdelt, idet der skal afklares nogle sproglige uklarheder. TOES oplyste, at rektoratets strategiske handlingsplan er godkendt af bestyrelsen med ganske få tekstændringer. De dokumenter der udgør de ledelsesmæssige pejlemærker, nemlig Destination 2012 udviklingskontrakten med ministeriet samt den strategiske handleplan for KU og Fakultets strategiplan ligger nu alle klar. Det, der nu udestår, er en ny fakultetskontrakt med rektoratet, som vil blive udformet i løbet af de kommende måneder. SIDE 2 AF 6 Herefter gjorde TOES opmærksom to arrangementer på fakultetet: Dels Universitets Døgn, som afholdes torsdag/fredag før efterårsferien og dels Kulturnat-arrangementet samme fredag. Rektoratet og LT har meldt nogle planer vedrørende organisering af institutterne ud til institutlederne. Der er tilgået institutlederne et skema til afrapportering af hvorledes institutorganiseringen er gennemført. Skemaerne skal returneres til Fakultetet. Ad 4. Høring af FSU organisatoriske ændringer Der blev drøftet to væsentlige organisatoriske ændringer: Dels Fællessekretariatet for Antropologi og Sociologi og dels etablering af et IT-center på SAMF. 1) Fællessekretariatet TFR havde en enkelt præcisering i forhold til det fremsendte skriftlige bilag angående bibliotekarerne. I dokumentet står der, at alle TAP er skal høre til Fællessekretariatet, men TFR præciserede, at dette ikke gælder bibliotekarerne, som har en særlig status i forhold til den faglige og personalemæssige ledelse. TOES oplyste at der var blevet holdt orienterende møde for medarbejderne i sidste uge, og at medarbejderne nu har mulighed for at komme med bemærkninger i FSU. Herefter forventer man at træffe en beslutning meget hurtigt. TFR oplyste supplerende, at medarbejderne ved mødet havde udtrykt ønske om et SU for det nye fælles sekretariat, samtidig med at de har en repræsentant i SU på institutterne. Det vil blive drøftet i de respektive SU på de pågældende institutter om man ønsker at imødekomme dette, men TFR oplyste, at der ikke skulle være noget til hinder for det. TOES tilsluttede sig ideen. JL fremførte også et ønske om denne model, hvilket TTT tilsluttede sig. Adspurgt af OE om ledelsesstrukturen oplyste TFR, at det nye sekretariat placeres under fakultetet, hvor TFR delegerer ansvaret for den daglige ledelse til en institutleder, p.t. institutlederen for Antropologi. For at undgå konfliktsituationer og for at fremme medarbejdernes fælles og ens servicering af de to institutter, har man valgt organisatorisk at placere sekretariatet som en enhed, der ikke hører mere under det ene institut end det andet. Flere fra b-siden gav udtryk for, at de fandt den nye konstruktion indviklet og og uigennemskuelig. CB spurgte, om der vil ske en evaluering af projektet, hvortil TFR svarede, at der vil ske en løbende evaluering, ligesom det har været tilfældet hidtil. Evalueringen vil ske mellem TFR de to institutledere. Desuden oplyste TFR, at ét
fælles sekretariat frem to decentrale sekretariater vil bidrage til en effektivisering i tråd med det overordnede krav om en besparelse på 12% på drift og administration over de næste 3 år. TFR oplyste, man i øjeblikket er ved at lægge budgetter. SIDE 3 AF 6 Etablering af fælles IT-center på SAMF TOES oplyste, at ved et orienteringsmøde i sidste uge for alle IT- medarbejdere diskuterede man det dokument, som FSU s medlemmer også havde fået til kommentering. TOES havde den bemærkning, at han forventer samtlige fakulteter vil få en lignende konstruktion, hvilket betyder, at SAMF her har en mulighed for at fungere som rollemodel for de andre fakulteter. Den overordnede ide er, at medarbejderne bevarer deres tilknytning til instituttet, da de stadig har kontor på institutterne., samtidig med at de organisatorisk kommer til at høre under den fælles ITafdeling. TFR bekræftede, at medarbejderne i den nye enhed vil være ansat på samme vilkår om de har nu. OE tilsluttede sig ønsket om lokal forankring af medarbejderne på institutterne, idet der er en bekymring for, at en stærkere fælles enhed vil skabe afstand mellem IT-medarbejderne fra brugere, og dermed forringe serviceniveauet. Det ville være en god ide at sende de berørte medarbejdere et brev, hvori det understreges, at de eksisterende arbejdsvilkår opretholdes. KR understregede, at der blandt IT-medarbejderne var stærk utilfredshed med den måde, processen var forløbet på. Man havde foretrukket en orientering lokalt på institutterne i stedet for et fælles møde på fakultetet, og en skriftlig plan fremlagt på det omtalte møde. TOES oplyste, at koncern-it ønsker at etablere et eller to fælles servercentre på HUM og SUND, som vil rumme fjernbetjente servere. Fællesadministrationen og JUR vil blive koblet på som de første. Der er igangsat ombygning på Panum Instituttet som skal gøre det muligt at rumme centeret under hensyn til reglerne om sikkerhed, køling mv. Planen er også, at SAMF skal kobles på dette center på et senere tidspunkt. De servere, der findes nu lokalt og som ikke fjernbetjenes vil fungere indtil videre og blive samlet på SAMF-IT. Adspurgt af OE oplyste TOES, at planen indtil videre kun omfatter fælles udstyr og tættere samarbejde med koncern IT, og at man bevarer et IT-center på fakultetsniveau. TOES konstaterede, at der var enighed om at tilslutte sig anbefalingen om oprettelsen af et fælles sekretariat, og der var ingen yderligere kommentarer angående etableringen af det fælles IT-center Ad 5. SAMF Handlingsplan for ligestilling I handlingsplanen for ligestilling fra september 2005 står der direkte, at planen skal revideres efter 3 år. TOES konstaterede, at visse dele af planen er iværksat, især på VIP området i henhold til rektoratets og FLT s initiativer. På VIP siden foreligger et dokument vedtaget i FLT.
Ligestillingsspørgsmålet på TAP-området er imidlertid ligesom etnisk ligestilling ikke behandlet. På TAP siden er målsætningen i planen fra 2005 at det underrepræsenterede køn skal udgøre mindst 1/3 af personalet, hvilket næsten er nået. På det etniske område har der ikke været nogen initiativer i FSU regi. TOES foreslog, at punkterne om ligestilling på TAP-siden og etnisk ligestilling blev udsat til foråret, hvilket der ikke var indsigelser imod. En vigtig årsag til udsættelsen er arbejdet med lønpolitik og institutternes arbejde med personalepolitik, som må prioriteres i efteråret. TG spurgte videre ind til planen for VIP erne, hvortil TOES svarede, at planen var sendt til rektoratet og til HR til godkendelse i forhold til retningslinjerne fra Ligestillingsministeriet, men at modellen i øvrigt kører. TOES anførte, at vi er gået længere end andre fakulteter med hensyn til at kompensere institutterne i relation til barselsorlov med videre. Det samme er tilfældet med tiltaget vedrørende tildeling af stipendier til det underrepræsenterede køn. Hvad angår mentorordningen for kvinder i forskning har der kun været for få tilmeldinger fra SAMF. TTT fremførte, at der var tilfredshed med kompensationen for kvinders barsel, men at størrelsen af kompensationen kunne være større. TOES svarede, at vi allerede var nået langt, og at han ikke umiddelbart kunne love en forhøjelse. CB stillede spørgsmålet, om kønsfordelingen i relation til kvindernes interesseområder og kønsfordelingen set på de forskellige fagfelter. Samtidig tilsluttede hun sig at forsøge de økonomiske incitamenter, der er iværksat på institutniveau for at fremme ansættelse af kvindelige professorer. SIDE 4 AF 6 Konklusionen var, at man var nået et langt stykke på VIP-siden samt at TAPsiden bevægede sig. Revisionen af handlingsplanen blev i øvrigt udskudt. Ad 6. Sundhedspolitik opfølgning og nye initiativer Emnet har været diskuteret flere gange, og man er derfor kommet frem til at handle på yderligere tre punkter ved udviklingen af fakultetets samlede sundhedspolitik: Fysioterapi, ergoterapi og fitness. Fysioterapi: Der er basis for at etablere en massageordning. Modellen for ordningen vil ligne den på JUR/Fællesadministrationen. LB oplyste, at egenbetalingen vil være kontant og på 75 DKK for 25 mininutters massage. KU betaler 400 DKK pr. fulde time. Ordningen omfatter ikke deciderede diagnoser, som skal behandles i det offentlige sygehussystem. EKK oplyste, at der er fundet et passende lokale, og at man vil entrere med en privat udbyder, der har eget booking- og betalingssystem, således at den administrative byrde for SAMF minimeres. TOES udtrykte ønske om, at der bliver udfærdiget et spilleregelspapir angående booking, og AL udtrykte ønske om en tilbagemelding om ordningen, når den kører, hvilket TOES tilsluttede sig. Ergoterapi: TOES konstaterede, at det i vidt omfang falder ind under APV, men at der bør tages initiativer før. EKK fortalte, at det tidligere var muligt at rekvirere en person fra Den Centrale Arbejdsmiljøsektion, og at institutterne ellers kunne rekvirere en ergoterapeut lokalt. Der var enighed om, at en fast rutine med en ergoterapeut, der efterser medarbejdernes fysiske arbejdsplads var for meget, men EKK ville undersøge, om ordningen med Den centrale Ar-
bejdsmiljøsektion stadig findes. Lokale SU skal også undersøge behovet. Det vil således være en god ide at trække på ergoterapeuterne, når der ansættes nye medarbejdere. I den forbindelse vil det være relevant at annoncere, om medarbejderne har behov for at møde en ergoterapeut, når de alligevel er i huset. Fitness: TOES opfordrede til, at man konsulterer motion.ku.dk, hvor der er oplysninger om de firmaaftaler, som KU har med flere fitnesscentre. Firmaaftalerne giver medarbejdere på KU rabat i centrene, men der gives ikke noget direkte tilskud fra KU til medarbejderens medlemskab. Der vil ikke blive etableret fitnesslokale på CSS. HR er i øvrigt i gang med centralt at undersøge, hvilke regler der gælder for personalegoder. SIDE 5 AF 6 Ad 7. Status for arbejdet med de ny lønprincipper på SAMF TOES orienterede om, at lønforhandlingerne er trukket ud. Derfor var der heller ikke udsendt bilag og punktet kunne ikke drøftes. Det blev oplyst, at udvalget har holdt 2 møder, og at der arbejdes videre på oplægget til lønprincipper på SAMF. Arbejdet skulle gerne afsluttes snarest, og der vil så blive indkaldt til et ekstraordinært FSU møde, således at der kan nås et resultat inden jul. En anden grund til at indkalde til et ekstraordinært møde i efteråret er, at chefen for HR vil besøge fakulteterne og tale om blandt andet ledelsesevaluering. KR spurgte til lokalaftalen på VIP området og udtrykte ønske om at få mulighed for en lokal drøftelse af resultatet. TOES svarede, at dette vil være muligt, samt at man fra ledelsens side lægger stor vægt på, at den lønpolitik, der vedtages, understøtter strategiplanen. De overordnede principper på TAP området er der enighed om i udvalget, og de skal drøftes i baglandet, mens de tungeste drøftelser ligger på VIP området. Ad 8. FSU s bidrag til planlægning af rektorbesøg i oktober Rektoratet havde ønsket at modtage spørgsmål til rektors besøg om formiddagen den 7. oktober. De indkomne spørgsmål vil blive videresendt ret ucensureret til rektoratet, som så kan sortere i dem. TOES oplyste, at der vil blive lavet bannere og posters med spørgsmål til rektor, og at både medarbejdere og studerende skal orienteres om besøget. Det vil blandt andet ske pr. mail og gennem studienævnene. Der blev spurgt, om undervisningen vil blive aflyst på grund af besøget, men det var der ikke stemning for. Ad 9. Energipolitik og energibesparelser på KU EKK oplyste, at KU s ambition er at blive et af de mest grønne universiteter i verden, og at den overordnede målsætning er at spare 20% energi over 5 år. Der er afsat 100 millioner til formålet over 5 år. Der er store gevinster ved besparelserne, idet de grønne afgifter er en tung udgiftspost. Projektet består af centrale energibesparende tiltag og flere arbejdsgrupper, der decentralt søger at fremme energibesparende adfærd hos medarbejderne. Der har allerede i det sidste halve år kørt 20-25 projekter, som har kostet 5 millioner, og som har resulteret i et fald i el-forbruget. Et incitament er blandt andet, at besparelser, der er opnået som resultat af en ændret adfærd, kan beholdes decentralt. AL efterspurgte en løsning til automatisk slukning af printere, kopimaskiner mv.
EKK opfordrede alle til at sende input til decentrale løsninger i bestræbelserne på at spare på energien til ham. SIDE 6 AF 6 Ad 10. Orientering fra Fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) EKK oplyste, at sidste møde havde været afholdt den 27. august. Her blev blandt andet de lovpligtige ombygninger og solafskærmning drøftet. Der er blevet undersøgt for problemer med asbest uden at man har fundet noget. I bygning 24 er der blevet fjernet asbest, men dette er gjort professionelt og dermed forsvarligt. Varmeanlægget må man derimod konstatere er gammelt og vanskeligt. Samlet set konkluderede EKK, at bygningerne - meget diplomatisk udtrykt er overtaget i en ikke-tidsvarende stand. Ad 11. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg PSY: Der blev drøftet en vanskelig og dyr flytning, som der dog overordnet nu er nået tilfredshed med. Andet punkt, der blev drøftet, var rettidig information og den personalepolitiske pamflet. Tilsyneladende bliver oplysningerne ikke opfanget fra hjemmesiden. ØK: Flytningen blev drøftet, og 10. oktober vil der blive samlet op på dette ved et 2-dags seminar. Lønprincipper vil også blive drøftet. SOC: Drøftede etableringen af det fælles sekretariat og Fælles IT-center. Flytningen næsten veloverstået, og selvom den har afstedkommet en vis fortætning på kontorerne, er det overordnet forløbet tilfredsstillende. Problemet med mangel på undervisningslokaler på CSS blev drøftet. EKK er opmærksom på problemet, og Lokalekontoret er involveret. Folkeuniversitetet som ellers hørte til i Indre By og på KUA kommer til at flytte deres undervisning fra SAMF. TOES meddelte, at lokalemanglen er drøftet i forbindelse med ØK s indflytning. Han meddelte, at der arbejdes ihærdigt på at få en lokalplan, som vil gøre det muligt at gennemføre et nybyggeri på hjørnet af Gammeltoftgade og Øster Farimagsgade. Når dette er klar, skulle det lette på problemet, men der vil være en overgangsperiode indtil da. EKK oplyste, man vil lave faste stolerækker i auditoriet 1.1.18, hvilket skulle gøre det mere praktisk for de studerende at medbringe bærbare computere mv. NIAS: Orientering om at Strategiplanen er vedtaget af bestyrelsen. Flytning har ikke været relevant på grund af pladsmangel på CSS. ANT: Der blev holdt møde den 8. september, hvor der blev drøftet registrering af arbejdstid/merarbejde, seniorordning og nedsat tid til børnefamilier. Ad 12. Eventuelt TOES meddelte, at Jørgen Delman fratræder som chef på NIAS for at tiltræde en stilling som professor ved TORS. Han blev lykønsket med den nye stilling og komplimenteret for sin indsats ved NIAS 40 års jubilæum.