Kom godt i gang med Blåt Medlem!

Transkript

1 D E T DBlåt Medlem A N S K E S P E J D E R K O R P S Kom godt i gang med Blåt Medlem! Introduktion til Det Danske Spejderkorps's samlede system til Medlemsregistrering Kontingentopkrævning Regnskab Kursusadministration

2 D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Læs denne folder inden du kaster dig ud i systemet: Hvor finder jeg Blåt Medlem? Hvordan kommer jeg ind? Ord og begreber Specielt omkring regnskab o Opsætning o Kontoplan o Kontingent o Bogføring Hvem kan hvad? Hvad kan jeg bruge Blåt Medlem til, hvis jeg er: o Gruppeleder o Bestyrelsesformand o Kasserer o Afdelingsleder o Divisionschef Kursusdelen o Sådan tilmelder du dig til kurser i DDS 2

3 B L Å T M E D L E M Hvor finder jeg Blåt Medlem? Blåt Medlem findes på Internettet: Du kan læse mere om systemet på Blåt Medlems informationshjemmeside: hvor denne folder også ligger. Blåt Medlem består af et medlemsregistreringssystem, et regnskabssystem med et integreret kontingentopkrævningsmodul, samt et modul med tilmelding til og administration af kurser. Rigtige mænd læser ikke brugsanvisninger men det vil uden tvivl hjælpe at læse denne vejledning godt igennem inden du for alvor kaster dig ud i arbejdet med Blåt Medlem. Måske synes du at det ser lidt voldsomt ud, men vi er sikre på, at du allerede efter kort tids brug af systemet ikke længere tænker på denne folder. Helt på samme måde, som det formentlig heller ikke tog dig særlig lang tid at blive fortrolig med at køre bil. For at få det fulde udbytte af Blåt Medlem er der en række beslutninger, som er kloge at tage i grupper og divisioner inden I går rigtig i gang: Ikke alle har adgang til alt (se oversigt på side 11) det er klogt at vurdere om de personer, der er nævnt med særlige adgange er et tilstrækkeligt antal. På medlemssiden handler det om at se på gruppens/divisionens organisering, idet Blåt Medlem er bygget op omkring organiseringen i gruppen eller divisionen. Det er muligt at skræddersy Blåt Medlem med enheder og udvalg. Det er f.eks. også muligt at organisere en enhed med patruljer. På regnskabssiden handler det om at få begyndt med den rigtige kontoplan og at få åbnet regnskabet korrekt (se senere). Bemærk at det er muligt at lave f.eks. projektregnskaber i Blåt Medlem. På opkrævningssiden skal der træffes beslutning om, hvordan kontingentet bedst muligt opkræves. Blåt Medlem giver flere muligheder for opkrævning af kontingent: o Automatisk betaling via PBS o FI kort o Advisering via mail eller lignende med indbetaling på gruppens/divisionens konto. Den mest fordelagtige opkrævningsform afhænger meget af f.eks. gruppens/divisionens størrelse og hvor ofte der opkræves kontingent. Kontingentsatser og opkrævningsterminer skal oprettes i Blåt Medlem når I tager systemet i brug. Vælg Kontingent i den venstre menu og følg vejledningen i hjælp. Det kan måske se lidt voldsomt ud, men flere af handlingerne skal kun udføres en gang, og der findes en mere detaljeret vejledning i opstart af regnskab og kontingentopkrævning. I kan fint have fordel af at bruge opkrævningsdelen selv om I måske ikke anvender regnskabsdelen, idet opkrævningsdelen sikrer at der ved hvert medlem registreres om vedkommende har betalt. Hjælp Blåt Medlem indeholder på de fleste sider en hjælpefunktion. I øverste højre hjørne er der et lille spørgsmålstegn. Ved at klikke på dette kommer du til en hjælpetekst, der vedrører lige netop den side, du er på. Hvis der ikke er knyttet hjælp til siden er spørgsmålstegnet der ikke. Hvis denne folder og de hjælpetekster der er indbygget i Blåt Medlem ikke er tilstrækkelige, bør du klikke ind på dds.dk/medlem, hvor du vil finde en lang række vejledninger, og hvor du vil finde en liste over personer, som er klar til at hjælpe med alt, som har med Blåt Medlem at gøre. 3

4 D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Hvordan kommer jeg ind? Log på Dit brugernavn er dit medlemsnummer, og din adgangskode får du via en af de medlemsansvarlige i din gruppe eller division. Første gang du logger dig på systemet vil du blive bedt om at ændre din adgangskode. Du bliver også bedt om at fortælle om dine oplysninger må være tilgængelige for andre brugere af Blåt Medlem. Det betyder i praksis at andre kan finde dig, hvis de fx søger på dit navn. Det er alene de personer der er medlemsansvarlige i din egen gruppe eller division der har adgang til dine personlige oplysninger. Når du er logget på......så er du på din velkomstside, hvorfra du kan bevæge dig rundt i systemet dels ved hjælp af menuen til venstre, dels ved hjælp af menuen i toppen under det blå felt, dels ved at klikke på et gruppe-, divisions-, eller enhedsnavn midt på siden. Klik f.eks. på Handlinger og se hvilke handlinger du har adgang til. Det er klogt at være opmærksom, idet de handlinger du kan udføre, knytter sig til hvilken enhed, du lige nu har valgt at arbejde med. Er du f.eks. på gruppens side, på et udvalgs side, eller i en underenheds side? Navnet på den enhed, der er valgt lige nu, står i feltet lige over menuen i venstre side, som vist nedenfor. 4

5 B L Å T M E D L E M Ord og begreber Her kan du læse om en række begreber, som anvendes i Blåt Medlem: Enheder Enhed er et fællesbegreb for divisioner, grupper, spejdercentre, arrangementer, afdelinger (grene), udvalg, arbejdsgrupper, og patruljer. Divisioner, grupper, spejdercentre, og arrangementer kaldes topenheder, og det er disse enheder, et medlemskab kan knyttes til. Blåt Medlem bygger altså på et organisatorisk netværk, som afspejler korpsets organisation. Således bygger systemet på, at gruppen selv kan definere antallet af enheder, der indgår i gruppen. F.eks. kan der oprettes et antal patruljer (underenheder) indenfor den enkelte enhed eller etableres et hytteudvalg som en særskilt enhed indenfor gruppen. Personer tilknyttes herefter de enkelte enheder og/eller underenheder indenfor gruppen. En enhed kan godt bestå selvom der i en periode ikke er tilknyttet personer hertil. Medlemskaber - kategorier Alle, som oprettes i Blåt Medlem, skal have et "medlemskab", som kan være et af følgende: Korpsmedlemskab: Er betegnelsen for det medlemskab, der tæller som medlemskab af DDS, og hvortil der skal betales et personligt kontingent (SMUKmedlemmer) eller afregnes korpskontingent via gruppen eller divisionen. Hver person bør kun have ét korpsmedlemskab i én enhed, da der ellers skal betales korpskontingent flere gange. En person, som har tilknytning til flere grupper/divisioner må således vælge, hvor vedkommende ønsker sit korpsmedlemskab. I de andre enheder kan medlemmet så have Andet medlemskab eller være Ikke-medlem. Andet medlemskab: Betegner en anden medlemsmæssig tilknytning til en gruppe, division, eller f.eks. et centralt udvalg i DDS. I det tilfælde vil den pågældende have sit korpsmedlemskab i en gruppe, og så være opført med Andet medlemskab de andre steder. Vedkommende skal kun betale korpskontingent der hvor korpsmedlemskabet er. De andre enheder kan godt opkræve et særskilt kontingent, men skal altså ikke betale kontingent videre til korpset. Ikke medlemskab: Betegner den kategori af personer ("civile"), som man gerne vil registrere, f.eks. fordi de, uden at være medlemmer af DDS, indgår i bestyrelsen, en forældrepatrulje, eller på anden vis har tilknytning til gruppen og i den egenskab f.eks. skal kunne trækkes ud på en liste over personer der skal modtage gruppens blad eller en nyhedsmail fra gruppen. Den medlemsansvarlige i en gruppe eller division kan ikke selv tilknytte en person med korpsmedlemskab et andet sted og give den pågældende Andet medlemskab eller Ikkemedlemskab. De pågældende må i første omgang oprettes på ny, men Blåt Medlem indeholder et dublettjek, som giver korpskontoret mulighed for at opdage situationen og tilknytte den rigtige person til enheden i stedet for den nyoprettede. Funktioner: Blåt Medlem arbejder med funktioner, som er de funktioner, medlemmerne har i enheden. F.eks. funktionen bestyrelsesformand, gruppeleder, afdelingsleder, og tilsvarende. Hertil kommer at der nu optræder nogle nye funktioner, der styrer rettighederne i Blåt Medlem. Se oversigten på side 11. En række funktioner kræver medlemskab af DDS, og for nye lederes vedkommende et forudgående tjek i Kriminalregisteret inden de som nu oprettes i Blåt Medlem af korpskontoret. 5

6 D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Spejderlederne tilknyttes så en afdeling, der i beskrivelsen er defineret som en aldersgruppe. Dette sker fordi grupperne kan indrette sig forskelligt. En trop og TL er ikke nødvendigvis det samme i hele korpset. Rettigheder: Der er tillagt personer med særlige funktioner rettigheder til at foretage bestemte handlinger i Blåt Medlem, som f.eks. at oprette og udmelde medlemmer eller føre regnskabet. Se mere i oversigten på side 11, med en nærmere forklaring på begreberne medlemsansvarlig, økonomiansvarlig og enhedsansvarlig. Nogle rettigheder gives automatisk. F.eks. vil en GL altid være medlemsansvarlig, og en GK vil altid være både medlemsansvarlig og økonomiansvarlig. Den medlemsansvarlige kan også give disse rettigheder (funktioner) til andre personer i enheden. Handlinger: Handlinger er fællesbegreb for en række opgaver, der kan udføres i Blåt Medlem. Eksempelvis er det at indmelde et nyt medlem en handling, hvor Blåt Medlem fører dig igennem de forskellige trin, der skal til for at det nye medlem af DDS er godt og hensigtsmæssigt registreret i DDS. Er der tale om en ny leder skal lederfunktionen dog gives af korpskontoret. Nogle handlinger kan startes direkte fra menuen i venstre side, mens andre startes fra siden "Handlinger", som vist nedenfor. 6

7 B L Å T M E D L E M Rapporter og Lister (Eksportér) Blåt medlem har indbygget en række faste rapporter, der på skærmen eller i form af en udskrevet liste giver dig bestemte oplysninger. F.eks. findes der en medlemsliste og en funktionsliste, som giver dig en liste over alle de funktioner, som er tildelt medlemmerne. Udover rapporter kan en række oplysninger i Blåt Medlem eksporteres, så du selv med et regneark (f.eks. Microsoft Excel) kan bearbejde oplysningerne og/eller udskrive en for dig relevante liste. Vælg Rapporter i menuen til venstre: Du kan på denne side vælge forskellige rapporttyper. Du kan også flere steder danne rapporter ved at eksportere data (her vist i faneblad 6 Personer): Eksportfunktionen findes nederst til højre. 7

8 D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Regnskab og kontingent Regnskabsdelen af Blåt Medlem er tilrettelagt så det er lettest muligt for ikke bogføringskyndige at være kasserer. Der er nogle få ting der skal foretages før den egentlige bogføring kan begynde: Opsætning Opret det konkrete regnskab, f.eks. Regnskab 2010, som defineres til perioden fra til Regnskaber er i Blåt Medlem afgrænset ved den tidsmæssige periode. Der skal være åbnet et regnskab for at der kan posteres på regnskabet. Oprettelse sker i menupunktet "Regnskaber" under "Regnskab" i menuen til venstre. Her bør man også lukke et regnskab for yderligere posteringer, når året er afsluttet. Kontoplan Kontoplan m.m. skal sættes op inden der kan føres regnskab i Blåt Medlems regnskabsmodul. Man skal først oprette en standardkontoplan, som man så bagefter kan tilrette. Så længe regnskabet er åbent kan man i Blåt Medlem frit rette eller slette en postering. Dvs. en fejl kræver ikke en modpostering, men kan rettes direkte. Åbningssaldo Åbningssaldoen posteres pr. 31. december året før det første år, man vil føre regnskabet. Det sker med to bogføringstyper: Åbningsbalance, aktiver og Åbningsbalance, passiver Se også Opstart 2010 eksempel nedenfor. Hvis du har brug for at åbne mere end bare bankkontoen (f.eks. dine ejendomme), så kan du oprette et passende antal konti for disse aktiver, og bogføre på samme måde med bogføringstypen Åbningsbalance, aktiver til bank/ejendom/materiel osv. Kontingent Den økonomiansvarlige kan redigere kontingentopkrævningen, herunder justere de fastsatte satser for korpsmedlemskab og andet medlemskab af gruppen hhv. divisionen. Den indtastede sats angives som årskontingentet og deles i forhold til det fastsatte antal opkrævninger. PBS-opkrævningsmuligheden kræver at gruppen selv har indgået en PBS-aftale. 8 Opstart 2010 eksempel: En gruppe har ifølge regnskabet for 2009 følgende aktiver (beholdning): Bank saldo: Hytte: 1 mio. Debitorer: (penge gruppen har til gode) Og følgende passiver (gæld): Kreditorer: (penge gruppen skylder) 1. Der oprettes regnskaber for 2009 og Der posteres per følgende med posteringstype Åbningsbalance, aktiver : Dato Tekst Konto Modkonto Beløb Åbningssaldo bank Bank Formue Åbningssaldo hytte Hytte Formue Åbningssaldo debitorer Andre tilgodehavender Formue Der posteres per følgende med posteringstype Åbningsbalance, passiver følgende: Dato Tekst Konto Modkonto Beløb Åbningssaldo kreditorer Skyldige omkostninger Formue Bemærk at saldo på formuen vil være da formuen krediteres øverst og debiteres nederst.

9 B L Å T M E D L E M Bogføring Her er lige et par retningslinier. Rullegardiner til kontonumre Rullegardinet indeholder kun de kontonumre, som er relevante til den valgte bogføringstype. En rigtig bogføringshaj bliver måske træt af at sidde og vælge konti, og vil antagelig hellere taste hele nummeret hurtigt og trykke på tabulatortasten. Bankkontoen er synlig Bemærk, at bankkontoens saldo altid er synlig øverst til venstre i bogføringsbilledet, så du kan følge med undervejs. Du kan selv vælge at få vist tre andre konti. Åbning og lukning af regnskaber Systemet kører med en "rullende" bogføring uden årsskifte. Alle saldi og udskrifter mm. er afgrænset til en bestemt periode, og ud fra denne periode beregnes startsaldo og slutsaldo. Det betyder at der ikke, som i andre regnskabssystemer, skal laves årsafslutning og overførelse af kontoplan fra år til år. Der køres ganske enkelt med samme kontoplan for evigt, og man kan deaktivere konti ved at give dem en slutdato. Modposteringer I modsætning til andre regnskabssystemer, så kan man "slette" en postering. Det betyder i praksis at den er skjult og ikke indgår i nogen saldo. Fra et teoretisk synspunkt kan man sige at den er blevet fuldt modposteret og dermed annulleret. Slettede posteringer kan altid vises med "Vis slettede" fluebenet på bogføringsvinduet, og der er dermed fuld sporbarhed i systemet. Regnskab - Udskriftopsætning Systemet er født med en standard udskriftsopsætning, som skal ændres såfremt der ændres på kontoplanen. Ændringer foretages i Udskriftopsætning. Her kan der ændres i konto intervaller der optælles under den enkelte post ved at trykke på redigeringstegnet til højre ud for den aktuelle linje. Der kan tilføjes ekstra linjer i de eksisterende standardrapporter ved at definerer en linjetype og indtryk. Indryk betyder noget såfremt der skal foretages summering af delsummer, og endelig den tekst der skal stå på den nye linje. Er det en overskrift kan linje gøres fed eller indrammes. Den nye linje lægges i bunden af rapporten og kan efterfølgende flyttes ved at markere linjenummeret og trække linjen til den ønskede position. Nye linjer i bunden af billedet. 9

10 D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Nye udskrifter oprettes ved at trykke på udskriftoversigt øverst på siden. Indtast udskriftsnavn og tryk "gem". Herefter trykkes på rediger linjer ud for det nye udskrift og udskriften bygges op linje for linje. I systemet er der mulighed for at anvende projekter med egne konti, som dog indgår i grupperegnskabet, men der kan laves et selvstændigt projektregnskab forskudt i forhold til grupperegnskabet. 10

11 B L Å T M E D L E M Kursusdelen i Blåt Medlem Alle der er registret i Blåt Medlem kan selv tilmelde sig de kurser DDS udbyder. Det er ganske let. Tryk på Min side oppe til venstre i Blåt Medlem. Tryk herefter på Kursusoversigt og du får nu oversigten frem med alle de kurser DDS udbyder pt. Tryk på det kursus du gerne vil deltage i. Du bliver nu bedt om at tjekke alle dine personoplysninger er i orden. Specielt din adresse, og telefon, så kursuslederen kan få fat i dig og sende deltagerbrev etc. Du skal huske at anføre hvem der skal betale for din kursusdeltagelse. Som regel er det din gruppe eller division og så anfører du dem. Når du har udfyldt alt det der skal udfyldes til det pågældende kursus sætter du hak i feltet, hvor der står du har læst og forstået korpsets regler for tilmelding, og trykker til sidst på Tilmeld. Der bliver nu sendt en besked til GL og GK eller DC og DK, hvor der står du har tilmeldt dig til et kursus og at de skal godkende at det er gruppen/divisionen der skal betale for din kursusdeltagelse. Hvis du er medlemsansvarlig i en gruppe eller division, kan du også tilmelde andre personer fra din enhed. Så hvis I f.eks. på et ledermøde beslutter I alle vil på Modulkursus for erfarne ledere, så kan du tilmelde alle ledere. Enhedsansvarlig kan tilmelde folk til kurser Funktion Medlemsansvarlig - I udgangspunktet er bestyrelsesformand, gruppeledere og gruppekasserer ansvarlige for medlemsregistreringen i gruppen. Tilladte handlinger / har lov til: At oprette nye medlemmer, dog ikke ledere og gruppe-/divisionshjælpere (det gør korpskontoret). At opdatere de enkelte medlemmers personlige oplysninger. 11

12 D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S I divisionen vil det være divisionschefen og/eller divisionskassereren. - Gruppen hhv. divisionen kan dog beslutte at tildele flere personer funktionen medlemsansvarlig. At udtrække diverse lister. At oprette og nedlægge enheder. At udmelde medlemmer. At skifte medlemmets tilknytning fra en enhed til anden (f.eks. oprykning). At tilmelde sig selv og andre fra enheden til kurser Økonomiansvarlig - I udgangspunktet er kasserere ansvarlige for og får adgang til regnskabsfunktionerne i Blåt Medlem - Flere personer kan, hvis gruppen ønsker det, tildeles funktionen. At føre gruppens/divisionens regnskab via Blåt Medlem. At udtrække diverse regnskabsrapporter, inkl. årsregnskab. At opkræve kontingent. At føre regnskab for et eller flere særskilte projektregnskaber for f.eks. en særlig aktivitet i gruppen. Enhedsansvarlig (se om enheder på side 5) - En afdelingsleder vil som udgangspunkt være enhedsansvarlig for afdelingen. - Flere personer kan, hvis gruppen ønsker det, tildeles funktionen. At se og ændre i enhedens medlemmers stamdata. At tilmelde folk til kurser At kalde pårørendes adresse frem ved klik på + ved navnet. At udtrække diverse lister på enheden/afdelingen. At oprette underenheder (patruljer) indenfor enheden og tilknytte afdelingen medlemmer til disse. Den enhedsansvarlige kan ikke ind- eller udmelde personer af gruppen/divisionen. Det enkelte medlem At opdatere egne adresse- og kontaktoplysninger. At tilmelde sig til kurser. På Blåt Medlems informationshjemmeside: ligger der en del vejledninger, som går langt mere i dybden med systemet end denne korte introduktion. De kan også nås fra Blåt Medlem ved klik på Vejledninger. Der kan du også finde denne folder. 12