KulturvækstBornholm Udbud af IKT-platform

Transkript

1 KulturvækstBornholm Udbud af IKT-platform Bornholms Museum Bornholms Kunstmuseum Musikhuzet Bornholm Bornholms Teater Bornholms Middelaldercenter Bornholms Biblioteker Svanekegaarden Grønbechs Gård Oluf Høst Museet Februar 2012 Manto A/S Knabrostræde 30, 1. sal 1210 København K Denmark Phone: CVR:

2 Indholdsfortegnelse 1 Baggrund og formål Vejledning Opgavebeskrivelse CMS - fælles webplatform Customer Relationship Management (CRM) Uddannelse og kompetenceudvikling Kravspecifikation Sikkerhed, kontorpakker og browsere Øvrige krav Fremtidsperspektiver Lokal forankring Organisationsmodel Tids- og aktivitetsplan for udvikling, tests og implementering Budget Tildelingskriterier Praktiske oplysninger og ansøgningsfrist... 9 Side 1

3 1 Baggrund og formål Som led i udviklingsprojektet Kulturvækst Bornholm (KVB) har et udvalg af Bornholms ni førende kulturinstitutioner arbejdet med udvikling af deres strategi, organisation og formidling. Formålet med dette projekt er derfor at få designet og etableret en tidssvarende IKT-platform til de bornholmske kulturinstitutioner, der skal forbedre de ni bornholmske kulturinstitutionernes synlighed, tilgængelighed og anvendelighed. KVB har behov for en webbaseret IKT-platform, som grundlæggende består af en informationsarkitektur (software+infrastruktur+design), som de bornholmske kulturinstitutioners kan bruge aktivt i deres brugerorienterede formidlings- og forretningsaktiviteter med fokus på at øge kulturinstitutionernes publikumstal og tilgængelighed. IKT-platformen skal generelt understøtte institutionernes relationer til deres brugere (publikummer, frivillige, samarbejdspartnere og donorer) og samlede styrke institutionernes formidlings- og forretningsaktiviteter. 2 Vejledning Denne del af den samlede behovs- og kravspecifikation beskriver de forhold, som vedrører de funktionaliteter, som IKT-platformen skal indeholde. Den generelle opgavebeskrivelse i kapitel 3 er ment som baggrundsbeskrivelser af hvilke behov som IKT-platformen skal opfylde og de efterfølgende løsningsbeskrivelser skal tage udgangspunkt i. Kravspecifikationen i kapitel 4 er strukturerer således, at der i begyndelsen af kapitlet er en generel beskrivelse af KVBs tekniske krav. Herefter følger beskrivelse af løsningsbeskrivelse. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, der muliggør at KulturvækstBornholm ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen, får den nødvendige viden om den tilbudte løsnings egnethed. 3 Opgavebeskrivelse Overordnet set efterspørges der et integreret CMS og CRM system, der skal udvikle og styrke kulturinstitutionernes interne og eksterne kommunikation. I nedenstående punkter er beskrevet de konkrete behov, som IKT-platformen skal opfylde for at den indrettes i overensstemmelse med de ønsker, krav og behov, som de bornholmske kulturinstitutioner, skal have dækket af Side 2

4 projektets IKT-platform og som KVB vægter i udvælgelsen af leverandør af IKT-platformen. 3.1 CMS - fælles webplatform Det er en generel forudsætning, at webplatformens CMS'et vil være baseret på velkendt og afprøvet teknologi og Open Source løsninger, for at minimere projekt- og driftsomkostninger. Der et behov for at de ni kulturinstitutioner i højere grad end tilfældet er i dag, skal kunne samarbejde på tværs af institutioner og med andre eksterne parter om etablering af en udstilling, opsætning af en forestilling eller andre aktiviteter og events, der kan være med til at skabe mere unikke oplevelser for brugerne. Der efterspørges et system lignende Sharepoint, som både har en generisk funktion for de ni kulturinstitutioner og som også kan bruges lokalt på kulturinstitutioner. Dog er det et krav, at løsningen skal være baseret på en Open Source platform og alle delkomponenter skal være under en Open Source licens. Platformen skal kunne bruges for alle ni kulturinstitutioner til (fælles) opbevaring, vidensdeling og samarbejde om organisationsudvikling og initiering af nye projekter institutionerne i mellem. På den måde skal der over tid kunne opbygges en fælles idébank med tiltag, som kan udvikles i fællesskab og planlægges ind i en fælles kalender. Redskabet skal også kunne bruges til at skabe kontakt mellem en institution med et specifikt behov (fx hjælp til oversættelse af artikel til polsk) og en institution, hvor denne kompetence findes. Decentralt er det vigtigt, at følgende funktionaliteter er tilgængelige: Online e-handelsløsning Projektet skal med afsæt i webplatformen kunne udbyde konsistente e- handelsløsninger for institutionerne og med mulighed for at publikum kan købe og selv printe billetter til institutionerne. Søgemaskineoptimering I en kultur hvor ferie- og oplevelsesplanlægning begynder på nettet, er det centralt at have en fødekæde fra søgemaskinerne og ind på websitet. Alle Side 3

5 websites i projektet skal placeres godt indenfor alle væsentlige emneområder for de enkelte institutioner, hvilket vil skabe kvalificeret trafik til sitet. Mobile webløsninger Der er en stigende trafik til websites fra mobiltelefoner og tablets, og denne tendens vil være markant stigende i løbet af få år. En stor del af institutioners målgrupper vil således være mere online fra deres mobiltelefoner end fra en computer især i turistsæsonen og mobile webløsninger skal derfor i høj grad indtænkes i projektet. Platformen skal understøtte mobile løsninger som fx QR koder, således at det supporterer lydfiler, billeder, videoklip og andre medieformer som augmented reality. Integration til sociale medier Der skal udvikles en strategi og værktøjskasse for bl.a. Facebook, YouTube og Twitter, TripAdvisor, som skal implementere integrationer mellem udvalgte sociale medier og websitesene. Det skal være muligt for de besøgende at anbefale institutioner til deres netværk og interagere med andre besøgende og give feedback til institutionerne, som igen får mulighed for at gøre brug af brugergenereret indhold på deres websites. Syndikering af indhold mellem sites Genbrug af materiale på tværs af forskellige sites, så siderne automatisk opdateres med nyt indhold uden nogen arbejdsindsats webredaktøren. Kalender for aktiviteter Kalenderfunktion for hver institution, således at det er nemt at finde aktuelle begivenheder. Samtidig skal kalenderen være konvertibel med Destination Bornholms kalenderfunktion ( Workflow til indholdsredigering Enkle workflows, således at andre end kernemedarbejdere kan få lov at producere indhold på websitet uden at have kendskab til CMS et. Side 4

6 Sprogversionering Samtidig med at websitesene udvikles skal sprogversionering tænkes ind, således at institutionerne får mulighed for at formidle til og tiltrække besøgende fra udlandet. Analytics Business intelligence Online aktiviteterne skal kunne følges op med tilfredsundersøgelser løbende og automatisk måle effekten af indsatsen. På den måde kan resultatet evalueres i form af Key Performance Indicators (nøgletal). Desuden er der yderligere behov for at de enkelte kulturinstitutioner sideløbende, kan koble Open Source projektværktøjer (fx Podio, basecamp), tidsstyringssystemer (fx 14 dayz), projekt+tidssyring (fx active collab) og idégenereringsværktøjer (fx ideascale, nosco) til IKT-platformen. Derudover skal det være muligt for den enkelte kulturinstitution at koble et Open Source multimediearkiv (fx billeder, lys, video) til det centrale CMSsystem, således at de kulturinstitutionerne opbevare og genbruge deres materiale i forskellige sammenhænge. Det er vigtigt for KVB at: driftsomkostningerne er lave og at den implementerede IKT-platform kun kræver en lille grad af support systemet er brugervenligt og det er nemt at vedligeholde websitet med nyt indhold der er mulighed for at udvikle nye funktionaliteter på kort tid og blive ved med at forbedre efterfølgende det er nemt at lave nye sites, fx micro-sites der er god skalerbarhed, så nye medlemmer vil kunne drage fordel af det arbejde, der allerede er lavet der kan mærkes (fx tags, indeksering) Som en del af skiftet af platform skal webredaktører og andre brugere uddannes i bruge af systemet. Side 5

7 De ni kulturinstitutioner leverer i dialog med leverandøren det nødvendige materiale og afsætter den tid som er nødvendig for at transportere og syndikere det nuværende indhold på deres hjemmesider og servere til den nye IKT-platform. 3.2 Customer Relationship Management (CRM) Projektet skal understøtte og håndtere administrationen af de ni kulturinstitutioners frivillige medhjælpere, venneforeninger, medlemmer, bestyrelser og andre interessenter som kulturinstitutionerne er afhængige af. Kulturinstitutionerne skal bruge CRM-systemet til at kunne få en mere omkostningseffektiv administration og relationshåndtering af medlemmer. Administrativt skal det være muligt at kommunikere struktureret til forskellige målgrupper og interessenter via nyhedsbreve og nemmere at kunne håndtere indmeldelser og udmeldelser, opkræve kontingenter, tjekke hvem der har betalt, samt modtage donationer. I forhold til eksterne relationer skal systemet hjælpe med at opbygge netværk af frivillige og dermed høste gevinsten af den frivillige arbejdskraft i driften af institutionerne. 3.3 Uddannelse og kompetenceudvikling Projektet skal i implementeringen inddrage og uddanne projektets slutbrugere i IKT-platformens værktøjer og aktiviteter. Både for at sikre, at projektet adresserer specifikke problemstillinger for deltagerne, og at den rette kombination af færdigheder etableres i løbet af projektets løbetid. I udvælgelsen af tilbud vægtes uddannelse og kompetenceudvikling for kulturinstitutionernes medarbejdere derfor højt. 4 Kravspecifikation Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og det tilbudte systems forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Det er for KVB en forudsætning at valget af en IKT-platform er baseret på velkendt og afprøvet teknologi og Open Source løsninger. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau ved hjælp af mock-ups og wireframes, som muliggør, at KVB ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen får den nødvendige viden om den tilbudte løsnings egnethed. Samtidig skal Side 6

8 leverandør kunne redegøre for relevansen for de ni kulturinstitutioners målgrupper (publikummer, medarbejdere, frivillige og andre interessenter). 4.1 Sikkerhed, kontorpakker og browsere Det er behov for at kulturinstitutionerne ved implementeringen eller efterfølgende kan udskifte og afløse deres nuværende kontorpakker, browsere og sikkerhedssystemer med Open Source løsninger som fx Google og Open Office programmer. Løsningsbeskrivelse: Tilbudsgiver skal i beskrive, hvorledes det tilbudte system understøtter de åbne internationale standarder på webområdet, samt hvilke versioner og fabrikater på browserområdet de tilbudte systemer gør brug af. Tilbudsgiver skal beskrive hvilke underliggende teknologier tilbudsgivers webbaserede løsninger gør brug af i de enkelte komponenter i løsningen. Tilbudsgiver skal beskrive, omfanget af den tilbudte vedligeholdelse i forhold til nye versioner. Eventuelle plugins skal kunne installeres automatisk uden at brugeren har administrative rettigheder til pc en. Tilbudsgiver skal redegøre for løsningens opfyldelse af ovenstående forudsætninger og krav, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser eller andre forhold som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implementeringsforløbet. Tilbudsgiver skal redegøre for, hvor store mængder af dataløsningen må forventes at transmittere. 5 Øvrige krav 5.1 Fremtidsperspektiver Tilbudsgiver skal redegøre for den langsigtede driftssituation, således at IKTplatformens elementer er robuste overfor fremtidige krav til videreudvikling, opgraderinger og tilretninger. Driften af de foreslåede løsninger skal med andre ord være håndterbare for institutionerne efter projektet er ophørt, således at der ikke kræves store efterfølgende investeringer for at holde platformen kørende. Side 7

9 5.2 Lokal forankring I forbindelse med projektet vægtes det at lokale udviklere og virksomheder inddrages i projektet. Det skal tilgodese let adgang til supportfunktion og samtidig fungere som en opkvalificering for lokalt forankrede udviklere for at sikre, at der efterfølgende er ressourcer tilstede på Bornholm til at udføre almindelig support og udviklingsopgaver på de forskellige sites. 5.3 Organisationsmodel Tilbudsgiver skal redegøre for den optimale projekt- og driftsorganisering af IKT-platformen og opbygning af eksterne og interne supportfunktioner, således at det både er nemt at spørge om hjælp og svare på henvendelser. Graden af implementering af projektet (supervision og uddannelse) vægtes højt i udvælgelsen af leverandør. 5.4 Tids- og aktivitetsplan for udvikling, tests og implementering Tilbudsgiver skal redegøre for projektets tidplan, faser, leverancer og milepæle. 5.5 Budget Projektets ramme er på DKK eksl. moms. Tilbudsgiver skal redegøre for projektets budget med udgangspunkt i tilbuddets tids- og aktivitetsplan 6 Tildelingskriterier Indkøbet vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for KVBs mest fordelagtige tilbud. KVB prioriterer følgende kriterier højt: Brugervenlighed, funktionalitet og design Kvalitet Open Source Uddannelse, supervision og graden af implementering Lokal forankring og support Side 8

10 7 Praktiske oplysninger og ansøgningsfrist KVB har antaget konsulentfirmaet Manto A/S til at varetage tilbudsprocessen Der kan i tilbudsperioden stilles spørgsmål til tilbuddet ved at kontakte Chefrådgiver Sebastian G. Christensen, på telefon eller sec@manto-as.dk Du kan finde mere information om KulturvækstBornholm og de ni kulturinstitutioner på: KulturvækstBornholm: Bornholms Museum: Bornholms Kunstmuseum: Musikhuzet Bornholm: Bornholms Teater: Bornholms Middelaldercenter: Bornholms Biblioteker: Svanekegaarden: Grønbechs Gård: Oluf Høst Museet: Tilbuddet skal være fremsendt til KulturvækstBornholm senest den 2. april 2012 klokken Tilbuddet skal sendes pr. til: sec@manto-as.dk Side 9