I forbindelse med den efterfølgende afrapportering til Statens Kompetencecenter bliver LSU involveret for input til rapporten.

Transkript

1 Møde den: 9. oktober 2017 kl i Interim LSU Referat Sted: Seminarrum Deltagere: Siri Beier Jensen (formand), A-siden: Anne B. Christensen, Dirk Leonhardt, Eva Karring, Ulla Bæk Lindtoft. B-siden: Gitte Bak Ditlefsen, Jeanette Lyk, Jens Heidmann, Jørn Lund Jepsen, Linda Fischer (næstformand), Lise Hove, Mette L.G. Nikolajsen, Niels Mark, Susan Burlund. Desuden deltager HR-partner Annett Bülow Aagaard som observatør. Gæster: Hanne Mohr og Rie Borgkvist under punkt 1. Afbud: Eva Karring, Gitte Bak Ditlefsen 1 Status på Projekt anerkendende kommunikation, samarbejde og tillid v. Rie Borgkvist og/eller Hanne Mohr 10 minutter. Det udleverede papir Effektiv opgaveløsning og trivsel gennem uddelegering og selvledelse har forsøgt at besvare de spørgsmål, der er kommet frem efter seneste møde. Der har været udarbejdet en stor ansøgning og der er blevet bevilget ½ mio. kr. fra Statens Kompetencecenter til projektet, hvilket er virkelig glædeligt. Derudover har instituttet allokeret midler. Til projektet er koblet et lederseminar mhp. at klæde alle ledere på IOOS godt på til det fremadrettede ledelsesansvar med forskellige involverende metoder. Rammeprogrammet skal ses som overordnet og drejebogen udsendes til LSU, når den er modtaget fra konsulenterne fra Summit. Dato: 25. september 2017 Sagsnr.: Ref: Side 1/5 I forbindelse med den efterfølgende afrapportering til Statens Kompetencecenter bliver LSU involveret for input til rapporten. Mariann Andersen fra arbejdsgruppen har trukket sig. Linda Fischer har meldt positivt ind som det nye medlem i arbejdsgruppen. Fra B-siden blev der henvist til det uheldige i en placering af et så vigtigt projekt på dage, hvor nogle undervisere er forhindrede i at deltage. Siri beklagede dette, men det er svært at finde to sammenhængende dage, hvor alle 360 medarbejdere kan deltage. Alle opfordres til at deltage en enkelt dag, hvis det er det mulige. Der vil også blive afholdt en opfølgningsdag for de medarbejdere, som ikke har haft mulighed for at deltage d. 30. november og/eller 1. december. 2. Stresshåndteringsfoldere for alle medarbejdere på Health. Daglig arbejdsmiljøleder fra vores lokale arbejdsmiljøudvalg (LAMU), David Kraft, orienterer om emnet. Bilag vedlagt. Som opfølgning på den psykiske arbejdspladsvurdering (APV) har Healths Fælles Arbejdsmiljøudvalg (FAMU) bl.a. arbejdet med stress som særligt fokusområde. Stress er anført som et tilbagevendende problem i Healths Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 APV og stress er et af de områder, hvor Healths arbejdsmiljøorganisation har udtrykt størst behov for værktøjer. Side 2/5 FAMU har besluttet at sende folderne i høring, inden de sendes til endelig godkendelse i fakultetsledelsen. FAMU har konkret brug for følgende høringsinput: 1) Lever de to stress-foldere op til formålene (se ovenfor) med folderne? 2) Er der noget, der mangler i folderne ift. at Healths ledere og medarbejdere i endnu højere grad kan forebygge og håndtere stress? David deltog for at høre LSU s mening om folderne og om man kunne se sig selv i de tildelte roller. Fra B-siden blev der spurgt til, hvilke værktøjer og handleplaner der stilles til rådighed for ledelsen, når medarbejdere med stresssymptomer henvender sig. Hvilke muligheder for tiltag har man, hvis bogens anvisninger ikke hjælper. Det er væsentligt at undgå opståen af stress. Hvis ledelsen ikke har det nødvendige rum for handling, er det vanskeligt at agere. Her tænkes der også i f.t. den økonomiske fremtid, hvor man er bekendt med økonomiske stramninger i f.t. de administrative centre og med udsigten til fremover at blive økonomisk belastet med nybyggeri. A-siden henviste til, at stress findes på både individ-, struktur-, og organisationsniveau, og at rummet til handling er snævert. Har man sørget for at klæde lederne på til at skabe trivsel? Der blev også henvist til at undgå at gøre stress til en individ-ting og i stedet sørge for den rette hjælp, inden personer bliver sygemeldt. Området er vanskeligt, og bogen giver ikke endegyldige metoder. David henviste til, at bogen er meget konkret med gode råd til, hvad ledelsen kan gøre i alle faser. 3. Status på økonomien. Siri oplyste, at 3. kvartals budgetindrapportering er under godkendelse. Vi har fulgt budgettet for 2017, men i løbet af 2017 har der været reduktioner på uddannelsesindtægterne for alle vores uddannelser. Budgettet er derfor stramt, og vi skal tænke i forskellige løsninger. I den forbindelse ses på forskellige muligheder, fx optimering af brug af dentale units og bedre arealudnyttelse, så vi kan reducere antal kvadratmeter, som vi lejer og dermed huslejen. IOOS bruger ca. 30 mio. kr. årligt til husleje. Fra B-siden blev der spurgt til, om der er politisk forståelse for instituttets vanskeligheder med at agere. Siri svarede, at hele uddannelsessystemet er økonomisk presset, og at institutledelsen er i dialog med dekanen om evt. henvendelse til ministerierne for at gøre opmærksom på de overordnede konsekvenser for IOOS af de forskellige politiske tiltag.

3 4. Fremtidig brug af kvadratmeter/optimering af brug. Siri opfordrede til at henvende sig, hvis man får gode ideer til ændret brug af lokaler, så vi kan reducere udgiften til husleje. Man kunne fx lave fælles frokost/møderum, i stedet for at vi har mødelokaler, som står ubenyttede i mange timer hver dag. Som eksempel på husleje for lokaler blev nævnt, at et rum på størrelse med Det Røde Kabinet på 4. sal koster ca kr. årligt i husleje. Henvendelse med forslag om ændret lokaleudnyttelse kan ske til klinikleder Ole Hovgaard. Side 3/5 5. Valg til LSU den nye ledelse er tiltrådt samlet pr. 1. september Flere fra A-siden har bedt om at træde ud. Skal der derfor ske ny udpegning/valg til LSU nu, eller skal vi vente til foråret Siri oplyste, at den nye ledelse har haft 3 møder p.t. I løbet af de kommende uger igangsættes det næste ledelseslag, hvorefter forskningsgruppen, uddannelsesgruppen og klinikgruppen går videre. Mødekadencen i hver gruppe og på tværs af grupperne afklares nærmere efter behov. I f.t. LSU udpeger Siri den nye A-side, og B-siden afklarer selv medarbejderrepræsentanterne. Der kan være op til 10 medarbejdere og op til 5 ledelsesrepræsentanter. Fra A-siden blev der ønsket en udskiftning af repræsentanterne nu, da nogle af de nuværende A-siderepræsentanter ikke længere sidder i ledelsen. B-siden vil være ked af at skulle ændre på medlemmer fra B-siden på nuværende tidspunkt, så afventer til marts 2018, hvor der er valg til alle LSU. Det blev besluttet, at Siri går videre med udpegning af medlemmer til A-siden og afventer B-sidens udskiftning. Fra HR blev det oplyst, at det gænge antal LSU-møder er 1 pr. kvartal. Pga. fusion har der været afholdt flere på IOOS. B-siden mente, at 4 møder årligt er for lidt. Siri afsluttede med at fastholde en mødekadence på 1 gang månedligt indtil ny forretningsorden foreligger. 6. Opstart nye studieplaner for tandplejer-, tandlæge-, og klinisk tandteknikeruddannelserne, visions- og strategiproces. Siri oplyste, at der har været afholdt en workshop på Aarhus Universitet s Sandbjerg Gods med 70 deltagere udvalgt bredt blandt undervisere på instituttet, studieadministrationen, Center for Sundhedsvidenskabelige Uddannelser (CESU), aftagere fra privat og kommunal tandpleje, studerende og elever, hvor man har drøftet fremtidens behov ud fra et tand- og mundhulefagligt perspektiv. Siri fortalte, at seminaret havde øget kendskabet til, hvilke faggrupper, som har hvilke kompetencer. Hun fandt det vigtigt med flere af den slags øjenåbnere. Alle input fra seminaret sammenskrives nu og præsenteres i alle råd og udvalg til kommentarer, samt efterfølgende til eksterne interessenter for deres input. Når visionen og strategien for IOOS-uddannelserne er færdig primo 2018, så overgår den til vores to studienævn, hvis opgave det så er at udmønte visionen og strategien i nye studieplaner for tandlæge-, tandplejer-, og klinisk tandteknikeruddannelserne med inddragelse af vores fagmiljøer.

4 Fra A-siden blev det nævnt, at der havde været en god dynamik og velvilje og udsigt til en vision for alle IOOS-uddannelserne med en relationsskabende form, der også var styrket mellem indlæggene. Der er en begyndende fælles forståelse af, hvordan fremtidens tandplejeteam kan komme til at se ud. Seminaret har givet mulighed for at komme op i helikopterperspektiv, hvor det ellers ofte er driftssnakke, der fylder. B-siden mente, at der var for kort tid til at snakke visionært, men at der blev skabt ideer til at gå videre med. Side 4/5 7. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) 2017 Orientering v/siri Siri orienterede om, at MUS-processen for 2017 igangsættes i løbet af den kommende måned, således at alle samtaler er afsluttet inden den 15. december, hvor der er ansøgningsfrist til medfinansiering ved Kompetencefonden. I år skal, som tidligere orienteret om, alle MUS-processerne på IOOS understøttes af AUHRA. Herfra kan der indkaldes til MUS, og der opsamles dokumentation om aftaler indgået mellem leder og medarbejder. Der er forud for dette LSU blevet sendt en mail til alle ledere med blandt andet information omkring kurser vedr. afholdelse af MUS, samt systemunderstøttelsen af MUS. Ledelsen har været igennem alle medarbejdere mhp. afklaring af lederreferencen. Hvis man hører om nogle, der er i tvivl om, hvem de har som nærmeste leder, da henvises til institutledelsen eller Siri for afklaring. Fra B-siden blev det nævnt, at nogle tandplejere er i tvivl om ledelsesreferencen. Der følges op på dette efterfølgende. 8. Drøftelse af nye fælles regler for sygemelding på IOOS. Efter en drøftelse blev det besluttet at fortsætte den nuværende praksis med forskellige indrapporteringer af sygefravær. Der henstilles til, at alle ledere tager en drøftelse med deres medarbejdere om, hvordan sygemelding indrapporteres. 9. Evaluering af høstfesten og drøftelse af rammen for julefesten Siri fortalte, at hun har modtaget flere henvendelser fra medarbejdere med tak for høstfesten, og ønske om at det bliver en IOOS tradition. Nogle udtrykte ærgerlighed over at festen var opdelt i 2 lokaler, mens andre så det som en fordel med danserum og samtalerum for sig. Forklaringen er, at det pga. dobbeltbooking hos Studenterhusfonden var eneste mulighed. Siri vil gerne skabe mulighed for fællesspisning på tværs af instituttet til julefesten. Det blev besluttet at bruge Auditorium 1 til velkomstdrink, fællesspisning for alle interesserede, efterfulgt af musik og dans. Alle sektioner og afdelinger kan stadig spise julefrokost i deres respektive enheder alt efter ønske. De tandplejerstuderende får et andet stort lokale stillet til rådighed i år. Der skrives ud til alle på IOOS med henblik på at få dannet et festudvalg. B-siden oplyste, at de tandplejerstuderende ønsker julefrokosten afviklet i november aht. praktikophold.

5 Side 5/5 10. HR-partneren overtager sekretærrollen for LSU med virkning fra LSU-mødet den 6. november Trivslen på IOOS gensidig orientering. B-siden oplyste følgende: Underviserne på tandplejeruddannelsen er pressede, og opgaver, der ikke er akutte, udskydes. Der er lagt en plan for at undervisning sammenlægges eller aflyses som følge heraf. Der blev fremsat ønske om drøftelse af fremadrettede muligheder ved sammenlægning af undervisning. Der blev desuden henvist til, at det er en ledelsesopgave at afklare, hvilke opgaver, der skal afklares under fravær. Siri svarede, at man vil se på problemet strukturelt i uddannelsesledergruppen. A-siden henviste til, at vi i fm. fusionen skal være opmærksomme på at bevare gejsten. Der ønskes mere kommunikation vedr. hvad der sker i huset. B-siden nævnte hertil, at det er fint med langsommelighed og tid til at skabe ro om nye tiltag. Udviklingsprojektet over to dage i efteråret for alle medarbejdere har allerede skabt en entusiasme, og der er interesse i at være med og kunne sætte sit fingeraftryk. Fra B-siden blev desuden henvist til, at der havde været en lang tilvænningsperiode for at få ny ledelse på plads. Hertil svarede Siri, at det har været højt prioriteret at skabe ro omkring kerneopgaverne. 12. Eventuelt Der var intet under punktet.