Bilag 1: Udkast til Forretningsorden Bilag 2: Samarbejdsaftalen

Transkript

1 Møde den: 4. april 2018, kl Mødelokale: bygning 1611, lokale 121B Institut for Odontologi og Oral Sundhed LSU (lokalt samarbejdsudvalg) møde Referat Deltagere: Siri Beier Jensen (formand), Flemming Isidor, Dirk Leonhardt, Ulla Bæk Lindtoft, Jens Heidmann, Linda Fischer (næstformand), Lise Hove, Sussi Madsen, Niels Mark, Jensa Ottosdóttir Øregaard, Jørn Lund Jepsen, Susan Burlund, Eva Karring Afbud fra: Jeanette Lyk, Gitte Bak Ditlefsen Referent: Anne Brønden 1. Godkendelse af dagsorden Niels Mark meddelte indledningsvist, at han fratræder som tillidsrepræsentant og ønskede at udtræde af LSU med øjeblikkelig virkning. Da Niels var punktejer på punkt 7 i indeværende dagsorden blev dette punkt annulleret. Ulla meddelte at have et punkt vedrørende personaleudveksling, som blev tilknyttet punkt 6: Erfaringsudveksling - gensidig orientering. Der var ingen øvrige bemærkninger til dagsordenen, som blev godkendt herefter. 2. Konstituering af LSU Kort præsentation: Alle tilstedeværende præsenterede kort sig selv og deres organisatoriske tilhørsforhold. Under præsentationen fremgik det, at Jens starter op i LSU, men regner med at blive afløst som TR i den nærmeste fremtid og på den baggrund udtræder af LSU derefter. Det blev under præsentationen meddelt, at Annette Svanholm er suppleant for Susan Burlund. Vedtagelse af forretningsorden: Antallet af møder: Det blev drøftet, hvorvidt kadencen på seks årlige ordinære LSU-møder skal opretholdes, og der var enighed om, at det var et passende interval blandt andet på baggrund af den fusion, instituttet har været igennem. Årshjul: Lise bemærkede, at det af forretningsordenen fremgik, at LSU skal udarbejde et årshjul. Siri supplerede hertil, at et LSU-årshjul skal sikre, at emner som mentor/mentee-ordninger, MUS, lønforhandlingskriterier, seniorpolitik med videre kommer på dagsorden med passende mellemrum. LSU bakkede op om et årshjul, og et udkast til et LSU-årshjul vil komme med på dagsorden til næste LSU-møde d. 3. maj. Siri imødekom input til LSU-årshjulet i mellemtiden. Tavshedspligt: Linda og Siri understregede vigtigheden af punkt 10 i forretningsordenen: Tavshedspligt omkring fortrolige oplysninger. Videreformidling: Siri opfordrede desuden til, at man videreformidler øvrig relevant information fra LSU til de faggrupper, man repræsenterer.

2 Forretningsordenen blev herefter vedtaget af LSU. SU-kursus til nye medlemmer: Information omkring SU-kurserne findes på hjemmesiden her. Der var i LSU interesse for et samlet SU-kursus specifikt for LSU på IOOS. Det blev aftalt, at det af sekretariatet bliver undersøgt, hvorvidt dette er en mulighed. Bilag 1: Udkast til Forretningsorden Bilag 2: Samarbejdsaftalen 3. Økonomi Orientering v/ Siri Beier Jensen Siri gav en status på økonomien på Institut for Odontologi og Oral Sundhed: Alle årsregnskaber for 2017 for institutterne på Health er afsluttede og godkendte. Der er sket en nedgang i uddannelsesindtægter. Instituttet kom ud med kr. i underskud, svarende til en afvigelse på ca. 0,5 pct. af det samlede budget. Tidligere prognoser gav udsigt til et væsentligt større underskud, men grundet en høj grad af udvist tilbageholdenhed på drift og en stor fleksibilitet fra alle medarbejdere i opgaveløsning, når vakante stillinger ikke er blevet genbesat, men opgaverne i stedet er blevet omfordelt eller reduceret i omfang, så er underskuddet blevet mindre end først antaget. Dekanen og fakultetsledelsen besluttede tidligere på året i 2017, at IOOS får 2 mio. kr. fra fakultetet til at dække underskud. Det betyder, at IOOS i sidste ende kommer ud med et overskud på 1,3 mio. i 2017 (2 mio kr.). Der blev spurgt til, om fakultetsledelsens bidrag kan blive trukket tilbage, men Siri understregede, at dette ikke vil være tilfældet. Siri bemærkede samtidigt, at de faldende uddannelsesindtægter og omprioriteringsbidraget på 2% pr. år fortsætter i de kommende år, og at den nødvendige tilpasning dermed fortsætter fremadrettet. Jens spurgte til, om de enkelte budgetter for sektioner og afdelinger på IOOS er uændret i 2018 i forhold til sidste år, hvilket Siri bekræftede. Ligeledes er annuum uændret. Eva påpegede, at STÅ-indtægterne for tandlægeuddannelsen varierer, og at prognosen for tandlægeuddannelsen ikke er nem at gennemskue. Siri anerkendte dette, som også gør sig gældende for vores øvrige uddannelser med STÅ. Der var opbakning til at øge detaljeniveauet i den tværgående ledelse, hvad angår mere lokale prognoser. Susan udtrykte bekymring for tandklinikassistent-uddannelsen ift. kvoteordningen og aktivitetsnedgang i praktikcenteret. Siri anerkendte bekymringen og bemærkede, at instituttet samlet set kommer til at forholde sig hertil, når vi har et klarere billede af konsekvenserne ift. antal elever. Ulla spurgte til, hvornår budgetterne for 2018 kommer. Siri bemærkede hertil, at der nu arbejdes med budget , men at de ikke er færdige endnu. Årsregnskabet er efter indeværende møde frit tilgængeligt for øvrige på instituttet.

3 4. Værdierne for IOOS På LSU-mødet den 5. februar 2018 blev det aftalt, at der på indeværende LSUmøde skal ske en drøftelse af, hvilke overordnede værdier, der skal danne grundlag for samarbejdet på IOOS. I drøftelsen blev der taget udgangspunkt i følgende spørgsmål udsendt på mail af 6. februar 2018: Hvilke overordnede værdier, mener I, skal være gældende for IOOS på baggrund af materialet fra alle medarbejdere? Hvilke uddybende sætninger kan overordnet set definere værdierne? Se desuden kolonnen centrale værdier hos os i Sammenskrivning seminar november december Enkelte havde forud for mødet defineret værdier - Lise havde udarbejdet et ark til rundsendelse med input til ovenstående spørgsmål med fokus på kerneopgaven, trivsel og arbejdsglæde, og Henriette Ørsted havde fremsendt mail til Siri med forslag til hvordan værdierne kan få liv og mening i IOOS-sammenhæng med uddybende definitioner af værdierne og beskrivelse af adfærd forenelig med værdierne i vores samarbejde og opgaveløsning. Drøftelserne gik blandt andet på, om udbyttet skulle være et decideret værdigrundlag, hvilket Siri understøttede. Der blev på fællesseminaret arbejdet med fire værdier: Tillid, ligeværdighed, anerkendelse og respekt. Sussi påpegede, at der er andre værdier, som har lige så stor betydning, specielt relateret til faglighed. Ulla bemærkede hertil, at faglighed og kvalitet er selvfølgeligt og bør have en fremtrædende plads Imens samarbejde og relationer er afgørende for, at værdierne kan blomstre; Herunder at udvise respekt for hinanden og hinandens forskellige funktioner. Linda berettede om, at de havde været samlet i klinikassistentgruppen og drøftet ovenstående. Her var de fælles retningslinjer for samarbejde i fokus (omkring kerneopgaven). I den forbindelse, hvordan fælles retningslinjer defineres. Et af gruppens forslag gik på en rotationsordning i gruppen for at få indblik i hinandens opgaver. Eva rejste spørgsmålet, om det er de samme prioriteringer, vi har på tværs og eftersøgte, at der var mere plads til konstruktiv kritik i værdigrundlaget. Siri appellerede i den forbindelse til åbenhed og ordentlighed med en god omgangstone som bærende værdier, da dette skaber grundlag for, at der er plads og mod til at fremkomme med konstruktiv kritik. Afslutningsvist blev engagement og nysgerrighed drøftet - og ledelsesopgaven heri. Det er aftalt, at alle ledere på IOOS drøfter de værdier, som skal være gældende for måden, som vi samarbejder og løser vores kerneopgaver på IOOS, og at lederne samler resultatet af drøftelserne op i de respektive grupper og melder ind til Siri på lederseminar d. 28. maj Efterfølgende vil der være en opfølgning med alle medarbejdere.

4 5. Opfølgning på fællesseminardagene På LSU mødet den 5. februar 2018 blev det vedtaget, at der på dette møde skal ske en drøftelse af, hvorledes det kan måles, hvilken effekt fællesseminardagene har haft. Dette da der ikke kører en proces omkring arbejdspladsvurdering (APV) i 2018, men derimod en samlet proces for både den psykiske 0g fysiske APV i foråret Opfølgningen vil danne udgangspunkt for afrapporteringen til Statens Kompetenceudviklingscenter, som har bevilliget midlerne til fællesseminardagene. Af forslag til evalueringsmetode blev nævnt et survey, men bekymringen gik på, om det var muligt at kvalificere tilstrækkeligt, og om det kunne rumme instituttets forskellige behov. Det blev foreslået og vedtaget, at listen over fusionsprojekter og de 21 siders opsamlende bilag fra seminardagene sendes til Statens Kompetenceudviklingscenter. Til LSU-mødet i juni følges der op igen. 6. Erfaringsudveksling gensidig orientering Drøftelse v/alle Ulla meddelte, at der søges en vikar som tandplejerunderviser til den kliniske undervisning i tandpleje snarest muligt, og opfordrede det øvrige LSU til at tænke i netværk. To undervisere på deltid kunne også være aktuelt. På klinisk tandteknikeruddannelsen mangler der også en underviser og muligvis en eksaminator. Der er 11 studerende, der skal eksamineres fordelt på to dage. Eva meddelte, at der er udfordringer forbundet med brugen af journaler til de skriftlige opgaver i relation til Persondataforordningen. Mads Rasmussen (IT) er inddraget i arbejdet med at udarbejde nye procedurer. Dirk bemærkede, at der er en udfordring på Ortodonti vedrørende serviceringen ved videreuddannelsen ift. det tandtekniske arbejder efter sommerferien. Siri bemærker, at det skal drøftes og løses i samarbejde med Ole Hovgaard. 7. Gennemgang og præcisering af regler for IOOS-ansattes adfærd på instituttet Drøftelse v/niels Mark Punktet blev annulleret jf. pkt Høring af principper for ansættelse af VIP på Health Orientering v/siri Beier Jensen På baggrund af Universitetsledelsens beslutning om indførelse af syv normer, der skal styrke rekrutteringsindsatsen på Aarhus Universitet, samt evaluering af ansættelsesvejledningerne på Health, er det blevet besluttet at revidere kriterier for ansættelse i videnskabelige (VIP)-stillinger. Revisionen tager afsæt i følgende: Ansøgere skal fremover forudfylde faktuelle oplysninger i ansøgerskabelonen via rekrutteringssystemet.

5 Forudfyldte faktuelle oplysninger betyder, at bedømmelsesudvalget kan fokusere sin indsats på den rent faglige vurdering. Fremadrettet anvendes termen fagkyndig udtalelse ikke. Der vil være ét bedømmelsesudvalg og en slags bedømmelse for hver stillingskategori. Med afsæt i ovenstående har dekanatet efter flere grundige drøftelser i fakultetsledelsen - arbejdet med udmøntning af normerne lokalt på Health og herunder udarbejdet følgende materiale (samlet under bilag 3: Vedr. Høring): Principper for ansættelse af videnskabelige medarbejdere på Health Kriterier for ansættelse af professorer Skabelon Ansøgning til professorstilling Skabelon Bedømmelse af ansøger til professorstilling Skabelonerne er med udgangspunkt i professor-niveauet. Der udarbejdes flere skabeloner, hvori kriterierne tilpasses de resterende stillingskategorier. Der igangsættes på denne baggrund en høring af ovenstående materiale, som forløber i perioden 22. marts til og med 3. maj I materialet skal der udelukkende fokuseres på indholdet, og ikke på layout og den visuelle form, da layout ikke er endeligt fastlagt. Siri skal indsende et samlet svar fra IOOS senest d. 3. maj. På grund af materialets omfang foreslog Siri, at der udarbejdes en lokal skabelon til tilbagemeldingerne, og at Winnie Friis Johnsen vil være tovholder på at samle høringssvarene. LSU godkendte denne procedure. Siri orienterede om, at der vil være to høringsmøder ved dekanen og prodekan Ole Steen Nielsen: Det første finder sted d.d. og det andet d. 10. april kl i Lille Anatomisk auditorium, Bygning 1231, lokale 424. Jørn Lund m.fl. udtrykte en bekymring for, at samme tendens på andre universiteter vil føre til mange udefrakommende bedømmelser og at det lokalt samtidigt vil betyde, at mange skal til at bedømme ansøgere på andre universiteter. Siri informerede om, at det altid har været en del af stillingsindholdet for videnskabelige medarbejdere at udføre bedømmelser af fagfæller nationalt og internationalt. Bilag 3: Vedr. høring 9. Eventuelt Lise foreslog, at Høstfesten (IOOS 2 års fødselsdag) d. 21. september aflyses, da der er fejring af AU s 90-års fødselsdag i Universitetsparken samme dag. Det blev vedtaget, at der i stedet inviteres til fællesspisning, inden festen i parken afholdes. Det blev bemærket, at der desuden er AU årsfest d. 14. september.