Referat AARHUS UNIVERSITET. Institutledelsesmøde Den 15. september 2015 Kl KOP seminarrum

Transkript

1 Institutledelsesmøde Den 15. september 2015 Kl KOP seminarrum Referat Deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Mariann Bøje, Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Susie Esmann, Vibeke Bælum Gæster: Gitte bak Ditlefsen, Henriette Stevnhøj, Ellen Frandsen Lau, Ebbe Dal Søndergaard Afbud: Marie Cornelis, Paolo Cattaneo, Jan Tagesen, Henriette Stevnhøj Referent: Winnie Friis Johnsen Dato: 16. september 2015 Eva indledte mødet med at oplyse, at punkt 2 Hvad kan AU Kommunikation, Health, hjælpe med? samt orientering om aktuelle muligheder for fondsansøgninger udsættes. wfj@odont.au.dk Side 1/8 1. Præsentation/ velkomst af ny sekretær for Pæd og Kop: Gitte Bak Ditlefsen Eva bød velkommen til Gitte Bak Ditlefsen, der 1. september tiltrådte som ny sekretær for Pæd og Kop, og gav ordet til Gitte. Gitte fortalte, at hun havde 18 års erfaring fra AU med ansættelser i Regnskabsafdelingen, ved fakultetet, på Institut for Molekylær Biologi og senest i AURUS-gruppen - og hun hjælper gerne, hvis der er spørgsmål til rejse- og udgiftsafregninger (AURUS). Efter de første 2 uger var Gitte ved at føle sig fortrolig med IO, og hun ville gerne dele sine observationer herunder den nye medarbejders kritiske blik på gamle vaner med de nye kolleger. Gruppen takkede herfor og bød hende varmt velkommen. Gitte har til daglig kontor enten på Kop eller overfor IT-support. 2. Hvad kan AU Kommunikation, Health, hjælpe med? Punktet er udskudt til et senere møde pga. travlhed med opgaver i forbindelse med fusionsplanerne. Institut for Odontologi Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: Fax: odont@au.dk odontologi.au.dk/

2 3. Ph.d.-skolens rekruttering Ellen har fået to opgaver i forhold til Health s Ph.d.-skole og kunne nu orientere institutledelsen om sine iagttagelser og give gode råd til forbedring af instituttets stipendieansøgninger. Side 2/2 Ellen har to roller dels som medlem af Ph.d.-skolens rekrutteringsudvalg, dels tilknyttet FP-leder Kamille Rasmussen som medlem af ClinFO s rådgivergruppe. Det er planen, at Kamille Rasmussen deltager i et kommende Journal Club møde for de ph.d.-studerende, hvor hun vil fortælle om, hvordan hun kan hjælpe IO. Ellen konstaterede, at IO ikke har så stor succes med stipendieansøgninger. Dette grunder både i årsager, der ikke kan ændres ved, og i andre, Ellen mener, instituttet kan ændre. En stipendieansøgning vægtes med 40 % på projektbeskrivelsen, 40 % på ansøgeren (herunder publikationer) og 20 % på forskningsmiljø og vejleder. Alle dele spiller ind i afgørelsen af, om en ansøgning imødekommes eller ej. Projektbeskrivelsen: Bedømmelsen foretages af relevante VIP ere, ikke rekrutteringsudvalget. Her vurderes selve projektets design, om det svarer til kravene til en ph.d.-afhandling, og ikke mindst det videnskabelige niveau. Her er det væsentligt, at projektet er cutting edge : Dvs. er på højt videnskabeligt niveau, at der benyttes den nyeste viden på området samt forskellige metoder. Her, påpegede Ellen, kan instituttet gøre noget: Det skal dokumenteres, at projektet er på top-niveau. Ansøgeren: Rekrutteringsudvalget laver en kort bedømmelse med beskrivelse af positive og negativer sider. Kamille Rasmussen færdiggør bedømmelsen. Et forskningsår er selvfølgelig en kæmpe fordel, ligesom det er helt afgørende at have en international publikation på cv et. Ellen har både oplevet, at der var givet stipendium til ansøgere med blot én publikation, og at ansøgere med publikation ikke er kommet i betragtning. Andre kompetencer end publikationer, der vægtes, og som kan forbedre en ansøgers chancer, kan være: Deltagelse i ph.d.-forberedende kurser, ekstracurriculære aktiviteter (topidræt, frivilligt arbejde og lignende), der vidner om motivation og personligt drive/ engagement hos ansøgeren. Ansøgeren skal selv skrive en motivation, og her oplever Ellen, at udvalget ser positivt på, at ansøgere formår at beskrive deres personlige motivation for at gå ind i forskning samt, hvordan de forstiller sig, at de kan udvikle sig i en forskningsansættelse (fremfor bare at lave et kort referat af projektbeskrivelsen).

3 Forskningsmiljø og vejleder: Ansøgeren skal udfylde ph.d.-planen, ellers bliver vedkommende afvist, og det er vigtigt at forholde sig til alle punkter. Side 3/2 Især vægtes et internationalt ophold meget højt, men det har IOs studerende vanskeligt ved at leve op til pga. den høje prioritet, klinisk arbejde har i flere ph.d.-forløb. Ellen opfordrede til at gøre opmærksom på dette forhold i IOs ansøgninger, så konkurrencen med andre kandidater ikke bliver så skæv på dette område. Det tæller også, hvis der foreligger en god, gennemarbejdet udtalelse fra vejlederen; en formel, flad konstatering af, hvad kandidaten har lavet, har ingen effekt. Til slut orienterede Ellen om de forskellige typer af stipendier: Fulde stipendier: Her søges på et specifikt projekt, der fremgår af opslag. Typisk er det de allerbedste ansøgninger, der kan komme i betragtning her. Her har IO-kandidater hidtil haft vanskeligt ved at komme i betragtning. 1/3 finansierede stipendier: Her har IO-kandidater meget bedre chancer, men det er også dyrt for instituttet. Kandidatstipendier: (=4+4-ordningen, hvor man er på kandidaten). Disse stipendier er mere tilgængelige, fordi der er færre ansøgere generelt, og Ellen anbefaler instituttet i højere grad at satse på dem og gerne kombinere med et forskningsår, der øger chancerne betydeligt. I øvrigt indkaldes ansøgere til samtale i forbindelse med disse stipendier og får dermed en ekstra mulighed for at sælge sig selv. Bente takkede for vigtig information til vejledere; f.eks. var hun ikke klar over, at et ph.d.- forberedende kursus kunne spille en rolle. Ann havde ikke oplevet, at sådan et kursus havde betydning; hendes erfaring var, at den internationale publikation var altafgørende. Ellen var enig i, at publikationen var en forudsætning, men hendes pointe var, at det herudover kan være marginaler, der afgør, hvem der får stipendierne - og der kan f.eks. et kursus etc. have en betydning.

4 4. Status på dekanens forslag til fusionsplaner Eva fortalte, at de sparrings-/ inspirationsmøder, der allerede var afholdt, var gået godt, og at der er blevet formuleret forskellige forslag og visioner, der nu skrives sammen og snart vil være at finde på hjemmesiden: Side 4/2 I næste uge er der inspirationstur til Göteborg, og programmet er på vej. Der er en invitation på vej til alle ansatte på IO og SKT til stormøde den 6. oktober. Mødet ligger desværre på et dårligt tidspunkt for medarbejderne, og derfor laves der en video fra mødet, som lægges på hjemmesiden. Eva opfordrede også dem, der ikke kan deltage, til at give eventuelle spørgsmål videre. Ebbe tilføjede, at man også var velkommen til at sende spørgsmål til ham - både før og efter mødet. Susie spurgte, om det kunne komme på tale at aflyse undervisning i forbindelse med stormødet den 6. oktober. Dette blev afvist med henvisning til, at der kommer flere møder senere. Gruppen diskuterede det problematiske i, at mange var forhindrede i at deltage i møderne. Helle påpegede, at det både var et problem at lægge møderne i kliniktiden og efter; i kliniktiden skal undervisningen enten aflyses, eller medarbejderne må finde sig i at være forhindrede i at deltage og efter kliniktiden vil de ansatte skulle bruge deres fritid/eller tid, hvor de skal videre til praksis. Eva foreslog, at man kunne tilbyde, at deltagelse i fritiden kunne afspadseres. Dorte mente, at der var for travlt her lige efter studiestart, til at undervisning kunne aflyses. Bente var enig i, at de studerende var meget pressede, og at det derfor ville være meget uheldigt at aflyse undervisningen. Helle var hverken for eller imod aflysning af undervisningen, men ønskede blot at pege på, at der lå et signal i, hvad vi gjorde uanset. SKT var til sammenligning langt mere tilbøjelig til at aflyse undervisning, så medarbejderne kunne deltage i indkaldte møder. Institutledelsen besluttede, at undervisningen aflyses den 3. november fra kl. 11, hvor der er stormøde både for medarbejdere og de studerende. Den 7. oktober afholdes skrive-camp. Der udsendes materiale forud herfor, som alle forventes at have sat sig ind i før den 7. oktober. David spurgte, hvad der skulle arbejdes med på denne skrive-camp.

5 Ebbe oplyste, at der skal udarbejdes et A-4 ark med beskrivelse af organisationsog ledelsesstrukturen af en samlet organisation for hvert af nedenstående punkter formuleret af bestyrelsen: Visionen for et samlet IO og SKT Enhedens nye navn Overordnede visioner for uddannelserne En overordnet beskrivelse af instituttets faglige område En overordnet beskrivelse af instituttets faglige aktiviteter inden for forskning og uddannelse og mål for disse Side 5/2 Eva opfordrede til, at man kom med så mange input som muligt før skrivecamp en. 5. Orientering fra dialogmøde med dekanen den 1. september om budget for Eva omdelte og kommenterede et dokument med nye resultatkrav til de kommende års budgetter fra dekanen. Budgettet i år går i nul. I det omdelte dokument oplyses, at resultatkravene for perioden er: 2016: : : : Endvidere anføres det, at resultatkravet i 2016 er nedskrevet fra og i 2017 fra pga. af indføring af en ny stipendiemodel for Ph.d.-skolen, der er forbundet med et væsentligt mindre forbrug i 2016 og Resultatkravene til afspejler, oplyses det, øgede udgifter på det overordnede fakultetsniveau, ligesom der skal afsættes midler til etablering af Fakultetets Strategiske Midler (FSM), (i stedet for HSM, der ophører med udgangen af 2016). Der er i de udmeldte resultatkrav ikke indregnet effekten af den kommende finanslov, der pt. er usikkerhed omkring. Institutternes resultatkrav er fastsat ud fra omsætning, så alle institutter rammes ens. Institutledelsen drøftede betydningen af de udmeldte resultatmål. Der var bekymring over udsigten til stramme budgetter og enighed om, at det var vigtigt at tænke hensynet til de igangværende fusionsplaner med i nye, økonomiske rammer. Muligheden for at øge indtægterne ved større optag blev drøftet. Eva oplyste, at der ca. var et frafald på 20 %, så der kunne satses på at optage flere eller øge ind-

6 satsen for at fastholde studerende. IO er normeret til at uddanne 60 tandlæger årligt (fastsat af Sundhedsstyrelsen), men uddanner gennemsnitligt 56. De seneste år har optaget været 72. Side 6/2 Helle pegede på, at udfordringen ved at øge optaget kunne være pladsmangel på laboratorierne, som ville medføre behov for en ændret åbningstid, hvilket kunne være en dyr løsning, der i værste fald kunne ophæve fortjenesten ved øget STÅ. Omvendt mente Bente ikke, det var en god ide at satse på at fastholde studerende, der ikke var motiverede for uddannelsen. Bente foreslog, at der blev udarbejdet meget konkrete, økonomiske beregninger over, hvad det betyder, når der reguleres i optaget. 6. Reviderede regler vedrørende eksamenssnyd Eva opfordrede til, at man præsenterer de studerende for de nye foldere om eksamenssnyd. Hun oplevede selv, at de ikke kendte til reglerne - eller sanktionerne - og der er behov for at stramme op, hvad dette angår. Bente oplyste, at hun pt. havde en sag kørende; Eva bad Bente fortælle om resultatet, når det er kendt. 7. Orientering fra LAMU-møde den 26. august David fortalte, at der var et referat på vej fra LAMU-mødet, som man kan orientere sig i. I denne uge er der udsendt fysisk-apv undersøgelse til medarbejderne; hvis man ikke har modtaget en mail herom, kan man henvende sig til David. Denne undersøgelse er i modsætning til den psykiske APV ikke anonym, og arbejdsmiljøgrupperne vil løbende søge at løse de problemer, der bliver beskrevet i undersøgelsen. Faste punkter Meddelelser: 1. Ny ansøgningsrunde til AUFF Starting Grants 1. oktober. Deadline for at sende materiale til Eva: 25. september Eva mindede om, at der var en ny runde på vej, og at hun ligesom ved den forrige anbefaler alle. Der er deadline for at sende materiale til Eva den 25/9. Hun mindede om, at kriterier ændres næste år, hvor det kun bliver nyansatte, der kan komme i betragtning.

7 Eva bad ansøgere sætte Paolo cc, da han laver samlet oversigt over instituttets ansøgninger. Side 7/2 Ann spurgte om, hvordan den samlede pulje fordeles i forhold til de 4 ansøgningsrunder, og om hvornår ansøgere får svar. Winnie har efter mødet spurgt AUFF, der oplyser, at puljen så nogenlunde fordeles på de 4 runder, og at ansøgere til den første runde har fået brev om, at beslutningen er udskudt til oktober. 2. MUS-samtaler: AUHRA opdateres medio september, hvad angår hvem, der er leder for hvem. HR giver besked herom og informerer samtidig om temaer, LSU har formuleret. MUS-samtaler er obligatoriske for medarbejdere med over 15 ugentlige timer og mere end ½ års ansættelse. Men ledere kan tilbyde øvrige medarbejdere, man har ansvar for, MUS-samtaler, hvis der er ønske herom. Ebbe mindede om, at MUS-samtalerne var nært forestående. Listerne i AUHRA er ikke opdaterede endnu, men han forventer, at det vil ske sidst i denne uge/ først i næste uge. Man kan dog godt gå i gang med samtalerne, selvom AUHRA ikke er opdateret; medarbejderne kan bare vente med at skrive noter i AUHRA, til systemet er klart. Winnie booker kredsen til MUS-samtaler med Eva i første omgang via Outlook, dernæst i AUHRA. Mariann spurgte, om der kan lægges emner for samtalerne ind i AUHRA. Ebbe oplyser, at man ikke kan indarbejde lokale MUS-temaer i AUHRA. Da AUHRA bruges på hele universitetet, kan man ikke i skabelonerne på lokalt plan lave skræddersyet design. Derfor udsendes emner på anden vis. Bente spurgte, om det var obligatorisk at bruge AUHRA. Ebbe svarede, at det var det ikke, men at han ville anbefale at bruge systemet, der var et godt værktøj, der sikrede, at der var styr på aftaler, opfølgning etc. Ebbe mindede i øvrigt om, at der er kurser i håndtering af MUS-samtaler. David spurgte, hvad man som chef skal svare, når en medarbejder beder om at komme på et kursus under en MUS-samtale. Eva oplyste, at spørgsmålet skulle sendes videre til hende. Mariann gjorde opmærksom på, at i forhold til Kompetencefonden er det vigtigt, at kurset indgår i medarbejderens uddannelsesplan. Eva bad om, at alle ansøgninger sendes til Mariann, som samler dem til hende.

8 3. Fysik APV-undersøgelse udsendes i september. Side 8/2 Paolo orienterer om aktuelle muligheder for fondsansøgninger Punktet blev udsat. Eventuelt Eva fortalte, at hun havde takket ja på instituttets vegne til at deltage i Tandlægeforeningens årskursus i Bellacenteret den 29. april kl Hun opfordrede derfor til, at interesserede oplægsholdere melder sig. Eva sender mail herom efter mødet. Emnet kommer på dagsordenen til det kommende institutledelsesmøde. Fast bilag: Oversigt over punkter til institutledelsesmøder