Offentligt udbud. Levering af vejbelysningsarmaturer Udbudsbetingelser

Transkript

1 Offentligt udbud Levering af vejbelysningsarmaturer Udbudsbetingelser Maj 2018

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Bornholms Regionskommune Levering af vejbelysnings armaturer INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD ALMENT ORIENTERING UDBUDSBETINGELSER Tilbud Tidsplan Spørgsmål Vurdering af egnethed (Udvælgelse) Tilbudsbedømmelse Praktiske forhold Overdragelse af rettigheder og forpligtelser m.v Leveringstid- leveringplan

3 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende udbudsbetingelser. Bornholms Regionskommune ønsker at gennemføre en omfattende renovering i år ved udskiftning af gamle armaturer. Dette udbud omfatter rammeaftale på levering af armaturer i de 2 første år 2018 og 2019, med option på levering i 2020 og Armaturer indkøbes som bygherre leverance af Bornholms Regionskommune. Armaturer bestilles af, leveres til og monteres af andre entreprenører, som ikke ligger fast endnu. Indkøbet er betinget af, at de årlige bevillinger godkendes af kommunalbestyrelsen, og at de bliver som budgetteret. Bevillingerne gælder for 1 år af gangen. Bornholms Regionskommune ønsker variation i armaturvalg afhængig af funktion og placering, og agter at indgå rammeaftale med op til 3 leverandører på den enkelte armaturtype og dermed flere leverandører på den samlede leverance. Der afgives således selvstændige tilbud på den enkelte type og der kan ikke forventes eneleverance hverken af armaturtypen eller den samlede ordre. Der ønskes fra tilbudsgiveren en præcis beskrivelse og specifikation af, hvilke armaturer der tilbydes til opgaven, herunder de forskellige armaturtyper, deres effekt samt dæmpnings- og kommunikationsmuligheder. 2. ORIENTERING Udbud er benævnt Bornholms Regionskommune - Levering af vejbelysningsarmaturer Ordregiver på de enkelte armaturtyper er på kommunens vegne Bornholms Regionskommune Skovløkken 4, Tejn 3770 Allinge Att.: Nis Jordt Petersen E: nis.jordt-petersen@brk.dk Alle henvendelser vedr. dette udbud skal ske til rådgiver: Fredsted Consulting APS Kontaktperson ingeniør og partner Ole Kjærgård T: E: ok@fredcon.dk Kontrakten omfatter levering af vejbelysningsarmaturer til opsætning i Bornholms Regionskommune, 2

4 I ydelsen skal være indeholdt al nødvendig support til Bornholms Regionskommune, i form af udførelse af belysningsberegninger for alle veje, og hjælp til endeligt valg af armatur, optik og effekt, opsætning af styringer og support til udførende entreprenør på opsætning af styringer. Beregninger og support udføres på udvalgte repræsentative vejstrækninger udvalgt af Bornholm Regionskommune i forbindelse med den endelige projektering. Udbuddet for 2018 og 2019 indeholder følgende årlige estimerede mængder: ca. 700 stk. Armaturtype A1 ca. 150 stk. Armaturtype A2 ca. 300 stk. Armaturtype B1 ca. 400 stk. Armaturtype B2 ca. 150 stk. Armaturtype C1 ca. 100 stk. Armaturtype C2 ca. 200 stk. Armaturtype D Bornholms Regionskommune har valgt Seneco Gridlight som styringsplatform for belysning, og har allerede en mængde armaturer kørende på denne platform. Derfor skal der for alle armaturer afgives pris med indbygget Seneco styringsenhed, ECO--System Control Unit og indbygget sensorstyring ECO-motion. Indkøb og kontraktindgåelse forventes i uge 26 og levering af armaturer forventes opstartet i uge Sidste levering forventes medio Bestilling af armaturer sker via el entreprenøren, med faktura til Regionskommunen 3. UDBUDSBETINGELSER Kontrakten er udbudt som et offentligt udbud i henhold til Udbudsdirektivet (Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26 februar 2014 om offentlige udbud og Udbudsloven lov nr af 15/12/2015- afsnit II. Udbuddet er annonceret ved udbudsbekendtgørelse 2018-S XXXXX Ordregiver giver fri, direkte og elektronisk adgang til udbudsmaterialet og ethvert supplerende dokument på kommunens hjemmeside 1. Udbudsbekendtgørelse 2. Eventuelle rettelsesblad(e) 3. Udbudsdokumenter : Udbudsbetingelser (BUT) Kravspecifikation (KS) 4. Tilbudsliste (TBL) 5. Kontraktudkast Det påhviler tilbudsgiver at kontrollere, at udbudsmaterialet er downloadet komplet i henhold til ovenstående fortegnelse. 3

5 3.1 Tilbud Tilbud afgives efter 2-kuvert system, idet der afleveres oplysninger omkring egnethed i én kuvert og selve tilbuddet i form af udfyldt tilbudsliste mm. i anden kuvert. Tilbud afleveres samlet hos Fredsted Consulting, Danmarksvej 30 F, 8660 Skanderborg, senest onsdag, 8. juni 2018 kl Indeholdende: Mappe 1- Egnethed : Kuvert 1 skal indeholde oplysninger og dokumenter som angivet i pkt. 3.4 om Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Tilbudsgivers tekniske og faglige formåen Mappe 2 Tilbud : Kuvert 2 skal indeholde selve tilbuddet, bestående af den udfyldte tilbudsliste og skal på afleveringstidspunktet vedlægges følgende: Beskrivelse og specifikation af armaturtyper der afgives tilbud på, herunder belysnings- og energiberegninger samt den krævede dokumentation på armaturer iht. Kravspecifikation. Tilbud bestående af kuvert 1 og kuvert 2 skal afleveres samlet. Der afleveres for hver del, 1 papir eksemplar og 1 USB stik med alle oplysninger og dokumentation, herunder data og beregningsfiler. Der kan afgives tilbud på de enkelte armaturtyper alene eller på alle armaturtyper Der kan afgives alternative tilbud som selvstændige tilbud. Tilbud skal være på dansk. Tilbudsgiveren kan finde oplysninger om Danmarks skatte- og afgiftsforhold på om miljøbeskyttelse på og om sikkerhed på arbejdspladsen på Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for overværelse af åbning af tilbud. Der udbetales ikke honorar for deltagelse i udbuddet. 3.2 Tidsplan Tidsplan for udbudsprocessen: Udsendelse af udbudsbekendtgørelse 9. maj 2018 Offentliggørelse af udbudsmateriale 9. maj 2018 Sidste frist for spørgsmål 30. maj 2018 Sidste svar udsendes til de bydende 1. juni 2018 Aflevering af tilbud 8. juni 2018 Vurdering af tilbud uge 24 og 25 Beslutningsmøde i Kommunalbestyrelsen uge 27 Tildelingsbeslutning 15. juni 2018 Afgivelse af 1. indkøbsordre uge Opstart levering/montage uge

6 Seneste levering medio Spørgsmål Dersom noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, opfordres vedkommende til at stille spørgsmål herom til Fredsted Consulting. Tilbudsgivere opfordres til at stille deres spørgsmål løbende og senest den 30. maj Spørgsmål vil blive besvaret i form af rettelsesblade, som offentliggøres på kommunens hjemmeside. Spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6. kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål skal sendes til ok@fredcon.dk med kopi til nis.jordt-petersen@brk.dk Alle henvendelser skal være skriftlige. Der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedrørende udbuddet. Tilbudsgiver er selv forpligtet til at holde sig ajour med oplysninger på kommunens hjemmeside, for eventuelle rettelsesblade og yderligere dokumenter. 3.4 Vurdering af egnethed (Udvælgelse) På baggrund af de indsendte dokumenter i mappen 1-Egnethed, vurderes tilbudsgiver i forhold til nedenstående: For vurdering af tilbudsgivers egnethed til at gennemføre opgaven skal der sammen med tilbuddet fremsendes dokumentation for: Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Tilbudsgivers tekniske og faglige formåen Dokumentation indsendes i form af udfyldt Standard formular for det fælles europæiske udbudsdokument / ESPD, med tilhørende dokumentation. Den udsendte ESPD skabelon kan anvendelse, alternativt anvendes ESPD i word format. Filen espd-request.xml gemmes lokalt på egen computer og uploades i EU on-line tjeneste ( som beskrevet i sådan virker det kapitel 3 side 18. ( Jeg er økonomisk aktør ) ESPD skal efter at den er udfyldt indsendes sammen med ansøgning i PDF format ESPD skal indeholde følgende oplysninger : Tilbudsgivers personlige forhold: Firmanavn, adresse, CVR.nr., telefonnr., kontaktperson og adresse i relation til den/de virksomhed(er), der afgiver tilbud Beskrivelse af tilbudsgivers ejerskab, herunder selskabsform, organisations- og ejerstruktur. Tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i én af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 57 5

7 Bornholms Regionskommune vil udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbuddet, som er omfattet af udelukkelsesgrunde. Bornholms Regionskommune tager forbehold for at anmode den vindende tilbudsgiver om at fremlægge serviceattest eller tilsvarende dokumentation inden kontraktindgåelsen. Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Oplysninger om virksomhedens økonomiske forhold i form af nøgletal (omsætning, resultat efter skat og egenkapital) for de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden har eksisteret en kortere årrække, skal der minimum fremlægges tal for det seneste regnskabsår Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen (eksempelvis andre virksomheder i samme koncern ), skal det godtgøres, at tilbudsgiver kan råde over ressourcer, der er nødvendig for kontraktens udførelse, f.eks. ved en erklæring, eller ved at fremlægge dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds økonomiske eller finansielle formåen, vil der ved kontraktindgåelse blive stillet krav om, at denne enhed hæfter solidarisk med tilbudsgiver for kontraktens udførelse. Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring herunder produktansvar Tilbudsgivers tekniske og faglige formåen: Referenceliste over tilsvarende leverancer udført indenfor de seneste 3 år Beskrivelse af egen organisation, herunder oplysning om virksomhedens antal beskæftigede indenfor salg og support på vejbelysningsarmaturer Beskrivelse af virksomheden, er det en handelsvirksomhed, produktionsvirksomhed, er det egen produktion, egen udvikling mm. Beskrivelse af virksomhedens faglige formåen og erfaring med levering af vejbelysningsarmaturer til kommunale vejbelysningsanlæg, Beskrivelse af virksomhedens faglige kapacitet i form af teknisk support, hjælp til projektering, belysningsberegning mm. Tilbudsgiver skal dokumentere solid erfaring med vejbelysningsområdet og de danske vejregler. Det skal tydeligt fremgå om ovenstående oplysninger er fra egen organisation, eller baserer sig på leverandør oplysninger, f.eks. om tilbudsgiver forhandler armaturer udviklet og produceret af anden leverandører. Hvis tilbuddet ikke indeholder de ønskede oplysninger og opfylder mindste krav til ovenstående eller tilbudsgiver ikke dokumenterer solid erfaring med området, vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt, og tilbud vil ikke blive vurderet. Såfremt alle de ønskede oplysninger ikke ønskes indskrevet i ESPD dokumentet, eller det vurderes lettere eller bedre, kan der sammen med ESPD fremsendes bilag som indeholder de ønskede oplysninger. 3.5 Tilbudsbedømmelse Tilbud i mappe 2 Tilbud, fra konditionsmæssige leverandører vil herefter blive bedømt ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, baseret på bedste forhold mellem pris og kvalitet, med følgende under- og delkriterier (vægtning anført i parentes): 1. Pris (40 %) 6

8 2. Kvalitet og Design (60 %) Konditionsmæssige tilbud vil blive bedømt af medarbejdere fra Bornholms Regionskommune i samarbejde med Fredsted Consulting. Bedømmelsen vil ske på baggrund af de med tilbuddet fremsendte beskrivelser, beregninger og oplysninger. I bedømmelsen vil indgå de efterfølgende specificerede kriterier. Efter vurdering af de indkomne tilbud, træffes der afgørelse om hvilke tilbud, der er de økonomisk mest fordelagtige indenfor de enkelte tilbudte typer. Alle tilbudsgivere underrettes om tildelingsbeslutningen og får tilsendt et evalueringsnotat med vurderingen. Ad 1. Pris. Underkriteriet pris består af følgende delkriterier: Indkøbspris på armaturer som oplyst på tilbudslisten Ved vurderingen af underkriteriet Pris anvendes en pointskala fra 0 til 10, hvor 7 gives for det gennemsnitlige tilbud, mens 10 gives for den bedst tænkelige pris i forhold til den udbudte opgave. Ud fra dette sættes øvrige tilbudspriser i forhold til karakteren 10 ud fra bedste pris og forskel mellem priser. Hvor antallet af tilbudsgivere er 3 eller færre anvendes evaluering ud fra sammenligning og vurdering i forhold til bedste/gennemsnitlige pris. Ad 2. Kvalitet og Design Ved vurdering af underkriteriet Kvalitet og Design vil ordregiver foretage en vurdering af kvaliteten af de tilbudte armaturer ud fra følgende forhold: Design af armatur og det æstetiske udtryk af de tilbudte armaturer. Der lægges vægt på at de tilbudte armaturer understøtter områdernes karakter set ud fra dansk designtradition. Der lægges endvidere vægt på de tilbudte armaturers evne til at skabe et homogent og sammenhængende udtryk i det eksisterende byrum. Der vil således blive lagt vægt på, at armaturerne kan indgå naturligt i de miljøer, hvor de skal monteres, herunder at armaturerne i form og skala formår at skabe en harmonisk helhed, med de eksisterende master hvorpå de monteres, og at de indgår i en naturlig sammenhæng med øvrige armaturer i området. De tilbudte armaturers lystekniske performance, herunder lysfordeling, blænding, regelmæssighed i anlæg og evnen til at løse den beskrevne belysningsopgave jf. kravspecifikationen for de enkelte armaturtyper. Kvaliteten af de materialer, de enkelte armaturer er fremstillet af, her vægtes materialernes holdbarhed og robusthed, men også finish, overgange mellem dele af armaturer, montagebeslag, overgang til mast og montagevenlighed. Energiforbrug set over 15 års drift, og en vurdering af Total cost of ownership (TCO) ud fra beregning af energiforbrug, og oplysninger om levetider og forventede driftsomkostninger. Garanti på armaturer, min. 5 år. Længere garanti vægtes positivt. Ved bedømmelsen af de modtagne tilbud vil blive anvendt følgende skala: 7

9 Point 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet Gives for det meget gode tilbud med over-opfyldelse af 9 underkriteriet 8 Gives for tilbud med meget god opfyldelse af underkriteriet 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet, opfylder kravspecifikationer 6 Gives for tilbud med en mindre god opfyldelse af underkriteriet 5 Gives for tilbud med en acceptabel opfyldelse af underkriteriet 4 Gives for tilbud med mindre acceptabel opfyldelse af underkriteriet 3 2 Anvendes ikke 1 Anvendes ikke Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 0 Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men som ikke lever op til de specificerede krav) Såfremt der tilbydes armaturer som vurderes ikke at opfylde de opstillede design krav, vil armaturet få tildelt karakteren 0, og armaturet vil udgå af den samlede bedømmelse. Tilbydes armaturer med 5 års garanti tildeles de 7 point for underpunktet. Tilbydes bedre garanti kan karakteren hæves til f.eks 10 point. 3.6 Praktiske forhold Tilbud vil først blive åbnet efter udløb af frist for afgivelse af tilbud. Der vil ikke være adgang for de bydende til at overvære åbningen af tilbud. Efter stand still periode på 10 kalender dage, kan kontrakt indgås. Det forventes at kontraktindgåelse kan finde sted i uge 26-27, med ordreafgivelse umiddelbart efter og opstart af levering fra uge 36 til medio Overdragelse af rettigheder og forpligtelser m.v. Tilbudsgiveren må benytte Bornholms Regionskommune som reference, men må ikke uden forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlig meddelelse om kontrakten eller offentliggøre noget om kontraktens indhold. Tilbudsgiveren må ikke overlade leverancen eller dele heraf til andre. Hvor tilbudsgiver anvender grossist eller anden logistikpartner/leverandør, skal dette fremgå af tilbuddet. 8

10 3.8 Leveringstid- leveringplan Bornholms Regionskommune vil normalt afgive ordrer med en forventet leveringstid på 6-8 uger. Såfremt leverandøren ikke er i stand til at levere armaturerne på det pågældende tidspunkt, skal Bornholms Regionskommune kontaktes for afklaring af forventet leveringstid. Leverandøren skal i sit tilbud forpligte sig til at overholde leveringstid på 6-8 uger. 9