INFORMATIONSFOLDER TIL MEDARBEJDERE I CENTERET

Transkript

1 INFORMATIONSFOLDER TIL MEDARBEJDERE I CENTERET

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Velkommen til Ejendomscenter Guldborgsund side 3 Hvem er vi? side 4 Leder af Ejendomscenter Guldborgsund side 4 Leder af det enkelte Område/Administration side 4 Områdeplanlægger/OP er side 4 Arbejdstider side 5 Instruktion side 5 Organisering af samarbejde MED-udvalg side 5 Organisering af arbejdsmiljøet - AMR side 5 Organisering af TRIO-samarbejdet side 5 Sygdom/fravær side 5 Når du er blevet syg! Side 5 Når du er rask igen! Side 6 Ferie side 6 6. Ferieuge side 7 Flex/overtid side 7 Omsorgsdage side 7 Seniordage side 7 Faste fri- og Helligdage for driftspersonale i ECG side 8 Sikkerhedsregler side 8 Retningslinjer ved brug af maskiner og værktøjer side 8 Retningslinjer efter brug af maskiner og værktøjer side 8 Ulykker side 8 Vold, trusler og chikaner side 8 Under arbejdet side 9 Generelle retningslinjer side 9 Opfølgning side 9 Retningslinjer vedr. misbrug af alkohol, piller o.lign. side 9 Alkoholpolitik side 9 Rygepolitik side 9 Tillidsrepræsentanter side 10 Arbejdsmiljørepræsentanter side 10 Medarbejdertilbud side 10 Kommunens feriefond side 10 Ejendomscenterets Personaleforening side 10 Retningslinjer for tjenestefri med løn i Guldborgsund kommune side 11 Adresser og telefonnumre side 12 2

3 SAMARBEJDE MED FRIE RAMMER VELKOMMEN TIL EJENDOMSCENTER GULDBORGSUND Ejendomscenteret Guldborgsund er en afdeling under Center for Teknik & Miljø, og som er opdelt i 9 områder og 4 afdelinger henholdsvis Administration Ejendomsadministration Falster Nord Falster Syd Falster Vest Lolland Nykøbing Nord Nykøbing Syd Projekt & Byggeri Rådhus kantinerne Rådhusservice Saxenhøj Tværgående Team Afdelingens vision er, at Sammen finder vi den rigtige løsning. Forstået således, at al udvikling, drift og service skabes i en dialogbaseret fremgangsmåde mellem brugere, borgere og medarbejderne, for at finde de rigtige meningsgivende løsninger sammen, i et helhedsperspektiv. Du er som medarbejder en bærende del af vores virksomhed og den serviceoplevelse, som vores borgere/brugere har. Fra virksomhedens ledelse prioriterer vi, at du indgår i et samarbejde med dine kolleger, hvor I arbejder ud fra frie rammer i det daglige arbejde. Det giver den bedste og hurtigste service for vores kunder. Men selvfølgelig har vi også nogle fælles holdninger, regler og arbejdsgange for hele arbejdspladsen. Dem kan du læse nærmere om her. Christian Refstrup Centerchef for Teknik & Miljø Søren Petersen Leder af Ejendomscenter Guldborgsund 3

4 HVEM ER VI? Ejendomscenter Guldborgsunds 9 områder henholdsvis Nykøbing Nord, Nykøbing Syd, Tværgående Team, Rådhusservice, Falster Syd, Falster Nord, Falster Øst, Lolland og Saxenhøj, udfører drifts- og servicearbejde for samtlige af kommunens bygninger. Derudover består Ejendomscenteret af: Administration, som har ansvaret for økonomi og administrativ servicering, Rådhus kantine der er placeret på Parkvej og Dronningensgade, Projekt & Byggeri som varetager diverse bygnings- og anlægsrelaterede projekter eller sager og byggesagsbehandling, Ejendomsadministration, som varetager køb, salg og udlejning mm. I Ejendomscenteret er der ansat ca. 120 medarbejdere. LEDER AF EJENDOMSCENTER GULDBORGSUND Har den daglige ledelse af hele Ejendomscenter Guldborgsund. Medvirker til at koordinere og kvalitetsudvikle projektstyring, ejendomsvedligeholdelse og energistyring i Guldborgsund Kommune. Medvirker i ledelses- og samarbejdsopgaver inden for Center for Teknik & Miljø og deltager i koordineringen i forhold til andre fagområder / Centre. LEDER AF DET ENKELTE OMRÅDE/ADMINISTRATION Er den daglige leder, der står for den overordnede planlægning, ansættelser og afskedigelser. OMRÅDEPLANLÆGGER/OP er Har kontakt til leverandører, indkøb af lagervarer, står for den daglige drift i forbindelse til koordinering og planlægning af opgaver. 4

5 ARBEJDSTIDER Der henvises til arbejdstider, som er aftalt ved den enkelte ansættelse. Herudover henvises til gældende overenskomst for de enkelte fagområder. INSTRUKTION Arbejdsgiver skal i samarbejde med Arbejdsmiljørepræsentanterne sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Lederen skal efter behov instruere medarbejderne i arbejdet, så risiko for ulykker og arbejdsbetinget sygdom kan undgås. Medarbejderne skal sammen med HR Arbejdsmiljø og samarbejdsorganisation, medvirke aktivt til et sikkert arbejdsmiljø bl.a. ved at følge anvisninger og givne sikkerhedsregler. ORGANISERING AF SAMARBEJDE MED-UDVALG Arbejdspladsen har et MED-udvalg, som består af repræsentanter fra ledelsen og medarbejdere, der samles 5 gange om året. MED-udvalgets hovedopgaver er at styrke samarbejdet og informationen til medarbejderne og ligeledes deltager MED-udvalget aktiv i det sunde arbejdsmiljø ved, løbende analysere og udfører handleplaner for at højne arbejdsmiljøet. ORGANISERING AF ARBEJDSMILJØ - AMR Arbejdsmiljøgruppen består af Teamleder for ejendomsdrift / Administrationskoordinator og arbejdsmiljørepræsentanten. Der vælges arbejdsmiljørepræsentanter, som repræsenterer områderne / Administration, der behandler de daglige arbejds- og miljøopgaver. Arbejdstilsynet vejleder arbejdsmiljøgruppen mht. til at overholde loven. ORGANISERING AF TRIO-SAMARBEJDE Trio-samarbejde består af leder, tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentanten. Der er ligeledes en Trio gruppe som repræsenterer områderne og afdelingerne. Trio har til opgave og sikre et godt arbejdsmiljø og eventuelle konflikter. SYGDOM/FRAVÆR NÅR DU ER BLEVET SYG! Hvornår og til hvem? Sygemelding skal meddeles til nærmeste Områdeplanlægger/leder inden arbejdstids begyndelse. Hvordan? Sygemeldingen skal ske mundtligt. Besked pr. mail, sms, fax eller lignende kan ikke accepteres. Der henvises til Guldborgsund Kommunes Sygefraværspolitik, som kan ses på GUFI. På 5. sygefraværsdag kontakter nærmeste leder medarbejder for at bevare den gode dialog og i samråd finde en løsning, der kan støtte den sygemeldte i tilbagevenden til arbejde. Der henvises til Guldborgsund Kommunes Sygefraværspolitik, som kan ses på 5

6 GUFI. Hvem skal herudover informeres? Områdeplanlæggeren har ansvaret for, at sygemeldingen informeres videre til Administrationen via mail til og med cc. til Teamleder for ejendomsdrift allerede samme dag som sygemeldingen indgår. Administrationen sørger for registrering i Personalesystemet. NÅR DU ER RASK IGEN! Hvornår og til hvem? Du raskmelder dig til Områdeplanlæggeren/lederen senest samme dag, som du vender tilbage igen. Områdeplanlæggeren har ansvaret for, at sygemeldingen informeres videre via mail til fravaerejendomscenter@guldborgsund.dk - og med cc. til Teamleder for ejendomsdrift. Administrationen sørger for registrering i Personalesystemet. I øvrigt henvises til Guldborgsund Kommunes sygefraværspolitik På GUFI FORMÅL: Er at sikre det sunde arbejdsmiljø for den enkelte medarbejder og forebygge eventuelle arbejdsmiljø relateret sygefravær. FERIE Der skal være bemanding til at løse de nødvendige opgaver hele året. Ferieønsker skal aftales/mailes med nærmeste områdeplanlægger eller nærmeste leder. Medarbejder indberetter selv ferien i Clickit og Områdeplanlægger godkender afholdt ferie i Clickit. Medarbejder har ansvar for at få afviklet ferien inden for ferieåret. Det anbefales at man afholder den ordinære ferie inden man begynder at bruge af 6. ferieuge. 6

7 6. FERIEUGE 6. ferieuge skal aftales med nærmeste Områdeplanlægger eller nærmeste leder. Medarbejder indberetter selv ferien i Clickit og Områdeplanlægger godkender afholdt ferie i Clickit. Hvis man ikke når at få afholdt 6. ferieuge, inden ferieåret er slut, overføres timerne automatisk fra 6. ferieuge til næste ferieårs almindelig ferie saldo. Hvis man ønsker at få udbetalt 6. ferieuge, skal man søge dette inden 1. oktober i ferieåret, for den bliver udbetalt i maj måned næste år. OBS 6. ferieuge bliver stående på lønsedlen indtil den er udbetalt. Ansøgningsblanket findes i blanketsystemet på GUFI. OMSORGSDAGE Kommunalt ansatte, har ret til to omsorgsdage pr. kalenderår pr. barn. Retten gælder til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år - dvs. der kan opnås omsorgsdage til børn i alderen fra og med 0. kalenderår til og med 7. kalenderår. Anmodning om afholdelse af omsorgsdage skal varsles så tidligt som muligt. Ikke afholdte omsorgsdage bortfalder ved kalenderårets udløb. Der er dog ret til at få overført ikke afholdte omsorgsdage fra det kalenderår, hvor barnet er født/modtaget til det næstfølgende kalenderår. SENIORDAGE Antal seniordage afhænger af overenskomsten, hvis du er i tvivl tal med din TR eller Løn & Personale. Den ansatte skal så tidligt som muligt varsle, hvornår vedkommende ønsker at holde sine seniordage. Det varslede tidspunkt skal imødekommes, medmindre arbejdets udførelse hindrer dette. Retten til seniordage kan konverteres til enten bonus eller pension. En ansat, der ønsker sin ret til seniordage konverteret til bonus eller pension, skal give sin leder besked herom senest den 1. oktober. Vælger den ansatte at seniordagene skal konverteres til bonus eller pension, skal blanketten - Seniordag konverteret til bonus eller pension - udfyldes. Lederen videresender til Løn & Personale. Ikke afholdte seniordage bortfalder ved kalenderårets udløb. FLEX/OVERTID Ansvarlige Den enkelte medarbejder er ansvarlig for registrering af egen tid samt overholdelse af flexregulativet. Lederen har det overordnede ansvar for at flexregulativet efterleves. Hvor meget kan der opspares af overtid/flex. Procedure aftalt med tillidsrepræsentanter på møde Man må have op til 50 timers overtid. Alt over 50 timer, skal der ligge en plan for hvornår det afholdes, inden for kort tid derefter. 7

8 Procedurer for afholdelse af overtid er følgende: Man sender en mail til sin Områdeplanlægger med C.C til Søren A eller Allan, om sit ønske til afholdelse af flex. Områdeplanlægger vurderer, om det kan passe ind i driften, uden at det giver et større gener for kollegaerne og at vi stadig kan løse vores driftsopgaver, og melder så retur om det er ok, med C.C til Søren eller Allan. FASTE FRI- OG HELLIGDAGE FOR DRIFTSPERSONALE I ECG Nytårsdag Skærtorsdag Langfredag Påskedag 2. Påskedag Store Bededag Kristi Himmelfartsdag Pinsedag 2. Pinsedag Grundlovsdag Juleaftensdag 1. juledag 2. juledag Grundlovsdag kan evt. byttes til en anden dag, hvis dette aftales med en områdeplanlægger eller teamleder. SIKKERHEDSREGLER Medarbejder får udleveret det nødvendige arbejdstøj og værnemidler i forhold til opgaven. Dette aftales med nærmeste områdeplanlægger/leder. RETNINGSLINJER VED BRUG AF MASKINER OG VÆRKTØJ Medarbejder instrueres eller får relevante kurser inden brug af maskiner og værktøjer. RETNINGSLINJER EFTER BRUG AF MASKINER OG VÆRKTØJ Alt materiel rengøres og klargøres efter brug. Misligholdelse af maskiner og køretøjer, manglende vask, samt, forkert brug kan i gentagende tilfælde medføre en skriftlig advarsel. ULYKKER Ved alvorlige ulykkestilfælde skal det indberettes til Arbejdsskadestyrelsen. Nærmeste leder kontaktes. Er der tvivl om sikkerhedsreglerne, så spørg arbejdsmiljørepræsentanten eller nærmeste leder. VOLD, TRUSLER OG CHIKANE Guldborgsund Kommune vil på ingen måde acceptere, at medarbejderne udsættes for overgreb fra borgerne hverken trusler, vold, chikane eller hærværk. Den daglige leder har ansvaret for de ansattes sikkerhed og er ansvarlig for, at der iværksættes forebyggende foranstaltninger og at der er en plan for håndtering a trusler og vold når det sker. Det skal være trygt at gå på arbejde i Guldborgsund Kommune. Vurdér risikoen ved alene arbejde og hvornår der skal være 2 medarbejdere til bestemte 8

9 opgaver. Alle medarbejdere informeres om de udarbejdede retningslinjer og kriseplan. Vurder behovet for uddannelse i form af konflikthåndteringskursus, psykisk/fysisk førstehjælp, nænsom nødværge og evt. selvforsvar m.m. til udvalgte medarbejdere samt opfølgning heraf. UNDER ARBEJDET Argumenter/diskuter ikke med borgeren, hvis en situation er ved at opstå. Overvej nøje din tilgang - verbalt, nonverbalt og ekstra verbalt til borgeren. En konflikt kan både tales op og ned - Du/jeg sprog. Bevar roen og hold hovedet koldt - Brug konfliktnedtrappende kommunikation. Tag bestik af situationen og i hvilken retning den bevæger sig. Overvej om man skal/kan trække sig fra konflikten og derved stoppe situationen. Tilkald hjælp fra kollegaer, hvis du føler dig truet. Anvend nødvendige hjælpemidler - tilkaldealarmer, trykalarmer etc. GENERELLE RETNINGSLINJER Vurder om der skal alarmeres Alarm 112, politi, alarmselskab mv. Hvem tager imod politi/alarmselskab og guider dem frem? Kontakt ansvarlig leder Yd førstehjælp til medarbejdere, der har været udsat for vold Yd førstehjælp til vidner til vold og andre berørte Tag kontakt til personaletjenesten, psykolog, læge etc. Underret familie eller andre, så involverede ikke lades alene det første døgns tid Skærm af og find et egnet og trygt sted Luk eventuelt for adgang Skab klarhed over situationen - sammen Kommuniker ud til relevant interessenter og bearbejd hændelsen Evt. underrette/orientere medarbejdere der ikke var på arbejde den pågældende dag OPFØLGNING 1. Hjælp til den voldsramte 2. Registrering af trusler og vold 3. Opfølgende møde 4. Personalemøde 5. Arbejdsskadeanmeldelse og forsikring 6. Politianmeldelse 7. Konsekvenser for truende/voldlige borgere/bruger 8. Risikovurdering af voldelige eller truende borgere/bruger Henvises til Politikker og vejledninger på GUFI Trusler og vold. RETNINGSLINJER VEDR. MISBRUG AF ALKOHOL, PILLER O.LIGN. Ingen medarbejder må være påvirket i arbejdstiden. Alt viden om misbrug SKAL meddeles til nærmeste leder, der skal følge op på henvendelsen. Lederen skal kontakte professionel hjælp til medarbejderen for at fastslå, om den enkelte bør indgå i behandling. Misbrug medfører en skriftlig advarsel. Afbrudt behandling for misbrug medfører øjeblikkelig opsigelse. ALKOHOLPOLITIK Der må ikke nydes alkohol i arbejdstiden. 9

10 RYGEPOLITIK Guldborgsund kommune har indført Røgfri arbejdstid for alle ansatte i Guldborgsund kommune. Røgfri arbejdstid betyder, at man ikke må ryge i den tid, man er på arbejde = den tid man får løn for. Henvises til folder på GUFI Røgfri arbejdstid. Guldborgsund Kommune tilbyder gratis rygestop kurser. TILLIDSREPRÆSENTANTER Jens Holst FTR Ejendomscenteret og i driften Henning Vendelbo Petersen TR i driften Ove Urban Pedersen TR i driften Torben Aalborg TR Rådhusservice og Rådhus kantinerne Andy Rasmussen TR Konstruktørforeningen Jette La Fontaine TR Teknisk landsforbund Nina Poulsen TR HK er rådhuset ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANTER Klaus Hansen AMR i driften Henning Vendelbo Petersen AMR i driften Benny Larsen AMR i driften Malene Håkonsen AMR Rådhus kantinerne og Rådhusservice Ellen Berg-Sonne AMR Ejendomscenter Rådhus MEDARBEJDERTILBUD TIL MEDARBEJDER I GULDBORGSUND KOMMUNE Som en del af Guldborgsund Kommune er vi omfattet af firmaaftaler med en række motionscentre om rabatter og billigere kontingenter, se mere på GUFI - MEDARBEJDERTILBUD KOMMUNENS FERIEFOND Kommunens Feriefond administrerer et antal feriehuse, som kan lejes af kommunens ansatte. Yderligere information finder du på GUFI (Guldborgsund Fælles Intranet) EJENDOMSCENTERETS PERSONALEFORENING Ejendomscenter Guldborgsund har en personaleforening med følgende formål: At skabe god kontakt mellem alle personalegrupper At samle medlemmerne om fælles interesser og faglig, kulturel og / eller selskabelig karakter Indmeldelse og pris, spørg din områdeplanlægger. 10

11 Kopi fra GUFI RETNINGSLINJER FOR TJENESTEFRI MED LØN I GULDBORGSUND KOMMUNE Det er medarbejders og leders ansvar at holde øje med om der er sket ændringer på GUFI Guldborgsund Kommune har prioriteret at arbejde efter principperne for værdibaseret ledelse og med udgangspunkt i værdierne åbenhed og tillid. Det betyder, at der frem for faste regler og facitlister i høj grad lægges vægt på dialog og gensidig forståelse mellem ledere og medarbejdere, når der skal tages stilling til, om der kan ydes tjenestefrihed fra tjenesten og i hvilket omfang i de konkrete situationer. For at få en værdibaseret virksomhed til at lykkes, kræver det, at både ledere og medarbejdere er opmærksomme på og interesserede i i fællesskab at skabe rimelige arbejdsforhold samtidig med et konstant fokus på de resultater, som kommunen ønsker at opnå. Lederen har ansvaret Lederen har ret og pligt til at vurdere den enkelte anmodning om tjenestefrihed konkret og individuelt og i forståelse for medarbejderens aktuelle situation. Fraværets omfang I de tilfælde, hvor det ikke præcist er angivet, hvor meget frihed, der kan ydes, er det op til den enkelte leder i dialog med medarbejderen at vurdere omfanget af fraværet. Da medarbejderne er arbejdspladsens vigtigste ressource, er det vigtigt at vurderinger og afgørelser træffes ved at indtænke det hele menneske og vise imødekommenhed ud fra et helhedssyn og med værdierne i erindring. Fleksibilitet I situationer, som er udover de, der er nævnt herunder skal lederen ud fra samme helhedssyn udvise fleksibilitet og give medarbejderen mulighed for at anvende Flex, afspadsering, ferie, tjenestefri uden løn, omlægning af arbejdstid m.v. En aftale om frihed bygger på en dialog mellem leder og medarbejder og i gensidig forståelse for de arbejdsmæssige forhold. DER YDES TJENESTEFRIHED PÅ DAGEN VED NEDENSTÅENDE BEGIVENHEDER: Eget jubilæum 25, 40 eller 50 år Egne runde fødselsdage 20, 30, 40, 50, 60 og 70 år Bryllup Eget, børns og stedbørns Kobber-, Sølv- og Guldbryllup Eget Sølv-, Guld-, Diamant- og Krondiamantbryllup Forældres og svigerforældres Dåb og Konfirmation Egne børns og stedbørns Fødsel Faders/samlevers deltagelse ved barns fødsel Særlige omstændigheder Såfremt særlige omstændigheder gør sig gældende, kan tjenestefriheden lægges en anden dag i nær tilknytning til begivenheden og efter aftale med lederen. 11

12 SITUATIONER, DER LIGGER UD OVER DISSE BEGIVENHEDER I nedenstående situationer gives frihed i rimeligt omfang. En aftale om frihed bygger på en dialog mellem leder og medarbejder og i gensidig forståelse for medarbejderens aktuelle situation og de arbejdsmæssige forhold. Donor Frihed i rimeligt omfang gives til donortjeneste. Dødsfald eller begravelse Ved dødsfald og begravelse i den ansattes nærmeste familie gives frihed i rimeligt omfang. Akut sygdom eller ulykke Når tvingende årsager som sygdom eller ulykke i den nærmeste familie gør det nødvendigt, at den ansatte er til stede øjeblikkeligt gives frihed i rimeligt omfang. Herudover henvises til lovgivning og Aftale om fravær af familiemæssige årsager (KL og KTO). Egen og/eller børns konsultation og/eller behandling på sygehus, hos læge, speciallæge, tandlæge, psykolog, fysioterapeut, kiropraktor og jordemoder Konsultation og/eller behandling skal så vidt muligt planlægges uden for normal arbejdstid. Er dette ikke muligt, gives frihed i rimeligt omfang. Ved børn forstås børn under 18 år. Undervisning, kurser og møder Hvor det ikke fremgår af overenskomst/aftale gives frihed til undervisning, kurser, møder m.v. efter aftale med nærmeste leder. Som udgangspunkt medregnes den reelle tid til arrangementet inkl. transporttid, dog maksimalt op til normal arbejdstid for en fuldtidsansat. For deltidsansatte kan tjenesten omlægges. Det forudsættes, at spørgsmål om medregning i arbejdstiden drøftes konkret med den nærmeste leder. Hensigten er at opfordre til en værdibaseret drøftelse mellem medarbejder og nærmeste leder forinden mødet, kurset, uddannelsen e.l. og dér konkret aftale, hvilket antal timer, der skal medregnes. Eksamen I forbindelse med uddannelse/kurser, som er bevilget af enheden/kommunen gives frihed på eksamensdagen. Herudover kan aftales frihed i rimeligt omfang til f.eks. læsedage før eksamen, opgaveskrivning, interviews eller andet i relation til uddannelsesforløbet. Evaluering Anvisningerne om tjenestefrihed for personale i Guldborgsund Kommune er evalu-eret i Hoved MED-udvalget den 27. august Der var enighed om, at de nu-værende retningslinjer skal fortsætte uændret, indtil en af parterne ønsker ret-ningslinjerne taget op til drøftelse igen. 12

13 ADRESSER OG TELEFONNUMRE Leder af Ejendomscenter Guldborgsund Leder Søren Petersen, Parkvej 37, blok H 1. sal, Nykøbing F., mobil , srpe@guldborgsund.dk Falster Vest og Falster øst, Lolland og Saxenhøj Teamleder for Ejendomsdrift Søren Andersen, Parkvej 37, blok E 1. sal, Nykøbing F., mobil , soand@guldborgsund.dk Falster Syd, Nykøbing Nord, Nykøbing Syd, Rådhusservice, Tværgående Team Teamleder for Ejendomsdrift Allan Wriedt, Parkvej 37, blok E 1. sal, Nykøbing F, mobil , awr@guldborgsund.dk Rådhus Kantinerne Leder Marianne Clausen, Parkvej 37, blok E st., Nykøbing F, mobil , mhk@guldborgsund.dk Project & Byggeri Leder Marianne Heyn Thøgersen, Parkvej 37, blok E 1. sal, Nykøbing F, mobil , mat@guldborgsund.dk Administration Administrationskoordinator Marlene Friis, Parkvej 37, blok D 1. sal, Nykøbing F., mobil , mfn@guldborgsund.dk Ejendomsadministration Faglig koordinator Steen Andersen, Parkvej 37, blok D 1. sal, Nykøbing F., mobil , stan@guldborgsund.dk 8 DIN DIREKTE VEJ TIL VORES PORTAL ER: GULDBORGSUND.DK/EJENDOMSCENTER GULDBORGSUND KOMMUNE PARKVEJ NYKØBING FALSTER TLF