Retningslinjer for håndtering af sygefravær i Tårnby Kommune

Transkript

1 Retningslinjer for håndtering af sygefravær i Tårnby Kommune Oktober 2011 Side 1

2 Retningslinjer for håndtering af sygefravær i Tårnby Kommune Tårnby Kommune ser sygefravær som et fælles ansvar og fælles anliggende mellem ledelse og medarbejdere. Kommunens mål er at nedbringe sygefraværet, idet et stort sygefravær kan betyde dårligere service overfor borgere/brugere. Samtidig kan et stort sygefravær udvikle sig til en belastning for kolleger, som evt. må påtage sig ekstra opgaver. Tårnby Kommune har med afsæt i de almindelige regler for sygefravær udformet sin sygefraværspolitik, så den bedst muligt fremmer en fælles forståelse og åbenhed omkring sygefraværet. Tårnby Kommunes sygefraværspolitik skal sikre, at vi bedre kan tage hånd om sygefraværet, bedre kan fastholde en kollega i jobbet, bedre kan skabe en god arbejdsplads, til gavn for både os selv og borgerne. Sygefravær kan ramme os alle. Sygefravær er legitimt. Sygefravær er uundgåeligt på en arbejdsplads. Ledelse Privatliv Sygefravær Borgeren / Opgaven Kollegaer Sygefravær påvirker privatlivet. Sygefravær påvirker kollegaer. Sygefravær påvirker ledelse. Sygefravær gør det vanskeligere at yde en god borgerservice / at løse opgaven. Omvendt kan sygefravær skyldes: Forhold i privatlivet. Mistrivsel i forhold til kolleger. Mistrivsel i forhold til ledelsen. For mange arbejdsopgaver. Holdning til sygefravær på arbejdspladsen. Som det ses, påvirkes mange forhold af sygefravær, og sygefravær kan opstå på grund af mange forskellige forhold. Der vil kunne nævnes en række andre faktorer for opståen/ følger af sygefravær, udover de nævnte. Når sygefravær er en så mangeartet størrelse, må der være retningslinjer, færdselsregler, der bedst muligt forhindrer sygefraværets opståen eller minimerer virkningerne heraf. Desuden kan gældende holdninger til fravær og dets omfang være nødvendigt at bearbejde. Side 2

3 Hvem er omfattet? Alle ansatte i Tårnby Kommune. Når du bliver syg: Hvem melder du dig syg til? Hvornår? Hvor registreres det, at du er syg Sygefravær meldes til din nærmeste leder Sygefravær meldes hurtigst muligt til din arbejdsplads. På alle arbejdspladser er der retningslinjer for, hvornår fravær skal meldes. Din leder udfylder en sygemelding og registrerer fraværet elektronisk. Under dit sygefravær: Årsag til sygefravær Sygefravær er legitimt fravær. Fravær påvirker dog driften og arbejdspladsen, hvorfor alle har en fælles interesse i at minimere fraværet. For at lederen kan tage hånd om sygefraværet og tilbyde en relevant hjælp, kan oplysning til din leder om årsag til fraværet være en fordel for både dig og din leder. Du er dog ikke forpligtet til at fortælle, hvad du fejler. Oplysningen er fortrolig mellem dig og din leder, medmindre andet aftales. Fraværets længde Ud fra omstændighederne drøfter din leder og du fraværets forventede længde af hensyn til dine arbejdsopgaver og den fremtidige planlægning. Korterevarende fravær Du skal kontakte arbejdspladsen efter en weekend, såfremt fraværet fortsætter. Det vil forbedre arbejdspladsens mulighed for at tilrettelægge arbejdet. Langtidsfravær Lederen aftaler med dig, hvornår du igen skal orientere arbejdspladsen om fraværets forventede længde, eller hvornår lederen kontakter dig igen. Varetagelse af dit job under dit fravær I det omfang sygdommen ikke forhindrer det, er du ansvarlig for at oplyse lederen om opgaver, der ikke kan afvente din raskmelding. Din leder er ansvarlig for, at andre overtager disse opgaver. Du er ansvarlig for at oplyse din leder om mødeaftaler m.m., der skal udføres af andre eller aflyses. Side 3

4 Din leder er ansvarlig for, at din kalender opdateres. Din leder er ansvarlig for, at din telefon (eventuelt) omstilles. Såfremt det er foreneligt med dit sygefravær, må du være indstillet på, at din leder - i helt specielle tilfælde - kan kontakte dig telefonisk, såfremt det er tvingende nødvendigt for at kunne løse en opgave. Mulighedserklæring /friattest Ved sygdom af længere varighed, skal du enten udarbejde en mulighedserklæring sammen med din leder eller du skal aflevere en friattest. Anmodning om at I udarbejder en mulighedserklæring, eller at du afleverer en friattest, kommer fra din leder. Din leder kan også, mens du er rask, anmode om en mulighedserklæring, hvis det er relevant. Mulighedserklæringen skal vurderes af din læge. Friattesten fås hos din læge. Mulighedserklæringen/friattesten afleveres til Organisations- og Personaleafdelingen, som formidler den videre til din leder. Tårnby Kommune som arbejdsgiver betaler for mulighedserklæring/friattesten. Kommunen kan kræve friattest, når forholdene taler for det. Det kan f.eks. være dokumentation for anmodning om erstatningsferie. Dialog mellem arbejdspladse n og den sygemeldte medarbejder ved gentagne tilfælde af sygefravær Lederen er ansvarlig for tidligst muligt at indlede en dialog med medarbejderen om sygefraværsårsager, der relaterer sig til arbejdspladsen, og medarbejderen er forpligtet til at være åben omkring forholdene og kan også selv tage initiativ til en drøftelse. Medarbejderen kan således forvente at blive indkaldt til samtale som sygemeldt. Lederen er ansvarlig for, sammen med medarbejderen, at udarbejde handlingsforslag til løsning af det gentagne sygefravær. Ønske om en drøftelse kan ikke afvises af hverken leder eller medarbejder. Lederen skal også være åben overfor en samtale om andre forhold, som midlertidigt kan påvirke medarbejderens arbejdsindsats. Forhold som arbejdspladsen så vidt muligt bør tage hensyn til, sådan at egentligt sygefravær kan undgås. Formål med samtale og emner til drøftelse Fraværssamtalen skal afdække, om der er forhold, der påvirker fraværet, som enten leder eller medarbejder har indflydelse på at ændre. Formålet med samtalen er at minimere fraværet og sikre, at medarbejderen kommer tilbage på arbejde hurtigst muligt. Dagsordenen for samtalen skal være kendt af medarbejder ifm. indkaldelse til samtale om fravær. Følgende emner kan drøftes til en samtale: Hvad kan arbejdspladsen evt. gøre for at hjælpe? Kan der ske ændringer ved jobbet/arbejdspladsen? Hvad kan du selv gøre for at fraværet falder/forebygges? Side 4

5 Handlingsplan hvem gør hvad, og hvornår? Hvornår skal der ske opfølgning? At højt fravær/hyppigt fravær kan få ansættelsesmæssige konsekvenser. Når du er rask igen: Raskmelding Når du møder på job igen, skal du underskrive en raskmelding. Barns sygdom: Barns sygdom Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis o barnet er under 18 år, og o har ophold hos den ansatte, og o fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og o det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. I vurderingen om der gives tjenestefrihed indgår hensynet til, at arbejdspladsen skal kunne fungere. Tjenestefrihed ifm. barns 1. og 2. sygedag er således ikke en ret medarbejderen har, men en mulighed. Tjenestefriheden gives med den forudsætning, at medarbejderen får tid til at finde anden pasning. Er der behov for barns 2. sygedag kontaktes lederen på ny. Meddelelse om barns sygdom Gives på samme måde som ved din egen sygdom. Tilskadekomst under arbejdet Skal omgående indberettes til din leder og af din leder både til Arbejdsmiljøgruppen og via ISAP systemet til arbejdsskadesstyrelsen og forvaltningen. Dialog under fravær: Kriterier for afholdelse af fraværssamtaler Håndtering af fravær giver ofte anledning til debat. Derfor er det vigtigt, at de redskaber man benytter er kendte, forståede og accepterede på arbejdspladsen. Det er den enkelte leder der skal tage hånd om den sygemeldte medarbejder, og i systematiske samtaler have en åben dialog om årsager, konsekvenser, mulighed for iværksættelse af foranstaltninger, men samtidig om at fravær også kan føre til afskedigelse. Side 5

6 Tårnby Kommune har opstillet en række kriterier for, hvornår der skal afholdes sygefraværssamtaler. Kriterierne er udtryk for at fravær, der når disse grænser, opleves som hyppigt eller omfattende, og dermed er problematisk i forhold til driften. Der skal som minimum afholdes fraværssamtaler, når følgende kriterier er opfyldt: Flere korte fraværsperioder, det vil sige 4 inden for 12 måneder. Et sammenhængende fravær på mere end 1 uge. Flere end 10 dages fravær inden for 12 måneder. Erfaringer i arbejdet med sygefravær viser, at en god og jævnlig kontakt med arbejdsstedet er afgørende for at medarbejdere kommer tilbage hurtigst muligt og at ansatte kan fastholdes. Samtidig har det vist sig, at det er vigtigt både for ledelsen og medarbejderne, at ledelsens ansvar for en løbende dialog er accepteret af medarbejderne og at der er ensartede retningslinjer for samtlige arbejdspladser i kommunen. Samtalerne kan have forskellige formål ligesom deltagerkredsen kan variere alt efter hvor langvarigt fraværet har været. Som hovedregel vil nedenstående retningslinier være gældende, det skal dog bemærkes, at det i særlige situationer kan være hensigtsmæssigt at afholde samtaler tidligere og/eller i et større omfang end det ovenfor fastsatte. Dialog mellem leder og medarbejder Dialog Formål Ansvarlig Øvrige deltagere Tidspunkt Opfølgning Telefonisk kontakt til leder Omsorgssamtale Omsorgssamtale. Afholdes under fravær Varighed/evt. opgaver der skal videregives Nedbringelse af korterevarende fravær Tilbagevenden/ fastholdelse Tilbagevenden/ fastholdelse Afklaring af arbejdsevne medarbejder leder leder leder leder Evt. tillidsrepræsentant Statussamtale. Kan afholdes både i fraværs- og raskmeldingssituationer Individuel dialogsamtale Tillidsrepræsentant og evt. bopælskommune Evt. personaleafdeling, tillidsrepræsentant og bopælskommune Ved sygemelding. Retningslinjer herfor findes på den enkelte arbejdsplads 4. periode inden for 12 måneder Evt. tillidsrepræsentant Sammenhængende fravær på mere end 1 uge og inden 4 uger fra 1. fraværsdag Fravær på mere end 10 dage inden for 12 mdr. Ved tilbagevenden efter langvarigt fravær ud over 2 uger evt. efter 8 dage Senest efter 3 og 6 måneder Handlingsplan drøftes Handlingsplan drøftes Individuel Dokumentation ved Side 6

7 dialog om fravær Foranstaltninger ifm. sygefravær Der skal udarbejdes referat af samtalerne. Referatet underskrives af både leder og medarbejder. Referaterne opbevares i personalesagen, evt. kopier skal opbevares betryggende på arbejdspladsen. Formålet med den tætte dialog om fravær er at afdække eventuelle problemstillinger i forhold til den sygemeldte, f.eks. om fraværet har helbredsmæssige, personlige arbejdsmæssige eller sociale årsager. En del årsager kan muligvis afhjælpes eksempelvis ved at arbejdspladsen i en periode tager særligt hensyn, ved at der gives lederstøtte i dagligdagen eller evt. ved etablering af fleksjob. Lider en person af en kronisk lidelse eller er der på anden vis udsigt til fravær på minimum 10 fraværsdage indenfor 12 måneder med den samme sygdom, kan en 56-aftale være relevant. Delvis genoptagelse af arbejdet efter længere tids sygdom er en mulighed, hvis lægen tilråder det, og det kan imødekommes på arbejdspladsen. En aftale om delvis genoptagelse af arbejdet skal bekræftes af Organisations- og Personaleafdelingen. Forudsætningen for en god arbejdsplads med et lavt sygefravær er, at der er en gensidig tillid mellem ledelse og medarbejdere, og en fælles interesse i at få undersøgt årsagerne, hvis en institution oplever et øget fravær eller institutionens fravær i forhold til sammenlignelige institutioner ligger højt. Et øget fravær kan ligesom en stor personaleomsætning være begrundet i manglende trivsel på arbejdspladsen. Men det er samtidig en årsag, den enkelte institution ofte selv kan gøre noget for at afhjælpe. Her kan Trivselsundersøgelsen/den psykiske APV være en metode til at afdække evt. problemer omkring manglende trivsel på arbejdspladsen. Den løbende opfølgning på Trivselsundersøgelsen bør anvendes til at bedre trivselen, hvilke ligeledes kan give en positiv effekt i forhold til at nedbringe sygefraværet. Lederen skal være opmærksom på de faresignaler den enkelte medarbejder sender omkring manglende trivsel på arbejdspladsen - faresignaler der kan føre til et øget sygefravær. Følgende forhold kan bl.a. fremme trivslen på arbejdspladsen: Oplevelse af at man gør en positiv forskel. Ansvar og medindflydelse. Sammenhæng mellem krav og kvalifikationer. Gode relationer mellem ledere og medarbejdere. I "Retningslinjer for identificering, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress", samt i "Retningslinjer for Tårnby Kommunes indsats for at identificere, forebygge og håndtere vold, trusler om vold, mobning og chikane" findes desuden forslag til, hvad der kan sættes fokus på for at fremme trivslen. Retningslinjerne findes på Tårnby Kommunes intranet. Side 7

8 Sygefraværsstatistik Jf. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne, skal ledelsen på institutioner m.v. årligt fremlægge institutionsbaseret sygefraværsstatisik for det lokale samarbejdsudvalg. Hvis et sådan ikke findes, skal sygefraværsstatistikken præsenteres for medarbejderne på arbejdspladsen. Sygefraværsstatistikkerne vil kunne trækkes fra KMDs system Opus. En gang årligt i 1. kvartal udtrækker Organisations- og Personaleafdelingen statistikker, der sammenligner på institutionsniveau indenfor samme område f.eks. alle plejehjemmene på ældreområdet o.lign. For hvert område udvælges et antal arbejdspladser/institutioner med det højeste fravær, som kontaktes med henblik på at få drøftet initiativer til nedbringelse af sygefravær. Revidering af retningslinjer Forvaltningerne skal en gang årligt drøfte foranstaltninger ifm. sygefravær med henblik på at sikre en hensigtsmæssig håndtering af sygefraværet. Side 8

9 BILAG til Retningslinjer for håndtering af sygefravær i Tårnby Kommune Som tillæg til kommunens egne sygefraværsretningslinjer skal kommunen som arbejdsgiver overholde krav om samtale og dokumentation ifm. langtidsfravær jf. Lov om sygedagpenge. Samtale ifm. langtidsfravær Inden 4 uger fra 1. fraværsdag skal nærmeste leder afholde en sygefraværssamtale. Nærmeste leder skal afholde sygefraværssamtaler/omsorgssamtaler med alle sygemeldte medarbejdere dvs. ligeledes med deltidsansatte. Har medarbejderen to ansættelser, og er sygemeldt i begge stillinger, skal begge ledere, hvis sygemeldte har to forskellige, afholde en sygefraværssamtale. Krav til sygefraværssamtalens afholdelse Bliver en medarbejder sygemeldt i sin opsigelsesperiode, og vedkommende skal fratræde inden 8 uger efter 1. fraværsdag, skal nærmeste leder ikke indkalde til en sygefraværssamtale. Dette skyldes, at samtalen skal være fremadrettet med henblik på at fastholde medarbejderen i jobbet, og dette er udelukket i forbindelse med en opsigelse. Samtalen skal som udgangspunkt være personlig. Hvis sygdommen ikke giver mulighed for en personlig samtale (eks. grundet hospitalsindlæggelse eller medarbejderen er alvorligt syg, og vedkommende kan ikke møde op på arbejdspladsen), holdes samtalen så vidt mulig telefonisk. Hvis telefonisk samtale ikke er mulig, holdes der ikke samtale før efter 4 uger fra 1. fraværsdag, hvis situationen der er ændret, således at en samtale kan gennemføres. Indberetning til medarbejderens bopælskommune skal ikke ske i dette tilfælde se mere herom under næste afsnit. Organisations- og Personaleorganisationen orienteres i denne situation. Dokumentation for afholdt samtale Senest 4 uger fra 1. fraværsdag skal nærmeste leder meddele medarbejderens bopælskommune, hvornår samtalen har været afholdt, og om der er udsigt til fravær over 8 uger. Desuden skal lederen oplyse, om delvis raskmelding er en mulighed, og i givet fald, hvornår medarbejderen forventer at kunne genoptage arbejdet delvist. Lovgivningen er rettet imod langtidsfravær, og kravet om indberetning er opfyldt ved indberetning af informationer vedr. sygefraværssamtale, der berører fravær over 3 uger. Side 9

10 Indberetning sker via DP 333 eller via Virk.dk (kræver digital medarbejder signatur). Fastholdelsesplan Ved længerevarende sygdom over 8 uger kan medarbejder anmode om en fastholdelsesplan. Lederen kan, hvis der er forhold, der byder dette, afslå at udarbejde en fastholdelsesplan. I givet fald skal afslaget gives skriftligt med kopi til Organisations- og Personaleafdelingen. Bopælskommunens kontakt til arbejdsgiver I forbindelse med den første samtale med den sygemeldte, som medarbejderens bopælskommune afholder inden 8 uger efter den 1. fraværsdag, vil medarbejderens bopælskommune kontakte arbejdspladsen. Formålet er en dialog om arbejdspladsens muligheder for, at den sygemeldte helt eller gradvis kan vende tilbage til sit job. Jobcenter Tårnby kontakter Organisations- og Personaleafdelingen. Side 10