FAXE KOMMUNES NÆRVÆRSPOLITIK. Bilag 1. Diskussionsoplæg til understøttelse af nærvær 2. Retningslinje for sygefraværet

Transkript

1 FAXE KOMMUNES NÆRVÆRSPOLITIK Bilag 1. Diskussionsoplæg til understøttelse af nærvær 2. Retningslinje for sygefraværet 1. INDLEDNING Faxe Kommunes nærværpolitik er en del af Faxe Kommunes Personalepolitik, og skal ses i tæt sammenhæng med retningslinjen for trivsel og stresshåndtering. Nærværspolitikken afløser sygefraværspolitikken. Nærværspolitikken skaber en overordnet ramme for, hvordan vi arbejder med at sikre en høj grad af nærvær på den enkelte arbejdsplads. Det øgede fokus skal sikre, at ansatte undgår sygdom eller mistrivsel på grund af arbejdsrelaterede forhold. Derfor er et godt arbejdsmiljø på den enkelte arbejdsplads vigtigt. Nærvær skal i den forbindelse forstås bredt, og ikke alene omhandle fremmødet på arbejdspladsen. Det handler om trivsel for ledere og medarbejdere i deres stillinger. Derfor er det vigtigt at have et vedvarende fokus på arbejdspladsens trivsel, så man forebyggende kan gribe ind, hvis der opstår udfordringer. Trivsel skal forstås som både den sociale trivsel i medarbejdergruppen, mellem lederen og medarbejdere samt den enkeltes trivsel i forhold til sine arbejdsopgaver. Nærværspolitikken har et to-delt fokus, hvor der skal kigges både på arbejdspladsens mulighed for at forebygge sygefravær, samtidig med at lederen og medarbejderne får aftalt spilleregler for, hvordan der følges op på sygefravær. Samtidig skal der opretholdes fokus på arbejdspladsen som helhed og på den enkelte medarbejders trivsel Formål. Formålet er at styrke nærværet for alle ledere og medarbejdere på arbejdspladsen. Samt give lederen værktøjer til at arbejde med medarbejdernes sygefravær Mål. Målet med at fokusere på forebyggelse er: At arbejdspladsen forebygger det fravær, der skyldes arbejdsrelaterede forhold At der arbejdes med, hvordan vi behandler hinanden respektfuldt på arbejdspladsen Målet med at fokusere på sygefraværet for den enkelte medarbejder er: At klarlægge, hvorledes lederen på arbejdspladsen kan støtte en sygemeldt medarbejder, i at vende hurtigt tilbage på til arbejdet Afklare hvordan kollegaerne kan støtte op omkring en tilbagevendt medarbejder 1

2 Det gode arbejdsmiljø er et fælles ansvar for både leder og medarbejdere, såvel individuelt og som gruppe. Trivsel skabes sammen på arbejdspladsen, for kun gennem ejerskab, kan der opstå en kultur, der understøtter trivslen, og hvor man kan tale om de problemer og udfordringer, der påvirker medarbejderne på en arbejdsplads. Både for den enkeltes velbefindende, og for at undgå, at der skabes mistrivsel, som kan ende i sygefravær. Derfor indeholder bilag 1 et oplæg til, hvordan I kommer i gang med dialogen omkring forebyggelse. Trivsel og nærvær for den enkelte medarbejder er det oplagte tema i forbindelse med den årlige MUS-samtale. Afholdes GRUS-samtaler i stedet, er teamets trivsel og nærvær et oplagt tema Viden. Vi ved: At jo længere tid en medarbejder er væk fra sin arbejdsplads, jo sværere er det at komme tilbage til arbejdspladsen. Derfor er det vigtigt, hurtigt at kigge på, hvilke muligheder der er, for at opretholde tilknytning til arbejdspladsen At der op til en langtidssygemelding, typisk er et øget sygefravær, ligesom der ofte har været andre indikatorer. Vi har altså mulighed for at gribe ind, inden den enkelte medarbejder når ud i en langtidssygemelding At trivsel øger både medarbejdertilfredsheden og er med til at forebygge sygefravær og øge produktiviteten 1.4. Processen. MED-udvalget (eller personalemødet med MED-status) er en aktiv del af arbejdet med at skabe nærvær og skabe trivsel. MED-udvalget kan enten lave sin egen model, eller tager udgangspunkt i tankerne om social kapital, eller andre kendte modeller. Det lokale MED-udvalg udarbejder retningslinjer for arbejdet med trivsel og forebyggelse, ligesom man skal for sygefravær. Som bilag til denne politik, er der lavet to bilag, der kan arbejdes ud fra, bilag 1 omhandler forebyggelse og bilag 2 omhandler håndteringen af sygefraværet. MED-udvalget skal sikre, at retningslinjerne tilpasses den enkelte arbejdsplads, så den understøtter en tillidsfuldkultur leder og medarbejder imellem. Der skal skabes medejerskab, som kan understøtte trivslen i det daglige, så det ikke kun er leder, arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten som er tovholder. Der er brug for så mange kulturbærere som muligt, for at skabe en kultur der understøtter en høj trivsel. Som leder og medarbejdere har I et fælles ansvar for arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, da I er forudsætningerne for hinandens arbejdsmiljø. Det er derfor vigtigt, at man til stadighed taler om arbejdsmiljøet åbent og ærligt, både i hverdagen og i MED-udvalget. Dialog er et vigtigt redskab i at skabe trivsel og her 2

3 kan samarbejdet mellem leder, arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten være afgørende. 2. IKRAFTTRÆDELSE Nærværspolitikken er behandlet i Hovedudvalget den xx. xxxxxx 2016 og godkendt af Økonomiudvalget den xx. xxxxxx

4 Bilag 1: DISKUSSIONSOPLÆG TIL UNDERSTØTTELSE AF NÆRVÆR I arbejdet med at skabe trivsel, er det vigtigste værktøj dialog. Det være sig dialog i teamet, på arbejdspladsen eller det aktuelle arbejdsfællesskab. Vi har alle forskellige forudsætninger og måder at gå ind i dialogen på, ligesom der er forskellige erfaringer med dialog. Det er derfor vigtigt, at få lavet et sæt spilleregler for jeres arbejdsplads. I skal være er enige om, hvordan man indgår i en dialog og hvordan man behandler hinanden i en dialog. Foruden lokale spilleregler, skal der også tages en snak om, hvordan vi griber ind, når nogen mistrives på arbejdspladsen. Det kan være via spillereglerne eller ved individuelle aftaler med en kollegial kontaktperson, der kan hjælpe den enkelte medarbejder. Spillereglerne kunne fx tage stilling til: Hvordan taler vi til hinanden? Taler vi om hinanden eller med hinanden? Hvordan forholder vi os til dem, der påvirker trivslen negativt? Hvordan italesætter vi de problemer der opleves? Hvordan udviser vi respekt for hinanden? Hvordan håndterer vi, når spillereglerne overtrædes? Hvordan fordeles opgaver/kurser retfærdigt? Hvad giver os energi? Hvad tager energi? Hvordan forholder vi os, hvis en kollega ikke trives (uanset arbejdsrelateret eller ej)? Hvordan, hvor og hvor ofte italesætter vi arbejdspladsens trivsel? Hvad byder lederen ind med? Hvad byder medarbejderne ind med? Hvordan snakker vi om sygefravær? Hvordan får vi prioriteret tid til at passe på kulturen, fx ved temadage, sociale arrangementer el. lign? En god kultur kræver en investering fra alle. Udover at aftale spilleregler, opfordres den enkelte arbejdsplads til at forholde sig til, om der er andre forhold der kan fremme trivslen. Det kunne være: Massageordning til at håndtere spændinger i muskulaturen Motion/gymnastik til at styrke kroppen og mental sundhed Sociale arrangementer til at styrke de personlige relationer Temadage til at styrke de faglige kompetencer Ergoterapeut til at kigge på arbejdspladsen og arbejdsstillinger for at undgå skader 1

5 Bilag 2: RETNINGSLINJER FOR SYGEFRAVÆR 1. OPFØLGNING PÅ SYGEFRAVÆR For at forankre politikken lokalt, skal alle institutioner/afdelinger udarbejde retningslinjer, som beskriver den lokale håndtering af fravær begrundet i sygdom. Politikken skal indeholde en klar procedure for sygemelding på arbejdspladsen. Hvornår og hvordan tages der kontakt til den enkelte medarbejder ved fravær fra arbejdspladsen. Sygefravær betragtes i ansættelsesretlig henseende som lovligt forfald. De lokale retningslinjer behandles i det lokale MED-udvalg, for at sikre, at lederens kontakt til den sygemeldte ikke kommer som en overraskelse, samt at sygefraværssamtaler ikke bliver forvekslet med tjenstlige samtaler Første fraværsdag. Det er medarbejderen der sygemelder sig, og som hovedregel til nærmeste leder. Lederen indberetter første sygefraværsdag til fraværssystemet eller via vagtplan. Lederen kan bemyndige en anden til indberetningsopgaven. Lederen er forpligtet til at sikre, at fraværsårsagen er angivet korrekt En uges fravær. Efter en uges fravær tager lederen kontakt til medarbejderen, for at drøfte sygefraværet og om der er noget arbejdspladsen kan gøre, for at hjælpe medarbejderen tilbage. Det fremtidige forløb i forhold til kontakt mellem arbejdsplads og medarbejder drøftes. Ved at sætte fokus på den enkelte medarbejders sygefravær, udviser lederen omsorg for den enkelte medarbejder og respekt for medarbejderens betydning for arbejdspladsens funktion, kvalitet og trivsel. Lederen skriver et kort notat om samtalen, som underskrives af begge parter. Notatet ligges på personalesagen. 2. To ugers fravær. Lederen indkalder skriftligt medarbejderen til et møde. I dagsordenen angives, at medarbejderen har mulighed for at tage en bisidder med. Lederen skriver et kort notat om samtalen, som underskrives af begge parter. Notatet ligges på personalesagen. Mulighedserklæring/varighedserklæring kan indhentes af lederen Fire ugers fravær. Lederen tager kontakt til medarbejderen for at følge op på sygefraværet. Der aftales, hvordan den videre kontakt skal foregå, samt hvordan tilknytning til arbejdspladsen bevares bedst muligt. 1

6 Lederen skriver et kort notat om samtalen, som underskrives af begge parter. Notatet ligges på personalesagen Raskmelding. Af hensyn til arbejdstilrettelæggelsen skal raskmelding ske til lederen efter lokal aftale. Lederen indberetter raskmeldingen via fraværssystemet. Ved længere fravær, skal der drøftes en plan for tilbagevenden, både i forhold til arbejdstiden og opgaverne. HR & Løn Afdelingen står til rådighed, for den enkelte leder i forhold til rådgivning og sparring, både i forhold til forebyggelse, social kapital og sygefravær Eventuelt ophør af ansættelsesforholdet. Såfremt en opsigelse i forbindelse med sygefravær kommer på tale, skal der altid foretages en konkret og samlet vurdering. Vurderingen skal tage udgangspunkt i: Medarbejderens sygefraværsforløb Mulighederne for at medarbejderen kan vende tilbage til jobbet på ordinære vilkår Godkendte indstillings- og procedureregler ved ophør af ansættelse skal følges. 2