Introduktion til projektarbejde i Varde Kommune

Transkript

1 Introduktion til projektarbejde i Varde Kommune

2 Indhold 4 Indledning 5 Hvad er et projekt i Varde Kommune? 6 Hvordan kan et projekt organiseres? 12 Hvordan starter man et projekt op? 13 Varde Kommunes projektmodel 14 Projektværktøjer 14 Råd og vejledning

3 Forord Af direktionens strategiplan fremgår det både, at vi skal have fokus på samarbejde og på effekt og produktivitet. For at kunne dette, er det vigtigt at inddrage de rigtige og at videreformidle informationer på en lettilgængelig måde. Derfor lægger vi i direktionen særlig vægt på, at det projektarbejde, som foregår i organisationen er velkoordineret og -planlagt, gennemsigtigt og tilgængeligt. Vi støtter derfor op om, at der skabes de bedste rammer for projektarbejdet både for dem, der skal følge projektarbejdet på sidelinjen, og for dem, som er mere direkte involveret i det. Rammer, der tilsammen, skal være med til at sikre en gelinde vej gennem projektperioden, en god overgang til drift og større sikkerhed for at de fastlagte formål, mål og succeskriterier nås og dermed at projektet giver den forventede merværdi. Projektmaterialet kan også bruges i andre sammenhænge end lige projekter. Eksempelvis ved udviklingstiltag, undersøgelser af problemstillinger eller beskrivelse af et område, med mere. Vi ønsker alle godt projektarbejde! Direktionen ved Varde Kommune

4 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Indledning Projektarbejdsformen er en struktureret måde at løse større og tidsbegrænsede opgaver på I Varde Kommune er projektarbejdsformen og projektledelsen: Baseret på en fælles metode med fælles sprog, organisering og værktøjsblade Effektiv og værdiskabende Nærværende introduktion til projektarbejde i Varde Kommune danner grundlaget for denne arbejdsform. Den er tænkt som en hjælp og støtte i projektarbejdet. Introduktionen henvender sig til alle, der arbejder med projekter både som projektejere, styregruppemedlemmer, projektledere og projektdeltagere samt til personer, der tilhører linjeorganisationen med linjeledere og kolleger. Den giver et komprimeret overblik over rammer og værktøjer for projektarbejde, som kan benyttes alt efter projekternes størrelse. I Varde Kommune arbejder vi med mange forskellige typer af projekter. Det kan eksempelvis være: Bygge- og anlægsprojekter Udviklingsprojekter inden for blandt andet it, HR og byudvikling Politikformulerende projekter Implementeringsprojekter eksempelvis direktionens strategi, visionspolitikerne, nye it-systemer og ny lovgivning Projekterne kan gå på tværs af forvaltninger, afdelinger, og fagligheder. De kan også være med i samarbejde med eksterne parter. De mange faktorer, der spiller ind i projekter, gør, at vi har en pragmatisk tilgang til det at arbejde med projekter. Det er vigtigt at bruge de værktøjer og den organisering, der passer til det konkrete projekt. Som udgangspunkter er der kun ét SKAL dokument projektplanen. Den bruges både, når man er ved at undersøge om den idé man har, har potentiale til at blive et projekt og skal have godkendelse til at arbejder videre med idéen, og når man har et projekt som direktionen/ledergruppen skal godkende eller orienteres om. Den er bygget op, så det ikke er nødvendigt, at alle felter udfyldes hver gang Det er tydeligt, hvad der som minimum skal udfyldes for ledelsesmæssig beslutning Samtidig er det projektlederens tjekliste, som sikrer, at man kommer rundt om hele projektet. 4

5 Hvad er et projekt i Varde Kommune? En afklaring af, hvornår en opgave løses som et projekt, er vigtigt, da der med beslutningen også gives en særlig ramme og vilkår for løsning af opgaven Skaber noget nyt eller ændrer business as usual. Har et klart defineret formål, som er i overensstemmelse med kommunes overordnede strategier og visionspolitikker. Når en opgave defineres som et projekt, kan man med fordel følge principperne i denne introduktion, med de justeringer, som det konkrete projekt fordrer. Det er med til at sikre, at den ekstraordinære investering, som ligger i at gennemføre et projekt, lykkedes og giver merværdi. Det er derfor også vigtigt, at det er direktionen, eller på chef- eller ledelsesniveau, det besluttes om, der er tale om et projekt. Ved beslutningen om, at der er tale om et projekt, lægges der vægt på, at opgaven: Er tidsmæssigt afgrænset, med klart definererede start-og slutpunkter. Har en særlig midlertidig arbejdsform og organisering, som adskiller sig fra den daglige drift. Bygger på et behov for forandring eller et ønske om en fremtidig forbedret tilstand.

6 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Hvordan kan et projekt organiseres? Når man har valgt at løse en opgave, som et projekt, skal der etableres en projektorganisation. Kendetegnet ved projektorganisationen er, at den er midlertidig, at sammensætningen kan ændre sig undervejs og at den fungerer parallelt med linjeorganisationen. Hvert projekt skaber en ny organisation, hvor tidligere vaner og rutiner for en tid sættes ud af kraft. Organiseringen afhænger således af det konkrete projekts omfang, og hvor i projektet, man befinder sig. Arbejdet med at bemande et projekt, har derfor flere trin: Identificér, hvem der har interesse i projektet Kan gøres på flere forskellige måder med interessentanalyser, et idémøde med repræsentanter for de umiddelbart potentielle interessenter, mv. Identificér, hvilke kompetencer (faglige, personlige, mv.), der er brug for i projektet Kan gøres ved arbejde fra skrivebordet og den viden man har, og ved inddragelse af enkelte interessenter i en brainstorm, eventuelt kombineret med et idémøde med repræsentanter for de umiddelbart potentielle interessenter, mv. Udpeg konkrete medarbejdere til projektet Linjelederen udpeger medarbejdere ud fra de lokale muligheder. 6

7 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Projektejer Der er altid én person, som er projektejer PROJEKTEJEREN Har på vegne af ledelsen beslutningskompetence. Har ansvar for overblikket over kommunens projektportefølje og koordinering med relevante projekter. Økonomisk ansvar. Vær opmærksom på linjelederne. Er de med eller mod projektet? Har de sørget for at den medarbejder de sætter ind i projekt har tiden til det, og er de klare på ansvar og kompetencefordelingen i mellem projektdeltager og linjeleder? Projektleder Styregruppe I nogle tilfælde er det hensigtsmæssigt at have en styregruppe. STYREGRUPPEN Drøfter og træffer overordnede beslutninger ud fra kommissoriet. Sikrer ressourcer til arbejdet i projektet. Skaber vej for projektet i hele organisationen. Referencegruppe/ interessegruppe I nogle tilfælde er det hensigtsmæssigt at have en referencegruppe, der kan give input til, hvilken vej projektet skal gå. REFERENCEGRUPPEN Bidrager med viden og erfaringer. Har ingen beslutningskompetence. Projektleder Projektlederen behøver ikke at være ansat under projektejeren, men refererer under og om projektet til projektejeren. PROJEKTLEDEREN Udarbejder kommissorium i samarbejde med projektejer, herunder oplæg til projektets indhold. Har det daglige ansvar for projektets fremdrift og kvalitet. Projektgruppe/ arbejdsgruppe Antallet af projektgrupper og udvælgelse af projektgruppedeltagere afhænger af det konkrete projekts omfang. Projektgrupper medvirker til fremdrift i projektet. PROJEKTDELTAGERNE Refererer til projektlederen i forhold angående projektet. Tilfører viden og kunnen til projektet. Løser opgaver der bidrager til projektets leverancer. 7

8 Projektejeren udpeges af den ledelsesgruppe, som beslutter, at opgaven skal løses som et projekt. I det følgende beskrives de centrale roller i et projekt med særlig fokus på rollernes ansvar og kompetencer i projektorganisationen. PROJEKTEJER Ved beslutningen om, at opgaven skal løses som et projekt skal der udpeges en projektejer. Projektejeren er den, som kan træffe beslutninger. Derfor kan det kun være én person og ikke en gruppe. Projektejeren skal findes på direktør-, chef- eller lederniveau for at have den fornødne beslutnings- og prioriteringskompetence over de ressourcer, som projektet kræver. Projektejeren udpeges af den ledelsesgruppe, som beslutter, at opgaven skal løses som et projekt. Det vil sige, at det kan være direktionen, ledergruppen i forvaltningen eller den enkelte afdelings eller institutions ledelse. Projektejeren: Har på vegne af ledelsen beslutningskompetence, og har det overordnede ansvar for gennemførelse af projektet, herunder ansvar for at projektets formål og mål realiseres inden for rammerne. Er ansvarlig for, at projektet koordineres med eventuelle andre projekter, herunder ansvar for, at der ikke er modstridende projekter eller projekter, som ligger uhensigtsmæssigt i forhold til hinanden. Er formand for en eventuelt nedsat styregruppe, og er ansvarlig for inddragelse af styregruppen. Sammensætter projektgruppen i samarbejde med projektleder, herunder ansvar for, at de fornødne og besluttede ressourcer er til stede for projektets gennemførelse. Er ansvarlig for at følge op på projektets kvalitet og kommunikation. Er projektlederens referenceperson og sparringspartner undervejs i hele projektet. Agerer som ambassadør for projektet i resten af organisationen, herunder i forbindelse med afklaring af politiske og principielle spørgsmål i forhold til den øvrige organisation. Udarbejder projektplan i samarbejde med projektleder. Har økonomisk ansvar for projektet. 8

9 Styregruppen sikrer forankring på ledelsesniveaui STYREGRUPPE En styregruppe kan være hensigtsmæssig at nedsætte i større projekter. Det kan for eksempel være, hvis projektet berører mange mennesker, flere direktørområder, flere fagområder eller er en del af et større projektprogram. Styregruppen sikrer forankring på ledelsesniveau og består primært af linjeledere, der berøres af projektet. Styregruppens størrelse skal være overskuelig med så få deltagere som muligt, med respekt for og særligt fokus på, at alle interessenter skal være og føle sig repræsenteret. Styregruppen: Drøfter og træffer overordnede beslutninger ud fra projektplanen. Sikrer ressourcer til arbejdet i projektet. Er ansvarlig for at stoppe projektet, hvis forhold taler herfor. Justerer projektplanen, hvis der er behov herfor. Følger op på og baner vej for projektet i organisationen. REFERENCEGRUPPE/INTERESSENTGRUPPEN Der er ikke altid behov for en referencegruppe/ interessentgruppe. Men det kan være hensigtsmæssigt at nedsætte en referencegruppe, når et projekt berører mange medarbejdere, politikere, flere direktørområder eller har stor betydning for organisationen. Et vigtigt sigte med referencegruppen er at få involveret interessenter i projektet og få deres accept af resultater og fremgangsmåde. Derudover besidder referencegruppen ofte en faglig viden, som er vigtig for projektet. Referencegruppen har i modsætning til styregruppen ingen kompetence til at træffe beslutninger om projektet. Afhængig af projektets kompleksitet aftales det mellem projektejer og projektleder, hvem der er ansvarlig for referencegruppen. Referencegruppen: Giver accept af projektets resultater og processen. Bidrager med faglig viden, Synliggør vigtige interessenters interesse i projektet. Er ambassadører for projektet i egen del af organisationen. Projektlederen er udpeget af projektejeren og har det daglige ansvar for projektet PROJEKTLEDER Projektlederen udpeges af projektejeren. Projektlederen kender Varde Kommunes projektmodel og skal have kompetencer, der stemmer overens med projektets kompleksitet. Afhængig af projektets kompleksitet aftales det mellem projektejer og projektleder, hvem der er ansvarlig for referencegruppen. Projektlederen: Udarbejder projektplanen i samarbejde med projektejer, herunder har ansvar for oplæg til projektets indhold i øvrigt. Laver forslag til bemanding af projektgruppen. Har det daglige ansvar for projektets fremdrift og kvalitet, herunder leder projektet gennem alle faser og sikrer overdragelsen til drift. Leder projektgruppen blandt andet ved at motivere, delegere, følge op og give feedback. Rapporterer til projektejer. Har løbende kontakt til styregruppen og projektejeren og deltager i møder med styregruppen. Varetager den daglige kommunikation i projektet, både indadtil og udadtil. Disponerer tid og penge under projektet. REFERENCEGRUPPEN Giver accept af projektets resultater og processen. Bidrager med faglig viden. Synliggør vigtige interessenters interesse i projektet. Er ambassadører for projektet i egen del af organisationen. 9

10 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Der er en klar forventning om, at deltagerne deltager aktivt og med interesse. PROJEKTGRUPPE Den eller de projektgrupper, der bliver nedsat til et konkret projekt har det primære ansvar for, at projektet gennemføres. Det er så at sige her, det primære arbejde ligger. Det er projektejer og projektleder, som sammensætter projektgruppen i forhold til ønskede kompetencer. Linjeledelsen udpeger herudfra de konkrete medarbejdere, som skal deltage. I alle projekter er der opgaver som fordrer, at projektet har brug for en projektsekretær. Om projektsekretæren er projektlederen, en projektgruppedeltager eller en helt tredje afhænger af projektets omfang. Der er en klar forventning om, at deltagerne deltager aktivt og med interesse. Samtidig skal projektdeltagerne være klædt på til, at de i nogle tillfæle er nødt til at gå på kompromis med sine egne fag-faglige kompetencer, af hensyn til projektet. Det er derfor vigtigt, at alle i projektorganisationen respekterer hinandens roller og viden, og medvirker til fremdrift i projektet. Projektgruppe: Har projektlederen som formand, der er ansvarlig for at organisere projektet internt, herunder at uddelegere opgaver til projektdeltagerne. Refererer til projektlederen, som refererer videre til styregruppen/projektejeren. Projektdeltagerne: Refererer til projektlederen i forhold om projektet Tilfører viden og kunnen til projektet. Medvirker til fremdrift i projektet. Bidrager til et godt og effektivt samarbejde, hvor viden deles på tværs, og hvor resultaterne bliver bedre end ved alene arbejde. Projektsekretær: Er en del af projektgruppen og deltager på lige fod med øvrige projektgruppedeltagere. Kan også være projektsekretær i en eventuelt nedsat styregruppe. Sideløbende med projektopgaven har projektdeltagerne ofte opgaver i linjeorganisationen, hvor de refererer til deres daglige leder. En sådan arbejdsdeling kan nemt give konflikter, så der er derfor behov for klare aftaler mellem projektejer/projektleder og linjelederne vedrørende medarbejdernes ressourceforbrug i projektet og den løbende justering heraf. Det er projektlederens ansvar at bringe behovet for justering frem for projektejeren. 10

11 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Hvordan starter man et projekt op? Det er vigtigt, at man arbejder med at se helheden i projektet fra start til slut, herunder faseskift. En projektleders første opgave er derfor at finde hoved og hale på en stillet opgave herunder at starte op på projektplanen. Projektlederen kommer dermed med det første bud på, hvordan opgaven kan løses. Projektlederen kan også få overdraget en projektplan som vedkommende skal operationaliseres og kvalificeres. For at kvalificere sit bud inddrager projektlederen relevante personer. Det kan ske via sekretariaterne både via konsulenterne men også via lederne, som kan formidle kontakt til relevante virksomhedsleder eller fagpersoner. Projektlederne kan søge informationer på internettet og gøre brug af sit netværk. Det kan i nogle tilfælde være hensigtsmæssigt at invitere en række faggrupper og folk med forskellige kompetencer til et forberedelsesmøde, hvor forslag til projektets kvalitet (indhold output, mål og succeskriterier, faser), tid (plan for gennemførelse) og ressourcer (deltagere/interessenter, økonomi) bliver konkretiseret og kvalificeret yderligere. Kvalitet De tre elementer er siderne i projekttrekanten: Projekttrekanten er en model som illustrerer et projekts rammer med tre elementer: Ressourcer de medarbejdere og den økonomi projektet tildeles. Tid de deadlines projektet arbejder efter. Kvalitet den kvalitet som projektet skal levere. Når projektlederen har lavet forarbejdet, og projektet skal til at i gang, kan det være hensigtsmæssigt at invitere deltagerne til et opstartsmøde. Derved kan deltagerne på forhånd få en fornemmelse af formål med projektet og deres egen rolle og opgave i projektet. Det kan overvejes om et opstartsmøde skal være for alle i processen, eller om det kun skal være for dem, der starter projektet. Hvis man også inviterer dem, der senere skal overtage projektet eller som vil blive involveret senere, så giver man dem et fundament af informationer, som de kan trække på, når deres tid i projektet kommer. Denne fremgangsmøde kan også bruges i andre sammenhænge eksempelvis i forbindelse med idéudvikling og igangsætning af forskellige tiltag. Kerneopgaven Tid Ressourcer Projekttrekanten Model illustrerer et projekts rammer med tre elementer 11

12 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Varde Kommunes projektmodel Evaluering Viden om emnet Overdragelse og projektslut Udvikling Projektstart Projektmodellen er en samlet beskrivelse af, hvordan man planlægger og styrer projekter. Den beskriver, hvilke faser et projekt typisk gennemløber. Projekt tid Projektforberedelse Idé/krav Varde Kommune projektmodel har fem faser og tager udgangspunkt i, at den viden man har i starten af en projekt øges undervejs i arbejdet med projektet. Samtidig kan de politiske mål eller interessenter forandre sig undervejs. Derfor illustrerer modellen, at det er vigtigt, at forholde sig til om, man skal tilbage til en tidligere fase for eksempelvis at få flere data eller om projektplanen skal tilpasses den viden, man har opnået. Fasernes længde kan variere hvert projekt følger sin egen individuelle plan og rummer noget særligt. For eksempel kan der i udviklingsfasen være brug for at dele fasen op i mindre bidder. Det er vigtigt i alle faserne, at forholde sig til den viden, man har fået. Det kan få betydning for om, der skal ske justeringer i projektplanen. ALLE PROJEKTER ER UNIKKE Formål - hvad skal projektet gøre godt for Kompetence- og vidensbehov - hvad har vi brug for, for at projektet bliver en succes Kompleksitet - hvad handler projektet om, hvor mange er involveret Businesscase - handler projektet om økonomi eller kvalitet Tidsperspektiv - hvornår er deadline 12

13 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune IDÉ/KRAV (PREJEKT!) Der ikke tale om en fase, men en erkendelse af, at projekter ikke opstår uden videre. På dette tidspunkt er det typisk kun idéstilleren, som i første omgang alene beskriver idé og behov. Det vil på et tidligt tidspunkt være nødvendigt at inddrage nærmeste chef. Selvom man er idéstiller er det ikke ensbetydende med, at man deltager i projektet. PROJEKTFORBEREDELSE I denne fase udvikles og modnes projektidéen yderligere i organisationen. Idéen gøres mere konkret. Det vurderes yderligere om, der er tale om et projekt. Det undersøges om projektet giver merværdi er projektet eksempelvis i overensstemmelse med direktions strategi, visionspolitikkerne, afdelingens formål, giver den et kvalitetsløft, skal projektet gennemføres på grund af lovgivning, mv. Man danner sig et overblik over interessenterne. Der udarbejdes et første oplæg til projektplan med forslag til formål, organisering, ressourcer mm. I denne fase kan man med fordel bruge Politik og Analyse som indgang til afklaringer, mv. I projektforberedelsen kan man have et forberedelsesmøde, hvor projektet kvalificeres inden det igangsættes. PROJEKTSTART Projektstart markerer den formelle begyndelse på projektet. Der skal nu skabes et fælles billede af projektopgaven, og projektorganisationen etableres. I denne fase starter den konkrete planlægning og der etableres et samspil i projektgruppen, og der drøftes roller og forventninger til arbejdet. Desuden arbejdes der videre med delelementer i projektplanen. UDVIKLING Det er i denne fase det primære udviklings- og projektarbejde foregår. Udviklingsfasen fører til løsning af projektets opgave inden for de afsatte rammer, og er en afgørende fase, hvor de gode ideer bliver omsat til brugbare løsninger. Ved enhver ændring i de tre elementer i projekttrekanten undervejs i projektet skal projektlederen afklare, hvilke konsekvenser ændringen har, og hvilke justeringer, der eventuelt er behov for. Denne afklaring kan ske enten internt i projektet eller i forhold til styregruppen, projektejeren eller andre interessenter. Projektplanen skal tilrettes, hvis projektgruppen får afgørende ny viden, der ændrer på væsentlige elementer. I udviklingsfasen foretages også det egentlige produktionsarbejde vedrørende nødvendig dokumentation i form af rapporter, it-løsninger, implementeringsplaner mv. PROJEKTSLUT/OVERDRAGELSE Fasen omfatter aktiviteter i forbindelse med aflevering af projektet til linjeorganisationen, som skal tage det i drift. Der markeres en klar afslutning på projektet, og der sker en opsamling på eventuelt uafsluttede aktiviteter, som skal videregives til linjeorganisationen. Der planlægges et opfølgningsmøde mellem driften, projekt-lederen og projektejeren for at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål. På mødet skal vedkommende, der skal overtage projektet kunne få svar på en række spørgsmål. EVALUERING Der foretages evaluering både som grundlag for læring og forbedring, men også som opfølgning på projektets produktmål og effektmål. Produktmålene er de mål, der skal opfyldes i projektet levetid og er projektlederens ansvar. Undervejs i forløbet er det hensigtsmæssigt, at projektlederen evaluerer arbejdet i projektgruppen og om projektet er på rette vej i forhold til at opfylde produktmålene. Til sidst i forløbet evalueres der på om produktmålene er opfyldt. Effektmålene er de mål, som kommer når projektet er idriftsat og har været det et stykke tid. Disse mål evalueres først efter projektet er færdigt. Det er driftslederen, der har ansvaret for at effektmålene bliver evalueret. Det er vigtigt, at det fra start af indtænkes, hvordan evalueringen af effektmålene skal foregå. Det kan være nødvendigt for projektlederen at tage en drøftelse med styregruppen om, hvordan de vil prioritere arbejdet. 13

14 Introduktion til projektarbejde Varde Kommune Projektværktøjer Projektforberedelse Projektstart Udvikling Projektslut/ overdragelse Evaluering Projektplan Interessentanalyse Projektorganisering/ ressourceforbrug Målhierarki Kommunikationsstrategi Businesscase/budget Tid- og aktivitetsplan Risikoanalyse Projektevaluering Overdragelse 14 Overstående skabeloner er til rådighed i forhold til projektarbejdet, hvis styregruppen for eksempel ønsker at se en risikoanalyse. Til at udfylde skabelonen vælger man selv hvilke metoder og værktøjer, man bruger. Det vigtigste er, at resultatet videreformidles ensartet via overstående skabeloner. RÅD OG VEJLEDNING På vores Vores Varde kan man finde projektplanen, håndbogen og skabelonerne. Derudover findes der en henvisning til hvor projektmaterialet findes i Acadre og til konktaktpersoner, hvis der er brug for sparring. Hvis der laves små undervisningsseancer kan de også findes her, sammen med nyheder og relevante historien.

15

16 Bytoften 2, 6800 Varde Telefon