Udkast: Projektoplæg vedrørende visionsproces for Aalborg Kommune MAR18

Transkript

1 #BREVFLET# Click here to enter text. Dokument: Neutral titel Borgmesterkontoret Sagsnr./Dok.nr / Borgmesterens Forvaltning Boulevarden Aalborg Init.: LBS Udkast: Projektoplæg vedrørende visionsproces for Aalborg Kommune MAR18 Baggrund Aalborg Kommune har gennemgået markante forandringer i de seneste årtier. Kommunen er vokset geografisk i forbindelse med kommunalreformen i Kommunen er vokset befolkningsmæssigt, både i forbindelse med kommunalreformen, men bestemt også efterfølgende. Kommunen er vokset erhvervsmæssigt og der skabes løbende mange nye virksomheder og arbejdspladser. Og endelig er kommunen vokset uddannelsesmæssigt med både større og flere uddannelsesinstitutioner og mange flere studerende. I forbindelse med en så markant udvikling, kan det være vigtigt at stoppe op, tænke over, og mærke efter, hvor langt kommunen egentlig er nået. Der har samtidig i efteråret 2017 været afholdt kommunalvalg, hvor borgerne har valgt et nyt byråd for perioden Alt i alt er det tid til at drøfte, hvad visionen og pejlemærkerne for Aalborg Kommunes udvikling de næste mange år skal være. Formål Visionsprocessen for Aalborg Kommune, med det nye byråd som omdrejningspunkt, skal blandt andet fungere som katalysator for opstarten af byrådets arbejde, hvor medlemmerne får lejlighed til at drøfte og sætte en tydelig retning for Aalborg Kommunes samlede udvikling. Det er samtidig en proces, hvor byrådets ønsker og drømme for Aalborg Kommunes fremtidige udvikling kan få luft under vingerne og tænkes langsigtet. Der er mange interessenter i en kommune som Aalborg, der gerne vil bidrage med relevante input i en proces som denne. Det er derfor vigtigt, at processen giver mulighed for at alle, der har ønsker og drømme for Aalborg Kommune, gennem en bred, inddragende proces, får lejlighed til at komme frem med synspunkter, holdninger og gode idéer. Synspunkter, holdninger og gode idéer som byrådet efterfølgende kan anvende i deres drøftelser og arbejde med den kommende vision. Derfor igangsættes en visionsproces, hvor målet er to konkrete produkter: 1) En ny fortælling om Aalborg Hvad er det særlige, der definerer Aalborg som kommune, som by og som borgere? Hvad er Aalborg Kommunes historiske rodfæste og hvilke historiske begivenheder har fortsat betydning for kommunen i dag? Hvad er Aalborg Kommunes selvopfattelse og hvordan opleves Aalborg Kommune af borgerne og af vores samarbejdspartnere? Hvad er det særlige ved Aalborg og hvad gør Aalborg Kommune til noget helt specielt?

2 Vi ved, at en stærk fortælling er med til at påvirke virkeligheden og at en stærk fortælling kan styrke og underbygge sammenhængskraften i kommunen. Fortællingen er samtidig et vigtigt udgangspunkt for de drømme og ønsker, der skal tegne den fremtidige udvikling og den nye vision. Vi skal derfor sammen forsøge at skrive den nye fortælling om Aalborg. 2) En fremtidig vision for Aalborg Hvilke ønsker og drømme har byrådet, borgerne, erhvervslivet, foreningslivet, kulturlivet og mange flere for Aalborg Kommune fremover? I hvilken retning skal kommunen bevæge sig og hvad skal være de overordnede pejlemærker for udviklingen? Hvilken vision for Aalborg Kommune kan medvirke til at samle kommunen i en fælles bevægelse? Det er vigtigt, at vi arbejder mod en fælles vision - en vision for Aalborg, til Aalborg og af Aalborg. En vision, der fokuserer på fremtidens muligheder frem for begrænsninger, som skaber tillid til de politiske beslutninger og som er langsigtet og anvendelig i det fremtidige politiske arbejde. Visionen skal tage udgangspunkt i kernen af hvad Aalborg er og Aalborgs fortælling, samt give retning for den fremtidige udvikling. Den overordnede proces Visionsprocessen er byrådets proces og det er byrådet, der skal formulere den endelige fortælling og vision. Men der ønskes samtidig, som baggrund for dette arbejde, at der tilrettelægges en bred, inddragende, demokratisk proces med mulighed for at interessenter kan bidrage med input hertil. Det vil sige, at borgere, brugere, erhvervsliv, kulturliv, foreningsliv, uddannelsesinstitutioner med videre skal inddrages i processen i særskilte spor. Den brede inddragelse Sociale medier spiller en afgørende rolle i visionsprocessen, idet disse både er umiddelbart tilgængelige for de fleste af processens interessenter, ligesom denne form for deltagelse ikke opleves som omkostningsfuld. Inddragelsen via de sociale medier bliver tilrettelagt som en ikke-styret proces, hvor der hverken inviteres formelt til deltagelse eller følges op på eventuelt manglende input. Som supplement til den ikke-styrede proces gennemføres en indbudt proces, der retter sig mod udvalgte interessenter. Det kunne være grupper af borgere, der ikke i almindelighed kommer til orde, eksempelvis udsatte eller sårbare borgere. Inddragelsen kan eksempelvis ske gennem repræsentative borgerpaneler eller lignende metoder, hvor det sikres, at alle borgergrupper er inddraget og har mulighed for at bidrage med deres input til processen. I denne proces inviteres der til konkret deltagelse, ligesom det er muligt at følge op på input. Endelig gennemføres der, parallelt med ovenstående, en styret inddragelse med det formål at understøtte det demokratiske grundelement i processen. Den styrede inddragelsesproces retter sig mod de formelt nedsatte grupper, råd og nævn i Aalborg Kommune, eksempelvis medarbejderne, erhvervslivet, forenings- og kulturlivet og mange flere. I denne proces vil det være muligt at følge op og sikre repræsentative input. Processens inddragelse er illustreret i nedenstående: 2/6

3 Den konkrete inddragelse i den styrede proces tilrettes således, at den enkelte målgruppe bedst tilgodeses i forhold til omkostningerne ved deltagelse. Generelt tilstræbes det, at der i processen anvendes simple, forståelige processer og værktøjer, så arbejdet frem mod en ny fortælling og vision er gennemskueligt og jordnært. Fra mange individuelle stemmer til ét fælles koncentrat Gennem den brede, inddragende proces vil der blive tilvejebragt rigtig mange input, vinkler og historier, der tilsammen og hver især bidrager til grundlaget for den fremtidige fortælling og vision. Arbejdet i denne del af processen handler om at skabe overblik i forhold til de mange individuelle input, fortætte de mange pointer og vinkler til et smallere og mindre omfangsrigt koncentrat. Dette koncentrat skal byrådet anvende i deres drøftelser og arbejde med formuleringen af den endelige fortælling og vision. En ny fortælling og vision Med det fælles koncentrat som ståsted påbegyndes byrådets arbejdet med formuleringen af Aalborg Kommunes nye fortælling og vision. Først på dette tidspunkt i processen tages der endelig stilling til formen på både fortælling og vision. Men det er forventningen, at fortællingen udformes som en prosabeskrivelse, mens visionen er kortfattet og retningsgivende. Dette for at sikre mulighed for at følge op på, om kommunen samlet set bevæger sig i den ønskede retning. Både fortællingen og visionen forventes at kunne behandles i Magistraten og byrådet i slutningen af Kommunikation I visionsprocessen, hvor bred inddragelse og ejerskab er vægtige hensyn, får kommunikationsarbejdet en afgørende betydning. For det første skal kommunikationen bidrage til at skabe bevidsthed og opmærksomhed omkring processen, som en afgørende forudsætning for deltagelse. Dernæst skal kommunikationen skabe forståelse og viden om processen og bidrage til inddragelse, deltagelse og debat. 3/6

4 Hensigten om at lade en del af processen og dialogen foregå ikke-styret på de sociale medier, stiller ligeledes krav til kommunikationen, herunder hyppigheden, formen og indholdet. Endelig er det vigtigt, at det kommunikeres tydeligt, hvordan processen er sammensat og hvordan der arbejdes processuelt fra en bred inddragelse, over kondensering af input til formuleringen af byrådets endelige fortælling og vision. Med henblik på at løfte ovenstående opgave vil det være nødvendigt at udarbejde en særskilt plan for kommunikationsindsatsen i processen. Sammenhæng til øvrige politikker og planer Fortællingen udgør frem over det fælles og samlende grundlag for kommunen, mens den nye vision sætter retningen for kommunens overordnede udvikling. Det er imidlertid vigtigt, at både fortællingen og visionen har ejerskab og opbakning i forvaltningerne og afspejles i det strategiske arbejde, der udfører her. Det bliver i høj grad gennem kommunens enkelte strategier, at den overordnede vision skal leve. Som et eksempel på ovenstående skal Aalborg Kommune i den første halvdel af byrådsperioden udarbejde en ny Planstrategi. Det er i denne sammenhæng vigtigt, at Planstrategien tager sit afsæt i Aalborg Kommunes nye fortælling og ikke mindst den nye vision for den fremtidige udvikling. Det er derfor vigtigt, at der, i perioden hvor visionsprocessen pågår, koordineres mellem denne proces og eventuelt arbejde med at revidere øvrige af kommunens politikker. Nedenstående illustrerer sammenhængen mellem Aalborg Kommunes fortælling, samt vision og kommunens øvrige politikker og forvaltningernes visioner. Organisering Organiseringen skal understøtte det brede ejerskab og forankringen af processen på tværs af byrådet, de politiske udvalg og forvaltningerne. Samtidig skal organiseringen understøtte en enkel tilgængelighed til de interessenter, der skal inddrages i processen. 4/6

5 På den baggrund foreslås nedenstående organisering: Projektejer og gevinstejer Byrådet, der dog i mange sammenhænge vil være repræsenteret ved den udvidede Magistrat. Styregruppe Bemandes med tre til fem udvalgte direktører eller chefer fra forvaltningerne. Styregruppen er beslutningstager og sparringspartner for projektgruppen i forhold til løbende til- og fravalg i gennemførelsen af projektet. Styregruppedeltagerne udpeges på baggrund af erfaringer med lignende processer. Projektlederen er sekretær for styregruppen og der foretages løbende afrapportering fra projektet til Direktørgruppen, når det er relevant. Projektgruppen Bemandes med en projektleder og en projektdeltagere fra hver forvaltning. Projektgruppedeltagerne udvælges ud fra erfaringer med lignende processer, samt kendskab og adgang til de interessenter, der skal involveres i processen. Det foreslås endvidere, at repræsentationen i projektgruppen kan tænkes ud fra en kommunikationsvinkel. Inddragelse af ekstern bistand i forhold til projektets delelementer Det skal i planlægningen af projektet afklares, om der er elementer i processen, der forudsætter inddragelse af ekstern bistand. Tidsplan Arbejdet med visionsprocessen igangsættes i foråret 2018, hvor den første fase fokuserer på planlægning og organisering. Med de udtrykte forventninger til såvel processen som resultaterne, er det afgørende, at planlægningen er grundig og opstiller de rette betingelserne for dels inddragelsen, dels drøftelsen af de langsigtede perspektiver. Organiseringen af processen skal ligeledes sikre de rette betingelser for forankring og ejerskab blandt hele byrådet, de politiske udvalg, samt forvaltningerne. Nedenfor er illustreret den forventede, overordnede tidsplan for processen. Der sigtes efter en politisk behandling af den nye fortælling og vision i slutningen af /6

6 På baggrund af den politiske behandling af oplægget til visionsproces, vil der blive udarbejdet et egentligt projektgrundlag med mere detaljerede beskrivelser af metode, tidsplanlægning med videre. 6/6