Spørgsmål og svar Aalborg Kommunes EOJ udbud

Transkript

1 Spørgsmål og svar Aalborg Kommunes EOJ udbud Vedr. spørgs Spørgsmål mål ID 1 Bilag 1 Der synes at være nogen inkonsistens i bilag 1 og tilhørende underbilag, hvorfor Udbyder bedes præcisere udbudsmaterialet og sine forventninger til tilbudsgivers udformning af underbilag 1D. Afklaringsetapen defineres jf Bilag 0 af kontraktens punkt 7, hvor etapens formål beskrives som: Umiddelbart efter Kontraktens indgåelse igangsættes en Afklaringsetape, hvor det er formålet at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere ationen til Kundens individuelle behov. Jf Udbudsbetingelserne er underbilag 1B en Detaljeret tidsplan for Afklaringsetape, som ikke skal udfyldes af tilbudsgiver. Jf bilag 1 er Underbilag 1B imidlertid en mere generel Detaljeret tidsplan, men fremstår som en overordnet tidsplan for Udbyders klargøring til udbud og den efterfølgende proces, inklusive en Afklaringsetape marts juni Jf Udbudsbetingelserne er Underbilag 1A en Overordnet tidsplan for projektet mens Underbilag 1C er en Grafisk illustration af overordnet tidsplan. Jf bilag 1 er Underbilag 1A imidlertid en Grafisk illustration af overordnet tidsplan mens Underbilag 1C er en Grafisk illustration af Afklaringsetape. Svar Kunden har præciseret Bilag 1. 2 Betalingsmilepæle Tilbudsgiver bemærker, at der ikke er påtænkt betalingsmilepæle ifm projektopstart eller godkendelse af afklaringsfasen, men først ifm beståelse af installationsprøve. Tilbudsgiver finder det usædvanligt og Udbyder opfordres til at indføre delvis betaling ifm godkendelse af afklaringsfase og/eller projektopstart. Kunden fastholder betalingsmilepælen p.t. Dette kan eventuelt indgå som et punkt under forhandlingsrunden. 3 Bilag 7 Jf bilag 7 afsnit skal nødvendige (ift ændret lovgivning) ændringer af Systemkomplekset være inkluderet i det faste vederlag for vedligehold. Jf bilag 7 afsnit er der dog visse muligheder for at få merbetaling, såfremt lovændringer dokumenterbart forøger leverandørens direkte omkostninger, hvilket dog begrænses af, at der yderligere skal gælde, at forøgelsen ikke rummes indenfor ydelser og ressourcer leveret til et fast vederlag. Idet såvel vedligehold inklusive lovmæssigt vedligehold som løbende drift og support skal leveres indenfor et fast månedligt vederlag (servicepris jf underbilag 5.1) synes det ikke oplagt, i hvilket tilfælde man som leverandør vil være berettiget til merbetaling. Vil udbyder eksemplificere i hvilke tilfælde man som leverandør vil være berettiget til merbetaling, engangsbetaling og løbende betaling? Kunden kan ikke komme med konkrete eksempler. 4 Bilag 8 Tilbudsgiver forstår Bilag 8 afsnit således, at afsnittet blandt andet implikerer, at Tilbudsgiver som driftsoperatør skal opfylde den kommende EU Databeskyttelsesforordning fra maj 2018 og at opfyldelsen heraf skal være inkluderet i det faste månedlige servicevederlag. Vil Udbyder bekræfte denne forståelse? Idet der ikke er endelig konsensus om hvorledes EU Databeskyttelsesforordningens krav specifikt skal overholdes mener Tilbudsgiver, at der på nuværende tidspunkt kan være stor forskel på, hvordan de forskellige tilbudsgivere fortolker forordningens krav og dermed prisen for at løse opgaven. Udbyder foreslås at revurdere databehandleraftalen således, at det gøres klart at EU Databeskyttelsesforordningen skal overholdes. Endvidere kan udbyder med fordel bede tilbudsgiver supplere databehandleraftalen ift følgende: Hvordan leverandøren sikrer at kun autoriserede brugere tilgår data? Hvordan leverandøren sikrer dokumentation af privilegerede brugeres aktiviteter i forbindelse med adgang til data? Hvordan leverandøren sikrer af log ikke kan slettes eller ændres? Hvordan leverandøren håndterer og sikrer at varslingsfrister i tilfælde af datatab overholdes? Hvordan leverandøren medvirker til udarbejdelse af risikovurderinger? Hvordan sporbarhed at brugeres aktiviteter sikres? Hvordan leverandøren sikrer sporbarhed af datatrafik? Hvilke teknikker leverandøren anvender til sikring af entydig af login for privilegerede brugere? Hvilke log typer leverandøren prioriterer? Hvilke log typer leverandøren opsamler og lagrer? Hvilke foranstaltninger leverandøren implementerer for at undgå eller minimere risikoen for skadelig kode i løsningen? Hvilke typer alarmer og adviser leverandøren anbefaler for at sikre dataintegritet bedst muligt? Kunden bekræfter denne forståelse. Kunden ønsker ikke på nuværende tidspunkt at ændre/revurdere databehandleraftalen. Da Kunden efterspørger en service finder Kunden det er helt naturligt, at det er leverandøren der skal bære risikoen ved, at vi endnu ikke kender implementeringsomkostningerne ved forordningen.

2 5 Bilag 3 I bilag 3 generel kravspecifikation krav 01 ønsker Kunden at Tilbudsgiver beskriver, hvordan den tilbudte Løsning løser indholdet i alle 20 Use cases, der er beskrevet under de 7 forretningsmæssige hovedområder i Underbilag 3A Proces og Use Cases. Use Case vedr. opfølgning hovedområde 3.1 er vedlagt i underbilag 3A.1 og indgår således ikke i kravspecifikationen som en af de 20 Use cases. Kan det bekræftes at Use case omhandlende opfølgning på indsatser/ydelser/aktiviteter ikke er en del af kravspecifikationen under faglige krav til Løsningen?" Underbilag 3A.1. var ved en fejl ikke blevet uploadet ved udbudsbekendtgørelsens opstart, men blev tilføjet d. 6. marts. Underbilag3A.1 er således en del af krav 01, og der er derfor 21 Use cases ialt der ønskes beskrevet i Underbilag 3B Løsningsbeskrivelse 6 Bilag 3A I bilag 3A hovedområde 3 Ressourcestyring Use case 7 Ressourceplanlægning fremgår det ikke i scenariebeskrivelserne, at Kunden ønsker at kunne ressourceplanlægge på myndighedsområdet. Kan det bekræftes at Kunden ikke ønsker at myndighedspersoner skal kunne ressourceplanlægge ved eksempelvis tværfaglige opgaver, administrative opgaver eller udredningsbesøg? I use casene 1 4 og ligeledes i use case 3A.1, Opfølgning, er beskrevet, hvordan Myndighedsområdet arbejder. Heri ligger også en ressourceplanlægning af opgaver. I use case 7, Ressourceplnalægning er Myndighedsområdet ikke eksplicit beskrevet, men dette område skal kunne anvende ressourceplanlægning, hvis der er behov herfor. 7 Udbudsbeti ngelserne I forhold til tildelingskriteriet Brugervenlighed har Kunden i udbudsbetingelserne oplyst, at bilag 15 Exit indgår med 20% vægt. Henset til indholdet af dette bilag, der ikke omhandler brugervenlighed, vil tilbudsgiver høre om der eventuelt er tale om en fejl og at bilaget i stedet burde evalueres under eksempelvis arkitektur, drift og vedligehold? Bilag 15 Exit indgår med 20% vægning af underkriteriet Brugervenlighed der vægter 25% 8 Underbilag 3I I Underbilag 3I har kunden beskrevet rammerne for tilbudsdemonstrationen. Af bilaget fremgår det, at demonstrationen har udgangspunkt i Underbilag 3A men at casene vil blive beskrevet senere. Kan Kunden oplyse om hvornår disse forventes beskrevet og uddelt til Leverandørerne? Ligeledes om indholdet af disse use cases forventes at adskille sig væsentligt fra use casene i udbudsmaterialet? Af bilaget fremgår iøvrigt at hver tilbudsgiver har 7 timer til rådighed. Hvordan tænkes disse timer disponeret? Det fremgår af opfordringsskrivelsen udsendt d. 7. april, at agenda til Use case demontrationen udsendes d. 22. maj Der vil blive taget udgangspunkt i use casene fra Udbudsmaterialet. Jf. punkt 11.6 i udbudsbetingelserne er formålet: "...Demonstrationen skal danne grundlag for at Ordregiver får den bedste mulighed for at kunne vurdere Systemet, Jf. bilag 3 ationen. Demonstrationen vil derfor ikke isoleret set indgå i evalueringen, det vil være Tilbudsgivers skrevne besvarelser, som vil blive evalueret." 9 Bilag 3 Jf. Bilag 3 ation krav 104, 105, 106, 107, 108 og 109 anvender Ordregiver formuleringen i hvilket omfang den tilbudte løsning anvender. Støttesystemerne fra KOMBIT er p.t. ikke tilgængelige for ikke monopolbrudssystemer og jf. KOMBITs hjemmeside ( faq st%c3%b8ttesystemerne) forventes støttesystemerne først at blive tilgængelige for ikke monopolbrudsystemer i tredje kvartal Det foreslås derfor at formuleringen ændres til hvorledes den tilbudte løsning kan anvende. Således vil der også være en sammenhæng mellem hvad Tilbudsgiver skal beskrive og hvad Ordregiver vægter positivt. Krav formuleringerne for Krav 104, 105, 106, 107, 108, 109 vedr. støttesystemerne ændres til:...hvorledes den tilbudte løsning kan anvende... de steder hvor der står: "...i hvilket omfang den tilbudte løsning anvender..." Formuleringen i eksempelvis krav 104 bliver således: "Tilbudsgiver bedes beskrive hvorledes den tilbudte løsning kan anvende Støttesystemet Adgangsstyring.. " 10 Bilag 3 Jf. Bilag 3 ation Krav 70 Beskeder/events til at meddele registreringer, der foretages på en borger. Kravet er rubriceret som "Arkitektur, drift og vedligehold", hvorfor den umiddelbare forventning er, at events betyder systemmæssige hændelser der kommunikeres til 3. part via en kø mekanisme. Sidste sektion i kravet beskriver dog i stedet brugerfunktionalitet. Er dette korrekt, eller er der evt. sket en redigeringsfejl? Det er korrekt at der både er tale om systemmæssige hændelser og brugerfunktionalitet.

3 11 Bilag 3 Jf. Bilag 3 ation Krav 78 Udtræk af liste af trustede brugere. Kravet bedes uddybet. 1. Ønskes en liste over trustede brugere som OGSÅ har signatur mæssig FMK adgang og skal der derfor laves opslag mod Signaturcentralen, eller er der tale om et andet udvælgelseskriterie? 2. Uddyb venligst ønsket om at kunne udtrække et antal tilfældigt udvalgte brugere, gerne med beskrivelse af forretningsmæssigt formål? 1)Der ønskes en liste over trustede brugere som via en aftale med Sundhedsdatastyrelsen har adgang til FMK via digital signatur. Sundhedsdatastyrelsen forpligter kommunen til at gennemgå sin brugerstyring en gang hvert halve år, samt bekræfte gennemgangen overfor Sundhedsdatastyrelsen, ligeledes hvert halve år på de brugere der er trustede. 2) Aftalen med Sundhedsdatastyrelsen indebærer at gennemgangen af brugerstyring skal ske på et random antal brugere, derfor ønskes et udtræk på dette, så kommunen ikke selv skal sidde og udvælge brugere. 12 Bilag 3 Jf. Bilag 3 ation Krav 31 Tilbvejbringelse af relevante og kontekstafhængige data. 1. Kan følgende del af behovet uddybes (anført i fed). "Brugeren kan have forskellige behov i forskellige arbejdssituationer, så Den Tilbudte Løsning skal kunne administrere forskellige sammenstillinger og visninger af data. Disse kunne være periodeafgrænsede indsatser vist med timeforbrug med ressourceforbrug fordelt på tid og faggruppe." 2. Kan følgende del af den posistive tilbudsevaluering uddybes (anført i fed). "Det vægter positivt i Kundens tilbudsevaluering, at Aalborg Kommune selv kan definere relevant(e) sammenstilling(er) og visninger af data, inklusiv data fra 3. parts leverandør. Eks. en medarbejders dagsplan som indeholder borgere der skal besøges, indsatser samt niveau for tidlig opsporing (rød, gul, grøn)." 1)Aalborg Kommune har ikke nævnt et eksempel, men kun teksten "Brugeren kan have forskellige behov i forskellige arbejdssituationer, så Den Tilbudte Løsning skal kunne administrere forskellige sammenstillinger og visninger af data". 2) Det skal være muligt for kommunen at kunne sammenstille relevante data fra såvel tilbudsgivers løsning som eventuel relevant 3. partsleverandør. Eksemplet i materialet er et udtræk af en medarbejders dagsplan og udtræk fra Tidlig Opsoring fra 3. partsleverandør, hvor borgeren er kategoriseret i farverne grøn, gul eller rød. 13 Underbilag 3A Jf. Underbilag 3A Proces og Use Cases, Use Case 3 Afgørelse/Bestilling. Kunden beskriver to varianter til use casen i trin 3.a1 og 3.a2, hvor borger kan afgive digitalt samtykke til forløb/indsatser/aktiviteter samt digital fuldmagt til træk i social pension. Kravet bedes uddybes. Kunden bedes oplyse hvor borgeren i dag kan afgive digital samtykke og fuldmagt i dag, og forventes der en sammenhæng til det kommende EOJ/ESJsystem Der forventes en sammenhæng til EOJsystemet. På ældreområdet anmoder medarbejder i dag om samtykke til en relevant opgave hos borgeren, hvorefter accept registreres i journal og markeres i EOJ system. På det specialiserede socialområde udfyldes en skabelon som udskrives og underskrives af borger/værge, hvorefter den skannes ind og gemmes i EOJ systemet. Aalborg Kommune ønsker at det givne samtykke og hvad det er givet til kan ses af den medarbejder der har anmodet om samtykket. 14 Bilag 3 Opfølgning på svar til spørgsmål nr. 9. Kan Kunden bekræfte at det for krav 105 i Bilag 3 ation, hvor der nu står "Det vægter postivt i kundens tilbudsevaluering, hvis Den Tilbudte Løsning kan anvender" i stedet bør stå "Det vægter positivt i., hvis Den Tilbudte Løsning kan anvende"? Kan Kunden ligeledes bekræfte at det for krav 106 i Bilag 3 ation, hvor der nu står "Det vægter postivt i kundens tilbudsevaluering, hvis Den Tilbudte Løsning anvender" i stedet bør stå "Det vægter positivt i., hvis Den Tilbudte Løsning kan anvende"? Dette bekræftes af Kunden 15 Bilag 1 Opfølgning på svar til spørgsmål nr. 1: Kan Kunden præcisere hvilken dateret version af bilag 1 Tidsplan der er den gældende Det er dokumentet: "Hovedtidsplan for projektet (incl. underbilag A C) ver. 1", der er den gældende.

4 16 Bilag 3 Opfølgning på svar til spørgsmål nr. 5: Forventer Kunden at ændre formuleringen af krav 01 i forbindelse med den endelige kontraktindgåelse? Vi vil gerne have fremsendt en præcis ordlyd af kravformuleringen af krav 01. Den endelige kontrakt vil blive formuleret i henhold til de ændringer som både spørgsmålsvar perioden, og efterfølgende de eventuelle ændringer/præciseringer som forhandlingsforløbet måtte medføre. Kravformuleringen for krav 01 er således nu: "Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan Den Tilbudte Løsning løser indholdet i alle 21 Use Cases, der er beskrevet under de 7 forretningsmæssige hovedområder i Underbilag 3A og 3A.1 Proces og Use Cases. Disse Use Cases opfattes som EOJ systemets kernefunktionalitet, idet Use Case ene beskriver Normalforløb og Varianter over forløb samt Noter. " 17 Underbilag 3B Kunden har fremsendt en skabelon til Løsningsbeskrivelsen. Er det iorden at Leverandøren anvender sin egen skabelon, idet denne blandt andet indeholder et større antal niveauer for indsættelse af underafsnit samt har andre faciliteter indbygget som vil lette os i tilbudsudarbejdelsen. Leverandøren må gerne anvende sin egen skabelon, blot at Ordregivers skabelon udgør "forsiden" på Løsningsbeskrivelsen. Formalia fra ationen skal være overholdt. 18 Kontrakten, punkt 29.1 Ordregiver anfører, at Leverandøren indestår for, at leverede ydelser, Systemet opfylder relevante præceptive regler, herunder den til enhver tid gældende persondatalovgivning samt gældende lovbestemmelser inden for forretningsområdet således som disse foreligger i Kontraktens løbetid. Ovenstående omfatter kun det, der er omfattet af Leverandørens leveringsforpligtelse, jf. også kontraktens punkt 4. Leverandøren hæfter ikke for Kundens forhold. Vil ordregiver bekræfte, at ovenstående dækker over de relevante præceptive regler, der har Leverandøren og Leverandørens virksomhed som adressat. 19 Kontrakten, punkt 32 Ordregiver anfører, at Leverandørens produktansvar følger dansk rets almindelige regler, og at ansvaret for tingsskade beløbmæssigt er begrænset til kr. 5 millioner pr. skadestilfælde. Det kan ordregiver bekræfte i det omfang andet ikke måtte følge af præceptiv lovgivning, herunder produktansvarsloven. Vil ordregiver bekræfte, at Leverandørens evenutuelle produktansvar er underlagt Kontraktens overordnede erstatningsmaksimering. 20 Kontrakten, punkt 14.7 Kontrakt, pkt (Kundens udskydelsesret): Kunden bedes overveje om der bør være mulighed for at udskyde enhver i tidsplanen for Systemet fastsat tidsfrist, jf. kontraktens pkt (Kundens udskydelsesret) i mere end 60 Arbejdsdage hvis der opstår behov herfor. Kunden fastholder sin udskydelsesret som beskrevet i Kontrakten. 21 Bilag 3, punkt 8 22 Bilag 3 punkt 8 Bilag 3, pkt. 8 (ation), K15: Kan Ordregiver bekræfte at K15 i bilag 3 er et Evalueringskrav som således skal udfyldes af Tilbudsgiver, til trods for den grå markering i feltet "Løsningsbeskrivelse"? Kan Ordregiver tillige bekræfte at Tilbudsgiver kan udfylde feltet "Løsningsbeskrivelse" til trods for den grå markering i feltet? Bilag 3, pkt. 8 (ation), K41: Kan Ordregiver bekræfte at K41 i bilag 3 er et Mindstekrav som således ikke skal besvares af Tilbudsgiver, til trods for kravets ordlyd som giver anledning til at tro at kravet skal udfyldes, jf. sætningen "Tilbudsgiver bedes beskrive "? Ordregiver ser gerne Krav ID15 besvaret, men Kravet indgår ikke i Evalueringen som hverken Mindstekrav eller Evalueringskrav. Det bekræftes at Krav ID 41 er et MK, derfor skal være opfyldt. Første sætning i Kravet præciseres til: "Den Tilbudte Løsning skal understøtte brugeren i at følge op på borgeres indlæggelser og udskrivelser." 23? Kunden opfordres til at tilføje "jf. dog pkt.11.7 " afslutningsvist til pkt. 4.2, da der ellers er tale om modstridende bestemmelser. Kunden bedes i den forbindelse bekræfte, at bestemmelsen er tiltænkt således at eventuelle udskiftede nøglemedarbejdere erstatter de nøglemedarbejdere angivet på kontrakttidspunktet. Kunden kan ikke finde det omtalte Punkt 4.2, og kan derfor ikke besvare spørgsmålet. 24? Kunden bedes bekræfte, at præciseringen i sidste sætning i pkt alene vedrører udskiftning af leverandørens egne medarbejdere i overensstemmelse med pkt Kunden er således tilsvarende ansvarlig for og afholder egne omkostninger til indføring af Kundens medarbejdere som følge af en udskiftning efter pkt Kontrakten, punkt 12.1 I forhold til pkt bedes Kunden bekræfte, at "løse ressourcer" i form af fx konsulentydelser eller lignende indkøbt af leverandøren og under leverandørens projekledelse ikke er omfattet af bestemmelen, men at denne i stedet for sigter mod underleverandører, hvor leverandøren udlicere opfyldelsen af kontrakten, fx. driften af Systemet. Kunden kan ikke finde det omtalte Punkt 1.7.1, og kan derfor ikke besvare spørgsmålet. Dette kan bekræftes.

5 26 Bilag 2E, punkt 7 Af bilag 2E, pkt. 7 fremgår det at Kunden kan foretage ændringer eller fremsætte supplerende instrukser til leverandøren i forbindelse med behandling af personoplysninger uden at leverandøren kan kræve eventuelle omkostninger dækket af Kunden. Kunden bedes dog bekræfte, at leveranceaftalen har forrang for databehandleraftalen i overensstemmelse med kontraktens pkt. 41.1, og at Kundens instruks som følge af ændringer til gældende lov er en betalbar ydelse, jf. leveranceaftalens pkt Det er endvidere leverandørens opfattelse, at såfremt kunden fremsætter ændringer eller instrukser til databehandleraftalen, der stiller højere krav til leverandøren end gældende lov er dette en betalbar ydelse, da denne således ikke er ændring eller instruks af generel art, jf. leveranceaftale pkt Kunden tillige bekræfte at dette er tilfældet. Kunden antager, at med Leveranceaftalen menes der Kontrakten. Det bekræftes at Kontrakten har forrang for databehandleraftalen i overensstemmelse med Kontraktens pkt.41.1 og pkt Ligeledes bekræftes det at det er en betalbar ydelse hvis ordregiver fremsætter ændringer eller instrukser til databehandleraftalen, der stiller højere krav til leverandøren end gældende lov. jf. Kontraktens pkt Kontrakten, punkt Kontrakten, punkt Det er leverandørens opfattelse, at kundens oplistede krav til pkt kan hindre videreudvikling til gavn for Kunden, herunder bl.a. videreudviklingsaftalen ikke må indeholde bestemmelser af juridisk karakter, der ikke allerede fremgår af bilag 14, eller i øvrigt indeholde bestemmelser, der ikke stemmer overens med kontrakten. Det er leverandørens opfattelse, at sådanne foranstaltninger kan være nødsaget i det omfang Kunden anmoder om en specifik videreudvikling. Kunden opfordres derfor til at slette disse to sætninger. Kunden opfordes til i kontraktens pkt , at tilføje "endeligt og berettiget " mellem ordene "ethvert" og "krav". Derudover opfordes Kunden til at indsætte følgende ordlyd som et nyt pkt : "Såfremt Kunden bliver mødt med krav fra tredjemand i anledning af rettighedskrænkelser, jf. punkt , er Leverandøren berettiget til på vegne af Kunden i videst mulige omfang at varetage håndteringen af sådanne krav, herunder blandt andet i forhold til processuelle skridt, forligsforhandlinger mv.". Såfremt der anmodes om videreudvikling skal kontraktens systematik følges. Der vil ikke være mulighed for at lave nye kontraktvilkår angående den konkrete videreudviklingsopgave. Såfremt videreudviklingsopgaven udgør mere end kr. skal aftaledokumentet i bilag 17 anvendes, jf. kontraktens punkt De foreslåede tilføjelser endeligt og berettiget kan ikke tiltrædes. Bestemmelsen hindrer ikke, at Leverandøren kan overtage tvisten omkring krænkelse af tredjemands rettigheder, såfremt dette ikke i øvrigt strider mod Kundens interesser. 29 Kontrakten, punkt 28.5 Det er leverandørens opfattelse, at garanterede servicemål tillige er betinget af, at leverandøren varetager driften af Systemet og ikke kun vedligeholdelse, jf. pkt Kunden opfordres til at tilføje ordet "drift" mellem ordene "af" og "vedligeholdelse" i anden sætning til pkt Kunden opfordes endvidere til at tilføje følgende ordlyd til bilag 11: "De til dette bilag fastsatte Servicemål er baseret på, at Leverandøren varetager både Drift og vedligeholdelse af Systemet. Hvis Kunden på et tidspunkt måtte hjemtage eller overdrage Driften af Systemet til tredjepart, skal dette bilag revideres i den udstrækning, der er behov herfor for at afspejle, at Leverandøren ikke længere varetager Driften og dermed ikke længere skal have noget ansvar for manglende opfyldelse af Servicemålene, som skyldes driftsmiljøet og/eller driftsrelaterede ydelser. Leverandøren påtager sig at forestå vedligeholdelse og drift af hele systemet som en service, jf. kontraktens punkt 26. Såfremt driftsaftalen opsiges, jf skal de servicemål, der vedrører vedligeholdelsesaftalen, jf. bilag 7, fortsat vedblive med at være gældende. 30 Kontrakten, punkt 30.3 Ændringerne skal foretages på Leverandørens initiativ og forelægges Kunden til godkendelse. Ved uenighed om ovenstående kan tvisten overlades til vurdering via en uvildig opmand i henhold til Kontraktens punkt 40.3". Kontraktens punkt 30.3 og Bilag 0 punkt 2.12 og punkt 2.24, indeholder definitioner af 'Fejl' henholdsvis 'Mangler', idet sidstnævnte henviser til førstnævnte definition. Rammeaftalens punkt 30.3 indeholder imidlertid ligeledes en definition af 'Mangler', omend denne definitionen er ikke identisk med definitionen af 'Fejl' i Bilag 0. Kunden bedes bekræfte, at der skal bortses fra definitionen af 'Mangler' i Kontraktens punkt Ved eventuel indbyrdes modstrid har bestemmelser i selve Kontrakten forrang forud for bilag hertil, jf. kontraktens punkt Den udvidede definition af mangler i kontraktens punkt 30.3 fastholdes derfor. 31 Kontrakten, punkt Kunden opfordres til i kontraktens pkt , at præcisere at det er Kundens interne tidsforbrug og udgifter som direkte afledt af Leverandørens erstatningspådragende handling, der anses for et direkte tab. Det er leverandørens opfattelse, at den nuværende ordlyd er meget vid i forhold til dansk rets almindelige regler. Kunden opfordres endvidere til at slette sidste sætning, da der efter leverandørens opfattelse er disse tab allerede er omfattet af ovenstående "tidsforbrug og udgifter". Bestemmelsen fastholdes. Bestemmelsen indebærer, at Kundens tidsforbrug er direkte tab som afregnes til en timepris på 575 kr. inklusive pensionsbidrag. Kunden kan derfor bekræfte, at bestemmelsen skal fortolkes således, at de 575 kr. pr. time dækker Kundens lønudgifter. 32 Kontrakten, punkt Kunden opfordres til i kontraktens pkt , at præcisere, at den omtalte brugsret til nye ændringer alene gælder for ændringer i løbet af Vedligeholdelsesaftalens løbetid. Det kan bekræftes, jf. Kontraktens punkt 38.2 og 38.3.

6 33 Kontrakten, punkt Bilag 7, punkt Bilag 7, punkt Kunden opfordres til i kontraktens pkt. 28.1, at præcisere leverandørens garanti under pkt. 28 forudsætter, at eventuelle krav til Kundens it miljø er opfyldt, jf. punkt 13.1, samt at Kunden yder den aftalte medvirken, jf. punkt 21. Kunden opfordres til at tilføje "i videst muligt omgang" mellem ordene "og" samt "indhente" i pkt , andet punkt til bilag 7. Det er leverandøren opfattelse, at der i den nuværende ordlyd er tale om resultatforpligtelse, men karakteren af opgaven bør snarere opfattes som en indsatsforpligtelse fra leverandørens side. Det fremgår af anden bullit til bilag 7, pkt , at "Leverandøren skal gøre sit yderste for at reducere problemets omfang, herunder at anvise relevant omgåelse". Ordregiver opfordres til at ændre bestemmelsen således den i stedet lyder "Leverandøren skal i rimeligt omfang, i forhold til omstændighedernes karakter, herunder de kommercielle og tekniske tiltag forsøge at reducere problemets omfang, herunder at anvise relevant omgåelse". Baggrunden er således, at der ligger en proportionalitetsvurdering til grund herfor. Hvis og i det omfang dette har betydning for leverandørens efterlevelse af garantien kan det bekræftes. Referencen kan ikke findes i bilag 7, og spørgsmålet kan derfor ikke besvares. Bestemmelsen fastholdes. Kunden er ikke enig i, at der er tale om proportionalitetsvurdering. Såfremt der er en fejl i programmellet skal leverandøren gøre sit yderste for at reducere problemets omfang. 36 Bilag 3, krav 94 Jf. Bilag 3 ation Krav 94 Kategorisering af snitflade jf Bilag 3G I teksten til snitflade #21 GIS Data står: Der skal være mulighed for at indtaste ruteparametre i EOJ systemet, som max antal km og transportform samt mulighed for at lægge yderligere parametre ind som fx medarbejder og risikofaktorer. Det bedes uddybet, hvad der menes med medarbejder og risikofaktorer". Med parametre som medarbejder og risikofaktorer menes der, at det skal være muligt at koble en bestemt medarbejder til en bestemt borger og at der skal være mulighed for f.eks. at gøre opmærksom på eksempelvis MRSA smitte (risikofaktor). 37 Bilag 12 Samarbejds organisatio n, afsnit 2.1 I Bilag 12 Samarbejdsorganisation afsnit 2.1 lægger Ordregiver op til at der etableres en Programledelse. Programledelse fremgår dog ikke af organisationsdiagrammet i figur 1: Kundens forslag til fælles implementeringsorganisation, som Ordregiver benytter til illustration af samarbejdsorganisationen i afsnit 2.1, hvor termen Projektledelse i stedet anvendes. Ordregiver ønsker at termen "Programledelse" anvendes. Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver oplyse hvilken af de to termer Programledelse og Projektledelse, Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver benytter. 38 Bilag 12 Samarbejds organisatio n, afsnit 5 Det fremgår af Bilag 12 Samarbejdsorganisation, afsnit 5, at: "De nedenfor nævnte medarbejdere er Leverandørens nøglepersoner i relation til etablering af EOJ systemet. Det bekræftes at Leverandørens CV'er for nøglemedarbejderne skal være vedlagt i Underbilag 12C Der er i Underbilag 12D vedlagt CV er for disse nøglemedarbejdere". Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver bekræfte, at CV erne for Leverandørens nøglemedarbejdere er vedlagt i Underbilag 12C. 39 Bilag 5 Priser, afsnit 12 og Underbilag 5A, Revisorerkl æring Det fremgår af Bilag 5 Priser, afsnit 12 Revisorerklæring, at: Tilbudsgiver skal i Underbilag 5A indsætte sin månedlige pris for indhentning af revisorerklæring, jf. kravene i UB.2E Databehandleraftale. Tilbudsgiver kan ikke se, at der af UB.2E Databehandlerinstruks fremgår krav til en sådan revisorerklæring. Tilbudsgiver vil derfor gerne bede Ordregiver oplyse, hvor kravene er angivet, herunder hvilken type af revisorerklæring samt hvor ofte Ordregiver ønsker revisorerklæringen leveret. Når der behandles persondata er der lovkrav om at der skal indgås en databehandleraftale. I kommunens nuværende databehandleraftale, som leverandøren skal underskrive ved kontraktindgåelse står der blandt andet: "... at der samtidig skal udføres kontrol med databehandleren i form af, at databehandler fremlægger en årlig revisorerklæring i henhold til statsautoriserede revisorers revisionsstandard ISAE 3402 (eller tilsvarende) om generelle IT kontroller og applikationskontroller. Tilbudsgiver bedes tage udgangspunkt i denne formulering

7 40 Bilag 5 Priser, afsnit 11 og Underbilag 5A Det fremgår af Bilag 5 Priser, afsnit 11, at: Leverandøren har i Underbilag 5A "Arkivering" angivet årlig pris vedrørende aflevering af data og dokumenter fra Systemkomplekset til Aalborg Kommune Stadsarkiv, jf. UB.3B, ID 26. Tilbudsgiver bedes angive prisen pr. måned Af Underbilag 5A fremgår det, at: Pris på arkivering til AAK s kommunearkiv, pr. måned Ordregiver bedes oplyse, om prisen skal angives pr. måned eller pr. år. 41 Bilag 3B ation, ID 26 Det fremgår af Bilag 3B ation, ID 26, at: Den Tilbudte Løsning skal løbende efterleve al gældende og relevant arkivlovgivning. Data og dokumenter fra Den Tilbudte Løsning skal arkiveres hvert femte år jf. Kundens anmeldelse til Datatilsynet. En sag skal arkiveres når den er 5 år gammel og det betyder, at det vil være individuelt hvornår de forskellige sager er 5 år gamle. Derfor skal arkiveringsprocessen udføres hvert år. Første arkivering af Den Tilbudte Løsning skal kunne afleveres efter 5 år. Herefter følger afleveringer hvert femte år. Produktionen af gyldige arkiveringsversioner er en del af leverancen. Arkiveringsversionen skal kunne godkendes af Aalborgs Stadsarkiv. Af Bilag 5 Priser, afsnit 11, fremgår det yderligere, at: Kunden har i hele Kontraktens varighed samt ved Kontraktens ophør mulighed for at bestille en systemuafhængig arkiveringsversion af data og dokumenter fra Systemkomplekset hos Leverandøren. Ordregiver bedes i forlængelse af ovenstående til brug for prissætning af arkivering angive af det forventede antal af systemuafhængig arkiveringsversion af data og dokumenter fra Systemkomplekset hos Leverandøren i kontraktperioden udover afleveringer hver femte år. 42 Bilag 3b ation, afsnit 7 og 7.1 Af afsnit 7 Kravmetodik fremgår kolonne Opfyldes krav Ja/Nej. Denne kolonne er ikke beskrevet under afsnit 7.1 Beskrivelse af opbygningen. Tilbudsgiver vil derfor gerne bede Ordregiver oplyse, om udfyldelsen af denne kolonne også skal omfatte mindstekrav og om det for evalueringskrav er muligt at angive, at kravet er delvist opfyldt? I hele bilag 3, afsnit 8 ation, kolonne 4, er det muligt at svare JA/NEJ ved opfyldes krav. I udbudsbetingelserne punkt 17.1 skrives endvidere: "Overordnet vurderes en høj grad af kravopfyldelse positivt i tilbudsvurderingen. Det skal i øvrigt bemærkes, at Tilbudsgiver ved aflevering af sit tilbud, bekræfter at opfylde alle minimumskrav (MK), som beskrevet i bilag 3. " Uanset teksten ovenfor opfordres Tilbudsgiver til at svare "Ja" hvis kravet opfyldes, eller "Nej" hvis ikke. Et "Nej" ud fra et Mindstekrav i Bilag 3 vil således ikke i sig selv gøre tilbuddet ukonditionsmæssigt i første omgang, men vil blive undersøgt nærmere, med henblik på at få afklaret om det var en fejl, at der var angivet et "Nej". Fastholder tilbudsgiver sit "Nej" ved et MK, er tilbuddet ukonditionsmæssigt. Et EK kan kun besvares med et JA eller et NEJ mht. opfyldelse, men "nuancer" af opfyldesgraden kan forklares i Løsningsbeskrivelsen. 43 Bilag 3B ation, ID 15 ID 15 mangler angivelse af kravtype. Se svar på punkt Bilag 3B ation, ID 41 Det fremgår af Bilag 3B ation, ID 41, at: Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan den Tilbudte Løsning understøtter brugeren i at følge op på borgeres indlæggelser og udskrivelser. Se svar på punkt 22 Ordregiver bedes bekræfte at der er tale om et MK og at Tilbudsgiver derfor ikke skal beskrive ovennævnte.

8 45 Bilag 11 Servicemål, afsnit 7.2 Det er Tilbudsgivers umiddelbare vurdering, at der i Bilag 11 Servicemål, afsnit 7.2 Bodsregnskab mangler kravtekst. Tilbudsgiver vil i forlængelse heraf gerne bede Ordregiver angive den manglende tekst til brug for besvarelse af afsnittet. Præcisering til Bilag 11, afsnit 7.2: "Tilbudsgiver bedes her komme med forslag til, hvordan en ifalden bod kan reduceres eller eventuelt helt bortfalde ved ekstra god performance i den efterfølgende periode med henblik på endelig fastlæggelse heraf i Afklaringsetapen." 46 Underbilag 1A, Underbilag 1B, Udbudsbeti ngelserne, afsnit 4 og Opfordrings skrivelse Det fremgår af opfordring til at afgive tilbud af 7. april 2017, at dato for Forventet kontraktopstart implementeringsopstart er den 14. august 2017, men af henholdsvis Underbilag 1A og 1B samt udbudsbetingelserne er dato for Implementering af Nyt EOJ system den 1. august Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver bekræfte, at Forventet kontraktopstart implementeringsopstart er den 14. august Forventet kontraktopstart er den 1. august 2017, men p.g.a. sommerferie forventes implementeringen først startet den 14. august Underbilag 1D Leverandør ens tidsplaner og beskrivelse af Faser 48 Bilag 3B ation, ID 124 Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver oplyse, om der er ferieperioder, som Ordregiver ønsker at Tilbudsgiver skal tage betragtning i udarbejdelse af Underbilag 1D Det fremgår af Bilag 3B ation, ID 124, at: "Tilbudsgiver skal etablere redundant opkobling til Kundens netværk. Tilbudsgiver leverer opkoblingen til Kundens netværk i form at et lukket kredsløb af typen sort fiber eller TDC MPLS. Se svar på punkt 46 Kunden forventer at købe en service, hvor Leverandøren har ansvaret for servicens drift helt hen til Kundens "indersiden af Kundens vægstik". Netværket skal termineres i Kundens knudepunkter. Se underbilag 2A. Omkostningerne forbundet hermed indgår i det tilbudte vederlag." Tilbudsgiver vil gerne bede Ordregiver specificere i hvilket omfang, omkostningerne skal omfatte drift, overvågning, support og servicemål.