Udbuddet gennemføres som et samlet udbud af kommunens økonomi- samt løn- og personalesystemer.

Transkript

1 NOTAT Projekt Til Fra Udbud af økonomi- samt løn- og personalesystem Offentliggørelse på hjemmesiden Furesø Kommune 1. Spørgsmål og svar Nr. Spørgsmål Svar Dato 1. Med henvisning til igangværende udbud ønskes oplyst, om der kan skabes mulighed for at byde på "Indkøbsdelen" alene? Udbuddet gennemføres som et samlet udbud af kommunens økonomi- samt løn- og personalesystemer Vor virksomhed har udviklet e-procuresystemet XX. Se venligst vores hjemmeside. Dette indebærer, at tilbud for at være konditionsmæssige skal omfatte den samlede løsning. Dato Rambøll Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N T F XX kan integreres med systemerne fra de førende udbydere af økonomisystemer til det offentlige i Danmark og anvendes i dag af en lang række kommuner. Såfremt "løbet" allerede er "kørt" i.f.m. Furesø Kommune vil vi meget gerne træffe aftale om en demonstration af XX således at vi fremadrettet kan komme i betragtning. Der kan således ikke bydes på delsystemer. Furesø Kommune ønsker ikke at ændre indhold og omfang af det annoncerede udbud. Der kan ikke i forbindelse med udbuddet arrangeres systemdemonstrationer ud over de i udbudsbetingelserne anførte tilbudspræsentationer. 2. Hvornår forventer Furesø kommune at vælge leverandør og underskrive kontrakt? I forhold til tidsplan bilag 5. Valg af leverandør forventes at ske ultimo november Kontraktindgåelse forventes at ske i december 2010 efter udløb af stand still perioden. 3. I relation til kontraktens pkt stk. 5 vil det blive anset som ukonditionsmæssigt, hvis en tilbudsgiver tilpasser formuleringen til at angå den Ifølge udbudsbetingelsernes pkt. 8 kan tilbudsgiver lovligt tage forbehold over for kontraktens pkt /6 Rambøll Management Consulting A/S

2 samlede leverance, således at bestemmelsen får følgende formulering: Såfremt økonomiske og/eller tekniske hensyn, herunder hensyn affødt af ændringer i den offentlige edb-opgavefordeling og den teknologiske udvikling, tilsiger det, er leverandøren desuden berettiget til at foretage ændringer i leverancen, herunder driftsmiljøerne leverancen, så længe driftsafviklingen af systemerne ikke vanskeliggøres eller forringes. Såfremt opgradering eller andre ændringer afføder behov for ændringer i kundens arbejdsgange og/eller kundens eget driftsmiljø, eller såfremt opgraderingen eller ændringerne påfører kunden omkostninger, kan rettelserne først iværksættes 1 måned efter, at kunden har modtaget skriftlig meddelelse om den påtænkte ændring med angivelse af ændringens konsekvenser. Kontraktens pkt regulerer dog efter sin formulering alene driftsmiljøerne, herunder ændringer heri. Det vil derfor ikke være det korrekte sted at tilføje, at der kan ske ændringer i den samlede leverance, der her forstås som en udvidelse i forhold til driftsmiljøerne. Kontraktens pkt. 17 indeholder en regulering af ændringshåndtering, der dog i sin nuværende form alene vedrører kundens ændringsønsker. Ifølge udbudsbetingelsernes pkt. 8 kan tilbudsgiver dog lovligt tage forbehold over for kontraktens pkt. 17. Der gøres dog for god ordens skyld opmærksom på, at eventuelle forbehold til pkt. 17 ikke materielt må være i strid med kontraktens øvrige mindstekrav, herunder kontraktens pkt. 25 om leverandørens garantier. Baggrunden for ønske om tilpasningen er, at leverandøren ønsker en præcisering af, at bl.a. økonomiske og/eller tekniske hensyn, herunder ændringer i den offentlige edb-opgavefordeling og den teknologiske udvikling kan føre til, at leverandøren kan have behov for at ændre ikke kun i driftsmiljøerne men også i de samlede servicebureauløsninger/den samlede leverance, som leverandøren skal levere. 4. I relation til kontraktens pkt. 13 vedrørende parternes adgang til udskydelse af tidsfrister ønskes følgende spørgsmål afklaret: Bestemmelsen skal forstås således, at udskydelser altid skal varsles med 5 arbejdsdage for begge parters vedkom- 2/6

3 Hvorledes skal det forstås, at parterne, herunder leverandøren, er berettiget til at udskyde enhver tidsfrist i tidsplanerne med 5 arbejdsdages varsel (jf. pkt. 13, stk. 2) i forhold til, at det af pkt. 13, stk. 3 fremgår..udskydelse kan således alene ske med kundens godkendelse og inden for de ufravigelige frister? mende. For leverandørens udskydelse er det derudover et krav, at kunden kan godkende udskydelsen og at en eventuel udskydelse respekterer ufravigelige frister. En præcisering heraf synes ikke nødvendig, da afsnittet starter med "leverandørens samlede udskydelse." og i øvrigt efter af et afsnit, der starter med "kundens samlede udskydelse " Furesø Kommune anmodes om i pkt. 13, stk. 3 at præcisere, at det alene er leverandørens anmodning om udskydelse af ufravigelige tidsfrister i bilag 5, der skal godkendes af kunden. Hvorledes skal det forstås, at der i pkt. 13, stk. 3 om leverandørens udskydelsesadgang fremgår, at der ikke kan ske udskydelse af eventuelle i bilag 5 angivne ufravigelige frister i forhold til, at det af pkt. 13, stk. 5 fremgår at en parts udskydelse af en frist giver den anden part ret til tilsvarende at udskyde alle efterfølgende frister med et tilsvarende antal arbejdsdage? Bestemmelsen om, at en parts udskydelse giver den anden part ret til en tilsvarende udskydelse vedrører alene de "lovlige" udskydelser, dvs. de udskydelser, der opfylder de øvrige kriterier, herunder at de respekterer eventuelle ufravigelige frister. Ufravigelige frister (mindstekrav) kan således under ingen omstændigheder udskydes, heller ikke selv om der lovligt kan ske udskydelse af øvrige frister. Furesø Kommune anmodes om at præcisere, at også ellers eventuelle ufravigelige frister i bilag 5 udskydes efter pkt. 13, stk Af pkt og pkt fremgår, at kunden vil kunne hæve kontrakten i tilfælde af visse nærmere angivne former for misligholdelse vedrø- Det fremgår af kontraktens pkt (ophævelse som følge af forsinkelse), at: "Overskrides en aftalt overta- 3/6

4 rende et system. Det forekommer ganske byrdefuldt, hvis dette skal forstås således, at kunden kan hæve kontrakten for begge de af kontrakten omfattede systemer uagtet, at en misligholdelse kun vedrører det ene system eller nogle aftalte ændringer til et system. På denne baggrund spørges: gelsesdag for et system eller fristen for gennemførelse af driftsprøven for et system med mere end 30 arbejdsdage, er kunden berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist." Bestemmelsen tager således allerede højde for en opsigelse pr. system. a. Vil Furesø Kommune præcisere, at ophævelsen alene kan angå det system eller de aftalte ændringer, som misligholdelsen vedrører? b. I benægtende fald: Vil det gøre et tilbud ukonditionsmæssigt, hvis leverandøren foretager sådan præcisering i kontrakten? Noget tilsvarende gør sig gældende for så vidt angår kontraktens pkt (ophævelse som følge af mangler): "Såfremt leverandørens leverancer eller ydelser er behæftet med så omfattende fejl og/eller mangler, at leverancernes eller ydelsernes værdi for kunden er væsentligt reduceret, og leverandøren enten ikke iværksætter tilstrækkelige afhjælpningsforanstaltninger, forgæves har forsøgt at afhjælpe fejlene og/eller manglerne i mere end 30 arbejdsdage efter, at fejlene og/eller manglerne er konstateret eller påpeget, eller erkender, at yderligere afhjælpning er udsigtsløs, er kunden berettiget til at hæve kontrakten helt eller delvist". Det fremgår i øvrigt af udbudsbetingelsernes pkt. 8, at der lovligt kan tages forbehold over for kontraktens pkt og 28.2, der hermed skal forstås som omfattende de tilhørende underpunkter. 6. Af pkt fremgår at leverandøren har en forpligtelse til rekonstruktion af data. Furesø Kommune bedes bekræfte, at dette skal forstås således, at leverandøren alene er forpligtet til at rekonstruere Det fremgår af kontraktens pkt. 32, at leverandøren ikke er erstatningsansvarlig for retablering af data genereret efter seneste planlagte backup. I forhold til afhjælpningsplig- 4/6

5 data frem til seneste planlagte backup, jf. kontraktens pkt. 32, stk. 1. ten vil leverandøren dog være forpligtet til at omlevere eller rekonstruere data, såfremt dette ikke er objektivt umuligt, jf. kontraktens pkt En eventuel objektiv umulighed vil blive vurderet i lyset af den fastlagte backup-plan. 7. I relation til kontraktens pkt. 32, stk. 3 vil det blive anset som ukonditionsmæssigt, hvis en tilbudsgiver tilpasser ansvarsmaksimeringen til at angå en parts samlede erstatningsansvar og bod i kontraktperioden? 8. Jeg vil gerne anmode om, at tilbudspræsentationerne finder sted i uge 44 hvor der afholdes tilbudspræsentationer (25. okt. til den 12. nov. (uge 43-44)). Det følger af udbudsbetingelsernes pkt. 8, at der lovligt kan tages forbehold over for kontraktens pkt. 32. Som angivet i udbudsbetingelserne planlægges tilbudspræsentationerne først endeligt, når tilbuddene er modtaget Er det muligt at få fremsendt agendaen til tilbudspræsentationerne? Som angivet i udbudsbetingelser og af hensyn til ligebehandlingsprincippet kan agendaen først udleveres, når tilbuddene er modtaget De enkelte tilbudsgivere vil få agendaen tilsendt i lige lang tid forud for de konkrete tilbudspræsentationer, så alle får det samme tidsrum til forberedelsen - ligeledes af hensyn til ligebehandlingsprincippet. 10. Det er i udbudsmaterialet et mindstekrav, at Løn- og personalesystemet skal være i drift den 1. april I bilag 5 i afsnit 3 i skema under beskrivelse af den detaljerede tidsplan står datoen 1. april 2013 i tabellen. Idet vi taler om et mindstekrav, vil vi gerne være sikker på, at der er tale om en fejl i Det kan bekræftes, at der er tale om en fejl. Der skal således stå 1. april Tilbudsgiver kan lægge til grund, at fejlen rettes i forbindelse med kontraktindgåelsen med den valgte leverandør /6

6 datoen i tabellen? 6/6