SAMARBEJDSAFTALE FOR GENBRUG I DANSK FOLKEHJÆLP

Transkript

1

2 SAMARBEJDSAFTALE FOR GENBRUG I DANSK FOLKEHJÆLP Generelt Det er vigtigt, at alle organisationens genbrugsbutikker er genkendelige og kører efter samme koncept. Genbrugsbutikkerne vil som kæde være de første af sin art i Danmark, idet overskuddet fra butikkerne anvendes ud fra filosofien GENBRUG til fordel for det nationale og lokale, hvor dele af overskuddet geninvesteres i det lokale, frivillige sociale arbejde. En lokalafdeling / lokalkomite har ikke lov til at drive genbrugsforretning uden godkendelse fra organisationen. Formål med oprettelse af genbrugsbutikken Etablering af genbrugsbutikken har til formål at bidrage med penge til organisationens arbejde, eksempelvis sociale projekter for udsatte børn på landsplan og lokalt. Sekundært skal genbrugsbutikkerne bidrage til at styrke organisationens identitet i en række lokalområder, ligesom genbrugsbutikkerne vil kunne tiltrække nye frivillige til de medvirkende lokalafdelinger. Samarbejdspartnere omkring genbrugsbutikken Dansk Folkehjælp og en lokalafdeling/lokalkomite, der har lyst til at deltage i en ny aktivitet, der kan rekruttere en frivillige som har ressourcer til at virke som ansvarlig for genbrugsbutikkens drift i de enkelte lokalområder, der kan rekruttere et tilstrækkeligt antal engagerede, ansvarsbevidste frivillige og som ønsker at skaffe ressourcer til vores arbejde i Danmark eller lokalt. Endvidere frivillige, der har lyst til og kan afse nogle timer hver uge til at sælge genbrug, og borgere der gerne vil donere deres aflagte tøj og sko m.v. til et godt formål. Genbrugsbutikkens målgruppe/kunderne Genbrugsbutikken er målrettet de borgere, der ønsker at købe brugt beklædning/brugsgenstande enten af hensyn til deres økonomi, fordi genbrugstanken tiltaler dem eller fordi det er sjovt at lede efter og finde noget helt unikt beklædning, som ingen andre sætter sammen og går i. Endvidere vil genbrugsbutikkerne i nogen omfang appellere til de borgere som ønsker at støtte det gode formål. Det skal være et kendetegn for genbrugsbutikkerne, at man ved at handle i disse støtter landsdækkende og lokale nationale formål som vores aktiviteter for udsatte børn i Danmark. Lokalafdelingen Der indgås samarbejdsaftale mellem lokalafdeling/lokalkomite og organisation om oprettelse og drift af genbrugsbutikken. Genbrugsbutikken integreres i lokalafdelingen/dansk Folkehjælps aktiviteter. Lokalafdelingens kasserer eller lokalkomite kontaktperson er ansvarlig for udarbejdelse og indsendelse af revideret og attesteret regnskab for genbrugsbutikken. Regnskabsåret følger kalenderåret, og regnskabet skal være hovedkontoret i hænde senest ultimo februar det efterfølgende kalenderår. Det påhviler den ansvarlige daglige leder af de enkelte genbrugsbutikker at føre tilsyn med butikkerne, ligesom det er daglig leder som forestår kontakten til butikkens frivillige og udarbejdelse af vagtplaner.

3 Frivillige Profil: Profilen af en frivillig til en genbrugsbutik er en åben, imødekommende, soigneret og ærlig person, der gerne vil bruge lidt af fritiden til noget samfundsgavnligt med en god sag for øje nemlig vores formål og arbejde. Eksempler herpå kunne være efterlønnere, førtidspensionister og pensionister, der gerne vil udfylde dagligdagen og dagtimerne med noget meningsfyldt og/eller har brug for et socialt netværk blandt ligestillede. Et andet eksempel kunne være studerende, der i tråd med deres valg af uddannelse, anser det som en selvfølge at arbejde nogle timer om ugen til fordel for svage grupper i samfundet. Det er vigtigt, at de frivillige som knyttes til genbrugsbutikken har øje for kundeservice, indretning, dekoration og salg. Det er vigtigt, at den frivillige har en behagelig og imødekommende fremtoning, at den frivillige har forståelse for kundernes forventning om, at genbrugstøjet altid skal være i orden og sobert, at den frivillige er indstillet på at udføre alle de praktiske opgaver, som hører med til det at drive en genbrugsbutik, at den frivillige vil tage ansvar i enhver situation, at den frivillige er i besiddelse af gode samarbejdsevner, er indstillet på, at alle aftalte arbejdsopgaver (f.eks. vask, strygning, aflevering af omsætning i døgnboks m.v.) skal udføres samme dag, som det er aftalt og som arbejdsplanen foreskriver. Rekruttering: Rekruttering af frivillige kan ske i forbindelse med omdeling af folder om genbrugsbutikken, via frivilligcentre, uddannelsescentre, offentlige institutioner og kontorer, via mund-til-mund metoden, ved udsendelse af information til afdelingens medlemmer, indrykning af annonce og pressemeddelelse i den lokale ugeavis, ved henvendelse til netværk, eksempelvis ældre netværk oa., opslag i butikker m.v. Det er vigtigt, at udvælgelsen af frivillige sker under hensyntagen til den beskrevne profil, at de frivillige i butikkerne kan komme til at opleve sig selv som en del at et fællesskab, at de er værdsatte medarbejdere, der ser værdien i fællesskab og vil gøre en forskel,

4 Arbejdsopgaver og ansvar: Der udpeges en ansvarlig blandt de frivillige, som bl.a. har til opgave at varetage kontakten med organisationens hovedkontor og lokalafdelingen at koordinere opgaverne i butikken at lægge vagtplaner at føre regnskab/kassebog at sikre, at dagens omsætning afleveres til døgnboks/ bank. at sikre, at butikken til enhver tid fremstår indbydende og rengjort at sikre, at varerne efter modtagelsen klargøres til salg og at effekterne præsenteres så indbydende og professionelt som muligt at sikre, at alle frivillige med tilknytning til butikken er bekendt med butikkens retningslinjer for de frivillige, og at de har underskrevet en frivilligaftale med organisationen. Uddannelse: I tilknytning til butikkens etablering afvikles kursus for frivillige. Her gennemgås emner som kommunikation, regnskab/kassebog, vinduespyntning/dekoration, klargøring af indleveret tøj osv. Beklædning: Frivillige bærer altid organisationsbeklædning som vest eller T-shirt med organisationens logo, når de er på vagt i genbrugsbutikken. Øvrige: Som tidligere nævnt er det vigtigt, at de frivillige i butikkerne oplever sig som en del af et fællesskab, at de er værdsatte medarbejdere, der er medspillere i butikkens fællesskab og kan være med til at gøre en forskel. På denne måde sikres personlig tilfredsstillelse og engagement en belønning i sig selv. Herudover vil de frivillige få mulighed for at danne netværk med de andre frivillige for mange frivillige i genbrugsbutikker vejer netop muligheden for netværksdannelse tungt. De frivillige tilbydes 1 gang årligt at deltage i gode aktiviteter, f.eks. at besøge de aktiviteter, som de frivillige via overskud fra butikken er med til at finansiere, eller en udflugt. Den ansvarlige for genbrugsbutikken tilbydes at deltage i netværk for butiksansvarlige, en forum som drives af Dansk Folkehjælps hovedkontor. Alle frivillige i genbrugsbutikkerne er omfattet af organisationens frivilligforsikring. Alle frivillige tilknyttet Dansk Folkehjælps genbrugsbutikker er forpligtiget til at være informeret om Dansk Folkehjælps formål, arbejde og værdier. Det påhviler således afdelingen/daglig leder at sikre dette. Dansk Folkehjælps hovedkontor stiller til brug for butikkerne mobiltelefon / kasseapparat / MobilePay/SWIPP til rådighed, fra en af hovedkontoret valgt leverandør. Såfremt en genbrugsbutik ønsker kortterminal i butikken, leveres denne efter forudgående aftale af organisationens hovedkontor.

5 Indsamling/modtagelse af genbrugseffekter Genbrugsbutikken indkøber ikke effekter til videresalg i butikken men indsamler/modtager udelukkende genbrug i form af: tøj, tasker, bælter, smykker, brugskunst og legetøj til videresalg. Modtagelse: Når der modtages effekter er det vigtigt at huske, at mange kunder i genbrugsbutikker køber genbrugstøj/brugsgenstande fordi det er en livsstil og fordi det er sjovt at finde noget helt unikt, som ingen andre har. Der er erfaringsmæssigt stor efterspørgsel på godt tøj, gerne nyt med prismærk samt gode mærkevarer. Det er ligeledes vigtigt at fastholde krav om, at tøj/sko/effekter/nips skal: være kvalitet og effekter, som har salgspotentiale, være rent og velholdt, uden fejl og mangler. For at sikre, at beklædningen er i en sådan forfatning, at tøjet og skoene kan sælges, skal donorer indlevere deres beklædning til butikken - eller donationen kan afhentes af frivillige på donors bopæl. Det vil dog være helt op til den enkelte butik, om det er det ene eller andet - eller en kombination af begge afleveringsformer. Men Dansk Folkehjælps frivillige skal i hvert enkelt tilfælde vurdere, om organisationen er interesseret i at modtage donationen. Donor: Donor skal altid føle, at Dansk Folkehjælp sætter pris på donationen, når det indleverede lever op til de krav, der stilles for effekterne. - Husk altid at fortælle, hvor meget det betyder for organisationen, at der ved donorernes hjælp skabes mulighed for at tilbyde f.eks. socialt udsatte børn, gode oplevelser og aktiviteter. Donorerne er med til at gøre en forskel! Når de frivillige får henvendelser om en potentiel donation, og det medbragte ikke lever op til de krav, der stilles, jfr. ovenfor, bør giveren afvises venligt med en begrundelse for, hvorfor det donerede ikke kan modtages. Kunderne At komme i butikken skal være en god oplevelse for kunden, der er med til at sikre, at potentielle kunder altid vender tilbage: De besøgende skal tilbydes kaffe/the, og det er vigtigt, at den besøgende fornemmer en god og varm atmosfære blandt de frivillige og øvrige besøgende i butikken. Den besøgende skal altid føle sig velkommen uanset om der købes noget eller ej. Tøj og genstande skal udskiftes med jævne mellemrum, således at trofaste besøgende, der jævnligt kommer, altid vil kunne finde nyheder blandt varerne. Sørg for, at der til kunderne er oplysningsmateriale tilgængeligt for kunderne om Dansk Folkehjælp og dens arbejde. Butikken Butikken bør ligge centralt og fremstå indbydende. Ideel størrelse for en genbrugsforretning er et butikslokale er m 2 samt en lagerkapacitet af rimeligt omfang. Det er vigtigt, at man lokalt er fokuseret på mulige strøgkunder og fornuftige udstillingsvinduer ved udvælgelse af butikslokaler til brug for genbrugsbutikkerne.

6 Alle butikker bliver indrettet ud fra samme koncept og retningslinjer, herunder facade skiltning. Indretning og indkøb af inventar forestås af Dansk Folkehjælps hovedkontor. Butikkens åbningstid er mandag fredag kl samt lørdag kl , der kan dog være lokale hensyn der fraviger ovenstående. Såfremt der i lokalområderne er en handelstandsforening, ser organisationen positivt på et medlemskab af en sådan forening, ligesom genbrugsbutikkerne bør deltage i særlige events som arrangeres af de lokale butikker i samarbejde med eksempelvis handelstandsforeningerne. Dansk Folkehjælps genbrugsbutikker kan ikke holde lukket på almindelige åbningsdage med mindre dette forudgående er aftalte med organisationens hovedkontor. Synliggørelse Der udarbejdes en informativ folder om den nye butik, der husstandsomdeles eller sendes pr. post til husstande i lokalområdet. Der udsendes pressemeddelelse til de lokale medier. Folder lægges på frivilligcenteret, offentlige kontorer og institutioner samt på relevante uddannelsescentre i lokalområdet. Projektets organisering Organisationens hovedkontor er ansvarlig for etablering af butikken, indgåelse af aftale og underskriver af lejekontrakt, endvidere ansvarlig for valg af bank, oprettelse af bankkonto, og administration af samme bankkonto. Lokalafdeling/lokalkomite er sammen med hovedkontoret ansvarlig for den praktiske gennemførelse/etablering af butikken frem mod dens åbning. Efter åbning af butikken er det lokalafdeling/lokalkomite som har ansvaret for den daglige drift i samspil med den valgte butiksansvarlig. Der skal i forud for åbning af ny genbrugsbutik udpeges en ansvarlig for butikken, som har til opgave at koordinere opgaverne i butikken, lægge vagtplaner, føre dagligt regnskab/kassebog og kommunikere med organisationens hovedkontor. Lejemål Det påhviler organisationens hovedkontor at indgå lejemål til brug for etablering af genbrugsbutik. Alle løsøre/inventar tilhører Dansk Folkehjælps hovedkontor. Alle frivillige, der indgår i vagtskemaet, udstyres med nøgle til butikken, der kvitteres for udlevering af nøgle. Lejemålet må ikke anvendes til andre formål en drift af genbrugsbutik, dog kan lokalerne såfremt de er egnet hertil anvendes til afholdelse af møder som har relation til genbrugsbutikken. Skader eller anden misligholdelse på lejemål skal straks meddeles til Dansk Folkehjælps hovedkontor, økonomiafdelingen. Investeringer i genbrugsbutikkerne Eventuelle nyinvesteringer i de enkelte lejemål/løsøre/inventar efter butikkernes åbning, aftales forud med Dansk Folkehjælps hovedkontor, økonomiafdelingen. Alle regninger attesteres af butiksansvarlig eller afdelingskasserer fra de enkelte genbrugsbutik og tilstilles organisationens hovedkontor.

7 Uddeling af overskud og regnskab Overskuddet af genbrugsbutikkens nettoomsætning deles ligeligt mellem organisationen og lokalafdeling. I områder hvor der ingen afdeling er tilknyttet genbrugsbutikken, tilfalder hele overskuddet Dansk Folkehjælps hovedkontor til brug for de nævnte formål. Det er endvidere en forudsætning, at alle udlæg til etablering af de enkelte genbrugsbutikker samt løbende driftsomkostninger tilbagebetales til organisationens hovedkontor, disse omkostninger fratrækkes således overskuddet som anvendes til velgørende formål. Det fulde udlæg skal være tilbagebetalt inden overskudsdeling af nettoomsætningen påbegyndes. Endvidere vil alle investeringer, vedligeholdelse- og driftsomkostninger, samt omkostninger til frivillige, beklædning og relevante butikseffekter fratrækkes årets overskud inden deling. Det tilsigtes, at alle investering i forbindelse med etablering af nye genbrugsbutikker er fuldt tilbagebetalt til organisationens hovedkontor senest 2 år efter butikkens etablering. Regnskabet for de enkelte genbrugsbutikker følger kalenderåret. Det påhviler lokalafdeling /lokalkomite/butiksansvarlig af de enkelte genbrugsbutikker månedligt at fremsende kopi af de midler som indsættes på særskilt bankkonto. Kun organisationens hovedkontor, afdelingskasserer og butiksansvarlig har adgang til den oprettede bankkonto. Organisationens hovedkontor udarbejder årsregnskab for de enkelte genbrugsbutikker, herunder beregning af det overskud som anvendes til fordeling. Hvert år i februar/marts måned foretages uddeling af overskud fra de enkelte genbrugsbutikker. Overskuddet kan anvendes inden for det nævnte formål, og alle genbrugsbutikker opfordres til at uddele midler til relevante foreninger i eget lokalområde, ligesom lokalafdelingen selv kan tilgodeses af uddelingen. Beslutningen om modtagerne meddeleles organisationens hovedkontor forud for uddelingen, det er endvidere vigtigt at lokalpressen orienteres om uddelingen. Dansk Folkehjælps hovedkontor hæfter for alle indgået aftaler imellem organisation /lokalafdeling/lokalkomite ift. juridiske og økonomiske forpligtigelser, endvidere er det organisationen som er ejer af alle finansieret butikseffekter/løsøre, ligesom hovedkontoret dækker ovennævnte tab på etablering/drift af genbrugsbutik. XX by, dato XX/XX For hovedkontoret Klaus Nørlem For afdeling/lokalkomite

8 Eksempel på forløb for åbning af butik (tidsmæssigt forløb på 3 4 måneder) 1. Information Afholdelse af møde mellem hovedkontor og lokalafdeling/lokalkomite Lokalafdelingen undersøger i samarbejde med hovedkontoret muligheder for lokaleleje i lokalområdet og lokale(r) besigtiges. Afholdelse af infomøder for interesserede Rekruttering af frivillige 2. Aftaler Der indgås samarbejdsaftale mellem hovedkontoret og lokalafdelingen. Der indgås lejeaftale Der omdeles folder om projektet i lokalområdet 3. Orientering Der afholdes informationsmøder med alle frivillige lokalt 4. Indretning Butikken indrettes (butiksanvarlig, frivillige og HQ) Dekoration anbefalinger/vejledning 5. Før åbning Der udsendes pressemeddelelse i lokale medier vedr. butikken etablering, indsamling af genbrug og behov for frivillige Der udsendes pressemeddelelse til lokale medier om åbning og butikken åbner 6. Fastholdelse Fælles temadag 1 gange årligt for alle frivillige Temadag/kursus målrettet butiksleder/afdelingsformand Løbende opfølgning/supervision efter behov/ønske for de enkelte