Beredskabsplan Halsnæs Kommune 2017

Transkript

1 Beredskabsplan Halsnæs Kommune 2017

2 Indholdsfortegnelse Formålet med Halsnæs Kommunes generelle beredskabsplan...5 Planens gyldighedsområde...5 Planens centrale præmisser...5 Planens ajourføring og afprøvning Aktivering og drift af Halsnæs Kommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Halsnæs Kommunes krisestab Modtagelse af varsler, alarmer m.v Halsnæs Kommunes krisestab Udsendelse af forbindelsesofficerer (ekstern kontaktperson) Afløsning af stabsmedlemmerne Halsnæs Kommunes alternative mødested Håndtering af informationer om krisen Målet med håndtering af informationer Tilgang af informationer om krisen Krisestabens behandling af informationer om krisen Dokumentation af informationer, beslutninger m.v Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Typiske samarbejdspartnere under kriser Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Overblik over Halsnæs Kommunes ressourcer Modtagelse af anmodninger om Halsnæs Kommunes bistand Ændringer i situationen Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Opfølgning på iværksatte tiltag Krisekommunikation Målet med krisekommunikation Krisekommunikationsteamet (KKT) Indledende kommunikationsopgaver Det videre kommunikationsarbejde Afslutning af KKTs arbejde Operativ indsats Delplaner, instrukser, skabeloner m.v. til Halsnæs Kommunes generelle plan Operative actioncards udgivet af Halsnæs Kommune...22 Andre myndigheders beredskabsplaner m.v Side 2 af 96

3 Operative actionscards...24 Akut hændelse i kommunens virksomheder...25 Bombetrussel...26 Brand...27 Dødsfald...28 Evakuering...28 Forhøjet vandstand...29 Gidseltagning...30 IT-genopretning...32 Kystforurening...33 Mangel på benzin og olie...34 Miljøuheld...35 Nødtransport...36 Oversvømmelse og vandskade på bygning...37 Pandemi...38 Beredskabsplan for PLOV...39 Store snemængder...41 Storm / Orkan...42 Strømsvigt...43 Større brandskade...44 Svigtende varmeforsyning...45 Udbringning af mad i ekstraordinære situationer...46 Vandforurening...47 Bilag...48 Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab...49 Dagsorden, 1. stabsmøde...50 Melding (situationsrapport)...51 Skabelon for Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede...52 Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere...53 Procedure for information...54 LOG BEREDSKABSPLAN...66 Funktioner ved større indsatser...67 Signalementsblanket...68 Telefonliste - Kort...69 Telefonliste - Lang...70 Sikkerhed og kriseberedskab Vejledning til skoler og uddannelsinstitutioner...71 Side 3 af 96

4 Forord...72 Indhold Indledning Resumé Lovgrundlag Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke...14 eller krisesituation Oversigt over relevante eksisterende tiltag, myndigheder og organisationer Tjekliste til brug for kriseberedskaber og håndtering af krisesituationer...21 Bilag:...24 Vejledning om reglerne om tavshedspligt...24 Side 4 af 96

5 Indledning Formålet med Halsnæs Kommunes generelle beredskabsplan Kommunens generelle beredskabsplan har til formål at aktivere kommunens beredskab og anvise, hvordan Halsnæs Kommune vil agere i ekstraordinære situationer af forskellig art, f.eks. ved drikkevandsforurening, stormflod, nødindkvartering og naturkatastrofer. Den generelle beredskabsplan skal ligeledes beskrive, hvordan den overordnede krisestyring skal foregå, og hvordan det afhjælpende beredskab skal iværksættes, når de almindelige ressourcer og rutiner ikke længere slår til. Kommunens beredskabsplan forhindrer ikke større uheld, men den kan begrænse omfanget heraf. En beredskabsplan hjælper kommunen til hurtigst muligt at få genoprettet vitale funktioner efter et uheld. Virksomheder med ansvar for kritiske funktioner skal desuden råde over deres egen beredskabsplan. Virksomhedens beredskabsplan har til formål at beskrive virksomhedens krisehåndtering, virksomhedens ressourcer og hvordan man vil anvende disse ressourcer i forbindelse med en krise/katastrofe. Virksomhedens beredskabsplan skal give ledelse og medarbejdere et praktisk redskab, som de kan bruge, når ekstraordinære hændelser skal håndteres. Virksomhederne skal ligeledes udarbejde delplaner inden for eget kompetenceområde, som f.eks. omsorgsplan, beredskabsplan for strandrensning, plan for pandemisk influenza m.fl. Planens gyldighedsområde Beredskabsplanen gælder for Halsnæs Kommune, herunder kommunens decentrale enheder. Såfremt det bliver nødvendigt at inddrage ressourcer fra de decentrale enheder, vil dette ske efter konkret aftale mellem den enkelte virksomhed og krisestaben. Planens centrale præmisser Denne generelle beredskabsplan bygger på, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Side 5 af 96

6 Planen bygger på Halsnæs Kommunes organisation suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende støttefunktioner. Krisestaben er omdrejningspunktet for Halsnæs Kommunes samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes efter fastlæggelse af den konkrete krise på 1. stabsmøde og kan overordnet bestå i en skeletbemanding eller stabsbemanding jf Afhængigt af den konkrete krise løser virksomheden en række opgaver i organisationen, uanset om der er etableret skeletbemanding eller fuld bemanding af staben. Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er dog krævende - både for afsender og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede (se bilag 4), som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for: Halsnæs Kommunes krisestyring Normalt afholdes der stabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.) i forbindelse med en krise, medmindre andet aftales. Bidrag til Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede skal afleveres på stabsrum@halsnaes.dk senest én time inden næste stabsmøde, jf. bilag 2. Dagsorden for stabsmødet fremgår af bilag 2. Beredskabsplanen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser m.v. Staben bør dimensioneres til at kunne fungere i minimum 72 timer. Beredskabsplanen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter krisestaben, hvilke beredskabsforanstaltninger virksomheden skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter, at virksomheden har indhentet politisk godkendelse. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Halsnæs Kommune - normalt efter forudgående drøftelse med øvrige beredskabsmyndigheder - iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov. Styregruppen er i samarbejde med projektgruppen ansvarlig for ajourføring af denne plan. Styregruppen skal mindst 1 gang om året planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Halsnæs Kommune afprøver beredskabsplanen eller væsentlige dele heraf. Styregruppen har det overordnede ansvar for at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. Side 6 af 96

7 1. Aktivering og drift af Halsnæs Kommunes krisestab 1.1. Målet med aktivering og drift af Halsnæs Kommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Halsnæs Kommunes krisestab er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise Krav til krisestaben Kommunen skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest en time efter, at det er besluttet at aktivere krisestaben (se punkt 1.3.2), og skal kunne drives på dette niveau i minimum 72 timer. Kommunen skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af medarbejdere til tværgående krisefunktioner m.v. Udsendelsen skal kunne opretholdes i minimum 72 timer med 2 medarbejdere pr. funktion i 12-timers vagter Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Varsler, alarmer m.v. modtages enten af organisationen eller af vagthavende medarbejder (uden for normal arbejdstid). De typiske varsler, alarmer m.v. består af: Vejrvarsler Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab/dcok Varsler og alarmer fra internationale organisationer Informationer fra medierne 1.3. Halsnæs Kommunes krisestab Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af Halsnæs Kommunes daglige beredskab, skal vedkommende kontakte følgende (i nævnte rækkefølge indtil der opnås kontakt): Sekretariatschefen Kommunaldirektøren Side 7 af 96

8 Oplysninger om telefonnumre og adresser findes i Netwise, Fællesnettet eller i udleveret telefonliste (lommekort) se bilag 10.) Herefter beslutter den pågældende chef/direktør: Om krisestaben skal aktiveres (jf. bilag 6 og/eller actioncards) På hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel nedenfor) Med hvilke medlemmer og støttefunktioner (se pkt samt bilag 1) Plan for aktivering af krisestaben iværksættes af Ledelsesbetjening og Kommunikation, jf. pkt Aktiveringsniveau Varsling af direktører og nøglepersoner (informationsberedskab/forhøjet beredskab) Indkaldelse af direktører og nøglepersoner (skelet) (stabsberedskab/markant forhøjet beredskab) Beskrivelse Varsling af direktører og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor direktører og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Orientering af direktører eller chefer foretages indenfor egen organisation. Indkaldelse af direktører og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for tilstedeværelse af direktører m.v. i Halsnæs Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Halsnæs Kommunes opgaver. Indkaldelse af den samlede krisestab (fuld) (fuldt etableret beredskab) Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for, at Halsnæs Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid Sammensætningen af Halsnæs Kommunes krisestab Følgende personer er faste medlemmer af Halsnæs Kommunes krisestab, hvor chefer eller ledere skal indkaldes i forbindelse med alle aktiveringer. Krisestaben består af følgende medlemmer (se bilag 1): Direktionen Sekretariatschefen Ledelsesbetjening og Kommunikation (støttefunktion) Sekretær, Ledelsesbetjening og Kommunikation (støttefunktion) Risikokoordinator (støttefunktion) GIS-medarbejder (støttefunktion) Beredskabschefen eller dennes stedfortræder (efter behov) Side 8 af 96

9 Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc-medlemmer. Alle virksomheder i organisationen skal derfor kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager Ledelsesbetjening og Kommunikation de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid indkaldes personale fra Ledelsesbetjening og Kommunikation for aktivering af krisestaben. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og (se bilag 12). Ledelsesbetjening og Kommunikation eller vagthavende medarbejder skal føre en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til stabsmøde, skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden (normalt jf. bilag 2). Klargøring af stabsrummet Krisestaben anvender Udvalgsværelset på rådhuset som stabsrummet. Indretning af stabsrummet fremgår af bilag 1. Hvis ikke udvalgsværelset kan være klar inden 1. stabsmøde, afholdes mødet i Byrådssalen. Orientering af fremmødte/medlemmer i staben Der opsættes et opslag i Udvalgsværelset med en kort orientering om situationen, samt hvilke konkrete initiativer der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den direktør, der har besluttet, at Halsnæs Kommunes stab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Halsnæs Kommunes log, jf. bilag 7, startes og overvågningen af hovedtelefonnummer og hovedpostkasse mail@halsnaes.dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres af Ledelsesbetjening og Kommunikation eller vagthavende medarbejder, indtil opgaven kan overdrages til krisestabens logfører. Generel orientering af Halsnæs Kommunes medarbejdere Halsnæs Kommunes medarbejdere orienteres via og Fællesnettet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Side 9 af 96

10 Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde træffes der beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af sekretariatschefen, og gennemføres ud fra dagsorden for 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af krisestaben. Mødet ledes normalt af sekretariatschefen, og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder Udsendelse af forbindelsesofficerer (ekstern kontaktperson) Halsnæs Kommune er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.: Beredskabet for Halsnæs, Frederiksborg Brand & Redning og Frederikssund Kommune Beredskabet har det overordnede ansvar for udsendelse af forbindelsesofficererne, og disse udsendes i henhold til gældende procedurer for aktivering af de nævnte stabe. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem Halsnæs Kommunes krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab Afløsning af stabsmedlemmerne Hvis sekretariatschefen 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Ledelsesbetjening og Kommunikation har ansvaret for logistikfunktionen i krisestaben, som iværksætter indkaldelse af afløserne og fører en liste, hvor det fremgår, hvilke personer, man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde Halsnæs Kommunes alternative mødested Såfremt krisestabe ikke kan anvende Halsnæs Kommunes normale lokaler og faciliteter på Halsnæs Rådhus, samles krisestaben på en lokalitet efter nærmere udpegning. Egnet lokalisationer kunne være: Plejecenter Løvdalen IT-undervisningsrum Arresø Skole, Ølsted adm. afd. samt Ølsted Hallen Hundested Skole, Lerbjerg adm. afd. samt Hundested Hallen, som ligger op til selve skolen Side 10 af 96

11 2. Håndtering af informationer om krisen 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at Halsnæs Kommunes stab til stadighed har et overblik over den samlede situation, og kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger og varetage en effektiv krisekommunikation Krav til håndteringen af informationer 1. udgave af Halsnæs Kommunes situationsbillede skal foreligge inden for 1 time efter aktiveringen af krisestaben. Halsnæs Kommunes opdaterede situationsbillede skal fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben (jf. bilag1) Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende, og hurtigst muligt, registreres i Halsnæs Kommunes log. Ledelsesbetjening og Kommunikation har udarbejdet procedure for information m.m. (bilag 6) 2.2. Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Halsnæs Kommunes virksomheder (eks. skoler, daginstitutioner m.v.) Halsnæs Kommunes centrale samarbejdspartnere (Redningsberedskabet, Forsyningsselskabet m.v.) Halsnæs Kommunes organisation (Adm.) Beredskabsstyrelsen, regioner m.v. Tværgående stabe (direkte eller via egne forbindelsesofficerer) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå Halsnæs Kommune via: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) (hovedpostkassen, enhedernes postkasser, personlige adresser) Sikrede kommunikationssystemer (krypterede radiokommunikation, sikrede telefoner) Forstærket overvågning I forbindelse med 1. stabsmøde træffer staben beslutning om, hvilke telefonnumre, adresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres forstærket overvågning af. Side 11 af 96

12 Iværksættelse af medieovervågning Ledelsesbetjening og Kommunikation skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio/netradio og hjemmesider), se kapitel Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. For løbende at have overblik over situationen af Halsnæs Kommunes decentrale enheder m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordninger er sat i værk, skal de decentrale enheder informeres om hyppigheden for indrapporteringsfrekvensen, og sende krisestaben en ajourført situationsrapport før næste planlagte stabsmøde på stabsrum@halsnaes.dk Hastemeldinger fra decentrale enheder m.fl. (situationsrapport) Halsnæs Kommunes decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering Videresendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet, uanset hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå informations-overload er det særdeles væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. s videresendes til stabsrum@halsnaes.dk, telefoner omstilles til stabsrummets telefonnummer og telefonbeskeder overdrages til sekretariatschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til sekretariatschefen Krisestabens behandling af informationer om krisen Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift jf. log (bilag7), så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er sekretariatschefens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. Ledelsesbetjening og Kommunikation yder sekretariatsbistand til sekretariatschefen, jf. pkt Side 12 af 96

13 Det indebærer bl.a.: Krisestabens logfører skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt stabens beslutninger i Halsnæs Kommunes log (bilag7). Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under stabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Sekretariatschefen godkender inden fordeling Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for en effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Halsnæs Kommunes side, afleveres direkte til sekretariatschefen. Øvrige informationer sendes til Ledelsesbetjening og Kommunikation, som udarbejder Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse (se pkt ) Opstilling af Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede Ledelsesbetjening og Kommunikation har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Halsnæs Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder, jf. pkt Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider) og fokusere på den konkrete krise, men skal også være umiddelbart forståeligt for samarbejdspartnere. Beskrivelsen af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. Side 13 af 96

14 Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede (bilag 4). Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøder (hver 3. time), eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, Halsnæs Kommunes organisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på stabsrum@halsnaes.dk senest 1 time inden næste planlagte stabsmøde. Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Med sekretariatschefens godkendelse fordeles Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter stabsmødet. 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af Halsnæs Kommunes ressourcer, så konsekvenserne af krisen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra Halsnæs Kommunes decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet; enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation, eller den forventede udvikling, skal krisestaben hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Halsnæs Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Halsnæs Kommunes decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Sekretariatschefen har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Side 14 af 96

15 3.4. Overblik over Halsnæs Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Halsnæs Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af sekretariatschefen med udgangspunkt i indrapporteringer fra Halsnæs Kommunes decentrale enheder (se bilag 5), og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske, skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt Modtagelse af anmodninger om Halsnæs Kommunes bistand Anmodninger om Halsnæs Kommunes bistand kan komme enten fra Halsnæs Kommunes decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelsen afleveres direkte til sekretariatschefen, som tager stilling til den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede, kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser eller at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Halsnæs Kommunes side, afleveres direkte til sekretariatschefen, jf. pkt Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om Halsnæs Kommunes bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Sekretariatschefen beslutter, hvilke enheder der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Halsnæs Kommune handlinger og ressourceanvendelse. Borgmesteren beslutter i hvilket omfang Byrådet skal orienteres Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben, hvilke tiltag Halsnæs Kommune skal iværksætte. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer sekretariatschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Side 15 af 96

16 Alle beslutninger indføres i Halsnæs Kommunes log, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Halsnæs Kommunes organisation og de decentrale enheder Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Halsnæs Kommunes log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). 4. Krisekommunikation 4.1. Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er, at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Halsnæs Kommunes ansatte m.fl. For at nå disse mål skal kommunikationsarbejdet være en integreret del af krisestyringen Krav til krisekommunikationen Kommunikationsarbejdet skal tage afsæt i modtagernes situation, og skal baseres på løbende analyser af mediebilledet, målgrupper og det aktuelle situationsbillede. Kommunikationen skal ske gennem både dialog, massekommunikation og elektroniske selvbetjeningsløsninger. Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal Halsnæs Kommune kommunikere: Åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter. Rettidigt, let forståeligt og via flere kommunikationskanaler. Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: Befolkningen og eksterne medier har nem adgang til at komme i dialog med Ledelsesbetjening og Kommunikation. Pårørende, befolkningen, medier samt Halsnæs Kommunes ansatte m.fl. skal tidligt og løbende orienteres om situationen og Halsnæs Kommunes handlinger, vurderinger og anbefalinger. Fejl i eksterne mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret. Side 16 af 96

17 4.2. Krisekommunikationsteamet (KKT) Ledelsesbetjening og Kommunikation opstiller og leder Halsnæs Kommunes krisekommunikationsteam (KKT), som er en forstærket udgave af Halsnæs Kommunes daglige kommunikationsenhed. KKTs opgave er at rådgive krisestaben og varetage Halsnæs Kommunes kommunikationsopgaver under krisen KKT Ledelsesbetjening og Kommunikation indkaldes som støttefunktion ved aktivering af Halsnæs Kommune krisestab jf. pkt Lederen af Ledelsesbetjening og Kommunikation eller dennes stedfortræder indkalder snarest herefter KKT. KKT skal så vidt muligt mødes inden 1. møde i Halsnæs Kommunes krisestab. På mødet orienteres der om situationen og den planlagte ansvars- og opgavefordeling for KKT, som justeres i forhold til den aktuelle hændelse og bemanding i KKT. 4.3 Indledende kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang med det samme eller hurtigst muligt, og i tæt samarbejde med stabsledelsen. De bør derfor ikke afvente 1. stabsmøde Iværksættelse af medieovervågning og medieanalyse KKT iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af KKT. Overvågning og analyse af mediebilledet skal bidrage til Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede. Den skal danne grundlag for Halsnæs Kommunes presse- og kommunikationsstrategier, samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for 1. stabsmøde eller 1. møde i KKT, og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til den presseansvarlige i krisestaben Foreløbig pressestrategi I forbindelse med kriser henvender medierne sig hurtigt, for at få udtalelser fra Halsnæs Kommune. KKT skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Halsnæs Kommunes vegne (talsmandshierarki) Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter) Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen Side 17 af 96

18 4.3.3 Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde kan KKT umiddelbart: Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige hos samarbejdspartnere. Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation. Tilpasse/klargøre distributionslister til pressemeddelelser ( ). Tilpasse/klargøre distributionslister til kommunikationsbriefinger ( ). Varsle it-ansvarlige om behovet for opdateringer af hjemmesiden. Udarbejde/ajourføre scenariebaserede faktaark og baggrundsmateriale. Hvis der er tale om en hændelse, hvor ekstraordinært mange borgere og medier vil henvende sig direkte til Halsnæs Kommune, kan KKT desuden: Forberede aktivering af telefonslusen, der leder medier og borgere videre fra Halsnæs Kommune hovedtelefonnummer til hhv. KKTs pressehåndteringsteam og Borgerservice (callcenter). Forberede aktivering af standardsvar på Første orientering til medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen, kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Orienteringen sendes som en til redaktionerne, og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Halsnæs Kommunes involvering i håndteringen. Oplysninger om Halsnæs Kommunes talsmand, og hvordan pressen bør kontakte Halsnæs Kommune. Tidspunkt for, hvornår Halsnæs Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information Første nyhed på hjemmesiden og intranet For at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Halsnæs Kommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse, skal der offentliggøres en kort nyhed på Halsnæs Kommunes hjemmeside og fællesnettet. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Halsnæs Kommunes involvering i håndteringen. En foreløbig vurdering af konsekvenserne. Faktaark om Halsnæs Kommunes beredskab. Nyheden udarbejdes på dansk og engelsk og godkendes af sekretariatschefen inden offentliggørelsen. Tolkeservice kan her revireres (jf. bilag 11). Side 18 af 96

19 Første kontakt til relevante samarbejdsparter For at sikre koordinationen af kommunikations- og pressearbejdet skal KKT tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdsparter for at aftale: Hvem der er lead på forventede presse-issues. Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn. Procedure for gensidige orienteringer, herunder tidspunkt for næste telefonmøde Forberedelse/deltagelse i 1. stabsmøde Den presseansvarlige repræsenterer KKT under stabsmøderne. Andre af KKTs ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører således, at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger m.v. Inden stabsmødet skal KKT sende en kortfattet analyse af mediebilledet til krisestaben, jf. pkt KKT forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hidtidige strategier og initiativer. KKTs behov for ressourcepersoner og anden støtte fra organisationen. Beslutninger om kommende kommunikationsinitiativer og -strategier Det videre kommunikationsarbejde Indkaldelse af ekstra personel til udvidet bemanding og afløsning Hvis krisestaben har godkendt, at KKT styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af organisationen, skal KKT vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afløsning. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Krisens forventede varighed Kommunikationsstrategi og plan Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder KKT en strategi og en plan for den videre indsats. Strategien og planen ajourføres efter behov, og distribueres til krisestaben, Halsnæs Kommunes foresatte enhed og relevante dele af Halsnæs Kommunes egen organisation, jf. punktet Kommunikationsbriefinger nedenfor. Side 19 af 96

20 telefonsluse og e-post-standardsvar Hvis krisestaben beslutter at aktivere den særlige telefonsluse og de forberedte standardsvar på e- mail henvendelser til Halsnæs Kommunes hovedtelefonnummer og hovedpostkasse, påhviler det KKT at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Briefe og instruere operatører Produktion af tekster og grafik KKT skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse. Herudover skal KKT producere de redaktionelle produkter, der er omtalt i kommunikationsstrategien og -planen. Det omfatter blandt andet tekster, billeder og grafik til: Fællesnettet og hjemmeside (nyheder og eventuelt temasider) Faktaark, spørgsmål/svarskema og andet baggrundsmateriale Infobreve til pårørende Koordination med interne og eksterne talsmænd/kommunikationsansvarlige For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer, skal KKT løbende holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for egen organisation, enten forud for eller lige efter stabsmøder og pressemøder - eller i forbindelse med aktuelle pressehenvendelser. Koordinationen kan med fordel gennemføres som telefonmøder med flere deltagere Kommunikationsbriefinger På baggrund af KKTs bidrag orienteres Halsnæs Kommunes foresatte enhed og relevante dele af Halsnæs Kommunes egen organisation løbende om pressehenvendelser, kommunikationsstrategi, mediebillede, intern og ekstern kommunikation samt svarberedskaber Halsnæs Kommunes call-center Hvis krisestaben beslutter at aktivere Halsnæs Kommunes call-center, er KKT ansvarlig for at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Indkalde, briefe og instruere operatører. De forberedte svarguides (scenariebaserede) tilpasses den aktuelle hændelse. Planlægge for den videre drift, herunder afløsning af personale. Side 20 af 96

21 Åbning af pressecenter Hvis krisestaben beslutter at åbne et pressecenter for medierne, skal KKT igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol, jf. planen herfor Afholdelse af pressemøde Hvis krisestaben beslutter at afholde et pressemøde, påhviler det KKT at: Indkalde til pressemødet. Igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol, jf. planen herfor. Der bliver fremstillet et pressekit og præsentationsmaterialer til uddeling Afslutning af KKTs arbejde Krisestaben beslutter hvornår KKT afslutter sit arbejde, og hvordan opgaver, der bør fortsætte, overdrages til relevante enheder i Halsnæs Kommunes organisation. 5. Operativ indsats I dette kapitel findes en oversigt over delplaner, indsatsplaner, instrukser, skabeloner m.v., som på særlige områder indeholder handlingsorienterede anvisninger Delplaner, instrukser, skabeloner m.v. til Halsnæs Kommunes generelle plan ITs IRP (IT Recovery Plan) er under udarbejdelse. Øvrige skabeloner og delplaner samt actioncards vil løbende og efter behov blive opdateret. Side 21 af 96

22 5.2. Operative actioncards udgivet af Halsnæs Kommune Begivenhed Dato Akut hændelse i kommunens virksomheder Bombetrussel Dødsfald Brand Evakuering Forhøjet vandstand Gidsel It-genopretning Kystforurening Mangel på benzin og olie Miljøuheld Nødtransport Pandemi PLOV Pressehåndtering Store snemængder Storm/orkan Vandskade på bygning Strømsvigt Større brandskade Svigtende varmeforsyning Udbringning af mad Vandforurening (drikkevand) Side 22 af 96

23 Andre myndigheders beredskabsplaner m.v Det lokale niveau Elektroniske planer fra andre lokale myndigheder, blandt andet forsyningsvirksomheden, skal kunne findes via et elektronisk medie og i en papirudgave i stabsrummet Det centrale niveau Kommunens beredskabsplan skal kunne findes via et elektronisk medie og i en papirudgave i stabsrummet. Side 23 af 96

24 Operative actionscards Akut hændelse i kommunens virksomheder...24 Bombetrussel...25 Brand...26 Dødsfald...27 Evakuering...28 Gidsel...29 Kystforurening...30 Mangel på benzin og olie...31 Miljøuheld...32 Nødtransport...33 Oversvømmelse og Vandskade på bygning...34 Pandemi...35 Beredskabsplan for PLOV...36 Store snemængder...38 Sorm / Orkan...39 Strømsvigt...40 Større Brandskade...41 Svigtende varmeforsyning...42 Udbringning af mad i ekstraordinære situationer...43 Vandforurening...44 Forhøjet vandstand...45 Side 24 af 96

25 Akut hændelse i kommunens virksomheder Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I niveau II niveau III Personalet tager hånd om involverede personer: Yder førstehjælp Alarmer 112 Yde omsorg til involverede personer Fremdrager sygesikringsbevis, som følger ambulancer Følger så vidt det er muligt de implicerede til de respektive hospitaler og bliver hos dem Inddragelse af områdechefen: Kontakter områdechefen, politiet, hospitaler og Ledelsesbetjening og Kommunikation. Virksomheden opretter krisecenter. Virksomheden koordinerer indsatsen inden for egne rammer. Virksomheden sørger for særskilt lokale til orientering af relevante personer. Indkaldelse af ekstra personale overvejes. Plan for orientering af relevante personer udarbejdes. Områdechefen/lederen drager omsorg for etablering af krisehjælp til relevante personer (se hjælpemidler). Virksomheden indhenter information om de involveredes tilstand og om, hvilket hospital de enkelte involverede personer er indlagt på. Personalet er sammen med børnene, og bliver til forældrene kommer. Virksomhedens personale på hospitalet skal være til rådighed for pårørende m.fl. Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation. Informationsbehov Politi (ulykkessted/politikreds) tlf.nr. Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Hjælpemidler Virksomhedsberedskabsplan Kontakt til PPR hvis børn (0-18 år) er involveret i hændelsen. Link til retningslinjer for krisehjælp - 1/Page/2156/personale-1/personaleadministrative-retningslinjerog-vej/krisehjalp-1/ Side 25 af 96

26 Bombetrussel Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I Halsnæs Kommune Leder orienterer om situationen og tager hånd om relevante personer (f.eks. borgere, ansatte, elever og andre): Evakuering Alarmer 112 Chefen alarmeres Kontakt til krisehjælp niveau II Inddragelse af chefen: Orientering af områdechef, direktør og borgmester Ledelsesbetjening og Kommunikation niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Politi (bombeinstruks) Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Hjælpemidler Link til retningslinjer for krisehjælp - 1/Page/2156/personale-1/personaleadministrative-retningslinjer-ogvej/krisehjalp-1/ Signalementsblanket udfyldes efter en bombetrussel Se bilag 9 Kontakt til PPR, hvis bombetruslen sker i åbningstiden (0-18 år) Side 26 af 96

27 Brand Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I Halsnæs Kommune Tilkald brandvæsenet BRANDTRYK / RING 112 OPLYS: Hvad er der sket Er der tilskadekomne hvor mange? Adressen og telefonnummeret der ringes fra Foretag varsling af personer i brandtruede område HVIS MULIG OG FORSVARLIGT iværksæt slukningsarbejde Hvis muligt og forsvarligt, luk døre og vinduer Foretag evakuering til vestlige p-plads niveau II Ved fuldført evakuering: Uddel gule veste og lygter fra husets beredskabskuffert til de, jf. beredskabsplanen, trænede personaler som står vagt ved alle indgange til bygningen. Iværksæt førstehjælpsholdet, jf. beredskabsplanen. Udpeget og trænet personale yder første hjælp efter behov og/eller giver omsorg/krise- og kollegastøtte. Modtag brandvæsenet og oplys følgende: Er der tilskadekomne eller personer, som ikke er kommet ud Hvor brænder det Brandens omfang Anvis beredskabet nærmeste indgang niveau III Forhold jer roligt og afvent beredskabets videre information Informationsbehov Politi Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Link til retningslinjer for krisehjælp - 1/Page/2156/personale-1/personaleadministrative-retningslinjer-ogvej/krisehjalp-1/ Side 27 af 96

28 Dødsfald Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs kommune niveau I Leder orienterer om situationen og tager hånd om relevante personer (f.eks. borgere, ansatte, elever og andre): Alarmer 112 Orientering af chefen/området virksomhedens omsorgsplan og kommunens krisehjælp niveau II Inddragelse af chefen: Chefen/området orienterer direktør og borgmester Presse og information inddrages niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Se omsorgsplanen UNDERRETNING AF PÅRØRENDE VED ALVORLIG TILSKADEKOMST ELLER DØDSFALD ER UDELUKKENDE EN POLITIOPGAVE. Ekstern leverandør Link til retningslinjer for krisehjælp - 1/Page/2156/personale-1/personaleadministrative-retningslinjer-ogvej/krisehjalp-1/ Hjælpemidler Virksomhedens omsorgsplan Kontakt til PPR, hvis dødsfaldet sker i åbningstiden (0-18 år) Side 28 af 96

29 Evakuering Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I Halsnæs Kommune Lederen på stedet skal i samarbejde med de øvrige ansatte iværksætte evakuering iht. virksomhedens evakueringsplan: Chefen orienteres om situationen Rekvirering af transport Der tages stilling til og prioriteres hvad, der skal medbringes af hjælpemidler, medicin og lign. Ved evakuering af plejecenter orienteres øvrige plejecentre med henblik på assistance til genhusning niveau II Inddragelse af områdechefen: Chefen/området orienterer direktør, borgmester og Ledelsesbetjening og Kommunikation niveau III Indkaldelse af krisestab alt efter årsag til evakuering Informationsbehov Politi Pårørende Regionens sygehuse Eksterne leverandører Busselskaber og kørselsudbydere herunder liggende transport Hjælpemidler Virksomhedsberedskabsplan Side 29 af 96

30 Forhøjet vandstand Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I Miljø og Teknik Vagten ved spildevand ( ) modtager varsel (24 timer) om forhøjet vandstand ved 1,2 m og varsel om vandstand på 0,8 på ydersiden af pumpekanalen, Arrenakke Å, som alarmerer chef for Miljø og Teknik ( ) og sekretariatschef ( ). Efter modtagelse af varsel foretages følgende: Orientering af Natur og Vej telefon Orientering af skovfoged Ole Andersen: / Ved ingen kontakt til skovfogeden orienteres Naturstyrelsen telefon Ledelsesbetjening og Kommunikation orienteres Vurdering om proppen skal etableres Vurdering af vandstand i Arrenakke Å (lukning af slusen etablering af pumper for afvanding af Arrenakke Å) niveau II Ved varsel om en vandstand på 1,4 meter skal der iværksættes følgende: Orientering af krisestaben Indkaldelse af mandskab fra Natur og Vej Vurdering om etablering af sanddepoter og anskaffelse af sandsække Udpegning af observationspunkter Udpegning af objekter, som skal sikres Udarbejdelse af pressemeddelelse niveau III Ved varsel om en vandstand på 1,8 meter skal der iværksættes følgende: Indkaldelse af krisestaben Udarbejdelse af informationsmateriale for overdragelse til krisestaben Vurdering om etablering af improviserede diger (Classens Dige) Udlevering af sandsække Observering af følgende punkter Sikring af følgende objekter Udarbejdelse af pressemeddelelse Oprettelse af sanddepoter + sandsække Informationsbehov leverandør Hjælpemidler Mellemkommunal bistand Ledelsesbetjening og Kommunikation inddrages i niveau I og udarbejder informationsmateriale og pressemeddelelser. Se virksomhedsplan Plan for forhøjet vandstand, kort med niveauforskelle, kort med kloaksystem, kort med el forsyning, GIS. Der oprettes kontakt til nabokommuner for evt. assistancebistand. Side 30 af 96

31 Gidseltagning Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Leder orienterer om situationen og tager hånd om relevante personer (f.eks. borgere, ansatte, elever og andre): Evakuering Alarmer 112 Chefen alarmeres Kontakt til krisehjælp niveau II Inddragelse af chefen: Orientering af områdechef, direktør og borgmester Ledelsesbetjening og Kommunikation niveau III Chefen for området vurderer om krisestaben skal aktiveres Informationsbehov Politi (gidselinstruks) Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Link til retningslinjer for krisehjælp - 1/Page/2156/personale-1/personaleadministrative-retningslinjer-ogvej/krisehjalp-1/ Hjælpemidler Kort over virksomheden Kontakt til PPR, hvis hændelsen sker i åbningstiden (0-18 år) Side 31 af 96

32 IT-genopretning Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I IT Servicedesk informerer ansatte om situationen: IT-leverandører kontaktes for fejlmelding/information. (Fujitsu, KMD, Axcess, TDC eller andre) Information på Fællesnet (om muligt) Information til superbrugere Information på 5113-telefonsvarer Information på 5114 Servicedesk telefon niveau II Områdechefer informeres Ledelsesbetjening og Kommunikation inddrages Områdechefen orienterer direktører og borgmester Relevante chefer aktiverer virksomhedsberedskabsplaner Områdechefen vurderer aktivering af krisestaben niveau III Orientering til leder af den samlede krisestab alt efter situation/varighed Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Ansatte Ekstern leverandør Hjælpemidler Diverse it-leverandører Virksomhedsberedskabsplan Side 32 af 96

33 Kystforurening Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I niveau II niveau III Informationsbehov Eksterne lev. Hjælpemidler Mellemkommunal bistand Miljø og Teknik Miljøteamet informeres: Akut farlige kemikalier, tromler m.m.: Alarmer politiet Aktiver lokalt beredskab Kontakt Beredskab Sjælland Orientér krisestab Olie eller lignende: Aktiver lokalt beredskab Miljøstyrelsen Værnsfælles Forsvarskommando (Marinestaben) Orienter krisestab Anden forurening: Rekognoscering Større forurening / flere Kommuner: Alarmer lokal politikreds, som alarmerer: Lokale naboberedskaber Beredskab Sjælland Miljøstyrelsen Naturstyrelsen Nordsjælland Værnsfælles Forsvarskommando (Marinestaben) Orientér krisestab Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation krisestab Politi (besked om skadens omfang) Medier (presse instruks/ hjemmeside) via Ledelsesbetjening og Kommunikation Se beredskabsplan Beredskabsplan for Strandrensning i Halsnæs Kommune ( login: gæst Password: halsnæs Vælg: Lovgivning Halsnæs Strandrensningsplan Vælg pkt Strandrensningsplan Evt. kontakt til Gribskov, Frederikssund og Odsherred kommuner Side 33 af 96

34 Mangel på benzin og olie Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I Halsnæs Kommune Ledere orienterer ansatte om situationen: Der udarbejdes opgørelse over ressourcer Serviceniveau nedsættes til nødberedskab niveau II Chefen inddrages: Chef/området orienterer direktør og borgmester Relevante chefer træffer beslutning om fordeling af ressourcer Ledelsesbetjening og Kommunikation inddrages niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab afhængig af varighed Informationsbehov Information til borgere Ekstern leverandør Hjælpemidler Virksomhedsberedskabsplan, kort Side 34 af 96

35 Miljøuheld Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Miljø og Teknik niveau I Akut uheld med miljø- og sundhedsfarlige stoffer (f.eks. kemikalier, olie m.m.): Alarmer politiet Aktiver lokalt beredskab Orientér krisestab Orienter Miljø & Teknik, miljøteamet niveau II Større forurening / flere Kommuner: Alarmer lokal politikreds, som alarmerer: Lokale naboberedskaber Beredskab Sjælland Orienter evt. Miljøstyrelsen Naturstyrelsen Nordsjælland Orienter krisestab Orienter Miljø & Teknik, miljøteamet niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation: krisestab Informationsbehov Politi (besked om skadens omfang) Medier (presse instruks/ hjemmeside) Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Mellemkommunal bistand Evt. kontakt til Hillerød, Gribskov og Frederikssund Kommune Side 35 af 96

36 Nødtransport Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Der kan i forbindelse med storm, orkan og store nedbørsmængder opstå et behov for transport af relevante personer: Den ansvarlige leder kontakter Natur og Vej for at få en vurdering af vejforholdene Leder kontakter politi og beredskab, som herefter træffer de nødvendige beslutninger Virksomhedsleder orienterer områdechef niveau II Chef/området orienterer direktør og borgmester Ledelsesbetjening og Kommunikation inddrages Kontakt vognmænd for planlægning af nødtransport Information til relevante personer niveau III Informationsbehov Information til borgere og pårørende Ekstern leverandør Beredskabsstyrelsen, entreprenører og leverandører af liggende transport Hjælpemidler Virksomhedens egen Virksomhedsberedskabsplan, evakueringslister (flugtvejsplan) m.m. Side 36 af 96

37 Oversvømmelse og vandskade på bygning Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Lederen orienteres om situationen og tager hånd om sikring af bygningen: Kommunens forsikring og risikostyring kontaktes indenfor normal arbejdstid Kommunens beredskab kontaktes udenfor normal arbejdstid Kommunens beredskab kontaktes ved større pumpeopgaver Kommunens forsyningsvirksomhed kontaktes ved større pumpeopgaver Affugter og vandstøvsuger se assistanceaftalen link nederst på siden under hjælpemidler niveau II Områdechefen inddrages i tilfælde af, at bygningen mister sin funktion: Områdechefen vurderer aktivering af krisestaben Områdechefen indhenter oplysning fra virksomhederne om behov for nød ophold eller genhusning niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Kommunens beredskab vagttelefon Kommunens forsyningsvirksomhed vagttelefon Hjælpemidler Assistanceaftale LINK - 1/File/17014/miljo-og-teknik/ejendomscentret-1/forebyggenderisikostyring/assistanceaftaler-1/assistanceaftaler-2015/ Side 37 af 96

38 Pandemi Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Ved mistanke om eller konstatering af pandemisk tilfælde skal lederen orienterer om situationen, og tage hånd om relevante personer (f.eks. borgere, ansatte, elever og andre): Iværksæt isolering af berørte personer Alarmering af områdechefen Information til embedslægen niveau II Inddragelse af områdechefen: Vurdere aktivering af krisestaben Området iværksætter krisecenter Iværksæt plan/instruks for pandemi niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Hjælpemidler Se plan/instruks for pandemi Side 38 af 96

39 Beredskabsplan for PLOV PLOV (Påbegyndte Livsfarlige Og Voldelige hændelser) er en politiforkortelse, særligt brugt om skoleskyderier, men kan også referere til andre skyderier i det offentlige regi. Alle medarbejdere har en forpligtelse til: At kende beredskabsplanen for PLOV. At medvirke til at forebygge PLOV. At reagere ved mistanke om, at en PLOV-situation kunne være under opsejling. Forebyggelse mulige indikatorer: Oplevelse af manglende anerkendelse fra kollegaer eller familie/venner. Pågældende opleves som ensom, indelukket, anderledes, umoden, aggressiv eller psykisk uligevægtig. Mobning og/eller andre personlige nederlag på arbejdspladsen. Kollega, der har truet med selvmord. Direkte trusler mod ansatte, eller kollegaer. Kollegaer/medarbejder med kraftig interesse i voldelige computerspil. Kollegaer/medarbejder, der deler tanker om vold med andre. Eksempelvis på internettet eller sociale medier. Overdreven interesse for skydevåben eller vold. Kollegaer/medarbejder, der glorificerer vold som udtryksform og anerkendt adfærd. Påklædning. F.eks. camouflagetøj eller militærstøvler. Medarbejder/Kollegaer/Leder forventes i kraft af deres daglige arbejde og tætte kontakt med medarbejderen, at have en særlig rolle og et særligt ansvar i forbindelse med arbejdspladsens samlede indsats for at forebygge PLOV. Ledelsen har et generelt ansvar for at videreformidle kendskabet til alle beredskabsplaner, herunder også PLOV til medarbejderne. Af samme grund skal information om PLOV være en del af de informationer, som typisk gives til nye medarbejdere. Medarbejdere/kollegaen, der iagttager eller får oplysning om ovenstående indikatorer hos Kollegaer/medarbejder, skal straks melde dette til nærmeste ledelse. I en PLOV-situation Alle politiets patruljer er uddannet til at rykke hurtigt ind i bygninger med det ene formål at pacificere gerningsmanden. Indtil dette er sket, vil det derfor betyde, at personer, som kan virke truende/mistænkelige, vil blive mødt med meget skarpe reaktioner, og personer, som er sårede, vil ikke kunne forvente hjælp under selve indsatsen. Derfor skal man som offer i situationen forholde sig passivt ved politiets ankomst og følge de instrukser, som politiet måtte give. Side 39 af 96

40 Spot en hændelse og reager: 1. Advar alle omkring dig. 2. Hvis du er i nærheden af et lokale, som har en massiv dør (ikke glasdør) og som kan lukkes, så søg ind i dette lokale og barrikader døren. 3. I alle andre tilfælde, hvor det er forsvarligt, så forlad bygningen. Alarmering: 1. Alarmér politiet (112). 2. Underret øvereste ledelse på matrikelen. Hensigtsmæssig adfærd under situationen: 1. Personale, som opholder sig i afgrænsede lokaler skal barrikadere døre, lukke vinduer og om muligt trække gardinerne for. 2. Personale, som opholder sig i åbne lokaler eller fællesarealer skal søge ind i nærmest aflukkelige lokale eller hvis muligt og forsvarligt forlade område ad nærmeste og hurtigste vej. 3. Sørg for at være ude af syne fra vinduer og gangarealer - undgå støj. 4. Ingen må røre et evt. skydevåben, da politiet ikke vil kunne skelne imellem gerningsmand og offer. Når hændelsen er overstået 1. Sårede og tilskadekomne ydes førstehjælp. 2. Politiet eller øverste ledelse vil give besked om, at man kan forlade tilholdsstederne. 3. Alle samles på et angivet sted til en debriefing. 4. Al kontakt til pårørende foretages udelukkende af personer udvalgt af ledelsen. Ved dødsfald er det alene politiets opgave at informere. Aldrig en leder eller medarbejder. 5. Krisehjælp iværksættes. Yderligere vejledning Sikkerhed og kriseberedskab Se bilag 12 Side 40 af 96

41 Store snemængder Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Hjemmeplejen udarbejder årligt til Natur og Vej en prioriteret liste over de vigtigste steder at rydde først ved snefald. Derudover kontakter Hjemmeplejen Natur og Vej pr. telefon, hvis det ikke er muligt at komme frem til en borger pga. sne. Hjemmeplejen planlægger besøgene nøje under behørigt hensyntagen til snemængder. niveau II Såfremt snemængder betyder, at serviceniveauet sænkes, evt. til nødberedskab, inddrages chefen, der informerer direktør og borgmester. niveau III Indkaldelse af krisestab ved længerevarende snestorm, der berører hele kommunen. Informationsbehov Borgere Ekstern leverandør Entreprenører via Natur og Vej / Beredskabet Fr. Borg Brand og Redning Hjælpemidler Virksomhedens egen virksomhedsbredskabsplan Side 41 af 96

42 Storm / Orkan Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Leder orienterer om situationen og vurderer ved varsel om storm eller orkan: Følg råd og vejledning om udkørsel Udendørs løse genstande fjernes Døre og vinduer lukkes forsvarligt Køretøjer skal så vidt det er muligt fjernes fra områder med risiko for nedfaldne genstande niveau II Ved større skader orienteres områdechefen: Eventuel evakuering iht. virksomhedsberedskabsplan Ledelsesbetjening og Kommunikation inddrages Kommunale ejendomme inddrages niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situationen Informationsbehov Information til pårørende i tilfælde af evakuering Ved evakuering af plejehjem informeres Regionens sygehuse Ekstern leverandør Relevante håndværkere rekvireres Busser og ambulancer i tilfælde af evakuering Hjælpemidler Virksomhedens egen virksomhedsberedskabsplan Side 42 af 96

43 Strømsvigt Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune. niveau I Lederen orienteres om situationen og tager hånd om relevante personer (f.eks. borgere, ansatte, elever og andre): Varighed for strømsvigt undersøges Ud fra årstid og varighed vurderes flytning/hjemsendelse af elever/beboere Ved frostvejr vurderes, om der er mulighed for frostsikring Vurdering af, om lokal elinstallatør skal kontaktesl Vurdering af, om der skal alternativ varmeforsyning til niveau II Områdechefen inddrages ved strømsvigt over 24 timer: Områdechefen vurderer aktivering af krisestaben Områdechefen indhenter oplysning fra virksomhederne om behov for nødstrøm niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Dong Energy, vagttelefon Side 43 af 96

44 Større brandskade Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Leder orienterer om situationen og tager hånd om relevante personer ( f.eks. borgere, ansatte, elever og andre): Evakuering Alarmer 112 Genhusning niveau II Ved større brande inddrages chefen: Kommunale ejendomme alarmeres Orientering af områdechef/område, direktør og borgmester Presse og information niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Politi (evakuering) Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Busser rekvireres: Bøgebjerggård Eksterne leverandører Hjælpemidler Virksomhedsberedskabsplan Kontakt til PPR, hvis branden sker i åbningstiden (0-18 år) Link til retningslinjer for krisehjælp - 1/Page/2156/personale-1/personaleadministrative-retningslinjerog-vej/krisehjalp-1/ Side 44 af 96

45 Svigtende varmeforsyning Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: niveau I Halsnæs Kommune Ved manglende opretholdelse af 18 grader på virksomheden: Vurdering om hjemsendelse Flytning af berørte personer til opvarmede lokaler Servicemedarbejder/forsyningsselskab kontaktes Før hjemsendelse af børn kontaktes forældre Nødophold arrangeres for berørte personer Frostsikring af bygninger niveau II Inddragelse af chefen: Chefen/området orienteres niveau III Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Forsyningsvirksomhed, VVS: Halsnæs Kommunale Forsyning A/S Vagttelefon: Telefon: Virksomhedens forsyningsleverandører beskrives i egen beredskabsplan. Hjælpemidler Undersøgelse af depot for varmeapparater og tæpper m.m. Side 45 af 96

46 Udbringning af mad i ekstraordinære situationer ACTIONCARD Dato: 1. sep Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Ved ekstremt vejr kan det være vanskeligt at bringe mad ud. Centralkøkkenet, der bringer mad ud til borgere, som modtager madservice, samt i en vis udstrækning til plejecentrene, skal sikre at det firma, der varetager udbringningen, lever op til aftalen. I ekstreme situationer kontaktes politi og Falck med henblik på råd og vejledning i forhold til udbringning. Ved længerevarende strømafbrydelse på et af kommunens Plejecentre, skal Centralkøkkenet i løbet af et halvt døgn kunne overtage produktionen af døgnkost til det berørte plejecenter. niveau II Chef/området orienterer direktør og borgmester niveau III Informationsbehov Borgere der modtager madservice Ekstern leverandør Hjælpemidler Udbringningsfirma Politi Falck Leverandører af fødevarer Side 46 af 96

47 Vandforurening Dato: 1. sep ACTIONCARD Rev.: Ansvarsområde: Halsnæs Kommune niveau I Ved misfarvning af vandet, brud på vandledninger eller mistanke om, at vandet er forurenet: Der indføres midlertidigt forbud mod at benytte vand fra vandhane til drikke- og badevand Lederen orienterer om situationen, og informerer relevante personer (f.eks. borgere, ansatte, elever og andre) Kontakt vandforsyningen (se hjælpemidler) niveau II Ved konstatering af vandforurening alarmeres områdechefen: Iværksæt plan for vandforurening Alarmering af Ledelsesbetjening og Kommunikation niveau III Indkaldelse af den samlede krisestab alt efter situation Informationsbehov Ledelsesbetjening og Kommunikation har koordineringsansvaret for pressekontakt Borgere, ansatte, pårørende, elever og andre Ekstern leverandør Hjælpemidler 1) 1. vælg: borger 2. vælg: Miljø 3. vælg: Drikkevand 1. vælg: Vand 2. vælg: Find dit vandværk Virksomhedsberedskabsplanen på vandværkerne, herunder beredskabsplan for Halsnæs kommunale vandforsyning A/S. Halsnæs Brand- & Redningsberedskab). Mellemkommunal bistand Der oprettes kontakt til Frederikssund kommune, hvis Halsnæs ikke selv har kapacitet til den nødvendige nødforsyning. Side 47 af 96

48 Bilag Bilag 1 Diagram over stabsrum...48 Bilag 2 Dagsorden, stabsmøde...49 Bilag 3 Meldningskort - Situationsrapport...50 Bilag 4 Skabelon for Halsnæs Kommune samlede situations billede...51 Bilag 5 Bruttoliste over mulige samarbejdspartner...52 Bilag 6 Procedure for information...53 Bilag 7 Log Beredskabsplan...65 Bilag 8 Fukntioner ved større indsatser...66 Bilag 9 - Signakementsblanket...67 Bilag 10 Telefonliste kort...68 Bilag 11 Telefonliste - Lang...69 Bilag 12 Sikkerhed og Kriseberedskab...70 Side 48 af 96

49 Bilag 1 1 af 1 Diagram over stabsrum ved fuldt etableret beredskab Informationstavle (ENH C) MARKØR GIS Krisestaben Risikokoordinator Beredskabschefen Direktør Ad hoc* Ad hoc* Direktør Sekretariatschef Kommunaldirektør Sekretær Presseansvarlig (står i udvalgsværelset ) LOG (står i udvalgsværelset ) Viser telefonen Ej optaget i displayet Gør følgende: Log ind på 4040: *11*4040*4040# Log ind på 4141: *11*4141*4141# Viderestilling (foretages på telefonen, hvor det aktuelle nummer er oprettet): *21*lokalnummer/mobilt nummer# Side 49 af 96

50 Bilag 2 1 af 1 Dagsorden, 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Halsnæs Kommunes opgaver 4. Udpegning af kriseleder, sekretariatschef og presseansvarlig 5. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, skeletbemanding af staben eller fuld bemanding af staben) 6. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation 11. Orientering af Halsnæs Kommunes personale 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Stabsmøder Status og opdatering 1. Opdatering og siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde Side 50 af 96

51 Bilag 3 1 af 1 Melding (situationsrapport) 1. Fra: 2. Tidspunkt for hændelsen 3. Hvad er der sket? 4. Hvor er det sket? 5. Hvordan er situationen? 6. Hvad er der iværksat? 7. Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse Side 51 af 96

52 Bilag 4 1 af 1 Skabelon for Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede Halsnæs Kommunes samlede situationsbillede Udfærdigelsestidspunkt: dag den 20 kl.. Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrivelse): 2. Hvad er der sket (faktuelle oplysninger om situationen): Dræbte: Sårede: Berørte: Materielle skader: 3. Hvor er hændelsen/-erne sket? 4. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne) 5. Halsnæs Kommunes beredskabsniveau (jf. National Beredskabsplan) Dagligt beredskab / let forhøjet beredskab / forhøjet beredskab / markant forhøjet beredskab / fuldt etableret beredskab 6. Halsnæs Kommunes beredskabsforanstaltninger og tiltag 7. Halsnæs Kommunes ressourceanvendelse: Hvad er indsat? Tilstrækkelige ressourcer / behov for yderligere? 8. Hvordan kan situationen udvikle sig (vurdering): 9. Mediebilledet og krisekommunikation 10. Kort og illustrationer Side 52 af 96

53 Bilag 5 1 af 1 Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere Halsnæs Kommunes foresatte enhed Halsnæs Kommunes decentrale enheder Halsnæs Kommunes organisation Kommunen/andre kommuner Regionen Politiet Beredskabsstyrelsen Embedslægeinstitutionen Forsvaret, herunder hjemmeværnet Øvrige centrale myndigheder Private aktører Lokale, landsdækkende og internationale medier Side 53 af 96

54 Bilag 6 1 af 8 Procedure for information niveau I: Informationsberedskab/forhøjet beredskab Varsling af direktører og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor direktører og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Orientering af direktører eller souschefer foretages indenfor egen organisation. Der varsles/indkaldes fra virksomhedsleder/beredskabspersonel/alarm 112. Sekretariatschefen modtager melding om aktivering af varslingsniveau. Sekretariatschefen varsler relevante direktører og nøglepersoner i henhold til liste (se vedlagte organisationsdiagram). niveau II: Stabsberedskab/markant forhøjet beredskab Indkaldelse af relevante direktører og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for tilstedeværelse af direktører m.v. i Halsnæs Kommune for umiddelbart at kunne mødes og koordinere Halsnæs Kommunes opgaver. Direktører og nøglepersoner tager stilling til aktivering af niveau II med henblik på etablering af krisestab inden for eget område. Direktører og nøglepersoner indkalder personale og støttefunktion for etablering af krisestab inden for eget område. Krisestaben inden for eget område etableres i Udvalgsværelset på Halsnæs Rådhus og udarbejder kommunikationsdiagram - det vil sige relevante telefonnumre. Direktøren tager stilling til støttefunktion for eget område. Direktøren skal løbende vurdere behovet for etablering af fuldt kriseberedskab. Log startes af sekretariatschefen. Side 54 af 96

55 Bilag 6 2 af 8 niveau III: Fuldt etableret beredskab Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at Halsnæs Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Direktør kontakter sekretariatschefen for alarmering og aktivering af kommunens fulde krisestab. Sekretariatschefen aktiverer krisestaben. Sekretariatschefen har ansvaret for de nødvendige faciliteter i Udvalgsværelset: 1. Projekter - der skal vise: Kort Log Fællesnettet/internet Tv Overførsel af levende billeder 2. Kontorartikler (blokke, penne osv.) 3. Mappe med log 4. Fastnettelefon 5. Mobiltelefoner 6. Fax (scanner) 7. Tv-stik/signal over pc 8. Radio/transistorradio 9. Computere 10. Oversigt over planer (skal opbevares i skabet i Udvalgsværelset): Eks.: Forurenet drikkevand Virksomhedernes kriseplaner Inden for normal arbejdstid varetager Ledelsesbetjening og Kommunikation de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben. Uden for normal arbejdstid indkaldes personale fra Ledelsesbetjening og Kommunikation for aktivering af krisestaben. Direktør varsler sekretariatschef, der sørger for varsling af personale/støttefunktioner. Side 55 af 96

56 Bilag 6 3 af 8 Halsnæs Kommunes samlede krisestab Følgende personer er faste medlemmer af Halsnæs Kommunes krisestab, og skal indkaldes i forbindelse med alle aktiveringer. Krisestaben består af følgende medlemmer (se også bilag 1), og alarmeres i henhold til nedenstående liste: Borgmester: Steen Hasselriis Kommunaldirektør: Anders Mørk Hansen Direktør: Kim Jørgensen Direktør: Lisbeth Rindom Sekretariatschef: Peter Aslund Frederiksborg Brand & Redning: beredskabschef Kim Lintrup Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation: Martin Kjellberg Ishøy Sekretær: Ledelsesbetjening og Kommunikation (støttefunktion) Udpeges af sekretariatschef Peter Aslund Risikokoordinator: Jesper Vestergaard Høegh Hansen GIS-koordinator: Carsten Andersen Herudover kan der efter konkret vurdering indkaldes ad hoc-medlemmer. Såfremt en direktør for et givent område ikke kan indtræde i krisestaben, vil chefen under denne indgå i krisestaben. Alle virksomheder i organisationen skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt Side 56 af 96

57 Bilag 6 4 af 8 Opgaver ved fuldt kriseberedskab De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Sekretariatschefen har ansvaret for indkaldelse af relevante medarbejdere og støttefunktioner i henhold til alarmeringsliste. Hvis der indkaldes til krisestabsmøde, skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden (jf. bilag 2). Sekretariatschefen har ansvaret for denne opgave. Klargøring af stabsrummet Krisestaben anvender stabsrummet Udvalgsværelset på rådhuset. Indretning af stabsrummet fremgår af bilag 1. og listen over tekniske og andre nødvendige faciliteter. Hvis ikke udvalgsværelset kan være klar inden 1. stabsmøde afholdes mødet i Byrådssalen. Stabsrummet skal indeholde nødvendigt antal computere med internetadgang samt øvrige nødvendige tekniske faciliteter, som er listet op på s. 2 i bilag 6. Sekretariatschefen har ansvaret for denne opgave. Orientering af fremmødte/medlemmer i staben Der opsættes et opslag i Udvalgsværelset med en kort orientering om situationen, samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den direktør, der har besluttet, at Halsnæs Kommunes stab skal aktiveres. Sekretariatschefen har ansvaret for denne opgave. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Halsnæs Kommunes log, jf. bilag 7., startes øjeblikkelig. Overvågningen af hovedtelefonnummer og hovedpostkasse mail@halsnaes.dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Leder af Borgerservice og Beskæftigelse har ansvaret for denne opgave. Loggen føres af sekretariatschefen eller vagthavende medarbejder, indtil opgaven kan overdrages til krisestabens logfører. Krisestabens logfører udpeges af sekretariatschefen. Side 57 af 96

58 Generel orientering af Halsnæs Kommunes medarbejdere Generel og overordnet information foregår via Halsnæs Kommunes hjemmeside. Cheferne har ansvaret for specifik information om konkrete forhold inden for eget område. Halsnæs Kommunes medarbejdere orienteres via og Fællesnettet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Side 58 af 96

59 Bilag 6 5 af 8 Håndtering af krisekommunikation Kommunaldirektøren har ansvaret for at opstille og lede Halsnæs Kommunes krisekommunikationsteam (KKT), som er en forstærket udgave af Halsnæs Kommune daglige kommunikationsenhed (Ledelsesbetjening og Kommunikation). KKTs opgave er at rådgive krisestaben og varetage Halsnæs Kommunes kommunikationsopgaver under krisen. KKT Ledelsesbetjening og Kommunikation indkaldes som støttefunktion ved aktivering af Halsnæs Kommunes krisestab jf. pkt Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation, eller dennes stedfortræder, indkalder snarest herefter KKT i henhold til alarmeringsliste. KKT skal så vidt det er muligt mødes inden 1. møde i Halsnæs Kommunes krisestab. Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation igangsætter nedenstående opgaver: En lang række initiativer kan med fordel forberedes og sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med stabsledelsen. Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation vurderer, hvilke tiltag og opgaver, der kan iværksættes inden 1. stabsmøde. Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation iværksætter en systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af KKT. Overvågning og analyse af mediebillede skal bidrage til Halsnæs Kommune samlede situationsbillede, den skal danne grundlag for Halsnæs Kommunes presse- og kommunikationsstrategier samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for 1. stabsmøde / 1. møde i KKT og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til den presseansvarlige i krisestaben. Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation iværksætter hurtigt en pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Halsnæs Kommunes vegne (talsmandshierarki)? Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter). Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen. Side 59 af 96

60 Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde har leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation ansvaret for at sikre: Opdateret kontaktinformation for kommunikations-/presseansvarlige hos samarbejdspartnere. Opdateret kontaktinformation for kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation. Tilpasse/klargøre distributionslister til pressemeddelelser ( ). Tilpasse/klargøre distributionslister til kommunikationsbriefinger ( ). Varsle it-ansvarlige om behovet for opdateringer af hjemmesiden. Udarbejde/ajourføre scenariebaserede fakta ark og baggrundsmateriale. Hvis der er tale om en hændelse, hvor ekstraordinært mange borgere og medier vil henvende sig direkte til Halsnæs Kommune, kan KKT yderligere igangsætte yderlige tiltag jf. bilag 6 6 af 8. Side 60 af 96

61 Bilag 6 6 af 8 Forberede aktivering af telefonslusen, der leder medier og borgere videre fra Halsnæs Kommunes hovedtelefonnummer til hhv. KKTs pressehåndteringsteam og Borgerservice (call-center). Forberede aktivering af standardsvar på henvendelser. Procedure for håndtering af klassificerede informationer Nogle informationer om en hændelse kan umiddelbart offentliggøres. Andre informationer er baseret på en viden om en hændelse, hvor informationen ikke umiddelbart kan offentliggøres, før en eventuel undersøgelse og afklaring af forholdet endeligt er verificeret. Der kan også forekomme en nødvendig timing bag beslutningen om en offentliggørelse af en information. Disse informationer har prædikatet: klassificerede. Inden informationer om hændelsen offentliggøres skal stabsledelsen og Ledelsesbetjening og Kommunikation derfor drøfte og afgøre, hvilke informationer om hændelsen, der skal offentliggøres. Det vil sige, at der skal foretages en selektion i den viden, der er om hændelsen, således at håndteringen af hændelsen bedst mulig understøttes af den offentliggjorte information. Første orientering af medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen, kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation har ansvaret for udsendelsen. Orienteringen sendes som en til redaktionerne og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Halsnæs Kommunes involvering i håndteringen. Oplysninger om Halsnæs Kommunes talsmand, og hvordan pressen bør kontakte Halsnæs Kommune. Tidspunkt for, hvornår Halsnæs Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information. Første nyhed på hjemmesiden og Fællesnettet. For at synliggøre over for offentligheden og medarbejderne, at Halsnæs Kommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse, har lederen af Ledelsesbetjening og Kommunikation ansvaret for at offentliggøre en kort nyhed på Halsnæs Kommunes hjemmeside og Fællesnettet. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Halsnæs Kommunes involvering i håndteringen En foreløbig vurdering af konsekvenserne Faktaark om Halsnæs Kommunes beredskab Side 61 af 96

62 Nyheden udarbejdes på dansk og engelsk og godkendes af sekretariatschefen inden offentliggørelse. Første kontakt til relevante samarbejdspartnere For at sikre koordination af kommunikations- og pressearbejdet har leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation ansvaret for at tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdsparter for at aftale: Hvem der er ansvarlig leder for det forventede pressearbejde Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn Procedure for gensidige orienteringer, for eksempel tidspunkter for næste telefonmøde Side 62 af 96

63 Bilag 6 7 af 8 Forberedelse/deltagelse i 1. stabsmøde Leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation repræsenterer KKT under stabsmøderne. Andre af KKTs ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører, således at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger m.v. Inden stabsmødet skal leder af Ledelsesbetjening og Kommunikation sende en kortfattet analyse af mediebilledet til krisestaben, jf. pkt KKT forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hidtidige strategier og initiativer KKTs behov for ressourcepersoner og anden støtte fra organisationen Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier Det videre kommunikationsarbejde Indkaldelse af ekstra personale til udvidet bemanding og afløsning Hvis krisestaben har godkendt, at KKT styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige dele af organisationen, skal KKT vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afløsning. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere Krisens forventede varighed Kommunikationsstrategi og -plan Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder KKT en strategi og plan for den videre indsats. Strategien og planen ajourføres efter behov af KKT og distribueres til krisestaben, Halsnæs Kommunes foresatte enheder og relevante dele af Halsnæs Kommunes egen organisation, jf. punktet Kommunikationsbriefinger nedenfor. telefonsluse og -standardsvar Hvis krisestaben beslutter at aktivere den særlige telefonsluse og de forberedte standardsvar på e- mailhenvendelser til hhv. Halsnæs Kommunes hovedtelefonnummer og hovedpostkasse har KKT (Ledelsesbetjening og Kommunikation) ansvaret for at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter i samarbejde med Ledelsesbetjening og Kommunikation, jf. planen herfor. Briefe og instruere operatører. Side 63 af 96

64 Produktion af tekster og grafik KKT skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse. Herudover skal KKT producere de redaktionelle produkter, der er omtalt i kommunikationsstrategiog planen. Det omfatter blandt andet tekster, billeder og grafik til: Fællesnettet og hjemmeside (nyheder og eventuelt temaside) Faktaark, spørgsmål/svar-ark og andet baggrundsmateriale Infobreve til berørte parter Side 64 af 96

65 Bilag 6 8 af 8 Koordination med interne og eksterne talsmænd / kommunikationsansvarlige For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer skal KKT løbende holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for egen organisation, enten forud eller lige efter stabsmøder og pressemøder eller i forbindelse med aktuelle pressehenvendelser. Kommunikationsbriefinger På baggrund af bidrag fra KKT orienteres Halsnæs Kommunes foresatte enhed og relevante dele af Halsnæs Kommunes egen organisation løbende om pressehenvendelser, kommunikationsstrategi, mediebillede, intern og ekstern kommunikation samt svarberedskaber. Halsnæs Kommunes call-center (Borgerservice) Hvis krisestaben beslutter at aktivere Halsnæs Kommunes call-center, er KKT ansvarlig for, at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter i samarbejde med Ledelsesbetjening og Kommunikation, jf. planen herfor. Indkalde, briefe og instruere operatører. Forberedte scenariebaserede svarguides tilpasses den aktuelle hændelse. Planlæggelse af den videre drift, herunder afløsning af personale. Åbning af pressecenter Hvis krisestaben beslutter at åbne et pressecenter for medierne, skal KKT igangsætte klargøring af lokaler, tekniske faciliteter og adgangskontrol i samarbejde med Ledelsesbetjening og Kommunikation, jf. planen herfor. Afholdelse af pressemøde Hvis krisestaben beslutter at afholde et pressemøde, har KKT (Ledelsesbetjening og Kommunikation) ansvar for at: Indkalde til pressemødet. Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter i samarbejde med Ledelsesbetjening og Kommunikation samt sikre adgangskontrol, jf. planen herfor. Der bliver fremstillet pressemateriale / pressekit til uddeling samt præsentationsmaterialer. Afslutning af KKTs arbejde Krisestaben beslutter, hvornår KKT afslutter sit arbejde, og hvordan opgaver, der bør fortsætte, overdrages til relevante enheder i Halsnæs Kommune organisation. Side 65 af 96

66 Bilag 7 1 af 1 LOG BEREDSKABSPLAN Side 66 af 96

67 Bilag 8 1 af 1 Funktioner ved større indsatser Side 67 af 96

68 Bilag 9 1 af 1 Signalementsblanket Side 68 af 96

69 Bilag 10-1 af 1 Telefonliste - Kort Alarmliste/krisestab. Alarmliste/chefer. Steen Hasselriis / Martin Kjellberg Ishøy Anders M. Hansen / Sune Impgaard Schou Kim Jørgensen Birgit G.-Malling Lisbeth Rindom Lene Søgaard Peter Aslund Carsten Andersen Jesper V. H. Hansen Side 69 af 96

70 Bilag 11-1 af 1 Telefonliste - Lang Kontakt: Telefon: adresser: Steen Hasselriis - Borgmester shas@halsnaes.dk Anders Mørk Hansen andmh@halsnaes.dk Kommunaldirektør Kim Jørgensen - Direktør kimjo@halsnaes.dk Lisbeth Rindom - Direktør lisbr@halsnaes.dk Peter Aslund - Sekretariatschef peap@halsnaes.dk Martin Kjellberg Ishøy marki@halsnaes.dk Leder Ledelsesbetjening og Kommunikation Sune Schou - Chef for Miljø og sunis@halsnaes.dk Teknik Jesper V. H. Hansen jevhk@halsnaes.dk Risikokoordinator Carsten Andersen GIS caan@halsnaes.dk Koordinator Henrik Hedegaard Leder Vej hehpe@halsnaes.dk og Park Vagt Vej og Park Jan Andersen - Forsyningen jaan@halsnaesforsyning.dk Morten Andersson - Forsyningen man@halsnaesforsyning.dk Finn Ellegaard - Forsyningen fiel@halsnaesforsyning.dk Vagt Spildevand Fr. Borg Brand & Redning Ole Hermannsen Fr. Borg olher@fbbr.dk Brand & Redning Skovfoged Ole Andersen Naturstyrelsen Politi 112 Nordsjællands Politi Tolk Danmark ApS info@tolkdanmark.dk SK Tolke Service ApS info@sktolkeservice.dk Side 70 af 96

71 Bilag 12 Sikkerhed og kriseberedskab vejledning til skoler og uddannelsesinstitutioner Side 71 af 96 1 Titel

72 Forord Verden er i hastig forandring, og med denne forandring følger behovet for en øget opmærksomhed på, hvordan vi gør de danske skoler og uddannelsesinstitutioner (herefter benævnt uddannelsesinstitutioner) til sikre steder at være. Ministeriet for Børn, Under- visning og Ligestilling har derfor valgt at revidere vejledningen Sikkerhed og Kriseberedskab. Meningen er at I, der har ansvaret for sikkerhed og kriseberedskab på de danske uddannelsesinstitutioner, kan hente råd og anbefalinger til, hvordan I forebygger og håndterer en sikkerhedsrisiko ud fra den seneste viden. Vejledningen skal give jer viden om, hvordan jeres beredskab kan forebygge og håndtere ulykker og hændelser, der kan forekomme på skoler og uddannelsesinstitutioner, f.eks. brand, bombetrusler, skoleskyderier, terror mm. Og den skal give inspiration og vejledning til, hvordan jeres beredskab kan håndtere en sådan situation, hvis den even- tuelt skulle opstå. Publikationen anbefaler, at beredskabet skal afstemmes til de lokale forhold, som jeres uddannelsesinstitution har. Vi er opmærksomme på, at alle anbefalinger ikke er relevante alle steder, og at vejledningens indhold ikke er udtømmende. Loven om elever og studerendes undervisningsmiljø siger, at danske uddannelsesinstitutioner er forpligtede til at sikre et sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt undervisningsmiljø. Det gælder også i forhold til terror og skoleskyderier, der udgør en risikofaktor på danske skoler og undervisningsinstitutioner, som skal tages alvorligt, forebygges og evt. håndteres gennem et lokalt beredskab. For at øge sikkerheden bør I undgå, at jeres beredskab bliver tilgængeligt for uvedkommende. Samtidig bør I veje trusselsbilledet op imod behovet for at afholde øvelser, der inddrager eleverne, for ikke at skabe unødig utryghed blandt eleverne. Undgå f.eks. unødig presseomtale, og inddrag kun eleverne i det omfang trusselsbilledet kræver det. Overvej samtidig om en terrorøvelse, der inddrager eleverne, evt. kan slås sammen med en brandøvelse eller en anden evakueringsøvelse, eller om beredskabet kan understøttes ved at tale nogle situationer igennem med eleverne. I bør som uddannelsesinstitution altid være i dialog med politiet om jeres beredskab, da de også skal vide, hvordan beredskabet er indrettet i tilfælde af f.eks. et skoleskyderi. Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har revideret den eksisterende digitale publikation med råd og vejledning om sikkerhed og kriseberedskab i samarbejde med en af ministeriet nedsat arbejdsgruppe. Ministeriets arbejdsgruppe består bl.a. af bestyrelses- og lederforeningerne for landets grundskoler og selvejende uddannelsesinstitutioner, KL (Kommunernes Landsforening), Rigspolitiet, og Dansk Center for Undervisningsmiljø 1. Det er hensigten, at I som uddannelsesinstitution kan hente inspiration i publikationen og bruge den som tjekliste, når I lokalt udmønter egne forebyggelsesplaner og kriseberedskaber og dermed bidrager til at bevare et sikkert undervisningsmiljø, sådan som loven siger. Vejledningen kan også give inspiration til daginstitutionernes arbejde med at udvikle et kriseberedskab og sikre et godt undervisningsmiljø. Det vil dog være en konkret afvejning, hvilke af elementerne i vejledningen der også er relevante og anvendelige i kriseberedskabet for en daginstitution. Med venlig hilsen Anders Andersen Kontorchef Styrelsen for Undervisning og Kvalitet Oktober ) Justitsministeriet, Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling, Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, DCUM, Lederforeningen for VUC, Danske Gymnasier, Danske Erhvervsskoler - og Gymnasier - Lederne, Professionshøjskolerne - University College Metropol, Danske SOSU-skoler, Produktionsskoleforeningen, Rigspolitiet, Danske Landbrugsskoler, Niels Brock Handelsgymnasium, Kommunernes Landsforening, Private Gymnasier og Studenterkurser, Skolelederforeningen, Det Kriminalpræventive Råd, Beredskabsstyrelsen, Politiets Efterretningstjeneste, Kriminalforsorgen, Dansk Friskoleforening, Danmarks Privatskoleforening. 2 Forord

73 Indhold 1 Indledning 4 2 Resumé 5 3 Lovgrundlag 7 4 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd 8 Prioritér et godt undervisningsmiljø herunder elevernes og de studerendes trivsel 8 Identificering af et usundt undervisningsmiljø samt elever og studerende med problemer 10 Opbygning af en hensigtsmæssig infrastruktur 10 Indikationer på et usundt undervisningsmiljø, usædvanlig adfærd og andre faresignaler 10 Reaktioner på mistrivsel, dårligt undervisningsmiljø og andre faresignaler 12 5 Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation 14 Overordnet for udmøntningen af kriseberedskaber 15 Anbefalinger 15 Reagér når en hændelse indtræffer 16 Alarmering 16 Sikring af hensigtsmæssig adfærd under en krisesituation 17 Anbefalinger 17 Indsatsen efter en ulykke eller krisesituation 18 6 Oversigt over relevante eksisterende tiltag, myndigheder og organisationer 19 Samarbejdet mellem den lokale politikreds, de sociale myndigheder og social- og behandlingspsykiatrien (PSP) 19 Samarbejdet mellem skole, socialforvaltningen og politi (SSP) 19 Frivillige og andre relevante organisationer 19 7 Tjekliste til brug for kriseberedskaber og håndtering af krisesituationer 21 Før en krisesituation opstår 21 Overvejelser i forbindelse med en gennemgang af institutionen 21 Alarmering og kriseberedskab 22 Under en ulykke eller et angreb 22 Flygt/Alarmér 22 Barrikadér/Gem (Hvis man ikke kan flygte) 23 Efter en ulykke eller et angreb 23 8 Bilag: Vejledning om reglerne om tavshedspligt 24 3 Indhold

74 1. Indledning Det er helt centralt for jeres uddan- nelsesinstitution at sikre et godt og sikkert undervisningsmiljø, som skal forebygge ulykker og krisesituationer. Et godt undervis- ningsmiljø kan hjælpe med til at forhindre eller begrænse kriser og konflikter, hvilket undervisningsmiljøloven 2 også påpeger. Denne vejledning har et særligt fokus på sikkerhedsspørgsmål. Den indeholder retningslinjer for og anbefalinger til, hvordan der kan udvikles et beredskab, der understøtter, at en uddannelsesinstitution kan forebygge og håndtere forskellige ulykker og kriser. Vejledningen kan bruges som inspiration og tjekliste. Det er vigtigt at understrege, at anbefa- lingerne og eksemplerne er udtryk for nogle generelle retningslinjer, og at vejledningen er rettet mod uddannelsesinstitutioner både i grundskolen og indenfor ung- domsuddannelserne. Derfor skal I tilpasse dem, så de passer til netop jeres uddannelsesinstitution. Vejledningen giver derfor ikke en udtømmende beskrivelse af mulige forebyggelses- og hånd- teringsmetoder af forskellige ulykker og krisesituationer. Det er op til jeres uddannelsesinstitu- tion at arbejde målrettet med en forebyggelsesindsats og sikre et kriseberedskab, som er tilpasset jeres lokale forhold. I foråret 2009 tog Undervisnings- ministeriet initiativ til at drøfte med uddannelsessektoren, hvordan der skabes et sikkert undervisningsmiljø. Ministeriet ønskede at sikre, at uddannelsesinstitutionerne havde de nødvendige værktøjer og metoder til rådighed til at sikre elevernes ret til et sikkert undervisningsmiljø. Udviklingen af digitale medier og for eksempel unges brug af sociale medier har gjort det tydeligt, at der er behov for, at denne vejled- ning er opdateret i forhold til den nyeste viden om sikkerhed og kriseberedskab. Arbejdsgruppen, der har revideret vejledningen, har mødtes to gange i februar og april Vejledningen beskriver elementer, det er nødvendigt at medtænke i det lokale beredskab. Den retter sig dels mod den forebyggende indsats over for udviklingen af voldelig og kriminel adfærd, dels berører den udmøntningen af kriseberedskab, samt indsatsen efter at en ulykke eller anden hændelse har fundet sted. Hvis en uddannelsesinstitution udsættes for sikkerhedstrusler såsom terror og bevæbnet indtrængning, anbefales det, at alle ansatte er informerede om, at de hver især har et ansvar for straks at kontakte den lokale politikreds (ring 112), og at de ikke skal forvente, at andre gør dette. Bagest i vejledningen er der som noget nyt indsat en tjekliste, som kan bidrage til at give et bedre overblik over relevante overvejelser, I bør gøre jer, når I skal udarbejde eller opdatere et kriseberedskab. 2) Lov nr. 166 af 14. marts 2001 om elevers og studerendes undervisningsmiljø. 4 Indledning

75 2. Resumé Første del af vejledningen handler om, hvordan jeres uddannelsesinstitution kan forebygge, at ulykker sker, eller kriser indtræffer. Kriser og konflikter kan skyldes at en gerningsmand har onde hensigter, men de bunder ofte i, at børn, unge eller voksne har problemer. Derfor er det nødvendigt, at en uddannelses- institution aktivt bestræber sig på at sikre et godt undervisningsmiljø på uddannelsesstedet, så alle elever og studerende føler sig trygge og trives. En uddannelsesinstitution skal være bevidst om sit ansvar for elevernes og de studerendes trivsel og sørge for, at både undervisere og andre ansatte er klædt på til den forebyggende indsats. Alle ansatte bør kende og være opmærksomme på, hvilke faresignaler de skal være på udkig efter hos eleverne og de studerende. Desuden bør alle ansatte blive vejledt i, hvordan de skal reagere, når de opfanger faresignaler. Anden del af vejledningen handler om, hvordan jeres uddannelsesinstitution kan skabe et lokalt kriseberedskab, der kan håndtere situationen, når en ulykke er sket, eller en krise er indtrådt, samt den efterfølgende indsats efter at en ulykke er sket, eller en krise er overstået. Kriseberedskabet skal tage hensyn til de tekniske installationer og værktøjer, der er på jeres institution. Ligesom I skal lave retningslinjer for, hvordan I skal reagere, når en ulykke eller krise er indtrådt, f.eks. hvem skal tilkalde hjælp, hvordan skal der tilkaldes hjælp, hvordan skal eleverne og de studerende alarmeres, og hvordan kan skaden begrænses mest muligt? Det er vigtigt, at der er nogle klare og enkle retningslinjer for alle ansatte, så de ved, hvilket ansvar der påhviler dem, og hvordan de hver især skal handle i en konkret situation. Prioritér et godt undervisningsmiljø, herunder elevernes og de studerendes trivsel 5 Resumé

76 I skal også have gjort jer nogle overvejelser om det videre forløb, efter at en ulykke/krise har fundet sted. I skal sørge for, at elever, studerende, forældre og andre berørte bliver informeret, og at alle kan modtage den nødvendige krisehjælp. I skal desuden underrette relevante myndigheder og evaluere kriseberedskabet. Måske er der processer, der bør ændres. Prioritér arbejdsprocessen i forbindelse med udmøntningen, og benyt anbefalingerne som tjekliste. Når I som uddannelsesinstitution arbejder med det forebyggende arbejde og opbygning af et kriseberedskab, vil det være hensigtsmæssigt at samarbejde med relevante fagfolk og myndigheder. Det kan f.eks. være politiet, andre uddannelsesinstitutioner, psykiatrien, de sociale myndigheder, kommunen og frivillige hjælpeorganisationer. På den måde kan I sikre en kvalificeret og sammenhængende indsats i arbejdet med sikkerheden på uddannelsesinstitutionerne. Overordnet om udmøntningen af lokale kriseberedskaber: 6 Resumé

77 3. Lovgrundlag Uddannelsesinstitutionerne i Danmark er i dag forpligtet til at forebygge og håndtere ulykker og krisesituationer på uddannelsesstedet. Undervisningsmiljøloven 3 udgør det lovmæssige og forpligtende grundlag, der skal sikre elevers ret til et sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt miljø. Dette fremgår af lovens 1, stk. 1: 1. Elever, studerende og andre deltagere i offentlig og privat undervisning har ret til et godt undervisningsmiljø, således at undervisningen kan foregå sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Undervisningsmiljøet på skoler og uddannelsesinstitutioner (uddannelsessteder) skal fremme deltagernes muligheder for udvikling og læring og omfatter derfor også uddannelsesstedets psykiske og æstetiske miljø. Det er ledelsen på den enkelte uddannelsesinstitution, der har ansvaret for at sikre et godt undervisningsmiljø. Elever skal samarbejde om og medvirke til at opretholde et godt undervisningsmiljø, hvilket blandt andet fremgår af lovens 4, stk. 1, og stk. 2: 4. Elever, studerende og andre deltagere har ret til at vælge undervisningsmiljørepræsentanter til at varetage deres interesser over for uddannelsesstedets ledelse med hensyn til opfyldelse af bestemmelserne i 1. Uddannelsesstedets ledelse kan tillade, at elever og studerende m.fl. tillægges mere vidtgående indflydelse på undervisningsstedets undervisningsmiljø. Stk. 2. Eleverne m.fl. kan vælge to repræsentanter til hver sikkerhedsgruppe, der er dannet på uddannelsesstedet i henhold til lov om arbejdsmiljø, og som beskæftiger sig med spørgsmål af betydning for undervisningsmiljøet. Derudover er et uddannelsessted forpligtet til at udarbejde en skriftlig undervisningsmiljøvurdering af sikkerheds- og sundhedsforholdene samt forholdene vedrørende det psykiske og æstetiske miljø på uddannelsesstedet. Undervisningsmiljøvurderingen skal revideres, når der sker ændringer af betydning, dog mindst hvert tredje år. Det følger af lovens 7, at undervisningsmiljøvurderingen skal indeholde følgende elementer: 1) Kortlægning af uddannelsesstedets fysiske, psykiske og æstetiske undervisningsmiljø. 2) Beskrivelse og vurdering af eventuelle undervisningsmiljøproblemer. 3) Udarbejdelse af en handlingsplan, hvor det fremgår, i hvilken takt og rækkefølge de konstaterede problemer skal løses. 4) Forslag til retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen. Undervisningsmiljøvurderingen skal være tilgængelig for elever og andre interesserede. Dansk Center for Undervisningsmiljø stiller værktøjer til rådighed for uddannelsesstedernes arbejde med undervisningsmiljøet. Materialet er tilgængeligt fra 3) Lov nr. 166 af 14. marts 2001 om elevers og studerendes undervisningsmiljø 7 Lovgrundlag

78 4. Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd Indsatsen mod hærværk, vold og anden skade på personer og bygninger forudsætter en forebyggende indsats, så børn og unge ikke udvikler voldelig og kriminel adfærd. Hærværk og vold skyldes ofte, at barnet og den unge har problemer, og derfor skal de sikres gode rammer for deres trivsel. En forebyggende indsats skal grundlæggende betragtes som en generel samfundsmæssig opgave, som indebærer, at alle væsentlige aktører og institutioner hjælper til med at vedligeholde og forbedre de gode rammer for trivsel. I har som undervisere på uddannelsesinstitutionerne gennem jeres daglige omgang med elever og de studerende mulighed for at have et særligt indblik i elevers og studerendes trivsel og sociale relationer. Det gør det muligt for jer at træde til med en tidlig og effektiv forebyggende indsats over for de elever og studerende, som ikke trives eller har andre problemer. Også familie, venner, sociale myndigheder og andre ansatte på uddannelsesinstitutionerne f.eks. sundhedsplejersker skal hjælpe med en forebyggende indsats. I det følgende er der opstillet nogle generelle retningslinjer for og anbefalinger til, hvordan et godt undervisningsmiljø kan skabes, og hvordan I som undervisere kan identificere og håndtere faresignaler eller anden faretruende adfærd. Et godt og sikkert undervisningsmiljø kan begrænse unødvendige kriser og konflikter f.eks. mobning, social isolation og eksklusion fra Prioritér et godt undervisningsmiljø herunder elevernes og de studerendes trivsel 8 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd

79 fællesskabet. I har som uddannelsesinstitution et godt udgangspunkt for at yde en præventiv indsats over for udviklingen af voldelig og kriminel adfærd, da de fleste børn og unge i Danmark har haft eller stadig har en tilknytning til uddannelsessystemet. Desuden kan et godt undervisningsmiljø være med til at højne kvaliteten af undervisningen, motivationen for at gennemføre en uddannelse, den generelle trivsel og det faglige miljø. Det er op til jer som uddannelsesinstitution at vurdere, hvordan I lokalt vil skabe et godt undervisningsmiljø, som både er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Anbefalinger: Sammenhæng mellem undervisningsmiljøarbejdet og det øvrige sikkerhedsarbejde på uddannelsesstedet. Kontinuerligt og systematisk fokus på det fysiske, psykiske og æstetiske undervisningsmiljø. Demokrati. Forudsætningen for et godt undervisningsmiljø er en demokratisk tilgang bestående af dialog og inddragelse, rettigheder og pligter for den enkelte. Rummelighed. Der skal være plads til forskellige typer af elever og studerende, hvilket betyder, at de skal opleve, at de bliver lyttet til, taget alvorligt og frit kan ytre sig. Eleverne og de studerende vil således opleve, at de bliver anerkendt, og at de er en del af et fællesskab. Understøttelse af et godt socialt miljø, der fremmer gensidig respekt og dannelse af tætte sociale relationer. Tillidsfuld kontakt med elever: Der er etableret en relation mellem lærer og elever og mellem eleverne præget af tillid og åbenhed. Organisering af et nødvendigt samarbejde mellem bestyrelse, ledelse, personale, elever, studerende og eksterne parter (for eksempel brandvæsen, den lokale politikreds, socialrådgivere, psykologer, sundhedsinstitutioner mv.). De sociale medier er en integreret del af børn og unges liv, og derfor bør det generelle arbejde med elevers trivsel også kombineres med arbejdet omkring netetik og digital dannelse. Når jeres uddannelsesinstitution arbejder med at sikre et godt undervisningsmiljø, kan I hente inspiration i de vejledninger, værktøjer og andet materiale, som Dansk Center for Undervisningsmiljø har lagt ud på deres hjemmeside 4. Eksempel 1 En uddannelsesinstitution har i forbindelse med udarbejdelsen af den lovpligtige undervisningsmiljøvurdering benyttet sig af en spørgeskemaundersøgelse, der blandt andet skal afdække det psykiske undervisningsmiljø på uddannelsesstedet. Det fremgår af spørgeskemaundersøgelsen, at nogle af eleverne føler sig mobbet, og at andre elever har bemærket, at der er nogle elever, som står uden for det sociale fællesskab. Uddannelsesinstitutionen ønsker at forbedre det psykiske miljø på uddannelsesstedet og udarbejder i forlæn- gelse heraf en trivsels- og antimobbestrategi. En folkeskole ville også kunne anvende trivselsmålingerne til dette formål. 4) Læs også mere om DCUM sidst i materialet. 9 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd

80 Det er vigtigt at forstå, at et godt undervisningsmiljø ikke er en garanti for, at der ikke findes elever på uddannelsesstedet, som mistrives, eller som kan udgøre potentielle sikkerhedstrusler. Alle uddannelsesinstitutionerne bør derfor være opmærksomme på eventuelle elever med alvorlige problemer. Se afsnit om identificering nedenfor. Identificering af et usundt undervisningsmiljø samt elever og studerende med problemer Trivsel i undervisningsmiljøet handler om mange forskellige faktorer, relationer og komplekse processer, herunder kulturelle, sociale, psykologiske og læringsmæssige processer. Den sociale virkelighed er under konstant forandring, og den kan opleves fra forskellige individuelle vinkler. Der kan således være adskillelige årsager til et socialt og psykisk usundt undervisningsmiljø. Mistrivsel og usunde fællesskaber kan være vanskelige at identificere, og det kan være svært at få øje på elever og studerende med alvorlige problemer. Det er derfor vigtigt, at jeres uddannelsesinstitution er opmærksom på potentielle faresignaler, og at der gribes ind på et tidligt tidspunkt. Det vil ofte være den bedste mulighed for at forebygge en eventuel fremtidig hændelse. En uddannelsesinstitution skal derfor udvikle retningslinjer og klare regler for, hvordan ansatte skal identificere og reagere på tegn på mistrivsel. I det følgende beskriver vi to tilgange til, hvordan I som uddannelsesinstitution kan øge muligheden for at opfange tegn på mistrivsel, elever og studerende med alvorlige problemer og et usundt undervisningsmiljø i øvrigt. Begge tilgange bør benyttes for at øge muligheden for, at I kan spotte og tackle problematiske forhold i god tid. Opbygning af en hensigtsmæssig infrastruktur Informationer om, at en elev har problemer, skal ofte opfattes som en brik i et større puslespil. For at stykke puslespillet sammen er det nødvendigt, at der er opbygget en infrastruktur på jeres institution, som kan bidrage til at give et helhedsorienteret billede af den pågældende elevs situation og sikre, at eleven modtager rettidig hjælp. Opbygning af en hensigtsmæssig infrastruktur kan udover andre formål (f.eks. formindskelse af frafald, uddannelsesvejledning m.m.) opfange og håndtere elever med alvorlige problemer. Nedenfor er nogle anbefalinger til, hvordan en god infrastruktur kan opbygges og styrkes: Organisering af personale og opgavefordeling: Jeres uddannelsesinstitution skal undersøge og sikre, at den eksisterende interne organisering af underviserstab, vejledere, mentorer mv. kan opfange og støtte elever med alvorlige problemer. Værktøjer og metoder: Det er hensigtsmæssigt, at I anvender flere forskellige værktøjer og metoder til at opfange tegn på et usundt undervisningsmiljø, faresignaler og anden usædvanlig adfærd. I kan f.eks. bruge spørgeskemaundersøgelser, registrering af fremmøde og opgaveaflevering, forældremøder, diskussioner i klassen, undervisningsmiljøvurderingen m.m. Dialog: Der skal være mulighed for, at eleverne og de studerende i fortrolighed kan henvende sig til en person med deres problemer. Generelt bør der være en kontakt og dialog mellem de enkelte elever/ studerende og ansatte på uddannelsesinstitutionen, så det er muligt at gribe ind på et tidligt tidspunkt. Vær opmærksom på, at fagpersoner har skærpet underretningspligt jf. servicelovens 153 (læs mere i vejledningens bilag). Eksternt netværk: Jeres uddannelsesinstitution kan med fordel etablere eller udbygge et eksternt netværk bestående af den lokale politikreds, sociale myndigheder, andre skoler og lokale hjælpeorganisationer. En række institutioner har des- uden etableret frivillige abonnementsordninger med private psykologer, som giver mulighed for en hurtig indsats. Gør I brug af tv-overvågning finder I reglerne herfor i TV-overvågningsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 11. oktober 2007, der senere er ændret nogle gange, herunder ved lov nr. 422 af 10. maj I folkeskoleregi vil skolens opgørelse over fravær og nationale tests kunne anvendes til dette formål. Indikationer på et usundt undervisningsmiljø, usædvanlig adfærd og andre faresignaler Nedenfor er opstillet en række indikatorer, der med forsigtighed kan betragtes som mulige tegn på et usundt socialt fællesskab. Listen af indikatorer er ikke udtømmende. Indikatorer på et usundt undervisningsmiljø kan være: Unødig meget uro Stærke negative relationer Uforløste konflikter Bekymrende fraværsmønstre Manglende respekt, en dårlig omgangstone, negativt og grænseoverskridende sprog, opførsel og manglende lydhør- hed. Omvendt kan der også være tale om elever, der er tavse, som eventuelt forfølges og gøres til syndebukke. 10 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd

81 Her følger nogle indikatorer, der kan pege i retning af, hvornår elever og studerende potentielt kan udgøre en sikkerhedstrussel mod uddannelsesinstitutionen 5, (f.eks. i de tilfælde, hvor nogen har til hensigt at anvende våben til at skade andre). Indikatorerne er udarbejdet med baggrund i tidligere tilfælde af skoleskyderier i andre lande. Erfaringerne er, at skoleskyderier sjældent er impulsive handlinger, men at der ofte går en planlægningsproces forud for gerningen. Eleven vil ofte have udvist et bekymrende adfærdsmønster op til handlingen, og i nogle tilfælde vil andre have haft kendskab til vedkommendes planer. Det er derfor helt afgørende, at jeres uddannelsesinstitution kan spotte og rea- gere på kendskab til mistænkelige ytringer, våbenfund, bekymrende adfærd m.m. Gerningsmanden har som hovedregel været en yngre mand. Kønsaspektet bør dog ikke mindske opmærksomheden overfor piger/kvinder, som de følgende indikatorer også passer på. Grundlæggende indikator: Social udstødelse Oplevelsen af manglende anerkendelse fra skolekammerater, undervisere eller familie. Den pågældende opleves som ensom, indelukket, anderledes, umoden, aggressiv, narcissistisk eller psykisk uligevægtig. Mobning og/eller andre personlige nederlag på uddannelsesstedet. Vedkommende kan have venner, men der er ofte tale om overfladiske bekendtskaber uden tætte relationer, eller der kan være tale om, at vennerne nærmere er at betragte som medsammensvorne i et bekymrende fællesskab isoleret fra det øvrige sociale fællesskab. Andre indikatorer: Udtryk for had og foragt for en eller flere personer, navnlig nuværende eller tidligere skolekammerater og/eller undervisere, samt hadefulde udtalelser overfor bestemte grupper på grund af f.eks. race, hudfarve, national eller etnisk oprindelse, tro, politisk observans eller seksuel orientering. Dette kan for eksempel finde sted i chatrum, på sociale medier, i breve, mundtligt mv. Vedkommende har tidligere givet udtryk for at ville begå eller har forsøgt at begå selvmord. Selvmord er særligt bekymrende, hvis den pågældende har en trang til udadvendt destruktion og virker som indestængt aggressiv, jævnfør ovenstående indikator. Et eller flere afbrudte uddannelsesforløb. Direkte trusler mod nuværende eller tidligere skolekammerater og/eller undervisere. Psykiske lidelser, hvor der muligvis foreligger en diagnose. Der kan være tale om ét eller flere afbrudte behandlingsforløb. En overdreven interesse for skydevåben eller vold (computerspil, film mv.). En stor interesse for hjemmesider og chatrum for ekstremistiske grupperinger, der f.eks. videregiver hadefulde holdninger overfor individer eller grupper. Mistanke om våbenbesiddelse eller adgang til ulovlige skydevåben. Voldelig adfærd og mangel på empati eller impulskontrol. Påklædning (ændring af påklædning til for eksempel militæruniform eller lignende). Glorificering af tidligere skoleskydere, herunder udtryk for at den pågældende vil gå i samme fodspor. Eksempel 2 En uddannelsesinstitution har valgt at organisere sine undervisere i team, således at underviserne for tre-fire klasser jævnligt mødes for at diskutere det faglige indhold i undervisningen samt eventuelle stude- rende med sociale eller psykiske problemer. Underviserne har daglig kontakt med de studerende og følger dem i to år. Til hvert underviser- team er der tilknyttet to-tre uddannelsesguider/ kontaktundervisere, som coacher de studerende og forsøger at være tæt på dem, herunder om forhold der ikke er faglige. Derudover er der tilknyttet en uddan- nelses- og erhvervsvejleder til hvert underviserteam. Eksempel 3 En uddannelsesinstitution har en omfattende registrering af frem- møde og opgaveafleveringspligt. På den måde opfanges elever, der begynder at falde bagud. Derudover har uddannelsesstedet et underviserteam og en studievejledningsordning og har frivilligt tilknyttet en psykologordning, så elever med faglige/sociale/psykiske problemer sikres en støtte og hjælp svarende til deres behov. 5) Der kan også være tale om tidligere elever, som ikke længere er tilknyttet uddannelsesinstitutionen. Det vigtigste er dog, at uddannelsesinstitutionen på det tidspunkt, hvor de har kontakt med eleven, yder en præventiv indsats i forhold til eleven. 11 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd

82 Det vil altid være et skøn, om en konkret person, der opfylder én eller flere af ovenstående indikatorer, udgør en sikkerhedstrussel. Det generelle råd er dog, at jo flere indikatorer, der er til stede, jo større er behovet for at reagere. Reaktioner på mistrivsel, dårligt undervisningsmiljø og andre faresignaler Hvis jeres uddannelsessted identificerer udpræget mistrivsel, et dårligt undervisningsmiljø, usædvanlig adfærd eller andre faresignaler, skal I reagere. Er der tale om, at en elev eller studerende ikke trives eller udviser en usædvanlig adfærd, er det vigtigt, at en ansat tager initiativ til at starte en dialog med den pågældende elev eller studerende. Det kan være en fordel, at den daglige ledelse - eller andre beslutningstagere i dennes fravær - i samråd med de enkelte faglærere, uddannelses- og erhvervsvejledere og andre ansatte beslutter, hvem der i den pågældende situation er mest kompetent til at føre en sådan samtale. Også rammen for samtalen skal fastlægges. Det vil sige, at det på forhånd bliver afklaret, hvilken form for samtale der er tale om, og hvad eleven eller den studerende skal konfronteres med. Hvis elever, studerende eller undervisere får kendskab til oplysninger, der tyder på, at en elev eller en studerende er i alvorlige problemer eller udgør en potentiel sikkerhedstrussel, skal ledelsen eller relevante fagpersoner og myndigheder straks kontaktes for at få afdækket den pågældendes behov for professionel hjælp. Det er vigtigt, at alle, både ledelse og ansatte, tager eventuelle indberetninger alvorligt. Hvis der er tale om kendskab til direkte trusler om vold eller fund af våben, skal den lokale politikreds straks informeres. Reglerne om tavshedspligt betyder, at ansatte ikke frit kan videregive alle oplysninger, som de gennem deres arbejde får kendskab til. Der henvises til bilaget om vejledning om reglerne om tavshedspligt. Tavshedspligten brydes af underretningspligten. Det fremgår af lov om social service, at personer, der udøver offentlig tjeneste eller offentligt hverv, dvs. ansatte på jeres uddannelsesinstitution, har en skærpet underretnings- pligt. Dette betyder, at de skal underrette kommunen, hvis de under udøvelsen af tjenesten eller hvervet får kendskab til eller har grund til at antage, at et barn eller en ung under 18 år 6 6) Er eleven over 18 år, skal uddannelsesinstitutionen være opmærksom på, at underretningspligten i serviceloven ikke gælder for unge, der er fyldt 18 år. Der henvises til bilaget om vejledning om reglerne om tavshedspligt. 12 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd

83 kan have behov for særlig støtte, f.eks. som følge af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. Det samme gælder, hvis et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte på grund af barnet eller den unges ulovlige skolefravær eller undladelse af at opfylde undervisningspligten, eller hvis et barn eller en ung under 18 år har været udsat for overgreb. Underretningspligten indtræder, hvis jeres uddannelsesinstitution ikke har rimelig mulighed for selv at afhjælpe vanskelighederne, f.eks. gennem rådgivning og vejledning af barnet eller den unge og forældrene. Folkeskoler har mulighed for at sende børn til en skolepsykolog. Mange øvrige uddannelsesinstitutioner har frivilligt tilknyttet en psykologordning for at sikre, at personer med problemer har mulighed for umiddelbart at kunne modtage professionel støtte. Der findes desuden forskellige hjælpeorganisationer, som kan yde værdifuld ressourcehjælp, se kapitel 6. Eksempel 4 En skoleelev udtaler sig på bekymrende vis om brug af våben, selvmord eller lignende. Skolen taler med den pågældende elev og kontakter vedkommendes forældre. Skolen opfordrer til, at forældrene kontakter egen læge, der kan henvise eleven til psykiatrisk behandling. Skolen kan også efter aftale med forældrene etablere et samarbejde med lokale støtteorganisationer, som kan hjælpe eleven med sociale og personlige problemer. Eller skolen kan efter aftale med forældrene kontakte den lokale politikreds misbrugsgruppe og forebyggelsesgruppe, hvis elevens problemer har karakter af misbrug eller kriminalitet. For elever under 18 år skal det overvejes, om der skal ske en underretning til de sociale myndigheder. 13 Den forebyggende indsats mod udviklingen af voldelig og kriminel adfærd

84 5. Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation Når en ulykke eller krisesituation pludselig opstår, skal krisestyringen medvirke til at begrænse skaderne på personer og bygninger. Det er det professionelle redningspersonel såsom politi, brandvæsen og ambulancefolk, der er ansvarlige for krisestyringen, når de er kommet frem til ulykkesstedet. Indtil da er det jeres eget interne beredskab, der skal håndtere den pågældende situation. Det er derfor af afgørende betydning, at I som uddannelsesinstitution har et internt beredskab, der kan håndtere en given ulykke eller krise, indtil redningspersonellet når frem. Krisestyring forudsætter, at der er ressourcepersoner på jeres uddannelsesinstitution, som er forberedte på, hvordan eventuelle ulykker og sikkerhedstrusler skal håndteres på en hensigtsmæssig måde. Ressourcepersonerne skal vide, hvilken rolle de hver især skal påtage sig, og hvordan de bidrager til en koordination af indsatsen før og under redningspersonellets tilstedeværelse. Det vil fremme krisestyringen, hvis en større kreds ud over ressourcepersonerne er bekendt med de beredskabsplaner, der eksisterer på jeres uddannelsesinstitution. Alle ansatte skal være opmærksomme på, hvordan de kan anvende de sociale medier til at håndtere en krisesituation. Det kræver blandt andet en skærpet opmærksomhed og forståelse for, at eleverne selv bruger de sociale medier meget aktivt, og at viden og rygter om en hændelse spredes meget hurtigt på disse. I bør som uddannelsesinstitution desuden tage stilling til, hvordan omverdenen informeres om krisen, efter at den er overstået, og hvordan I sikrer, at de involverede får den nødvendige krisehjælp efterfølgende. De ovenstående faser beskriver et hændelsesforløb, og anbefalingerne er struktureret efter disse faser. 14 Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation

85 Overordnet for udmøntningen af kriseberedskaber Et internt kriseberedskab indebærer, at jeres uddannelsesinstitution lokalt har gjort sig nogle grundige overvejelser om mulige ulykkes- og krisescenarier og har en plan for at håndtere disse. Dermed minimeres det kaotiske, som kendetegner en pludselig opstået krisesituation, og vilkårene for en hensigtsmæssig og fleksibel krisestyring øges. Prioritér arbejdsprocessen i forbindelse med udmøntningen, og benyt anbefalingerne som tjekliste. Anbefalinger Hvilke farer skal der sikres imod? Jeres uddannelsesinstitution skal have et internt kriseberedskab, der kan håndtere forskellige former for sikkerhedsrisici og ulykkesscenarier. I bør tænke forskellige scenarier for krisesituationer igennem med henblik på en hensigtsmæssig krisestyring. Der kan f.eks. være tale om brand, terror, naturkatastrofer, eksplosioner (herunder ulykker f.eks. i værksteder og laboratorier mv.), overfald og skoleskyderier. Jeres uddannelsesinstitution bør have en differentieret tilgang til spørgsmålet om det interne kriseberedskab, så hver ulykkes- og sikkerhedsrisiko vurderes særskilt med henblik på den mest hensigtsmæssige håndtering. Der er særegne forhold, når et skoleskyderi skal håndteres. Det skal I som uddannelsesinstitution tage højde for, når det interne kriseberedskab udarbejdes. Se afsnittene Alarmering og Sikring af hensigtsmæssig adfærd under en krisesituation. Hvordan? Jeres uddannelsesinstitution skal have afdækket og visuelt beskrevet skolens områder, bygninger, flugtveje m.m., herunder hvorvidt det er muligt at dele skolen op i adskilte sektioner. Der skal tages stilling til, hvilke muligheder der er for evakuering (anbefales i tilfælde af brand) og barrikadering (an- befales generelt i tilfælde af skoleskyderi, men det er kon- tekstafhængigt, hvilken mulig- hed der foretrækkes). Selve processen med at udarbejde et internt kriseberedskab skal prioriteres meget højt. Der skal udveksles den fornødne information, og de involverede parter skal have lejlighed til at diskutere og forberede sig på deres roller i en given krisesituation. Det endelige interne kriseberedskab bør udformes som en handlingsorienteret beredskabsplan med klare og enkle retningslinjer. Beredskabsplanen skal være lettilgængelig og kortfattet, så den er nem at huske. Det er nødvendigt, at I opdaterer og evaluerer beredskabsplanen med jævne mellemrum. Jeres uddannelsesinstitutions interne kriseberedskab skal udmøntes i et samarbejde med den lokale politikreds, brandvæsen og andre relevante samarbejdspartnere for at sikre en effektiv koordination af en eventuel redningsindsats. Hvis I foretager væsentlige ændringer af jeres kriseberedskab, skal relevante myndigheder infor- meres. I det omfang I ønsker råd og vejledning omkring ind- retning af de lokale forhold, kan I få feedback og sparring hos den lokale politikreds. Overvej, om I kan og vil lade jer inspirere af andre undervisningsinstitutioner i udformningen af jeres kriseberedskab. Hvem? Alle ansatte skal informeres om uddannelsesinstitutionens interne kriseberedskab. Det anbefales, at en bred kreds af personer med daglig gang på jeres uddannelsessted udgør ressourcepersonerne. Det kan f.eks. være ledelsen, administrativt personale, underviserstaben og andet fasttilknyttet personale. På den måde sikres det, at krisestyringen ikke er følsom over for, hvilke personer der er til stede under selve ulykken eller krisen. I kan også overveje, om der skal differentieres mellem ansvarspersoner og ressourcepersoner, sådan at ansvarspersonerne har en koordinerende rolle, mens ressourcepersonerne har en udøvende rolle. Ressource- og ansvarspersoner kan med fordel markeres tydeligt, når det interne kriseberedskab aktiveres, f.eks. kan de iføre sig gule veste. Det vil således være synligt for enhver, hvem der har en aktiv rolle i krise- styringen. Vær igen opmærksom på at organisere jer således, at kriseberedskabet ikke bliver af- hængigt af enkeltpersoners tilstedeværelse eksempelvis i tilfælde, hvor ledelsen ikke er tilgængelig. Elever og studerende skal gøres bekendte med de regler og foranstaltninger, som gør sig gældende i en given krisesituation. I bør tage hensyn til, hvilken aldersgruppe der er jeres uddannelsesinstitutions primære målgruppe, når I skal vurdere, hvor meget eleverne skal inddrages i arbejdet med sikkerhed og kriseberedskaber. Udvis diskretion i arbejdet og overvej, hvilke informationer der er nødvendige at give videre til forældre, elever, studerende og det omgivende samfund. Involvering og viden kan skabe tryghed. Omvendt kan for megen omtale af risikoen for f.eks. skoleskyderier skabe utryghed og i værste fald inspirere uligevægtige elever og studerende til at begå farlige handlinger. 15 Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation

86 Reagér når en hændelse indtræffer Når en ansat på uddannelsesstedet spotter eller får kendskab til en hændelse, der kan lede til en ulykke eller krise, er det vigtigt, at den pågældende reagerer. Reaktionen kan for eksempel være, at alle andre omkring en advares, og at det interne kriseberedskab sættes i gang. Hvis der er sikkerhedstrusler såsom terror og bevæbnet indtrængning, anbefales det, at alle ansatte er informerede om, at de hver især har et ansvar for straks at kontakte den lokale politikreds (ring 112), og at de ikke skal forvente, at andre gør dette. Den lokale politikreds vil hellere have for mange opkald end ingen, og det er intet problem for den lokale politikreds at håndtere de mange opkald. Ved et opkald til den lokale politikreds skal hændelsen kort beskrives, og det skal oplyses, hvor den finder sted. Er der tale om bevæbnet indtrængning, ser den lokale politikreds gerne, at I informerer om antallet af gerningsmænd, og at der gives et signalement af disse. (Se eksempler på måder at barrikadere sig på under afsnittet Sikring af hensigtsmæssig adfærd under en krisesituation). Eksempel 5 Ved indtrængen af en bevæbnet person har skolen givet instrukser om, at den lokale politikreds og folk i nærheden straks skal informeres, og at undervisningslokalerne barrikaderes, hvis dette er muligt. Alarmering Enhver uddannelsesinstitution er indrettet meget forskelligt i forhold til omgivelser, undervisningslokaler og tekniske installationer. Det skal I tage højde for, når I fastlægger jeres alarmeringsprocedure(r). I skal som uddannelsesinstitution afdække skolens områder, indretning og tekniske installationer for at afklare, hvilke(n) alarmeringsprocedure(r) der er mulig(e) at anvende i en given situation. Eksempler på forskel- lige alarmeringsmetoder og installationer er samtaleanlæg, megafon, mobiltelefon, intra- net, belysningen m.m. Alarmen skal kunne udløses fra flere lokaliteter. Optimalt skal der laves to systemer for alarmering. Et for brand og et til intern evakuering eller barrikadering. Brandalarmen bør ikke anvendes til alarmering af et skoleskyderi, da aktiveringen af brandalarm umiddelbart vil medvirke til, at folk strømmer ud på gangene, hvilket kan gøre dem udsatte for skud. Eksempel 6 Uddannelsesinstitution A er udstyret med et samtaleanlæg. Der meddeles klart over samtaleanlægget, hvilken krisesituation der er tale om, og hvilket kriseberedskab der sættes i gang. Samtaleanlægget er indrettet således, at der kan alarmeres fra flere lokaliteter på uddannelsesinstitutionen. Hvis en uddannelsesinstitution ikke umiddelbart har nogle tekniske muligheder for alarmering ud over aktive- ringen af en brandalarm, skal det besluttes, om der i stedet kan anvendes en megafon, mobiltelefoner eller intranet som alarmeringsredskab. Fordele og ulemper ved en bestemt alarmeringsprocedure bør overvejes. Eksempel 7 En uddannelsesinstitution havde opfordret eleverne til at have deres mobiltelefoner tændt under undervisnin- gen, dog på lydløs. Uddannelsesinstitutionen sørgede for at have en database med alle elevernes mobilnumre, så institutionen i krisesituationen havde mulighed for at sende en sms til alle elevernes mobiltelefoner. Øvelser på uddannelsesstedet viste, at godt 60 procent af eleverne straks reagerede på sms en, og at det var nok til at gøre de sidste 40 procent opmærksomme på, at der var noget i gære. 16 Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation

87 Sikring af hensigtsmæssig adfærd under en krisesituation Når en krise indtræder, og I alarmerer, er det væsentligt, at de udpegede ressourcepersoner ved, hvordan de skal forholde sig, og at de tager ansvar for styringen ved at påtage sig de opgaver, de er blevet tildelt i forhold til det interne kriseberedskab. Brandvæsenet, ambulancefolk og den lokale politikreds er ansvarlige for selve redningsindsatsen, når de ankommer, og de vil have gavn af at kunne koordinere indsatsen med bestemte ressourcepersoner fra jeres uddannelsesinstitution. Anbefalinger Man har klare retningslinjer for hver procedure, som er lette at huske. De enkle retningslinjer kan med fordel udmøntes i en lettilgængelig og enkel adfærdsinstruks, som ressourcepersoner skal have et dybgående indblik i. I skal tage stilling til, om elever og studerende også bør have adgang til en særskilt adfærdsinstruks. Der laves en mappe til den lokale politikreds indeholdende: A) Gode oversigtskort/plantegninger over bygningerne i flere eksemplarer, B) kort over ABA-detektorer (automatisk brandalarmsanlæg) branddøre, røglemme og lignende, C) placering af videoovervågning og koder til at tilgå dette evt. via fjernadgang, D) koder, nøgler eller nøglebrikker til døre (gerne flere sæt), E) telefonliste til nøglemedarbejdere, som er relevante for den lokale politikreds og brandvæsen, F) fjernadgang til højtalersystem og infotavler, G) koder til sms-system til ansatte og elever. I udpeger én person, som står for kontakten til den lokale politikreds, når de ankommer til uddannelsesstedet, og hvem der har ansvaret, hvis vedkommende ikke er til stede. Den lokale politikreds udpeger et sikkert mødested, efter at kontaktpersonen har oplyst den lokale politikreds om uddannelsesstedets indretning, og hvor hændelsen finder sted. Mødestedet skal ikke udpeges på forhånd, men først aftales, når selve hændelsen er indtruffet. I undersøger, om jeres uddannelsessteds arkitektoniske indretning tillader, at institutionen deles op i adskilte sektioner, så I kan sætte et internt kriseberedskab i gang, der kan afgrænses til et bestemt geografisk område. Et eksempel er, hvis en bombetrussel kan afgrænses til en bestemt bygning, så det kun vil være nødvendigt at evakuere denne ene bygning. Det beror dog på en konkret vurdering af bl.a. bygningers nærhed, da eksplosioner kan spredes via vinduesåbninger. Et andet eksempel er, hvis jeres uddannelsesinstitution oplever et bevæbnet overfald. I sektionen, hvor overfaldet finder sted, skal der så vidt muligt barrikaderes, mens andre sektioner skal evakueres. I tager stilling til to overordnede procedurer: evakuering og barrikadering. I skal som uddannelsesinstitution vurdere lokalt, hvilken af de nævnte procedu- rer der er mest hensigtsmæssig at anvende i forskellige krisesituationer. I bør tilstræbe, at antallet af procedurer begræn- ses til et minimum. I overvejer, om alle ansatte og evt. elever på uddannelsesinstitutionen skal have installeret apps på deres arbejdstelefoner til at understøtte et kriseberedskab, f.eks. 112 app en, mobilvarsling. dk m.fl., samt overvejer brug af facebook og twitter til at understøtte evt. dialog med eleverne. Specifikt for bombetrusler: Politiet opererer med bestemte minimumsafstande til genstande, som mistænkes for at indeholde en bombe. For en rygsæk/kuffert er det en radius på 200 meter. Det anbefales, at afstandene tænkes ind i jeres procedure for håndtering af en bombetrussel. Specifikt for skoleskyderier: Det anbefales, at I undersøger mulighederne for barrikadering i afgrænsede lokaler, så en potentiel skoleskyder kan forhindres adgang til lokalet. Det er vigtigt, at barrikaderingen er så effektiv som muligt, og gerningsmanden må derfor ikke kunne sparke døren ind. Det er vigtigt, at al støj undgås, dels fordi gerningspersonen muligvis vil bevæge sig væk, såfremt der er stille, dels fordi den lokale politikreds lettere vil kunne identificere, hvor gerningsmanden befinder sig. Eksempel 8 Uddannelsesinstitution A er inddelt i klasseværelser og har få åbne arealer. Der udarbejdes to overordnede procedurer for evakuering og barrikadering. Uddannelsesinstitutionen tager stilling til, hvordan der skal evakueres, og hvilke genstande der i et klasselokale kan benyttes til effektivt at blokere indgangen til klassevæ- relset. Barrikadering kan for eksempel ske ved, at ryggen af en stol benyttes som stopper for dørhåndtaget, og ved at borde og kateder er skubbet hen mod døren. Endvidere skal det sikres, at vinduerne er lukkede. 17 Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation

88 Eksempel 9 Uddannelsesinstitution B er indrettet med meget åbne undervisningsarealer, og der er få klasseværelser. Institutionen undersøger, om f.eks. en stor gymnastiksal effektivt kan afskærmes fra indtrængning, eller om den generelle anbefaling skal være, at der evakueres. Dog skal det overvejes, om en evakuering gennem de åbne undervisningsarealer gør eleverne sårbare for eksempel over for en eventuel skoleskyder. Eksempel 10 En uddannelsesinstitution har hængt en adfærdsinstruks op på kontorer og lærerværelser, hvori der står følgende: Instruks ved indtrængen af personer med skydevåben: Underret alle omkring dig om truslen. Alarmér den lokale politikreds ring 112. Gå ind i nærmeste lokale og lås døren, når dine elever/studerende er kommet ind. Placér jer, så I ikke er synlige fra gange og lignende. Forbliv i lokalet, indtil enten den lokale politikreds eller en på uddannelsesstedet ansat person kalder jer ud. Indsatsen efter en ulykke eller krisesituation Når selve faren for skader mod personer og bygninger er passeret, skal I tage stilling til, hvordan pressen, ansatte, elever, stude- rende og pårørende informeres om hændelsen. Derudover skal I tage stilling til, hvordan de implicerede skal tilbydes krisehjælp, ligesom I skal evaluere, om kriseberedskabet har fungeret efter hensigten. Efter krisen danner uddannelsesinstitutionens ledelse i samarbejde med ansatte, politiet, brandvæsenet og andre relevante myndigheder sig et fuldstændigt overblik over hændelsesforløbet og eventuelle tilskadekomne. Der afsættes én eller flere ansvarspersoner til følgende opgaver: En kort beskrivelse af hændelsesforløbet og den nuværende status. Uddannelsesstedets og myndighedernes reaktion på og håndtering af sagen. Alle interesserede inviteres snarest muligt til et informationsmøde, hvor de modtager den autoritative udlægning af handlingsforløbet og får mulighed for at stille spørgsmål. Der sørges for, at ansatte, elever og studerende, som er berørte af situationen, tilbydes den nødvendige krisehjælp efter krisen. Det regionale sundhedsvæsen eller Akut Medicinsk Koordinationscenter 7 skal sørge for, at denne krisehjælp tilbydes. I ugerne efter hændelsesforløbet er ansatte og ledelse opmærksomme på, om der er ansatte eller elever, der udviser tegn på at være meget påvirket af hændelsen. Er dette tilfældet, skal der tages hånd, f.eks. ved tilbud om krisehjælp. I evaluerer jeres interne kriseberedskab efter en hændelse for at optimere det. Orientér Dansk Center for Undervisningsmiljø om jeres erfaringer med, hvad der virkede, og hvor I oplevede udfordringer. 7) Regionerne er i henhold til sundhedsloven forpligtet til at planlægge et kriseterapeutisk beredskab og varetage den kriseterapeutiske indsats i samarbejde med andre relevante parter. Det kriseterapeutiske beredskab skal forstås som sundhedsvæsenets evne til at udvide og omstille sin evne til at yde psykosocial omsorg, aflastning og krisebehandling ved større ulykker og tilsvarende hændelser. Hver region har oprettet et Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK), som varetager den overordnede ledelse og koordination af sundhedsberedskabet herunder det kriseterapeutiske ved større ulykker og enhver form for ekstraordinær hændelse, der inddrager sundhedsvæsenet i regionen. Ved en pludselig opstået ulykke eller krisesituation skal en uddannelsesinstitution kontakte alarmcentralen på 1-1-2, som ved behov vil kontakte AMK. Uddannelsesinstitutionerne bedes henvende sig til regionernes præhospitalleder, hvis der er behov for mere information om AMK. 18 Udmøntningen af kriseberedskaber og indsatsen efter en ulykke eller krisesituation

89 6. Oversigt over relevante eksisterende tiltag, myndigheder og organisationer Dette kapitel beskriver, hvilke statslige og frivillige organisationer der kan være relevante at have kendskab til, når I lokalt skal forebygge ulykker og kriser og udmønte jeres interne kriseberedskab. Desuden fortælles der om nogle af de eksisterende tiltag. Listen er ikke udtømmende, og I opfordres til at afdække og opsøge lokale myndigheder og organisationer for at modtage rådgivning og eventuelt indgå i et mere permanent samarbejde. Læs anbefalingerne i kapitel 4 og 5. Samarbejdet mellem den lokale politikreds, de sociale myndigheder og social- og behandlingspsykiatrien (PSP) Alle landets politikredse skal have et samarbejde mellem den lokale politikreds, de sociale myndigheder og social- og behandlingspsykiatrien (PSP-samarbejde). Det er politidirektøren, der på baggrund af drøftelser med relevante lokale aktører beslutter de overordnede rammer for PSP-samarbejdet i de enkelte politikredse. PSPsamarbejdet er tilrettelagt under hensyntagen til de ønsker og behov, der måtte være i den enkelte kommune under politikredsen. Det er de enkelte politistationer i politikredsen, som varetager det daglige lokale PSP-samarbejde. Den lokale politikreds I det omfang en uddannelsesinstitution ønsker råd og vejledning omkring indretning af de lokale forhold, kan de få feedback og sparring hos den lokale politikreds. Dansk Center for Undervisningsmiljø, DCUM DCUM er et uafhængigt, statsligt videnscenter, som arbejder for at fremme et sikkert, sundt og godt undervisningsmiljø på alle uddannelsessteder og et godt børnemiljø i alle dagtilbud. Centret har til opgave at vejlede og rådgive elever, studerende, uddannelsessteder og myndigheder i alle spørgsmål om undervisningsmiljø og børnemiljø. I arbejdet med at skabe og opretholde et sikkert undervisningsmiljø bør uddannelsesstederne prioritere et kontinuerligt forebyggende arbejde med undervisningsmiljøet. DCUM kan hjælpe hertil med vejledning, inspiration fra praksis og værktøjer til arbejdet med både det fysiske, æstetiske og psykiske undervisningsmiljø, herunder også den lovpligtige undervisningsmiljøvurdering. Læs mere på Samarbejdet mellem skole, socialforvaltning og politi (SSP) Det lokale samarbejde mellem (folke)skole, socialforvaltning og politi (SSP) fokuserer generelt på prævention af kriminel adfærd. Næsten alle kommuner har et SSPsamarbejde. Målsætningen for SSP-samarbejdet er at opbygge, anvende og vedligeholde et lokalt netværk, der har kriminalpræventiv indvirkning på børn og unges dagligdag. SSP-netværket bruges desuden til at opfange faresig- naler og udviklingstendenser i kriminaliteten og i børn og unges levevilkår tidligt nok til, at der kan gøres en indsats. Endelig anvendes SSP-samarbejdet til at afklare, hvilke forebyggelsesmuligheder der lokalt er til stede. Frivillige og andre relevante organisationer Der findes en række frivillige organisationer, som yder en indsats overfor børn og unge, der har problemer af forskellig karakter. I det følgende gives der eksempler på nogle af disse: 10 Oversigt over relevante eksisterende tiltag, myndigheder og organisationer

90 Livslinjen Livslinien yder en forebyggende indsats over for selvmordstruede blandt andet gennem anonym internet- og telefonrådgivning, ved undervisning af faggrupper i det selvmordsforebyggende arbejde og ved informations- kampagner. Livslinien er en selvejende organisation under tilsyn af Social- og Indenrigsministeriet. Læs mere på Børns Vilkår Børns Vilkår er en privat humanitær organisation, der generelt kæmper for børns ret til en god barndom, og de yder en særlig indsats for udsatte børn. Børns Vilkår giver blandt andet anonym, individuel rådgivning over internettet og telefonen. De har desuden en fagtelefon for alle, der arbejder med børn og unge, som yder råd og vejledning om børnefaglige problemstillinger. Derudover har organisationen en skoletjeneste, som tilbyder skoler oplæg om mobning, mobiltelefon- og chatkultur, puberteten m.m. Læs mere på Ungdommens Røde Kors Ungdommens Røde Kors (URK) gennemfører initiativer med fokus på blandt andet læring, ensomhed og rodløs- hed blandt udsatte børn og unge over hele landet. Eksempelvis er EnsomUng et tilbud til ensomme unge, der gennem chat og real life-aktiviteter skaber positive fællesskaber for disse unge. Projektet er gennemtestet i en række store byer og skal spredes til flere dele af landet gennem lokale EnsomUng-initiativer. Se mere på og læs mere om URK s andre initiativer på Psykiatrifonden Psykiatrifondens formål er at udbrede kendskabet til psykiske sygdommes årsager, forebyggelse og behandling samt skabe en positiv holdning til personer med psykiske sygdomme. Psykiatrifonden har blandt andet en rullende undervisningsbus, der besøger uddannelsesinstitutioner og sætter fokus på psykisk sundhed, sygdom og forebyggelse. Derudover yder Psykiatrifonden en anonym internet- og telefonrådgivning for personer med en psykisk lidelse samt deres pårørende. Læs mere på 20 Oversigt over relevante eksisterende tiltag, myndigheder og organisationer

91 7. Tjekliste til brug for kriseberedskaber og håndtering af krisesituationer Der kan med fordel reflekte- res over og udarbejdes forskel- lige planer rettet mod forskel- lige scenarier. Tjeklisten er beregnet for ledelsen af institutionerne. Formålet med tjeklisten er at tilbyde bistand til at sikre, at en skole eller uddannelsesinstitution har overvejet de mest grundlæggende opmærksomhedspunkter i udarbejdelsen af deres beredskabsplan samt under og efter en krisesituation. Uddannelsesstederne er blandt andet kendetegnet ved, at der ikke er etableret egentlige sikringsforanstaltninger mod voldelige handlinger, og at der er fri adgang for offentligheden. De tryghedsskabende foranstaltninger er opbygget ud fra, hvad der kan gøres før, under og efter en hændelse med henblik på at kunne erkende, forsinke og begrænse en eventuel gerningsmands muligheder og bevægelsesfrihed. Hver situation er unik. Ingen indsats fungerer i ALLE situationer. Tiltag, som i én situation beskytter de implicerede, virker måske ikke i en anden situation eller en anden ramme. Tjeklisten er derfor alene tænkt som inspiration. Før en krisesituation opstår Grundlaget for planlægningen er en risikoanalyse, der eksempelvis kan tage udgangspunkt i følgende fire punkter: 1. Trusler for ulykker eller hændelser: Hvilke trusler skal kunne håndteres? 2. Svagheder: Hvilke svagheder har institutionen i relation til truslen? 3. Modforanstaltninger: Hvilke ressourcer har institutionen til at imødegå truslerne? 4. Risikovillighed: Hvilke risici vil institutionen acceptere? Overvejelser i forbindelse med en gennemgang af institutionen: 1. Hvordan er institutionen indrettet? 2. Hvorledes er adgangsforholdene - vinduer, døre og andre åbninger - og kan de justeres i forhold til truslerne? 3. Hvem kommer på institutionen - hvordan ser en dag ud, kommer/går folk på samme tid, hvor kommer børn, medarbejdere og andre brugere? 4. Hvor er der udgange og nødudgange, hvor fører de hen, og har personale og børn kendskab til dem? 5. Kan institutionen inddeles i områder (flere lag/sektorer), som kan forsinke en angriber? 6. Er der mulighed for at barrikadere sig, hvor er det muligt og hvordan? 7. Er lokaliteten konstrueret således, at der kan opnås beskyttelse bag døre og vægge? 8. Er der et samarbejde med andre institutioner i nærområdet informationsudveksling, sparring, opsamling i forbindelse med evakuering? 9. Hvem melder man til, hvis man erkender noget mistænkeligt eller uforsvarligt? Et angreb vil oftest være forberedt ved besøg og/eller observation mod lokaliteten. 10. Taler man om sikkerhed? Er der enighed om, hvad truslen er, og hvorledes den håndteres? Når institutionen er gennemgået, udarbejdes en beredskabsplan, som bør udarbejdes med respekt for relevante samarbejdspartnere. Formålet med beredskabsplanen er at klargøre roller og handlemuligheder, hvis der opstår en krisesituation i form af brand, skoleskyderi, bombetrussel eller andre overgreb på grund af fysisk magtanvendelse, således at ulykken kan begrænses og afhjælpes hurtigst muligt. 21 Tjekliste til brug for kriseberedskaber og håndtering af krisesituationer

92 Centrale elementer i en beredskabsplan kan bl.a. omfatte: Alarmering og kriseberedskab 1. Er ansvaret for planerne placeret? 2. Hvem har det endelige ansvar, og hvem kan tage beslutningen om en lukning, evakuering eller lignende? 3. Det er sikret, at alle ansatte ved, hvorledes de skal reagere, hvis der er sikkerhedstrusler såsom terror eller bevæbnet indtrængning. 4. Det er tydeliggjort, hvordan der alarmeres, og hvordan kommunikationen i øvrigt finder sted under en krisesituation (samtaleanlæg, mobiltelefoner mv.). 5. Der er således valgt og afprøvet en alarmeringsprocedure, der kan igangsættes fra flere lokaliteter. 6. Ansatte, elever og studerende er bekendt med de regler og procedurer, der gør sig gældende i en given krisesituation. 7. Alle ansatte har øvet/simuleret forskellige tænkelige krisesituationer. 8. Varslingssystemer og procedurer øves en gang årligt. 9. Nøgler, adgangskoder, tegninger over bygninger mv. er tilgængelige for politiet. Under en ulykke eller et angreb En ulykke eller et angreb vil ske uvarslet og formodentlig heller ikke nøjagtigt, som institutionen forventer det eller har indøvet. Derfor skal en plan være generel, så reaktionen kan tilpasses den aktuelle situation. Grundpillerne i reaktionen ved en ulykke eller et angreb mod lokaliteten er: Flygt/Alarmér Barrikadér/Gem Flygt/Alarmér 1. Ring Alarmering internt via råb, telefon, højtaler-/samtaleanlæg, mail og SMS. 3. Hvorledes kan man flygte, hvor er der flugtveje, kan man komme uset væk, kan vinduer, porte, kældergange etc. benyttes, er man allerede nu et sikkert sted? Ressourcepersoner og Kommunikation (politiet er ankommet) 1) Der er udpeget faste ressourcepersoner til at varetage kontakten/ kommunikation ift.: Politi, redningsfolk og skadestue Elever og personale Forældre og øvrige pårørende Presse 2) Det er også fastlagt, hvem der varetager kontakten i de primære kontaktpersoners fravær. 3) Dele af kommunikationen kan evt. uddelegeres til andre, således at f.eks. politiet står for kontakten til pressen. 4) Det er ligeledes fastlagt, hvilke personer der sørger for tegninger over bygninger, flugtveje, information om samtalesystemer mv. til brug for politiets arbejde. 22 Tjekliste til brug for kriseberedskaber og håndtering af krisesituationer

93 Barrikadering og evakuering Tilsiger den konkrete krisesitua- tion, at skolen barrikaderes eller evakueres? Overvej ligeledes, om det er mest hensigtsmæssigt kun at barrikadere/evakuere dele af skolen. Barrikadér/Gem (Hvis man ikke kan flygte) 1) Hvor er man mest sikker f.eks. kan man barrikadere og gemme sig? 2) Bemærk, at skjul og dækning ikke er det samme. Skjul er, hvor man ikke kan ses, hvorimod dækning er, hvor man ikke kan rammes. Søg dækning bagved stabile bygningsdele såsom mursten og beton, ikke de svage bygningsdele såsom døre, gipsvægge etc. 3) Lås døren og barrikadér døren med så meget inventar som muligt. Søg væk, så du ikke er i skudlinje fra døren. 4) Sæt alt på lydløs/sluk (mobiltelefon, radio), sluk lyset og vær stille. 5) Afvent evakuering eller nærmere instruks fra politiet eller klarmelding fra ledelse. Giv dig til kende. Forhold dig roligt, hold dine hænder synlige, og adlyd instrukser. Løb ikke frem mod politiet! 6) Overvejelser om både evakuering og barrikadering skal ske under hensyntagen til det lokale kendskab til bygninger og området omkring skolen og være afstemt med politi og brandvæsen. 7) Er det ikke muligt at gemme sig eller flygte, skal skolen overveje, hvilke andre muligheder der er for at beskytte/forsvare sig. Efter en ulykke eller et angreb Førstehjælp En beredskabsplan for skolen bør beskrive ressourcer til førstehjælp, f.eks.: 1) Hvordan hjælpes sårede bedst? Er det bedst at give eller skaffe førstehjælp? Er personalet tilstrækkeligt uddannet og genopfrisket i livgivende førstehjælp? 2) Hvor på skolen findes hjertestartere, vandbeholdere, tæpper og kasser med førstehjælpsudstyr? Efter at krisesituationen er overstået: Psykologisk krisehjælp og debriefing 1) Skolen skal i samarbejde med relevante myndigheder (f.eks. kommunen) have gjort sig klart, til hvem og i hvilket omfang der leveres psykologisk krisehjælp. 2) Der kan evt. afholdes informationsmøde(r), hvor der informeres om hændelsen til berørte og interesserede, og hvor der svares på spørgsmål. Vær opmærksom på, om der er ansatte, elever eller øvrige berørte, som på længere sigt udviser tegn på fortsat at være markant påvirket af hændelsen, og som derfor har behov for yderligere hjælp. 23 Tjekliste til brug for kriseberedskaber og håndtering af krisesituationer