Netværksmøde den 24. april 2017

Transkript

1 Netværksmøde den 24. april 217 MERE UD AF FÆRRE PENGENE MERE FOR PENGENE DET SAMME FOR FÆRRE PENGENE KPI=en indikator som Beskriver status på de vigtigste styringsmål.

2 Organisationen skal sætter sig mål, der er relevante og i tråd med den vedtagne strategi, som igen er baseret på den fælles vision. Effektiviseringer handler for Bovia om, at få mere ud af de samme penge, eller at få det samme ud af færre penge eller måske endda at få lidt mere ud af færre penge samtidig med, at effektivitet er et udtryk for forholdet mellem den leverede aktivitet/kvalitet og den dertil medgåede ressourceindsats. MERE UD AF FÆRRE PENGENE MERE FOR PENGENE DET SAMME FOR FÆRRE PENGENE Vision Effektiviseringsstrategi Mål/KPI Implementering

3 Fælleskab er fremtiden Bovia arbejder for stordriftsfordele og samlet ressourceudnyttelse. Bovia styrker beboerdemokratiet Bovia mener, at sparring, støtte og uddannelse af beboerdemokrater i hovedorganisationer og i afdelingsbestyrelserne er en vej til bedre boligområder. En innovativ organisation Bovias administration skal være en dynamisk og innovativ organisation, som vidensdeler, samarbejder med andre boligorganisationer og bruger hinandens kompetencer på tværs af faggrænser og boligorganisationer samt kommunikere på ligeværdige vilkår.

4 Helhed: økonomisk forsvarlige bæredygtige løsninger ansvar for forskelligheden arbejder innovativt fælles opgaveløsning Troværdighed: troværdig samarbejdspartner udfordrer beboerdemokratiet anerkender de beboerdemokratiske regler ansvarlighed og dokumentation i forhold til de fastlagte politikker og målsætninger Åbenhed: fokuserer på beboernes forskellige behov respekt for andres synspunkter gør op med vanetænkning Samarbejde: fælles ansvar understøtter tværgående funktioner og samarbejdsrelationer vidensdeling, strategisk kompetenceudvikling og uddelegering

5 klar vision, en præcis strategi og evnen til at gennemføre den. Den bestyrelsesog beboerrettede service skal optimeres Effektiviseringsstrategi driften skal gøres så omkostningseffektiv og konkurrencedygtig som muligt Der skal satses på beboerdemokratiets involvering

6 Effektiviseringer handler for Bovia om, at få mere ud af de samme penge, eller at få det samme ud af færre penge eller måske endda at få lidt mere ud af færre penge samtidig med, at effektivitet er et udtryk for forholdet mellem den leverede aktivitet/kvalitet og den dertil medgåede ressourceindsats.

7 Her kommer medarbejdere og ledere ind i billedet! Bovia har valgt den udfordrende metode, hvilket betyder at medarbejdere og ledere involveres i udarbejdelse af forslag til effektiviseringstiltag på baggrund af deres kendskab til potentialer, der hvor de er.

8 Bovia har to tilgange til effektiviseringer Den traditionelle opfattelse af effektiviseringer, hvor I er stand til at levere samme eller bedre service for de samme eller færre ressourcer. Forandringer og forbedringer, hvor I reducerer de samlede udgifter via en ændret tilrettelæggelse af serviceopgaverne.

9 Hvordan kan medarbejdere og ledere så gøre det? Komme med forslag til konkrete områder, der kan effektiviseres som f.eks. indkøb, specifikke, digitaliseringsaktiviteter, konkrete sagsgange eller andet Ændring af fælles adfærd i organisationen, hvor effektiviseringer hver dag er tænkt ind i det vi gør/det vi leverer.

10 Hvordan arbejder Bovia med forslag til effektiviseringer? En business case vil i udfyldt form svare på: Hvad går den nye løsning ud på? Er der alternative veje at gå? Kan investeringen svare sig (KPI)? Hvordan følger vi op på målene (PDCA)? Hvem er ansvarlig? Hvem er involveret?

11 Til inspiration kan følgende analyser, metoder og værktøjer til fremme af effektivitetsudvikling benyttes Benchmarking Nøgletalsanalyser Konkurrenceudsættelse Outsourcing/insourcing Partnerskaber Lean Arbejdsgangsanalyser Kompetenceudvikling Fastholdelse og rekruttering af medarbejdere med de optimale kompetencer Systematisk helhedstænkning Digitalisering

12 Business case Hvis du ikke kan måle det, Kan du ikke kontrollere det! Hvis du ikke kan kontrollere det, Kan du ikke forbedre det!

13 Business case

14 Timer Procent Timer Øvrige KPI er Andet fravær Fraværstyper Frihed m løn Læge Tandlæge ,5 3, 2,5 2, 1,5 2,2 3,1 KPI 3 % 2,8 2,1 3,1 År ,,5, Fraværsprocent Egen sygdom (11) Børns sygdom (12) Omsorgsdage (1921) Andet fravær (15) Fravær plejeorlov (1935) Barsel (14)

15 Øvrige KPI er Mandetimer Beboerservice: digital synsprocedure hvilken indflydelse får det? Mandetimer ift. sidste år Syn, Fraflytningssyn 9,9% Aktivitetsfordeling Syn, Indflytningssyn 4,5% Adm., Tid 4,% Service, Rep. Vedligehold 81,6% Syn, Indflytningssyn Syn, Fraflytningssyn Service, Rep. Vedligehold Adm., Tid

16 Timer Øvrige KPI er Beboerservice: digital synsprocedure hvilken indflydelse får det? 3,5 3 2,5 2 1,5 1,5 3,32 1,94 1,72 Mandetimer 3,19 3,1 1,79 1,37 1,17 1, Ind- og fraflytningssyn Gennemsnit pr. fraflytning Gennemsnit pr. indflytning Gennemsnit på adm. Tid

17 Øvrige KPI er Er der sammenhæng mellem beboerservice og de grønne områder? 3 25 Mandetimer ift. sidste år Mandetimer Hække/Buske, Plantning Vanding, Tid,8%,5% Aktivitetsfordeling Bede, Plantning,2% Brugsplæne, Græssåning 1,% Brugsplæne, Gødning 1,3% Vanding, Tid Hække/Buske, Klipning 46,4% Brugsplæne, Klipning 41,1% Hække/Buske, Plantning 58 2 Hække/Buske, Klipning Hække/Buske, Gødning 1 5 Hegn, Plantning 5 Hegn, Klipning Buskrydning, Tid Hække/Buske, Gødning,2% Hegn, Klipning 5,2% Buskrydning, Tid 3,3% Brugsplæne, Klipning Brugsplæne, Gødning Brugsplæne, Græssåning Bede, Plantning 19 5

18 Timer Timer Øvrige KPI er Beboerservice kontra grønne områder. Billund Boligforening Beboerservice kontra grønne områder. AAB Kolding Måneder Måneder

19 Stordriftsfordele samt prioritering - og optimering af aktiviteter konto 116 Aktivitetsoverblik: Stordriftsfordele ved indkøb & indgåelse af aftaler Planlægning og prioritering af drift- og vedligeholdelsesaktiviteter ud fra afdelingsspecifikke rammebeløb, herunder årlige udsving: kto 12 i 217, når der er taget højde for overskud fra tidligere kto 41 (ultimo 217 / 1 år) Selskab Afdeling Gns. Forbrug på kto Årlig udsving (+/-) i forbrug niveau på kto Sammenligning af aktiviteter tværs (eksempel: De grønne områder) TERRÆN, tb.bus BEPLANTNING Buske Græsplæne, etablering Plejeaftaler af grønne områder Udbedring af skader fra Mulvarpe, mosegrise og lign., herunder etablering af forebyggende foranstaltninger Træflis Planter og lign. til nyt haveanlæg