Konkurrencebetingelser. Personlig og praktisk støtte samt uddelegerede sygeplejeopgaver og nødkald til Ishøj Kommune

Transkript

1 Konkurrencebetingelser Personlig og praktisk støtte samt uddelegerede sygeplejeopgaver og nødkald til Ishøj Kommune 1

2 1 Indledning Nærværende udbud vedrører personlig og praktisk støtte samt uddelegerede sygeplejeopgaver og nødkald i Ishøj Kommune (herefter benævnt Ordregiver). Udbuddets omfang uddybes nærmere i afsnit 4. De udbudte indsatser gennemføres i henhold til afsnit III i LOV nr af 15/12/2015 (udbudsloven) vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien. Følgende vil være gældende: Ordregiver tildeler opgaven til en (1) tilbudsgiver, Ordregiver tildeler rammeaftalen til den tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud jf. afsnit 7, Alle modtagne tilbud vil blive vurderet i overensstemmelse med afsnit 6-7, Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne, jf. afsnit Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Ishøj Kommune Ishøj Store Torv Ishøj Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til ordregivers rådgiver: Tolstrup & Hvilsted ApS Att.: Christian Bogø Lindemer Rosenørns Allé Frederiksberg C kontakt@tohv.dk 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende konkurrencebetingelser Bilag 1 Udkast til Rammeaftale o Rammeaftalebilag A Kravspecifikation o Rammeaftalebilag B1 Kvalitetsstandarder gældende for Ishøj Kommune o Rammeaftalebilag B2 Ydelsespakker Ishøj Kommune o Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse 2

3 o Rammeaftalebilag C2 Tilbudsliste o Rammeaftalebilag D Mission Vision Værdier Folder o Rammeaftalebilag E Organisationsdiagram - Ældre og Rehabilitering o Rammeaftalebilag F Handlingsplan for hverdagstræning projekt bedre ældrepleje o Rammeaftalebilag G Instruksfil o Rammeaftalebilag H Politik for Informationssikkerhed o Rammeaftalebilag I Delegeret sundhedsopgaver for privat leverandør af hjemmepleje o Rammeaftalebilag J Databehandleraftale o Rammeaftalebilag K - Tilsynspolitik Bilag 2 Tro og love erklæring Bilag 3 Støtteerklæring Bilag 4 - Konsortieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Udbuddets omfang og baggrund Ordregiver udbyder indsatsen vedrørende personlig og praktisk støtte, uddelegerede sygeplejeydelser og nødkald til borgere i eget hjem. Ordregiver har ca indbyggere. For yderligere information henvises til Ordregivers hjemmeside via linket: I 2016 fik 897 borgere leveret hjemmeplejeydelser og det samlede antal timer udgjorde I skemaet herunder fremgår fordelingen, for så vidt angår indsatser og leverandører: Ydelser Praktisk støtte Personlig støtte Total pr. år Total pr. uge Antal borgere Visiteret tid af den kommunale leverandør i 2016 (timer) Visiteret tid af private leverandører i 2016 (timer) Total

4 Den private leverandør har således leveret ca. 16 % af de visiterede timer. Den procentvise andel af timer der leveres af den private leverandør, forventes at være den samme fremover. Den kommunale hjemmepleje hos Ordregiver fortsætter også efter gennemført udbud for herved at sikre forsyningssikkerheden samt for at fastholde viden i organisationen. Den kommunale leverandør vil uanfægtet af udbuddet blive afregnet til en pris, der afspejler den kommunale leverandørvirksomheds gennemsnitlige, langsigtede omkostninger ved at producere og levere de omfattede ydelser. Den kommunale leverandør deltager ikke i tilbudsafgivelsen. Ordregiver gør opmærksom på, at den kommende leverandør skal afsætte de nødvendige ressourcer i den første del af rammeaftaleperioden til deltagelse i samarbejdet omkring implementeringen af Fælles sprog III for det udbudte område samt implementering af Fælles sprog III intern i egen organisation. For mere information om Fælles Sprog III henvises til Ordregiver vil i rammeaftaleperioden anskaffe nyt elektronisk omsorgssystem, som skal understøtte korrekt dokumentation samt effektiv opgaveløsning. Den kommende leverandør skal afsætte ressourcer til deltagelse i undervisningen i nyt elektronisk omsorgssystem samt samarbejdsmøder omkring implementering af nyt elektronisk omsorgssystem. Ordregiver forventer at ovenstående aktualiseres i For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A Kravspecifikation samt B1 - Kvalitetsstandarder, hvoraf følger Ordregivers fastsatte mindstekrav og kvalitetsstandarder. Det bemærkes i den forbindelse, at kvalitetsstandarderne behandles mindst én gang årligt, hvorfor tilbudsgiver skal være indstillet på og acceptere ændringer som følge af den politiske proces. 4.1 Omfanget af indsatser i den kommende rammeaftale Det estimerede forbrug for den private leverandør er angivet i tabellen ovenfor (pkt. 4). Forbruget er opgjort på baggrund af historisk data samt forventninger til fremtidigt behov, og er som følge heraf ikke forpligtende for Ordregiver. På trods af den demografiske udvikling, hvorefter antallet af ældre er stigende, anses antallet af leverede timer i 2016 at være retningsgivende for opgaveløsningen, om end det generelt må forventes, at der skal leveres færre timer fremefter. Dette skyldes blandt andet, at frekvensen for hjælp er dalende som følge af indsatsen Sund Aldring. Rammeaftalen er gældende i en periode på 3 år og med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder. 4.2 Køb på rammeaftalen De primære indsatser inden for det udbudte område er omfattet af Servicelovens 83 og 83 a, hvorfor der er frit valg for den enkelte visiterede borger mellem den på Rammeaftalen valgte leverandør og den kommunale hjemmepleje. Ordregiver kan som følge heraf ikke garantere den private leverandør en given andel. Det er imidlertid alene den valgte leverandør samt den kommunale hjemmepleje, der vil få mulighed for at varetage opgaveløsningen, jf. dog undtagelserne i Servicelovens 94, 95 og 96. 4

5 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbuddet offentliggøres på 8. marts 2017 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet 30. marts 2017, kl. 12:00 Sidste tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 4. april 2017 Tilbudsfrist 10. april 2017, kl. 12:00 Eventuelle forhandlinger med tilbudsgivere og efterfølgende nyt tilbud jf. afsnit Uge Politisk godkendelse af resultat Ultimo maj/primo juni 2017 Underretning 7. juni 2017 Forventet indgåelse af Rammeaftale 19. juni 2017 Implementering 19. juni juni 2017 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) 1. juli Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. , med emnet: "Spørgsmål Ishøj Kommune - udbud af personlig støtte og praktisk støtte senest den 30. marts 2017, kl Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ishøj Kommunes hjemmeside ved det øvrige udbudsmateriale. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 5

6 5.1.2 Underretning Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 189. Rammeaftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af Rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Udkast til Rammeaftale (med tilhørende Rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale, jf. afsnit Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt til korrekt adresse mv. Tilbuddet indeholder den krævede information. At alle mindstekrav til egnethed jf. nedenstående afsnit 6 er opfyldt. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav. Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen Vurdering af under- og delkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige og egnet, jf. afsnit 6, underlægges evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. Den anvendte evalueringsmetode er beskrevet i afsnit 7. 6

7 6 Egnethedskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet: Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgiver, herunder CVR-nummer samt kontaktperson med telefonnummer og mailadresse (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse). Tilbudsgiver må ikke være omfattet af indholdet i Udbudslovens 135, stk. 1-3, 136 og 137, stk. 1, nr Tilbudsgiver skal vedlægge tilbuddet en udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver er omfattet af Udbudslovens 135, stk. 1-3, 136 og 137, stk. 1, nr. 1-5 (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2). Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om tilbudsgivers omsætning inden for det udbudte område for det seneste afsluttede regnskabsår. Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en omsætning inden for det udbudte område på minimum DKK i det seneste afsluttede regnskabsår (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse). Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver har haft en positiv egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse). Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle ansøgere opgøres efter en ensartet metode. Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens 31 (LBK nr af 10/12/2015). Teknisk og/eller faglig formåen: Referencer Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencelisten skal for hver reference indeholde: a. Navn på den offentlige myndighed b. Kontakt for den offentlige myndighed, herunder telefonnummer c. Rammeaftaleperiode d. Samlet omsætning for referencen e. Beskrivelse af leverancen Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med én (1) tilsvarende leverance som den udbudte i løbet af de sidste tre år indeholdende ovenstående informationer. Ved tilsvarende leverancer anses minimum levering af personlig og praktisk støtte til offentlige myndigheder. Det er ikke tilstrækkeligt, at der alene i referencen dokumenteres erfaring med enten personlig støtte eller praktisk støtte (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse). 7

8 Medarbejdere Oversigt over de medarbejdere i virksomheden, som for nuværende varetager de udbudte ydelser fordelt på uddannelseskategorier, eksempelvis sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere og anden relevant sundhedsuddannelse. Det er i den forbindelse et mindstekrav, at tilbudsgiver for nuværende har ansatte inden for kategorierne social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere (udfyldes i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse). Skønner Ordregiver at besvarelsen af udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 6.1 Forsikring Leverandøren er fra starten af Rammeaftalen forpligtet til at have etableret en erhvervsansvarsforsikring med følgende forsikringssum: Minimum DKK 5 mio. pr. år. for skader på ting Minimum DKK 10 mio. kr. pr. år for skader på personer. Ordregiver kan kræve dokumentation herfor. Den vindende tilbudsgiver skal i rammeaftaleperioden foretage genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette, således forsikringssummerne opretholdes. 6.2 Konsortier og underleverandører Konsortier Generelt for konsortier og enheder som tilbudsgiver baserer sin egnethed på Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne tilbudsgivere Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) kan konsortiet anvende Bilag 4 Konsortieerklæring, men må anvende eget bilag. Konsortiet skal være opmærksomme på, at vedlægge en konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et 8

9 selskab, som efter tildeling af rammeaftale måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Alle deltagere i konsortiet skal vedlægge tilbuddet udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang den enkelte deltager i konsortiet er omfattet af Udbudslovens 135, stk. 1-3, 136 og 137, stk. 1, nr (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2 Tro og love erklæring) Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds formåen Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (virksomhed) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes være opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed enheden erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Enheden skal desuden være opmærksom på, at enheden hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for tilbudsgivers opfyldelse af den udbudte opgave. Tilbudsgiver kan anvende Bilag 3 Støtteerklæring, men må anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående. Enheden skal desuden vedlægge tilbuddet udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang enheden er omfattet af Udbudslovens 135, stk. 1-3, 136 og 137, stk. 1, nr. 1-5 (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2 - Tro og love erklæring). 7 Tildelingskriterium 7.1 Tildeling af rammeaftalen Ordregiver tildeler rammeaftale til den tilbudsgiver, der afgiver det af Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i procent Pris 30 % Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C2 - Tilbudsliste. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund for beregningen af den årlige sum. 9

10 Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C2 - Tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil. Kvalitet 40 % Ordregiver vurderer i den forbindelse Tilbudsgivers tilbudte kvalitet baseret på følgende 2 delkriterier. Hovedvægt i evalueringen vil være på delkriterie 1: Delkriterie 1 - Tilbudte faglige kvalitet og organisering Tilbudsgiver skal redegøre for, hvorledes den samlede opgave vil blive fagligt organiseret set over hele døgnet, hvor følgende punkter skal inddrages i besvarelsen: En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for, hvordan den rehabiliterende indsats og mål fagligt håndteres og organiseres, En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for, hvordan den sygeplejefaglige indsats og mål fagligt håndteres og organiseres, En beskrivelse af hvordan leveringstid og telefontid håndteres, herunder hvilke fagkompetencer hos tilbudsgiveren, der håndterer telefonopkald, En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for hvordan tilbudsgiver tilrettelægger og udfører Ordregivers krav om tilknyttede teams for den konkrete borger, som medfører at borgeren oplever, at det er medarbejdere fra samme team, som altid leverer indsatsen. Beskrivelsen skal omfatte hele døgnet og inkludere håndtering af ferieperioder En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for ledelsesmæssig sparring for medarbejderne, En beskrivelse af arbejdsgange og procedurer for forpligtelserne i forbindelse med de fire sygehusstandarder samt varetagelsen af nødkald, En beskrivelse af hvorledes leverandøren håndterer kravene om den nødvendige bemanding og erstatningshjælp ved beskrivelse af konkrete procedurer herfor En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver forebygger indlæggelser og genindlæggelser En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver arbejder med tidlig opsporing Delkriterie 2- Kvalitetssikring Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte kvalitetssikring, hvor følgende punkter skal inddrages: 10

11 Hvilke procedurer og arbejdsgange tilbydes Ordregiver for at sikre efterlevelse af målet med de fleksible ydelsespakker (Rammeaftalebilag B2), En beskrivelse af hvordan den løbende dokumentation i borgers sag sikres, herunder de konkrete procedurer og arbejdsgange, der sikrer at medarbejderne har tid, kompetencer og mulighed for at dokumentere, samt forholder sig til dokumentationen i borgers sag, En beskrivelse af hvordan det sikres, at ændringer i borgers tilstand dokumenteres og der reageres på disse uden økonomiske hensyn, herunder leverandørens forpligtigelse til at anmode om revisitation, En beskrivelse af hvordan tilbudsgiver medvirker til kontinuerlig kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere. Underkriteriet Kvalitet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse. Samarbejdsmodel 20 % Tilbudsgiver skal redegøre for den tilbudte samarbejdsmodel, der inddrager flest mulige og relevante interessenter, og hvordan/i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder at deltage i tværfaglige og udviklingsmæssige tiltag fra Ordregiver. Følgende punkter skal inddrages i besvarelsen: Beskrivelse af hvordan den løbende faglige, ugentlige og månedlige kontakt mellem Ordregivers visitation og leverandøren tilbydes håndteret, herunder i hvilke situationer det tilbydes, at tilbudsgiver tager initiativ til kontakt, samt de faglige/erfaringsmæssige nøgleprofiler, der håndterer denne opgave Beskrivelse af hvordan samarbejdet med rehabiliteringsterapeut tilbydes Beskrivelse af hvordan tilbudsgiver tilbyder at samarbejde omkring tilsyn Beskrivelse af hvordan det tværfaglige samarbejde tilbydes håndteret, Leverandøren skal konkret beskrive arbejdsgange og procedurer, der iværksættes med henblik på at sikre leverandørens ansvar for også at være en aktiv part. Underkriteriet Samarbejdsmodel vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse. Implementering 10 % Tilbudsgiver skal redegøre for tilbudsgivers aktiviteter fra indgåelse af Rammeaftalen til opstart hos en borger, og hvor følgende punkter skal inddrages: En beskrivelse af hvordan implementeringsfasen tilbydes håndteret, herunder hvordan leverandøren vil samarbejde omkring implementeringen, 11

12 En beskrivelse af hvordan indsatsen planlægges og implementeres i borgers hjem ud fra de overordnede mål med indsatsen, herunder også en beskrivelse af de konkrete arbejdsgange og procedurer i forbindelse med opstart af hjælp i hjemmet. Underkriteriet Implementering vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C1 - Tilbudsbesvarelse. 7.2 Uddybning af evaluering af underkriterierne Pris, Kvalitet, Samarbejdsmodel og Implementering Ad. underkriteriet Pris : Ved bedømmelse af underkriteriet Pris vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger. Af tilbudslisten fremgår det forventede indkøb pr. ydelse pr. år. Den årlige indkøbssum udregnes på baggrund af de af tilbudsgiver anførte priser multipliceret med forventede forbrug. At tilbuddet skal afgives i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger, indebærer at tilbudte priser skal dække alle fastsatte krav i udbudsmaterialets dokumenter, jf. pkt. 3, ligesom alle indsatser tilbudt af tilbudsgiver skal være indregnet. Der kan således ikke faktureres yderligere for sådanne forhold. Underkriteriet Pris evalueres ud fra årlige indkøbssum. De årlige indkøbssummer fra de forskellige tilbudsgivere evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær pointmodel fra 0-5 point. Laveste årlige indkøbssum, blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 5 point. En årlig indkøbssum, der svarer til Laveste årlige indkøbssum + 50 % tildeles 0 point. Øvrige tilbudte årlige indkøbssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Z = Tilbuddets årlige indkøbssum laveste årlige indkøbssum Laveste årlige indkøbssum Tilbuddets point = Maksimumpoint maksimumpoint Z 50 % Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Pris. 12

13 Alternativ model 1: Såfremt de tilbudte årlige indkøbssummer, i minimum 1 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere end laveste årlig indkøbssum + 50 %, men lavere end laveste årlig indkøbssum % tildeles 0 point i stedet til højeste årlig indkøbssum. Tilbud mellem laveste årlig indkøbssum og højeste årlig indkøbssum tildeles point ved interpolation mellem disse punkter. Alternativ model 2: Hvis i minimum 1 af de indkomne tilbud, at årlig indkøbssum er højere end laveste kontraktsum %, tildeles 0 point til laveste årlige indkøbssum %. Alle årlige indkøbssummer, der er højere end laveste årlig indkøbssum % tildeles 0 point. Tilbud mellem laveste årlig indkøbssum og laveste årlig indkøbssum % tildeles point ved interpolation mellem disse to punkter. De tildelte pointtal for underkriteriet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet Ad. underkriterierne Kvalitet, Samarbejdsmodel og Implementering: Ved bedømmelse af underkriterierne vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver anførte beskrivelser i Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse. For hvert underkriterie anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under- og delkriterier vil blive vurderet på en pointskala fra 0-5 (se nedenstående pointskala). 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 5 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder undereller delkriteriet i alle henseender. De tildelte pointtal for underkriteriet vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen til underkriteriet. 0 point Opfylder kun netop mindstekravene til under- og delkriteriet 1 point Ikke tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 2 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 3 point Tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 4 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 5 point Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af under- og delkriteriet 13

14 8 Tilbud- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet skal være mærket med emnet: "Tilbud - Udbud af personlig og praktisk støtte og Må kun åbnes af Pia Juel Olsen. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 10. april 2017, kl på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Rosenørns Allé Frederiksberg C Att.: Christian Lindemer Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 8.2 Sprog Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden være på dansk. Tilbud må foruden dansk formuleres på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af tilbuddet til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. Følgende rammeaftalebilag skal formuleres på dansk. Rammeaftalebilag C1 Tilbudsbesvarelse Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene 14

15 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig Rammeaftale er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Flere tilbud Der kan alene afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver. 8.8 Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere annonceringen, såfremt dette er sagligt begrundet. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente den kalkulation der ligger til grund for tilbudsgivers tilbudte priser. Ordregivers baggrund herfor er med henblik på at sikre leveringssikkerhed, herunder en sammenhæng mellem de tilbudte timepriser, antal timer, faggrupper, personalets anciennitet og tilbudsgivers deltagelse i det løbende udviklingsarbejde. Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiverne. Formålet med forhandlingen er at give de deltagende tilbudsgivere muligheden for, på baggrund af evalueringen af det indledende tilbud og forhandlingsmødet, at optimere det endelige tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Forhandlingen vil blive gennemført i overensstemmelse med gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincippet. Såfremt forhandlinger medfører at tidsplanen ikke kan holdes, udskydes alle datoer med de forsinkede antal dage, hvilket blandt betyder, at starten på Rammeaftalen tilsvarende vil blive udskudt med det antal dage, som forsinkelsen udgør. Forhandling vil som udgangspunkt indeholde et (1) møde, hvor Ordregiver forinden har udsendt en dagsorden. Tilbudsgiver vil efter forhandlingsmødet modtage et opdateret materiale, og tilbudsgiver udfærdiger på baggrund heraf sit endelige tilbud Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. 15

16 Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 16