Referat fra ordinær generalforsamling i Søllerød Golfklub torsdag den 22. marts 2018

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling i Søllerød Golfklub torsdag den 22. marts 2018 For generalforsamlingen var fastlagt følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Formanden aflægger beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år. 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år (2017) til godkendelse og meddelelse af decharge. 4. Forelæggelse af budget og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud for indeværende år (2018) til godkendelse. 5. Forelæggelse af forventede medlemskontingenter for det efterfølgende år (2019). 6. Forslag fra bestyrelsen 7. Forslag fra medlemmerne 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af revisor 10. Eventuelt Formanden Jesper Andersen bød velkommen til forsamlingen. Der var mødt 107 medlemmer og incl. fuldmagter var der 112 stemmeberettigede. Ad 1. Valg af dirigent Claus Spangenberg blev valgt til dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var indvarslet i overensstemmelse med vedtægterne for klubben. Ad 2. Formandens beretning Formanden Jesper Andersen (JA) henviste til formandens skriftlige beretning for 2017, der var sendt ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. JA indledte med de sportslige højdepunkter i 2017, hvor Søllerød Golfklub igen i 2017 vandt DM for herre. Et stort tillykke til vores elitehold for den flotte indsats. At vinde DM 2 gange i træk og med spillere fra egne rækker, havde også medvirket til, at Christian Post i marts 2018 blev udnævnt til Årets golf Pro" i Danish PGA regi. Stort tillykke til Christian!. Vores elitespillere har også individuelt gjort sig bemærket rundt omkring i Danmark og endda også på europæiske baner. Regionsgolfen spiller fortsat en stor rolle i klubben, og er et stort incitament for mange klubgolfere, der kan få chancen og komme ud og dyste mod andre klubber. Søllerød Golfklub har fortsat den største juniorafdeling i Danmark, og JA takkede alle de frivillige juniorledere og forældre for det store arbejde, de gør for de unge. JA oplyste kort angående klubbens økonomi at årets resultat var et overskud på kr. mod budgetteret overskud på kr. JA henviste til gennemgang af regnskab og budget under det efterfølgende punkt, som i år blev gennemgået af klubbens revisor Jan Molin.

2 På personalesiden bød JA velkommen til klubbens ny chefgreenkeeper Mads Andersen og bogholder Karina Nielsen. Sidste år introducerede bestyrelsen en Visions- og strategiplan 2020, som bl.a. mundende ud i et kodeks for klubben, de såkaldte 10 bud. Der vil blive arbejdet videre med planen i Alle disse gode ting ændrer ikke ved, at vi har nogle udfordringer, som vi skal arbejde med i På medlemssiden er der fortsat udfordringer, idet vi har en nettoafgang, der over de sidste 6 år har været gennemsnitlig ca. 32 årligt. Bestyrelsens fokus er derfor rettet mod medlemsfastholdelse og aktiviteter for at skaffe nye medlemmer. Der vil til sæsonstart bl.a. blive lanceret en member get member kampagne, idet vores medlemmer er de bedste ambassadører til at vi kan få nye medlemmer. Det er stadigvæk bestyrelsens opfattelse, at baneprojektet (Masterplanen) vil have en positiv indflydelse på at få vendt denne negative udvikling Pro-kontrakten med Christian Post er genforhandlet for en ny periode, der løber frem til ultimo Vi ser frem til et fortsat samarbejde med Christian. JA orienterede ligeledes om lidt statistik fra DGU`s repræsentantskabsmøde omkring den positive sundheds- og socialmæssige effekt golfen har. En golfspiller går minimum skridt på en 18 huller runde og forbrænder ca kalorier. Der kommer nye golfregler i 2019, og klubben har udnævnt en regelambassadør, Rikke Christensen, som uddannes i de nye regler. I 2020 kommer der nye handicapregler, således at disse bliver ens i hele verden. Projektet med ny greenkeepergård har taget mange ressourcer, og bestyrelsen må indrømme, at de har undervurderet tidsplanen med det lovsystem, man skulle igennem, bl.a. godkendelse af ny lokalplan, som man havde håbet kunne foreligge tidligere. Lokalplanen blev først endelig godkendt i november Der kunne ikke indgås aftale med entreprenør på bygning af greenkeepergården før lokalplanen var vedtaget, og som der løbende er informeret om, har prisstigninger indenfor byggebranchen gjort, at den pris bestyrelsen fik mandat til at arbejde videre med på den ekstraordinære generalforsamling i maj 2016 er steget næsten 100%, hvorfor bestyrelsen må fremsætte forslag om nyt mandat til forhandling af pris på byggeprojektet. Vi fraflyttede vores lejemål på Højbjerghus pr , hvor lejeaftalen udløb og vi fik hen over vinteren maskinerne opmagasineret forskellige steder bl.a. hos leverandører. Vi har indrettet midlertidig greenkeepergård på parkeringspladsen. Angående vores ansøgning om implementering af baneprojektet, indsendte vi ansøgningen i juni 2017, men Danmarks Naturfredningsforening er komme med nogle indsigelser, der først skal behandles inden kommunen kan fremsende ansøgningen til Fredningsnævnet. Bestyrelsen er i løbende dialog med kreditforening omkring finansiering af ny greenkeepergård og banerenoveringen. Da greenkeepergården bliver dyrere end forventet, fremlægger bestyrelsen derfor et forslag, hvor det anbefales at reducere byggeprojektet på greenkeepergården ved at sløjfe bygning 3 - træningshal inkl. ekstra bagskabe. Dette for at forbedre de økonomiske rammer for en gennemførelse af baneprojektet, idet bestyrelsen, som tidligere nævnt, fortsat mener, at en opgradering af banen er nødvendig for medlemsfastholdelse, nye medlemmer og øgede greenfeeindtægter. Formanden gav herefter ordet til dirigenten. Dirigenten spurgte herefter, om der var bemærkninger til beretningen.

3 Karsten Lindeman havde fået opfattelsen på mødet på Schæffergården, at alt var på plads vedr. byggeriet, og undrede sig derfor over, hvor den prisforhøjelse på 100% kommer fra, da husene i området ikke er steget tilsvarende. KL spurgte til, hvem der havde været byggeudvalget, da de havde fejlet fuldstændigt. Torben Just Madsen (TJM) oplyste, at mødet på Schæffergården var et rent orienteringsmøde i.f.t. Masterplanen. Projektet med ny greenkeepergård og Masterplanen var efterfølgende blevet vedtaget på en ekstraordinær generalforsamling på Mariehøjcenteret den 22. maj Vedtagelsen af projektet med greenkeepergården var foretaget på baggrund af et tilbud fra Dansk Halbyggeri på 3 millioner kroner ex. moms. Til dette beløb skulle tillægges bl.a. bygherre-omkostninger, og samlet set har TJM og JA måtte sande, at den estimerede pris meddelt på den ekstraordinære generalforsamling i 2016 var for lav. Set i bakspejlet havde en fremlæggelse af en estimeret pris på ca. 5 millioner kroner inkl. moms været mere retvisende. Byggeudvalget har primært bestået af JA, TJM og arkitekt tilknyttet klubben. Arkitektfirmaet Albjerg og Buchardt har stået for udarbejdelse af udbudsmateriale. Rene Anneberg bemærkede, at ud fra det lave renteniveau måtte der være mulighed for at finansiere den 3. bygning ved indtægter på bagskabe, som skitseret i tidligere oplæg. Da der ikke var flere spørgsmål eller bemærkninger til beretningen, blev denne taget til efterretning af forsamlingen. Ad 3. Fremlæggelse af revideret regnskab 2017 til godkendelse og meddelelse af decharge. Dagsordenens punkt 3, 4 og 5 vedr. regnskab og budgetter blev i lighed med tidligere år fremlagt i forlængelse af hinanden og evt. kommentarer og spørgsmål til disse blev taget samlet efterfølgende. Klubbens revisor statsaut. revisor Jan Molin fra revisionspartnerselskabet Beierholm forestod fremlæggelsen. Årets resultat var et overskud på kr. mod budgetteret overskud på kr., hvilket bestyrelsen anså som meget tilfredsstillende. Greenfeeindtægterne var mindre end budgetteret, hvilket kan skyldes den dårlige sæson vejrmæssigt. Til gengæld lå sponsorindtægterne højere end budget. På personalesiden havde der været besparelser, idet bogholderiet var outsourcet, men det havde ikke været nogen succes, så det var nu taget hjem igen i 2018 i.f.m. ansættelse af bogholder på deltid. I overskuddet indgår kontingentstigningen i 2017 på 200 kr. pr. aktivt medlem, som besluttet på den ekstraordinære generalforsamling i 2016 med baggrund af de planlagte projekter vedrørende ny greenkeepergård og banerenoveringen. Af årets resultat er 243 t.kr. således reserveret til projekterne. Aktiverne pr udgør t.kr. heraf likvide beholdning på t.kr. Egenkapitalen udgør t.kr.. Hertil kan lægges ansvarlig lånekapital på t.kr. Årets investeringer udgør 256 t.kr. Hertil kommer maskiner til banen for ca. 800 t.kr., hvor investeringerne er foretaget via leasing.

4 Ad 4. Forelæggelse af budget og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud for indeværende år (2018) til godkendelse. Jan Molin kommenterede budgettet for Budgettet for 2018 viser et overskud på 388 t.kr. På kontingentsiden er taget udgangspunkt i antal medlemmer primo 2018, samt en forventet tilgang af nye medlemmer i løbet af året på niveau med Kontingentindtægterne indeholder den fulde implementering af den vedtagne kontingentstigning på 400 kr. pr. aktive medlem, som indgår i det budgetterede overskud. I budgettet for 2018 indgår renteudgifter i 4. kvt. på 44 t.kr. som følge af forventet byggestart på ny greenkeepergård ultimo Investeringsbudgettet indeholder mindre investeringer i nyt køkkeninventar på ca 50 t.kr., og det forventes endvidere, at der indgås leasingaftaler på banemateriel for t.kr. Investeringer i baneprojekt og greenkeepergård for i alt t.kr. som vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling fremgår stadig af budgettet, men investeringen behandles under et af de følgende punkter på generalforsamlingen. Ad 5. Forelæggelse af forventede medlemskontingenter for det efterfølgende år (2019). Budget 2019 viser et overskud på 43 t.kr. De fleste indtægts- og udgiftsposter er udarbejdet som passiv fremskrivning af 2018 budget. Der budgetteres med uændrede kontingentsatser ift. 2018, og som følge heraf budgetteres med et fald i de samlede kontingentindtægter p.g.a. budgetteret nettofald i medlemstallet for fuldt betalende voksenmedlemmer. På investeringssiden er der afsat 800 t.kr. til maskinindkøb, der forventes finansieret via leasing. I budget er forudsat, at greenkeepergården er ibrugtaget primo 2019, hvorfor der budgetteres med renteudgifter på 176 t.kr. Afskrivninger på greenkeepergården er budgetteret med en afskrivningsperiode over 18 år svarende til afviklingstiden på lånet og med en estimeret byggepris på t.kr inkl. moms for opførelse af grenkeepergården uden træningshal. Jan Molin pegede til slut på nogle konklusioner, som kan læses ud af regnskabets tal: 1. Klubben har en sund økonomi: Et pænt overskud i 2017 og udsigt til overskud i 2018 Krav til lånoptagelse i 2018 til byggeprojekt Et godt cashflow 2019 påvirkes af renter og afskrivninger vedr. byggeri 2. Kontingentindtægterne: Kontingentstigning 2017 og 2018 udligner medlemstilbagegang forsigtigt budget som følge af forventet medlemstilbagegang. Fortsat fokusere på at få nye medlemmer og fastholde de eksisterende 3. Greenfeeindtægterne faldet rigtig dårlig sommer Der forventes fremgang i 2018 og 2019 Udfordring, der er kamp om greenfeegæsterne. 4. Sponsorindtægterne steget og forventer yderligere stigning. Etablering af sponsorudvalg skal tiltrække flere sponsorkroner

5 5. Banens drift og diverse omkostninger stiger på grund af ny aktiviteter og leasing af materiel. Fortsat fokus på effektivisering, stram omkostningsstyring. Dirigenten spurgte herefter om der var bemærkninger eller spørgsmål til det fremlagte regnskab 2017 og budget 2018 og Morten Johansen ønskede oplyst, hvad udgifter under sportsudvalg på 500 t.kr. dækkede over. Torben Just Madsen oplyste, at det dækkede over udgifter til junior- og eliteaktiviteter herunder matchfee, divisionsholdene, regionsholdene, træningslejr. Oluf Johansen spurgte til om det kunne være rigtigt, at det byggefirma, der havde givet det tilbud, der nu var fordoblet, kunne få lov at være med igen, når de havde kalkuleret så forkert. Jesper Andersen oplyste, at firmaet, der gav tilbuddet i 2016, ikke er en del af nuværende proces. Henrik Bramsnæs forstod ikke prisstigningen på 100%, idet stigningerne i boligindekset kun havde været på 3-5% i samme periode. Henrik spurgte samtidig til, hvad Golfhæftet havde betydet, idet greenfeeindtægterne var faldet. TJM var enig i, at der overordnet ikke er tale om en 100 % stigning i byggebranchen. At klubben nu må forholde sig til en reel fordobling af byggeprisen ift. den pris, der blev meddelt i 2016, er derfor nok mere en kombination af, at den oplyste pris i 2016 var for optimistisk sammenholdt med en generel overophedning af byggebranchen, hvor vores beliggenhed nord for København måske heller ikke er en fordel i den forbindelse. TJM tilføjede, at klubben nu har indhentet 5 tilbud fra firmaer i Jylland, Lolland- Falster og Sjælland, der alle indeholder kvadratmeterpriser, der er markant over et normalt pris-niveau. Klubben fik 80 t.kr. ind i greenfeeindtægter i 2017 via Golfhæftet. Vagn Holm mente, at punkt 6 i agendaen skulle behandles, inden der kunne stemmes om kontingentstigninger til greenkeepergård. Flemming Østergaard oplyste, at kontingentsatserne 2018 var vedtaget sidste år, og de 400 t.kr. som den samlede kontingentstigning havde allokeret til byggeriet kunne betragtes som en opsparing. Rene Anneberg spurgte om man var opmærksom på svenske byggefirmaer. TJM oplyste at der var indhentet tilbud fra svensk byggefirma, og prisen var på samme niveau som de danske firmaer. Da der ikke var flere bemærkninger og spørgsmål gik dirigenten videre til afstemningen. Afstemningen blev foretaget ved håndsoprækning, hvor et overvældende flertal stemte for årsregnskabet 2017, budget 2018 samt kontingentsatser Dirigenten konstaterede herefter, at årsregnskab 2017, budget 2018 og kontingentsatser 2019 var godkendt.

6 Ad 6. Forslag fra bestyrelsen Bestyrelsen havde i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen fremsendt forslag om nyt mandat til forhandling af ny greenkeepergård. Bestyrelsen havde på den ekstraordinære generalforsamling i maj 2016 fået mandat til forhandling om ny greenkeepergård på 4 millioner kroner inkl. moms og banerenovering på 6 millioner kroner inkl. moms. Ud fra de senest indhentede tilbud på ny greenkeepergård, forventes prisen ikke at kunne holdes under 7 millioner kroner inkl. moms. Idet ny greenkeepergård har 1. prioritet, ønsker bestyrelsen mandatet ændret, således at der i første omgang tages stilling til greenkeepergården. Det er fortsat bestyrelsens strategi, at en omfattende banerenovering er nødvendig for at fastholde og tiltrække medlemmer, men som sagt må banerenoveringen afvente færdiggørelsen af greenkeepergården, således at klubben har økonomisk klarhed ift. den samlede omkostning til ny greenkeepergård. Bestyrelsen ønskede en afstemning om bemyndigelse til at indgå aftale om a) Opførelse og finansiering af en greenkeepergård med vintertrænings-faciliteter (bygning 1-3) bedst og billigst muligt og med en maksimal projektsum på 9,5 mio kr. incl. moms b) Opførelse og finansiering af en greenkeepergård med kun de mest nødvendige faciliteter (bygning 1-2) bedst og billigst muligt og med maksimal projektsum på 6,5 mio. kr. incl. moms Deltagerne i generalforsamlingen havde ved indgangen fået udleveret en beslutningsoversigt over forslagene. Jesper Andersen oplyste, at bestyrelsen anbefalede at stemme for forslag B, dvs. at bygning 3 med træningsfaciliteter og bagskabe sløjfes, idet dette vil forbedre de økonomiske muligheder for efterfølgende at komme i gang med baneprojektet. Torben Just Madsen bemærkede, at en træninghal var nice to have, og hvis forslag A blev vedtaget med opførelse af alle 3 bygninger, måtte man nok erkende, at det økonomiske fundament for baneprojektet næppe vil være tilstede. Bestyrelsen og Torben Just Madsen anbefalede derfor et nej til forslag A og et ja til forslag B. Karsten Lindeman spurgte, hvordan medlemmerne skulle forholde sig til forslagene, når der ikke var dokumentation på noget som helst, og hvordan kunne man sikre at disse priser ikke også stiger. Torben Just Madsen oplyste, at tidligere var lokalplanen ikke godkendt, hvorfor der ikke kunne underskrives nogen aftale. Lokalplanen er nu på plads, så man kan gå direkte til forhandling, når mandat er givet til bestyrelsen. Kommunen har estimeret, at der vil gå 4-6 uger med at behandle en byggetilladelse. Bo Warner spurgte, om der lå finansieringstilbud fra Nykredit. Torben Just Madsen oplyste, at der forelå en låneberegning, men ikke et decideret tilbud. Bo Warner kunne konstatere at Erik O Nielsen tidligere havde oplyst, at der var fejlbudgetteret med 2 millioner kroner, og i dag beklagede bestyrelsen. BW tog bestyrelsens undskyldning til efterretning og anbefalede, at den greenkeepergård nu blev bygget, og så måtte pengene til et ordentligt byggeri inklusiv

7 træningshal findes. Bestyrelsen fik tidligere mandat til forhandling af greenkeepergård og baneprojekt på 10 millioner kroner. Hvis prisen på greenkeepersgården med ordentlige faciliteter bliver 9 millioner kroner, så må baneprojektet vente. Bo Warner oplyste videre, at banen er god nok, men det er vedligeholdelsen, der er dårlig. Han mente ikke, at der kom flere greenfeespillere, hvis banen laves om og foreslog, at man droppede det på banen, der har store anlægsomkostninger herunder bl.a. omlægning af greens, og anbefalede generalforsamlingen at stemme ja til en ordentlig greenkeepergård forslag A. Anne Marie Duus oplyste, at bestyrelsen gerne vil lave det ordentligt, og det er en hypotese, hvad folk synes om banen. Bestyrelsen handlede på baggrund af fakta, og det havde man bl.a. i form af Golfspilleren i Centrum, som er den årlige medlemsundersøgelse også for gæstespillere. Og af denne undersøgelse fremgår det, at spillerne synes vi har for mange blinde huller. Anne Marie Duus anbefalede derfor på bestyrelsens vegne til at stemme for forslag B. Henrik Bramsnæs bemærkede, at det er bagskabe, der genererer indtægter, som må lade livet, hvis man stemmer for bestyrelsens forslag med kun 2 bygninger. Han spurgte til, om det var muligt at integrere bagskabe i projektet med 2 bygninger. Han bemærkede samtidig, at han ikke var enig med BW om, at banen ikke var vigtig. Torben Otte Jørgensen bemærkede at træningsfaciliteterne i bygning 3 formentlig kunne generere indtægter for t.kr. Han appellerede derfor til, at man brugte 8 mio. kr. til greenkeepergården - forslag A, og 6 mio. kr. til baneprojektet. Dirigenten spurgte herefter forsamlingen, om der var flere spørgsmål eller kommentarer til bestyrelsens forslag. Da dette ikke var tilfældet gik man direkte til skriftlig afstemning. Til forslag A (3 bygninger) var der 65 nej, 43 ja og 4 blanke, hvilket betød at dette forslag ikke blev vedtaget Til forslag B (2 bygninger) var der 87 ja, 18 nej og 5 blanke, hvilket betød at dette forlag blev vedtaget. Dirigenten oplyste, at forslag B var vedtaget, og bestyrelsen havde fået mandat til at indgå aftale om opførelse og finansiering af en greenkeepergård med kun de mest nødvendige faciliteter (bygning 1 og 2 jf. skitse i forslag) bedst og billigst muligt og med en maksimal projektsum på 6,5 mio. kr. inkl. moms Ad 7. Forslag fra medlemmerne Forslag fra Frank og Susanne Dalsten om: 1. Generalforsamlingen bekræfter det tidligere vedtagne forbud mod at tage hunde med på såvel 18 hullers banen som på par 3 banen i forbindelse med spil på banen. Dette gælder hele året. 2. Bestyrelsen er til enhver tid forpligtet til at overholde og følge de af generalforsamlingen fastsatte bestemmelser og trufne beslutninger. Baggrund for forslaget var bestyrelsens vedtagelse af forsøgsordning, hvor der i vintersæsonen tillades at hunde kan medtages ved spil på banen. Frank Dalsten motiverede forslagene og oplyste, at det ikke måtte ses som mistillid til bestyrelsen, der gør et godt stykke arbejde. Det var ikke kun et spørgsmål om hundeproblematikken, men det at bestyrelsen ikke overholder vedtagelser, der har været til afstemning på generalforsamlinger. Iflg. vedtægterne fremgår at øverste myndighed er generalforsamlingen. Vi skal kunne regne med, at bestyrelsen retter sig efter generalforsamlingsbeslutninger. Bestyrelsen mener, man kan lave en forsøgsordning for at omgå tidligere beslutninger.

8 Dirigenten oplyste herefter, at iflg. referatet fra generalforsamlingen i 2014 fremgik det, at dirigenten udtrykkeligt havde konstateret, at det forhold at bestyrelsen havde valgt at lægge et forslag om hunde på banen op til generalforsamlingen ikke dannede præcedens for, at forslag af denne art skal forelægges generalforsamlingen, og at spørgsmålet principielt ikke henhører under generalforsamlingen, men er et bestyrelsesanliggende jf. vedtægterne. Det fremgår også at bestyrelsen dengang havde ønsket at tage temperaturen for holdningen til hunde på banen. Iflg. vedtægternes 6 stk. 4 fremgår ligeledes, at bestyrelsen fastsætter de lokale regler, som de måtte finde fornødne. Dirigenten oplyste derfor, at forslaget fra Frank og Susanne Dalsten ikke kunne sætte til afstemning. Frank Dalsten oplyste, at han fandt det beklageligt, og man ikke kunne se bort fra at generalforsamlingen er øverste myndighed. Dirigenten gik herefter videre til næste punkt på dagsordenen. Ad 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer På valg var: Stephen Horner og Flemming Østergaard Stephen Horner var villig til genvalg. Flemming Østergaard ønsker ikke genvalg. Lars Zola-Honorè ønsker at udtræde af bestyrelsen, da han ikke kunne afse den fornødne tid til bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen opstillede følgende kandidater: Ole Nyvold, Poul Horup Sørensen og Jens Islin Da der ikke var kampvalg meddelte dirigenten, at Stephen Horner var genvalgt, og Ole Nyvold, Poul Horup Sørensen og Jens Islin valgt til bestyrelsen ved fredsvalg. Ad 9. Valg af revisor Bestyrelsen foreslog genvalg af revisor, Beierholm Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Da der ikke var bemærkninger til dette, blev bestyrelsens forslag vedtaget. Ad 10. Eventuelt. Dirigenten forespurgte, om der var nogle, der ønskede ordet. Da dette ikke var tilfældet, afsluttede Claus Spangenberg generalforsamlingen Som dirigent Claus Spangenberg