Ellen oplyste, at der var sendt ansøgninger til Tandlægeforeningens fonde.

Transkript

1 Institutledelsesmøde Den 13. april 2015 Kl KOP seminarrum Referat Deltagere: Ann Wenzel, Bente Nyvad, David Kraft, Dirk Leonhardt, Dorte Haubek, Ellen Frandsen Lau, Eva Karring, Flemming Isidor, Helle Tolboe, Jan Tagesen, Kaja Torjusen, Mariann Bøje, Paolo Cattaneo, Peter Svensson, Rodrigo Lopez, Vibeke Bælum Gæster: Pia Lind Lunau Kristensen Afbud: Helle Tolboe, Vibeke Bælum, Kaja Torjusen Referent: Winnie Friis Johnsen Dato: 14. april 2015 Ref: 1. Opfølgning på beslutninger fra foregående institutledelsesmøde Ellen oplyste, at der var sendt ansøgninger til Tandlægeforeningens fonde. Side 1/5 2. Opfølgning på stress- og trivselsundersøgelsen a) Beslutning om initiativer i foråret i forhold til ledelsen - jf. procesplan udarbejdet på mødet den 10. marts Ellen mindede om baggrunden for emnet: Som opfølgning på stress- og trivselsundersøgelsen valgte institutledelsen i foråret en række emner, som ledelsen skal arbejde med, men der blev ikke lavet en prioritering. Derfor skulle der nu vælges et par emner, der kan arbejdes med i foråret, og yderligere 2 til efteråret. Institutledelsen kommenterede indledningsvist emnerne, der var opremset i sagsbehandlingen til punktet. Struktur og organisation var allerede behandlet på institutledelsesmødet den 10. marts, og i den forbindelse blev det også afklaret, hvem der har det ledelsesmæssige ansvar i forhold til MUS og lønforhandling. Ledelse: Ellen skelnede mellem: Det formelle niveau: Hvad vil det sige at være leder på IO? Praksis: Hvordan udøves ledelsen i hverdagen? Flemming opfordrede til, at der også kom fokus på den faglige ledelse. Fælles mål: Redefinering af instituttets forskningsområder i efteråret 2015 og det kontinuerlige arbejde med studieordningen. Formelle og uformelle samarbejdsrelationer: Ellen foreslog at konkretisere Institut for Odontologi Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard Aarhus C Tlf.: Fax: odont@au.dk odontologi.au.dk/

2 dette emne og arbejde med 2 cases: Fag - relationer (og den nye studieordning) Forskning relationer. Ellen uddybede, at tanken med dette punkt blandt andet var at foregribe stress gennem præcise og klare procedurer for forskningsprojekter. Arbejdsglæde på sektionerne: Med henvisning til resultatet af den sidste psykiske APV pointerede Ellen vigtigheden af at sætte ind på dette område. Bente fortalte, at TA arbejder meget bevidst med dette f.eks. i form af møder hver 3. uge samt en forårsfest. Side 2/5 Derefter drøftede institutledelsen i 2 grupper prioriteringen af emnerne med henblik på at vælge 4 emner at arbejde med i år. Syntesen af de to gruppers forslag blev følgende emner i prioriteret rækkefølge: Tværfaglig ledelse (sammensat af de 2 oprindelige forslag Fælles mål + Hvad vil det sige at være leder på IO?) herunder præcisering af den faglige ledelse. Beskrivelse af alle ledelsesniveauer: Kompetencer, hvad angår økonomi, personaleledelse etc. samt udfolde den beskrivelse af struktur og organisation, der blev gennemgået den 10. marts (sammensat af de 4 oprindelige forslag Struktur og organisation + Ledelse + Fælles mål + Arbejdsglæde). Konflikthåndtering herunder: Hvor går man hen som leder, hvis man selv er involveret i konflikten? Forskning relationer: Blandt andet at foregribe stress gennem præcise og klare procedurer for forskningsprojekter. Institutledelsen besluttede også, at der skal arbejdes med kommunikation i forhold til de deltidsansatte kliniske lærere som et led i at skabe bedre arbejdsglæde. Bente opfordrede til, at der specifikt blev afsat penge til denne kommunikationsopgave, da de deltidsansatte ikke kunne forventes at bruge tid på dette uden for deres normale arbejdstid. b) Forslag til kontaktgruppen Institutledelsen besluttede at melde til kontaktgruppen, at det bør fremgå af deres færdige oplæg, at alle medarbejdere har et ansvar, hvad angår god omgangsform og en positiv udvikling i stress og trivsel. Det er ikke nok at lægge ansvaret på ledelsen, og medarbejderne har et ansvar for at gå videre med eventuelle problemer etc. og ikke lade dem eskalere, før ledelsen bliver involveret. 3. Budgetseminar i maj Ellen indledte med at konstatere, at det budget for årene , instituttet vil fremlægge for fakultetsledelsen i maj, skal indeholde budgetposter for det over-

3 skud, der budgetteres med fra Der er behov for at budgetsætte helt basale mankoer, der ikke er råd til i det nuværende driftsbudget. Side 3/5 Ellen opfordrede institutledelsen til at drøfte konkrete budgetforslag for 2017 (overskud: 3,5 mio.) og 2018 (overskud: 4,1 mio.), som var opremset i sagsfremstillingen, og sætte beløb på de enkelte forslag. De forskellige punkter gav anledning til følgende kommentarer: 1. Sekretariatsmedarbejder, AC: Ellen fastslog, at dette var bydende nødvendigt. Mariann tilføjede, at IO pt. faktisk mangler 4 medarbejdere i sekretariatet. Eva gjorde også opmærksom på, at der vil komme en ny, stor mængde opgaver i forbindelse med Blackboard, som vil kræve ekstra ressourcer. 2. Startpakke til nyansatte VIP kontorudstyr, herunder computer, telefon: Ellen mente, det ville dreje sig om 2 årligt, til kr. 3. Plan for kontinuerlig udskiftning af computere på klinikken eller alle på IO. Ellen foreslog, at det skulle gælde alle på IO, og at der dermed skulle afsættes kr. årligt (til køb af standard-computer, der skal holde 5 år. Sektionerne trækkes ikke i annuum pga. denne disposition). 4. Investering i CAD-CAM-udstyr til undervisning: Ellen forestillede sig i første omgang 2 stk. (1 til hver etage) - og flere på sigt - og skønnede udgiften til kr. pr. stk. 5. Større apparaturanskaffelser: Såvel til forskningsprojekter samt vedligeholdelse af det eksisterende apparatur på IO. 6. Forbedring af student-lærer ratioen på enkelte klinikafsnit: Visse steder er arbejdspresset for højt, og det må der rettes op på. Endelig nævnte Ellen også, at der burde afsættes kr. årligt til at sikre et generationsskifte, men det er der pt. ikke råd til at prioritere. Ellen oplyste, at ovennævnte punkter ville overskride budgettet med ca. 1 mio., hvorfor det var nødvendigt for institutledelsen at prioritere. Flere bemærkede, at det var vanskeligt at forholde sig kvalificeret og meget detaljeret til disse budgetforslag, da det forudsatte et større overblik over den samlede økonomi og dispositioner i det hele taget. Peter foreslog en mere overordnet indmelding efter modellen: 1/3 til forskning, 1/3 til undervisning og 1/3 til sekretariatsbetjening. Flemming forslog at prioritere midler til de områder, der ikke kan få støtte andre steder fra (modsat f.eks. forskning, der kan få eksterne midler). Ellen afsluttede med at slå fast, at institutledelsen havde et fælles ansvar for at tage beslutninger om budgetforslagene. Derfor vil punktet blive sat på dagsorde-

4 nen til det næste møde. Ellen udarbejder et budgetforslag med priser, der rundsendes forud for mødet. Side 4/5 Institutledelsen opfordres til senest den 6. maj at fremsende prisfastsatte forslag til budgetposter, man finder væsentlige at få med i den endelige beslutning om prioritering af tiltag i hhv og 2017, hvor der er overskud på budgettet. Ekstra punkt: Der mangler vejledere til kandidatspecialer Eva fortalte, at der var et akut problem med at skaffe vedledere til kandidatspecialer. Hun omdelte en aktuel oversigt over fordelingen af specialer pr. sektion og oplyste, at hver VIP mindst bør være vejleder for 3 studerende årligt. Eva var ikke præcist informeret om, hvor mange studerende der mangler vejleder, men hun opfordrede til, at institutledelsen skulle give deres medarbejdere besked om at sige ja til at være vejledere, da det er en kerneopgave for instituttets medarbejdere. Ellen foreslog, at man overvejede om den nuværende metode, hvor VIP ikke melder emner ind længere, er den mest hensigtsmæssige. 4. Meddelelser 1. Ny leder af klinikpersonalet Susie Holbech Esmann tiltræder 1. maj 2. Møde om SCON Centerets muligheder for at modtage ph.d.-studerende fra Saudi Arabien den. 13. april 3. Kapsejlads den 24. april 4. Kvartalsopfølgning: Kvartalsregnskabet er denne gang alene baseret på januar og februar efter universitetsledelsens ønske. IO s budget for 2015 forventes at holde. Bilag Fælles AU retningslinjer og et nyt regelsæt for ansvarlig forskningspraksis: Danish Code of Conduct for Research Integrity Lektorat i Kirurgi er opslået 7. Lektorat i Ortodonti er opslået Ellen fortalte, at der var gode nyheder på vej til instituttet i form af støtte til unge forskertalenter i Ellen videresendte senere på dagen en mail fra fakultetet med nærmere beskrivelse af dette tiltag. Ellen kommenterede desuden på punkt 5: Emeritus Mogens Kilian kunne foreslås som særlig rådgiver for fakultetet. Herudover skal der udpeges 2 personer yderligere, der skal indgå i fakultetets rådsarbejde vedrørende videnskabelig uredelighed. Ellen opfordrede til at sende eventuelle forslag til kandidater til hende.

5 Endelig henviste Ellen til mailen fra dekanen, som var sendt dagen før omhandlende en opmærksomhed om at få identificeret gode kandidater til institutlederstillingen. I den forbindelse opfordrede hun alle til at benytte deres kontakter i Norden og gøre opmærksom på den ledige stilling. Side 5/5