GLOSTRUP KOMMUNE. Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg

Transkript

1 GLOSTRUP KOMMUNE Referat Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg Mødedato: Torsdag den 17. december 2015 Mødetidspunkt: kl Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Selskabslokalet Restauranten, Glostrup Idrætspark, Stadionvej 80, 2600 Glostrup Formand Frank Fischer (Idrætsforeningerne) Næstformand Morten Schumann (Idrætsforeningerne) Steen Jensen (Idrætsforeningerne) Tommy Carlsson (Idrætsforeningerne) Ib Christiansen (Øvrige foreninger) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Leif Meyer Olsen (KB), Lisa Ward (KB) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Sussi Nørgaard (GIA) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Lisa Ward (KB)

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsordenen Fastsættelse af første møde i Ansøgning fra Lions Club om fritagelse for betaling af halleje Høring om placering af bouldervæg Status på Green Key miljømål for Glostrup Idrætsanlæg Budgetopfølgning Forbrugsoversigt pr. 30. november Meddelelser fra formanden Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg Meddelelser fra øvrige

3 1. Godkendelse af dagsordenen Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Dagsordenen godkendt 2. Fastsættelse af første møde i 2016 Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen RESUMÉ Under hensyntagen til møder i hhv. Kulturudvalget, Kommunalbestyrelsen, Økonomiudvalget m.fl. udarbejdes der hvert år et forslag til mødedatoer som er tilføjet en ny årsplan. SAGSFREMSTILLING Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at første møde i 2016 fastsættes til torsdag den 28. januar kl eller alternativt torsdag den 11. februar 2016 kl På det første møde i 2016 vil årsplan og mødedatoer for resten af året blive fremlagt. At Brugerbestyrelsen beslutter første mødedato i Brugerbestyrelsen besluttede at det første møde i 2016 bliver torsdag den 11. februar Ansøgning fra Lions Club om fritagelse for betaling af halleje Beslutningskompetence: Kulturudvalget RESUMÉ Lions Club Glostrup ansøger om fortsat at kunne bruge Glostruphallen til kræmmermarked uden at betale leje. SAGSFREMSTILLING Lions Club har siden 2012 holdt kræmmermarked i Glostruphallen den første weekend i oktober. I 2012 besluttede Kulturudvalget, at Lions Club skulle betale for opstilling, rengøring, vagter mv. men at de ikke skulle betale leje for hallen. I fortsatte samme aftale. Glostrup Idrætsanlæg ønsker nu, at Kulturudvalget tager stilling til hvorvidt Lions Club fortsat skal fritages for at betale leje, fordi brugerbestyrelsen for nyligt har afvist at fritage en fodboldklub for at betale leje i forbindelse med et loppemarked i Ejbyhallen. Baggrunden er, at Glostrup Idrætsanlæg mister en weekend, som potentielt kunne lejes ud til arrangementer, som idrætsanlægget tjener penge på. 3

4 ØKONOMI Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at Lions Club betaler taksten for hallejen på timebasis. Det vil sige 710 kr. i timen. I alt en lejepris på ca kr. for kræmmermarkedet. Lions Club betaler i forvejen ca kr. for opsætning, nedtagning, vagt mv. Lions Club havde et overskud på kr. i Det er Lions Clubs vurdering, at de ikke kan gennemføre kræmmer- og loppemarkedet med et acceptabelt overskud, såfremt klubben skal betale kr. i leje. Overskuddet af Lions Clubs aktiviteter går til velgørenhed blandt andet i Glostrup. De har blandt andet støttet Glostrup Kirkes julepakker til værdigt trængende, Lænken og købt sikkerhedsveste til børnehaverne i kommunen. Da overskuddet af kræmmermarkedet går til velgørenhed, anbefaler administrationen, at Lions Club fritages for at betale leje for benyttelsen af Glostruphallen. Administrationen foreslår også, at sagen sendes til høring i Brugerbestyrelsen ved Glostrup Idrætsanlæg og genoptages i Kulturudvalget på mødet i januar 2016 for en endelig beslutning. Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: 1. at Lions Club fritages for at betale leje i forbindelse med kræmmer- og loppemarked i Glostruphallen 2. at sagen sendes til høring i Brugerbestyrelsen ved Glostrup Idrætsanlæg. I KULTURUDVALGET DEN Indstilling 1 udgår. Kulturudvalget sender ansøgningen til høring i Brugerbestyrelsen. BILAG: Ansøgning om fritagelse for at betale leje af hallen At Brugerbestyrelsen drøfter ansøgningen og afgiver høringssvar. Formand og næstformand for Brugerbestyrelsen udarbejder høringssvar i samarbejde med Glostrup Idrætsanlæg. Høringssvaret sendes til Brugerbestyrelsen som har mulighed for at kommentere på indholdet inden det sendes til Kulturudvalget. 4. Høring om placering af bouldervæg Beslutningskompetence: Kulturudvalget RESUMÈ I budgettet er afsat kr til etablering af en klatrefacilitet. Administrationen har undersøgt forskellige muligheder og på den baggrund har Kulturudvalget besluttet, at klatrefaciliteten etableres som en boulderfacilitet. Kulturudvalget sender forslag til placeringen af bouldervæggen til høring i brugerbestyrelsen 4

5 SAGSFREMSTILLING Kulturudvalget har besluttet at opføre en bouldervæg. Bouldervægge er lavere og lettere tilgængelige end høje klatrevægge, idet de ikke kræver sikkerhedsudstyr eller afspærring. Tendensen på landsplan er, at der bliver bygget flere og flere bouldervægge, idet boulderfaciliteter appellerer til nye og unge klatrere. Se bilag. Med hensyn til placeringen er det væsentligt, at klatrefacilitetens målgruppe medtænkes i forsøget på at sikre, at faciliteten bliver brugt. Det er derfor væsentligt for klatrevæggens anvendelse, at faciliteten placeres, så mulige brugergrupper får kendskab til den. Desuden er det væsentligt, at den står i brugernes umiddelbare nærområde og, at der i forbindelse med facilitetens placering tænkes i synergieffekt. Administrationen har undersøgt muligheden for at placere bouldervægen ved skaterområdet. For at undgå karambolage med allerede etablerede forsyningskabler og kommunens lokalplan foreslås det, at placere bouldervægen i skellet mellem skaterparken og stadion. Med denne placering etableres boulderfaciliteten uden om vejarealet og stiarealet samt de forskellige forsyningskabler, der er gravet ned i fortovet og som kan skabe øgede omkostninger. Placeringsforslaget har yderligere den fordel, at den allerede etablerede lysmast kan anvendes til oplysning af bouldervægen, der dermed gøres mere synlig og anvendelig i de mørke timer. Det er desuden væsentligt med placeringen af bouldervæggen, at den ikke bliver en gene for hverken de etablerede atletik faciliteter eller skaterbanen. I forbindelse med budget 2017 ansøges om driftsudgifter til klatrefaciliteten. Kulturudvalget sender forslaget til placering til høring i brugerbestyrelsen. Forslaget til placering behandles på Kulturudvalgets møde den 15. december, hvorefter forslaget eftersendes til brugerbestyrelsen. Center for Kultur og Borgerkontakt indstiller: At brugerbestyrelsen udtaler sig om forslaget til placering af bouldervæggen. BILAG Information og eksempel på bouldervæg - At Brugerbestyrelsen udtaler sig om forslaget til placering af bouldervæggen. Brugerbestyrelsen anbefaler Forslag 1 under forudsætning af at bouldervæggen flyttes 2 meter mod vest (ud mod p-pladsen) og at hegnet genetableres. Brugerbestyrelsen opfordrer til at der i forbindelse med valg af materiale tages højde for vedligeholdelsesdelen. Det kan overvejes, at udskyde opførelsen 1 år og skabe økonomi til at opføre bouldervæggen i langtidsholdbart materiale, samt sikre finansiering af hegn. 5

6 5. Status på Green Key miljømål for Glostrup Idrætsanlæg RESUMÉ Brugerbestyrelsen besluttede på møde den , at Glostrup Idrætsanlæg hvert år skal orientere om miljømålene for det kommende år og i slutningen af året skal Brugerbestyrelsen have en status på om målene er nået. Siden 2010 har der været særligt fokus på at reducere elforbruget og vandforbruget. Det har ligeledes været et mål at optimere affaldssortering, herunder sortering af dåser samt at implementere målene overfor nyt personale. Det er Glostrup Ejendomme som står for de overordnede miljømål, men Glostrup Idrætsanlæg vil altid have fokus på miljøet, i relation til Green Key konceptet. I 2015 har det været Glostrup Idrætsanlægs mål, at have mere fokus på energibesparende projekter i Glostrup Fritidscenter, blandt andet bedre og energibesparende belysning i svømmehallen, på toiletterne og i mødelokalerne. Forbrug af papir og rengøringsmidler ønskes optimeret og der vil blive foretaget ændringer i forhold til vaskerifunktionen. SAGSFREMSTILLING Glostrup Idrætsanlæg har i 2015 bl.a. - Optimeret CTS-delen i Glostrup Fritidscenter (GFC). Det betyder, et nyt program til at styre ventilation og varme i huset, hvilket reducerer el-forbruget. - Belysningen i bassinet, i billetsalget og på toiletterne i GFC er udskiftet med LEDbelysning. - Dampkabinerne i hhv. dame- og herreomklædningen i GFC er nedtaget, hvilket reducerer el-forbruget, men også mindsker brugen af klor. - Belysningen i foreningslokalerne i Glostrup Idrætspark (GIP) er udskiftet med LEDbelysning. - Der er opsat berøringsfri vandhaner både i GFC og i GIP, hvilket reducerer vandforbruget. - Vandurinaler er udskiftet til vandfrie urinaler, hvilket reducerer vandforbruget. - Affaldssorteringen er optimeret i samarbejde med forsyningsselskabet. - GFC er konverteret til fjernvarme (fra gas), hvilket giver en reduktion på varmeforbruget på 20 % - Hvissingehallen har fået isoleret klimaskærmen med nyt tag. Der er etableret strålevarme, som giver en bedre fordeling af varmen. - Hvissingehallen har fået nyt belysningsanlæg, som er mere energivenligt. - Der er sat nye termostater op i GFC, som giver en bedre varmefordeling og lavere forbrug. Glostrup Idrætsanlæg er i dialog med Danfoss om energitrimning. Endvidere har personalet deltaget i erfa-dage i relation til Green Key. At orienteringen tages til efterretning Taget til efterretning 6

7 6. Budgetopfølgning 2016 RESUMÉ Brugerbestyrelsen har tidligere drøftet muligheden for en mere overskuelig forbrugsoversigt. Ligesom der har været ønske om at synliggøre forbrugsprocenten ud for hver enkelt gruppe. SAGSFREMSTILLING Glostrup Idrætsanlæg har udarbejdet et forslag til hvordan det kan imødekommes. I nedenstående eksempel er 2016 inkorporeret i skemaet. Antallet af kolonner minimeres med det formål at skabe et bedre overblik. Der tilføjes en kolonne med forbrugsprocent ud for hver hovedgruppe. Eksempel: Budgetopfølgning Budget Forbrug Restbudget Forbrugs-% Budget over-/underskud Personale Bygninger og udendørsarealer Administration Indtægter Selskaber/arrangementer IT-Pulje Rengøring Ejby IF68 klubhus I alt Skemaet får på denne måde en størrelse så det kan indarbejdes direkte i dagsordenen, dermed undgås overflødige bilag. De foreløbige budgettal indeholder ikke idrætsanlæggets omprioriteringsbidrag på kr. i 2016, kr. i 2017, kr. i 2018 og kr. i At orienteringen tages til efterretning. Leif Olsen efterlyste en specifikation af indtægter, som vil blive tilføjet oversigten. Taget til efterretning. 7

8 7. Forbrugsoversigt pr. 30. november 2015 RESUMÉ Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. SAGSFREMSTILLING Forbrugsoversigt GIA Korr. vedt. Budget 2015 Forbrug 2015 pr ult Restkorrigeret årsbudget Stadion og idrætsanlæg Idrætsparken Budget over-/underskud Personale Bygninger og udendørsarealer Administration og markedsføring Indtægter Selskaber IT-pulje Glostrup Fritidscenter Personale Bygninger og udendørsarealer Administration og markedsføring Indtægter Events Hvissingehallen Personale Bygninger og udendørsarealer Administration Idrætsfaciliteter for børn og unge Ejbyhallen Indvendig vedligeholdelse Udlejning af hal Fælles formål Ejby 68's klubhus Rengøring GRAND TOTAL

9 Forbrugsprocent 91,91 Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 91,67 % pr At forbrugsoversigten tages til efterretning Taget til efterretning 8. Meddelelser fra formanden - Istandsættelsen af foreningslokaler er godt igang. - Der har været afholdt valg til Brugerbestyrelsen for Der er valgt et nyt medlem som hedder Henrik Kahr. Han kommer fra Glostrup Fodbold Klub og skal repræsentere idrætsforeningerne i Brugerbestyrelsen. 9. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg - Arbejdet med etablering af varmtvandsbassin går fremad. Der har været drøftelser om lige bund vs skrå bund. Glostrup Idrætsanlæg forventer, at kunne indvie det i forbindelse med byjubilæet i Glostrup Idrætsanlæg håber, at blive udvalgt til forskningsprojektet som skal belyse udnyttelsen af idrætsfaciliteter. - Første resultater fra smiley standeren i Glostrup Fritidscenter. Der er meget positive tilbagemeldinger. Sidste måling viser en tilfredshed fra brugerne på 85% - Informationen er blevet renoveret og det nye billetsystem er taget i brug og bliver godt modtaget af brugerne. - Orientering om at der er udfordringer i forhold til at Hvissingehallen er en ubemandet hal. Det giver blandet andet mulighed for, at foyer bliver brugt som varmestue. - Der er afholdt valg til Brugerbestyrelsen. Der er valgt et nyt medlem som hedder Henrik Bolgan Thomsen. Han kommer fra Glostrup Kunstforening og skal repræsentere øvrige foreninger i Brugerbestyrelsen. - Orientering om fordeling af udendørs anlæg Der er konflikter i forhold til fordeling af Vestskovbanerne. Når yderligere dokumentation er modtaget i januar, vil Vestskovbanerne blive fordelt. - Crickets kastebåse er bukket under i forbindelse med det kraftige snefald i år. - Glostrup Idrætsanlæg stillede forslag om, at nogle af reklamemidlerne bliver brugt i forbindelse med byjubilæet i Brugerbestyrelsen ønsker det konkretiseret. - Brugerne af Ejbyhallen er blevet bedt om at præsentere adgangsbrikken når de benytter hallen, for på den led at få indsigt i udnyttelsesgraden af hallen. - Der er opsat en Pannabane i Hvissinge. 9

10 10. Meddelelser fra øvrige - Steen Jensen gjorde opmærksom på, at GIC Atletiks fortsat er utilfredse med at deres træningstid på Vestervangskolen om tirsdagen først er fra kl Tommy Karlsson orienterede om idrætsforeningernes deltagelse i byjubilæet. Afventer afklaring om økonomi på møde med Center for Kultur og Borgerkontakt den Leif Olsen orienterede om status fra Center for Kultur og Borgerkontakt om planlægningen af byjubilæet