GLOSTRUP KOMMUNE REFERAT. Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg. Mødedato: Torsdag den 30. marts Mødetidspunkt: kl. 19.

Transkript

1 GLOSTRUP KOMMUNE REFERAT Brugerbestyrelsen for Glostrup Idrætsanlæg Mødedato: Torsdag den 30. marts 2017 Mødetidspunkt: kl Mødelokale: Medlemmer: Møderum 4, Glostrup Fritidscenter Louise Lauge Thorsen (Idrætsforeningerne) Morten Schumann (Idrætsforeningerne) Henrik Kahr (Idrætsforeningerne) Tommy Carlsson (Idrætsforeningerne) Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Leif Meyer Olsen (KB), Lisa Ward (KB) Thomas Bo Jensen (Folkeskolerne) Gæst: IF32 Glostrup Gymnastik indbudt kl Afbud: Jeanett Dahl Pedersen (Oplysningsforbundene) Morten Schumann (Idrætsforeningerne)

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsordenen Principper for samarbejdet mellem idrætsanlæg og brugerne Udviklingsplan Indsigelser modtaget i Glostrup Idrætsanlæg Forbrugsoversigt - februar Status på anlægsprojekter Green Key Miljømål for Glostrup Idrætsanlæg Meddelelser fra formanden Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg Meddelelser fra øvrige

3 1. Godkendelse af dagsordenen Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen Glostrup Idrætsanlæg foreslår, at denne dagsorden danner grundlag for mødets afvikling. At dagsordenen godkendes. Godkendt 2. Principper for samarbejdet mellem idrætsanlæg og brugerne Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen RESUMÉ Brugerbestyrelsen behandler hvert år forslag til principper, som skal fremme et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem Glostrup Idrætsanlæg og brugerne. Principperne er: 1. Glostrup Idrætsanlæg er imødekommende overfor foreningerne og servicerer dem, så godt som det er muligt inden for de givne økonomiske rammer. 2. Der er mulighed for at foreninger kan indgå serviceaftale med Glostrup Idrætsanlæg. Den skriftlige serviceaftale præciserer, hvilken service den enkelte forening kan forvente af Glostrup Idrætsanlæg. Endvidere fremgår det, hvilke forpligtelser foreningen har overfor Glostrup Idrætsanlæg. Såfremt der indgås serviceaftaler informeres Brugerbestyrelsen. 3. En gang årligt inviteres foreningerne til et møde, hvor serviceaftalen og andre relevante emner drøftes. 4. Foreninger skal henvende sig skriftligt til stadionkontoret med information om fejl på anlægget, ønsker og spørgsmål. Gerne på 5. Henvendelser til Glostrup Idrætsanlæg på mail besvares hurtigst muligt og senest indenfor 7 arbejdsdage. 6. Hvis en forening er utilfreds med en afgørelse, forløbet af en sag etc. kontaktes idrætschefen. 7. Hvis en forening efterlader lånte lokaler uden at rydde op efter sig, giver det i grove tilfælde en advarsel første gang. Derefter udsteder Glostrup Idrætsanlæg en regning for den merudgift oprydningen koster i mandskabstimer. 8. Aflysninger udsendes med stævne- og arrangementsoversigten. Det er foreningernes ansvar, at se og huske de aflysninger, der er gældende for dem. Når der opstår aflysninger i løbet af sæsonen, informeres de berørte foreninger af Glostrup Idrætsanlæg. 3

4 9. På hjemmesiden findes en aktuel status for tennisbaner, kunstgræsbanen og græsbanerne. Endvidere fremgår aflysninger og ledige tider af bookingsystemet, som der er adgang til fra hjemmesiden. Vi vil endvidere opfordre jer til at bruge vores hjemmeside, hvor vi løbende vil lægge information ud der er relevante for jer. I er også meget velkomne til at komme med indlæg til hjemmesiden. At Brugerbestyrelsen godkender principperne for samarbejde. Godkendt 3. Udviklingsplan 2017 Beslutningskompetence: Brugerbestyrelsen RESUMÉ Hensigten med Udviklingsplanen er, at det politiske niveau kan få et samlet overblik over ønskerne på idrætsområdet i forbindelse med budgetforhandlingerne. Udviklingsplanen skal give et sagligt fundament for de politiske drøftelser og tjene til inspiration, når de endelige beslutninger træffes politisk. Udviklingsplanen samler alle ønskerne. Det er nødvendigvis ikke alle ønsker der er realistiske og bør indfries. At et ønske er opført på listen er derfor ikke ensbetydende med, at det blot er spørgsmål om tid før det realiseres. Glostrup Idrætsanlæg skrev den 9. december 2016 til alle godkendte idrætsforeninger i Glostrup Kommune, at de kunne fremsende ønsker til udvikling af idrætsfaciliteter i Glostrup Kommune. Ligeledes er de foreninger som havde ønsker optaget i Udviklingsplanen 2016, blevet bedt om at gennemgå deres ønske og kvalificere det på ny. På Brugerbestyrelsens møde den 9. februar 2017 fremlagde Glostrup Idrætsanlæg en oversigt over de ønsker som var fremkommet. Efterfølgende har Center for Kultur og Borgerkontakt samt Glostrup Idrætsanlæg fremsat ønsker til Udviklingsplanen. Brugerbestyrelsen har i lighed med sidste år mulighed for at prioritere ønskerne i Udviklingsplanen. BILAG Udviklingsplan At Brugerbestyrelsen godkender Udviklingsplan Ønske om tidtagertårn skal optages i Udviklingsplanen. Herefter godkendt. Brugerbestyrelsen prioriterer ønskerne på næste møde. 4

5 4. Indsigelser modtaget i Glostrup Idrætsanlæg RESUME Såfremt Glostrup Idrætsanlæg har modtaget klager fra brugere/borgere fremlægges de for Brugerbestyrelsen på førstkommende møde. Glostrup Idrætsanlæg har modtaget 5 skriftlige indsigelser/klager. A) Glostrup Idrætsanlæg har den 7. februar 2017 modtaget klage fra bruger af Fritidscenteret om manglende sæbe i beholderne i dameomklædningen. Svar fra GIA: Vi vil sikre at der bliver påfyldt sæbe i beholderne. B) Glostrup Idrætsanlæg har modtage mail den 9. februar 2017 fra bruger af Fritidscenteret, som klager over at hun ikke kunne få en kvittering for køb af klippekort. Svar fra GIA: Vi sikre, at dem der ekspederer ved hvordan de printer en kvittering. C) Glostrup Idrætsanlæg har den 16. februar 2017 modtaget klage fra bruger af Fritidscenteret om manglende information om at der er vinterferie, og dermed mange børn i eftermiddagsog aften timerne. Svar fra GIA: Vi forlænger brugerens abonnement (rent undtagelsesvis) med de 2 uger som han har følt sig generet. D) Glostrup Idrætsanlæg har den 9. mats 2017 modtaget en klage fra bruger af Fritidscenteret. Brugeren mener, at det er for dårligt, at der ikke kan være andre svømmere i varmtvandsbassinet, når der er babysvømning. Svar fra GIA: Holdningen her, at de små skal have en rolig og sanselig oplevelse og ikke med en masse uro, fra øvrige brugere. E) Glostrup Idrætsanlæg har den 14. marts 2017 modtaget en klag fra en bruger af Fritidscenteret. Ved renovering af dameomklædningen, har man bytte om på herre- og dameomklædningen. Brugeren undrer sig over, at der er kvindeligt personale i den midlertidige herreomklædning, for at gøre rent. Svar fra GIA: Der skulle selvfølgelig ikke være damer i omklædningsrummet som herrerne er henvist til, det vil vi fremadrettet være opmærksomme på ikke sker. At orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning. 5

6 5. Forbrugsoversigt - februar 2017 RESUMÉ Glostrup Idrætsanlæg fremlægger forbrugsoversigt for Brugerbestyrelsen. Budgetopfølgning for perioden januar til februar % I hele kr. Glostrup Idrætsanlæg Korrigeret budget 2017 Forbrug til og med februar 2017 Afvigelse ift. korrigeret budget Forbrugsprocent (- = mindreforbrug/ + = merforbrug) Glostrup Idrætsanlæg ,70% Glostrup Idrætanlæg ,70% 022 Personale mv ,37% 023 Kompetenceudvikling ,02% 028 Bygning og udendørsarealer ,83% 030 Administration og markedsføring ,72% 050 Indtægter ,10% 10 Udlejning Udlejning til foreninger Diverse salg Motionscentret Svømmehal Fordelingskonto Golf v Reklamer Events ,88% 079 IT-pulje ,00% 200 Ledelse og administration ,89% Ejby 68 s klubhus ,16% 024 Rengøring ,44% 038 Vedligeholdelsesudgifter ,00% Forbrugsprocenten bør forholdsmæssigt være 16,67 % pr Der er således et mindreforbrug på 2,97 %. Dette afspejler et øjebliksbillede på opgørelsestidspunktet. At forbrugsoversigten tages til efterretning. Taget til efterretning. 6

7 6. Status på anlægsprojekter RESUMÉ For at Brugerbestyrelsen kan følge med i aktuelle anlægsprojekter vil Glostrup Idrætsanlæg på hvert møde give en status på igangværende anlægsprojekter. På brugerbestyrelsesmødet den 9. februar 2017 orienterede Glostrup Idrætsanlæg om, i samarbejde med Glostrup Ejendomme har fordelt idrætsområdets anlægsprojekter mellem sig. Glostrup Idrætsanlæg har fået selvstændigt ansvar for petanquebanerne, indkøb af fiberbane samt vandbehandlingsanlægget i fritidscentret. Petanquebanerne Glostrup Idrætsanlæg har i december 2016 kontaktet Phillips med henblik på belysningsprojekt til petanquebanerne. Belysningsprojektet er modtaget ligesom Glostrup Idrætsanlæg også har modtaget tilbud fra Højager Belysning på master og lamper. Der har været afholdt møde med Glostrup Petanque den som fremlagde deres kommentarer til banen og ønskerne blev drøftet og gennemgået. Vi afventer tilbud fra anlægsgartneren og forventer at arbejdet kan igangsættes i uge 7 eller 8 til færdiggørelse efter påske. Fiberbane Den afholdt Glostrup Idrætsanlæg møde med IF32 Glostrup Gymnastik. Efterfølgende blev ønsker mv. drøftet med Glostrup Skole. Fiberbane er bestilt og forventes at blive leveret i midten af marts. Vandbehandlingsanlægget Teknologisk Institut er inddraget i forbindelse med udarbejdelse af projektbeskrivelse af vandbehandlingsanlægget da det eksisterende vandbehandlingsanlæg skal adskilles i to separate for at soppebassin og undervisningsbassin ikke kører på samme anlæg. Arbejdet i kælderen vil blive sat i gang i marts og Glostrup Idrætsanlæg forventer at vandbehandlingsanlægget er færdigt i juni Den nye bekendtgørelse træder i kraft Ny kunstgræsbane Arbejdet omkring etablering af ny Kunstgræsbane er iværksat. Den har Glostrup Idrætsanlæg været til møde med Frederiksberg Idrætsunion, Frederiksberg Ejendomme, Frederiksberg Forsyning, Glostrup Ejendomme samt Glostrup Miljøafdeling. Her blev der bl.a. drøftet afledning af overfladevand, banetyper samt fordele/ulemper ved bane med eller uden gummipad. Frederiksberg anbefaler gummipad for at mindske forbruget af infill/gummigranulat. Efterfølgende er det aftalt at GEjd indkalder til det første møde med henblik på drøftelse af placering af kunstgræsbanen, udarbejdelse af tidsplan for projektet samt brugerinddragelse. Glostrup Idrætsanlæg deltog i møde i uge 6. Glostrup Idrætsanlæg vil på mødet give en status på petanquebanerne, fiberbanen og vandbehandlingsanlægget Glostrup Ejendomme har fremsendt notat med status på Projekt anlæg af kunstgræsbane i Glostrup Idrætspark. BILAG Notat Anlæg af kunstgræsbane i Glostrup Idrætspark Projekt status marts 2017 At orienteringen tages til efterretning. 7

8 Taget til efterretning 7. Green Key Miljømål for Glostrup Idrætsanlæg RESUMÈ Brugerbestyrelsen besluttede på møde den , at Glostrup Idrætsanlæg hvert år skal orientere om miljømålene for det kommende år og i slutningen af året skal Brugerbestyrelsen have en status på om målene er nået. Siden 2010 har der været særligt fokus på at reducere elforbruget og vandforbruget. Det har ligeledes været et mål at optimere affaldssortering, herunder sortering af dåser samt at implementere målene overfor nyt personale. Det er Glostrup Ejendomme som står for de overordnede miljømål, men Glostrup Idrætsanlæg vil altid have fokus på miljøet, i relation til Green Key konceptet. Glostrup Idrætsanlæg vil i 2017 have særligt fokus på: - Genbrug af returskyllevand i svømmehallen. - Fortsat fokus på udskiftning af LED belysning - Reduktion af forbruget af rengøringsmidler - Fortsat optimering af affaldshåndtering Glostrup Idrætsanlæg vil på mødet uddybe fokusområderne for At orienteringen tages til efterretning. Orientering taget til efterretning. 8. Meddelelser fra formanden Orienterede om kaotisk møde med Glostrup Ejendomme og Center for Kultur og Borgerkontakt med brugerne af Nordvanghallen. 9. Meddelelser fra Glostrup Idrætsanlæg - Fast fordeling af Nordvanghallen 2017/18 er blevet drøftet af Fordelingsudvalget. Forslag til fordeling skal behandles i Folkeoplysningsudvalget. - Projekt Det levende Fritidscenter. Der har været afholdt workshop for alle interesserede. Sidste workshop afholdes i april. - Sommerplan for maj/juni i Glostrup Idrætsanlæg er i lighed med tidligere år. - Forslag om ophævelse af 6 måneders-fristen for reservation af selskabslokalet Restauranten. Optages som behandlingssag på et brugerbestyrelsensmøde. 10. Meddelelser fra øvrige - Intet 8