Projektinitieringsdokument (PID) MC100: Fuld udbredelse og anvendelse af MedCom-meddelelserne Henvisninger, Bookingsvar og Bilag

Transkript

1 Projektinitieringsdokument (PID) MC100: Fuld udbredelse og anvendelse af MedCom-meddelelserne Henvisninger, Bookingsvar og Bilag 21. november 2014

2 Indhold 1 STAMDATA FORMÅL MED PROJEKTET AFGRÆNSNING MÅL OG SUCCESKRITERIER BUDGET GEVINSTER TEKNISK LØSNING ORGANISERING TIDSPLAN AFHÆNGIGHEDER INTERESSENTER KOMMUNIKATION TOLERANCER RAPPORTERINGSKRAV REVISIONSHISTORIK BILAG

3 1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål MC9-100Henvisninger Tove Lehrmann Fuld udbredelse og anvendelse af MedCom standarder til sygehushenvisninger og røntgenhenvisninger, samt fremsendelse af bookingsvar på alle fremsendte henvisninger. Fuld anvendelse af bilagsvedlæggelse til henvisninger til sygehuse og røntgen. Elektronisk viderevisitering af henvisninger. 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) I MedCom 8 perioden igangsattes en målrettet udbredelse af elektroniske henvisninger fra lægepraksis til sygehuse, primært med fokus på pakkehenvisninger, men også alle henvisninger der hidtil var fremsendt på papir, skulle sendes elektronisk. I dag er skønsmæssigt 90 % af henvisningerne elektroniske. De resterende der er papirbaserede skyldes primært at der ikke er udbredt mulighed for at vedlægge bilag (MedBin), og at ikke alle lægesystemer har udviklet pakkehenvisningsmodulet. Bilagsvedlæggelsen kræver at regionerne har et passende system til modtagelse og her er 3 regioner på vej med ibrugtagning af en løsning, men denne er endnu ikke klar. 2 regioner anvender REFHOSTs løsning. Denne anvendes kun meget begrænset. Fremsendelse af bookingsvar fra sygehuse og privathospitaler anvendes ikke overalt. Skønsmæssigt fremsendes kun 50 % af alle mulige bookingsvar. Viderevisitering af henvisninger til private hospitaler, ventetidsgaranti, og til andre hospitaler sker ved fremsendelse af disse på papir. 2

4 2.2 Formålet med projektets løsning At alle henvisninger til sygehuse og røntgenafdelinger bliver elektroniske At alle relevante bilag kan vedlægges til den elektroniske henvisning At alle elektive henvisninger besvares med et bookingsvar At alle henvisninger der videresendes til private eller andre klinikker, sendes elektronisk. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet er forankret i National Strategi for Digitalisering af Sundhedsvæsnet og er et af 22 initiativer i strategien (Fokusområde 3.2). 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen MedCom-meddelelser indgår som en naturlig del af arbejdsgangene på sygehuse, i almen praksis og i kommuner. Papirbaseret kommunikation mellem parterne er afskaffet. Unødig ventetid i telefonen er afskaffet. Faxen er sat i kælderen. Fejlindtastninger er reduceret. Der er kun én arbejdsgang. Dokumentationen er gemt og sikret. Praktiserende læger er orienterede i bookingsvar om status på fremsendt henvisning, herunder hvilken afd. Patienten indkaldes til. 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Fastholdelse af flere parallelle arbejdsgange betyder øget tidsforbrug. Den papirbaserede arbejdsgang omfatter bl.a. indskanning af dokumenter, udskrifter og postforsendelse, herunder udgifter til porto. Manglende dokumentation. Større risiko for fejlindtastninger. Dokumentation i flere forskellige systemer. Risiko for, at patienten lander mellem 2 stole. 2.6 Alternative løsningsscenarier Ikke umiddelbart. Anvender eksisterende løsninger, der blot skal fuldt ibrugtages. 3 Afgrænsning Omfatter alle henvisninger fra lægepraksis og speciallægepraksis til sygehuse og røntgenafdelinger. Bookingsvar på alle elektive og subakutte(pakkeforløb), men ikke på akutte pt. Der ikke bookes over tidsbestilling. Omfatter også privathospitaler hvor der er aftale on ventetidsgarantibehandling. Omfatter ikke henvisninger til kommunal forebyggelse. 3

5 4 Mål og succeskriterier Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 1. Fuld udbredelse af (pakke)- henvisninger til sygehuse og røntgenafd. 2. Fuld udbredelse af MEDBIN 3. Fuld udbredelse af bookingsvar 4. Fuld udbredelse af elektronisk viderevisitering af henvisninger Alle henvisninger sendes elektronisk. Bilag kan modtages sammen med alle henvisninger Til hver sygehus og røntgenhenvisning tilbagesendes et bookingsvar Viderevisitering af henvisninger kan foregå elektronisk Intet på papir. Ingen papirbilag Antal bookingsvar = antal elektroniske henvisninger Ingen papirhenvisninger 5 Budget Styregruppefinansieret projekt Detailbudget udarbejdes. Posteringstekst Indtægter Lønninger Øvrig drift Ekstern IALT I ALT Gevinster 6.1 Business-case Bortfald af dobbelte arbejdsgange, papir/elektronisk, herunder indtastning af papirhenvisninger og manuelle bilagshåndteringer på sygehuse reducerer arbejdsforbruget med 5 mandeår/1 mill. borgere på hospitalerne, når elektroniske henvisninger er fuldt implementeret med bilagshåndtering. Dette er ikke verificeret, men vurderes til at være relevant. Reduktion i tidsforbrug på sygehuse med besvarelse af henvendelser på status på henvisninger reduceres ved indførelse af bookingsvar. 1 mandeår/1 mill indbyggere Praktiserende læger undgår at bruge tid på opfølgning af henvisningsstatus når der foreligger et bookingsvar. Ej estimeret. 4

6 6.2 Kvalitetsløftsgevinster Elektroniske henvisninger: Ingen genindtastning af data. Hurtigere fremsendelse fra lægen til sygehuset på under 10 min. Velegnet til kræftforløb og andre akutte forløb. Bilag altid med sammen med henvisningen- ikke behov for at lede efter disse. Ingen hybrid med elektronisk henvisning og papir bilag. Behandlende læge kan direkte sammenholde henvisning med bilag. Mulighed for elektronisk viderevisitering i forbindelse med behandlingsgaranti. Bedre kontrolmulighed ved afregning af disse behandlinger. Bookingsvar: henvisende læge har tilbagemelding på hvad der sker med pt. Og hvor det sker uklart ved centrale visitationer i dag. Undgår tidsrøvende opfølgning. Mulighed for at patienterne kan følge hvad status er via adgang til henvisningshotellet. Pakkehenvisninger hos læger: Nemmere fremfinding af korrekte modtagere, og de informationer der skal være klar ved ankomst til sygehuset. Den enkelte region skal selv opstille sin gevinstrealiseringsplan. 7 Teknisk løsning Der er tale om allerede eksisterende løsninger der primært skal tages i brug rent organisatorisk. Ingen nyudvikling. To regioner har ikke udviklet egen bilagshåndtering endnu. Alle lægesystemer skal udvikle pakkehenvisninger. Standarden er klar og i drift. Visitationsafdelinger skal udvikle videreforsendelse, hvis d eikke allerede kan det. 7.1 Hovedleverancer Hovedleverance Beskrivelse Milepæle Projektplan udarbejdet Projektplan 2. Etablering af projektorganisation kick off Involverede parter der er med mødes. Projektgruppe beskrevet Aftaler om deltagelse Samarbejdsaftaler indgået 4. Beskrivelse af nu status 5. Udrulningsplaner udarbejdet Nuværende status for brug analyseres. Statistik udarbejdet Alle deltagere har udarbejdet anskaffelses og implementeringsplaner

7 Hver 3. md Regionale opfølgningsbesøg 7. Projektledermøder 8. Support/hotline Hvert halve år Statistikopfølgning hver måned Organisering 8.1 Projektorganisation Der etableres en styregruppe med en repræsentant for Regioner (sygehuse), 1 fra visitationsafdelingerne, en fra PL leverandørforum, en fra MedCom, en fra Danske Regioner (RSI). Styregruppen har overordnet ansvar for at følge projektfremdrift og målopfyldelse. Der etableres en projektgruppe bestående af : Repræsentanter fra alle 5 regioner, fra visitationsafdelingerne, fra privathospitalerne og fra PL-leverandørforum. MedCom er formand for gruppen. Gruppen har ansvaret for gennemførelsen af projektet 8.2 Styregruppe Sammensætningen af styregruppen fastlægges straks ved starten af projektperioden Rolle Navn og titel Enhed Styregruppeformand / projektejer Tove Lehrmann MedCom Seniorbruger (gevinstejere)???????? Danske Regioner Visitationscentrene RSI PL leverandørforum 8.3 Projektgruppe Styrer og monitorerer at projektet gennemføres. Anskaffelse, Implementering og udarbejdelse af informationsmateriale påhviler den enkelte regions projektleder. Projektgruppen udarbejder status til styregruppen og til MedComs styregruppe. Henvisningsgruppen MC100 Titel Navn Organisation Projektleder??? RN??? RM??? RSD??? RSJ 6

8 ??? RH??? PL-forum??? Visitationsenhederne Gitte Henriksen MedCom 8.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Tove Lehrmann 7,5 h/uge Projektleder, opfølgning, projektledermøder, besøg regioner Projektdeltager Ib Johansen 7,5h /uge Teknisk indspil. Opfølgning, projektledermøder, besøg regioner Projektdeltager Gitte Henriksen 10 h /uge Projektassistent, test og opfølgning. Besøg regioner Projektdeltager Michael Due Madsen 2 h / uge Testprotokoller/testeksempler Projektdeltager Studentermedhjælp 10h /uge Pakketabel, studentermedhjælp 9 Tidsplan Regionale projektledere 5 regioner 15 h /uge/region Kendskab til henvisningsområdet, implementering i egen organisation Nr. Fase Statdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Projektforberedelse Projektprioritering og planlægning Organisering og samarbejdsaftaler Teknikanskaffelser og/eller standardisering National udbredelse Afhængigheder Implementering af pakkehenvisninger i lægesystemerne er en forudsætning for fuld udbredelse. Tre lægesystemer mangler endnu udvikling af disse. Forventes at kunne ske inden sommer Røntgensystemer skal endelig tilrettes- forventes at kunne være på plads i Q1/14. Flere regioner kan vælge at udvikle egne løsninger til håndteringen af MedBin, men udbredelse er ikke direkte afhængig heraf. Væsentligste indsatsområde er information og opfølgning Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning Lægesystemer udvikler Forsinket anvendelse Leverandørerne udstilles med mang- MedCom 7

9 ikke pakkehenvisninger Røntgensystemer lever ikke op til aktuel standard af disse kan medføre flere UTH pga. manglende oplysninger Manglende mulighed for videreiusitering af lende formåen Fokus på at få tilrettet røntgensystemerne i Q1/14 MedCom / de 4 regioner henvisninger på henvisningshotellet. DSårlig kvalitet af Manglende fokus på udrulning / implementering i regionerne indholdet Mangelfuld implementering af resterende meddelelser. Stadig flere arbejdsgange at hold ei luften Indgå aftaler med hver part om implementering, herunder også bemanding af opgaven MedCom / regionerne 11 Interessenter Regionerne: Alle henvisninger bliver elektroniske, herunder modtagelse af bilag. Bedre grundlag for korrekt visitation og ingen grund til opretholdelse af både en papirbaseret og en digital arbejdsgang. PLO/FAPS lægerne kun en arbejdsgang. Bookingsvar giver mulighed for opfølgning af henvisningens skæbne. Understøttelse af den praktiserende læges tovholderfunktion. Visitationsafdelinger får simplere arbejdsgang og kun elektronisk håndtering af henvisningerne. RSI-SUM, Mulighed for bedre opfølgning af behandling og effektivitet. Patienterne vil sikres en hurtigere adgang til behandling uden forsinkelser med postgang og vigtige data skal ikke genindtastes. Mulighed for patienterne til at følge/trace hvor de er i systemet. Der er ikke udarbejdet særskilt interessentanalyse. Det er eksisterende arbejdsgange der rulles ud til alle. 12 Kommunikation 12.1 Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: Projektets indhold: Resultater og gevinster: Massiv udrulning og 100 % anvendelse af elektronisk kommunikation, forenkler arbejdsgangene og reduceres dobbeltregistreringer. Nedsætter fejlraten, UTH-er og sparer penge. Når alle henvisninger er elektroniske kan de nemt følges af patienterne og henvisningerne kan får automatisk feedback bookingsvar). Udbredes de manglende meddelelser ikke vil det stadig være årsag til forsinkelser og UTH pga. manglende opfølgning. Udbredelse og ibrugtagning af allerede indkøbte moduler til håndtering af henvisningsforløbet. Resultatet er : Hurtigere henvisninger, hurtigere indlæggelser. Manglende booking 8

10 It-løsningen: opdages. Der vil spares mange penge ved kun at opretholde én arbejdsgang. Ingen fremfinding af bilag de er lige ved hånden når de sendes elektronisk. Når alle henvisninger er elektroniske kan patienterne følge status på henvisningshotellet = Mere tilfredse patienter. Lægerne overser ikke glemte henvisninger der skal komme bookingsvar på det de har sendt. Der skal en massiv indsats til for at få alle lært op i brugen. Ikke forskellig fra andre IT projekter. Der er ikke nyt i disse da det er allerede kendte arbejdsgange Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Formidling af budskaber Interessent Budskab Medie Effekt Dato Ejer PLO-læger Sygehuspersonale Nu kan bilag vedlægges. Vi vil ikke have papir længere. Se bookingsvar Brug pakkehenvisninger Nu kun en arbejdsgang. Alle bilag med. Ingen indskanninger af papirdokumenter. Lægen ved at patienten er booket. Ingen opfølgning via telefonopkald fra lægepraksis. 13 Tolerancer Direkte mail, Gennem PLOs interne nyhedsorg. Lægedage. Regionale lægeråd. Direkte kontakt fra regionen. Folder. Tweetter Hurtigere implementering Større tilfredshed. Større tilfredshed. Sparede arbejdsgange. Nemt at finde bilagene og derefter, med 6 mdr mellemrum.] MedCom, Regionale projektledere. Regionale projektledere Toleranceområde Projektudgifter: Interne ressourcer: Tid: Afvigelser og ændringer godkendes af: Råderum for projektleder Udgifter ud over budgettet = rapporteres til styregruppen. Ingen tolerance I forhold til budgettet. Styregruppen 14 Rapporteringskrav Rapport/produkt Modtager Formål Frekvens Månedlige statistikker Projektfremdrift/monitorering Alle regioner/kommuner mv. RSI. MedComs hjemmeside Alle interessenter Projektopfølgning Skabe positivitet, ros Øjenåbner Incitament Følge fremdrift Hver måned Hvert kvartal 15 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 9

11 Ib Johansen Budget opdateret Lars Hulbæk Opdatering Tove Lehrmann 10

12 16 Bilag MedComs Pejlemærkestatistik: 11

13 12