Formanden bød velkommen og så frem til et nyt år med spændende udfordringer.

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde i Diabetesforeningen Tid: Torsdag den 16. marts 2017, kl Sted: Diabetesforeningen, Toldbodgade 33, København Tilstede: Truels Schultz, Jørgen Andersen, Torben Wied, Henning Nielsen, Mette D. Jensen, Thomas Skjellerup, John Arne Sørensen, Anja Dahl Østergren og Thomas Elgaard Larsen. Hovedkontoret: Henrik Nedergaard, Ane Eggert Jackson og Gitte Thomsen Lippert (referent). Peer Steensbro og Søren Biune under pkt. 6. Charlotte Rulffs Klausen deltog under pkt Henrik Fagerholt pkt. 14. Formanden bød velkommen og så frem til et nyt år med spændende udfordringer. Herefter var der en gensidig præsentationsrunde af faglig direktør Kristian Johnsen og Hovedbestyrelsens medlemmer. Der ses frem til et godt samarbejde. 1. Godkendelse af dagsorden Med afsæt i hovedbestyrelsens årsplan er der udarbejdet dagsorden, der har været til forbehandling i Formandskabet den 2. marts Hovedbestyrelsen godkendte dagsordenen uden bemærkninger. 2. Opfølgning på Hovedbestyrelsesmøde Referat af hovedbestyrelsesmøde den 24. november 2016 blev godkendt med få bemærkninger. 3. Opfølgning på Formandskabsmøde Formandskabet havde ekstraordinært møde den 7. december med følgende emner på dagsordenen: IDF og national handleplan for diabetes. Der blev ikke skrevet referat fra dette møde. Referat fra ordinært møde i Formandskabet den 2. marts 2017 blev udsendt den 14. marts Opsamling på forårets regionsmøder I foråret 2017 er der afholdt regionsmøder i fem regioner. Møderne er tilrettelagt i et samarbejde mellem regionsudvalgene og hovedkontoret og har til formål at samle frivillige på tværs af regionerne til erfaringsudveksling og kompetenceudvikling. Ledelsessekretariatet 10. april - 1

2 Møderne skaber rammer for, at foreningens frivillige føler sig godt informeret, medinddraget og oplever medindflydelse på baggrund af dialog og drøftelser. Det gøres ved, dels at sikre dialog, koordination og information mellem parterne inden for emnerne; politik, kampagner, medlemshvervning og indsamling, dels at opnå vidensdeling og medejerskab samt afholde kurser i det omfang, det er aktuelt. Repræsentanter fra hovedbestyrelsen, regionsudvalgene og hovedkontoret stod for oplæg og for at arrangere erfaringsudveksling og eksterne oplæg. I ulige år - er der valg til regionsudvalgenes bestyrelser. Resultater fra regionsmøderne Alle regionsmøder er gennemført, og de var præget af god proces omkring valgene, positiv stemning, livlig dialog og meget få kritiske kommentarer. Evalueringerne afspejler, at der overordnet set er ramt plet i forhold til deltagernes oplevelse af relevans, varighed og kvalitet. I forberedelserne op til regionsmøderne har der været fokus på at rekruttere nye medlemmer til bestyrelserne. Rekruttering af nye sker for dels at sikre, at disse har de rette kompetencer til at repræsentere foreningen i regionerne og dels for at understøtte et generationsskifte. Flere frivillige har været med siden udvalgene blev oprettet. Regionsudvalgene har søgt efter kandidater primært blandt de øvrige frivillige og på baggrund af stillingsopslag. Næsten alle kandidater har i år benyttet sig af muligheden for at lægge deres kandidatur op på frivilligportalen måneder forud for mødernes afvikling. Der har været mellem 1-5 nye kandidater pr. region. Fordelen, ved at regionsudvalgene selv har rekrutteret, er, at de kommende bestyrelsesmedlemmer har erfaring med den frivillige indsats lokalt. Ulempen er, at et generationsskifte kun sker meget langsomt, eftersom de frivillige, der opfordres til at stille op, ligner de, der allerede er i regionsudvalget. Det lykkedes kun i mindre grad at tiltrække unge. De rekrutterede er kendetegnet ved at være engagerede og kompetente. Mindst en region (Midt), vurderes af hovedkontorets frivilligenhed, er gået markant styrket ud af valget med flere medlemmer med de rette kompetencer. Regionsudvalgene har modtaget støtte til oplæg og materialer til rekruttering forud for møderne for på den måde at sikre gode velforberedte møder i alle regioner. Under møderne blev der alle steder anvendt drejebog for valghandlingen, som er udviklet efter sidste valg i Tidslinje: Regionsudvalgene vil i den kommende tid især have fokus på; at koordinere informationsmøder for medlemmer f.eks. i forbindelse med tilblivelsen af de nye Stenocentre i regionerne i tæt samarbejde med hovedkontoret at engagere lokale VIPs i foreningens landsindsamling og VDD samt politikere i foreningens mærkesager (særligt patientuddannelse og hjælpemidler) op til kommunal- og regionsvalg den 21. november Hovedkontoret udbyder kursus heri i august 2017 at afvikle efterårets regionsmøder med opmærksomhed på foreningsudvikling at være opmærksom på valg til regioner og kommuner Økonomi/finansiering: Der er afsat budget til at dække afledte udgifter i forbindelse de ovenstående handlinger og aktiviteter. Drøftelse og forslag til ændringer: Hovedbestyrelsen ønskede på baggrund af evalueringen følgende: Fremadrettet en sammenskrivning af evalueringen til en mere eller mindre one-pager med de grafiske illustrationer som supplerende bilag. Deltagerantallet oplyses Stillingsopslaget, der anvendes til rekruttering af nye medlemmer til regionsudvalgene, gives et eftersyn til de kommende valgrunder, hvor særligt opmærksomheden på generationsskifte holdes for øje. Denne opgave tages med i den samlede foreningsudvikling Der bør afsættes relevant tid til dialog på regionsmøderne Ledelsessekretariatet 10. april - 2

3 HB-præsentationen skal løbende ajourføres Region Syd problematiserede, at skrabelodssalget lappede indover Landsindsamlingen, da det skabte forvirring. Hovedkontoret er ved at se nærmere på sagen På baggrund af drøftelserne tog Hovedbestyrelsen evalueringen til efterretning. Hovedkontoret tager de konstruktive ændringsforslag med i det videre arbejde. ØKONOMI 5. Økonomi status Status ved adm. direktør Henrik Nedergaard. Årsresultat 2016: Vi har i perioden 1-3. marts 2017 haft besøg af PwC, der i denne periode gennemførte deres revision af vores årsregnskab. Når dette arbejde er tilendebragt, vil vi konkret være i stand til at kommunikere resultatet for 2016 til Formandskab og HB. Vi kan allerede nu orientere om et forventet overordnet realiseret driftsresultat bedre end budget 2016 med ca. 1 mio. kr. På trods af relativ stor reduktion i arvemidler forventes altså et tilfredsstillende resultat Koncernregnskabet forventes ligeledes at komme bedre ud end budget. Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. 6. Ændring af kontingentsatser beslutning BESLUTNINGSPUNKTER FORENINGSPOLITIK 7. Strategi beslutning 8. Status fra HB-arbejdsgruppen Kompetence beslutning Ledelsessekretariatet 10. april - 3

4 10A - Repræsentantskabsmøde 2017 National Ungestyregruppe (NUS) - beslutning Diabetesforeningen vedtog som et pilotprojekt at nedsætte en National Ungestyregruppe, der skulle arbejde frem til Repræsentantskabet Forud for Repræsentantskabet skulle NUS s arbejde evalueres. NUS har selv udviklet vedhæftede oversigt over aktiviteter og ideer. Dertil kan fremhæves, at der har været god modtagelse af en national overbygning på ungearbejdet, samt at nationale styregrupper til egentlige aktiviteter er udbytterige. Tidslinje: HB har allerede besluttet, at der ikke i 2017 skal foreslås vedtægtsændringer ift. ungearbejdet, og at projektet foreningsudvikling, skal se på hele organisationens set-up, arbejdsmetoder, kultur osv., inklusiv ungearbejdet. Økonomi/finansiering: P.t. er der ikke afsat særlige midler til NUS, der derfor afholder mødeudgifter via frivilligsektionens budget. Hovedbestyrelsen godkendte følgende: En forlængelse af NUS pilotperiode indtil næste Repræsentantskab i Der afsættes en beløbsramme for NUS virke i budget 2018/2019 Hovedkontoret udarbejder oplæg til en toårig rammeplan for NUS virke implicit i årsbudgetterne til hovedbestyrelsens godkendelse De nuværende NUS medlemmer opfordres til at fortsætte, derudover indkaldes 1-2 nye medlemmer NUS opfordres til at fokusere deres fremtidige arbejde på konkrete aktiviteter, herunder bakke op om lokalforeningernes arbejde, mentorprojektet, Roskilde projektet, internationalt arbejde mv. NUS modtager relevant støtte til deres videre arbejde fra hovedkontoret NUS strategiske udvikling bliver en del af foreningsudviklingen. NUS kan eventuelt give et oplæg på et kommende HB-seminar. 10B - Repræsentantskabsmøde 2017 Proces før eksklusion - beslutning 10C - Repræsentantskabsmøde 2017 Suppleanter vedtægtsændring? - beslutning 10D - Repræsentantskabsmøde 2017 Æresmedlemmer og gæster - beslutning Ledelsessekretariatet 10. april - 4

5 11. Nordic Forum 2017 beslutning Siden 1954 har de nordiske diabetesforeninger mødtes til et sommermøde med fokus på erfaringsudveksling, inspiration til nationalt arbejde samt drøftelse og evt. koordinering af internationale foreningspolitiske spørgsmål. De nordiske diabetesforeninger afholder Nordic Forum på skift. Den norske diabetesforening er værter i Hovedbestyrelsen stadfæstede (ultimo 2016), at de ikke ønsker én person i HB som ansvarlig for det ingernationale arbejde, og de stadfæstede tillige, at principperne vedtaget i HB Int. Rapporten følges. Dvs. at der forud for hvert Nordisk møde skal udpeges tre repræsentanter fra HB. Der er valg til HB den 20. maj, hvorfor man først derefter kender den endelige sammensætning af bestyrelsen. Ovennævnte rapport angiver, at ungerepræsentationen til Nordic Forum er de to unge, der deltager i International Diabetes Federations uddannelsesprogram Young Leaders in Diabetes (YLD). P.t. er alene Sophie Hindkjær i uddannelsesprogrammet, da der endnu ikke har været udpegning af endnu en YLD er. DBF s Nationale Unge Styregruppe er tillige meget interesseret i det internationale arbejde. De norske værter opfordrer til, at så mange unge som muligt deltager i årets møde. Hovedkontorets deltagelse afgøres af den adm. direktør og vurderes med afsæt i temaet for Nordic Forum. Dvs. hvis der er særligt fokus på marketing i årets program, kan en person fra marketing deltage. Derudover deltager den/de ansvarlige for det internationale arbejde. Tidslinje: Mødet afholdes juni 2017 i Tromsø Norge. Deadline for antal deltagere = hurtigst muligt. Økonomi/finansiering: Alle udgifter deles mellem de nordiske foreninger, og er for Diabetesforeningen budgetlagt i Hovedbestyrelsen bakkede op om følgende: Antal frivillige deltagere til Nordic Forum 2017 (HB og unge) er i alt maks. fem. Der ses på programindholdet ift. relevans og antal deltagere Hovedbestyrelsen udpeger de tre deltagere via en skriftlig proces umiddelbart efter Repræsentantskabet i maj. Hovedbestyrelsen bakkede op om princippet om ungerepræsentation. Vi afventer første kvartal af 2017, før det afgøres, hvem den anden unge deltager skal være ØVRIGE PUNKTER 12. IDF - status Ledelsessekretariatet 10. april - 5

6 13. National Handleplan for Diabetes (NHP II) - status Dette er en kort status til hovedbestyrelsen om Diabetesforeningens arbejde med at øve indflydelse på den kommende ny nationale handleplan for diabetes. Diabetesforeningen har jævnlige møder med Sundhedsministeriet på flere niveauer, herunder den nye minister Ellen Trane Nørby, departementschef Per Okkels, kontorchef(er) med henblik på at påvirke indholdet i planen, så fremtiden vil sikre flere med diabetes får et bedre liv og flere med uopdaget diabetes opspores tidligere. Diabetesforeningen betragtes som en primær partner i arbejdet med planen. Baggrund I november 2016 blev satspuljepartierne enige om at afsætte 65 mio. kr. til en diabetes handleplan i perioden Handleplanen udarbejdes i en inddragende proces med relevante aktører og forventes færdiggjort og forhandlet med satspuljepartierne i 2. halvdel Herefter skal der forelægges aktstykke for Finansudvalget med henblik på at få hjemmel til at udmønte 2017-midlerne. Ramme for handleplanen (Uddrag fra satspuljeteksten: National diabeteshandlingsplan). Der er enighed om blandt satspuljepartierne, at den nationale diabeteshandlingsplan skal fokusere på følgende tre indsatsområder: 1) En styrket indsats på forebyggelse samt tidlig opsporing. 2) En styrket indsats for støtte, uddannelse og omsorg til diabetespatienter med udgangspunkt i den enkeltes behov. 3) En indsats for at løfte og udbrede eksisterende indsatser, retningslinjer og tilbud for at sikre høj kvalitet i hele landet. Det foreslås ikke, at indsatsen rettes mod regulering af borgernes adfærd, men at borgere med behov herfor tilbydes de rette redskaber og støttemuligheder med fokus på den enkelte. Udmøntning af midlerne: Mio. kr Diabetesforeningens input til NHP2 Diabetesforeningen har ved skriftlige henvendelser og til møder med SUM peget på følgende mål: 1) Flere med uopdaget diabetes skal opspores tidligere 2) Ulighed i diabetes skal mindskes 3) Færre diabetikere udvikler komplikationer 4) Færre udvikler type 2-diabetes i fremtiden } Baggrund: Diabetes Impact Study Midler hertil er beskrevet i politikpapir anno 2015: Tidlig opsporing; styrkelse af almen praksis; diabeteshuse; målrettet patientuddannelse. Ligeledes har Diabetesforeningen opfordret til, at handleplanen skal have fokus på både type 1, 1½ og 2 diabetes. Handleplanen skal være banebrydende og et opgør med kassetænkning og besværlige sektorovergange. Den skal bane vejen for mere sammenhængende patientforløb, mere lighed i sundhed og for samme høje kvalitet i behandling og rehabilitering i hele landet for alle mennesker med diabetes. Udover SUM er Diabetesforeningen i dialog med andre relevante parter, som også er med til at påvirke planen og forventes efterfølgende at skulle implementere planen (KL, DR, regionerne, PLO m.fl.). Ledelsessekretariatet 10. april - 6

7 Følgende input til handleplanen har DBF bidraget med og/eller er på vej med yderligere om for at påvirke til ovenstående: Analyse: Cost-effectiveness ved tidlig opsporing (ApHEre) Kampagneoplæg ift. forebyggelse og tidlig opsporing (evt. sammen med Trygfonden og kommunikationsbureau) Oplæg til styrket patientuddannelse (herunder også dialog og samarbejde med KL) Oplæg til styrkelse af almen praksis (herunder dialog og samarbejde med PLO) Oplæg til styrket tidlig opsporing (herunder dialog og samarbejde med PLO, KL og de permanente råd) Videnscenter (IDKC) Erfaringer fra Center for diabetes, København Oplæg til ministerbesøg Konference om NHP i DBF lokaler i 2017 og folkemøde-debatter om samme. Drøftelse: Henrik Nedergaard og Ane Eggert supplerede mundtligt med seneste status. Der arbejdes hurtigt og intenst lige nu med delleverancerne til Sundhedsministeriet. Udkast til plan forventes at skulle ligge klar til Ministeren med udgangen af juni måned, så hun kan starte drøftelser med satspuljepartierne efter sommerferien. Diabetesforeningens politiske arbejde med at påvirke planen tager udgangspunkt i Impact Study og ovenstående indsatsområder, jf. foreningens politiske strategi, og det er essensen af vores drøftelser med ministeriet. Vi forsøger at præge handleplanen således, at planen bygger på nogle principper, der kan binde sektorgrænserne bedre sammen. Vi arbejder for, at foreningens politiske mærkesager adresseres i handleplanen. Vi vil samtidig holde øje med ambitionsniveauet i ministeriets arbejde - og gøre ministeriet opmærksomme på, hvis resultatet af ministeriets pressede tidsplan og arbejde ikke bliver godt nok. De afsatte satspuljemidler betegnes som udviklingspenge. De er vigtige for at få sat en udvikling i gang og få talt diabetessagen op i styrelse og ministerie. Handleplanen kan være med til at udstikke vigtige udviklingsspor, som kan forfølges yderligere i forbindelse med kommende finanslovsforhandlinger, overenskomstforhandlinger mv. Fremadrettet arbejdes der på forskellige fix-punkter; en kulturudvikling på diabetesområdet og af sundhedsvæsenet med patienten i centrum, særlige ønsker om et videncenter og en landsdækkende national kampagne. Som beskrevet arbejder Hovedkontoret på et fælles politisk udspil i samarbejde med PLO for at styrke den almene praksis. PLO er nødvendige at få med ind i samarbejdet hermed kan vi medvirke til et bedre samarbejde mellem PLO og regionerne og en nødvendig styrkelse af almen praksis. Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. 14. Hovedbestyrelsens kulturmåling orientering Hovedbestyrelsen godkendte i 2015, at bestyrelsens arbejde skal evalueres hvert år. Hvert fjerde år ønsker bestyrelsen at gennemføre en større 360 gr. måling med støtte fra Intenz, hvor formålet at skabe en fælles forståelse for de udfordringer, bestyrelsen står over for, samt at drøfte hvilke prioriterede områder, det er nødvendigt at fastholde, styrke eller forbedre bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsesmålingen gennemføres som nævnt af Intenz via et elektronisk spørgeskema med ca. 110 spørgsmål inden for flg. overordnede kategorier: - Strategi Ledelsessekretariatet 10. april - 7

8 - Økonomi - Værdier - Hovedbestyrelsens virke i forhold til Repræsentantskabet - Hovedbestyrelsens virke i forhold til Diabetesforeningens samlede virke - Hovedbestyrelsens sammensætning, ledelse, indre kvalitet samt beslutningskvalitet Morten Petersen fra Intenz og Henrik Fagerholt, HR chef vil gennemgå resultaterne fra målingen på bestyrelsens sommerseminar i august, hvor det samtidigt er hensigten, at bestyrelsen beslutter, hvilke indsatsområder man ønsker at arbejde videre med de kommende år. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Planlægning af HB-seminar - drøftelse Hovedbestyrelsens sommer-seminar finder sted den august Seminaret afholdes i Toldbodgade og der overnattes ved behov på Hotel Skt. Annæ. Hovedkontoret udarbejder programudkast til næste møde i Hovedbestyrelsen den 19. maj Fremtidig afrapportering form og kadence - orientering Formen på den kommende kvartalsvise afrapportering vil fremadrettet bestå af to elementer: Orienteringssager indenfor områderne politik, foreningspolitik, faglighed, internationalt mv. som afløser for det nuværende kvartalsbrev set i forhold til Diabetesforeningens strategiske mål, politisk indflydelse, kendskab og sympati samt medlemmer Økonomisk afrapportering ud fra flash-princippet Baggrund: Med afsæt i hovedbestyrelsens input til behov for afrapportering på økonomi godkendte bestyrelsen den 3. oktober følgende model for økonomisk afrapportering: 1-3 siders økonomisk afrapportering opdelt i tre områder: Flash: Visuel grafisk visning af områder/emner, der er aktuelle for perioden Regnskab/økonomi: Relevante uddrag/nøgletal fra regnskabet, der vil være de samme fra periode til periode. Her vises samtidig budgettal for indeværende år og sammenligningstal fra regnskabet for året før Kommentarer: Afvigelsesforklaringer på væsentlige budgetafvigelser med fokus på hvorfor og hvad der gøres ved dem, opfølgning på strategiske projekter og ikke mindst adm. direktørens strategiske bemærkninger til afrapporteringen. Herudover afrapporteres der på større projekter, der relaterer sig til Vækstplan III og de projekter, som vi har modtaget større donationer til. Hovedbestyrelsen tog hovedkontorets forslag til fremtidig afrapportering til efterretning. Ledelsessekretariatet 10. april - 8

9 EVENTUELT OG NÆSTE MØDE 17. Eventuelt Ad hoc sager Intet under dette punkt. 18. Næste møde Næste møde afholdes fredag den 19. maj 2017, kl på Odeon Konferencecenter, der ligger ved siden af hotellet. Overnatning efter behov på Radisson Blu, H.C. Andersen Hotel i Odense. Repræsentantskabsmødet afholdes den 20. maj 2017 på Odeon Konferencecenter. Ledelsessekretariatet 10. april - 9