Referat af hovedbestyrelsesmøde i Diabetesforeningen Torsdag den 29. november 2018, kl Sted: Miele A/S, Erhvervsvej 2, 2600 Glostrup

Transkript

1 af hovedbestyrelsesmøde i Diabetesforeningen Torsdag den 29. november 2018, kl Sted: Miele A/S, Erhvervsvej 2, 2600 Glostrup Mødet indledtes med en fremvisning af Diabetesforeningens nye lokaler i Stationsparken 24 i Glostrup. 1. Godkendelse af dagsorden Med afsæt i Hovedbestyrelsens årsplan og nuværende situation var der udarbejdet dagsorden. Hovedbestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Opfølgning på Hovedbestyrelsesmøde af ekstraordinært hovedbestyrelsesmøde den 4. oktober blev udsendt den 10. oktober 2018 og godkendt den 16. oktober med en enkelt kommentar fra John Arne Sørensen. Hovedbestyrelsen tog referatet til efterretning. 3. Opfølgning på Formandskabsmøde Der var afholdt møder i Formandskabet den 1. oktober (forberedelse af ekstraordinært repræsentantskabsmøde) og den 19. november Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Økonomisk ledelsesberetning fra PwC - status Diabetesforeningens statsaut. revisor Mikael Johansen redegjorde for PricewaterhouseCoopers opfattelse af Diabetesforeningens økonomiske udvikling samt ledelsen heraf: Sammenfatning: Diabetesforeningen har et samlet underskud for 2015, 2016 og 2017 på 12 mio. kr. og heri modregnet modtaget arv på 43 mio. kr. Foreningens soliditetsgrad er på 67 % med udgangspunkt i frie reserver på 46 % Foreningen har et stigende medlemstal, der er vækstet med 3,5 % i forhold til Der ses et fald i gennemsnitligt kontingent pr. medlem siden 2012 modsat andre sammenlignelige foreninger Der er pr. august 2018 igangsat en nødvendig turn-around for at bringe balance i fremtidige resultater Der forventes balance ved udgangen af 2020 på driften og de frie midler. 1

2 Dialog om særlige indsatsområder: Der var dialog på baggrund af oplæg fra Mikael Johansen, hvor følgende områder bl.a. blev berørt: Kommercielle risici for Diabetesforeningen (en dårlig sag). Vi har en moralsk forpligtelse til at drive foreningen på bedste vis. Til eksempel skal donationer forvaltes korrekt, og vi skal fremstå troværdige. Revision- og regnskabsmæssige fokusområder; specifikationer i vores årsrapport er høj ift. andre det kan gøres anderledes, uden at vi mister transparensen og dermed måske undgår de mere detailprægede spørgsmål. Isobro har udarbejdet forslag til årsrapport/regnskab med et fornuftigt bud på specifikationsgrad/noter/oplysninger. Regnskabspraksis fortsætter uændret i Hovedkontoret og PwC mødes efter årsregnskab 2018 til en drøftelse af, om regnskabspraksis fremadrettet kan strømlines og forenkles. Der skal her bl.a. ses på en mere forenklet og transparent opgørelse af omkostningsprocent og investeringer. Samspil mellem bestyrelse og revisor Revisionen kan betragtes som offentlighedens tillidsrepræsentant. Det er vigtigt, at der en ensrettethed og transparens i dialogen mellem HB, direktør og direktion i forbindelse med rådgivningen. Hovedbestyrelsen vil fremadrettet have dialog med Mikael Johansen omkring årsrapport og revisionsprotokol Møder mellem Hovedbestyrelsen og revisionen indgår fremadrettet i årshjul mellem foreningen og revisionen Hovedbestyrelsen kan overveje at etablere et revisionsudvalg til mere tekniske drøftelser omkring økonomien. Dette kunne til eksempel være Formandskabet Hovedbestyrelsen ønskede på baggrund af drøftelserne, at revisionen har fokus på anvendelse af arv og indtægter pr. medlem. Mikael Johansen deltager på HB-mødet i marts 2019 med en fremlæggelse af årsregnskab Hovedbestyrelsen vil på et kommende møde træffe beslutning om etablering af et revisionsudvalg. 5. Økonomi og spareplan - status Status på økonomien med det seneste månedsresultat samt spareplanen v/ Peer Steensbro. Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. 6. Model for udmøntning og administration af bundne arvemidler drøftelse/beslutning På HB-mødet den 24. september blev det aftalt, at der skal udarbejdes et forslag til udmøntning og administration af bundne arvemidler og donationer. I forbindelse med en stor arvesag har foreningen i 2017 fået udarbejdet en advokatfortolkning på termerne forskning og forskningsstøtte. På baggrund af advokaternes vurdering har hovedkontoret lavet følgende oplæg til udmøntning og administration af de bundne arvemidler og donationer. Forslag til principper for administration af arvemidler: Anvendelse af bundne midler skal til enhver tid ske loyalt overfor de rammer og forventninger, som er fastsat af donor samt i henhold til foreningens vedtægter og HB beslutninger. 2

3 Administrationen og anvendelsen af bundne arvemidler skal ske på en måde, så der er fuld transparens overfor Hovedbestyrelsen og omverdenen, f.eks. i form af et projektregnskab og timeregistrering. Bundne arvemidler og donationer placeres på selvstændig konto i balancen, og indtægtsføres først i det øjeblik, at der er truffet specifik beslutning om brug af midlerne, jf. ovenstående. Det skal til enhver tid sikres, at der minimum står midler til et års forbrug på kontoen for bundne arvemidler og donationer, f.eks. 10 mio. kr. Hovedkontoret skal tilstræbe, at anvendelsen af bundne midler til konkrete projekter og aktiviteter synliggøres aktivt for omverdenen med historier og billeder i egne og andres medier, samt f.eks. årsrapport og på sociale medier, så det kan bidrage til at styrke foreningens troværdighed og image. Forslag til udmøntning af arvemidler til forskning og forskningsstøtte: Foreningen har for nuværende bundne arvemidler og donationer i størrelsesordenen 30 mio. kr., og baseret på de seneste 5 år kommer der årligt gennemsnitlig 3 mio. kr. nye bundne arvemidler og donationer til. En opgørelse udarbejdet i efteråret 2017 viser, at der inkl. midler til forskningslegat og ressourcer anvendes driftsmidler i størrelsesordenen 1,5 mio. kr. til aktiviteter inden for rammen af advokaternes fortolkning. På budgetseminaret den august besluttede Hovedbestyrelsen som led i spareplanen, at dette beløb kunne finansieres via de bundne arvemidler. Med nærværende forslag lægger hovedkontoret op til, at foreningen styrker og aktivt synliggør en styrket satsning på forskning, dels for at fremme udvikling af ny, relevant diabetesviden, dels for at underbygge et positivt image for foreningen. På den baggrund lægges op til, at bundne arvemidler og donationer kan anvendes til finansiering af følgende aktiviteter: - forskning i form af støtte til konkrete forskningsprojekter, uddeling af legater mv. - aktiviteter til fremme af forskning, herunder møder, workshops, legatuddeling mv. - udvikling af ny viden i form af analyser i samarbejde med forskningsinstitutioner - konsulentbistand til fremme og støtte af forskningsprojekter og ansøgninger om forskningsmidler - interne årsværk til fremme af forskning, forskningssamarbejder, fundraising til forskning, analyser mv. - Indsamling af forskningsbaseret viden, herunder samarbejde med de permanente råd og forskere i øvrigt. Hovedbestyrelsen drøftede oplæg til principper og forslag til udmøntning af bundne midler i Kommentarer: HB ser gerne mere synlighed på vores uddelinger og opfølgning på, hvordan det er gået projekterne Vigtigt, at vi synliggør og signalerer, at vi har modtaget en given donation, og hvordan beløbet er anvendt. Vigtigt med markedsføringen af, hvordan midlerne kommer ud at virke Kan vi arbejde henimod at bruge flere bundne midler vil det formentlig give god viden ude omkring og lysten til at donere til os. Dermed bliver vi måske ikke så arveafhængige Udbredt ønske om, at bundne midler kommer ud at arbejde indenfor de givne kriterier, der følger med donationen Vigtigt at vi har 100 % gennemsigtighed og synliggørelse i vores årsrapport Vi skal være opmærksomme på tidsperspektivet for anvendelsen af donationen ikke mindst i forhold til donors efterladte en moralsk forpligtelse. Hovedbestyrelsen godkendte: principper for administration af bundne arvemidler og donationer forslag til udmøntning af bundne arvemidler og donationer i 2019 at der fremadrettet årligt fremlægges en status på forbrug samt forslag til ramme for næste års budget for brug af bundne arvemidler og donationer. 3

4 7. Budget 2019 beslutning Budget for 2019 var udarbejdet efter de aftalte mål om besparelser som besluttet på HB-seminaret i august. Hovedbestyrelsen roste ledelsen for det gode arbejde og godkendte budget Forslag til bæredygtig ressourcemodel beslutning Frivillighed er et bærende og betydningsfuldt element i foreningens indsats og virke, hvorfor foreningen bruger forholdsvis mange ressourcer på at støtte det frivillige engagement på tværs af foreningen og rundt om i landet. Ressourcetrækket består af årsværk til ansatte i hovedkontoret, budgetterede drifts- og puljemidler samt rådighedsbeløbet, der er delt mellem lokalforeninger, grupper og udvalg. Rammer og forventninger til frivillighed: Foreningen arbejder løbende på udvikling af frivillighed ud fra en ambition at skabe flest og bedst mulige resultater for medlemmerne og sagen. I dag er afsættet for frivillighed i Diabetesforeningen, at frivillighedsbaserede aktiviteter skal medvirke til at opnå foreningens mission, vision og strategiske målsætninger inden for foreningens tre indsatsområder: At forebygge diabetes f.eks. gennem aktiviteter inden for kost, motion, tidlig opsporing mv. At leve godt med diabetes f.eks. gennem motivationsgrupper, mentorordninger, foredrag mv. At helbrede/forske i diabetes f.eks. gennem brugerinddragelse i udvikling og forskning mv. Derudover forventes frivillighed at understøtte foreningens strategiske målsætninger: Politisk indflydelse gennem lokal, regional og national brugerinddragelse Antal medlemmer gennem lokal og regional synlighed overfor borgere, fagfolk og medier Kendskab og sympati gennem lokale og regionale aktiviteter og samarbejde med kommuner, regioner og andre organisationer Fra Operates analyse udarbejdet i forbindelse med Foreningsudvikling, så ved vi, at frivillighed og civilsamfundets engagement og inddragelse efterspørges af foreningens centrale interessenter, f.eks. kommuner og andre foreninger. Samme undersøgelse viser, at frivillighed fylder meget lidt i bevidstheden hos medlemmerne, og at det kun en lille andel af medlemmerne, der er frivillige. Der er således potentiale i at udvikle frivillighedsindsatsen. Dette har været afsættet for Foreningsudviklingen, hvor Hovedbestyrelsen på mødet den 24. september besluttede en række principper for den videre indsats med foreningsudviklingen. Signalet fra Hovedbestyrelse var i den forbindelse klart. Foreningen skal fortsat investere i frivillighed og afsætte ressourcer hertil lokalt, regionalt og centralt. Samtidig - foreningens økonomiske situation taget i betragtning - så er behovet for at vende hver en krone blevet mere aktuelt end nogensinde, herunder også på hvordan vi får det meste og bedste ud af de ressourcer, der p.t. er afsat til frivillighed. På den baggrund besluttede Hovedbestyrelsen den 24. september også, at der skulle udarbejdes et overblik samt et oplæg til en bæredygtig ressourcemodel. På baggrund af Hovedbestyrelsens drøftelser arbejder hovedkontoret videre med henblik på udarbejdelse af konkrete forslag og ny drøftelse på HB-mødet og evt. ved HB/RU-mødet i foråret. 4

5 Hovedbestyrelsen tog overblik og ressourcer og midler til efterretning. Hovedbestyrelsen vil på januar mødet blive mere konkrete på proces og model for bæredygtig ressourcemodel på oplæg fra hovedkontoret. 9. Procesplan foreningsudvikling herunder foreløbig status på regionsmøder status På HB-møde den 24. september drøftede Hovedbestyrelsen oplæg til den videre proces for foreningsudvikling, herunder forslag til principper, produkter og videre proces. Hovedbestyrelsen var på mødet enige om, at der er behov for at færdiggøre foreningsudvikling. Den oprindelige udfordring er stadig aktuel. Diabeteslandskabet er under forandring og vil med nye stærke aktører, forbedret teknologi og nye politiske strømninger ændre vilkårene for foreningen. Tilsvarende er de måder, de frivillige engageres under forandring, hvilket også udfordrer den måde, som foreningen driver, koordinerer og organiserer frivillighedsindsatsen. Samtidig er vi over kort tid kommet i en økonomisk situation, som har krævet øjeblikkelig handling. Der handles nu på foreningens økonomisk trængte situation. Livremmen skal spændes ind på en række områder, så vi selv kan vælge, hvad der skal ske i fremtiden. Dette influerer også på foreningsudviklingen og forstærker behovet for regionalt og nationalt samarbejde, styrket synergi og koordinering, også inden for frivillighed. I forhold til forslaget til den videre proces for foreningsudvikling og set i lyset af den økonomiske situation pegede HB på vigtigheden af, at ressourcer og timing for foreningsudvikling afstemmes. Herunder at der også tages højde for den kommende ny sundhedsreform. Overordnet set roste Hovedbestyrelsen indspillet og godkendte forslaget til principper for den videre foreningsudviklings-proces samt forslag til produkter af processen. Principperne for frivilligheden gøres kendt på efterårets regionsmøder. I forhold til processen har hovedkontoret som aftalt udarbejdet et forslag til en justeret procesplan, hvor foreningsudviklingsprocessen tilpasses i forhold til ressourcesituationen, herunder med udsættelse af HB/RU fællesmødet den 3. november til foråret I den justerede procesplan lægges op til en proces frem mod sommeren 2019, hvor målet er vedtagelse af en justeret frivillighedspolitik og en national 2-årig aktivitetsplan for frivillighed på repræsentantskabsmødet i maj Begge dele udarbejdes i tæt dialog med de frivillige via efteråret og forårets regionsmøder, herunder med forslag om afholdelse af et HB-RU-møde i marts samt de planlagte hovedbestyrelsesmøder. Parallelt drøfter Hovedbestyrelsen færdiggørelse af en bæredygtig ressourcemodel, jf. punkt 9, som skal understøtte en projekt- og aktivitetsorienteret frivillighed, herunder skabe grundlag for en styrket rekruttering og generationsskifte i foreningen. HB godkendte procesplanen hovedkontoret ser på, om datoerne skal justeres. Regionsmøderne ses gerne udsat til marts måned pga. lokalforeningernes generalforsamlinger i februar. Det var et ønske, at der også ses på de allerede besluttede vedtægtsjusteringer fra Hovedbestyrelsens møde i april 2018, således disse gøres klar til repræsentantskabsmødet i

6 10. Valg til Hovedbestyrelsen 2019 drøftelse Internt punkt. 11. Eventuelt Orienteringssager ad hoc: Truels Schultz og Peer Steensbro orienterede kort fra Diabetesforeningens events i november: VDD arrangement med protektor H.K.H. Prins Joachim i Region Sjælland Rundtur med H.K.H. Prins Joachim for at besøge sygehusene i Holbæk og Nykøbing Falster for at høre om behandlingen af diabetes i Region Sjælland og mødes med børn og voksne patienter. Et meget vellykket arrangement, hvor Prinsen deltog interesseret og vidende i besøgene. Rock the Cure 14. november 2018 Diabetesforeningen var for første gang vært ved Rock The Cure i Moltkes Palæ. Da JDRF lukker deres aktiviteter ned i Danmark, var der indgået aftale om, at Diabetesforeningen i år var arrangør i samarbejde med Michael Manniche. Det var et rigtig godt arrangement, hvor en række rockmusikere spillede ganske gratis for sagen, og diverse kendisser fra sportens og kulturens verden deltog og kastede glans over arrangementet. Forskningslegatuddelingen 15. november 2018 Vores årlige Forskningslegatuddeling, der blev afviklet med nyt koncept og lavere budget. En festlig aften, hvor deltagerne hyggede sig, og der var stor opbakning til at støtte unge diabetesforskere. 12. Mødekalender og årshjul Hovedkontoret har udarbejdet forslag til mødekalender for 1. halvår 2019 samt årshjul. Hovedbestyrelsen tog årshjulet til efterretning og giver senest den 14. december besked til Gitte Lippert, hvis der er justeringer til mødekalenderen. 6