Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 26. marts 2015 kl , Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Morten Boje, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Gæst Ricci Carlsson, CfL. Afbud: Jimmi Fjord, Thomas Forchhammer, Daniel Majgren. Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Lars Emanuel Møderne vil fremover blive afbrudt af spisning kl , hvorefter mødet genoptages. Formalia 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 20. februar er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 16. marts er vedlagt til orientering. (eftersendes) Referatet fra bestyrelsesmødet blev godkendt med følgende bemærkninger: Det skal fremgå mere klart af referatet vedr. punkt 5, at CSR nedtones, og det socialøkonomiske element bliver mere skarpt. Til dette kunne direktionen informere om, at notatet på området vil blive justeret i overensstemmelse hermed. Referatet fra FU-mødet eftersendes, når det er klar. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i protokollen siden sidste møde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Temadrøftelser / -sager 3. Compliance oplæg inkl. tids- projektplan for de enkelte elementer På seneste møde blev det aftalt, at administrationen til dette møde skulle udarbejde oplæg til det videre arbejde med compliance inkl. en tids- og projektplan. Det har vist sig at være omfattende, og det har ikke været muligt at have et oplæg klar. Der vil på mødet blive givet en kort status for det videre arbejde. Bent Frederiksen gennemgik oplæg til implementering af compliance i 3B, herunder den videre proces i forhold til arbejdet med at definere principper, politikker, retningslinjer og konkrete planer. Principperne vil primært centrere sig om forventningsafstemning, orienteringspligt i forhold til afvigelser samt bekræft eller forklar, hvilket handler om, at der via faste terminer bliver orienteret til bestyrelsen om nærmere definerede 1

2 emner. Compliance vil blive implementeret med fokus på også at ændre kulturen, og alle medarbejdere vil på denne måde naturligt blive omfattet. Compliance vil, når det er fuldt indført, omfatte både projektrelaterede opgaver samt de daglige driftsorienterede opgaver. Direktionen foreslår, at processen startes op i Bygge-afdelingen, inkl. byggeøkonomi.. Baggrunden herfor er, at det er her de største risici er og at det i forvejen er aftalt, at der skal ske en gennemgang af alle processer i afdelingen. Det præsenterede oplæg er vedlagt referatet. Heraf fremgår tidsplan for indførelse af compliance i 3B. Bestyrelsen godkendte oplægget, herunder tidsplanen. 4. Evaluering Fælleskonference marts 2015 Administrationen indstiller, at bestyrelsen foretager en kort evaluering af konferencen på Rungstedgård, den 13. og 15. marts % har svaret på evalueringen og resten har frist for svar til 7. april. 98 % er overordnet tilfredse. Bilag vedlagt. Bestyrelsen kunne bakke op om denne tilkendegivelse samt de i notatet angivne kommentarer herunder at paneldebatten er et godt indslag, men at der fremadrettet bliver gjort mere ud af deltagerinddragelse. Der vil blive samlet op på næste DK-Udvalgsmøde i april, som vil 2

3 resultere i et notat, der kan bruges til det videre arbejde. 5. Evaluering af områdemøderne Der er gennemført fem områdemøder i februar og marts. Det indstilles, at bestyrelsen foretager en evaluering af møderne. Bilag vedlagt. Positive tilbagemeldinger, der viser, at møderne har deres berettigelse. Fremadrettet vil både kontaktpersonerne samt afdelingsbestyrelserne i højere grad blive involveret i forhold til planlægningen af møderne. Planen er at skabe et politisk forum i forhold til disse områder prøve ting af politisk samt lokalt. Områdemøderne foreslås at fungere dynamisk rent tidsmæssigt, hvilket bestyrelsen bakkede op om. Områderne kunne overvejes med mellemrum at blive brudt op og sammensat på nye måder for til stadighed at bibringe dynamik til møderne. Væsentlige sager 6. Repræsentantskabsmøde 28. maj Bestyrelsen drøftede kort på seneste møde bestyrelsens størrelse. Efterfølgende har det været vendt på det interne møde ultimo februar og på FU mødet den 16. marts. På baggrund heraf indstiller FU, at ændringen ikke gennemføres nu, men at der skal være god tid til proces, for at det kan realiseres. Derfor vil der ikke fra bestyrelsens side være behov for vedtægtsændringer. Bestyrelsens medlemmer, der er på valg, har alle meddelt, at de genopstiller. Medarbejderrepræsentanten, Jimmi Fjord, genopstiller ikke. Derfor igangsætter administrationen den sædvanlige valgprocedure for valg af medarbejder fra det decentrale led. Ligesom foregående år vil der blive udarbejdet en Steffen Morild orienterede kort om den planlagte kommunikationsplan, som sættes i gang med en formandsmail i morgen fredag den 27. marts samt et 3B Nyt efter påske. Bestyrelsen fulgte FU s indstilling om, at der ikke gennemføres ændring af bestyrelsens størrelse på dette repræsentantskabsmøde, idet der ikke har været tid til en forudgående debat herom. Bestyrelsen vil i den kommende tid arbejde videre med bestyrelsens størrelse, herunder kravene til bestyrelsen, udvalgsstruktur og 3

4 valgavis, som udsendes med det øvrige materiale til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. udvalgenes arbejdsopgaver. Forslag om afholdelse af et valgmøde forud for repræsentantskabsmødet blev rejst. Formålet er at give tid til debat mellem kandidaterne og præsentere dem ordentligt for vælgerne samt kvalificere kandidaterne via info om arbejdet i bestyrelsen - herunder krav og forventninger. Fremadrettet kan det ligge i områdemøde-regi således der på møderne i sommeren/efteråret tages drøftelserne med frist for opstilling omkring 1. februar. Valgmødet vil blive holdt 27. april på Havneholmen. 7. Orientering, udkast til Regnskab 2014 for foreningen Regnskabsprocessen er nu så langt, at der foreligger et regnskabsudkast for foreningen. De væsentligste områder, administrationsbidrag, løn og renter er allerede revideret. Regnskabsudkastet er afleveret til revisionen. Der er fortsat tale om et udkast, men der forventes ikke væsentlige ændringer, der kan påvirke resultatet. Årsregnskabet viser et overskud på 372 t.kr. inkl. nettorenteindtægter på 507 t.kr. Det betyder, at driftsresultatet er et mindre underskud på 135 t.kr. Bent Frederiksen redegjorde kort for processen samt gav en kort gennemgang af nøgletallene. Regnskabet vil blive gennemgået i detaljer på mødet 12. maj, hvor også revisionen deltager. Der har været en række budgetafvigelser i Disse har der løbende været orienteret om i de kvartalsvise budgetprognoser. Personaleudgifter og kontorhold afviger tilsammen t.kr. fra det budgetterede. Merudgifterne dækkes især af besparelse på kontorlokaleudgifter, og merindtægter fra byggesagshonorarer og gebyrindtægter. Der er driftsført tre væsentlige poster, der ikke var indarbejdet i seneste budgetprognose. Det drejer sig om nedslag i byggesagshonorar vedrørende Taastrup Torv, der er driftsført under ekstraordinære udgifter. 4

5 Derudover er udgifter til scanning af arkivet i K14 (lejekontrakter m.v.) m.m. driftsført. Der er i alt driftsført ca. 2,4 mio. kr. ekstraordinært vedrørende nedslag i byggesagshonorar og udgifter til scanning m.v.. Udgifterne modsvares delvis af ekstraordinære indtægter, der primært vedrører indtægtsført tidligere afsætning til tab (ca. 425 t.kr.), der var hensat under kortfristet gæld. Når der er udarbejdet regnskab for alle boligafdelinger, og de er revideret, vil der blive lavet spørgeskema, der er en del af foreningens årsregnskab. Herefter kan revisionen afslutte deres revision. Det fulde årsregnskab for foreningen, afdelingsregnskaber og revisionsprotokollat vil blive forelagt på bestyrelsesmødet i maj. På dette møde deltager revisionen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Indstilling, foreløbigt Budget 2016 for foreningen Til brug for udarbejdelse af afdelingsbudgetter for 2016 laves et foreløbigt budget for foreningen. Det sker for at fastlægge takster m.v. (administrationsbidrag) for det kommende budgetår og for at sikre størst mulig sammenhæng i foreningens driftsøkonomi. Det foreløbige budget viser et underskud på ca. 263 t.kr. med de indregnede forudsætninger. Det er dog administrationens vurdering, at der i driftsbudgettet er god sammenhæng mellem indtægter og udgifter. Det forventes derfor, at der kan opnås balance i budgetåret, når det endelige budget udarbejdes i efteråret. Bent Frederiksen gjorde kort rede for nøgletallene og pointerede, at administrationsbidraget holdes i ro, som lovet. Formanden fremførte ønske om, at bestyrelsen inddrages i den fortløbende proces det næste halve år frem mod det endelig budget samt i forhold til de grundlæggende principper i budgetlægningen, hvilket administrationen har taget højde for i den kommende proces. Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i uændrede takster og gebyrer, hvilket fremgår af budgettets side 5 og det foreløbige priskatalog. Timetakster er dog reguleret med samme stigning som lønninger, svarende til 1,43 pct. for året. Der er generelt indregnet uændret aktivitet i forhold til budget Dog er kendte budgetændringer, herunder andel af indtægt fra udlejning af 5. sal og ibrugtagen af nyopførte boligafdelinger indregnet. I forhold til Priskataloget er der mindre stigninger på timepriserne svarende til de overenskomstmæssige stigninger. Bestyrelsen ønsker en drøftelse af den måde gebyrerne er fastsat herunder fx at benchmarke i forhold til eksterne leverandører. 5

6 Normeringen i administrationen er reguleret på enkelte punkter. Der er indregnet en studentermedhjælper i henholdsvis Kommunikation og Konsulentafdelingen, ligesom lønadministrationen er opnormeret med en medarbejder. I kundeafdelingen fragår en budgetteret stilling på grund af fratrædelse, og en stilling i Økonomi er dedikeret til boligsociale økonomiopgaver, hvoraf 80 pct. dækkes af projekter. Der er indregnet tre elevstillinger mod to i budgettet for Lønningerne er beregnet med udgangspunkt i en regulering pr. 1. april 2016 på 1,9 pct., svarende til 1,43 pct. på årsbasis. Reguleringen er fastsat i de godkendte landsoverenskomster. Denne drøftelse bør også indeholde en diskussion om en stigning i gebyrer kontra en fastholdelse af administrationsbidraget tillige med en diskussion om, hvorledes konsulentbistanden skrues sammen. Nettorenteafkastet er estimeret til 1,25 pct. i budgetåret. Det betyder, at der er beregnet en rente på 92 t.kr. til dispositionsfonden og i alt t.kr. til afdelinger. Forrentning af arbejdskapitalen forventes at udgøre 179 t.kr., der indgår i driftsbudgettet. Der er i det foreløbige budget afsat til fælleskonference og studietur, ligesom der (uændret) er afsat 250 t.kr. til uddannelse og coaching for bestyrelsen. Byggesagshonorarer er budgetteret uændret i 2016 i forhold til På baggrund af de nuværende og kendte sager forventes en tilgang, der kan dække mankoen i forhold til de nuværende sager. Det endelige budget for 2016 fremlægges på bestyrelsesmødet i oktober Budgetposterne vil blive nøjere gennemgået og forudsætningerne opdateres. Det endelige priskatalog vil også blive forelagt på bestyrelsesmødet i oktober.. Det foreløbige budgetforslag for 2016 og tilhørende priskatalog vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen godkender foreningens foreløbige budget for 2016, hvilket indebærer uændret årligt grundbidrag (administrationsbidrag) på kr. pr. lejemål. Bestyrelsen godkendte foreningens foreløbige budget for 2016, herunder at grundbidraget er uændret i forhold til budget Indstilling - Forvaltningsrevision 2014 inkl. opfølgning på konkrete mål 3B udarbejder hvert år en forvaltningsrevision, der dokumenterer over for revisionen, hvordan 3B arbej- 6

7 der med sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. En vigtig del af forvaltningsrevisionen er opfølgningen på 3B s konkrete mål, som bestyrelsen vedtog i maj Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender udkast til forvaltningsrevision samt status på de konkrete mål. Formanden kvitterede for arbejdet samt for de mål, organisationen har nået i perioden. Bestyrelsen godkendte udkast til forvaltningsrevisionen samt status på konkrete mål. 10. Indstilling - Dokumentationspakke / Styringsdialog Administrationen har lavet udkast til tids- og procesplan for dokumentationspakke og styringsdialog Der er en enkelt ændring i forhold til sidste år. Administrationen indstiller, at der i år ikke sendes spørgeskemaer til afdelingsbestyrelserne, men at administrationen laver et udkast baseret på sidste års besvarelse, som afdelingsbestyrelserne får mulighed for at kommentere på. Bestyrelsen bakkede op om, at administrationen laver et udkast baseret på sidste års besvarelse med mulighed for kommentering. Bestyrelsen godkendte med ovenstående kommentar tids- og procesplanen. Afdelingsbestyrelserne får i den forbindelse også mulighed for et lokalt møde, hvis der er behov. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender tids- og procesplanen. 11. Ballerup aftale og nye udlejningsregler Bestyrelsen ønskede på sidste bestyrelsesmøde oplyst kommissoriet for arbejdsgruppen samt involvering i den konkrete udarbejdelse af nye udlejningsaftaler. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender oplæg til indhold i aftalen samt den videre proces. Bilag eftersendes Morten Boje orienterede kort om baggrunden for udformning og indhold af den nye udlejningsaftale samt om selve processen i den forbindelse. Administrationen har i indstillingen forelagt de elementer, som administrationen foreslår, at 3B prioriterer i aftalen og beder i den forbindelse om forhandlingsmandat til den videre proces. Administrationen lægger desuden op til, at processen løftes op på direktørniveau i Ballerup Kommune og således ikke kun foregår i arbejdsgruppen. 7

8 Bestyrelsen bakkede op om oplægget og godkendte således oplæg til indhold samt plan for den videre proces med den bemærkning, at administrationen skal være opmærksom på, at den nye aftale over tid ikke får store økonomiske konsekvenser for foreningen. 12. Teglværkshaven ændring fra A til B ordning Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til afdeling 1019 Teglværkshavens beslutning om ændring af vedligeholdelsesordning fra A-ordning med NI-beløb til B-ordning, inklusiv en huslejestigning på 1,0 % som følge af øgede henlæggelser til vedligehold i afdelingen. Morten Boje begrundede sagens væsentlige karakter i det principielle aspekt af sagen samt i forhold til usikkerhed omkring økonomien for afdelingen (henlæggelser). Afdeling 1019 Teglværkhavens vedligeholdelsesreglement er udarbejdet efter reglerne i lov om leje af almene boliger og bekendtgørelse om vedligeholdelse og istandsættelse af almene boliger. Den nuværende vedligeholdelsesordning er A-ordning med NI-beløb. I henhold til gældende praksis for Boligforeningen 3B har afdelingen på afdelingsmødet den 25. august 2013 vedtaget at ændre reglerne for vedligeholdelse af afdelingen fra A-ordning med NI- beløb til B-ordning med en huslejestigning på 1 % til følge. Afdelingsmødets beslutning skal herefter forelægges organisationsbestyrelsen til godkendelse. Forelæggelsen for organisationsbestyrelsen har afventet udløbet af forsøgsperioden for AlmenBolig+-konceptet. Forsøgsperioden ophørte 1. januar Vedligeholdelsesordning for AlmenBolig+-afdelinger Teglværkshaven er en AlmenBolig+-afdeling og opført som forsøgsbyggeri under dispensation fra Ministeriet for By og Bolig og Landdistrikter. Forsøgsperioden ophørte den 1. januar 2015, og det forventes derfor ikke, at ministeriet vil have indvendinger mod en ændring af vedligeholdelsesreglementet. Det skal bemærkes, at AlmenBolig+-konceptet er ba- 8

9 seret på en række elementer, der skal holde huslejen nede i afdelingen, herunder at vedligeholdelsesordningen er en A-ordning med NI-beløb. En ændring af vedligeholdelsesordningen i Teglværkshaven vil på den baggrund indebære en væsentlig afvigelse fra AlmenBolig+-konceptet. Det bemærkes i forlængelse heraf, at Teglværkshaven er den første AlmenBolig+-afdeling i 3B, der ønsker at ændre vedligeholdelsesordning. Organisationsbestyrelsens beslutning i denne sag vil derfor fastlægge 3B s fremtidige praksis for mulighederne for at ændre vedligeholdelsesordning i Almen- Bolig+-afdelinger. Henlæggelser som følge af ændret vedligeholdelsesordning Teglværkshaven har besluttet, at øge henlæggelserne svarende til 1,0 % af huslejen som følge af den ændrede vedligeholdelsesordning. Det er administrationens vurdering, at en stigning i henlæggelserne svarende til 1,0 % af huslejen (8,36 kr./m2) kan være utilstrækkelige til at dække de faktiske udgifter til en B-ordning. Administrationen anbefaler derfor, at henlæggelsesniveauet og de faktiske udgifter følges tæt af afdelingsbestyrelsen og driften i de kommende år med henblik på eventuel justering af henlæggelsesniveauet. Sagen har ikke økonomiske konsekvenser ud over de ovenfor beskrevne konsekvenser for huslejen i afdelingen. Hvis organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, orienterer administrationen afdelingsbestyrelsen om organisationsbestyrelsens beslutning. Administrationen forespørger herefter Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, om ministeriet har indvendinger mod en ændring af vedligeholdelsesordningen. Den ændrede vedligeholdelsesordning forventes at kunne træde i kraft fra 1. januar

10 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender Teglværkshavens beslutning om ændring af vedligeholdelsesordning fra A-ordning med NI-beløb til B- ordning, at organisationsbestyrelsen pålægger afdelingsbestyrelsen og driften at følge henlæggelsesniveauet og de faktiske udgifter tæt i de kommende år og evt. justere henlæggelsesniveauet i kommende budgetforslag. 13. Indstilling, Event Urban United halvmaraton I forbindelse med samarbejdet med JØP, Ove & Myrthue (JOM) har temaet ofte været, hvordan vi kan profilere 3B og 3B s boligområder. I den forbindelse opstod ideen om et maraton løb gennem 3B s afdelinger, hvor eventen skulle være mere end et løb - nemlig en event, der sætter fokus på boligområderne. I det videre arbejde har det vist sig, at et maratonløb stiller meget store udfordringer til planlægning og logistik. Derfor er det valgt, at løbet reduceres til et halvmaraton. Det har den fordel, at rigtig mange deltager i disse løb og chancen for, at det kan blive en succes deltagermæssigt, er meget større. Løbet planlægges derfor som et halvmaraton, suppleret med 10 km, 5 km og en travetur (10 km). Løbet planlægges afholdt i Valby med start og slut omkring Valby Idrætspark. Løbet afvikles i august Tanken er, at løbet efterfølgende kan flyttes til andre bydele i København, omegnskommuner og provinsen. Løbet / Eventen finansieres ved deltagergebyr og fondsmidler. Da en stor del af indtægten er fondsmidler, er 3B i samarbejde med JOM i gang med at søge diverse fonde. I første omgang er Trygfonden ansøgt. Viser det sig, at vi ikke kan få den fornødne støtte, bliver eventen lukket ned. I så fald bliver udgiften til 3B til dækning af medarbejder hos JOM ca kr. Bliver eventen gennemført, betaler 3B JOM kr. for alt det indledende arbejde. Dette beløb forsøges dækket ind via fondsansøgningerne. FU drøftede indstillingen på seneste møde og indstiller til bestyrelsens godkendelse, at 3B indgår et partnerskab med JOM om eventen. Bestyrelsen godkendte Teglværkshavens beslutning om ændring af vedligeholdelsesordning fra A til B-ordning med den kommentar, at bestyrelsen ønsker en opdatering på sagen i forhold til det økonomiske aspekt på et møde i Steffen Morild kunne fortælle, at ruten er fastlagt til at foregå i Valby (Folehaven og Sydhavnen), og at meningen er, at ruten fremover skal flyttes mellem de forskellige 3B-afdelinger / områder. Pt foregår fondsansøgninger, og det synes umiddelbart, som om der er positive tilkendegivelser, men intet er endeligt endnu. Administrationen vil formentligt kunne give en endelig tilbagemelding på maj eller juni mødet. Ressourcetrækket i administrationen er svært at vurdere. Direktionen vil i oplægget til bestyrelsen medtage dette samt et generelt økonomisk overslag på aktiviteten. Bestyrelsen godkendte, at 3B indgår et partnerskab med JOM, indenfor den skitserede økonomiske ramme. 10

11 Øvrige sager 14. Inkassosager/afskrevne flyttesager under kr. Det er tidligere besluttet, at flyttesager, hvor fraflytter skylder under kr., bliver afskrevet, da omkostningerne ved at sende sagerne til ekstern advokat, vil overstige det skyldige beløb. Det har været drøftet, om det kunne være en mulighed at inddrive de skyldige beløb via inkassofirmaet Lindorff, når alle forsøg med at inddrive gælden i henhold til 3B s gældende rykkerprocedure har været forgæves. Lindorff vil - inden for ca. ½ år efter flytteopgørelsen er lavet - kunne forsøge at inddrive beløbene uden retslige tiltag. Bent Frederiksen kunne orientere om, at forsøgsperioden udvides, så den forløber til og med Processen håndteres således hos Lindorff, at det skyldige beløb først forsøges opkrævet. I de tilfælde hvor dette ikke er muligt forsøger Lindorff at få lavet skyldnererkendelser. Begynder fraflytter at betale er det at betragte som en anerkendelse af gælden, og dermed forældelsesafbrydende i sig selv, og på den måde har Lindorff 10 år til at inddrive på fordringerne med hjemmel i gældende aftale for afskrevne uerholdelige sager. Prisen for ovennævnte løsning vil være: Skyldigt beløb til/fra Lindorffs salær (ekskl. moms) 500, ,00 kr. 350,00 kr , ,00 kr. 600,00 kr , ,00 kr. 850,00 kr. For at vurdere effekten på inddrivelsen foreslås en forsøgsperiode indtil , hvorefter der foretages en evaluering. 3B har fået oplyst, at Domea for kort tid siden har indgået en lignende aftale med Lindorff og der ses således en tendens i sektoren i forhold til at forsøge at inddrive disse fordringer under kr ,00. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 11

12 15.. Ny administrationsaftale i Ejerforeningen Sejlhuset og Brohuset KAB varetager administrationen af ejerforeningerne i Brohuset og Sejlhuset. KAB har fremlagt et forslag til ny administrationsaftale på generalforsamlingerne 2. februar og 26. februar 2015, som er vedlagt denne indstilling. KAB s forslag til administrationsaftale er en videreførelse af administrationen på næsten uændrede vilkår, dog sker der en nedsættelse af ejerforeningsbidragene. Ejerforeningen Sejlhuset, hvor 3B boligafdeling Sejlhuset udgør de 41,16 % af det samlede ejerforeningsbidrag, giver 3B afdelingen et reduceret bidrag fra kr til kr Ejerforeningen Brohuset, hvor 3B boligafdeling Brohuset udgør de 49,59 % af det samlet ejerforeningsbidrag, giver 3B afdelingen et reduceret bidrag fra kr til kr Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at ejerforeningerne overgår til de nye administrationsaftaler med KAB. Bestyrelsen godkendte, at ejerforeningerne overgår til de nye administrationsaftaler. 16. Vedligeholdelsesreglement Skæve Boliger til I forbindelse med opførelsen af Ved Krattet i 2001 og Ellehjørnet 2002 godkendte organisationsbestyrelsen i KSB afdelingernes individuelle vedligeholdelsesreglement. Indeholdende bl.a. de for daværende gældende regler for istandsættelse af boligen i forbindelse med bytning. 3B ændrede ultimo sidste år vores regler for istandsættelse af boligen i forbindelse med bytning, så den overholder de nuværende regler i henhold til lov om leje af almene boliger. I den forbindelse er vi i gang med en gennemgang af de enkelte afdelingers individuelle vedligeholdelsesreglementer. Administrationen har i den forbindelse. konstateret, at vedligeholdelsesreglementet for Ved Krattet og Ellehjørnet skal have fjernet afsnittet indeholdende de gamle regler for istandsættelse af boligen i forbindelse med bytning. 12

13 . Da organisationsbestyrelsen på afdelingernes vegne varetager den daglige ledelse, forelægges de 2 reviderede vedligeholdelsesreglementer hermed til godkendelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender de reviderede vedligeholdelsesreglementer for Ved Krattet og Ellehjørnet. Bestyrelsen godkendte de reviderede vedligeholdelsesreglementer. 17. Henvendelse fra anden boligorganisation vedr. samarbejde om udvikling og afprøvning af metoder og værktøjer, der kan skabe varige forandringer i udsatte boligområder Administrationen vil på mødet orientere om henvendelse, som er beskrevet i vedlagte bilag (fortroligt). Morten Boje orienterede kort om planen med det skitserede samarbejde og uddybede, at det kan komme på tale at skyde ressourcer i projektet enten i form af mandetimer eller kontanter, men processen er endnu ikke så langt, så der kan siges noget endeligt om dette. Steffen Morild kvitterede for oplægget bakkede op om idéen. Bestyrelsen godkendte, at administrationen arbejder videre med at udvikle samarbejdet. 18. Indstilling, Liste med tegningsberettigede I forbindelse med konstitueringen bekræfter bestyrelsen, hvem der er valgt. Da Ionee Skovgaard er trådt ud af bestyrelsen, og Stina Thorsvang efterfølgende er valgt ind som medarbejderrepræsentant, indstilles, at bestyrelsen bekræfter, at den består af følgende: Formand: Næstformand: Medlemmer: Steffen Morild Iris Gausbo Anders Brøgger Daniel Majgren Ellen Vedelsby Flemming Løvenhardt Henrik Thorenfeldt Jan Kjello Andersen Jens W. Andreasen Lars Emanuel Steen Egeberg 13

14 Susan Sagnsby Svend Larsen Thomas Forchhammer Jimmi Fjord Stina Thorsvang Baggrunden for ovenstående er, at vi skal kunne dokumentere over for tinglysningen, hvem der er tegningsberettigede i 3B. Det understreges, at Jan Kjello Andersen er sygemeldt, samt at Henrik Thorenfeldt er indtrådt som suppleant frem mod næste ordinære repræsentantskabsmøde 28. maj Bestyrelsen bekræftede, at de skrevne er de valgte og dermed tegningsberettigede for foreningen. Orienteringspunkter fra bestyrelsen 19. Forretningsudvalg Der henvises til referat af møde den 16. marts 20.. Ad-hoc Udvalg Udvalget har senest holdt møde den 17. marts - der henvises til referat fra dette møde. (Eftersendes) Der er også vedlagt ad-hoc listen udarbejdet til dette møde. Næste møde er fastsat til den 6. maj. Ad-hoc udvalget holder grundet sagsmængden et ekstramøde den 23. april. 21. Bygge Udvalg Udvalget holdt møde den 3. marts der henvises til referat. (Eftersendes) Næste møde er planlagt til 16. april. Mødet 16. april aflyses. 22. Demokrati Udvalg Udvalget holdt møde 24. marts. Der henvises til referatet. (Eftersendes) Næste møde i udvalget er planlagt til 13. april. Formanden for udvalget orienterede kort om diskussionerne omkring medarbejdernes deltagelse i afdelingsbestyrelsernes Facebook-gruppe. Der er argumenter for og imod. Udvalget har besluttet, at der pt. ikke arbejdes videre med dette, men på sigt ønskes en brobygning. Bestyrelsen ønsker, at 3B fortsat er i front på den digitale front og at dialogen mellem medarbejdere og afdelingsbestyrelser derfor også kan ske på nettet/i sociale 14

15 medier om end ud fra et frivillighedsaspekt. Direktionen gjorde opmærksom på det skæve magtforhold og det faktum, at beboerdemokraterne i denne sag agerer som arbejdsgiver, og at der derfor ikke kan være tale om frivillighed. En løsning kunne være, at der oprettes firmaprofiler. Udvalget vil arbejde videre med dette emne på deres næste møder. 23. Drifts- og service Udvalg Udvalget holdt møde den 4. marts. Der henvises til referatet. (Eftersendes) Næste møde i udvalget er planlagt til den 22. april. Formanden henviste til referatet, som bestyrelsen ingen kommentarer havde til. Har udvalgene indstillinger til bestyrelsen, skal de omkring FU og således være direktionen i hænde min. 2 dage før de enkelte møder. Orienteringspunkter fra administrationen 24. Samdrift Urban Formålet med det vedlagte notat er at give organisationsbestyrelsen en status for arbejdet med og orientering om indholdet i forslaget til samdrift i Urbanplanen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning herunder bakker op om det fortsatte arbejde om samdrift i Urbanplanen. Herlev Midt Området gik i samdrift 1. januar 2015, og beboerne har taget godt imod ændringerne i området. 3B har ikke oplevet nogen umiddelbar utilfredshed tværtimod er der givet udtryk for, at personalet er flinke og rare, og beboerne er glade for, at personalet følger op på henvendelser samme dag. Ejendomskontoret arbejder hårdt på at tilegne sig den nye viden, der skal Urban Bent Frederiksen orienterede kort om mødet i Urbanplanen den 25. marts, hvor planerne om samdrift ikke blev godkendt. I stedet blev det besluttet, at der holdes en møderække over de næste 3-4 måneder. Bestyrelsen vil på et kommende møde tage en principiel drøftelse om beslutningskompetencen i spørgsmålet om samdrift ligger de hos afdelingsbestyrelsen, beboerne eller organisationen. Det afføder også en principiel diskussion om en afdelings afvisning af en mulig driftsbesparelse over 15

16 til for at drive fem afdelinger samtidig med, at der er fokus på kernedriften og beboerservice. Der arbejdes endvidere på planlægning af arbejdsopgaver, så videndeling optimeres ved uge- og månedsplaner. Det er tydeligt, at afdelingerne ikke længere er så sårbare og kan håndtere fravær, uden det påvirker beboerne. Samarbejdsudvalget holdte deres første samarbejdsudvalgsmøde 5. februar Der var en god stemning og positive tilbagemeldinger fra bestyrelserne. Der var fokus på og ønske om driftssekretærbistand, og der arbejdes på mulighederne for at lave en stilling på deltid. Servicebutikken har ændret åbningstider, men for at sikre en øget tilgængelighed er der pt. dialog med samarbejdsudvalget for at afklare, hvilke ønsker samarbejdsudvalget har til åbningstiden i servicebutikken. for ønsket om at få del i de fælles midler i form af fx trækningsret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bakkede op om det fortsatte arbejde med samdrift, hvor ønsket om dialog og beboerdemokratisk proces skal respekteres. Bestyrelsen vil på et af de kommende møder tage en temadrøftelse af de ovennævnte principper. Herlev Midt Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Samarbejdsudvalget har et ønske om at afholde et åbent-hus arrangement, hvor beboerne kan komme og hilse på personalet og se servicebutikken. I den forbindelse vil de gerne byde på noget let til ganen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 25. Byggesager Siden seneste bestyrelsesmøde er der sket ændringer i sagens stade på en række byggesager. Det drejer sig om Midgård Sundholm Syd Hørgården 3 Kløverbladsgade Nordhav(e)n i Nordhavnen Sundholmsvej Notat om de enkelte sager vedlagt (eftersendes). Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jens Wenzel Andreasen gjorde opmærksom på, at sagerne ikke havde været behandlet i byggeudvalget. Bent Frederiksen uddybede kort status på Solvangcentret. Steffen Morild kvitterede for indsatsen på byggeområdet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Kunde Udlejning Oversigt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 31. januar 2015, hvor det samlede 16

17 lejetab udgør ,51 kr. Udlejningsbesvær Der er to ungdomsboliger ledige i Egedalsvænge, heraf er en lejet ud fra 1. marts og en er der sendt en lejekontrakt til underskrift. På Taastrup Torv er en bolig ledig, der er sendt en lejekontrakt til underskrift hos ansøgeren. Det er sket tidligere. Boligerne på Taastrup Torv har på grund af sagens udfordringer ikke kunnet blive sendt i tilbud før i slutningen af maj måned. Der er markedsføring af disse via 3B s hjemmeside, og der er lavet postkort, der hænger på flere forskellige cafeer i bl.a. København. Der har været en markedsføring i bladet, der hedder Politi Idræt, i Nettos blad der hedder Lime og i Matas magasin SKØN. Der er to ledige erhvervslejemål i Folehaven. Det ene er lejet fra 1. marts, og det andet bliver forsøgt lejet ud via en ejendomsmægler. Flere har været interesseret, og det er lejet ud for en meget kort periode til forskellige aktiviteter. Der er p.t. en der er meget interesseret. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, da det er besluttet, at disse skal nedrives i henhold til planerne om områdets fremtid. I Valby er et lejemål ledige, det er lejet ud fra 1. maj 2015, med forbehold for at Københavns Kommune godkender en ændring - indvendige ombygning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Økonomi Aktivitetspulje Aktivitetspuljen udgjorde ved indgangen til 2014 i alt kr. og med årets samlede indbetalinger på kr. var der kr. til rådighed. Der har i 2012 og 2013 været disponeret i alt kr. Disponeret til Rådmandsbo og Dyvekevænget er annulleret, mens tilskud til Vestergårdsvej forventes udbetalt i

18 Der er disponeret i alt kr. i Tilskud til Folehaven forventes udbetalt i Øvrige tilskud er afregnet i regnskabsåret Der har været disponeret kr. til Egedalsvænge i forbindelse med ekstraordinær indsats. Afholdte udgifter til Center for Konfliktløsning udgør kr. Likvid saldo pr. 31. december 2014 udgør kr. og disponibel saldo er kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.. Kursuspulje Afdelingerne indbetaler årligt 20 kr. pr. lejemål til kursuspuljen. På grund af at der de seneste år har været droslet ned på kursusfronten, står der ved årsskiftet kr. på kontoen. Da der forventes en større aktivitet på dette område i årene fremover, er der i budgettet for 2016 forudsat, at bidraget fastholdes. Notater vedlagt. Investeringsopfølgning Der henvises til vedlagte bilag, der viser status og oversigt over investeringsafkast pr. 31. december. Nettoafkastet pr. 31. december udgør mellem 2,83 og 3,49 pct. Dette svarer til gennemsnitlig 3,08 pct. Benchmark udgør 2,3 pct. Det gennemsnitlige afkast pr. 31. december er altså 0,78 pct. bedre end benchmark, hvilket er tilfredsstillende. Alle tre investeringsaftaler har et bedre afkast end benchmark, med Nordea som den bedste aftale, mens Nykredit gav det ringeste afkast. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Og på baggrund af årets afkast indstilles, at de tre aftaler bibeholdes. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 28. Ledelsesinformation Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte ledelsesinformationsrapport for 2014 til efterretning Steffen Morild understregede vigtigheden af rapporten og opfordrede til, at bestyrelsen grundigt sætter sig ind i materialet. 18

19 29. Ændring til mødeplanen for 2. halvår 2015 FU besluttede på seneste møde, at der laves følgende ændringer til mødeplanen i i 2. halvår Bestyrelsesseminaret den 11. og 12. september flyttes til den 3. og 4. oktober. Studieturen den 30. september til den 3. oktober flyttes til den 28. oktober til 31. oktober. Bestyrelsesmødet den 11. september flyttes til den 3. september og bestyrelsesmødet den 29. oktober flyttes til den 22. oktober. FU møde den 31. august og 19. oktober flyttes til henholdsvis den 24. august og 8. oktober Der blev udleveret en ajourført mødeplan for 2. halvår. Det indstilles, at bestyrelsen tager ændringerne til efterretning. Bestyrelsen tog ændringerne til efterretning. Afslutning 30. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Formanden Strategi2020 Arbejdet med strukturering af processen er i gang og fortsætter henover sommeren og forventes igangsat på seminaret i september/oktober. Styringsdialogmøde Fredensborg Steffen Morild orienterede kort fra mødet. Direktionen Byggesvigt Byggeskadefonden har konstateret et byggesvigt i vindplader i lette facader, som blandt andet er brugt i mange AlmenBolig+ byggerier. Der er ikke fuldt overblik over, hvor de er blevet brugt i 3B s byggerier. Bestyrelsen vil få en nærmere orientering på næste møde. 19

20 Tryghedsindeks Et uddrag af rapporten samt et tilhørende notat blev udleveret på mødet samt kort kommenteret. Hele rapporten kan ses på BL s hjemmeside. 31. Eventuelt Jens Wenzel Andreasen orienteret kort om reglerne for befordringsgodtgørelse/fradrag. Direktionen vil bede 3B s revisor udarbejde et skriv, som bestyrelsen vil få fremsendt. 32. Næste møde 12. maj 2015 inkl. revisionen. 20