BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG

Transkript

1 REFERAT BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG Mødedato Torsdag 2. marts 2017 kl Mødested Skals Skole/SFO (fællesrummet P I) Deltagere Thomas Mathias Madsen, bestyrelsesformand Preben Dalsgaard Pedersen, næstformand ibestyrelsen Hanne Mette Olesen, kontaktperson til Skole & Forældre Per Horn Petersen Sofie Melhedegaard Vasegaard Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem Karsten Jørgensen Max Klitgaard Sørensen Louise Maria Løgstrup Bach Agnethe Kristiansen, medarbejderrepræsentant lærer Jonna Roersen, medarbejderrepræsentant pædagog Maj-Britt Bjerregaard, medarbejderrepræsentant pædagog Kirsten Frederiksen, medarbejderrepræsentant - lærer Jonas Gram Hauris Hansen, elevrådsformand i Skals Nicklas Madsen, elevrådsformand i Ulbjerg Afbud Sofie Melhedegaard Vasegaard og elevrådsrepræsentanterne, Nicklas Madsen og Jonas Gram Hauris Hansen Sekretariat/referent Jesper Poulsen og Jess-Ole Jensen var referenter Referat udsendt Søndag 12. marts 2017 DAGSORDEN: 1. Evaluering af bestyrelsesmøderne, jf. udsendt evalueringsskema fra bestyrelsesformanden. Der ses på perioden fra august og frem til årsskiftet. Bestyrelsesformanden har tidligt på efteråret 2016 taget initiativ til et evalueringsskema, der oprindeligt tog udgangspunkt i en forventningsafstemning vedrørende bestyrelsesarbejdet. Evalueringsskemaet kan dog også benyttes i et lidt bredere perspektiv, og det kan aktiveres ved hjælp af dette link: Skemaet benyttes ved at trykke på knappen Næste nederst på siden. Husk at trykke på knappen Send til sidst! Det vil tage 5 10 minutter at udfylde evalueringsskemaet, så de afleverede besvarelser kan være klar til bestyrelsesmødet på Skals Skole/SFO i uge 2. Undersøgelsen vil være anonym der skal altså ikke skrives noget, men blot vælges. Der vil være særligt fokus på forventningsafstemningen under dette punkt. Bestyrelsesformanden indledte dette punkt og omdelte et bilag med en opsummering af de tilbagemeldinger, som bestyrelsesmedlemmerne var kommet med via Internettet og værktøjet, Google Analyse. Bestyrelsen blev derefter opdelt i 3 grupper, som drøftede oplægget og det omdelte bilag. Der fremkom på baggrund af gruppearbejdet følgende bemærkninger vedrørende bestyrelsesarbejdet:

2 Mødedisciplinen omkring sluttidspunktet. Det er vigtigt, at møderne slutter til tiden. Der kan dog spørges til en eventuel forlængelse af mødet med 5 15 minutter. Der kan med fordel indføres et formøde til forberedelse af den dagsorden, der senere skal udsendes til bestyrelsens medlemmer til kommentering. Det kan også anbefales at sætte et forventet tidsforbrug på omkring de enkelte punkter. Der kan dog ligge en indbygget fare i denne rammesætning, hvis en vigtig diskussion bliver stoppet. I tilfælde af tidsnød er det vigtigt at have øje for, at mindre vigtige punkter skubbes til et senere møde, så bestyrelsen får taget de vigtige debatter. Ekstern kommunikation kan eventuelt udvides ved udsendelse af en nyhedsmail med en sammenskrivning af de vigtigste beslutninger. Der kan også linkes til det rigtige referat, der placeres på Opslagstavlen. Der kan åbnes for flere møder end de planlagte ca. 10 ordinære bestyrelsesmøder i løbet af skoleåret. Det forekommer vigtigt at prioritere punkterne på dagsordenen samtidig med, at der gives plads til input fra dagligdagen på vore to skoler og/eller institutioner. Dagsordenen kan have en forskellig rækkefølge på punkterne fra gang til gang, f.eks. kan punktet Nyt fra. gå på skift fra afdeling til afdeling. Nyt fra elevrådsrepræsentanterne skal rykkes frem til starten af bestyrelsesmødet. 2. JUBII-festen i Skals Idrætscenter, lørdag 2. september 2017, som en markering af, at der har været holdt skole i Skals i 280 år. Skolen har lovet arrangementsgruppen, at der afholdes emneuge og Åbent Hus op til denne fest. En arrangementsgruppe, bestående af tidligere elever og medarbejdere på Skals Skole/SFO, har i et stykke tid arbejdet med at arrangere et jubilæum eller en JUBIIfest omkring skoledriften i Skals. Når det ikke er blevet gjort tidligere, skyldes det nok to årsager. Den ene er, at der har været et relativt stort antal skolebygninger at tage afsæt i. Den anden er, at der nu med to haller i Skals Idrætscenter er blevet mulighed for at huse et stort antal gæster. JUBII-festen er planlagt til lørdag aften, 2. september 2017, i Skals Idrætscenter. Arrangementsgruppen har ønsket, at der er Åbent Hus på Skals Skole/SFO om lørdagen inden festen, så de tidligere elever og medarbejdere kan aflægge skolen et besøg. Skolen har i den forbindelse lovet, at der bliver en emneuge op til JUBII-festen. På den måde kan der skabes nogle aktiviteter, herunder eventuelt salg, når skolen holder åben om lørdagen. Bestyrelsen drøfter oplægget og ser på, om den skal have en rolle i relation til arrangementet. Kort orientering, jf. sagsfremstillingen. Elevrådsrepræsentanterne har været rundt i klasserne for at få input til emneugen og det åbne hus. Lærergruppen ser på de samme ting på mødet, tirsdag 7. marts Her bliver der nedsat en arbejdsgruppe på tværs af skolens afdelinger. Denne gruppe får til opgave at stå for den overordnede forberedelse samt for samarbejdet med arrangementsgruppen, som består af tidligere elever, forældre og medarbejdere. Skoleinspektøren deltager i de fremtidige møder i arrangementsgruppen, så der sikres en solid koordinering. Såvel elever som medarbejdere må gerne mærke, at der er fest, hvilket skal afspejles i både emneuge og åbent hus. Be-

3 styrelsen bakker op om arrangementet, og der tages kontakt til arrangementsgruppen med henblik på yderligere information. Bestyrelsen vil gerne inviteres, idet ikke alle er tidligere elever på Skals Skole/SFO. Medlemmerne af bestyrelsen vil om muligt indgå i nogle praktiske opgaver i relation til JUBII-festen i begyndelsen af september måned Ny ressourcetildelingsmodel på skoleområdet er sendt i høring. Der er tale om henholdsvis model 6A og model 6B. Høringsfristen kører fra onsdag 1. marts til tirsdag 14. marts Der afholdes i den anledning ekstraordinært MEDlokaludvalgsmøde, Skals/Ulbjerg, onsdag 8. marts 2017, på Skals Skole/SFO. Et noget omtumlet forløb nærmer sig sin afslutning. De 4 forligspartier, der over de næste 4 år hvert år har fundet 25 mio. kr. til BU-området (19 mio. kr. til skolerne og 6 mio. kr. til dagtilbuddene), har bedt om nye forslag til ressourcetildelingsmodel på skoleområdet. Forligspartierne har fredet de nuværende undervisningssteder frem til 2021 og ønsker på den baggrund, at der kan drives skole på disse matrikler. Det har ført til, at BU-udvalget på dets møde, tirsdag 28. februar 2017, med relativ stor sandsynlighed beslutter at sende to modeller henholdsvis 6A og 6B i høring. Selve høringsmaterialet er naturligvis ikke udsendt i skrivende stund, hvorfor materialet vil blive omdelt på bestyrelsesmødet. Interesserede kan studere materiale omkring de to nævnte modeller m.v. via følgende link til BU-mødets dagsorden. Læs mere Bestyrelsen drøfter det udsendte høringsmateriale og udarbejder forslag til høringssvar. Det skal i den forbindelse besluttes, hvorvidt der skal indsendes et fælles høringssvar sammen med MED-lokaludvalget, Skals/Ulbjerg. Politikerne havde ikke kunnet blive enige om en model at sende i høring. Dette vil først ske, onsdag 8. marts 2017, hvor BU-udvalget forventer at holde møde fra kl Høringsfristen var på mødetidspunktet udmeldt til at begynde torsdag 9. marts 2017 og slutte torsdag 23. marts Efter bestyrelsesmødet blev de udmeldte datoer ændret. BU-udvalget beslutter, hvilke modeller der skal i høring på møde, tirsdag 14. marts Høringsperioden er samtidig ændret, så den begynder onsdag 15, marts og slutter onsdag 29. marts MED-lokaludvalget, Skals/Ulbjerg, har på denne baggrund besluttet at afholde et ekstraordinært møde, onsdag 22. marts 2017 kl , i personalerummet på Ulbjerg SDI. Bestyrelsen aftalte, at der bliver et ekstraordinært bestyrelsesmøde, tirsdag 21. marts 2017 kl , i personalerummet på Ulbjerg SDI. Det blev også besluttet at fremsende et samlet høringssvar fra bestyrelse og MED-lokaludvalg, Skals/Ulbjerg. En arbejdsgruppe i bestyrelsesregi vil forberede et forslag til høringssvar, så bestyrelsen har noget konkret at tage afsæt i. Arbejdsgruppen består af Thomas Mathias Madsen, Preben Dalsgaard Pedersen, Jesper Poulsen og Jess-Ole Jensen. Arbejdsgruppens forberedende møde afholdes, torsdag 16. marts 2017 kl , på kontoret på Skals Skole og SFO. 4. Skoleårets planlægning, 2017/2018, er så småt gået i gang, hvad mødevirksomhed angår. Ledelsesteamet redegør for den foreløbige tidsplan. Bestyrelsen kommer med ønsker til på hvilke områder, den vil involveres. Skoleårets planlægning er gået i gang på elev- og medarbejderniveau forstået på den måde, at ledelsesteamet har spurgt til skoledagens overordnede organisering,

4 herunder f.eks. om frikvarterernes og undervisningsblokkenes længde. Normeringen til det kommende skoleår skulle stort set være på plads. Senere kommer: Forslag til timefordelingsplan. MUS-samtaler med det pædagogiske personale. Forslag til fagfordeling, herunder måske ny fagfordelingsproces. Forslag til opgavefordeling. Forslag til grundskema. Hvilke områder ønsker bestyrelsen at sætte ekstra fokus på, og hvordan ønsker bestyrelsen at blive involveret? Ledelsesteamet fremlagde en foreløbig plan for skoleårets planlægning, 2017/2018, Skals/Ulbjerg, Der afholdes LUS-samtaler (LederUdviklingsSamtaler) i første halvdel af marts måned. Der afvikles MUS-samtaler (Medarbejder- UdviklingsSamtaler) i de 2 sidste uger op mod påskefriheden. På baggrund af tilbagemeldinger fra elever og personale fremlægges forslag til timefordelingsplaner, skoleåret 2017/2018, på bestyrelsens ordinære møde i begyndelsen af april måned Fag- og opgavefordelingerne udarbejdes i løbet af maj måned. Det pædagogiske personales arbejdstid planlægges på bagkant heraf. Grundskemaer for det kommende skoleår for vore respektive skoler udarbejdes, så bestyrelsen kan godkende disse på det ordinære bestyrelsesmøde i juni måned Udvalgte bestyrelsesmedlemmer er på kursus arrangeret af Skole & Forældre, lørdag 1. april 2017, i Silkeborg. Indholdet på dette kursus handler bl.a. om principper. Der spidses ører i forhold til, hvilke principper der er særligt vigtige i skoleverdenen efter vedtagelsen af Skolereformen, hvor en del af indholdet er en del af lovgivningen. Bestyrelsen tog ledelsesteamets fremlæggelse til eftereretning. 5. Godkendelse af referatet fra det ordinære møde, mandag 6. februar 2017 (referatet fra dette møde blev udsendt torsdag 9. februar 2017). Referatet blev godkendt. 6. Meddelelser (om muligt korte og/eller skriftlige). a) Formanden og næstformanden. Der afholdes orienteringsmøde om Viborg Kommunes budget BU-området, tirsdag 21. marts 2017, kl , i Multisalen på Viborg Rådhus. Orienteringsmødet er for formænd og næstformænd i MED-udvalg, bestyrelser og råd i Viborg Kommune. Selve høringen om BU-budgetforslaget kører i perioden fra onsdag 31. maj til mandag 12. juni 2017 (kl ). BU-udvalget behandler høringssvarene på dets møde, tirsdag 20. juni Beslutning i BU-udvalget, tirsdag 28. februar 2017: Procesplanen for budgetlægningen for så vidt angår Børne- og Ungdomsudvalget blev godkendt med den tilføjelse, at informations- og orienteringsmødet, tirsdag 21. marts 2017, aflyses.

5 Juristen i BU-afdelingen i Viborg Kommune har oplyst, at der er kommet en del ændringer til folkeskoleloven. Nogle træder i kraft pr. 1. marts 2017, og andre træder i kraft pr. 1. august Bilag med en oplistning af ændringerne blev omdelt på mødet. Hvis der er brug for at debattere nogle af ændringerne på kommende bestyrelsesmøder, så må medlemmerne give en tilbagemelding herom. b) Elevrepræsentanterne. Der er afholdt elevrådsmøde på Skals Skole/SFO, torsdag 2. marts 2017 (mødet var udsat fra torsdag 23. februar 2017). Der gives et kort referat fra mødet. Der er afholdt elevrådsmøde på Ulbjerg SDI, XX. YY Der gives et kort referat fra mødet. Der har været afholdt fælles elevrådsmøde, Skals/Ulbjerg, mandag 6. februar 2017, hvor elevernes input til arbejdet med Antimobbestrategien er blevet samordnet. Der gives et kort referat fra mødet. Skoleinspektøren gav et kort referat fra det fælles elevrådsmøde, Skals/Ulbjerg, hvor der blev givet de sidste input til Antimobbestrategien, Der afholdes først elevrådsmøde på Skals Skole/SFO, fredag 3. marts 2017 kl Det planlagte elevrådsmøde i slutningen af februar måned blev udsat, fordi elevrådskontaktlæreren var sygemeldt. c) Medarbejderrepræsentanterne, herunder tilbagemeldinger fra dagligdagen - pædagogisk og arbejdsmiljømæssigt. Ulbjerg SDI børnehaven og Skolefritidsordningen: Afdelingslederen har haft møde med Aktivitetsrådet. I uge 9 er der blevet afholdt fastelavnsfest sammen med skolen. Alle børn i Skolefritidsordningen har været på tur til skøjtebanen, og det blev en rigtig god dag. Der afholdes forældremøde i børnehaven, mandag 13. marts 2017, med oplæg af SSP-konsulent, Louise Ørum Skytt. Emnet er: Sunde medievaner noget vi er fælles om. Fra og med uge 12 afholdes emneuger om Fremmede kulturer. Ulbjerg SDI skolen: Er i gang med brobygningsaktiviteter, hvor eleverne fra mellemgruppen, klasse, besøger kammeraterne på Skals Skole/SFO og omvendt. Der tages meget snart fat på et fælles musical-projekt, hvor der skal være fremførelser af forestillingen i uge 17. Der har været afviklet en Astrid Lindgren-aktivitet på Naturskolen ved Hald Hovedgård. Der afholdes en fælles brobygningslejrskole for eleverne i 6. klasse sammen med 6. klasse på Skals Skole/SFO. Lejrskolen finder lige som sidste år sted på Fur. Der er arbejdet meget med læringsplatformen, Meebook, hen over vinteren. Eleverne skal nu evaluere sig selv med hensyn til den kommende elevplan. Der afholdes fælles forældremøde for mellemgruppen, tirsdag 28. marts 2017.

6 Skals Skole Skolefritidsordningen og SFO-klubben: To pædagoger fra SFO har været med til IDR-fagdag sammen med idrætslærerne på skolen. Her fik de nogle input fra andre fagpersoner, som har IDR-timer på skolen, og det var en meget givende oplevelse. Der har været en føler ude vedrørende børnenes sprogbrug, når de befinder sig i Skolefritidsordningen. Det gode børnemøde handler også om sproget. Nogle børn, der gør brug af fritidstilbuddet, har besluttet at lave en LEGO-udstilling, hvorfor der produceres LEGO-figurer af alskens slags. Der afholdes fernisering fredag eftermiddag, 17. marts En journalist og en fotograf fra Viborg Stifts Folkeblad har lovet at kigge forbi. Skals Skole: Elevplanerne bliver nu dannet med afsæt i læringsplatformen, Meebook, og BU-forvaltningen har udarbejdet en elevplansskabelon til formålet. Denne skabelon benyttes i år 1 (skoleåret 2016/2017) og måske også i år 2 (skoleåret 2017/2018). Der afvikles lige nu besøg af ledelsesteamet i klasserne. Der ses i den forbindelse på opstarten på en undervisningsblok, herunder det pædagogiske personales møde med børn, elever og unge mennesker. Besøgene har undersøgende karakter og relaterer til en kursusvirksomhed sammen med de andre ledelsesteam fra skolerne i Viborg Kommune. Der afholdes skole/hjemsamtaler i hele uge 11 i indskolingen. Der er udarbejdet en ny ramme for disse forældresamtaler. d) Ledelsesteamet. De aktuelle elevtal på vore to skoler ser ultimo december måned 2016 således ud: Ulbjerg SDI 100 ( 0 ) og Skals Skole/SFO 341 ( -2 ). Parenteserne viser forskellen i forhold til det seneste bestyrelsesmøde. En elev er visiteret til A-klasserne på Vestervang Skole. En elev er flyttet tilbage til Grønland (en søskende, der har gået i specialtilbud på Nordre Skole, er flyttet med). En helt tredje elev er visiteret til en prøveperiode i HU-klassen på Viborg Ungdomsskole. I næste uge indskrives en iransk dreng i Sproggruppen (og i en passende stamklasse, hvilket vil sige et hold på 0. årgang). Det vigende børnetal i Ulbjerg SFO har ført til et nyt indsatsområde i Kvalitetsrapporten for 2017, KV17, jf. drøftelsen på bestyrelsesmødet i januar. Der har været budgetopfølgning, Skals/Ulbjerg, med ny økonomikonsulent, onsdag 22. februar Der var ingen særlige bemærkninger til det budget for 2017, som ledelsesteamet har fremlagt og bestyrelsen har vedtaget. Personalesituationen på vore skoler, hvor skoleårets planlægning, 2017/2018, går i gang. Der mangler lige nu en tilbagemelding fra en lærer, som er på orlov i indeværende skoleår. e) Andre. Der har været afholdt møde i Forældrerådet for Skolefritidsordningen og SFO-klubben på Skals Skole/SFO, mandag 27. januar 2017 kl , i Solstrålen. Referatet fra dette møde blev udsendt sammen med dagsordenen. Ellers intet nyt at berette.

7 7. Eventuelt. Der har været en del henvendelser fra forældre omkring afholdelse af Blå Mandag, fordi afholdelsen af konfirmationerne i henholdsvis Skals og Ulbjerg ligger noget spredt her i foråret. Tages med som punkt på bestyrelsens næste møde, mandag 3. april Der blev rejst en anden problemstilling, som drejede sig om mangelfuld rengøring og dårligt indeklima i børnehaven, Møllebakken. Det har givet et dårligt arbejdsmiljø for medarbejderne og et dårligt miljø for børnene. Afdelingslederen for Ulbjerg SDI forklarede den opståede situation. Den gik på, at ventilationsanlægget aldrig har virket optimalt på trods af regelmæssig service og overvågning. Den lokale smed er nu sat på opgaven, og der er lovet et ventilationsanlæg, som kommer til at virke efter hensigten. Afdelingslederen for børnehave og Skolefritidsordning kommer med en opfølgning på bestyrelsesmødet i begyndelsen af april måned. Næste møde: Mandag 3. april 2017, kl , i personalerummet på Ulbjerg SDI. Der er forhåndsafbud til dette møde fra Louise Maria Løgstrup Bach. Ekstraordinært møde: Tirsdag 21. marts 2017, kl , i personalerummet på Ulbjerg SDI. Der skal på dette møde udarbejdes et høringssvar i forhold til modeller for en ny ressourcetildelingsmodel på skoleområdet. En arbejdsgruppe vil forberede et forslag til høringssvar, som bestyrelsen kan tage afsæt i.