BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG. Mødedato Mandag 1. december 2014 kl

Transkript

1 REFERAT BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG Mødedato Mandag 1. december 2014 kl Mødested Ulbjerg SDI (personalerummet) Deltagere Preben Dalsgaard Pedersen, bestyrelsesformand Vivian Hald Stisen, næstformand i bestyrelsen Hanne Mette Olesen Maja Høyer-Nielsen Per Horn Petersen Sofie Melhedegaard Vasegaard Thomas Ambrosius Camilla Grøn Madsen Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem Agnethe Kristiansen, medarbejderrepræsentant lærer Jonna Roersen, medarbejderrepræsentant pædagog Maj-Britt Bjerregaard, medarbejderrepræsentant pædagog Kirsten Frederiksen, medarbejderrepræsentant - lærer Min Aung Myahn, elevrådsformand i Skals, går i 8.B Maria Dalsgaard, elevrådsformand i Ulbjerg, går i 5. klasse Afbud Kirsten Frederiksen, Jesper Poulsen og elevrepræsentanterne Sekretariat/ referent Ledelsesteamet enten Jesper Poulsen, Jens Kristian Thomsen eller Jess-Ole Jensen vil være referent Sidstnævnte fik tjansen Referat udsendt Torsdag 11. december 2014 DAGSORDEN / REFERAT: 1. Godkendelse af referatet fra det ordinære møde, mandag10. november, samt fra det ekstraordinære møde, mandag 17. november 2014 (det samlede referat fra disse møder blev udsendt pr. mail, mandag 24. november 2014). Det samlede referat fra møderne i november blev godkendt. Ledelsesteamet foreslår, at tidsrummet kl afsættes til aftenens dagsordenspunkter. Tidsrummet kl til en teknisk omstilling, og endelig tidsrummet kl til fællesspisning, julehygge og pakkespil. 2. Meddelelser (gøres denne dag ekstra korte og om muligt skriftlige). a) Formanden og næstformanden. Næstformanden har været til Landsmøde i forældreorganisationen, Skole & Forældre. Bilag til inspiration er vedlagt som bilag. Næstformanden, Vivian Hald Stisen, har udfærdiget et bilag med noter fra Landsmødet. De øvrige medlemmer af bestyrelsen kunne spørge ind til indholdet og inspirationen i forbindelse med kaffen og risalamanden!

2 b) Elevrepræsentanterne. Der har været afholdt elevrådsmøde på Skals Skole/SFO, torsdag 27. november 214. Ulbjerg SDI: Intet nyt. Elevrådsformanden havde meldt afbud. Skals Skole/SFO: Elevrådsformanden havde meldt afbud. Elevrådskontaktlæreren (Jess-Ole Jensen) gav et kort referat fra det seneste møde, torsdag 27. november Forslag og ønsker til sidste skoledag inden juleferien, mandag 22. december 2014 blev afgivet. Under punktet Nyt fra klasserne blev der spurgt ind til madordning og skolekiosk. Det ser ud til, at denne service kan sættes i gang fra og med mandag 5. januar Der findes projekter frem fra Innovationsugen i november måned 2013, fordi inde- og udearealer skal indrettes i foråret 2015 med afsæt i udvalgte elevidéer (der er kr. på bogen til iværksættelsen). Omkring Skolereformen og opfølgning på denne, så efterspørger elevrådet et tidligere mødetidspunkt om morgenen. Elevrådet blev afslutningsvis anmodet om at komme med ønsker til skolens budget for c) Medarbejderrepræsentanterne, herunder tilbagemeldinger fra dagligdagen - pædagogisk og arbejdsmiljømæssigt. Kort referat fra det fælles personalemøde, Skals/Ulbjerg, torsdag 13. november 2014, hvor temaet var Social kapital. Ulbjerg SFO/børnehave: Der er ansat en ny pædagog i en 30-timers stilling fra årsskiftet 2014/2015. Ulbjerg Skole: Intet nyt fra skoledelen i denne omgang. Skals Skoles SFO: Julenissefesten blev gennemført med stor succes, torsdag 27. november På trods af en neddrosling i store udstyrsstykker, var kantinen vanen tro fyldt til bristepunktet med forældre og børn. Det skal dog nævnes, at en julemelodi udsat for en trestemmig kanon og børnene på 1. årgang helt givet vil gå over i historien! Skals Skole: Intet nyt fra skoledelen i denne omgang. Medarbejderrepræsentanterne hjalp hinanden med at give et kort referat fra det fælles personalemøde om Social kapital. Nogle opfatter temaet som gammel vin på nye flasker. Andre kan godt se idéen i, at samarbejde, tillid, og retfærdighed er vigtige ingredienser, når f.eks. Skolereformen og Skolefællesskabet skal nyde fremme og udvikles. Der arbejdes videre med temaet og konsulentfirmaet, iflok, onsdag 18. marts 2015, på Ulbjerg SDI. d) Ledelsesteamet, herunder nyt vedr. ansættelse af en pædagog i en fast stilling i skole/sfo på Ulbjerg SDI samt ansættelse af en børnehaveklasseleder i en fast stilling på Skals Skole/SFO begge stillinger med tiltræden pr. 1. januar Seneste nyt om den annoncerede madordning, skolemad.nu, samt status på rengøringssituationen. Der orienteres om planlægningen af juleafslutningen, mandag 22. december Tidsplanen for udarbejdelse af Kvalitetsrapporten 2014 (KV 14), herunder bestyrelsens årsberetning, omdeles på mødet. Der blev givet nogle korte referater fra de to ansættelsessamtaler på henholdsvis Ulbjerg SDI og Skals Skole/SFO. På Ulbjerg SDI kom der 25 ansøgninger til den 30-timers pædagogstilling. 4 af disse ansøgere blev indkaldt til samtale, og ansat i stillingen blev Christina Kærshøj Melin. Christina er 25 år, uddannet pædagog fra VIA i Viborg i 2013 samt bosat i Viborg. På Skals Skole/SFO var der indkaldt 5 ansøgere af et ansøgerfelt på ligeledes 25 ansøgere, til samtale til den ledige stilling som børnehaveklasseleder, fredag 28. november 2014 fra kl Valget faldt efter en særdeles lang

3 votering på Henriette Abel Bitsch, der ud over at være pædagog, er 52 år og bosat i Viborg. Skals Nærkøb har nu tilkendegivet at ville levere mad til den kommende madordning på Skals Skole/SFO. Menuen, der kan vælges fra, bliver aftalt i løbet af den kommende tid. Forældre og elever introduceres til bestilling og betaling via hjemmeside i tiden op mod julefriheden. Ordningen forventes at fungere fra mandag 5. januar Der er afholdt møde med skolechef, Chris Rævsgaard Hansen, dags dato vedrørende sparring i forhold til Kvalitetsrapport 2014 (KV14). Ulbjerg SDI kunne ikke sende repræsentanter til sparringsmødet. Der skal bl.a. udarbejdes en årsberetning fra vore respektive bestyrelser til KV14. Dead-line i forhold til det, skolerne skal levere til rapporten, er torsdag 11. december Der blev laves en arbejdsfordeling i relation til både årsberetningerne og Kvalitetsrapporterne fra vore to skoler. Udkast til årsberetning for Ulbjerg SDI udarbejdes af Vivian Hald Stisen og Maja Høyer-Nielsen. For Skals Skole og SFO s vedkommende klares udspillet af Hanne Mette Olesen og Preben Dalsgaard Pedersen. Udkast/udspil rundsendes til bestyrelsens medlemmer til kommentering og kvalificeres på denne måde inden fremsendelsen til BU-forvaltningen. Det blev på samme måde aftalt, at de kommentarer og afsnit, som ledelsesteamet udarbejder til Kvalitetsrapporterne, rundsendes til bestyrelsens medlemmer til kommentering. Dette punkt blev afsluttet med, at Skolebestyrelsen (nr ) blev omdelt. Dette nummer er et temahæfte om Pædagogen i skolen Styr på rammerne. e) Børnehaven / Skolefritidsordningen / SFO-klubben. Præsentationen og godkendelsen af børnehavens nye Læreplan udsættes til bestyrelsens møde i januar måned 2015 på grund af arbejdspres i børnehaven. Afdelingsleder, Jens Kristian Thomsen, redegjorde for, hvordan bestyrelsen informeres om den Læreplan, der inden julefriheden bliver fremsendt til BU-forvaltningen. Det blev aftalt at fremsendelsen sker samtidig til begge instanser. Vedrørende medarbejdernes indlæg, se under Meddelelser, punkt c). f) Andre, herunder nyt fra PR-gruppen, samt nyt fra Klyngerådet (udviklingsprojektet med samarbejde mellem byområderne Skals, Nr. Rind, Skringstrup, Låstrup, Sundstrup og Ulbjerg). Intet at bemærke det blev dog oplyst, at Klyngerådet holder møde i meget nær fremtid. 3. Danmarks-Indsamlingen 2015 i samarbejde med SIP-klassen på Skals Efterskole. Skals Skole/SFO har i flere år samarbejdet med Skals Efterskole SIP-klasse omkring indsamlingen af midler til fattige og udsatte grupper i Afrika. Indsamlingen har mest været koncentreret om et sponsorløb i midten af januar måned. Danmarks- Indsamlingen er en stort anlagt event på TV2 i februar måned hvert år, og Skals Efterskole har været topscorer, hvad indsamlet beløb for skoler og institutioner angår. Ledelsesteamet orienterer om projektet i 2015, og bestyrelsen beslutter, hvor vidt vore to skoler skal deltage i Danmarks-Indsamlingen Sponsorløbet eller sponsorløbene vil blive placeret, torsdag 15. januar 2015, og afviklet afdelingsvis. Forældrebrevet omkring arrangementet er vedlagt som bilag.

4 Ledelsesteamet gav en kort orientering omkring Skals Skole og SFO s tidligere deltagelse i Danmarks-Indsamlingen. På denne baggrund blev der spurgt ind til, hvor vidt vore to skoler vil deltage i sponsorløbet midt i januar måned Bestyrelsen tilkendegav, at såvel Ulbjerg SDI som Skals Skole/SFO ønsker at deltage i projektet. Der kom nogle ønsker og bemærkninger i den anledning. Skolernes elever skal som tidligere år kunne deltage i løbet uden selv at have skaffet sponsorer (der afleveres blot en blank kontrakt til klasselæreren/kontaktlæreren). Bestyrelsen kom med forslag til, at en elev i en klasse godt kan være dobbelt-sponsor, for på den måde at dække en skolekammerat ind, som ikke selv har kunnet skaffe sponsorer. Skolerne kunne også hver især være backup i forhold til manglende midler/sponsorer hos udvalgte elever. Både Ulbjerg SDI og Skals Skole/SFO skal nævnes i SIP-klassens pressemeddelelser, når indsamlingsresultatet skal offentliggøres. Det blev afslutningsvis nævnt, at der skal kæles noget mere for forældrebrevet inden udsendelse. Løbet placeres for Skals Skole og SFO s vedkommende, torsdag 15. januar Aktivitetsgruppen fra SIP-klassen på Skals Efterskole kontakter snarest afdelingsleder, Jesper Poulsen, Ulbjerg SDI omkring de nærmere aftaler for sponsorløbets placering m.v. Jess-Ole Jensen formidler denne kontakt. 4. Afstemning / ny undersøgelse vedrørende indførelse af frokostordning i børnehaven. Der er tale om en elektronisk afstemning på Møllebakkens Børnenet, som blev afsluttet i torsdags, 20. november Afstemningen foregår hvert andet år i alle kommunale daginstitutioner og ved simpelt flertal. Der var en meget ringe stemmeprocent i form af 8 afgivne NEJ-stemmer ud af 25 stemmeberettigede, og altså ikke en eneste JA-stemme! Det handlede om et fravalg i forhold til ordningen, hvilket betyder, at man skal være aktiv i fravalget. En passiv stemme fungerer i dette system som en JA-stemme, hvorved de 17 manglende stemmeafgivelser kan tolkes som et JA! For at være sikker på, at børnehaven ikke kom til at indføre en ordning, som flertallet ikke ønsker sig og dermed skabe en voldsom utilfredshed i forældregruppen har afdelingslederen besluttet at gennemføre en skriftlig tilkendegivelse fra samtlige 25 forældre i relation til frokostordningen. Prisen for ordningen er sat til 509,- kr. pr. måned. Afdelingslederens undersøgelse viste, at 21 forældre svarede NEJ til frokostordningen og kun 4 forældre tilkendegav et JA til tilbuddet. Det er op til Bestyrelsen for Skolefællesskabet at træffe den endelige beslutning på baggrund af ovenstående. Afdelingslederen kan svare på eventuelle spørgsmål. Afdelingslederen for børnehave og SFO i Ulbjerg, Jens Kristian Thomsen, supplerede kort ovenstående sagsfremstilling, hvorefter problemstillingen blev drøftet grundigt igennem. Det blev på denne baggrund besluttet, at bestyrelsen skriver til Møllebakkens forældregruppe vedrørende konsekvenserne er af afdelingslederens undersøgelse, som bestyrelsen støtter fuldt ud. Selve formuleringen til forældrene bliver forfattet af en gruppe forældrevalgte fra Ulbjerg. Formuleringen rundsendes til alle bestyrelsens medlemmer, inden afdelingslederen for børnehave og SFO rundsender brevet til forældrene via Børnenettet. Den endelige formulering blev således:

5 5. Nyt fokusområde med tilhørende effektmål som led i den Dialogbaserede Aftalestyring, skoleåret 2015/2016 Belægningsgraden i fritidsdelen. Alle de nuværende fokusområder med tilhørende målsætninger og effektmål kører videre i det kommende skoleår. Bestyrelsen besluttede på det seneste møde at supplere med endnu et fokusområde, der fik arbejdstitlen: Belægningsgraden i fritidsdelen. Fokusområdet skal ses i lyset af, at aktiviteterne i fritidsdelen skal være understøttende i forhold til undervisning, oplevelser og samvær i skoledelen. Det er på denne baggrund vigtigt, at en særdeles stor del af vore børn/elever frekventerer fritidsdelen. Ledelsesteamet skriver lige nu på fokusområdet, målsætningerne og effektmålene. Bilaget til dette punkt på dagsordenen vil blive eftersendt. Bilag om det foreslåede nye fokusområde omdeles på mødet. Der blev indhentet inspiration til færdiggørelse af beskrivelsen. Skolereformen er en særlig udfordring i relation til fokusområdet. Det skal endvidere vurderes, om det står for stærkt trukket op, at det er en betingelse for at lykkes i skoledelsen, at barnet/eleven er aktivt deltagende i fritidsdelen. Det økonomiske aspekt for forældrene bør også medtænkes. Det skal selvsagt være en forældreafgørelse, om barnet/eleven skal være tilmeldt fritidsdelen. Der blev spurgt til, hvordan målingerne skal foretages. Er det belægningen eller økonomien, vi interesserer os for? Er det tilmeldingen eller det faktuelle fremmøde i fritidsdelen, der skal være vores pejlemærke? Hvis Skolefritidsordningen først begynder kl , hvad er forventningen til tilbuddet så fra forældrenes side? En organisering i værksteder kan være en organisering, der ikke er den gammeldags opfølgning på. De ydre rammer bør også nævnes i vores beskrivelse: Ændrede bustider, muligheder for ture og længerevarende aktiviteter og endelig et egentligt samspil med skoledelen. Forældretilfredshedsundersøgelser vurderer bestyrelsen som værende vigtige. Bestyrelsens medlemmer må gerne komme med input til, hvad det vil være godt, at Skolefritidsordningen og SFOklubben tilbyder (forslag fremsendes pr. mail til enten krs@viborg.dk eller jkt@viborg.dk, alternativt jj3@viborg.dk). Det endelige dokument skrives færdigt af de to skolers afdelingsledere for fritidsdelen. Det færdige dokument rundsendes til kommentering af bestyrelsesmedlemmerne, inden det fremsendes sammen med de andre beskrivelser og uddybninger til Kvalitetsrapporten (KV14). 6. Ny bekendtgørelse om elevplaner har fået BU-forvaltningen til at tage initiativ til en skabelon, der også rummer uddannelsesvejledningen, herunder den nye uddannelsesparathedsvurdering (UPV). Hvad betyder det nye tiltag for elever og deres forældre. Skabelonen blev præsenteret for skolelederne, onsdag 12. november 2014, og det kom der en del kommentarer og ændringsforslag ud af. BU-forvaltningen har nu meldt ud, at skabelonen vil være et tilbud til kommunens skoler, og skolerne vil få et kursus i, hvordan skabelonen kan tilrettes den enkelte skoles behov. Elevplanen er konstrueret således, at elever, forældre, lærere og UU-vejledere løbende kan skrive i planen. Den bliver således et dynamisk værktøj, der løbende kan opdateres i relation til den målstyrede undervisning, skolerne gradvist bevæger sig hen imod. Lærerne og pædagogerne kan fra årsskiftet øve sig i brugen, så elevplanen bliver et brugbart dialogværktøj i løbet af foråret Uddannelsesparathedsvurderingen,

6 der i indeværende skoleår kun benyttes i forhold til eleverne på 8. årgang, er en nyskabelse omkring de unge menneskers overgang til ungdomsuddannelserne. Ledelsesteamet orienterer, og der kan selvsagt spørges ind til redegørelsen. Kort orientering ved ledelsesteamet (sekretariatet). Når skabelonen er i hus, rettes teksten og opsætningen til i samarbejde mellem ledelsen og afdelingskoordinatorerne. Forældre og elever vil efterfølgende blive introduceret til skabelonen. Elevplanen tages i brug lige efter årsskiftet, 2014/2015, og vil blive en del af skoleårets anden skole/hjem-samtale i foråret Uddannelsesparathedsvurderingen (UPV) har haft en hurtig fødsel. Lærerne i udskolingen blev sat ind i system og tankegang i mandags, 24. november UPV erne for 8. årgang skulle være på plads inden dags dato, altså mandag 1. december 2014! Forældrene har ikke været orienteret fra kontorets side om denne manøvre. Her har kommunikationen fungeret på klasseniveau. Dette har været forholdsvist problemfrit. 7. Økonomi og forventet regnskab 2014 for vore to skoler samt et skønnet bud på budgettet for Ledelsen på Ulbjerg SDI havde for et stykke tid siden møde med økonomikonsulenten om budgettet for Der ses på fremtidsudsigterne vedrørende 2015, og der gives et bud på det forventede regnskab for De økonomiske spilleregler tilsiger, at der højst kan overføres et overskud på 5 % af budgettet til det kommende regnskabsår. Tilsvarende må der højst akkumuleres et underskud på 3 % af budgettet. Ledelsen på Skals Skole/SFO har mandag formiddag, 1. december 2014, møde med økonomikonsulenten om budgettet for Hvis benene kan bære, så vil der blive givet et kort referat fra dette opklarende møde inden benchmark-mødet med Karup- og Vestre skoler (et møde der nu er annonceret til, onsdag 17. december 2014, på Viborg Rådhus). Der gives også fra Skals-ledelsen et bud på det forventede regnskab for Hvis der opstår relevante bilag til dette dagsordenspunkt, så vil disse bilag blive eftersendt. Mødet med økonomikonsulenten i Viborg dags dato viste for Skals Skole og SFO s vedkommende, at det forventede regnskab for 2014 lander på et underskud på ca kr. (det skal hertil tilføjes, at der i slutfasen er tilført skolen kr. til vikardækning, når den centralt besluttede kompetenceudvikling af pædagoger og lærere ruller i løbet af 2015). Underskuddet for 2014 svarer til cirka 2,8 %! Estimatet for 2015 (næste regnskabsårs budget) ser lige nu ud til at føre til et underskud på ca kr., svarende til cirka 0,8 %. Dette er en fremskrivning, der bygger på, at tre af de ledelsesmæssige scenarier udmøntes, nemlig A. Der flyttes en pædagog fra Skals Skoles SFO pr. 1. januar 2015, og der ansættes en ny børnehaveklasseleder i stedet for Bodil Risdahl fra samme dato, og B. der ansættes ikke en erstatning for lærer, når denne stopper med udgangen af juli måned 2015, og C. der er endnu en ledelsesmæssig overvejelse, der ikke i skrivende stund er meldt ud til personalegruppen (derfor denne anonymisering). Der skal arbejdes med nogle flere scenarier i ledelsesteamet til iværksættelse i løbet af 2015, fordi Skolefritidsordningen og SFO-klubben står til at miste børn, svarende til en mindre tildeling på ca kr. Elevtallet på skolen

7 kan i værste fald gå ned til 350, fordi der kommer relativt få elever fra Ulbjerg SDI til kommende 7. årgang, nærmere bestemt ca. 10 elever. Dertil kommer, at vi stadig mister elever i udskolingen. En nedgang på 10 elever koster ca kr. på ressourcetildelingen! Med det skønnede underskud for 2015 er den økonomiske udfordring for 2016 på ca. 1 mio. kr.! Derfor skal der udvises rettidig omhu. Da afdelingsleder, Jesper Poulsen, havde forfald, blev økonomien for Ulbjerg SDI ikke foldet ud. Der vil blive orienteret kort om regnskabsresultatet for 2014 samt om budgettet for 2015 på mødet i januar måned. Det er ingen hemmelighed, at billedet ser endog meget kønt ud! 8. Eventuelt. Der er forhåndsafbud til bestyrelsesmøderne i januar og februar måned fra Sofie Melhedegaard. På bestyrelsens møde i januar måned er der forhåndsafbud fra Jonna Roersen (hun erstattes på dette møde af Birgith Andersen. Bestyrelsen besluttede at give en gave til medarbejdere i Skolefællesskabet, der stopper i tjenesten, f.eks. på grund af overgang til efterløn eller pension. Mødedatoerne for andet halvår, 2014/2015, udmeldes sammen med det endelige referat! Mødet sluttede kl (ny midtjysk rekord) hvorefter den stod på fælles julespisning og pakkespil, alt i alt en særdeles hyggelig omgang! Næste møde: Mandag 12. januar 2015 kl på Skals Skole/SFO (personalerummet P I). ALLE MEDLEMMER AF BESTYRELSEN FOR SKOLEFÆLLESSKABET, SKALS/ULBJERG, SAMT DERES RESPEKTIVE FAMILIER ØNSKES EN RIGTIG GLÆDELIG JUL SAMT ET GODT OG GIVENDE NYTÅR - vel mødt til samarbejde og samvær i 2015!

8