BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG

Transkript

1 REFERAT BESTYRELSESMØDE - SKOLEFÆLLESSKABET SKALS/ULBJERG Mødedato Mandag 13. juni 2016 kl Mødested Skals Skole/SFO (fællesrummet P I) Deltagere Preben Dalsgaard Pedersen, bestyrelsesformand Vivian Hald Stisen, næstformand i bestyrelsen Hanne Mette Olesen Maja Høyer-Nielsen Per Horn Petersen Sofie Melhedegaard Vasegaard Thomas Ambrosius Camilla Grøn Madsen Dorte Grønbæk Jensen van Mieghem Agnethe Kristiansen, medarbejderrepræsentant lærer Jonna Roersen, medarbejderrepræsentant pædagog Maj-Britt Bjerregaard, medarbejderrepræsentant pædagog Kirsten Frederiksen, medarbejderrepræsentant - lærer Cecilie Winther Christensen, elevrådsformand i Skals, går i 9.X Signe Nielsen, elevrådsformand i Ulbjerg, går i 6. klasse Hanne Mette Olesen, Cecilie Winther Christensen og Signe Nielsen (Maja Høyer-Nielsen og Kirsten Frederiksen mødte lidt Afbud senere) Jesper Poulsen, Jens Kristian Thomsen, Kristian Smidt og Jess-Ole Sekretariat/ referent Jensen Referat udsendt Mandag 27. juni 2016 DAGSORDEN: 1. Godkendelse af referatet fra det ordinære møde, mandag 23. maj 2016 (referatet fra dette møde blev udsendt torsdag 2. juni 2016, men er blev påført diverse links og er blevet udsendt på ny tirsdag 7. juni 2016). Referatet blev godkendt. 2. Meddelelser (om muligt korte og/eller skriftlige). a) Formanden og næstformanden. Der er inviteret til landsmøde i forældreorganisationen, Skole & Forældre, i november måned Eventuel repræsentation fra bestyrelsen for Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg, tages op på møde i den nye bestyrelse efter sommerferien. Der er planlagt dialogmøde på skoleområdet med Børne- og Ungdomsudvalget, tirsdag 1. november 2016 kl Mødestedet udmeldes efter sommerferien.

2 Der var ikke mødt forældre fra Ulbjerg SDI til dialogmødet om Aldersintegreret undervisning, der fra og med skoleåret, 2016/2017, indføres i indskolingen og på mellemtrinnet på Karup Skole. Dialogmødet blev afholdt i Jet-Hallen i Karup og var velbesøgt. Der var dog Ulbjerg-repræsentation i form af børnehaveklasseleder, Karen Arkesteijn og afdelingsleder, Jesper Poulsen. b) Elevrepræsentanterne. Der har ikke været afholdt elevrådsmøde på Skals Skole/SFO siden seneste bestyrelsesmøde. Der har ikke været afholdt elevrådsmøder på vore to skoler siden seneste bestyrelsesmøde. c) Medarbejderrepræsentanterne, herunder tilbagemeldinger fra dagligdagen - pædagogisk og arbejdsmiljømæssigt. Ulbjerg SDI, børnehaven og SFO: KRIBLE-KRABLE -emne er nu afsluttet. Højbedene er nu taget i brug. Der har været afslutning for de ældste børnehavebørn. Årsplan er blevet udarbejdet for Møllebakken. Der er endvidere arrangeret overnatning i Skolefritidsordningen efter tur til Gudenåcentralen (vandkraftværket) i Tange. Ulbjerg SDI, skolen: Er lige nu ved at afvikle skoleåret. 6. klasse rejser sammen med eleverne på 6. årgang på Skals Skole/SFO til Fur onsdag morgen, 15. juni Brobygningslejrskolen omfatter 3 døgn og kører således frem til fredag eftermiddag, 17. juni Skals Skole, SFO og SFO-klub: Rulleskøjteskolen blev afsluttet i slutningen af uge 23 med stor succes. Der arrangeres tur til Sønderballe med 54 børn, tirsdag 14. juni Her skal en stor samling af veteranbiler besigtiges og afprøves. Børnene på 3. årgang har inviteret resten af Skolefritidsordningen til Store Legedag, torsdag 16. juni klasserne har afslutning med overnatning om fredagen i uge 24, hvilket vil sige, 17. juni SFO-klubben slutter ligeledes af med et overnatningsarrangement. Skals Skole: Indskolingen, årgang, holdt fest, Skraldebang, i Skals Idrætscenter, fredag 10. juni 2016 kl Idrætscenteret og underholdningen for børnene i indskolingen var finansieret af optjente midler fra salg af hjemmegjorte ting og sager op til julefriheden i d) Ledelsesteamet. Kort opsummering på CHAT-sagen på 7. årgang. Korrektion af estimatet for børnehaven, Møllebakken, hvad økonomien for 2017 angår. Næste møde om estimatet afholdes med økonomikonsulenten, torsdag 16. juni Ulbjerg SDI: Der blev givet en kort orientering om status på projekt Friluftsbassin. Arbejdsgruppen er nu gået i gang, og kravet om at have påbegyndt projektet senest 30. juni 2016 er således opfyldt. Der bakses

3 lidt med finansieringen af bassinet med tilhørende tekniske faciliteter, men der hersker stadig en stor optimisme i arbejdsgruppen. Kommunernes Landsforening (KL) og regeringen har aftalt, at alle kommuner i Danmark skal have en såkaldt læringsplatform. Viborg og en god del af omegnskommunerne har besluttet at indkøbe platformen, MeeBook, fra og med skoleåret 2016/2017. Der blev orienteret om Viborg Kommunes minimumskrav til de pædagogiske medarbejdere og skolernes ledelser i den anledning. Elevplansproblematikken blev vendt. Folkeskoleloven siger, at eleverne skal have en elevplan omfattende alle fag (alle fag varierer selvsagt i antal fra årgang til årgang). I overgangsfasen, der er på 1½ år, vil lærere og pædagoger ikke have alle fag at trække på som grundlag for elevplanen. Opstår der problemer i den kontekst, så må ledelsen finde en løsning i forhold til de forældre, som måtte henvende sig. Der afholdes MeeBook kursus for det samlede pædagogiske personale, Skals/Ulbjerg, torsdag 23. juni 2016 kl , i kantinen på Skals Skole/SFO. Elevtallet er gået op med 2 elever fra 1. august 2016, men der fraflytter en elev pr. 24. juni Det samlede elevtal vil fra skoleåret start, 2016/2017, være på ca Højbedene er nu gjort færdige og er blevet tilplantet. Arealerne omkring højbedene indrettes og smukseres umiddelbart efter sommerferien. Skals Skole/SFO: Der blev givet en kort opsummering på CHAT-sagen på 7. årgang efter besøg af SSP-konsulenten. Der er kommet ét brev siden denne afrunding, men ingen har hørt noget. Ordlyden af brevet blev læst op og taget til efterretning. Der er generelt set en rigtig god stemning på årgangen. Der afholdes møder med økonomikonsulenten onsdag, 15. juni 2016, (budgetopfølgning 2016) og torsdag, 16. juni 2016, (estimat 2017). I forhold hertil følges der op på afdelingslederen for børnehaven og SFO s mail til bestyrelsen vedrørende Møllebakkens økonomi i indeværende regnskabsår. Bestyrelsen skal være opmærksom på den udmeldte besparelse på administrationen på BU-området 3,7 mio. kr. i Der holdes orienteringsmøde herom i HK-regi, mandag 27. juni Udmøntningen af besparelsen er endnu usikker, men den skal træde i kraft senest ved årsskiftet, 1. januar 2017! Skolesekretærerne og de administrative ledere behøver opbakning, hvis de skal held til at få det politiske niveau i tale. Det er vanskeligt at forestille sig skoler uden en sekretærfunktion, men denne funktion er i fare for dels at blive minimeret og dels at blive centraliseret. e) Andre. Sofie Melhedegaard Vasegaard har modtaget en forældrehenvendelse vedrørende klassekasser, der er en slags opsparingsordninger i en hel del klasser. Den pågældende forælder spørger til, om der foreligger principper og/eller retningslinjer for disse klassekasser. Punktet tages op som punkt i efteråret i den nye bestyrelse. Afdelingslederen på Ulbjerg SDI foreslog i den forbindelse, at det pædagogiske personale holdes helt fri af administrationen af klassekasser. Det må være en forældreopgave.

4 Der blev fra et bestyrelsesmedlem spurgt til, hvorfor der ikke for længe siden er udmeldt dato, mødetidspunkt samt mødested i relation til informationsmødet for kommende 7. årgangs forældre. Det blev der givet en kort forklaring på fra ledelsesteamets side. Det forventes, at det pågældende informationsmøde bliver placeret i begyndelsen af uge 25. Indbydelse til informationsmødet udsendes snarest. I skoleåret, 2016/2017, vil denne udmelding og invitation blive overgivet til forældregruppen ca. 2 måneder før afholdelse. 3. Ekskursioner, hytteture og lejrskoler i Skolefællesskabet, Skals/Ulbjerg. Der sluttes af med at se på hytteture (med én overnatning), hvor forældre kan overtage og gøre hytteturen færdig. Skals Skole/SFO har nogle retningslinjer for disse situationer. Ledelsen foreslår, at ekskursioner altid kører over én dag. Hytteture kan køre over 2 dage, hvor det pædagogiske personale er med i dagtimerne, og forældrene overnatter med de involverede elever. De nuværende retningslinjer for overdragelse af arrangementer til forældre drøftes. Retningslinjerne er vedlagt som bilag til dette punkt, men kan også findes via følgende link. Bestyrelsen beslutter rammerne for hytteture i skolefællesskabet. De nuværende retningslinjer for forældres overtagelse af skoleaktiviteter har nogle år på bagen og relaterer til, at arrangementer med overnatning blev suspenderet på grund af den økonomiske genopretning. Retningslinjerne blev drøftet igennem. I den forbindelse blev forældrebetaling til sådanne arrangementer bragt på banen. Ledelsesteamet supplerede med, at Styrelsesvedtægten for Viborg kommunale Skolevæsen beskriver, hvilke ting og aktiviteter, bestyrelsen kan beslutte at kræve forældrebetaling for. Bestyrelsen besluttede at ændre retningslinjerne på området, så de bliver i overensstemmelse med Styrelsesvedtægten. Det skal i forhold hertil bemærkes, at vore skoler/institutioner af og til friholder familier for denne forældrebetaling, fordi der er familier, som ellers ikke kan deltage i arrangementet eller aktiviteten f.eks. har flygtningefamilier så lille en ydelse, at de vil være afskåret for alt, der indebærer betaling. Sekretariatet udarbejder forslag til nye retningslinjer, så punktet kan tages op i den nye bestyrelse efter sommerferien. 4. Skoleårets planlægning, 2016/2017. Fag- og opgavefordelingen for Ulbjerg SDI fremlægges til bestyrelsens godkendelse. Der er foretaget nogle ændringer i den godkendte fag- og opgavefordeling for Skals Skole/SFO. Timefordelingsplanerne for vore to skoler blev godkendt på de seneste møder i bestyrelsen. Timefordelingsplanen danner grundlag for fag- og opgavefordelingen, hvor arbejdsopgaverne fordeles mellem de pædagogiske medarbejdere. Afdelingslederen fremlægger fag- og opgavefordelingen for Ulbjerg SDI til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. Fag- og opgavefordelingen i form af færdige bilag vil blive sendt til bestyrelsens medlemmer efter MED-lokaludvalgsmødet, Skals/Ulbjerg, onsdag 8. juni Tilbage står udarbejdelsen af grundskema for vore respektive skoler. Ledelsen fik bestyrelsens accept af, at grundskemaerne for skoleåret, 2016/2017, skal blive en realitet ved hjælp af sund fornuft. Ledelsen lover at leve op til denne hensigtserklæring.

5 Afdelingslederen uddelte bilag på mødet og fremlagde fag- og opgavefordelingen for Ulbjerg SDI, skoleåret 2016/2017. Bilagene skal forstås derhen, at støttetimerne i relation til de respektive hold er nævnt i parentes. Læreres og støttepersoners initialer fremgår af bilaget. Skemaerne på side 2 i bilaget er fiktive og skal derfor betragtes som en slags prøveskemaer, der senere rettes til i forhold til virkeligheden. Valgfag flyttes i den forbindelse til torsdag, fordi der er lærere på kompetenceudvikling om onsdagen i det kommende skoleår, jf. kompetencekravet der slår igennem i Bestyrelsen tog fag- og opgavefordelingen til efterretning, hvorfor der nu kan tages fat på færdiggørelsen af grundskemaerne for skoleåret, 2016/ Skals Skole/SFO har i øjeblikket et stillingsopslag ude omkring et orlovsvikariat i udskolingen. Ansøgningsfristen er fastsat til tirsdag 14. juni 2016, og ansættelsessamtalerne forventes afholdt torsdag 16. juni 2016 fra kl Orlovsvikariatet, der løber hele det kommende skoleår, blev opslået onsdag 1. juni 2016, og ligger nu på Viborg Kommunes hjemmesider samt på to jobbaser. Stillingsopslaget er vedlagt dagsordenen som bilag. Der ønskes nedsat et ansættelsesudvalg med deltagelse af to ledelsesrepræsentanter, to forældrerepræsentanter samt af 1 2 medarbejderrepræsentanter. Ledelsen foreslår, at der medvirker en medarbejderrepræsentant fra udskolingsteamet. Der er i skrivende stund modtaget 4 ansøgninger alle fra mandlige ansøgere hvilket må siges at være bemærkelsesværdigt. Ansættelsessamtalerne skulle gerne være overstået inden udgangen af uge 24, fordi der stadig vil være muligheder for at ændre i fag- og opgavefordelingen og/eller i grundskemaet for det kommende skoleår. Der blev spurgt til, hvilke forældre der kunne tænke sig at være en del af ansættelsesudvalget omkring orlovsvikariatet. Preben Dalsgaard Pedersen ønskede at deltage i de forestående ansættelsessamtaler. Resten af de forældrevalgte kan bestemme sig frem til tirsdag aften, 14. juni 2016 (mail i givet fald til skoleinspektøren). Der er desuden tilsagn fra lærer, Birgitte Pohl, som dels er en del af udskolingsteamet, og dels er suppleant til bestyrelsen, hvad medarbejderrepræsentant for lærergruppen på Skals Skole/SFO angår. Ansættelsesudvalget udgøres endvidere af 2 ledelsesrepræsentanter. Hvilke var ikke afgjort på mødetidspunktet, fordi det afhang af ansættelsessamtalernes placering. Disse placeres torsdag 16. juni 2016 med start kl og forventet afslutning kl. ca Der forventes indkaldt 4 5 ansøgere til samtale. Der er i skrivende stund modtaget 10 ansøgninger, og ansøgerfeltet ser således ud: 7 læreruddannede, heraf 3 kvindelige og 4 mandlige ansøgere, sam3 3 studenter, der har planlagt et sabbatår med lidt vikararbejde! Medlemmerne af ansættelsesudvalget oprettes i det digitale rekrutteringssystem, Emply Hire, tirsdag aften, 14. juni i 2016 (Preben Dalsgaard Pedersen, Birgitte Pohl, Malene Holst Andersen og Jess-Ole Jensen). 6. Nedlæggelse af 3 folkeskoler i Viborg midby og konvertering til 1 skole på flere matrikler fra 1. august Forslaget fra BU-udvalget er lige nu i høring, og fristen for indsendelse af høringssvar er fastsat til onsdag 27. juli BU-udvalget foreslår, at Finderuphøj Skole, Søndre Skole og Vestre Skole nedlægges fra 31. juli 2017 for derefter pr. 1. august 2016 at opstå som én ny skole placeret

6 på flere matrikler. Den nye skole vil få fælles ledelse samt en fællesbestyrelse, som det blandt andet kendes fra dagtilbudsområdet. Alle skolebestyrelser og MED-lokaludvalg kan fremsende høringssvar, og materialet fra BU-udvalget er nu blevet tilgængeligt, jf. nedenstående link (som også var vedhæftet referatet fra seneste bestyrelsesmøde). Bestyrelsen drøfter forslaget, som aftalt på seneste bestyrelsesmøde, og der træffes beslutning om, hvor vidt der skal fremsendes høringssvar. I givet fald skal der nedsættes et lille udvalg, som tager sig af denne opgave. Forslaget rundsendes til bestyrelsens medlemmer til kommentering inden endelig fremsendelse. Her er et link til høringsmaterialet: Bestyrelsesformanden foreslog, at dette punkt blev udsat. Grunden var, at Børne- og Ungdomsudvalget på dets møde, tirsdag 14. juni 2016, skal have forslaget til behandling. Af BU-udvalgets dagsorden fremgår det, at udvalget har planer om at tage forslaget af bordet, fordi der er kommet politisk forslag om, at partiformændene i Viborg Byråd vil aftale en skolestruktur i forbindelse med budgetseminaret i slutningen af august måned Bestyrelsen vil så tage spørgsmålet og høringssvaret op til den tid, vis det stadig viser sig, at forslaget og dermed høringen fastholdes. Det mest naturlige må på denne baggrund være, at der bliver sendt et samlet skolestrukturforslag i høring men den tid den glæde! 7. Eventuelt. Intet at bemærke. En del af bestyrelsen begav sig til det konstituerende møde i den nye bestyrelse, som tiltræder pr. 1. august De afgående bestyrelsesmedlemmer stod i mellemtiden for borddækning og klargøring til fællesspisning og hygge for såvel gamle som nye bestyrelsesmedlemmer. Der er tradition for en sommerferieafslutning, herunder grill m.v. STOR TAK til alle for en hyggelig afslutning, herunder en særlig tak til grill-masteren, Per Horn Petersen. De afgående bestyrelsesmedlemmer fik et par ord og en erkendelighed med sig som tak for indsatsen gennem de seneste 2 år. Bestyrelsesformanden sod for både tale og gaver. Næste møde: Forslag til mødeplan for skoleåret, 2016/2017, udarbejdes af ledelsesteamet på baggrund af meldingerne på det konstituerende møde senere denne aften. Mødeplanen udsendes til bestyrelsens medlemmer inden sommerferien. Det sker via referatet fra det konstituerende bestyrelsesmøde. BESTYRELSENS MEDLEMMER OG DERES FAMILIER ØNSKES

7 EN RIGTIG GOD OG VARM SOMMERFRIHED - tak for samarbejde og samvær i det nu snart forgangne skoleår!