Køb af affaldsbeholdere

Transkript

1 Køb af affaldsbeholdere Generelle Udbudsbetingelser Offentligt EU-Udbud Januar 2017 Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Ordregiver Den udbudte anskaffelse Forbehold for politisk godkendelse Udbudsmaterialet Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne Kontraktens varighed Forhold vedrørende afgivelse af tilbud Form- og procedurekrav Alternative bud Tilbudsfrist Aflevering og mærkning af tilbud Sprog Honorar Vedståelsesfrist for tilbud Åbning af tilbud Returnering af tilbud Krav til tilbuddets indhold Tilbudsdokumenter Ad Udfyldt ESPD indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Ad Tilbudsliste samt produktspecifikation Ad produktprøve Demonstration Dokumentation angående udelukkelsesgrunde og egnethed Ordregivers mindstekrav og forbehold

3 11.1. Mindstekrav Forbehold Kravmetodik Generel metodik Tilbudsevaluering Pris Holdbarhed Arbejdsmiljø Funktionalitet Evalueringsmetode Generelt Prisevaluering Kvalitativ evaluering Infokrav Krav Spørgsmål til udbuddet Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Meddelelse om resultat samt standstill-periode Annullation af udbudsforretningen Tidsplan for udbudsforretningen

4 Udbudsbetingelser 1. Indledning Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser og forhold omkring deltagelse i offentligt udbud og afgivelsen af tilbud på køb af affaldsbeholdere i Lolland og Guldborgsund Kommuner. Disse udbudsbetingelser uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer 2017/S Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med de danske udbudsregler om offentlige indkøb, jf. udbudsloven nr af 15. december På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået én kontrakt med én leverandør til at varetage de af Kontrakten omfattede ydelser. Formålet med Kontrakten samt de dertilhørende bilag er at definere parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med Leverandørens levering af de aftalte ydelser. Tilbudsgiveren vil i det følgende blive omtalt som Tilbudsgiveren og "Leverandøren". 2. Ordregiver Den ordregivende myndighed er: I/S REFA Energivej Nykøbing F. CVR (Herefter benævnt Ordregiver, Ordregiveren eller "I/S REFA"). Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og Kontrakten vil i givet fald skulle indgås med Ordregiver. Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson. Ordregivers kontaktperson er: Kjeld Larsen I/S REFA Energivej Nykøbing F. 4

5 Henvendelser skal ske skriftligt via Den udbudte anskaffelse I/S REFA er et fælleskommunalt affaldsselskab med Guldborgsund og Lolland kommuner, som interessenter. Der er ca husstande og sommerhuse i I/S REFA's opland. Der kan ses nærmere oplysninger om I/S REFA på I/S REFA har ansvaret for driften af dagrenovationsordningerne i interessentkommunerne. Dagrenovationsordningen omfatter følgende: Husstandsindsamling af restaffald, der i dag foregår med anvendelse af sække i stativer, 2-hjulede beholdere på 140, 180 og 240 liter, 4-hjulede minicontainere på 400 og 660 liter samt undergrundscontainere. Indsamling af småbatterier i forbindelse med husstandsindsamlingen af restaffald (pose på låg ordning). Husstandsindsamling af papir, der foregår med anvendelse af 2-hjulede beholdere på 140 og 240 liter, 4-hjulede minicontainere på 660 liter samt undergrundscontainere. Tømning af kuber til flasker/glas/dåser og papir/pap opstillet på centrale lokaliteter. Bestyrelsen for I/S REFA har besluttet at udvide husstandsindsamlingen af papir til også at omfatte glas og metal, og derfor igangsættes nu en proces med udskiftning af de nuværende papirbeholdere med 2-hjulede 240 liter beholdere med monteret opdeling/skillevæg. Det er planen, at udskiftningen skal ske i løbet af august og september I/S REFA forbeholder sig dog ret til at udskyde leveringen indtil august og september 2018, såfremt I/S REFA ikke opnår mulighed for tømning af 2-kammerbeholdere førend i 2018, jf. punkt 3.1. Beholderne skal leveres på den enkelte brugers adresse, jf. Særlige betingelser og ydelsesbeskrivelse punkt 4.3. Nærværende udbud omfatter således køb, levering og udbringning af nye 2-hjulede beholdere på 240 liter med opdeling/skillevæg til erstatning for de nuværende papirbeholdere samt levering (ingen udbringning til brugerne) af et mindre antal 240 liter beholdere uden opdeling/skillevæg, til brug for glas og metal ved etagebebyggelse m.m. Nærværende udbud indeholder endvidere option på supplerende leverancer, der kan leveres løbende til I/S REFA efter bestilling i kontraktperioden. Optionerne på supplerende leverancer omfatter affaldsbeholdere og reservedele hertil Forbehold for politisk godkendelse Udbuddet gennemføres med forbehold for endelig godkendelse i byrådene i Guldborgsund og Lolland Kommuner af udvidelsen af den nuværende husstandsindsamling til også at omfatte glas og metal. 5

6 Godkendelsen forventes at ske senest den 1. juni 2017, og kontraktindgåelse vil ikke ske, før byrådene i Guldborgsund Kommune og Lolland Kommune har godkendt den nye indsamlingsordning, hvorfor Ordregiver forbeholder sig ret til at udskyde levering til august og september Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S Udbudsbetingelser af januar 2017 (dette dokument) o ESPD (Fælles Europæisk Udbudsdokument) Kontrakt af januar 2017 Særlige betingelser og ydelsesbeskrivelse for køb af beholdere af januar 2017 o Bilag 1, Oversigtskort over distrikter og områder o Bilag 2, Oversigt over leveringssteder i Guldborgsund Kommune og Lolland Kommune o Bilag 3, I/S REFA's Arbejdsklausuler Tilbudsliste samt produktspecifikation af januar 2017 Eventuelle meddelelser og rettelser fremsendt i tilbudsperioden Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk på idet materialet ikke udleveres i papirformat. De bydende skal forinden tilbuddet afgives gøre sig bekendt med trafikale forhold og generelle forhold på leveringsadresserne, der er spredt rundt på Lolland Falster i både landområder og byområder, jf. i øvrigt Bilag 1 og 2, der viser leveringsadressernes spredning i området. Bemærk: Bilag 1 og 2 er ikke bestillingslister, men er alene udarbejdet for at give de bydende mulighed for at få et indtryk af, hvorledes leveringsadresserne er placeret geografisk. Ekstra krav fra Leverandøren på grund af manglende kendskab til disse forhold vil ikke blive honoreret. 6

7 5. Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i udbudsloven nr af 15. december Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på: at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer samt forbehold, som ikke kan prissættes, jf. nedenfor pkt. 7. at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb eller ikke modtages på den angivne adresse, jf. pkt. 7.3 og 7.4. at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver påhviler udelukkende Tilbudsgiver. at Tilbudsgiver og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud, hvorfor det er nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige enhedspriser og øvrige tilbudte forhold i Tilbudslisten. Alle dokumenter skal affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til mønt, mål og vægt er danske. Daglig kommunikation skal foregå på dansk. Retsforhold skal i det hele behandles i henhold til dansk ret. 6. Kontraktens varighed Det forventes, at der kan indgås kontrakt med Leverandøren senest i marts Overordnet opdeles leveringerne således: Hovedleverance, der omfatter beholdere, der leveres af Leverandøren direkte til brugerne samt 500 beholdere, der leveres til I/S REFA. Der afregnes særskilt for udbringning af de beholdere, jf. tilbudslisten. Option på supplerende leverancer, der leveres løbende til I/S REFA efter bestilling i kontraktperioden. Supplerende leverancer omfatter affaldsbeholdere og reservedele hertil. 7

8 Affaldsbeholderne i hovedleverancen forventes at skulle leveres færdigsamlede og klar til brug hos forbrugerne løbende i perioden 1. august 2017 til 30. september Dette kan dog ændres af I/S REFA som følge af f.eks. forskydninger i den forventede tidsplan for den politiske godkendelsesproces eller forsinkelser i udbudsprocessen. Ordregiver skal i en periode på 4 år fra Hovedleverancens levering kunne indkøbe supplerende leverancer af de i tilbuddet prissatte produkter samt reservedele til de tilbudte enhedspriser. Det står I/S REFA frit for at indkøbe supplerende leverancer af reservedele hos andre leverandører. 7. Forhold vedrørende afgivelse af tilbud 7.1. Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende afsnit Alternative bud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen pkt. II.2.10) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud. De afgivne tilbud for hver beholdertype skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. Tilbudsgiver kan dog undlade at aflevere flere identiske ESPD'er Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: tirsdag den 7. februar 2017 kl Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning Aflevering og mærkning af tilbud Det skriftlige materiale skal sendes eller afleveres i en lukket kuvert. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet er mærket: TILBUD Køb af affaldsbeholdere. Produktprøver skal afleveres inden tilbudsfristens udløb. Produktprøverne skal være mærket med samme produktnavn, som er angivet på side 4 i Tilbudslisten. 8

9 Det samlede tilbud inkl. skriftligt materiale samt produktprøver skal sendes til eller kan afleveres i receptionen på adressen: I/S REFA Energivej Nykøbing F. Att.: Kjeld Larsen Det skriftlige materiale skal afgives i 2 eksemplarer: 1 papirbaseret underskrevet original. 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stik eller andet tilsvarende medie. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de afleverede eksemplarer af tilbuddet, er det originale tilbud gældende. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem produktnavn på produktprøven og angivelsen i det skriftlige materiale, vil Ordregiver være berettiget til at se bort fra produktprøven. I det omfang tilbud afleveres personligt, kan Tilbudsgiver efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato samt klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Tilbuddet kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk Sprog Tilbuddet skal afgives på dansk Honorar Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være bindende i 6 måneder. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgivere allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra deres tilbud Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud Returnering af tilbud Fremsendt tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver. 9

10 Dog vil Tilbudsgivere, som ikke tildeles kontrakten, kunne afhente produktprøver efter offentliggørelse af resultatet, jf. punkt Krav til tilbuddets indhold Det påhviler Tilbudsgiver selv at drage omsorg for, at alt materiale er dem i hænde. Tilbudsgiver skal selv kontrollere, at udbudsmaterialet forefindes som angivet ovenfor. Risikoen for eventuelt for lavt bud som følge af manglende sider eller bilag påhviler således alene Tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på flere affaldsbeholdermodeller, der kvalitativt er forskellige. Det er således muligt at afgive flere separate tilbud inden for rammerne af udbudsgrundlaget. Hvis der afgives tilbud på mere end en affaldsbeholdermodel, skal der afgives separate tilbud med separat udfyldte tilbudslister og produktspecifikationer for hvert tilbud. En Tilbudsgiver kan dog nøjes med at aflevere ét udfyldt ESPD. Afgiver en Tilbudsgiver flere tilbud, vil samtlige tilbud indgå i tilbudsevalueringen og vil blive evalueret på lige vilkår og på samme måde, som hvis disse var afgivet af forskellige Tilbudsgivere Tilbudsdokumenter Følgende dokument, oplysninger og prøver skal være indeholdt i tilbuddet: Udfyldt ESPD indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Tilbudsliste samt produktspecifikation: Tilbudsgiver skal i henhold til punkt 8.3 udfylde, underskrive og vedlægge tilbudslisterne. Tilbudsgiver skal i henhold til punkt 8.3 udfylde produktspecifikationen for de tilbudte produkter til vurdering af de kvalitative kriterier angivet i punkt 13.2, 13.3 og Produktprøve: Tilbudsgiver skal for hver tilbudt beholder fremsende en produktprøve i henhold til punkt Ad Udfyldt ESPD indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud udfylde den offentliggjorte ESPD-anmodning kaldet "espd-request" på følgende måde: Højreklik på ESPD-anmodningen Gem filen på din computer, eksempelvis på et lokalt drev eller på skrivebordet. Åben linket Vælg "dansk" som sprog 10

11 Marker "Jeg er en økonomisk aktør" Marker "Importere ESPD" Upload ESPD-anmodningen, som du har gemt på din computer Vælg Danmark som land (hvis du er en dansk ansøger) Udfyld ESPD et med de oplysninger, som er angivet i udbudsbetingelsernes, herunder del II.A, II.C,III.A, III.B, III.C, IV.B og IV.C. Tilbudsgiver skal ikke udfylde del II.B, del II.D og del V. Bemærk at Tilbudsgiver skal aflevere flere ESPD er, hvis Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder eller baserer sig på andre økonomiske aktørers kapacitet. Når ESPD et er udfyldt kan det udskrives som PDF samt lagres og gemmes. ESPD et afleveres fysisk samt elektronisk på en USB i xml-format til Ordregivers fysiske adresse. Tilbudsgiver skal i ESPD'et oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt Tilbudsgiver er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt hvorvidt Tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II.A). Tilbudsgiver skal bekræfte, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1-3 og 136 (ESPD del III, afsnit A, B og C). Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 og 2 (ESPD del III, afsnit C). Hvis Tilbudsgiver deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Alle de krævede oplysninger under del III skal afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ikke konditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Endvidere skal hver deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen, de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II.A). Hvis Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske kapacitet, skal der vedlæggesen særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A samt del III, som er behørigt udfyldt af de pågældende enheder (ESPD del II, afsnit C). I del II, afsnit C skrives der under "Consortium Name" navnet på den økonomiske aktør, som Tilbudsgiver baserer sig på. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes. 11

12 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal oplyse følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142 (ESPD del IV, afsnit B): 1) Samlet omsætning for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår 2) Forsikret beløb i gyldig erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen: 1) At Tilbudsgiver i hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en samlet omsætning på mindst 20 mio. DKK ekskl. moms. 2) At Tilbudsgiver har en gyldig erhvervsansvarsforsikring med et forsikret beløb på minimum 10 mio. DKK. Teknisk og faglig kapacitet Tilbudsgiver skal oplyse følgende vedrørende teknisk og faglig kapacitet, jf. udbudslovens 143 (ESPD del IV, afsnit C): 1) Maksimalt 2 referencer vedrørende transport af affald de seneste 3 år, hvor opgavens omfang minder om Ordregivers forhold. Der ønskes beskrevet: - Den udførte opgave - Beløb (den samlede kontraktværdi) - Datoer (dato hvor kontrakten trådte i kraft og er (forventet) afsluttet) - Modtager (Kunden). Tilbudsgiver kan maksimalt angive 2 referencer. Uanset om Tilbudsgiver er én virksomhed, et konsortium elleren virksomhed, som baserer sig på andre juridiske enheders formåen, kan der maksimalt angives 2 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen: 1) Der ønskes minimum 1 relevant reference indenfor de seneste 3 år vedrørende levering af mindst stk. tilsvarende beholdere, som der afgives tilbud på Ad Tilbudsliste samt produktspecifikation Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og vedlægge den ovenfor i pkt. 4 nævnte tilbudsliste samt produktspecifikation. Tilbuddet skal omfatte både 240 liter beholdere med opdeling/skillevæg og 240 liter beholdere uden opdeling/skillevægge samt alle ydelser forbundet hermed. Tilbud skal afgives på den af Ordregiver udarbejdede tilbudsliste. 12

13 Tilbudsgiver skal lave en beskrivelse af de tilbudte produkter til brug for vurderingen af "Holdbarhed", "Arbejdsmiljø" samt "Funktionalitet". Hvad Ordregiver lægger vægt på i forbindelse med vurderingen heraf fremgår af produktspecifikationen Ad produktprøve Tilbudsgivere skal i forbindelse med tilbuddet fremsende en produktprøve af hver af de 240 liter affaldsbeholdere, der tilbydes, både med og uden monteret opdeling/skillevæg (60/40). Produktprøverne skal svare til de beholdere, som Tilbudsgiveren tilbyder i Tilbudslisten samt produktspecifikationen. Produktprøven skal leveres i en af de farver, som Tilbudsgiver har tilbudt i Krav 1.4. Hvis de i besvarelse af Krav 1.4 angivne farver ikke indgår i Tilbudsgiverens standardfarver, kan produktprøverne dog være i andre farver, idet der så i stedet medleveres farveprøve. Produktprøverne skal være tydeligt mærket med Tilbudsgivers navn og samt samme produktnavn, som anført i Tilbudslisten. Produktprøver skal leveres hos I/S REFA, Energivej 4, 4800 Nykøbing F., inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 7.3. Tilbudsgiver afholder alle omkostninger i forbindelse med produktprøver. Ordregiver forbeholder sig ret til at tage kontakt til en eller flere af Tilbudsgiverne med henblik på afklaring af eventuelle tekniske tvivlsspørgsmål. Efter afslutning af udbudsprocessen med tildeling af kontrakten, skal produktprøver afhentes af de Tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten. Produktprøver fra vindende Tilbudsgiver overdrages uden vederlag til Ordregiver som reference for købet. 9. Demonstration Tilbudsgivere skal for egen regning udføre en demonstration af tømning af den tilbudte beholder, herunder tømning af en 240 liter beholder med opdeling/skillevæg i en skraldebil med dobbeltkammer. Demonstrationen skal vise, at tømningen kan ske i henhold til Mindstekrav 1.8: Ved demonstrationen skal således sikres, at: Affald ikke hænger fast i beholderen, herunder opdelingen/skillevæggen Beholderen kan tømmes i rumopdelt renovationsbil i én tømningsoperation (én liftgang) Tømningen kan ske uden sammenblanding af fraktionerne i de to kamre, således at affald fra hvert af de to kamre falder ned i hvert sit kammer i renovationsbilen Beholdere, der ikke kan leve op til kravene, vil blive betragtet som ikke konditionsmæssige. 13

14 Ved demonstrationen vil desuden blive målt med en decibelmåler om den tilbudte beholder afgiver mindst mulig støj, når den rulles over jorden. Målingen indgår i evalueringen af Infokrav 1.3. Målingen vil foregå således, at beholderen vil blive kørt på et flisebelagt areal, og målingen vil ske i en afstand på ca. 1 meter fra beholderen. Ved en sådan måling har Ordregivers nuværende beholdere en støjmåling på ca. 68 db. Derudover vil det under demonstrationen blive vurderet, om lågets placering er hensigtsmæssig, og om det sikrer mindst mulig risiko for beskadigelse ved tømning til brug for evaluering af Infokrav 1.4. Demonstrationerne skal udføres i samme uge som indlevering af tilbuddet, enten fredag i tidsrummet til eller lørdag i tidsrummet til Tilbudsgiverne vil modtage indkaldelse hertil, når Ordregiver kender omfanget af demonstrationer. Hver Tilbudsgiver kan demonstrere én tømningsoperation af hver beholdertype. Tilbudsgiver afholder alle omkostninger i forbindelse med produkter og demonstrationer, ligesom Tilbudsgiver skal stille egen korrekt indstillet renovationsbil til rådighed ved demonstrationen. Produktprøverne samt demonstrationerne indgår sammen med den udfyldte tilbudsliste samt produktspecifikation i I/S REFA's vurdering af tilbuddet, som beskrevet i punkt 13 samt i Tilbudslisten. 10. Dokumentation angående udelukkelsesgrunde og egnethed Inden Ordregiver tildeler Kontrakten, vil Ordregiver kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse samt at minimumskravet til egnethed er opfyldt, jf. udbudsloven 152. Ordregiver vil anmode Tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Dette betyder, at Tilbudsgiver skal dokumentere, at Tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til udbudslovens og 137, stk. 1, nr. 1 og nr. 2, jf. udbudslovens 153 og 159, stk. 2. Dokumentation kan være en serviceattest, som maksimalt er 6 måneder gammel. Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. 14

15 Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, som er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens 138. Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne fremskaffe dokumentation for de i ESPD'et anførte oplysninger inden for en frist på 10 arbejdsdage. Erhvervsstyrelsen kan normalt udarbejde en serviceattest på 1-2 uger, hvilket Tilbudsgiver bør tage højde for. Vedrørende dokumentation på Tilbudsgiverens økonomiske og finansielle kapacitet vil Ordregiveren endvidere anmode om dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder det stillede krav om relevant forsikring, jf. udbudslovens 154, samt dokumentation for omsætning, hvis dette ikke er offentligt tilgængeligt på Beskrivelse af referencer i ESPD'et vil være at betragte som endelig dokumentation herfor, men Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte Kunder for at få bekræftet levering af de anførte beholdere. 11. Ordregivers mindstekrav og forbehold Et mindstekrav er et ufravigeligt krav og et krav, der ubetinget skal opfyldes og overholdes, idet der således ikke kan tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav Mindstekrav Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav, for at tilbuddet er konditionsmæssigt: M-krav 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 og 1.8. Mindstekrav skal overholdes, for at tilbuddet er konditionsmæssigt, og Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold herfor. Såfremt mindstekravet ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for mindstekrav. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold overfor udbudsmaterialet. Ved afgivelse af tilbud må Tilbudsgiver ikke tage forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold vil blive afvist som ikke konditionsmæssige. Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tilla- 15

16 des. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Et forbehold, som ikke kan prissættes med rimelig sikkerhed, anses som et forhold over for grundlæggende elementer. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 12. Kravmetodik Generel metodik Udbudsmaterialet indeholder i Produktspecifikationen en række krav, som Tilbudsgiver skal forholde sig til ved udfyldelse af dokumentet Tilbudsliste samt produktspecifikation. Mindstekrav: Behov anført som mindstekrav (M-krav) skal opfyldes fuldt ud uden forbehold. Mindstekrav forudsættes derfor opfyldt fuldt ud i den kravliste, som Tilbudsgiver skal besvare. Krav Behov anført som "Krav" er krav, som kan opfyldes af Tilbudsgiveren. Ved besvarelse af disse krav skal Tilbudsgiver angive én af følgende kravopfyldelsesgrader: (J)a svarende til helt opfyldt (D)elvist svarende til delvist opfyldt (N)ej svarende til ikke opfyldt Alene i de tilfælde, hvor et krav kun delvist (D) opfyldes, skal Tilbudsgiver redegøre for, hvilke dele af kravet der ikke opfyldes, idet Tilbudsgiver i kravets beskrivelsesfelt mindst skal redegøre for følgende: Hvilke mangler der er i de tilbudte ydelser i forhold til Ordregivers krav. Hvilke konsekvenser manglerne vil få for Ordregiver. Hvilke muligheder der er, for at kompensere for de beskrevne mangler. Såfremt Tilbudsgiver intet anfører under kolonnen Opfyldelsesgrad, vil dette blive betragtet som opfyldelsesgrad N, dvs. som ikke opfyldt i tilbuddet. 16

17 Infokrav Behov anført som "Info" er informationskrav eller såkaldte Infokrav. Infokrav er krav, som skal besvares af Tilbudsgiver. Ved besvarelse af disse krav skal Tilbudsgiver fremkomme med den beskrivelse, som efterspørges i kravet. Tilbudsgiver skal besvare Infokrav i beskrivelsesfeltet. 13. Tilbudsevaluering Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I fald en Tilbudsgiver tilbyder flere forskellige affaldsmodeller, vil Ordregiver foretage en separat tilbudsevaluering for hver enkelt affaldsmodel. Tilbudsevalueringen vil således foregå uafhængigt af Tilbudsgivers eventuelle andre tilbudte affaldsbeholdere. Tilbud vurderes på grundlag af følgende underkriterier: Pris 40 % Holdbarhed 15 % Arbejdsmiljø 15 % Funktionalitet 30 % Pris Vurderingen af tilbuddet vedrørende underkriteriet "Pris" sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af tilbudslisten. Af tabellen i Tilbudslistens afsnit 1.4 udregnes den samlede evalueringstekniske tilbudssum, som indgår i prisevalueringen Holdbarhed Vurderingen af tilbuddet vedrørende underkriteriet "Holdbarhed" sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af produktspecifikationen. Følgende krav indgår i evalueringen af "Holdbarhed" med sammenlagt 20 %: Krav 1.2 vedr. udførelse af metaldele Krav 1.3 vedr. beholdernes levetid Følgende infokrav indgår i evalueringen af "Holdbarhed" med sammenlagt 80 %: Info 1.1 vedr. redegørelse for beholdernes holdbarhed Info 1.7 vedr. beholdernes vedligeholdelsesbehov Hvad Ordregiver vægter positivt i evalueringen fremgår af hvert infokrav. 17

18 13.3. Arbejdsmiljø Vurderingen af tilbuddet vedrørende underkriteriet "Arbejdsmiljø" sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af produktspecifikationen. Følgende infokrav indgår i evalueringen af "Arbejdsmiljø" med hver 50 %: Info 1.2 vedr. beholdernes rengøringsvenlighed Info 1.6 vedr. god ergonomi Hvad Ordregiver vægter positivt i evalueringen fremgår af hvert infokrav Funktionalitet Vurderingen af tilbuddet vedrørende underkriteriet "Funktionalitet" sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af produktspecifikationen. Følgende krav indgår i evalueringen af "Funktionalitet" med sammenlagt 20 %: Krav 1.1 vedr. beholdernes nyttevolume Krav 1.4 vedr. beholdernes standardfarve Krav 1.5 vedr. beholdernes genanvendelse Krav 1.6 vedr. beholdernes prægning Følgende infokrav indgår i evalueringen af "Funktionalitet" med sammenlagt 80 %: Info 1.3 vedr. beholdernes opbygning Info 1.4 vedr. beholdernes låg Info 1.5 vedr. beholdernes skillevæg Info 1.8 vedr. levering af supplerende leverancer Info 1.9 vedr. overensstemmelse med DS/EN Hvad Ordregiver vægter positivt i evalueringen fremgår af hvert infokrav. 14. Evalueringsmetode Generelt I henhold til nedenstående vil der blive givet en samlet score for underkriteriet "Pris" ganget med 0,4 svarende til en vægtning på 40 %, en samlet score for underkriterierne "Holdbarhed" og "Arbejdsmiljø" ganget med 0,15 svarende til en vægtning på 15 % og en samlet score for underkriteriet "Funktionalitet" ganget med 0,3 svarende til en vægtning på 30 % Prisevaluering Tilbudslisten udgør alle tilbudte priser i udbuddet. Den evalueringstekniske pris opgøres ved at sammenstille priser for følgende: 18

19 stk. 240 liter affaldsbeholder på 2 hjul inkl. opdeling/skillevæg med tilhørende påsætning af sorteringsmærkater, udbringning af samlet beholder efter adresseliste samt prægning af I/S REFA's logo, i hvid farve, på beholderkroppen. 500 stk. 240 liter affaldsbeholder på 2 hjul uden opdeling/skillevæg med tilhørende påsætning af sorteringsmærkater, levering af samlet beholder til I/S REFA samt prægning af I/S REFA's logo, i hvid farve, på beholderkroppen. Endvidere indgår optionspriser på: stk. 240 liter affaldsbeholder med opdeling/skillevæg 200 stk. 240 liter affaldsbeholder uden opdeling/skillevæg stk. påsætning af sorteringsmærkater stk. prægning af I/S REFA's logo 200 stk. komplette låg 200 stk. komplet sæt hjul inkl. aksler Prisen for ovenstående skal være angivet i tilbudslisten i tabel og overført til tabel 1.4, hvor de lægges sammen til "SUM I ALT". Den samlede sum indgår i prisevalueringen. Primær evalueringsmetode Til evaluering af underkriteriet Pris anvendes primært en lineær interpolation. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en pris som er 30 % højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 30 % over laveste pris. Antal point beregnes efter nedenstående formel: mmmmmmmm pppppppppp pppppppp llllllllllllll pppppppp PPPPPPPPPP = mmmmmmmm pppppppppp tttttttttttttt 30 % llllllllllllll pppppppp Point gives med to decimaler. Hvis en eller flere Tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 30 % højere end laveste pris, er den angivne primære evalueringsmetode ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende sekundære metode blive anvendt. Sekundær evalueringsmetode Hvis den primære evalueringsmetode til evaluering af underkriteriet Pris viser sig ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes en model, hvor laveste pris tildeles 10 point, mens en pris som er 50 % højere end laveste pris får 0 point. 19

20 Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 50 % over laveste pris. Antal point beregnes efter nedenstående formel: mmmmmmmm pppppppppp pppppppp llllllllllllll pppppppp PPPPiinnnn = mmmmmmmm pppppppppp tttttttttttttt 50 % llllllllllllll pppppppp Point gives med to decimaler. Hvis en eller flere Tilbudsgivere afgiver priser der er mere end 50 % højere end laveste pris, er den angivne sekundære evalueringsmetode ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I stedet vil følgende tertiære metode blive anvendt. Tertiær evalueringsmetode Hvis den primære hhv. sekundære evalueringsmetode til evaluering af underkriteriet Pris viser sig ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes tertiært nedenstående ikke-lineære model: PPPPPPPPPP = mmmmmmmm pppppppppp llllllllllllll pppppppp tttttttttttttt pppppppp Kvalitativ evaluering Infokrav Evalueringen af infokrav i henhold til underkriterierne "Holdbarhed", "Arbejdsmiljø" og "Funktionalitet" vil ske ved brug af en pointskala fra 0-10, som ser ud som følger: Point Ordlyd Beskrivelse 0 Ingen opfyldelse 1 Særdeles dårlig vurdering 2 Meget dårlig vurdering Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de efterspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet. Særdeles dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. Meget dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. 20

21 3 Dårlig vurdering 4 Under middel vurdering 5 Middel vurdering 6 Over middel vurdering Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. 7 God vurdering God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. 8 Meget god vurdering 9 Særdeles god vurdering 10 Den bedste mulige vurdering Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. Den bedste mulige vurdering gives, hvor besvarelsen er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er 21

22 beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde Krav Evalueringen af Krav i henhold til underkriterierne "Holdbarhed" og "Funktionalitet" vil indgå således, at jo flere krav, der er angivet som "Helt opfyldt", jo bedre vurdering opnår tilbuddet. Følgende pointtildeling anvendes: J svarende til helt opfyldt får 10 point. D svarende til delvist opfyldt får mellem 1-9 point. Pointtildelingen afhænger af i hvor høj en opfyldelsesgrad, der tilbydes og i henhold til ovenfor beskrevne pointskala. N svarende til ikke opfyldt får 0 point. 15. Spørgsmål til udbuddet Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold eller krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Skriftlige spørgsmål skal sendes pr. mail til den i afsnit 2 angivne kontaktperson hos Ordregiver. Spørgsmål bør i Emnefeltet være mærket Udbud af køb af affaldsbeholdere. Spørgsmål skal være Ordregiver i hænde senest den 27. januar Ovennævnte frist er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 kalenderdage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist, jf. afsnit 7.3. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. 22

23 Ordregiver vil løbende og senest 6 dage inden tilbudsfristens offentliggøre spørgsmål og svar i anonymiseret form samt eventuelt supplerende materiale til Tilbudsgiverne. Ordregiver vil i øvrigt bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende og inden for 5 arbejdsdage. 16. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet bliver behandlet anonymt af Ordregiver. Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivernes tilbud, som angår Tilbudsgivernes fortrolige, forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Såfremt Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende oplysninger, der ikke er offentligt tilgængelige, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 17. Meddelelse om resultat samt standstill-periode I henhold til tildelingskriteriet sendes der hurtigst muligt en begrundelse for valget til alle Tilbudsgivere, jf. bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud nr. 593 af 2. juni Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først kontrakt med de valgte Tilbudsgivere efter udløbet af standstill-perioden, der som er udgangspunkt er 10 hele kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette anses for nødvendigt. 18. Annullation af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig aftale, vil udbudsforretningen af Ordregiver kunne annulleres, såfremt der er en saglig grund hertil. 23

24 19. Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Frist Aktivitet 2. januar 2015 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse. 27. januar 2017 Frist for at stille skriftlige spørgsmål. 7. februar 2017 kl Tilbudsfrist. 10. og 11. februar 2017 Tilbudsdemonstrationer. Uge Ordregivers evaluering af tilbud. Indhentelse af dokumentation for oplysninger i ESPD. Uge Forventet tidspunkt for meddelelse til Tilbudsgiverne om resultatet af tilbudsevalueringen. Uge Standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelse af fyldestgørende begrundelse. Uge Forventet kontraktindgåelse. 24